Ter attentie van de Voorzitter van het O.C.M.W. van ZOMERGEM Dreef 20 9930 ZOMERGEM Geïntegreerd inspectieverslag POD MI Inspectiedienst POD MI 2 CV/ZOMERGEM/W65M-SCP/2014 Betreft: Geïntegreerd inspectieverslag Geachte Voorzitter, Hierbij vindt u het verslag van de inspecties die plaatsvonden in uw centrum op 17 september 2014. Dit inspectieverslag bestaat uit drie delen: - Een algemene analyse over het verloop van de inspectie, de resultaten van de inspecties en de aanbevelingen - Een bijlage per gecontroleerde materie met de verschillende boekhoudkundige tabellen en uitleg over de gevolgde procedure - De controletabellen per begunstigde Indien u vragen hebt over deze controle, kunt u contact opnemen met uw inspecteur via mi.inspect_office@mi-is.be. - Briefwisseling dient gericht te worden aan de Programmatorische Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, Armoedebestrijding en Sociale Economie (POD MI), Dienst Inspectie, WTC II, Koning Albert II-laan 30, 1000 Brussel. 1
1. Inleiding De missie van de POD Maatschappelijke integratie is de voorbereiding, uitvoering, evaluatie en opvolging van het federale beleid voor maatschappelijke integratie, waardoor ieders sociale grondrechten op duurzame wijze worden gegarandeerd. De controles die door de inspectiedienst in de OCMW s worden uitgevoerd, passen in deze missie en gaan uit van de volgende visie ; - Controle op de toepassing van de federale wetgeving voor maatschappelijke integratie aan de hand van juridische, administratieve en financiële inspecties - Advies aan de OCMW's over het wettelijk kader en de concrete toepassing van de regelgeving - Kennis: door haar schakelfunctie tussen de administratie en de actoren op het terrein draagt de dienst inspectie bij tot de strategische voorbereiding van het beleid inzake maatschappelijke integratie. Om deze opdracht tot een goed einde te brengen, stelt de inspectiedienst zich de volgende doelstellingen: - Toezien op een uniforme en correcte toepassing van de wetgeving en reglementering aangaande de subsidies die de federale staat toekent aan de OCMW s. - Houden van doelgerichte, uniforme en periodieke controles van de OCMW s op boekhoudkundig, administratief en juridisch vlak. Deze controles dragen bij tot de gelijke wettelijke behandeling van de gebruikers van de OCMW-diensten. - Verzamelen van informatie om het beleid inzake maatschappelijke integratie en armoedebestrijding te optimaliseren. - Uitbouwen van structurele en kwalitatieve relaties met de OCMW s (belangrijkste partners van de federale administratie) met het oog op een goede communicatie en een kwaliteitsvolle dienstverlening. - Uitwisselen van informatie met de interne diensten van de POD MI. - Meewerken aan het actieplan voor de strijd tegen de sociale fraude waartoe in 2011 door de Regering werd besloten. Met deze controles wil de dienst inspectie de waarden van de POD MI verdedigen: - Respect - De kwaliteit van de dienstverlening en de doorverwijzing van de klant - Gelijke kansen voor iedereen - Diversiteit - Openstaan voor verandering De procedure voor de controles wordt toegelicht op de website van de POD MI (http://www.miis.be/be-nl/ocmw/ocmws). 2
2. Controles Omschrijving Jaargang controle Bijlage 1 Wet van 02/04/1965: controle van de 2010-2012 Bijlage 1: Controle van de medische kosten medische bewijsstukken 2 Wet van 02/04/1965: boekhoudkundige controle 3 Recht op Maatschappelijke Integratie: controle van de sociale dossiers geen controle gepland in 2014 geen controle gepland in 2014 Bijlage 2: Controle op de wet van 2 april 1965 Bijlage 3: Controle van de sociale dossiers voor MI 4 Recht op Maatschappelijke Integratie: boekhoudkundige controle geen controle gepland in 2014 Bijlage 4: Controle van de subsidies voor MI 5 Stookoliefonds (verwarmingstoelage) geen controle gepland in 2014 Bijlage 5: Controle van het stookoliefonds 6 Fonds voor Maatschappelijke Participatie en Culturele en Sportieve Ontplooiing 2012 Bijlage 6: Controle van de subsidies voor SCP 7 Sociaal Gas- en Elektriciteitsfonds geen controle gepland in 2014 Bijlage 7: Controle van de Energiefonds-subsidies U vindt een gedetailleerde beschrijving van de uitgevoerde controles in de bijlagen van deze brief. 3. Voorbereiding en verloop van de inspectie De inspecteur heeft de bewijsstukken ontvangen die per mail aan uw O.C.M.W. gevraagd werden om de controle op een correcte manier te kunnen voorbereiden. Alle opgevraagde gegevens ter uitvoering van de controles waren ter plaatse beschikbaar. Zodoende konden de controles in optimale werkomstandigheden uitgevoerd worden. De inspecteur wenst tevens uw personeelsleden te bedanken voor de gedane voorbereidingen en de hulp ter plaatse. 4. Vaststellingen en aanbevelingen volgende vaststellingen werden gedaan : Wet van 02/04/1965, controle medische kosten Er werd vastgesteld dat facturen en de betalingsbewijzen voor alle opgevraagde dossiers bij de controle aanwezig waren. De kosten werden op de juiste maandstaat ingediend. Er werden duidelijke sociale verslagen opgesteld. Bij de farmaceutische kosten werd er vastgesteld dat deze kosten correct werden ingediend. Met betrekking tot de medische kosten werden volgende opmerkingen geformuleerd: - Twee facturen werden dubbel betoelaagd door een foutieve aanvraag bij de POD - Bij één dossier diende het remgeld teruggevorderd te worden omdat betrokkene financiële steun genoot tijdens de betreffende periode. 3
Implantaten met pseudo nomenclatuurnummers beginnende met 6 en 7 worden niet betoelaagd door de POD (zie terugbetalingsdocument medische kosten welke terug te vinden is op de website van de POD. Fonds voor Maatschappelijke Participatie en Culturele en Sportieve Ontplooiing Het is positief om vast te stellen dat het volledige budget benut werd. Tevens gebruikt uw O.C.M.W. dit Fonds om tegemoet te komen in heel gevarieerde activiteiten; uitstappen, lidgelden, cursussen. De inspecteur heeft bij deze controle volgende aandachtspunt geformuleerd: - Bij collectieve uitstappen of evenementen is het aan te bevelen om namenlijsten bij te houden van de deelnemers. Aan de hand van deze lijst kan de inspecteur bepalen of de deelnemers deel uit maken van het doelpubliek. - bewijzen van betaling van lidgelden van verenigingen dienen op een officieel document van de vereniging afgeleverd te worden. Hierdoor zijn wij zeker dat de toelage gebruikt wordt conform de gemaakte afspraak. 5. Debriefing en algemene opmerkingen Evolutie ten opzichte van eerdere controles Wet65 Medische kosten : bij de vorige controle betreffende de jaren 2008-2009 werd vastgesteld dat er niet-vergoedbare medicijnen werden aangevraagd, dit was nu niet meer het geval behalve voor één dossier ( pseudonomenclatuurnummers). De terugbetalingsregels worden goed opgevolgd. Bij de vorige controle werd een bedrag van 480,39 teruggevorderd door de POD, nu dient 2.809,49 teruggevorderd te worden maar voornamelijk te wijten aan administratieve fouten (dubbele betoelaging). Het OCMW dient te controleren dat er geen dubbele betoelagingen meer voorkomen. Zoals bij de vorige controle dient er geen extrapolatie te gebeuren wat wijst op een beperking van het aantal fouten. Socio Culturele Participatie en Kinderarmoede : zoals bij de vorige controle betreffende het jaar 2009 werden alle gecontroleerde dossiers aanvaard; volgende opmerking dient evenwel gemaakt te worden : het is aan te bevelen steeds officiële documenten te gebruiken van verenigingen bij betaling van lidgelden een papiertje met daarop de enkel de handtekening en naam van de vereniging als bewijs is niet aan te raden. 4
Debriefing Na beëindiging van de verschillende controles werden samen met hoofd Sociale Dienst - en enkele andere verantwoordelijke OCMW-medewerkers de controles één voor één besproken. Alle gedane vaststellingen en opmerkingen werden overlopen en besproken. In het algemeen kon vastgesteld worden dat het OCMW voor de gecontroleerde materies correct en nauwkeurig probeert te werken. Voor de medische kosten werd aanbevolen om het informatiedocument terugbetaling medische kosten te raadplegen. Dit document is terug te vinden op de website van de POD MI. Tijdens de bespreking werd door de inspecteur eveneens uitleg gegeven over de fraudebestrijding door middel van het vanuit de POD versturen van knipperlichten aan de OCMW s. Het OCMW had tot nu toe geen knipperlichten ontvangen vanuit de POD. Er werd ook besproken dat de controle van de tewerkstellingsdossiers vanaf 1 januari 2015 niet langer een federale bevoegdheid is. Algemene opmerkingen van het OCMW Tijdens de bespreking kwam ook het nieuwe medische terugbetalingssysteem Mediprima ter sprake. Blijkbaar zijn er toch bedenkingen over deelname alle ziekenhuizen, dokters, apothekers Alle vragen van het OCMW hierover werden in de mate van het mogelijke beantwoord of werd er doorverwezen naar onze Frontdesk en website. 6. Conclusie De onderstaande tabellen geven een overzicht van de eventuele subsidietekorten en de te veel ontvangen subsidies. Te weinig ontvangen toelagen De inspecteur stelde geen subsidietekorten vast tijdens de controle. Te veel ontvangen subsidies Controle Wet van 02/04/1965, controle van de medische kosten Fonds voor Maatschappelijke Participatie en Culturele en Sportieve Ontplooiing Periode jaren 2010 t/m 2012 Terug vordering 2.809,49 Door onze diensten Terugvorderingsprocedure Terugvorderingsperiode Op een van de volgende maandelijkse kostenstaten Jaar 2012 0 nvt nvt 5
Mag ik u verzoeken om uw akkoord binnen een termijn van 15 dagen volgend op de ontvangst van dit verslag te verzenden naar mi.inspect_office@mi-is.be Als er geen antwoord volgt binnen de opgelegde termijn wordt dit beschouwd als een aanvaarding van de resultaten van de inspectie. Met vriendelijke groeten, Voor de Voorzitter van de POD Maatschappelijke Integratie : De directeur-generaal, Anne-Marie VOETS 6
BIJLAGE 1: CONTROLE VAN DE MEDISCHE BEWIJSSTUKKEN IN HET KADER VAN DE WET VAN 2 APRIL 1965 EN VAN HET M.B. VAN 30/01/1995 VOOR DE PERIODE VAN 2010 T/M 2012 De controle wordt uitgevoerd op 2 niveaus: - de controle van de naleving van de wetgeving ter zake in een steekproef van individuele dossiers - een administratieve en financiële controle op een steekproef van facturen 1. CONTROLE VAN DE INDIVIDUELE DOSSIERS 6 individuele dossiers werden gecontroleerd. De controle had betrekking op de volgende elementen: - bestaan van een steunaanvraag voor de gecontroleerde dossiers (indien nodig geacht); - controle van de borg (indien nodig geacht); - controle van de verzekerbaarheid (indien nodig geacht); - en opstellen van duidelijke en concrete maatschappelijke verslagen. De inspecteur heeft vastgesteld dat de gecontroleerde elementen op een correcte manier werden toegepast. U vindt een gedetailleerde beschrijving van deze controle in controletabel 1A. 2. ADMINISTRATIEVE CONTROLE De controle had betrekking op de volgende elementen: - administratieve juistheid van de aangiftes; - terbeschikkingstelling van de geëiste facturen; - terbeschikkingstelling van de betalingsbewijzen; - en naleving van de terugbetalingsregels van de ziekteverzekering en van de wet van 02/04/1965. de inspecteur heeft vastgesteld dat de volgende elementen niet altijd op een correcte manier werden toegepast: - administratieve juistheid van de aangiftes; - en naleving van de terugbetalingsregels van de ziekteverzekering en van de wet van 02/04/1965. U vindt een gedetailleerde beschrijving van deze controle in controletabel 1B. 7
3. FINANCIELE RESULTATEN VAN DE CONTROLE VAN DE MEDISCHE KOSTEN 3.1 Verklaring van de financiële extrapolatie van de resultaten Dankzij de kwaliteit van het werk dat uw centrum heeft geleverd, werd er voor deze controle geen enkele financiële extrapolatie van de resultaten uitgevoerd. 3.2 Beschrijving van het totaalbedrag van de terugvordering van de medische kosten Alle formulieren worden gecontroleerd vanaf een bepaald bedrag per soort kosten (het betreft hier de zogenaamde stratificatieformulieren). Onder dit bedrag wordt een steekproef van formulieren vastgelegd en gecontroleerd (het betreft hier de zogenaamde nietstratificatieformulieren ). Tabel van het totaalbedrag van de terugvordering voor de medische kosten van de steekproef: Soort kost Controletotaal steekproef (in ) Totaalsubsidie formulieren buiten stratificatie(in ) Terugvordering (in ) med1 2611,11 25.652,26 48,22 far1 1307,40 13.037,08 26,96 amb1 1674,75 16.378,25 1,60 hop1 0,000 0,00 0,00 Totaal 76,78 Legende: Med = medische kosten buiten zorginstelling. Far = farmaceutische kosten buiten zorginstelling. Amb = ambulante zorgen verstrekt in een zorginstelling. Hosp = ziekenhuiskosten verstrekt in een zorginstelling 1 = steekproef. Het totaalbedrag van de terugvordering van de medische kosten na extrapolatie op basis van de steekproef bedraagt 76,78. U vindt een gedetailleerde beschrijving van deze controle in controletabel 1A/B. 8
Tabel van het totaalbedrag van de terugvordering voor de medische kosten van de stratificatie: Totaalsubsidie Terugvordering op de stratificatieformulieren stratificatieformulieren Soort kost (in ) (in ) Med2 2.163,58 0,00 Far2 18.206,60 0,00 Amb2 9.653,31 677,79 Hop2 40.936,23 2054,92 Totaal : 2732,71 2 = stratificatie. Het totaalbedrag van de terugvordering van de medische kosten die betrekking hebben op de stratificatie bedraagt 2.732,71. U vindt een gedetailleerde beschrijving van deze controle in controletabel 1A/B. 4. ALGEMENE INFORMATIE Op onze website www.mi-is.be kunt u gedetailleerde uitleg terugvinden over de medische kosten die teruggevorderd kunnen worden bij de Federale Staat. Deze uitleg staat vermeld in het document genaamd Medische bewijsstukken in het kader van de wet van 02/04/1965 en van het M.B. van 30/01/1995. Er bestaan eveneens twee zoekmachines op de website van het RIZIV (www.riziv.be) die het mogelijk maken om niet alleen de erelonen en terugbetalingen van de nomenclatuurcodes te raadplegen, maar ook de vergoedbare farmaceutische specialiteiten. 5. CONCLUSIES Voor de gecontroleerde periode heeft het O.C.M.W. een te veel ontvangen toelage van 76,78 + 2.732,71 = 2.809,49 ontvangen met betrekking tot de medische kosten in het kader van de wet van 02/04/1965. Voor bepaalde individuele dossiers werd er immers niet voldaan aan de toekenningsvoorwaarden van de subsidie. Deze voorwaarden worden in detail beschreven in controletabel 1A/B en hebben het voorwerp uitgemaakt van opmerkingen en aanbevelingen. Dit bedrag zal geregulariseerd worden op een volgende maandelijkse staat die u zal worden uitbetaald. 9
BIJLAGE 2: CONTROLE VAN HET GEBRUIK VAN DE SUBSIDIE TOEGEKEND IN DIT KADER, VAN DE MAATREGELEN TER BEVORDERING VAN DE SOCIALE PARTICIPATIE EN VAN DE CULTURELE EN SPORTIEVE ONTPLOOIING VAN DE GEBRUIKERS VAN DE O.C.M.W.-DIENSTEN, EN VAN DE SPECIFIEKE KINDERARMOEDEMAATREGEL VOOR HET JAAR 2012. De inspectie wordt uitgevoerd op 3 niveaus: - Algemene analyse van het gebruik van het fonds; - Boekhoudkundige controle waarbij de cijfergegevens in O.C.M.W.-boekhouding vergeleken worden met de subsidies toegekend door de POD MI - De controle van alle of van een steekproef van bewijsstukken voor alle soorten activiteiten. 1. ALGMENE ANALYSE VAN HET GEBRUIK VAN HET FONDS Subsidie bij Koninklijk Besluit aan het O.C.M.W. toegekend: 2.335 (activiteiten) + 100 (gerecycleerde computers) + 1.473 (kinderarmoede). Deze bedragen werden niet volledig gebruikt. Er werden verdeelcriteria vastgelegd voor het fonds en voor de tegemoetkomingsplafonds en deze criteria werden goedgekeurd door de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 11/09/2012. Het O.C.M.W. vraagt een deelname van de begunstigden: ; 10% met een maximum van 100 per volwassene en 150 per kind. In kader van de subsidie kinderarmoede kan er per kind een hoger maximum worden bepaald na een individueel sociaal verslag. Bepaalde doelgroep: elke persoon (en gezinsleden) die gebruik heeft kunnen maken van een tegemoetkoming van het O.C.M.W. tijdens het lopende jaar; Uw O.C.M.W. gebruikt het Fonds om tegemoet te komen in heel gevarieerde activiteiten; uitstappen, lidgelden, cursussen. 2. BOEKHOUDKUNDIGE CONTROLE Boekhoudkundige tabel op basis van de rekeningen van het O.C.M.W. JAREN EFFECTIEVE UITGAVEN O.C.M.W. EFFECTIEVE TERUGVORDERINGEN O.C.M.W. SUBSIDIES AANVAARD DOOR DE CEL DSO VAN DE POD MI SUBSIDIES AANVAARD NA INSPECTIE 2012 3.690,24 0 3.690,24 3.690,24 10
3. CONTROLE VAN DE BEWIJSSTUKKEN 3.1. Controle van de activiteiten van de algemene maatregelen 10 effectieve betalingen en facturen werden gecontroleerd (op basis van bewijsstukken). U vindt een gedetailleerde beschrijving van deze controle per begunstigde in controletabel 6A. alle gecontroleerde facturen werden na controle aanvaard. 3.2. Gerecycleerde computers er werden geen kosten ingediend door OCMW 3.3. Controle van de activiteiten van de specifieke kinderarmoedemaatregel 10 effectieve betalingen en facturen werden gecontroleerd (op basis van bewijsstukken). U vindt een gedetailleerde beschrijving van deze controle per begunstigde in controletabel 6C. alle gecontroleerde facturen werden na controle aanvaard. 4. CONCLUSIES Dankzij de controle kon er worden vastgesteld dat de uitgaven die door het O.C.M.W. voor het gecontroleerde jaar werden voorgesteld effectief in aanmerking kwamen. De toegekende subsidie werd overeenkomstig de wetgeving terzake volledig besteed. 11