OVEREENKOMST COMMUNICATIE- OVERLEG- EN BESLUITSTRUCTUUR Dialoogtafel HBH Utrecht GEMEENTE UTRECHT Concept 20 augustus 2014 Versie 2 Bestemd voor besprekingsdoeleinden i.h.k.v. de dialoog gerichte aanbesteding Hbh. Aan dit concept kunnen geen rechten worden ontleend. Er komt pas een overeenkomst tot stand als het college van burgemeester en wethouders van Gemeente Utrecht besloten heeft de overeenkomst te willen aangaan. Dit concept kan voorts nog wijzigen aan de hand van nieuwe inzichten bij de Gemeente, de vaststelling van een beleidsplan en verordening en de verdere voortgang van de voorbereiding van de dialoog gerichte aanbesteding van Hulp bij het Huishouden (HbH) 2015. 1
Deze Communicatie-Overleg-Besluitstructuur overeenkomst (de Overeenkomst) gaat, na ondertekening door de gemeente Utrecht en Aanbieders (genoemd in bijlage 1), in op d.d. [datum] 2014. Gemeente Utrecht (de Gemeente), publiekrechtelijk rechtspersoon, gevestigd en kantoorhoudend aan..rechtsgeldig vertegenwoordigd door (wethouder), daartoe gemachtigd door de burgemeester van Utrecht, bij zijn besluit d.d, zulks ter uitvoering van het besluit van het College van Burgemeester en wethouders van..d.d. En Aanbieders genoemd in bijlage 1 De Overeenkomst noemt de Gemeente en Aanbieders gezamenlijk Partijen en ook separaat van elkaar een Partij. De Overeenkomst noemt Aanbieders ook separaat van elkaar Aanbieder. Partijen overwegen bij het aangaan van deze Overeenkomst als volgt: 1. De Gemeente is per 1 januari 2015 verantwoordelijk voor de uitvoering van voorzieningen als bedoeld in de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 (Wmo 2015), waaronder Hulp bij het Huishouden (HbH), binnen het daarvoor beschikbare budget. 2. Om de wet uit te kunnen voeren binnen de beschikbare financiële kaders moet een dienstenaanbod voor de Hulp bij het Huishouden en een werkwijze worden ontworpen en georganiseerd die effectieve prikkels leveren aan ingezetenen en professionals om de zelfredzaamheid te verhogen en de mogelijkheden om zo lang mogelijk zelfstandig te blijven wonen te vergroten, in plaats van zorg te intensiveren, één en ander zoals neergelegd in de volgende gemeentelijke documenten en besluiten: - Kadernota Meedoen naar vermogen; - Uitvoeringsplan Meedoen naar vermogen eerste fase; - Wet maatschappelijke ondersteuning 2015, kenmerk 629370-122981-WJZ; - Commissiebrief Hulp bij het Huishouden, d.d. 11 juli 2014. 3. De Gemeente beschikt per 1 januari 2015 voor de uitvoering van de voorzieningen over wettelijke bevoegdheden, legitimiteit op basis van politieke besluitvorming en financiële middelen. 4. Gemeente wil de uitvoering van de Hulp bij het Huishouden opdragen aan die aanbieders die daarvoor geschikt zijn en voldoen aan de gestelde eisen in de Wmo 2015, de Verordening Wmo 2015, en het definitieve raamcontract HbH 2015. 5. Aanbieders beschikken per 1 januari 2015 voor de realisatie en uitvoering van de overeenkomst(en) het benodigde personeel, contact met inwoners en benodigde deskundigheid en ervaring. 2
6. Partijen kennen, ook onderling, uiteenlopende belangen en doelstellingen, maar zien de uitvoering van de Hulp bij het Huishouden zoals onder 1. en 2. omschreven als gezamenlijke verantwoordelijkheid en onderschrijven de gemeentelijke documenten als bedoeld onder 2. 7. Om uitvoering te kunnen geven aan de gezamenlijke verantwoordelijkheid hebben partijen een communicatie-, overleg en besluitstructuur Dialoogtafel HBH Utrecht ontworpen waarbinnen overleg plaats vindt over het raamcontract, dat gericht is op de doelen zoals omschreven onder 1. en 2. en waarbinnen hieromtrent afspraken worden vastgelegd, gewijzigd of beëindigd. 8. Partijen erkennen dat zowel voor nu als voor de toekomst verschillende onzekerheden bestaan, waaronder met betrekking tot de inhoud, uitvoering en bekostiging van Hulp bij het Huishouden binnen de Wmo 2015. 9. Partijen wensen vanwege de onzekerheden genoemd onder 8 vooraf vast te leggen hoe zij met elkaar omgaan in het geval van wijzigende omstandigheden die vragen om veranderingen in de onderhavige overeenkomst, het raamcontract en/of andere samenhangende afspraken. 10. Gelet op de publiekrechtelijke rol en de financiële kaders van de Gemeente en haar hoedanigheid als opdrachtgever heeft zij bij het opstellen, wijzigen en beëindigen van de onderhavige overeenkomst, het raamcontract en andere samenhangende afspraken een leidende rol, in die zin dat zij deze, na overleg met de Aanbieders, eenzijdig kan wijzigen of beëindigen. Hiertegenover hebben Aanbieders het recht de bedoelde overeenkomsten op te zeggen na een eenzijdige wijziging door de Gemeente. 11. Er wordt per Aanbieder en de Gemeente één raamcontract gesloten. 12. Als sprake is van een raamcontract voor Hulp bij het Huishouden en de Gemeente een ingezetene een maatwerkvoorziening verstrekt, wordt onder de werking van het raamcontract vervolgens per individuele verstrekking een opdracht verstrekt door de Gemeente aan de Aanbieder naar keuze van de ingezetene. 13. Partijen achten het gezien de gewenste flexibiliteit en dynamiek even zo goed mogelijk dat Aanbieders gedurende de looptijd van deze Overeenkomst niet langer willen deelnemen aan de Dialoogtafel HBH Utrecht. Deze Aanbieders kunnen de overeenkomst opzeggen. 14. Partijen voeren bij het uitvoeren van deze Overeenkomst en het raamcontract de actuele weten regelgeving uit. 3
Partijen verklaren als volgt te zijn overeengekomen: Artikel 1: Begripsbepalingen 1.1 Aanbieder: Een natuurlijke persoon of rechtspersoon die geschikt en in staat is Hulp bij het Huishouden te leveren aan ingezetenen van de Gemeente en partij is bij de Overeenkomst. 1.2 Belangenorganisaties: Belangenorganisaties als bedoeld in artikel 6.3. 1.3 Ingezetene: een inwoner met een woonplaats in de Gemeente Utrecht die ingeschreven staat in de Gemeentelijk Basis Administratie (GBA) 1.4 Raamcontract: Een overeenkomst met daarin afspraken tussen de Gemeente en één of meerdere Aanbieders gericht op de uitvoering van Hulp bij het Huishouden. 1.5 Overeenkomst: De onderhavige Overeenkomst Communicatie-, Overleg- en Besluitstructuur zoals deze tussen Gemeente en Aanbieders is gesloten met inbegrip van in werking getreden wijzigingen. 1.6 Partijen: De gemeente Utrecht en de aanbieders binnen de dialoog gerichte aanbesteding HbH 1.7 Voorzieningen: voorzieningen als bedoeld in de Wmo 2015. 1.8 Voorlopig voorstel: voorstel als bedoeld in artikel 7.2. 1.9 Uitgewerkt voorstel: voorstel als bedoeld in artikel 7.5. 1.10 Website: Website als bedoeld in artikel 6.2. 1.11 Wmo 2015: Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 zoals deze luidt op 1 januari 2015, waarbij eventuele wetswijzigingen hiervoor in de plaats komen. Artikel 2: Doel van de dialoog tussen partijen; uitgangspunten 2.1 De samenwerking tussen Gemeente en Aanbieders is gericht op: - het binnen de financiële en beleidsmatige kaders van de Gemeente en de doelstelling van de Wmo 2015 uitvoeren van kwalitatief hoogwaardige Hulp bij het Huishouden in de Gemeente; en - het innoveren van de Hulp bij het Huishouden en 4
het tot standkomen van een projectplan voor private hulp bij het huishouden, conform randvoorwaarden van Min VWS 2.2 De financiële en beleidsmatige kaders van de Gemeente zijn neergelegd in de volgende documenten: - Kadernota Meedoen naar vermogen; - Uitvoeringsplan Meedoen naar vermogen eerste fase; - Wet maatschappelijke ondersteuning 2015, kenmerk 629370-122981-WJZ; - Commissiebrief Hulp bij het Huishouden, d.d. 11 juli 2014; - de COB Overeenkomst; - het te sluiten raamcontract. 2.3 Indien door de Gemeente documenten als bedoeld in 2.2 worden gewijzigd of nieuwe documenten met financiële en beleidsmatige kaders worden vastgesteld, bericht zij alle Aanbieders hierover en worden deze documenten geacht mede onderdeel uit te maken van het in artikel 2.2 bedoelde financiële en beleidsmatige kader voor de samenwerking tussen partijen. 2.4 Partijen zullen al het nodige doen en nalaten dat zij over en weer in redelijkheid en billijkheid van elkaar mogen verwachten om het in artikel 2.1 omschreven doel te bereiken. Partijen zullen handelen binnen de in artikel 2.2 en 2.3 bedoelde kaders en streven een cultuur van wederzijdse professionaliteit na. 2.5 Gemeente en Aanbieder informeren elkaar over en weer over ontwikkelingen in wet- en regelgeving en bedrijfsvoering die van belang kunnen zijn met het oog op de samenwerking. Bedrijfsgegevens kunnen op grond van artikel 10 lid 1 sub c Wet openbaarheid van bestuur vertrouwelijk aan de Gemeente worden verstrekt. 2.6 Aanbieder onthoudt zich van zakelijke of andere doelstellingen of verbintenissen waarvan zij redelijkerwijs kan vermoeden dat deze de samenwerking met de Gemeente afbreuk kan doen, bij gebreke waarvan de Gemeente de Overeenkomst met Aanbieder kan opzeggen. Artikel 3: Voorwerp van de overeenkomst 3.1 Deze Overeenkomst brengt tussen Partijen een structuur tot stand voor Communicatie, Overleg en Besluitvorming (COB), genaamd Dialoogtafel HBH Utrecht, waarbinnen partijen samenwerken om het in artikel 2.1 beschreven doel te bereiken en alle zaken dienaangaande te bespreken. Hieronder worden tevens begrepen wijzigingen in wetgeving en beleidsmatige en financiële kaders. 3.2 In het bijzonder heeft de Dialoogtafel HBH Utrecht tot taak het voorbereiden en aanvullen van het te sluiten raamcontract tussen de Gemeente en één of meer Aanbieders. 3.3 Deelname aan deze Overeenkomst geeft geen recht op deelname aan het raamcontract. Partijen moeten het raamcontract expliciet sluiten. 5
Artikel 4: Duur van de overeenkomst 4.1 De Overeenkomst gaat in op 3 september 2014 en Partijen sluiten deze Overeenkomst voor de duur om te komen tot het raamcontract. Deze overeenkomst loopt maximaal tot 31 december 2014. Artikel 5: Dialoogtafel HBH Utrecht 5.1 Alle Partijen die deze Overeenkomst ondertekenen, zijn voor eigen rekening lid van de Dialoogtafel HBH Utrecht tijdens de looptijd van de Overeenkomst. 5.2 De Dialoogtafel HBH Utrecht komt bijeen voor de totstandkoming van het raamcontract. 5.3 Iedere Partij wijst een contactpersoon aan voor de Dialoogtafel HBH Utrecht. Ook wijzen zij een vervanger voor deze persoon aan. Partijen delen de namen van deze personen en hun contactgegevens (postadres, e-mailadres en telefoonnummer) schriftelijk (per mail)mee aan de Gemeente. 5.4 De Gemeente is belast met het organiseren van bijeenkomsten van de Dialoogtafel HBH Utrecht. De Gemeente faciliteert in ieder geval: - Het actueel houden van de ledenlijst van de Dialoogtafel HBH Utrecht; - Het actueel houden van de contactpersonenlijst; - Het actueel houden van een lijst belangenorganisaties; - Het organiseren, regisseren en deelnemen aan de overlegtafels; - Het onderhouden en beheren van de website genoemd in artikel 6; - Het faciliteren van de digitale overlegtafel genoemd in artikel 6. 5.5 Iedere Partij en Belangenorganisatie kan signalen afgeven die relevant zijn voor de uitvoering van deze Overeenkomsten en het raamcontract. Deze signalen kunnen betrekking hebben op ontwikkelingen in de bedrijfsvoering, in wijken, bij specifieke cliëntgroepen, bij specifieke ingezetenen etc. Deze signalen kunnen zowel positief, neutraal als negatief zijn. Deze signalen worden, voor zover relevant geacht door de Partijen, meegenomen in de Dialoogtafel HBH Utrecht. Artikel 6: Informatieverstrekking en digitale overlegtafel 6.1 Partijen en Belangenorganisaties kunnen de voortgang en relevante documenten, waaronder notulen van de bijeenkomsten van de overlegtafel, raadplegen via een door de Gemeente te openen en verzorgen website. 6.2 Een digitaal platform op de website geeft een mogelijkheid voor een digitale overlegtafel over het raamcontract voor partijen die niet deze Overeenkomst ondertekenen, maar wel HbH willen gaan leveren in de gemeente. De digitale overlegtafel is ook toegankelijk voor door de Gemeente aangewezen belangenorganisaties. 6
6.3 Partijen en Belangenorganisaties kunnen via de website reageren op de voortgang van de totstandkoming van het raamcontract. Artikel 7: Voorbereiding van besluitvorming 7.1 Iedere Partij kan concrete voorstellen doen voor verbetering, aanpassing of verwijdering van (delen van) het raamcontract. Elke Partij kan voorstellen doen voor nieuwe artikelen voor het raamcontract. Partijen kunnen deze voorstellen aanleveren via de overlegtafel of via de website. 7.2 De gemeente werkt, onder andere op basis van de in artikel 5.6 bedoelde signalen en de in artikel 7.1 bedoelde voorstellen, uit in een Voorlopige voorstel. Dit Voorlopige voorstel moet nog besproken worden in de Dialoogtafel HBH Utrecht. 7.3 Een Voorlopig voorstel wordt voorgelegd aan de Dialoogtafel HBH Utrecht en het Voorlopige voorstel wordt vervolgens via de website kenbaar gemaakt voor andere partijen. 7.4 Alle Partijen krijgen tot de volgende fysieke overlegronde de tijd om te reageren op een Voorlopig voorstel. 7.5 Na bespreking in de overlegtafel besluit de gemeente of het Voorlopig voorstel kan worden aangemerkt als Uitgewerkt voorstel. De Partijen uit de Dialoogtafel HBH Utrecht dienen met het Uitgewerkt voorstel akkoord te gaan (stemmen bij meerderheid van stemmen). Is dit niet het geval dan kan de Gemeente beargumenteerd besluiten het voorstel toch als Uitgewerkt aan te merken. Artikel 8: Besluitvorming 8.1 Elke Partij beslist afzonderlijk van elkaar en volgens de procedures die gelden binnen de eigen organisaties over het al dan niet akkoord gaan met het Uitgewerkt voorstel. Doen zich onverwachte ontwikkelingen voor in de individuele besluitvorming van Partijen dan doen Partijen daarvan direct mededeling aan de andere Partijen. 8.2 De Partijen uit de Dialoogtafel HBH Utrecht dienen met het Uitgewerkt voorstel akkoord te gaan (stemmen bij meerderheid). 8.3 Als de Gemeente het Uitgewerkte voorstel aanneemt, maar Aanbieders dit niet doen, dan leidt dit tot een eenzijdige aanpassing van het raamcontract, waarna Aanbieders kunnen besluiten het raamcontract niet aan te gaan, of deelname aan de overlegtafel op te zeggen conform artikel 9. Als de Gemeente samen met een of meer Aanbieders het Uitgewerkte voorstel aannemen, dan leidt dit tot een gezamenlijke aanpassing van deze raamovereenkomst. Ook in dat geval kunnen Aanbieders die het voorstel niet aannemen, op basis van artikel 9 deelname aan het overleg opzeggen. Artikel 9: Opzegging van de Overeenkomst Elk der Aanbieders kan deze Overeenkomst schriftelijke opzeggen bij de contactpersoon van de Gemeente. De Gemeente communiceert deze opzegging aan de resterende Aanbieders. Bij de 7
opzegging dient een termijn van twee (2) dagen in acht genomen te worden, gerekend vanaf de opzegging. Artikel 10: Slotbepalingen 10.1 De bijlagen maken onderdeel uit van deze Overeenkomst. 10.2 Ingeval van tegenstrijdigheid tussen een ouder en een recenter tussen partijen vastgesteld document of Overeenkomst prevaleert het bepaalde in het stuk van de meest recente datum. Indien sprake is van tegenstrijdigheid tussen de inhoud van deze Overeenkomst en één of meer van haar bijlagen, prevaleert het bepaalde in deze Overeenkomst. 10.3 Waar in deze Overeenkomst wordt verwezen naar beleidsstukken en wettelijke regels, zal, indien deze gedurende de looptijd van deze Overeenkomst wijzigen, moeten worden uitgegaan van de meest recent vastgestelde beleidsstukken/wettelijke regels. Indien een aanpassing van gemeentelijke beleidsstukken ingrijpende ruimtelijke of financiële gevolgen heeft voor deze Overeenkomst, treden Partijen in overleg over de alsdan ontstane situatie. Op deze wijze kwamen de Partijen tot de Overeenkomst, getekend op..d.d. Gemeente Utrecht [naam Aanbieder] Namens Burgemeester en Wethouder Mevrouw ir. A. Tom Hoofd Maatschappelijke Ontwikkeling (irm) Plaats: Utrecht Datum: De heer/mevrouw: Functie: Plaats: Datum: 8
Bijlage 1 Overzicht Aanbieders De Aanbieders zijn geselecteerd door de Gemeente Utrecht voor de Dialoogtafel HBH Utrecht. Gemeente Utrecht beheert deze lijst. - [invoegen] - - 9
Bijlage 2 [invoegen beleidsdocumenten/visie/kader] 10