Ter attentie van de Voorzitter van het O.C.M.W. van AVELGEM Leopoldstraat 66 8580 AVELGEM Geïntegreerd inspectieverslag POD MI Inspectiedienst POD MI 3 INSP/AVELGEM/W65M-STOF-SCP/2014 Betreft: Geïntegreerd inspectieverslag Geachte Voorzitter, Hierbij vindt u het verslag van de inspecties die plaatsvonden in uw centrum op 23/09/2014. Dit inspectieverslag bestaat uit drie delen: - Een algemene analyse over het verloop van de inspectie, de resultaten van de inspecties en de aanbevelingen - Een bijlage per gecontroleerde materie met de verschillende boekhoudkundige tabellen en uitleg over de gevolgde procedure - De controletabellen per begunstigde Indien u vragen hebt over deze controle, kunt u contact opnemen met uw inspecteur via mi.inspect_office@mi-is.be. - Briefwisseling dient gericht te worden aan de Programmatorische Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, Armoedebestrijding en Sociale Economie (POD MI), Dienst Inspectie, WTC II, Koning Albert II-laan 30, 1000 Brussel.
1. Inleiding De missie van de POD Maatschappelijke integratie is de voorbereiding, uitvoering, evaluatie en opvolging van het federale beleid voor maatschappelijke integratie, waardoor ieders sociale grondrechten op duurzame wijze worden gegarandeerd. De controles die door de inspectiedienst in de OCMW s worden uitgevoerd, passen in deze missie en gaan uit van de volgende visie ; - Controle op de toepassing van de federale wetgeving voor maatschappelijke integratie aan de hand van juridische, administratieve en financiële inspecties - Advies aan de OCMW's over het wettelijk kader en de concrete toepassing van de regelgeving - Kennis: door haar schakelfunctie tussen de administratie en de actoren op het terrein draagt de dienst inspectie bij tot de strategische voorbereiding van het beleid inzake maatschappelijke integratie. Om deze opdracht tot een goed einde te brengen, stelt de inspectiedienst zich de volgende doelstellingen: - Toezien op een uniforme en correcte toepassing van de wetgeving en reglementering aangaande de subsidies die de federale staat toekent aan de OCMW s. - Houden van doelgerichte, uniforme en periodieke controles van de OCMW s op boekhoudkundig, administratief en juridisch vlak. Deze controles dragen bij tot de gelijke wettelijke behandeling van de gebruikers van de OCMW-diensten. - Verzamelen van informatie om het beleid inzake maatschappelijke integratie en armoedebestrijding te optimaliseren. - Uitbouwen van structurele en kwalitatieve relaties met de OCMW s (belangrijkste partners van de federale administratie) met het oog op een goede communicatie en een kwaliteitsvolle dienstverlening. - Uitwisselen van informatie met de interne diensten van de POD MI. - Meewerken aan het actieplan voor de strijd tegen de sociale fraude waartoe in 2011 door de Regering werd besloten. Met deze controles wil de dienst inspectie de waarden van de POD MI verdedigen: - Respect - De kwaliteit van de dienstverlening en klantvriendelijkheid - Gelijke kansen voor iedereen - Diversiteit - Openstaan voor verandering De procedure voor de controles wordt toegelicht op de website van de POD MI (http://www.mi-is.be/be-nl/ocmw/ocmws).
2. Controles Omschrijving Jaargang controle Bijlage 1 Wet van 02/04/1965: controle van de medische kosten 2010-2012 Bijlage 1: Controle van de medische bewijsstukken 2 Wet van 02/04/1965: boekhoudkundige controle geen controle gepland in 2014 3 Recht op Maatschappelijke Integratie: controle van de sociale dossiers geen controle gepland in 2014 4 Recht op Maatschappelijke Integratie: boekhoudkundige controle geen controle gepland in 2014 5 Stookoliefonds (verwarmingstoelage) 2012 Bijlage 5: Controle van het stookoliefonds 6 Fonds voor Maatschappelijke Participatie en Culturele en Sportieve 2012 Bijlage 6: Controle van de subsidies voor SCP Ontplooiing 7 Sociaal Gas- en Elektriciteitsfonds geen controle gepland in 2014 U vindt een gedetailleerde beschrijving van de uitgevoerde controles in de bijlagen van deze brief. 3. Voorbereiding en verloop van de inspectie De inspecteur heeft de bewijsstukken ontvangen die per mail aan uw O.C.M.W. gevraagd werden om de controle op een correcte manier te kunnen voorbereiden. Alle opgevraagde gegevens ter uitvoering van de controles waren ter plaatse beschikbaar. Zodoende konden de controles in optimale werkomstandigheden uitgevoerd worden. De inspecteur wenst tevens uw personeelsleden te bedanken voor de gedane voorbereidingen en de hulp ter plaatse.
4. Resultaten en aanbevelingen Wet van 02/04/1965, controle medische kosten Er werd vastgesteld dat facturen en de betalingsbewijzen voor alle opgevraagde dossiers bij de controle aanwezig waren. De kosten werden op de juiste maandstaat ingediend. Er werden duidelijke sociale verslagen opgesteld. Slechts een bedrag van 26,01 dient ingehouden te worden door de POD. Stookoliefonds (verwarmingstoelage) Het OCMW werkt correct in de meeste dossiers, bij enkele dossiers werd evenwel de termijn tussen aanvraag en beslissing met enkele dagen overschreden. Er dient evenwel geen inhouding te gebeuren. De beslissing van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn dient binnen de 30 dagen te gebeuren die volgt op de aanvraag + kennisgeving aan de betrokkene binnen de 8 dagen Fonds voor Maatschappelijke Participatie en Culturele en Sportieve Ontplooiing Het OCMW werkt correct en nauwgezet in deze materie. Alle gecontroleerde dossiers werden aanvaard. 5. Debriefing en algemene opmerkingen Evolutie ten opzichte van eerdere controles Wet65 Medische kosten : bij de vorige controle over de periode 2008-2009 gedaan op 7/11/2012 werd er een bedrag ingehouden door de POD van 5,53. Bij de controle over de periode 2010-2012 werd er voor een bedrag van 26,01 te veel betoelaagd. Dit zijn in feite te verwaarlozen bedragen en wijst er op dat het OCMW nauwgezet werkt in deze materie. Socio Culturele Participatie en Kinderarmoede : bij de vorige controle over de periode 2009 gedaan op 5/10/2011 werd vastgesteld dat de toegekende subsidie volledig besteed werd overeenkomstig de wetgeving ter zake. Dit was nu voor de periode 2012 ook het geval. Verder waren er geen opmerkingen. Stookoliefonds : bij de vorige controle gedaan op 24/11/2010 over de periode 2008 werden geen opmerkingen gemaakt. Bij de huidige controle werd een opmerking gemaakt over de termijn van 30 dagen tussen aanvraag en beslissing. Debriefing Na beëindiging van de verschillende controles werden samen met de Secretaris mevr. Christine Debeurme en het hoofd Sociale Dienst mevr. Ann Schellaert de controles één
voor één besproken. Alle gedane vaststellingen en opmerkingen werden overlopen en besproken. In het algemeen kon vastgesteld worden dat het OCMW voor de gecontroleerde materies correct en nauwkeurig probeert te werken. Tijdens de bespreking werd door de inspecteur eveneens uitleg gegeven over : -- De overdacht van de bevoegdheid naar Vlaanderen van de betoelaging van de tewerkstellingsdossiers. - Het OCMW werkt met collectieve boekingen voor controles is het echter aangewezen om individueel te boeken. - Het OCMW had ook nog enkele vragen : Hoelang dient het OCMW documenten bij te houden? De inspecteur stelde voor om hiervoor contact op te nemen met de Vlaamse Dienst voor Archivering. Waarom wordt het 2 de resterende toegekende bedrag betreffende Socio Culturele Participatie zo laat uitbetaald? De inspecteur stelt voor om deze vraag te stellen aan de Frontdesk van de POD MI om hierop een antwoord te krijgen. 6. Conclusie De onderstaande tabellen geven een overzicht van de eventuele subsidietekorten en de te veel ontvangen subsidies. Te weinig ontvangen toelagen De inspecteur stelde geen subsidietekorten vast tijdens de controle. Te veel ontvangen subsidies Controle Wet van 02/04/1965, controle van de medische kosten Periode Jaren 2010 t/m 2012 Terug vorderi ng 26,01 Terugvorderi ngs-procedure Door onze diensten Terugvorderi ngs-periode Op een van de volgende maandelijkse kostenstaten
Mag ik u verzoeken om uw akkoord binnen een termijn van 15 dagen volgend op de ontvangst van dit verslag te verzenden naar mi.inspect_office@mi-is.be Als er geen antwoord volgt binnen de opgelegde termijn wordt dit beschouwd als een aanvaarding van de resultaten van de inspectie. Met vriendelijke groeten, Voor de Voorzitter van de POD Maatschappelijke Integratie : De directeur-generaal, Anne-Marie VOETS
BIJLAGE 1: Controle van de medische bewijsstukken in het kader van de wet van 2 april 1965 en van het M.B. van 30 januari voor de periode van 2010-2012 De controle wordt uitgevoerd op twee niveaus: - de controle van de naleving van de wetgeving ter zake in een steekproef van individuele dossiers - een administratieve en financiële controle op een steekproef van facturen 1. CONTROLE VAN DE INDIVIDUELE DOSSIERS 6 individuele dossiers werden gecontroleerd. De controle had betrekking op de volgende elementen: - bestaan van een steunaanvraag voor de gecontroleerde dossiers (indien nodig geacht); - controle van de borgstelling (indien nodig geacht); - controle van de verzekerbaarheid (indien nodig geacht); - en opstellen van duidelijke en concrete maatschappelijke verslagen. De inspecteur heeft vastgesteld dat de gecontroleerde elementen op een correcte manier werden toegepast. U vindt een gedetailleerde beschrijving van deze controle in controletabel 1A. 2. ADMINISTRATIEVE CONTROLE De controle had betrekking op de volgende elementen: - administratieve juistheid van de aangiftes; - terbeschikkingstelling van de geëiste facturen; - terbeschikkingstelling van de betalingsbewijzen; - en naleving van de terugbetalingsregels van de ziekteverzekering en van de wet van 02/04/1965. De inspecteur heeft vastgesteld dat de gecontroleerde elementen op een correcte manier werden toegepast. U vindt een gedetailleerde beschrijving van deze controle in controletabel 1B. 3. FINANCIELE RESULTATEN VAN DE CONTROLE VAN DE MEDISCHE KOSTEN 3.1 Verklaring van de financiële extrapolatie van de resultaten Dankzij de kwaliteit van het werk dat uw centrum heeft geleverd, werd er voor deze controle geen enkele financiële extrapolatie van de resultaten uitgevoerd.
3.2 Beschrijving van het totaalbedrag van de terugvordering van de medische kosten Alle formulieren worden gecontroleerd vanaf een bepaald bedrag per soort kosten (het betreft hier de zogenaamde stratificatieformulieren). Onder dit bedrag wordt een steekproef van formulieren vastgelegd en gecontroleerd (het betreft hier de zogenaamde niet-stratificatieformulieren ). Tabel van het totaalbedrag van de terugvordering voor de medische kosten van de steekproef: Soort kost Controletotaal steekproef (in ) Totaalsubsidie formulieren buiten stratificatie(in ) Terugvordering (in ) med1 1162,75 8.608,32 0,00 far1 355,53 3.333,38 0,00 amb1 1648,54 2.189,38 6,29 hop1 0,00 0,00 0,00 Totaal 6,29 Legende: Med = medische kosten buiten zorginstelling. Far = farmaceutische kosten buiten zorginstelling. Amb = ambulante zorgen verstrekt in een zorginstelling. Hosp = ziekenhuiskosten verstrekt in een zorginstelling 1 = steekproef. Het totaalbedrag van de terugvordering van de medische kosten na extrapolatie op basis van de steekproef bedraagt 6,29. U vindt een gedetailleerde beschrijving van deze controle in controletabel 1A/B. Tabel van het totaalbedrag van de terugvordering voor de medische kosten van de stratificatie: Totaalsubsidie stratificatieformulieren (in ) Terugvordering op de stratificatieformulieren (in ) Soort kost Med2 532,18 0,00 Far2 512,40 0,00 Amb2 513,44 0,00 Hop2 3.628,60 19,72 Totaal : 19,72
2 = stratificatie. Het totaalbedrag van de terugvordering van de medische kosten die betrekking hebben op de stratificatie bedraagt 19,72. U vindt een gedetailleerde beschrijving van deze controle in controletabel 1A/B. 4. ALGEMENE INFORMATIE Op onze website www.mi-is.be kunt u gedetailleerde uitleg terugvinden over de medische kosten die teruggevorderd kunnen worden bij de Federale Staat. Deze uitleg staat vermeld in het document genaamd Medische bewijsstukken in het kader van de wet van 02/04/1965 en van het M.B. van 30/01/1995. Er bestaan eveneens twee zoekmachines op de website van het RIZIV (www.riziv.be) die het mogelijk maken om niet alleen de erelonen en terugbetalingen van de nomenclatuurcodes te raadplegen, maar ook de vergoedbare farmaceutische specialiteiten. 5. CONCLUSIES Voor de gecontroleerde periode heeft het O.C.M.W. een te veel ontvangen toelage van 6,29 + 19,72 = 26,01 ontvangen met betrekking tot de medische kosten in het kader van de wet van 02/04/1965. Voor bepaalde individuele dossiers werd er immers niet voldaan aan de toekenningsvoorwaarden van de subsidie. Deze voorwaarden worden in detail beschreven in controletabel 1A/B en hebben het voorwerp uitgemaakt van opmerkingen en aanbevelingen. Dit bedrag zal geregulariseerd worden op een volgende maandelijkse staat die u zal worden uitbetaald.
BIJLAGE 5: CONTROLE VAN HET STOOKOLIEFONDS VOOR DE VERWARMINGSPERIODE VAN 1/1/2012 T/M 31/12/2012 De controle wordt uitgevoerd op 2 niveaus: - Een boekhoudkundige controle waarbij de cijfergegevens in de boekhouding van het O.C.M.W. vergeleken werden met de subsidies die toegekend werden door het Sociaal Stookoliefonds; - De controle van de toepassing van de wetgeving terzake en van bewijsstukken op een steekproef van dossiers. 1. BOEKHOUDKUNDIGE CONTROLE Uitgaven O.C.M.W. Uitgaven POD MI Verschil 31696,70 30175,88 De uitgaven van het OCMW liggen hoger dan de toelage van de POD dus geen terugvordering nodig. 2. CONTROLE VAN DE TOEPASSING VAN DE WETGEVING TERZAKE (VORM EN INHOUD) EN VAN BEWIJSSTUKKEN OP EEN STEEKPROEF VAN DOSSIERS Dit is de procedure die gevolgd dient te worden voor de aanvraag van verwarmingstoelages: a) Inschrijving van de aanvragen in een register; b) Indieningstermijn van de aanvraag binnen de 60 dagen van de levering; c) Maatschappelijk werker voert een maatschappelijk onderzoek uit met betrekking tot de situatie van de aanvrager op het ogenblik dat de aanvraag wordt ingediend et gaat na of er aan de toekenningsvoorwaarden voldaan is; d) Beslissing van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn binnen de 30 dagen die volgen op de aanvraag + kennisgeving aan de betrokkene binnen de 8 dagen; e) Betaling binnen de 15 dagen. Bovendien dient het dossier ook de volgende bewijsstukken te bevatten: - factuur of leveringsbon; - statuut van de aanvrager; - zijn bestaansmiddelen; - identiteitsgegevens van de aanvrager (via een kopie van de identiteitskaart); - gezinssamenstelling. Uw centrum heeft 155 aanvragen verwerkt tijdens deze verwarmingsperiode. Een steekproef van 15 van deze dossiers heeft het voorwerp uitgemaakt van een controle (Minstens 10 dossiers, hoogstens 20 dossiers.) U vindt een gedetailleerde beschrijving van deze controle per begunstigde in controletabel 5.
Met betrekking tot de controle van de toepassing van de wetgeving terzake, werd vastgesteld dat in de meeste dossiers alle punten nageleefd werden door uw O.C.M.W. Bij enkele dossiers werd de termijn tussen aanvraag en beslissing met enkele dagen overschreden De Beslissing van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn dient binnen de 30 dagen die volgt op de aanvraag te worden genomen. 3. CONCLUSIES Voor het gecontroleerde jaar werd vastgesteld dat de subsidies in het kader van de verwarmingstoelage wel degelijk verschuldigd waren aan uw centrum. Aangezien de rekeningen van de gecontroleerde periode definitief zijn afgesloten, zal de nietontvangen subsidie die vermeld wordt in de onderstaande kader boekhoudkundige controle voor het gecontroleerde jaar niet meer kunnen worden opgeëist bij onze diensten.
BIJLAGE 6: CONTROLE VAN HET GEBRUIK VAN DE SUBSIDIE TOEGEKEND IN DIT KADER, VAN DE MAATREGELEN TER BEVORDERING VAN DE SOCIALE PARTICIPATIE EN VAN DE CULTURELE EN SPORTIEVE ONTPLOOIING VAN DE GEBRUIKERS VAN DE O.C.M.W.-DIENSTEN, EN VAN DE SPECIFIEKE KINDERARMOEDEMAATREGEL VOOR DE PERIODE VAN 1/1/2012 T/M 31/12/212 De inspectie wordt uitgevoerd op 3 niveaus: - Algemene analyse van het gebruik van het fonds; - Boekhoudkundige controle waarbij de cijfergegevens in O.C.M.W.-boekhouding vergeleken worden met de subsidies toegekend door de POD MI - De controle van alle of van een steekproef van bewijsstukken voor alle soorten activiteiten. 1. ALGMENE ANALYSE VAN HET GEBRUIK VAN HET FONDS Subsidie bij Koninklijk Besluit aan het O.C.M.W. toegekend: 3552 (activiteiten) + 200 (gerecycleerde computers) + 2242 (kinderarmoede). Deze bedragen werden niet volledig gebruikt er werden verdeelcriteria vastgelegd voor het fonds en voor de tegemoetkomingsplafonds en deze criteria werden goedgekeurd door de Raad voor Maatschappelijk Welzijn; Raad van 12/6/2012 het O.C.M.W. vraagt een deelname van de begunstigden: ; 75% ten laste OCMW met een maximum van 125 per persoon; dit geldt voor minderjarige kinderen of ouder dan 18 die nog studeren voor meerderjarige personen geldt een maximumbedrag van 75 bepaalde doelgroep: elke persoon (en gezinsleden) die gebruik heeft kunnen maken van een tegemoetkoming van het O.C.M.W. tijdens het lopende jaar; het O.C.M.W. gebruikt het Fonds om tegemoet te komen in heel gevarieerde activiteiten; worden uitgesloten bioskooptickets, abonnementen op tijdschriften en kranten aanvragen voor kinderarmoede worden in het team besproken.
2. BOEKHOUDKUNDIGE CONTROLE Boekhoudkundige tabel op basis van de rekeningen van het O.C.M.W. JAREN EFFECTIEVE UITGAVEN O.C.M.W. EFFECTIEVE TERUGVORDERINGEN O.C.M.W. SUBSIDIES AANVAARD DOOR DE CEL DSO VAN DE POD MI SUBSIDIES AANVAARD NA INSPECTIE 2012 3552.00+2242.00 0 3552.00+2242.00 3552.00+2242.00 3. CONTROLE VAN DE BEWIJSSTUKKEN 3.1. Controle van de activiteiten van de algemene maatregelen 10 effectieve betalingen en facturen werden gecontroleerd (op basis van bewijsstukken). U vindt een gedetailleerde beschrijving van deze controle per begunstigde in controletabel 6A. Alle ingebrachte kosten werden aanvaard 3.2. Gerecycleerde computers geen kosten aangevraagd 3.3. Controle van de activiteiten van de specifieke kinderarmoedemaatregel 10 effectieve betalingen en facturen werden gecontroleerd (op basis van bewijsstukken). Alle ingebrachte kosten werden aanvaard U vindt een gedetailleerde beschrijving van deze controle per begunstigde in controletabel 6C. 4. CONCLUSIES Dankzij de controle kon er worden vastgesteld dat de uitgaven die door het O.C.M.W. voor het gecontroleerde jaar werden voorgesteld effectief in aanmerking kwamen. De toegekende subsidie werd overeenkomstig de wetgeving terzake volledig besteed.