Dienst / Sector: FBV Hengelo, 5 december 2006 Registratienummer: 130430 Raadsvergadering d.d. 12 december 2006 Onderwerp: wijziging div. verordeningen agv Nota Treasury Islands Agendanummer: Portefeuillehouder: B.12. El WIJ STELLEN U VOOR: 1. Artikel 11 van de Financiële Beheersverordening ex artikel 212 GW aan te passen als in het voorstel aangegeven; 2. het treasurystatuut aan te passen als in het voorstel aangegeven; 3. het mandaatbesluit aan te passen als in het voorstel aangegeven. OVERWEGINGEN: Toelichting: Eind 2005 is het onderzoeksrapport Treasury Islands vastgesteld. Deze nota doet diverse voorstellen ten behoeve van de formalisering en uitvoering van de treasuryfunctie binnen de gemeente Hengelo. Onder meer wordt geconstateerd dat het huidige treasurystatuut en de financiële beheersverordening ex artikel 212 GemW als gevolg van gewijzigde wetgeving en de invoering van het dualisme niet (meer) aan de wettelijke eisen voldoen. Dit advies werkt de voorstellen als gedaan in het onderzoeksrapport Treasury Islands nader uit en doet voorstellen tot aanpassing van: 1. artikel 11 van de Financiële Beheersverordening; 2. het treasurystatuut 3. het mandaatbesluit Er wordt met name een knip gemaakt in het treasurystatuut. Dit statuut bevat in het vervolg slechts de uitwerking van de beleidsregels. De wettelijke taken staan opgenomen in artikel 11 van de Financiële Beheersverordening. Dubbelling van wettelijke bepalingen, taken en bevoegdheden wordt hiermee voorkomen. Ad 1. artikel 11 van de Financiële beheersverordening Voorgesteld wordt deze als volgt te wijzigen: Artikel 11 1. Het college draagt bij de uitoefening van de treasuryfunctie zorg voor: a. het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma s binnen de door de raad vastgestelde kaders van de begroting uit te kunnen voeren; b. het verzekeren van een duurzame toegang tot financiële markten tegen acceptabele condities; c. het beheersen van de risico s verbonden aan de treasuryfunctie zoals renterisico s, koersrisico s, liquiditeitsrisico s en kredietrisico s; d. het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en de financiële posities; 2. Het college neemt bij de uitvoering van de treasuryfunctie de volgende richtlijnen in acht: a. het uitzetten van overtollige geldmiddelen gebeurt uitsluitend bij instellingen met minimaal een A- rating, afgegeven door tenminste één gezaghebbende rating agency, of bij instellingen voor wiens waardepapieren een solvabiliteitseis geldt van 0%; b. derivaten kunnen slechts worden toegepast indien en voorzover sprake is het verminderen van renterisico s. Te gebruiken vormen van derivaten worden voorafgaand aan het gebruik aan het college ter goedkeuring voorgelegd;
c. voor het aantrekken van financieringen en voor het doen van uitzettingen worden tenminste twee prijsopgaven gevraagd; d. voor de kasgeldlimiet en en renterisiconorm gelden de wettelijke normen. Het college informeert de raad indien de renterisiconorm dreigt te worden overschreden en/of de kasgeldlimiet dreigt te worden overschreden gedurende een periode langer dan één maand; e. de gemeente streeft naar optimale spreiding van de rentetypische looptijden van opgenomen leningen, rekening houdend met de kasgeldlimiet, de renterisiconorm, de liquiditeitenprognose en de rentevisie. 3. Verstrekken van leningen en garanties en het aangaan van financiële participaties anders dan genoemd in het tweede lid worden uitsluitend gedaan uit hoofde van de publieke taak. Tot de publieke taak rekent de gemeente Hengelo in ieder geval: a. Financiering van woningbouwcorporaties uitsluitend voorzover dit gebeurt voor projecten binnen het grondgebied van de gemeente Hengelo, met de aanvullende voorwaarden dat het projecten betreft waar de gemeente Hengelo (mede) in participeert c.q. waarbij de projecten passen in het Hengelose woningbouwbeleid, zulks ter beoordeling van het college; b. Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofde van de publieke taak anders dan hierboven aangegeven motiveert het college in zijn besluit het openbaar belang ervan. Bij het verstrekken van leningen en het geven van garanties bedingt het college passende zekerheden als onderpand. 4. Het college stelt regels op ter uitvoering van het gestelde onder het eerste tot en met het derde lid en legt deze regels, alsmede de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening vast in een treasurybesluit. Het college zendt het besluit ter kennisgeving aan de raad. 5. Het college evalueert de bepalingen inzake de treasuryfunctie minimaal één keer per vijf jaar en doet van het resultaat daarvan melding aan de raad. Ad 2. Treasurystatuut Het huidige treasurystatuut, dat in 2002 is vastgesteld, voldoet niet meer aan de laatste wettelijke eisen met betrekking tot dualisering, het BBV en vertoont bovendien dubbellingen met de (gewijzigde) Financiële beheersverordening. Bovendien moet het worden aangepast aan de organisatiewijziging per 18 juli 2006. Daarom wordt voorgesteld het Treasurystatuut in te trekken en in plaats daarvan een nieuw treasurybesluit te nemen, onder meer ter nadere uitwerking van de verordening ex artikel 212 GemW. Dit treasurybesluit ziet er uit zoals aangegeven in de bijlage bij dit voorstel. Ad. 3 het mandaatbesluit Naar aanleiding van de wijzigingen in artikel 11 van de Financiële Beheersverordening en het treasurybesluit is het evenzeer noodzakelijk om het mandaatbesluit aan te passen. In het huidige mandaatbesluit is niets geregeld met betrekking tot treasuryaangelegenheden. Voorstel aanvulling mandaatbesluit: 1 Het sectorhoofd Financiën en Bedrijfsvoering is bevoegd tot het nemen van besluiten m.b.t. treasuryactiviteiteiten voorzover passend binnen en in overeenstemming met: De begroting; De wet Fido; De bepalingen in de financiële beheersverordening ex artikel 212 GemW; De bepalingen in het Treasurybesluit; De bepalingen in de beleidsregels publieke taak leningen en garanties; De besluiten van het Treasurycomité. Voornoemd sectorhoofd kan dit submandaat doormandateren aan het afdelingshoofd Financieel Beleid. 2 Het afdelingshoofd Personeel, Organisatie en Kwaliteitsbeleid is bevoegd tot het verrichten van alle handelingen met betrekking tot het verstrekken en beheer van hypothecaire geldleningen aan eigen personeel.
Voorgesteld wordt de verordening, het mandaatbesluit en het treasurybesluit als hierboven aangegeven vast te stellen. Burgemeester en wethouders van Hengelo, de secretaris, de burgemeester, Ir. Wimjoost Licht Drs. Frank A.M. Kerckhaert
1 Uitvoering TREASURYBESLUIT 2006 Artikel 1: 78. De taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot de treasuryfunctie van de gemeente zijn als volgt verdeeld: Functie Gemeenteraad College van B&W Burgemeester Taken/verantwoordelijkheden Het vaststellen van treasurydoelstellingen, het treasurybeleid, de beleidskaders en limieten middels de financiële verordening; Het vaststellen van de treasuryparagraaf in de begroting en de jaarrekening; Het houden van toezicht op het treasurybeleid en de uitvoering daarvan Formele verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het treasurybeleid; Het rapporteren aan de gemeenteraad over de uitvoering van het treasurybeleid; Bewaken van de kwaliteit van de treasuryprocessen; Evalueren en eventueel bijstellen van het treasurybeleid; Vaststellen rentevisie; Ondertekenen van treasurytransacties Sectorhoofd FBV Deze is verantwoordelijk voor het treasurybeleid als omschreven in artikel 11 van de Fin. Beheersverordening en het Treasurystatuut. Hij/zij wijst een medewerker aan, de de treasurer, die belast is met de uitvoering van deze werkzaamheden. Treasury-comité (TC) Treasurer Het uitbrengen van advies over beleidsvoorstellen en rapportages op het gebied van treasury aan het college; Goedkeuren van afgesloten transacties waarvoor geen voorafgaande voorstellen zijn voorgelegd; Controleren van de volledigheid en betrouwbaarheid van de informatievoorziening over de treasuryfunctie en hierover rapporteren aan het college van B&W. Doen van transactievoorstellen. Secretariaat van het TC. Vastleggen besluiten TC. Het onder verantwoordelijkheid van het sectorhoofd FBV uitvoeren van de activiteiten met betrekking tot de volgende deelfuncties: risicobeheer, gemeentefinanciering (financiering, uitzetting en relatiebeheer), en kasbeheer; het opstellen van een rentevisie; Aantrekken en uitzetten van gelden in het kader van saldo- en liquiditeitenbeheer; Opstellen, bijhouden en vertalen van een liquiditeitsprognose; Het onderhouden van contacten met banken, geldmakelaars en overige financiële instellingen; Het afsluiten van financiële contracten voortvloeiend uit bovenstaande deelfuncties; Het schriftelijk (doen) vastleggen van de treasurytransacties; Het adviseren van sectoren/afdelingen over de financiële gevolgen van hun activiteiten en projecten; Het aanleveren van tijdige en volledige gegevens aan de financiële administratie; Het afleggen van verantwoording aan de mandataris (sectorhoofd Financiën en Bedrijfsvoering) over de uitvoering van de gemandateerde activiteiten.
Treasurybesluit 2006 Pag. 2 Afdelingshoofd POK Financiële administratie Extern accountant Het beheer van en het verstrekken van hypothecaire geldleningen onder voorwaarden aan personeel in dienst van de gemeente Hengelo; Het juist, tijdig en volledig administreren van de bezittingen, schulden, rechten, verplichtingen, inkomsten, uitgaven, ontvangsten en betalingen in de financiële administratie; Het overboeken van saldi tussen bankrekeningen op verzoek van de treasurer; Het afhandelen van het betalingsverkeer; Controle op de rechtmatigheid van de in het kader van de treasuryfunctie gevoerde transacties; Verantwoordelijk en bevoegd tot het nemen van maatregelen voor het optimaal verlopen van het betalingsverkeer. Het registreren van de uitgevoerde treasurytransacties Het in het kader van de reguliere controletaak adviseren over en controleren van de feitelijke naleving van het treasurybesluit Artikel 2: 1. Bij de uitvoering van bovengenoemde taken maakt het college gebruik van een Treasurycomité (TC); 2. Het TC bestaat uit tenminste drie leden, waaronder in ieder geval het hoofd van de sector Financiën en Bedrijfsvoering, het hoofd van de afdeling Grondzaken en de treasurer (als adviserend lid en secretaris); 3. In het TC worden besluiten genomen over voorgenomen transacties op basis van transactievoorstellen van de treasurer. Artikel 3: De treasurer houdt toezicht op de overige treasuryactiviteiten in de gemeentelijke organisatie en rapporteert hierover periodiek aan de TC. Artikel 4: 1. De treasurer houdt een register bij van alle chartale kassen en van de terzake bevoegde functionarissen, procedures en IC-maatregelen; 2. van voorgenomen wijzigingen van de bevoegde functionarissen, procedures en IC-maatregelen wordt de treasurer terstond op de hoogte gesteld. 2 Renterisicobeheer: Artikel 5: 1. De transactievoorstellen als genoemd in artikel 2 lid 3 zijn gebaseerd op een rentevisie en een liquiditeitsprognose. Deze wordt zowel voor de korte als voor de middellange termijn opgesteld; 2. De rentevisie wordt minimaal twee keer per jaar geactualiseerd en wordt door het college vastgesteld. 3 Liquiditeitsrisicobeheer: Artikel 6: Het college beperkt haar interne liquiditeitsrisico s door haar treasuryactiviteiten te baseren op een korte termijn liquiditeitsplanning (looptijd tot één jaar). Deze wordt minimaal maandelijks geactualiseerd. Daarnaast wordt een meerjarige liquiditeitsplanning (financieringsplanning) met een looptijd van vier jaar opgesteld. Deze planning wordt minimaal één keer per jaar geactualiseerd. Het sectorhoofd Financiën en Bedrijfsvoering geeft aanwijzingen aan de overige sectoren voor tijdige aanlevering van gegevens voor een gemeentebrede liquiditeitsprognose.
Treasurybesluit 2006 Pag. 3 Artikel 7: De treasurer adviseert met betrekking tot adequate betaalprocedures. Deze behoeven een collegebesluit, ook als het wijzigingen betreft op bestaande procedures. Van voorgenomen wijzigingen op betaalprocedures wordt de treasurer terstond op de hoogte gesteld. 4 Relatiebeheer: Artikel 8: Het college beoogt het realiseren van gunstige, doch in ieder geval marktconforme condities voor af te nemen financiële diensten. Eens in de vier jaar vindt aanbesteding plaats, conform het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de Gemeente Hengelo; 5 Gemeentefinanciering: Artikel 9: De sector Financiën en Bedrijfsvoering heeft als taak het bewaken van de kredietwaardigheid en het debiteurenbeheer van leningen en garanties aan woningbouwcorporaties. De sector Samenleving en Economie heeft daarbij de beheerstaak over de verschafte en te verschaffen hypothecaire zekerheden. Bij het verstrekken van nieuwe leningen aan een Woningstichting als genoemd in artikel 11 lid 3 van de Financieel Beheersverordening 2004 wordt een opslag gevraagd van 0,065% op het tarief op de dag van afsluiting van een geldlening die tegen dezelfde voorwaarden aan de gemeente wordt verstrekt. Artikel 10: De sector Financiën en Bedrijfsvoering heeft als taak het bewaken van de kredietwaardigheid en het debiteurenbeheer van leningen en garanties aan Hengelose instellingen, anders dan woningbouwcorporaties. De sector die beleidsinhoudelijk verantwoordelijk is voor het beleidsterrein waarin een instelling waaraan een lening wordt verstrekt participeert heeft ook de beheerstaak van de verschafte en te verschaffen hypothecaire zekerheden. Artikel 11: Het college kent de systematiek van toerekenen van een omslagrente aan activa. Toepassing van een afwijkend rentepercentage vergt vooraf een uitdrukkelijk collegebesluit. 6 AO en IC Artikel 12: In het kader van de treasuryfunctie gelden de volgende richtlijnen op het gebied van Administratieve Organisatie en interne controle: a. de verantwoordelijkheden en bevoegdheden bij treasuryactiviteiten zijn op éénduidige wijze schriftelijk vastgelegd; b. bevoegdheden zijn indien nodig door delegatie en mandaat nader schriftelijk vastgelegd; c. de administratieve organisatie en de interne controle waarborgen dat: de uitvoering rechtmatig en doelmatig is; de treasuryactiviteiten adequaat kunnen worden uitgevoerd en bijgestuurd; de juistheid, tijdigheid en volledigheid van de informatie verzekerd zijn d. bij de uit te voeren treasuryactiviteiten is functiescheiding doorgevoerd met als belangrijkste voorwaarden: iedere transactie wordt door minimaal twee personen geautoriseerd; uitvoering en controle geschiedt door afzonderlijke functionarissen; uitvoering en registratie in de financiële en leningadministratie geschiedt door afzonderlijke functionarissen; een overzicht van de (telefonisch ingewonnen) offertes wordt schrfitelijk vastgelegd. Uitgangspunten zijn hierbij de scheiding tussen de beschikkende, beherende en de registrerende functie;
Treasurybesluit 2006 Pag. 4 7 Slotbepaling Artikel 14: Indien deze verordening niet voorziet in een aangelegenheid betrekking hebbend op treasury beslist het college op voorstel van het TC. Aldus gedaan door de raad der gemeente Hengelo in zijn openbare vergadering van 12 december 2006, voorzitter, griffier