Nulmeting, actieplan en voortgangsrapport 2010 Bestuurszaken

Nulmeting, actieplan en voortgangsrapport 2010 Bestuurszaken

1 Inleiding... 3 1.1 Algemeen kader... 3 1.2 Evaluatie van de dienst Wetsmatiging... 3 2 Nulmeting administratieve lasten... 4 2.1 Scope van de nulmeting... 4 2.2 Meetresultaten nulmeting... 4 3 Actieplan administratieve lasten reductiedoelstelling... 7 3.1 Afstemming actieplan nulmeting... 7 3.2 Scope actieplan... 7 3.3 Reductiedoelstelling...12 3.3.1 Extrapolatie...12 3.3.2 Reductiedoelstelling...12 4 Voortgangsrapport 2010...12 5 Bijkomende suggesties tot vereenvoudiging...12 E-governementdecreet uitbreiden naar de lokale besturen...13 Interne staatshervorming: uitdagingen...13 Formulierenbeleid lokale besturen...15 Wegwijzer voor lokale besturen: gemakkelijke regels voor eenvoudige regelgeving...15 Digitale personeelsdossiers...16 6 Compensatieregel administratieve lasten: stand van zaken...16 7 Managementsamenvatting...17 2

1 Inleiding 1.1 Algemeen kader In navolging van de beslissing van de Europese Raad om alle administratieve lasten verbonden aan Europese regelgeving tegen 2012 met 25% te verminderen, ging de Vlaamse overheid in 2007 van start om de administratieve lasten, verbonden aan Vlaamse regelgeving, in kaart te brengen. Elk beleidsdomein voerde in samenwerking met de dienst Wetsmatiging een gezamenlijk meetonderzoek uit, gebaseerd op het internationaal gehanteerde Standaard Kosten Model. Deze nulmetingen vormden slechts de start voor administratieve vereenvoudiging. Nadat de lasten in kaart gebracht werden, maakte ieder beleidsdomein een (rollend) actieplan op met daarin concrete vereenvoudigingsprojecten. Elk beleidsdomein formuleert daarin ook een (rollende) reductiedoelstelling die uitdrukt dat een significant deel van de administratieve lasten voelbaar verminderd wordt voor de verschillende doelgroepen. Vervolgens wordt van elk actieplan jaarlijks een specifiek voortgangsrapport opgemaakt waarin de voortgang van het specifiek rollend actieplan wordt gerapporteerd en de reductiedoelstelling wordt geëvalueerd. De Vlaamse minister bevoegd voor administratieve vereenvoudiging bundelt vervolgens de specifieke voortgangsrapporten in een enkel voortgangsrapport reguleringsmanagement en deelt het mee aan de Vlaamse Regering 1 en bezorgt het aan het Vlaams Parlement 2. 1.2 Evaluatie van de dienst Wetsmatiging In het voorliggend document sluit de dienst Wetsmatiging aan op het actieplan zoals dat door het beleidsdomein Bestuurszaken (BZ) werd goedgekeurd op 18/06/2010 en aangevuld op 30/03/2011. In deze evaluatie wordt de stand van zaken van het actieplan afgestemd met het eindrapport van de nulmeting en met ondertussen via allerlei kanalen ontvangen suggesties tot vereenvoudiging/ meldingen/ klachten. Zoals aangekondigd in de beleidsbrief Bestuurszaken 2010-2011 worden hierbij ook de Strategische Adviesraden betrokken. De eindrapporten, actieplannen en voortgangsrapporten worden voorgelegd aan de technische groep van het Inter-institutioneel Akkoord tussen de Vlaamse Regering, Vlaams Parlement, SERV en de Strategische Adviesraden. Dit advies is een input voor een eventuele bijsturing van het actieplan en/of van de reductiedoelstelling. De evaluaties worden, net zoals de nulmetingen, actieplannen en voortgangsrapporten via de website www.wetsmatiging.be/actieplannen publiek aangeboden. 1 Mededeling aan de Vlaamse Regering betreffende voortgangsrapport reguleringsmanagement: VR 2011 29.04 MED.0204 Reguleringsmanagement 2 11/05/2011: brief aan de heer Jan Peumans: mededeling actieplannen administratieve vereenvoudiging 3

2 Nulmeting administratieve lasten Het managementcomité van het beleidsdomein Bestuurszaken besliste op 12 september 2008 de nulmeting administratieve lasten uit te voeren. De nulmeting werd uitgevoerd in samenwerking met de dienst Wetsmatiging en externe consultants op basis van het Standaard Kosten Model. Het eindrapport werd goedgekeurd door het managementcomité BZ op 18 juni 2010. Het luik over het Agentschap Binnenlands Bestuur werd gekoppeld aan de werkgroep planlasten en de Commissie efficiëntiewinst voor de lokale besturen. Het eindrapport met het luik van ABB werd op 30 maart 2011 toegevoegd. 2.1 Scope van de nulmeting Zowel verschillende entiteiten van het departement Bestuurszaken als het Agentschap voor Binnenlands Bestuur en het Agentschap voor Facilitair Management werkten mee aan de nulmeting. Het Agentschap voor Overheidspersoneel en Jobpunt Vlaanderen voerden geen nulmeting uit, aangezien ze beiden geen of weinig administratieve lasten opleggen aan interne of externe doelgroepen. Op het MC van 01/06/2008 werd beslist dat ook regelgeving naar interne klanten toe in de scope van de nulmeting zou worden opgenomen: Omdat het beleidsdomein Bestuurszaken vooral interne klanten heeft, kan in deze fase wel beslist worden om de scope van het onderzoek uit te breiden naar interne administratieve lasten, zoals vermeld in het managementcomité van 17 januari 2008. In de nulmeting werd dit onderscheid (tussen interne lasten, (=beheerskosten) en externe lasten (administratieve lasten) niet verder gemaakt. De dienst Wetsmatiging zal in de voorliggende evaluatie dit onderscheid opnieuw duidelijk maken. In totaal werden 16 van de 228 regelgevingsdocumenten van het beleidsdomein BZ gemeten (7%). Op decretaal niveau is dit echter 27%. De verzameling van de tijdsparameter gebeurde voornamelijk door panelgesprekken met de doelgroep. Bij de nulmeting voor het Agentschap Binnenlands Bestuur (ABB) waar de doelgroep de lokale besturen betreft, werd geopteerd voor plaatsbezoeken. Het deel van de nulmeting betreffende ABB, de inventarisatie van de informatieverplichtingen en de administratieve handelingen en het veldonderzoek inclusief verwerking, vond pas later plaats en werd deels uitbesteed aan externe consultants; de inventarisatie van de administratieve verplichtingen en handelingen aan het Centrum voor Beleidsmanagement (CBM), het veldonderzoek en verwerking daarvan aan KPMG. 2.2 Meetresultaten nulmeting Onderstaande tabel geeft de meetresultaten van de nulmeting weer per gemeten thema. We geven hierbij weer welke lasten administratieve lasten () zijn die aan externe doelgroepen (= burgers, bedrijven, organisaties en lokale overheden) worden opgelegd en welke lasten beheerskosten () zijn (= kosten voor de Vlaamse overheid zelf). 4

Tabel: Meetresultaten per entiteit en per regelgeving (zie eindrapport nulmeting BZ voor meer detail) Naam Entiteit Gemeten thema Totaal gemeten Opmerking / Agentschap voor Facilitair Dienstvoertuigen / De resultaten Management kunnen niet opgeteld worden Departement BZ Overheidsopdrachten - 94,07 (per dossier) Effect techniek impliciete verklaring op eer per dossier PLOEG / De resultaten kunnen niet opgeteld worden Archivering / De resultaten kunnen niet opgeteld worden Binnenlandse dienstreizen 1.539,15 (per De resultaten voor dossier) de buitenlandse dienstreizen kunnen niet opgeteld worden Maaltijdcheques / De resultaten kunnen niet opgeteld worden Integratie kansengroepen 139.545,08 Totale jaarlijkse last binnen Vlaamse overheid voor de entiteiten, de dienst emancipatiezaken en de SERV Agentschap voor Gemeentedecreet 133.131.671,00 Op jaarbasis voor Binnenlands Bestuur de 308 Vlaamse gemeentes Gemeentekieswet 119.501,00 Op jaarbasis voor de 308 Vlaamse gemeentes 5

Ondersteuning van Geen Op jaarbasis voor stadsvernieuwingsprojecten cijfergegevens de 308 Vlaamse beschikbaar gemeentes Werking en verdeling middelen Geen Op jaarbasis voor Vlaams Stedenfonds cijfergegevens de 308 Vlaamse beschikbaar gemeentes Materiële organisatie en werking van de erkende erediensten 126.203,00 Op jaarbasis voor de 308 Vlaamse gemeentes Inburgering 15.811,00 Op jaarbasis voor de 308 Vlaamse gemeentes Begraafplaatsen 15.117.115,00 Op jaarbasis voor de 308 Vlaamse gemeentes provinciekieswet Geen Op jaarbasis voor cijfergegevens de 308 Vlaamse beschikbaar gemeentes Jobpunt Vlaanderen -niet gemeten- -niet gemeten- -niet gemeten- Agentschap voor Overheidspersoneel -niet gemeten- -niet gemeten- -niet gemeten- Voor de meeste thema s binnen het departement BZ konden de lasten van de informatieverplichtingen niet opgeteld worden doordat de tijdsbesteding nu eens per dossier, dan weer per actor werd opgegeven door de doelgroep. Aangezien de resultaten in een andere eenheid staan, zou het een vertekend beeld geven om ze samen te tellen als totale administratieve last van een thema. Het onderscheid tussen beheerskosten en administratieve lasten toont dat de meeste entiteiten van het beleidsdomein Bestuurszaken voornamelijk interne klanten (binnen Vlaamse overheid) hebben. Vooral het Agentschap voor Binnenlands Bestuur werkt met de lokale besturen als externe klanten. De totale administratieve last die gemeten werd binnen ABB geeft dan ook de totale administratieve last weer op jaarbasis voor alle 308 Vlaamse gemeentes en is bijgevolg van een grotere dimensie dan de thema s die gemeten werden binnen de andere entiteiten. De totale som van gemeten administratieve lasten () voor het beleidsdomein BZ bedraagt: 148.511.185,98 euro. De totale som van gemeten beheerskosten () voor het beleidsdomein BZ bedraagt: 141.084,23 euro. Het eindrapport werd goedgekeurd door het managementcomité Bestuurszaken van 18 juni 2010. Het deel betreffende de lastenmeting voor ABB werd toegevoegd op 30/03/2011. 6

3 Actieplan administratieve lasten reductiedoelstelling Het eerste deel actieplan dat volgde op de nulmeting van het beleidsdomein Bestuurszaken werd goedgekeurd door het managementcomité BZ op 18/06/2011. Het Agentschap Binnenlands Bestuur voegde hun deel van het actieplan toe, eenmaal de nulmeting afgerond was, op 30/03/2011. 3.1 Afstemming actieplan nulmeting Het actieplan van het beleidsdomein Bestuurszaken heeft een bredere scope dan in de nulmeting werd aangehouden. Naast de regelgeving die in de nulmeting gemeten werd, worden ook andere acties in het actieplan opgenomen. De vereenvoudigingssuggesties die in het eindrapport van de nulmeting opgenomen waren, worden in het actieplan niet afzonderlijk besproken. Mogelijks zijn ze wel opgenomen in de verschillende vereenvoudigingsprojecten, maar dit is niet helemaal duidelijk. 3.2 Scope actieplan Net zoals het eindrapport bevat ook het actieplan van het beleidsdomein Bestuurszaken zowel projecten betreffende administratieve lasten (met externe doelgroepen) als projecten betreffende beheerskosten (gericht naar lasten binnen de Vlaamse overheid). De meeste regelgeving van het beleidsdomein Bestuurszaken betreft namelijk interne doelgroepen. In het onderstaande overzicht van de opgenomen projecten wordt een onderscheid gemaakt tussen projecten gericht naar beheerskosten () enerzijds en administratieve lasten () anderzijds. Stafdienst Reorganisatie MOF s Aankoopproces Vlaamse overheid automatiseren en digitaliseren via e- procurement Elektronische publicatie e-notification Elektronische offertes e-tendering Dienst Emancipatiezaken Evaluatie Vlaamse Ondersteuningspremie, afstemming rendementsondersteuning (ism VDAB) Ondersteuning opmaak gelijkekansen- en diversiteitsplan Verfijnen van de telmethode (registratiewijze) Afdeling Regelgeving Evalueren en bijsturen personeelsstatuut Rationaliseren verlofstelsels 7

Binnenlandse dienstreizen Maaltijdcheques Valorisatie voorgaande diensten Afdeling Beleid Verder optimaliseren van de cycli o Vereenvoudiging algemeen o Optimaliseren beheersovereenkomsten o Verankeren van ondernemingsplan als volwaardig managementinstrument o Optimaliseren Personeelsplanning (PEP) o Evalueren/bijsturen PLOEG TOP 2009-2014 Professionalisering van rapporteringen o Uitbouw van kwaliteitsvolle informatie en rapporteringsprocessen o Opmaak eenvormige begrippenkaders (project rapporteringsdefinities) Afdeling Overheidsopdrachten Helpdesk duurzame overheidsopdrachten Afdeling Preventie en Bescherming (GDPB) Elektronisch inschrijven voor griepvaccinatiecampagne Automatische gegevensverzameling Jaarverslag FOD WASO en Jaarverslag Arbeidsongevallen Fonds voor Arbeidsongevallen Geautomatiseerde opvolging brevetten hulpverleners Geautomatiseerde inschrijving kantoorergonomie Afdeling Proces- en Informatiebeleid (PIB) PIAVO-informatie: archiefbeheerstool Dienst Wetsmatiging Actieplan voor beleidsdomein- en bestuursniveauoverschrijdende vereenvoudiging o Dit actieplan omvat projecten waarbij verschillende domeinen en/of bestuursniveaus worden betrokken. De dienst Wetsmatiging zorgt hierbij voor een coördinerende rol, maar de gerealiseerde lastendalingen worden in de betrokken beleidsdomeinen gerealiseerd en gerapporteerd. 8

Agentschap voor Facilitair Management - Mogelijke bijdrage van AFM aan efficiëntiewinsten voor de VO dienstverlening voor de coördinatie van de herbestemming van roerende goederen binnen VO dienstverlening voor organisatie van evenementen binnen VO in de nieuwe aanbesteding door FM voorzien in de omschakeling van papieren naar digitale maaltijdcheques generieke facilitaire producten of diensten in kaart brengen in VO en vervolgens een raamcontract uitwerken in raamcontracten meer aandacht aan flexibele bestel- en leveringsvoorwaarden vanwege leveranciers activiteiten van drukkerij van O&V integreren in werking drukkerij AFM optimalisatie van zaalreservatiesysteem budget koffie op de werkplek pro rata aan entiteiten toewijzen betere rapportering en ontsluiting van managementinformatie mbt FM - Mogelijke interne efficiëntiewinsten voor AFM Grondige reorganisatie van interne organisatiestructuur AFM Oprichting gespecialiseerde afdeling studie en advies (bestekken) Centralisatie van financiële opvolging en administratieve verwerking van facturatie AFM AFM Servicelijn Flexibelere inzet van personeelsleden uit verzending Duidelijke en uniforme procedures en/of dienstnota s voor dienstverlening en interne werking AFM Online kassasysteem voor DAB Catering Digitale drukkerij van AFM op meer kostenefficiënte locatie huisvesten Raamcontracten ipv afzonderlijke werking Overschakeling naar Pita en Modo Efficiëntere opvolging van en rapportering over realisatie van interne projecten en verbeteracties 9

Jobpunt Vlaanderen Niet nodeloos hertesten Vereenvoudiging VPS inzake Werving en Selectie Vereenvoudiging wetgeving inzake Werving en Selectie Rationalisatie MOF Beleid inzake werving en selectie, gestoeld op kwaliteit, professionaliteit, efficiëntie en effectiviteit, uitwerken kwaliteitscriteria inzake werving en selectie Vernieuwde website Jobpunt Vlaanderen, uniek loket voor vacatures Gegevensbeheersysteem Jobpunt Vlaanderen Definitieve afspraken met Selor over uitvoering van de statutaire selectieprocedures Competentiegericht werven en selecteren Functiespecifiek werven en selecteren Proactief werken inzake werving en selectie Uitwerken taakverdeling werving en selectie op meest gepaste niveau, inzetten van interne selectoren waar gepast Uitbouw sterker arbeidsmarktimago Kostenefficiënt en doelgericht omgaan met vacatureberichten Acties rond diversiteit, gerichte communicatiekanalen naar doelgroepen, testen taalkennis op gepaste niveau Agentschap voor Binnenlands Bestuur Interne staatshervorming o Vrijwillige fusies o Stimuleren van de samenwerking gemeente-ocmw o Regioscreening o Aanpassing decreet intergemeentelijke samenwerking o Vermindering van de planlasten o Inperken van het specifiek toezicht o Afschaffen koppelsubsidies 10

Sterke en verantwoordelijke lokale besturen o Planlasten o Vereenvoudiging van de organieke decreten o De invoering van de externe audit o Versnelling van maatschappelijk belangrijke investeringsprojecten Digitaliseren van het gegevensverkeer & o Digitaliseren van het bestuurlijk toezicht en verbetering van de elektronische doorstroming van documenten o Digitaliseren van de informatieverplichtingen o Digitaal informatieaanbod van ABB o Digitaal ter beschikking stellen van stukken aan de raadsleden Lokale en provinciale verkiezingen o Bundeling van regelgeving o Logische structurering o Afstemming tussen de verschillende verkiezingen o Digitaal ter beschikking stellen van kiezerslijsten o Indeling stemafdelingen o Samenstelling hoofdbureaus o Bundeling van de telbureaus o Processen-verbaal van de kiesverrichtingen o Documentenstroom na de kiesverrichtingen o Verkiezingsformulieren Het actieplan omvat duidelijk een veelheid aan projecten. Doordat het actieplan opgesplitst is in de verschillende deel-entiteiten/afdelingen is het niet consistent op eenzelfde manier opgebouwd. Voor sommige projecten wordt een zeer gedetailleerde beschrijving van de acties meegegeven, terwijl bij andere projecten enkel en alleen een titel wordt meegegeven zonder verdere toelichting over probleemstellen, doelgroep, timing of verwachte resultaten. In hoofdstuk 5 doet de dienst Wetsmatiging zelf een aantal suggesties van andere vereenvoudigingsprojecten die mee in het actieplan kunnen worden opgenomen. 11

3.3 Reductiedoelstelling De reductiedoelstelling is de weergave van alle concrete vereenvoudigingprojecten in verhouding tot het volume aan administratieve lasten van het beleidsdomein. Het totale volume aan administratieve lasten wordt berekend door het volume gemeten administratieve lasten uit de scope van de nulmeting te extrapoleren naar 100%. 3.3.1 Extrapolatie Elke entiteit binnen het beleidsdomein Bestuurszaken heeft zelf de afbakening van zijn nulmeting bepaald. In totaal werden 16 van de 228 regelgevingsdocumenten van het beleidsdomein BZ gemeten (7%). Op decretaal niveau is dit echter 27%. Het beleidsdomein argumenteert dat de gemeten regelgeving die regelgeving is die de meeste administratieve lasten opleggen. De afbakening van de nulmeting gebeurt volgens het pareto-principe, waarbij men die regelgeving selecteert waarbinnen de zwaarste administratieve lasten liggen. De gemeten lasten uit de nulmeting komen dan overeen met 80% van de totale administratieve lasten. Om het volledige bedrag aan administratieve lasten van het beleidsdomein BZ te kennen moeten we de gemeten 80% eerst nog extrapoleren naar 100%. 3.3.2 Reductiedoelstelling Op basis van de concrete projecten van het actieplan in verhouding tot het meetresultaat formuleert het beleidsdomein Bestuurszaken in dit actieplan een reductiedoelstelling van 20%. Deze reductiedoelstelling houdt in dat de administratieve lasten binnen het beleidsdomein Bestuurszaken tegen 2012 met 20% gedaald moeten zijn. Het actieplan draagt op die manier bij tot het realiseren van de reductiedoelstelling in 2012. Het actieplan en de reductiedoelstelling zal jaarlijks worden opgevolgd door de dienst Wetsmatiging via een voortgangsrapport. 4 Voortgangsrapport 2010 Het jaarlijks voortgangsrapport is een tussentijdse stand van zaken van het (rollend) actieplan en de (rollende) reductiedoelstelling. Het voortgangsrapport van het beleidsdomein BZ werd ingediend bij de dienst Wetsmatiging op 31/03/2011. Het voortgangsrapport geeft in een overzicht van projecten uit 2010 de lopende projecten weer. De meeste projecten zijn nog lopende en er kan bijgevolg nog geen impact (kwalitatief en/of kwantitatief) worden weergegeven. In een volgende voortgangsrapportage zal de gerealiseerde impactdaling berekend moeten worden volgens de Standaard Kosten Methodiek. 5 Bijkomende suggesties tot vereenvoudiging De dienst Wetsmatiging formuleert in deze evaluatie ook suggesties voor het actieplan administratieve vereenvoudiging. 12

Deze suggesties worden verzameld vanuit verschillende kanalen zoals de Vlaamse ombudsdienst, de Infolijn en het meldpunt administratieve vereenvoudiging, door afstemming met andere actieplannen zoals het Meerjarenprogramma Slagkrachtige Overheid, het beleidsdomein- en bestuursniveauoverschrijdende actieplan van de dienst Wetsmatiging en door een screening naar regelgeving en processen die gebeurde in kader van de Europese Dienstenrichtlijn. Vanuit deze kanalen werden onderstaande mogelijke acties/projecten gebundeld. Indien hieruit vereenvoudigingsprojecten worden opgezet of indien deze projecten reeds lopende zijn binnen het beleidsdomein moeten deze ook opgenomen worden in het actieplan. E-governementdecreet uitbreiden naar de lokale besturen (Bron: beleidsnota BZ) In het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronisch bestuurlijk gegevensverkeer (e-governmentdecreet) is voor de Vlaamse administraties een verplichting opgenomen om authentieke bronnen te gebruiken en die gegevens niet meer opnieuw op te vragen bij de doelgroep. De lokale besturen mogen dit reeds doen op vrijwillige basis. Het lijkt een terechte ambitie om tegen het einde van deze regeerperiode de provincies eveneens te overtuigen om dit principe toe te passen en te onderzoeken in welke mate ook de steden en gemeenten kunnen overtuigd worden om zich hierbij aan te sluiten. De lokale besturen moeten betrokken partij zijn bij projecten die kunnen leiden tot een aanzienlijke lastenverlaging zoals bv. de digitale bouwaanvraag en het informatieformulier vastgoedinformatie. Interne staatshervorming: uitdagingen De interne staatshervorming en de vele daarin passende initiatieven die ondermeer tot een daling van de administratieve lasten voor de lokale besturen zal leiden is uiteraard opgenomen in het actieplan van het beleidsdomein Bestuurszaken. Meer bepaald onder het luik van het Agentschap Binnenlands Bestuur worden de krijtlijnen van deze maatregelen zoals die ook door de Commissie efficiëntiewinst voor de lokale besturen werden toegelicht. De hieronder opgenomen signalen geven dan ook enkel een paar van de uitdagingen weer waarover in de pers signalen werden gegeven. Mogelijks zijn deze ook al vervat in het actieplan, maar de dienst Wetsmatiging geeft deze berichten hier ter suggestie nog verder mee. Bourgeois gelooft in federaties van gemeenten (De Standaard 7/10/2009) Geert Bourgeois (N-VA), Vlaams minister van Bestuurszaken, heeft misschien een middel tegen de verrommeling van het Vlaamse bestuur: federaties van gemeenten. Bestuurlijke verrommeling is de term voor de 'drukte in het bestuurlijke middenveld', het gebied tussen de 308 Vlaamse gemeenten en de Vlaamse overheid. Behalve de vijf provincies, bevinden zich daar niet minder dan 529 tussenstructuren: intercommunales en samenwerkingsverbanden die de gemeenten zelf hebben opgericht, maar ook allerlei coördinatieorganen die de Vlaamse overheid heeft opgezet: de LOP's of lokale overlegplatforms in het onderwijs, de LOGO's in de gezondheidszorg; de SERR's, RESOC's en POM's in de sociaal-economische sfeer, telkens met een ander werkingsgebied. Federaal België doet daar nog een schep bij met de politiezones die een andere gebiedsindeling hebben dan de brandweerzones (DS 15 juni). De Vlaamse regering belooft een intern-vlaamse staatshervorming - een taakherverdeling tussen gemeenten, provincies, Vlaamse overheid en de tussenstructuren - en ik zal daar snel 13

werk van maken, zei Bourgeois gisteren op een studiedag van SBOV, de Vlaamse denktank over bestuurszaken. Hoogstens twee bestuursniveaus mogen nog bevoegd zijn in een beleidskwestie. Veel comités bevoegd voor bijna niets (Het Laatste Nieuws 29/09/2009) België heeft na Denemarken het hoogste aantal ministeries, commissies, comités en agentschappen die regelgevend en controlerend optreden. Dat blijkt uit een studie van de K.U.Leuven. Er zijn 31 ministeries, 58 federale en regionale agentschappen en 154 commissies. We hebben zelfs een Federaal Borstvoedingscomité. Van heel wat commissies wordt het nut niet betwijfeld, maar het bestaan van andere die ook betaald worden met overheidsgeld, roept vragen op. Zo hebben we een commissie voor onderzoek van Rijnschepen, een Vlaamse raad die zich bezighoudt met wapenschilden en een college van geneesheren voor de moeder en pasgeborene. Typerend is dat ze bevoegd zijn voor bijna niets. Ook gemeenten moeten ritsen, zegt Bourgeois (De Standaard 29/10/2009) De Vlaamse minister van Binnenlands Bestuur, Geert Bourgeois, wil de wetgeving voor de lokale verkiezingen stroomlijnen. Of de lokale verkiezingen van 2012 volledig per computer zullen verlopen, is nog niet zeker. Daarvoor moeten er eerst nieuwe computers worden aangeschaft. De huidige zijn al lange tijd afgeschreven en niet meer geschikt voor verkiezingen. Maar de Vlaamse regering zit krap bij kas en het aankopen van nieuw computermateriaal zal een flinke duit kosten. Bourgeois verzekert dat de Vlaamse overheid de rekening zal betalen, samen met de federale overheid, als ze beslist om het stemmen per computer te veralgemenen. De hangende gemeente (Het Nieuwsblad 1/12/2009) Hoewel veel Vlaamse politici met één been in de lokale politiek staan, laten ze het beleidsniveau dat het dichtst bij de burger staat, niet graag veel speelruimte. Vlaanderen maakt allerlei regels en voorschriften waar de gemeenten zich strikt aan moeten houden. Al die verplichtingen leggen soms een grote last op de lokale besturen, die wat meer autonomie en respect vragen. Daarmee doet Vlaanderen eigenlijk wat ze België verwijt in communautaire discussies. Vlaanderen zegt aan België dat er staatshervorming nodig is om meer bevoegdheden zo dicht mogelijk bij de burger, dus bij Vlaanderen, te organiseren. Maar als het over de gemeenten gaat, gedraagt Vlaanderen zich als de Belgische overheid: zo veel mogelijk centrale controle uitoefenen. Vlaanderen doet dat omdat er veel ongelijkheid bestaat tussen gemeenten en ze via strikte afspraken overal dezelfde effecten wil bereiken. Burgemeesters klagen Vlaamse regelneverij aan (De Morgen 15/12/2009) Al jaren klagen steden en gemeenten over de vele regeltjes die Brussel hen oplegt. Even lang al belooft Brussel met die verzuchting rekening te houden. Wetsmatiging, administratieve vereenvoudiging, deregulering en transparante regelgeving zijn meermaals in het vooruitzicht gesteld, maar te weinig waargemaakt. Nu zou er beterschap op komst zijn: Peeters II stelde in 14

het regeerakkoord van vorige zomer via een interne staatshervorming de verhouding tussen de Vlaamse overheid en de gemeenten te verbeteren. Formulierenbeleid lokale besturen (bron: Samen Vereenvoudigen) In de publicatie van de dienst Wetsmatiging Samen Vereenvoudigen werden meldingen opgenomen betreffende formulieren die jaarlijks op de gemeente moeten worden ingevuld. Is het niet mogelijk om vanaf nu alleen nog wijzigingen te melden? De dienst Wetsmatiging verwijst hiervoor naar het formulierenbeleid dat binnen de Vlaamse overheid wordt aangehouden. Formulieren nemen binnen de administratieve vereenvoudiging immers een bijzondere plaats in. Ze vormen de meest tastbare en zichtbare administratieve lasten waarmee burgers en bedrijven in aanraking komen. De ervaring leert dat door de vereenvoudiging van formulieren snel en goedkoop aanzienlijke besparingen en verbeteringen mogelijk zijn. Een handleiding en een formulierenchecklist zijn te downloaden op de website van de dienst Wetsmatiging en kan eveneens lokale besturen ondersteunen om kwaliteitsvolle formulieren op te stellen. Aan de hand van een evaluatie-instrument worden formulieren getoetst aan een aantal criteria. Aan kwaliteitsvolle formulieren wordt het kwaliteitslabel eenvoudig formulier toegekend. De kwaliteitsverbetering van formulieren wordt opgevolgd via volgende indicator: aantal formulieren met een kwaliteitslabel ten opzichte van het totaal aantal formulieren op de formulierensite. Voor het beleidsdomein BZ gelden onderstaande percentages: BZ Formulieren Kwaliteitslabels Percentage Departement BZ 3 3 100% Agentschap voor Binnenlands Bestuur 6 5 83% De verdere evolutie van bovenstaande indicatoren zal door de dienst Wetsmatiging worden opgevolgd. Wegwijzer voor lokale besturen: gemakkelijke regels voor eenvoudige regelgeving De lokale besturen, en vooral de gemeenten, zijn het bestuursniveau bij uitstek om een effectief beleid rond vereenvoudiging te voeren; een beleid dat, in een klimaat van vertrouwen, een kwaliteitsvolle dienstverlening op mensenmaat vooropstelt. De Vlaamse ministers Geert Bourgeois en Marino Keulen gaven in 2006 aan de dienst Wetsmatiging de opdracht gegeven initiatieven te ontwikkelen om de Vlaamse lokale besturen meer te betrekken bij de vereenvoudiging en ze te laten evolueren tot hét aanspreekpunt van de Vlaamse overheid voor de burgers. Er is een handleiding beschikbaar die gebaseerd is op de ervaringen die de dienst Wetsmatiging heeft opgedaan bij de uitvoering van vier juridisch-technische vereenvoudigingsprojecten. De handleiding bevat een korte beschrijving van deze projecten en geeft praktische tips en concrete voorbeelden die de aanbevelingen illustreren. (http://www.wetsmatiging.be/sites/default/files/download_ct/wegwijzer_voor_lokale_besturen.pdf) 15

Digitale personeelsdossiers Er is een werkgroep digitaal personeelsdossiers actief die nagaat hoe de personeelsdossiers van de verschillende entiteiten op elkaar kunnen afgestemd worden en gemakkelijker digitaal beschikbaar gesteld. Het is de bedoeling dat de gegevensuitwisseling tussen de verschillende MOD s sneller en efficiënter kan verlopen. 6 Compensatieregel administratieve lasten: stand van zaken Bij het behalen van de reductiedoelstelling worden de inspanningen die door de beleidsdomeinen in het kader van de Compensatieregel 3 geleverd zijn sinds 1 januari 2005 mee in rekening gebracht. Deze regel bepaalt immers dat bij iedere wijziging of nieuwe regelgeving de impact (zowel dalingen als stijgingen) aan administratieve lasten gemeten moet worden en meegedeeld aan de Vlaamse Regering. Dit totaalsaldo aan compensatiekrediet kan nu mee in verhouding geplaatst worden tot het volledige volume aan administratieve lasten van het beleidsdomein. Deze verhouding vormt dan een (al gerealiseerd) onderdeel van de reductiedoelstelling. Voor het beleidsdomein BZ bedraagt het totale compensatiekrediet tot en met het tweede kwartaal van 2011 een daling ter waarde van - 3.401.777,10 euro. De grootste lastendaling hierbij werd gerealiseerd door het Archiefdecreet in 2009 waarbij een lastendaling (voornamelijk naar lokale besturen toe) ter waarde van 2.519.787,00 euro werd gerapporteerd. De details van de regelgevingsdossiers (vanaf 2008) vindt u in de bijlage totale CR-cijfers BZ. Onderstaande tabel geeft alvast het totaaloverzicht: Stijging Daling Totaal Gecumuleerd saldo 2005-2007 + 1.184.828,00-2.033.852,00-849.024,00 euro 2008 0,00 0,00 0,00 euro 2009 0,00-2.519.787,00-2.519.787,00 euro 2010 0,00-32.966,10-32.966,10 euro 2011 (kwartaal 1&2) 0,00 0,00 0,00 euro TOTA COMPENSATIEREGEL BZ + 1.184.828,00 euro - 4.586.605,10 euro - 3.401.777,10 euro 3 Nota Vlaamse Regering VR/2004/17.12/DOC.1271: goedkeuring van de implementatie van de compensatieregel 16

Er is voor het beleidsdomein BZ momenteel nog geen voortgang gerapporteerd over gerealiseerde lastendalingen of vereenvoudigingen. De grootste lastendalingen moeten dus nog gerealiseerd/ gerapporteerd worden. Totaal gemeten nulmeting BZ 148.511.185,98 euro (zie opsplitsing - in 2.2) Omzetting volledig volume BZ obv 20/80-verhouding Reeds behaalde -dalingen in het actieplan en VGR Compensatiekrediet BZ Totaal gedaald 185.638.982,47 euro De 20/80-verhouding werd toegepast op de totale uit de nulmeting BZ - euro - 3.401.777,10 euro - 3.401.777,10 euro 7 Managementsamenvatting Hieronder worden de belangrijkste aandachtspunten gebundeld betreffende de nulmeting en het actieplan administratieve lasten van het beleidsdomein Bestuurszaken. Omdat het beleidsdomein Bestuurszaken voornamelijk interne doelgroepen heeft, bevat de scope van de nulmeting zowel projecten gericht naar administratieve lasten (= externe doelgroepen) als naar beheerskosten (= interne doelgroepen). De totale som van administratieve lasten betreft bijgevolg enkel die metingen binnen het luik overheidsopdrachten (met bedrijven en organisaties als externe doelgroepen) en het Agentschap Binnenlands Bestuur (met de lokale besturen als externe doelgroep). In het actieplan werden bijkomende projecten en acties gepland. De scope bevat ook hier zowel administratieve lasten als beheerskosten. Gezien het belang van een efficiënt werkende overheid worden ook acties met de focus op interne doelgroepen toegestaan. Er dient wel een duidelijk onderscheid tussen de verschillende acties en realisaties gemaakt worden. Het actieplan werd opgemaakt per entiteit en is daarom niet consistent opgebouwd. Bij sommige projecten wordt een heel uitvoerige beschrijving van de geplande acties weergegeven, maar bij andere projecten wordt soms enkel een projecttitel opgegeven. In een volgend voortgangsrapport moet voor alle projecten meer in detail geduid worden welke concrete achterliggende acties gepland/gerealiseerd zijn. Bovendien moet de concrete impact opgegeven worden en moet de gerealiseerde lastendaling gemeten worden aan de hand van de standaardkostenmethodiek. Afgeronde projecten zijn projecten waarvan de (gewijzigde) regelgeving gepubliceerd is in het Belgisch Staatsblad (indien het regelgeving betreft) of wanneer het resultaat concreet in werking is voor de doelgroep (bij andersoortige projecten). De dienst Wetsmatiging wil de gerealiseerde lastenverlagingen ook kwalitatief evalueren. Tegen 2012 zal de finale doelgroep bevraagd worden om na te gaan of de gerealiseerde reductie ook daadwerkelijk voelbaar is. Hiertoe zullen de grotere dossiers geëvalueerd worden. 17

De dienst Wetsmatiging screende een aantal bronnen op mogelijke vereenvoudigingsprojecten binnen het beleidsdomein BZ. Het betreft acties die gepland zijn, of reeds uitgevoerd zijn die bijdragen tot vereenvoudiging en een daling van administratieve lasten realiseren binnen het beleidsdomein. Deze worden best mee opgenomen in het actieplan zodat de rapportering van de lastendaling gebundeld kan worden in dit document. E-governmentdecreet uitbreiden naar de lokale besturen Interne staatshervorming: uitdagingen Formulierenbeleid lokale besturen Wegwijzer voor eenvoudige regelgeving voor lokale besturen Digitale personeelsdossiers 18

kwartaal Omschrijving Document BD EUR+ EUR- totaal Erediensten - Voorontwerp van besluit van de Vlaamse Regering tot wijziging van het besluit van de Vlaamse Regering van 13 oktober 2006 houdende het algemeen reglement op de boekhouding van de 20082e kwartaal besturen van de erkende erediensten en van de centrale besturen VR 20082706 DOC.0643 BZ - - - totaal 2008 - - - 20091e kwartaal Ontwerp van BVR tot wijziging van het BVR van 2 maart 2007 tot instelling van een tegemoetkoming in de kosten bij de renovatie van een woning VR 2009 0603 DOC.0203 BZ - - 20092e kwartaal Voorontwerp van decreet betreffende de bestuurlijk-administratieve archiefwerking VR 20090805 DOC.0623BIS BZ 2.519.787,00-2.519.787,00 totaal 2009-2.519.787,00-2.519.787,00 20103e kwartaal Integratiebeleid VR 20102307 DOC.0684BIS BZ - 32.966,10-32.966,10 totaal 2010-32.966,10-32.966,10 dienst Wetsmatiging details Compensatieregel Administratieve Lasten 2008-2011_BZ 1 van 1