BENQUE, BANQUETING BESTELSYSTEEM

BENQUE, BANQUETING BESTELSYSTEEM ONLINE CATERING BESTELLEN BENQUE, online banqueting bestelsysteem 1

BENQUE, EEN INTRODUCTIE BENQUE, DAT WERKT HET IDEE.... 3 HET PROGRAMMA, VOOR U ONTWIKKELD... 3 UW KLANT CENTRAAL... 4 BENQUE, GAAT NOG VERDER UW KLANT KAN KONING ZIJN.... 5 UW VOORDEEL.... 5 BENQUE IN HET WERKVELD LEER HET KENNEN... 6. DE VOORDELEN VAN BENQUE SAMENGEVAT.... 6. BENQUE, IN DETAIL INDEX ALGEMENE INFORMATIE SYSTEEMLOGICA...7 WERKING Unieke URL....8 Aanmelden...8 Bestellen...9 MINIWEBSITE... 10 BESTELSYSTEEM AANMELDEN.... 11 Wachtwoord vergeten procedure.... 11 BESTELLEN... 12 Product informatie.... 12 NAVIGEREN.... 13 Overzicht.................................................. 13 Meerdere levertijden.... 14 BESTELLING PLAATSEN.... 15 Financiële verwerking bestelling.... 16. DISCLAIMER... 19 CONTACT.... 19 BENQUE, online banqueting bestelsysteem 2

HET IDEE Voor het bestellen van banqueting(diensten); - de procedure vereenvoudigen en standaardiseren, - de procedure transparant en duidelijk maken voor de besteller, - het centraal beschikbaar maken van alle (management)informatie, - het verkleinen van de foutmarge, - verbeteren aansluiting naar factureringsproces, door middel van een online applicatie. Dit idee heeft geresulteerd in het online banqueting bestelsysteem BENQUE (lees: benk). BENQUE, DAT WERKT HET PROGRAMMA, VOOR U ONTWIKKELD BENQUE is ontwikkeld als een softwarepakket dat ingezet kan worden door een contractcateraar. Uw organisatie kan deze software aan uw klanten als een extra dienst aanbieden. Om het mogelijk te maken allerlei verschillende cateringcontracten goed te automatiseren is BENQUE zo opgebouwd dat iedere klant van uw organisatie een unieke bestelomgeving krijgt. Het assortiment, de prijsstelling en overige afspraken zijn dan ook per klant instelbaar. BENQUE, online banqueting bestelsysteem 3

UW KLANT CENTRAAL Naast deze klantspecifieke instellingen is BENQUE op één detail extreem flexibel opgebouwd: kostenallocatie. Uw klanten hebben veelal een eigen unieke (interne) kostenstructuur, doorgaans door de eigen boekhoudafdeling ontwikkeld. Deze structuur weerspiegeld meestal de opbouw van het bedrijf van uw klant. Iedere bestelling moet volgens die structuur op een kostenplaats worden geboekt. Hiervoor heeft BENQUE een unieke mogelijkheid; voor iedere klant kan de eigen structuur worden gekoppeld aan het bestelproces. Dit betekent in de praktijk dat op het moment een bestelling wordt afgerond er in de laatste stap een aantal velden beschikbaar zullen zijn die de intern bekende kostenstructuur weerspiegelen. De bestelling wordt daardoor direct op de juiste kostenplaats ingeboekt. Bij afgeschermde systemen is het ontstaan van foutieve kostenplaatsinformatie bijna nihil. Het maakt dan niet meer uit of de kostenstructuur bestaat uit bijvoorbeeld afdelingen, sectoren, divisies, projecten of een combinatie hiervan. BENQUE, DAT WERKT Het doel van deze unieke functie is onder andere om herkenbaarheid, en vaak ook draagvlak, bij uw klant te creëren en te houden. Daarnaast ook een aansluiting te maken naar een bestaand factureringsproces. U kunt door middel van opgegeven periodes exportlijsten uit BENQUE onttrekken waar ook alle informatie van de kostenallocatie per bestelling in aanwezig is. U kunt dus eenvoudig facturen maken die (sub)totalen weer kunnen geven zoals de boekhouding van uw klant verwacht. Er is geen conversie meer nodig en uw factuur wordt sneller geaccepteerd voor betaling. BENQUE, online banqueting bestelsysteem 4

BENQUE, GAAT NOG VERDER UW KLANT KAN KONING ZIJN Naast deze procedurele eigenschappen is BENQUE methodisch ook flexibel opgebouwd. Daardoor zijn er reeds een aantal verschillende bestelmethodes mee gerealiseerd. Dit zijn maatwerk automatiseringen die als het ware over het bestelsysteem heen geplaatst worden. Hiermee blijven alle hoofddoelen, zoals standaardisering en centralisering gegarandeerd terwijl het voor uw organisatie mogelijk wordt om ook op hele specifieke wensen in te gaan. Enkele voorbeelden zijn; - een kiosk touch-screen bestelconsole voor een selecte groep maaltijden - een unieke website met volledig eigen identiteit, erg geschikt voor het digitaal beschikbaar maken van een subconcept (koffiehoek- of gezond eten concept bijvoorbeeld) van uw organisatie - een complete website volledig volgens huisstijl van de locatie met in de website toegangen tot het bestellen van banqueting maar ook een zalenboekmodule, erg geschikt voor bedrijfsverzamelgebouwen met een sterke eigen identiteit - een complete website volgens locatie huisstijl met een stoelreserveringsmodule, erg geschikt voor locaties die naast de contractcatering een restaurant of brasserie hebben waar stoelen gereserveerd moeten worden. UW VOORDELEN De software levert voor uw organisatie direct besparingen op doordat uw procedures gestandaardiseerd worden en de foutmarge aanzienlijk verkleind wordt. Tevens is aangetoond dat online bestellen een toename van de gemiddelde besteding betekent van ongeveer 15%*. Een Return On Investment op de eenmalige licentiekosten is dan ook binnen één tot twee maanden al mogelijk. WINST PER MAAND ROI PERIODE 85.000,00 1 Maand 42.500,00 2 Maanden 29.000,00 3 Maanden BENQUE, online banqueting bestelsysteem 5

LEER HET KENNEN Om u kennis te laten maken met BENQUE komen wij het graag bij u presenteren. Daarnaast is het ook mogelijk om een demonstratie omgeving te krijgen waarin u alle facetten eens uit kunt proberen. Wij richten dit graag voor u in (eventueel met een bestelomgeving die een weerspiegeling van een van uw klanten zou zijn) u kunt dan de praktijksituatie voor uw organisatie eens goed testen. U zult zien dat details als: - meerdere bestellingen tegelijkertijd, - herhalen van de geplaatste bestellingen, - sluitingstijden ondersteuning, - unieke one-off producten, zoals bijvoorbeeld een springkussen of popcornkar, bestellen, - communicatie van al uw mutaties, met betrekking tot een bestelling, naar de besteller, goed verzorgd zijn. BENQUE IN HET WERKVELD DE VOORDELEN VAN BENQUE SAMENGEVAT 1. Standaardisering van uw procedures 2. Centralisering van al uw bestelinformatie 3. Altijd realtime managementinformatie zoals huidige omzet, gemiddelde besteding en gedetailleerde informatie over de afzonderlijke bestellingen beschikbaar 4. Per klant een bestelomgeving met zijn eigen unieke instellingen 5. Kostenstructuur 100% aangesloten op de kostenallocatie van uw klant 6.. Geen bestellingen meer ingeboekt op foutieve kostenplaatsen (voor uw klant ook interessant) 7. Versnelling factuuropmaak en versnelling factuuracceptatie 8. Mogelijkheid tot creëren van unieke bestelwebsites die aansluiten op de infrastructuur van BENQUE 9. Stijging gemiddelde besteding met ongeveer 15% BENQUE, online banqueting bestelsysteem 6

SYSTEEMLOGICA Het bestelsysteem is een website, ontwikkeld voor het bestellen van cateringproducten. Hierbij is extra aandacht besteed aan het inzetten van het systeem voor meerdere klanten van uw organisatie. Om al uw klanten te kunnen laten werken met een bedrijfseigen methodiek is het systeem opgebouwd uit gescheiden opslagkanalen. De bestelvoorwaarden en gewenste instellingen kunnen per klant worden ingesteld. Het systeem kan 100% worden aangepast aan de administratieve procedures van uw klant. In het onderstaande model staat de werking van het systeem schematisch weergegeven. ALGEMENE INFORMATIE BENQUE, online banqueting bestelsysteem 7

Als u een klant wil laten werken met het bestelsysteem wordt door middel van een analyse vastgesteld welk financieel model de klant gebruikt om de kosten te plaatsen. Deze kostenplaatsen zijn vaak gekoppeld aan werkzaamheden door bijvoorbeeld afdelingen, projecten of faculteiten te specificeren. Het vertalen van kostenplaatsen naar praktische werkzaamheden kan worden opgenomen in het financieel model. De gebruikers van uw klant kunnen dan bijvoorbeeld bestellen op de afdeling waar ze werken waarna het systeem, al dan niet visueel, ze koppelt aan de juiste kostenplaatsen zodat de administratieve afdeling later goed kan controleren waarvoor besteld is. Na de analyse wordt de bestelwebsite geopend en wordt het financieel model in de website verankert. In het model kan dit Klant X, Y of Z zijn. WERKING Unieke URL Het openen van de bestelwebsite gaat door middel van het bepalen van de naam, bijvoorbeeld voor Ninebits zou de naam van het bestelsysteem ninebits mogelijk zijn. De naam vormt samen met het websiteadres van het banquetingsysteem een unieke URL, in het voorbeeld zou dit http://www.uwwebsite.nl/ninebits worden. Deze URL geeft toegang tot de miniwebsite. Deze website is optioneel voor uw klanten en heeft als doel uw klant ruimte te geven om bestelspelregels, locaties, restaurants en bijvoorbeeld contactpersonen te communiceren. De klant kan een grote hoeveelheid pagina s publiceren die vanuit twee menu s toegankelijk worden gemaakt. Aanmelden Op een vastgestelde plaats van de miniwebsite is een knop beschikbaar om het bestelsysteem zelf op te starten. Afhankelijk van de wens van uw klant wordt het bestelsysteem afgeschermd door middel van een aanmeldprocedure die gekoppeld is aan gebruikersbeheer in het beheersysteem. De afgeschermde systemen bieden de mogelijkheid om het financiële model te koppelen aan gebruikers. In plaats van bijvoorbeeld alle afdelingen te tonen kan in het beheer een gebruiker aan (meerdere) afdeling(en) gekoppeld worden. Bij het insturen van de bestelling zijn dan alleen de relevante afdelingen te kiezen. BENQUE, online banqueting bestelsysteem 8

Bestellen In het bestelsysteem kan door middel van een toegankelijk, goed overzichtelijke presentatie eenvoudig besteld worden. Het rubriceren van de producten maakt het eenvoudig voor de gebruikers van uw klant om snel bestellingen op te stellen vanuit een groot aantal producten. Om verschillende praktische situaties te vergemakkelijken zitten er mogelijkheden in om bestellingen te in te plannen, te bundelen en te herhalen. Als de bestelling(en) compleet zijn kunnen de gebruikers van uw klant deze insturen. Hier wordt de implementatie van het financiële model opgeroepen waardoor de allocatie van de kosten voor de bestelling goed wordt verwerkt. De facturen die later gemaakt worden geven een gespecificeerd beeld weer dat per kostenplaats uit te splitsen is. WERKING BENQUE, online banqueting bestelsysteem 9

Elke klant die gebruikt maakt van het bestelsysteem, heeft ook de beschikking over een eigen miniwebsite. De miniwebsite kan door de klant gebruikt worden om specifieke informatie te tonen. De miniwebsite is een openbare website en is bereikbaar door achter het algemene webadres van het bestelsysteem de naam van de klant te typen, bijvoorbeeld http://www.uwwebsite.nl/klantnaam. De vormgeving van de miniwebsite is standaard voor elke klant hetzelfde, met de mogelijkheid om een logo van de klant te plaatsen. Dit logo is in te stellen als een hyperlink naar een gespecificeerde website. Natuurlijk is het ook mogelijk om een exclusieve vormgeving per klant in te stellen. Het ontwerp van de vormgeving kan door de klant aangeleverd, of door Ninebits verzorgd worden. MINIWEBSITE De miniwebsite kan met het beheersysteem inhoudelijk door de klant zelf naar eigen inzicht bijgehouden worden. Dit geldt voor de inhoud van de pagina s en de primaire navigatie en tertiaire navigatie. ruimte voor logo Home Restaurants Bedrijfsprofiel Contact Helpdesk Bestelsysteem Uitleg bestelsysteem Banquetting hoe werkt het bestelsysteem Deze week Menukaart week 21 Volgende week Menukaart week 22 Restaurants Cras ut ligula ac lorem aliquam Luis vitae felis. Vivamus dignissim, ipsum ornare tincidunt lobortis, dolor orci egestas nibh, eu congue sapien lacus ac tortor. Integer luctus semper luctus. Quisque ultricies vestibulum augue, id posuere urna fringilla at. Mauris lacinia egestas purus, a faucibus risus adipiscing porta. Donec vel orci at nisi imperdiet hendrerit sodales et orci. Quisque metus felis, lacinia ut mattis id, eleifend eget ipsum. In porta orci ut purus vulputate hendrerit. Pellentesque magna lacus, convallis vitae tincidunt at, sagittis vel sem. Handleiding Aangemeld 4:13 Sed tristique feugiat mollis Vestibulum ante ipsum primis in faucibus orci luctus et ultrices posuere cubilia Curae; Proin adipiscing felis ac purus adipiscing eget imperdiet mauris dapibus. Sed eget elit at lorem suscipit iaculis in gravida magna. Mauris ut eleifend justo. Phasellus eu quam lorem, eget cursus quam. Fusce sollicitudin viverra justo, at dignissim turpis mattis ac. gezonde voeding de basis van prestaties Sed tristique feugiat mollis Vestibulum ante ipsum primis in faucibus orci luctus et ultrices posuere cubilia Curae; Proin adipiscing felis ac purus adipiscing eget imperdiet mauris dapibus. Sed eget elit at lorem suscipit iaculis in gravida magna. Mauris ut eleifend justo. Phasellus eu quam lorem, eget cursus quam. Fusce sollicitudin viverra justo, at dignissim turpis mattis ac. Aenean ultricies augue in nibh aliquet non varius nisl bibendum. Nullam viverra tortor sit amet tortor ornare placerat interdum dolor sodales. Proin nisl dolor, accumsan ut feugiat pharetra, dictum laoreet elit. Fusce non arcu at quam blandit venenatis. Fusce pharetra bibendum urna, vitae elementum erat aliquam eu. Quisque lectus sem, iaculis sit amet posuere sagittis, elementum auctor felis faucibus. 2011 alle rechten voorbehouden - powered by ninebits BENQUE, online banqueting bestelsysteem 10

Om het bestelsysteem te openen moet op de Bestelsysteem -link in het rechter gedeelte van de miniwebsite geklikt worden. Het bestelsysteem opent in een nieuw browservenster. Het bestelsysteem is er in een variant mét en zonder aanmelden, de systemen zijn verder identiek. AANMELDEN Als het een variant met aanmelden betreft, verschijnt eerst een venster met daarin de functionaliteit om aan te melden. In het beheer kunnen de gebruikersaccounts aangemaakt worden. De gebruiker meldt zich aan door zijn gebruikersnaam en wachtwoord in te voeren. Bij een succesvolle aanmelding wordt het bestelsysteem geopend. Bij een onsuccesvolle aanmelding krijgt de gebruiker hiervan een melding en blijft het aanmeldscherm in beeld. BESTELSYSTEEM Wachtwoord vergeten procedure Er is ook een wachtwoord vergeten link, waarmee de gebruiker zijn/haar wachtwoord door het systeem kan laten vernieuwen. Na het invoeren van de gebruikersnaam en het e-mailadres wordt door het systeem gecontroleerd of het een gevalideerde gebruiker is. Is dat het geval dan wordt door het systeem een nieuw wachtwoord aan de gebruiker toegekend en naar het opgegeven e-mailadres gestuurd. BENQUE, online banqueting bestelsysteem 11

BESTELLEN Het bestelsysteem opent met een overzicht van producten die bij de eerste categorie of productgroep horen. De volgorde van de categorieën/productgroepen en de producten is in het beheer in te stellen. Ter verduidelijking wordt de titel van de geselecteerde categorie of productgroep boven het overzicht vermeldt. In het beheer kan een omschrijving bij de categorie/productgroep ingevoerd worden; deze beschrijving wordt onder de titel boven het productoverzicht getoond. Om het overzicht gebruiksvriendelijk te maken, kleurt de regel waar de muis op dat moment op staat. BESTELSYSTEEM Product informatie In het productoverzicht staan het productnummer, de titel een eventuele omschrijving en de prijs van het product. In het beheer kan per product een omschrijving ingevoerd worden, waardoor in het bestelsysteem deze omschrijving getoond kan worden door met de muis op te klikken op. Er verschijnt een uitschuifveld met de beschrijving. BENQUE, online banqueting bestelsysteem 12

NAVIGEREN De navigatie in het bestelsysteem is eenvoudig en daardoor intuïtief. De linkerkolom is opgebouwd uit een aantal delen die verschijnen naar gelang het systeem de functionaliteit biedt. Dit betekent dat er nooit knoppen getoond zullen worden die geen relevantie hebben met het getoonde scherm. BESTELSYSTEEM Overzicht Via Bestellingen -> Overzicht kunt u een overzicht van de bestelling(en) bekijken. Via dit scherm kan de gebruiker ook schakelen tussen meerdere bestellingen. Een actuele bestelling verwijderen kan ook vanuit dit overzicht. Vanuit de hoofdnavigatie kunnen ook altijd alle actuele bestellingen in één keer worden verwijderd via Bestellingen -> Verwijderen. BENQUE, online banqueting bestelsysteem 13

Meerdere levertijden Het is mogelijk om meerdere bestellingen in één keer te maken voor hetzelfde kostenplaatsnummer, dezelfde bestellergegevens en datum maar met verschillende locaties en tijden. Via Bestellingen -> Nieuw kan een nieuwe bestelling aangemaakt worden terwijl een andere nog open staat. Via een apart scherm kunnen de afwijkende details worden ingevoerd. Na het invoeren van de details wordt de nieuwe bestelling als actieve bestelling geladen en wordt het productenscherm weergegeven en kan de nieuwe bestelling opgesteld worden. BESTELSYSTEEM De actieve bestelling wordt bij meerdere bestellingen weergegeven achter de categorienaam, boven het overzicht met producten. BENQUE, online banqueting bestelsysteem 14

BESTELLING PLAATSEN Als een bestelling compleet is dient deze op de kassapagina bevestigd te worden. Het bevestigen gaat via de virtuele kassa, die is opgebouwd volgens specificatie van uw klant. Het systeem heeft een grote collectie aan basisvelden die beschikbaar zijn en al dan niet in de kassa gebruikt en verplicht gemaakt kunnen worden. Buiten deze collectie is er de mogelijkheid speciale velden per klant in de kassa op te nemen. Deze hoge graad aan maatwerkmogelijkheden van de kassa geeft u de mogelijkheid uw klant optimaal te bedienen in hun organisatiestructuur. BESTELSYSTEEM BENQUE, online banqueting bestelsysteem 15

Financiële verwerking bestelling Elke organisatie heeft zijn eigen manier waarop kosten voor bestellingen financieel verwerkt worden. Voor de ene organisatie volstaat een ingevuld kostenplaatsnummer voor een bestelling, terwijl de andere graag wil dat een gebruiker een kostenplaats kiest uit een lijst met kostenplaatsen die vooraf bepaald kan worden. Op basis van onze ervaring hebben we drie varianten ontwikkeld voor de financiële verwerking. De varianten verschillen in de gegevens die de gebruiker in dient te vullen en of die ingevuld moeten worden of uit een lijst gekozen. De gebruikte terminologie kan eenvoudig worden aangepast naar uw wensen, zowel in het bestelsysteem als het beheersysteem. Als uw liever werkt met een leveranciernummer in plaats van een kostenplaats kan dat. Daarnaast kunnen wij het bestelsysteem inrichten zodat u kunt werken met bijvoorbeeld afdelingen of projecten als alternatief voor kostenplaatscategorieën. BESTELSYSTEEM Variant 1: Zelf kostenplaatsen invoeren Er worden twee invoervelden getoond in het kassascherm waarin de kostenplaatsnaam en het kostenplaatsnummer ingevoerd kunnen worden. De titels van deze velden kunnen naar wens worden aangepast. De in deze velden ingevulde gegevens worden meegestuurd met de bestelling voor de financiële verwerking van de bestelling. BENQUE, online banqueting bestelsysteem 16

Variant 2: Kostenplaatsen kiezen uit een lijst Er wordt een keuzelijst getoond waar de besteller een kostenplaats uit kiest. Welke kostenplaatsen worden getoond wordt in het beheersysteem bepaald. Dat kan op drie manieren: - De eerste is door per gebruiker de nummers van kostenplaatsen in te voeren. - De tweede is dat in het beheersysteem een lijst wordt gemaakt van alle beschikbare kostenplaatsen. Per gebruiker kan vervolgens worden aangegeven op welke van deze kostenplaatsen deze mag boeken. - De derde methode is in het beheersysteem afdelingen aanmaken, per afdeling kostenplaatsen invoeren en elke gebruiker van het bestelsysteem koppelen aan een afdeling en daarmee aan de kostenplaatsen die bij die afdeling horen. BESTELSYSTEEM Voor de gebruiker van het bestelsysteem maakt de keuze voor de variant niet uit, in alle gevallen wordt een keuzelijst met kostenplaatsen getoond. Variant 3: Kostenplaatsen kiezen met uitgebreide selectiemogelijkheden Er verschijnen twee keuzelijsten, in de bovenste kiest de besteller een categorie. Hiervoor kan bijvoorbeeld ook de term kostenplaatsgroep, afdeling of bijvoorbeeld project worden gebruikt. Op basis van de keuze in de eerste lijst kan in de tweede lijst een kostenplaats worden gekozen. In het beheersysteem kunnen de getoonde categorieën worden bepaald en tevens welke categorieën per gebruiker getoond zullen worden. Aan elke categorie kunnen kostenplaatsen worden gekoppeld. BENQUE, online banqueting bestelsysteem 17

Extra veld Optioneel kan bij variant 2 of 3 ook een vrij te bepalen invoerveld worden toegevoegd om de gebruiker extra informatie in te laten vullen, bijvoorbeeld een personeelspasnummer, locatienummer. Herhalen Om het invoeren van de bestellingen in groepsverband of voor terugkerende evenementen eenvoudig te maken is het mogelijk de bestelling te herhalen. BESTELSYSTEEM Sluiten Nadat de bestelling is voorzien van de algemene informatie, de kostenplaatsdetails en een eventuele herhaling kan deze in het systeem worden opgeslagen. Als alle gegevens zijn goedgekeurd wordt de bestelling opgeslagen en krijgt de gebruiker een rapportage. Deze rapportage geeft in het kort per bestelling de status weer. Als alles goed is gegaan wordt een persoonlijk e-mail bericht verstuurd per bestelling met alle details. BENQUE, online banqueting bestelsysteem 18

DISCLAIMER Deze brochure is met grote zorg samengesteld, desondanks kunnen er onregelmatigheden in voorkomen. Er kunnen geen rechten aan deze brochure worden ontleend. * Gebaseerd op het algemene bestelgedrag online in een webshop omgeving ten opzichte van bestellen via vooraf gedefinieerde formulieren of e-mailcommunicatie. CONTACT Web: http://www.benque.nl E-mail: info@benque.nl Adres: Weegschaalstraat 3, 56.32CW Eindhoven BENQUE is ontwikkeld door Ninebits, een bedrijf gespecialiseerd in maatwerk toepassingen op het internet, met een jarenlange ervaring in de catering- en groothandelsbranche. BENQUE, online banqueting bestelsysteem 19