Nationale en regionale wedstrijden REINING V.L.P. LASTENBOEK Editie 14.02.2014 Wie kan een wedstrijd inrichten? Enkel clubs die aangesloten zijn (dus in orde met de formaliteiten en de betaling van lidgeld) bij de VLP of LEWB, en die geen openstaande rekeningen meer hebben bij de KBRSF, VLP en LEWB, mogen een wedstrijd inrichten. De reglementen van FEI, KBRSF en VLP zijn van toepassing op de wedstrijd. Bij de organisatie van een officiële reiningwedstrijd zal de inrichtende club met betrekking tot de activiteiten verbonden aan het wedstrijdsecretariaat (zowel bij de werkzaamheden, voor, tijdens als na de wedstrijd) de nodige garanties inbouwen ten einde een degelijke en correcte afwikkeling van het secretariaat te verzekeren. Indien de club inzake het organiseren van een reiningwedstrijd geen ervaring heeft kunnen ze informatie aanvragen aan het VLP-secretariaat. Dit dient minstens drie maanden voor de wedstrijd aan het VLP-secretariaat te worden gemeld. De club dient in orde te zijn met de reglementen betreffende de organisatie van een wedstrijd met dieren (reining). Daarin zijn o.a. de schriftelijke toelating voorzien van het gemeentebestuur en eventuele milieu-verplichtingen. Ook de naam van de behandelende dierenarts is doorgegeven aan het gemeentebestuur. Op aanvraag van een officiële instantie moeten deze documenten kunnen voorgelegd worden. De reiningcommissie houdt zich het recht om, elk jaar na evaluatie van het voorbije seizoen, de organiserende clubs in te lichten van de sterke en zwakke punten van de club. Hierbij zullen ze ook melden wat de betrokken club moet aanpassen indien ze het jaar daarop nog wensen te organiseren. Dit zal gebeuren voor de datum van de kalendervergadering die betrekking heeft op de wedstrijden van het daaropvolgend jaar. Waar moet een wedstrijdaccommodatie aan voldoen? 1. Een veilige toegang tot het wedstrijdterrein, voor deelnemers en publiek, moet verzekerd worden: dit betekent dat er een duidelijke bewegwijzering is en een aangepaste in- en uitrit voor vrachtwagens, trailers en publiek, en dat ten allen tijde dient vermeden te worden dat deze moeten parkeren langs de openbare weg. Er mogen geen personenwagens tussen vrachtwagens geparkeerd worden. Bij slecht weer en/of drassige ondergrond, voorziet de inrichtende club een tractor ten einde vastzittende vrachtwagens te ontzetten. 2. De plaats van het wedstrijdgebeuren dient te beschikken over een piste en paddock van voldoende grootte, onderstaande tabel, met daarin een vlakke bodem, zonder stenen, geschikt om reining te rijden, met rondom een volledige en veilige afsluiting. Deze moeten gedurende de gehele wedstrijd in goede staat gehouden worden. Er moet met andere woorden afvoer van water voorzien zijn tijdens hevige regenval en er moet gezorgd worden voor bewatering bij een stoffige bodem. Slepen van piste en paddock tijdens de wedstrijd is vereist. Afmetingen terreinen: OUTDOOR INDOOR Wedstrijdterrein Korte zijde minimaal 20 m 20 m Lange zijde minimaal 40 m 40 m Paddock / inrijpiste Korte zijde minimaal 20 m 20 m Lange zijde minimaal 40 m 40 m 3. Er moet een degelijke geluidsinstallatie voorzien worden op elke piste, om de proeven te kunnen aan- en afkondigen en deze te gebruiken tijdens de prijsuitreikingen. Een aangename muzikale omkadering is wenselijk. 4. De inrichtende club dient te zorgen voor degelijke zitjes voor de jury en de schrijver. Wanneer het een outdoor wedstrijd betreft moet er een parasol en/of regenafdakje voorzien worden. Pagina 1 van 6
5. Materiaal in de wedstrijdpiste: 6 kegels om de afbakening van de pattern aan te geven. Indien dit minimum een maand voor de wedstrijd doorgegeven wordt, kan VLP kegels aan de organisator ter beschikking stellen voor de duur van de wedstrijd. 6. VLP voorziet een pool voor het wedstrijdsecretariaat. Deze zal op de wedstrijd de taken van het wedstrijdsecretariaat op zich nemen. Een PC en een printer worden ook vanuit VLP voorzien voor de goede werking van het wedstrijdsecretariaat. Voor het onderbrengen van het wedstrijdsecretariaat voorziet de inrichter een afgesloten ruimte of een plaats met tafels en stoelen. Indien mogelijk, wordt er een degelijk fotokopieerapparaat ter beschikking gesteld van het secretariaat. Tevens moet elektriciteit worden voorzien voor aansluiting van computer en printer. Volgende taken behoren tot het wedstrijdsecretariaat: 1.1. Materiaal van het wedstrijdsecretariaat ophalen op het VLP-secretariaat 1.2. Startnummers toekennen 1.3. Inleg innen, indien niet op voorhand betaald werd 1.4. Opmaken van de startlijsten 1.5. Opmaken van de resultatenlijsten (voor website en voor CSV-lijsten) 1.6. Invullen en laten invullen van de evaluatiedocumenten. 1.7. De kas ter plaatse met geïnde inleg terugbezorgen aan het VLP-secretariaat. 1.8. Innen van kosten voor gekochte startnummerhouders Bij eventuele betwisting hieromtrent zal de reiningcommissie soeverein oordelen. 7. Indien gewenst heeft de organisator de mogelijkheid om specifieke sponsoring te voorzien voor zijn wedstrijd. 8. De sanitaire voorzieningen voor publiek en ruiters moeten degelijk zijn en de ganse dag worden onderhouden. 9. Als hulp aan de ingang van de piste zal de inrichter zorgen voor minstens 1 bekwame persoon (min 16 jaar oud) als doorman aan de in-/uitgang van de wedstrijdpiste. 10. Een wedstrijddierenarts zal steeds aanwezig zijn op alle wedstrijden (zie K.B. van 23/9/1998 en art 138 van Algemeen Reglement KBRSF en art. 12 tot 15 van Diergeneeskundig Reglement 15), dit voor controle van vaccinaties en identificatie van de paarden. Deze wordt aangeduid door de organisator. Als behandelende dierenarts dient hij ter plaatse vergoed te worden door de verantwoordelijke persoon van het behandelde paard. 11. Het is verboden voor een organisator van een VLP-reiningwedstrijd om een andere reiningwedstrijd te organiseren op een dag wanneer er door een andere organisator een CRN/ CRV wordt georganiseerd. 12. De organisator dient medewerkers en officials als gast te ontvangen. Koffie en frisdranken worden voorzien, evenals een middagmaal. 13. Programma van een CRN-wedstrijd: (kan ook gedeeltelijk toegepast worden) Wedstrijd Licentie (ruiter) Opmerking CRN 1 R02/R04 kwalificatiewedstrijd voor internationale selecties CRN 2 R02/R04 open aan alle ruiters CRN 3 R02 voorbehouden aan niet professionele ruiters CRN 4 R02 Voorbehouden aan ruiters die geen beginnende ruiter zijn Inschrijfgeld - online (proef) Inschrijfgeld offline (proef) Geldige immatriculatie (paard) Pattern 25 30 Ja 25 30 Ja 25 30 Ja 25 30 Immatriculatie Pagina 2 van 6
CRN 5 CRN 6 CRN 7 R02 R02 R02/R04 voorbehouden aan beginnende ruiters die nooit een CRN1/2/3/6 gereden hebben voorbehouden aan ruiters t/m 21 jaar in lopend jaar open aan alle ruiters met paarden jonger dan 6 jaar CRV1 01 Instapproef voor ruiters die nog nooit aan een officiële wedstrijd hebben deelgenomen en nog nooit 62 of meer hebben behaald. 25 30 Immatriculatienummer 25 30 Immatriculatienummer 25 30 Immatriculatienummer 25 30 Immatriculatienummer Geen 14. Het totaalbeeld van de wedstrijd moet een verzorgde indruk geven. Double Fun Circuit Alle VLP organisatoren van CRN s/crv s nemen automatisch deel aan het Double Fun Circuit. Vanaf 2014 moeten organisatoren hier geen extra bijdrage meer voor betalen. Het Double Fun Circuit is een regelmatigheidscriterium waaraan LEWB en VLP-ruiters kunnen deelnemen, conform de reglementen. Vanuit de commissie worden voor elke CRN/CRV aandenkens voorzien: een slider voor CRN 1/2, 3 en 4 kleine trofee voor CRN 5, 6, 7 een flo voor CRV 1. Iedere organisator van een CRN/CRV heeft recht op een advertentie van het reiningboekje 2014. Deze advertentie wordt digitaal aangeleverd aan het VLP-secretariaat via aline@vlp.be vóór de afgesproken datum. Advertenties die te laat worden doorgestuurd, kunnen niet meer opgenomen worden in het boekje. Rechten en plichten van de inrichtende club 15. De organisator/ inrichtende club dient te zorgen voor: 15.1. Een jury* 15.2. Een steward* 15.3. een schrijver (scribe) per jury 15.4. een speaker 15.5. een doorman 15.6. een verantwoordelijke persoon voor de prijsuitreiking 15.7. een hoefsmid die kan zorgen voor een snelle interventie 15.8. een geneesheer die bereikbaar is 15.9. een afgesloten plaats voor de hulpverleners om de gekwetste voorlopig in onder te brengen, medische dienst en draagberrie. *Indien de organisator een voorkeur heeft om een bepaalde jury/ steward uit te nodigen, moet deze minimum 2 maanden op voorhand voorgelegd worden aan de VLP-reiningcommissie via een schriftelijke communicatie aan VLP tav. Aline Kennof. (aline@vlp.be). Indien de organisator geen voorkeur heeft doorgegeven, zal de VLP-reiningcommissie een jurylid van hun keuze aanschrijven. 16. De telefoonnummers van hoefsmid, veearts en geneesheer moeten voor aanvang van de wedstrijd aan de juryvoorzitter en het wedstrijdsecretariaat worden meegedeeld. Het is aangewezen een volledig organisatieorganigram met GSM-nummers ter beschikking te stellen van alle verantwoordelijken op een wedstrijd. 17. De inrichtende club voorziet een stalplaats die kan aangewend worden in geval van dopingcontrole om de correcte procedure te kunnen toepassen. 18. Het secretariaat zorgt ervoor dat elke rubriek van het Evaluatiedocument Reiningwedstrijd ingevuld wordt door de desbetreffende personen. Elke pagina van dit document moet samen in 1 enveloppe aan de desbetreffende persoon overhandigd worden. Na het invullen van deze pagina, steekt de persoon deze pagina in de enveloppe en kleeft deze dicht. Het wedstrijdsecretariaat verzamelt de enveloppen met de ingevulde documenten en bezorgt Pagina 3 van 6
deze aan VLP in de week die volgt op de wedstrijd. 19. Het voorprogramma wordt opgesteld door de VLP-reiningcommissie en wordt circa 2 maand voor aanvang van de wedstrijd doorgestuurd naar de organisator ter goedkeuring. De organisator kan naar wens bepaalde bijzondere zaken zoals sponsoring, speciale prijzen laten opnemen op het voorprogramma. Het voorprogramma moet minstens 2 maand voor de wedstrijd door de organisator doorgestuurd worden naar VLP, ter goedkeuring en publicatie op de VLP-website. Dit voorprogramma dient steeds het volgende te bevatten: (zie sjabloon in bijlage) 19.1. De datum van de wedstrijd 19.2. Sluitingsdatum van de online inschrijvingen 19.3. De gegevens van de inrichtende club. 19.4. Het adres waar de wedstrijd doorgaat en eventueel de wegbeschrijving. 19.5. De contactpersoon met contactgegevens. 19.6. De gegevens over de afmeting van de piste en paddock (inrijpiste). 19.7. De juryleden, de steward, secretariaat, de dierenarts. 19.8. De nummering en het soort proeven met de te rijden pattern. 19.9. De vermelding van eventuele speciale prijzen (bv Double Fun Circuit) 20. De organisator moet aan VLP een publicatie - organisatierecht betalen van 60 per wedstrijddag. 21. De organisator is zelf verantwoordelijk voor de billijke vergoeding ten opzichte van Sabam. Deze kost wordt niet door VLP gedragen. 22. De startlijst wordt ter plaatse opgemaakt op het wedstrijdsecretariaat. Hierbij moet er zoveel mogelijk rekening mee gehouden worden dat ruiters met 3 paarden in 1 proef de kans krijgen om deze op een degelijke manier te kunnen voorstellen. 23. Indien u als organisator materiaal van VLP wenst te gebruiken, gelieve contact op te nemen met het VLPsecretariaat tav. Aline. Mogelijkheden: - 6 kegels - 4 walkie talkies 24. Vergoedingen De organisator staat in voor de vergoeding van onderstaande personen: 24.1. Het jurylid 24.2. De steward 24.3. De schrijver 25. Parameters De organiserende club krijgt steun van de liga. Het bedrag van de steun wordt berekend op basis van een aantal parameters: 10 per gestarte combinatie 50 steward/dag 50 scribe/dag 200 judge/dag 26. Indien het voor de wedstrijd noodzakelijk is om meer officials dan voorgeschreven in te schakelen dan dient dit aangevraagd te worden aan de VLP-reiningcommissie (ten laatste 5 werkdagen voor aanvang van de wedstrijd). De VLP-reiningcommissie zal beslissen of dit noodzakelijk is. 27. De personen van het wedstrijdsecretariaat zijn ten laste van de VLP. 28. De prijzengelden worden door VLP gestort een vaste prijzentabel aan de desbetreffende ruiters, na de wedstrijd, nadat de VLP de CSV-lijst ontvangen heeft. Indien er gastruiters prijzengeld winnen, dan moeten deze Pagina 4 van 6
ter plaatse uitbetaald worden. 29. Alle inschrijvingen verlopen via het VLP-secretariaat voor de sluitingsdag. Het is ook mogelijk om op de wedstrijddag zelf, ter plaatse in te schrijven. Indien ruiters ter plaatse inschrijven, ontvangt het wedstrijdsecretariaat het inschrijvingsbedrag en verrekent dit na de wedstrijd met het VLP-secretariaat. Ter plaatse inschrijven kan enkel wanneer licentie van de ruiter en immatriculatie van het paard in orde zijn. 30. VLP zorgt voor een set startnummer (nr 11-90). Bij aanmelding op het secretariaat krijgen ruiters hun startnummer mee. De ruiter is zelf verantwoordelijk voor het bij zich hebben van een houder van zijn startnummer. Indien hij dit niet bij heeft, kan hij er een aanschaffen op het wedstrijdsecretariaat. De ontvangsten hiervan zijn voor de VLP-reiningcommissie. Ten laatste aan het begin van de volgende CRN geeft de ruiter zijn startnummer terug af op het secretariaat. Indien dit niet gebeurd, betaald de ruiter een bedrag van 5. Het secretariaat ontvangt het bedrag en stort het door naar VLP, na afloop van de wedstrijd. 31. Een buitenlandse ruiter mag ter plaatse inschrijven (zonder LEWB/VLP-licentie). Deze buitenlandse ruiter moet de toestemming krijgen van zijn eigen nationale organisatie. Hierop geeft hij zijn buitenlands attest met de mededeling dat deze voor de desbetreffende wedstrijd of een bepaalde periode in België mag starten. (= schriftelijke toestemming) af op het wedstrijdsecretariaat. Een buitenlandse ruiter moet per wedstrijd 50 gastlicentie betalen + offline inleg voor de proef. Het innen van de inschrijvingsgelden van een buitenlandse ruiter is op de wedstrijd zelf de taak van het wedstrijdsecretariaat. De som van de gastlicentie en de inleg worden via de persoon van het wedstrijdsecretariaat aan VLP bezorgd. De organisator ontvangt voor deze ruiter(s) wel steun vanuit VLP de vooropgestelde parameters. 32. Indien er vragen/opmerkingen zijn, dan kan het VLP-secretariaat gecontacteerd worden op 09/245 70 11. In extreem dringende gevallen kan Aline Kennof buiten de kantooruren bereikt worden op 0472/76 87 48. Dit is enkel voor uitzonderlijke gevallen (vb in weekend moet een CRN afgelast worden en dit moet onmiddellijk op de VLP-site gezet worden, zware problemen op een CRN) BIJLAGE 1: evaluatiedocument nationale reiningwedstrijd BIJLAGE 2: sjabloon voorprogramma Pagina 5 van 6
De organiserende club verklaart zich door ondertekening akkoord met de algemene inrichtingsvoorwaarden zoals die zijn opgenomen in het lastenboek. Op iedere bladzijde geparafeerd en op deze bladzijde getekend opsturen naar VLP vzw, Klossestraat 64, 9052 Zwijnaarde. Wedstrijd te... Organiserende club... Datum 1.......(1 / 2 / 3 / 4 dagen) 2...(1 / 2 / 3 / 4 dagen) gelieve datum in te vullen en schrappen wat niet past Voor de organiserende club (naam, functie, handtekening en datum) Vlaamse Liga Paardensport (naam, functie, handtekening en datum) Pagina 6 van 6