Griffie aanwezig André Denys, gouverneur-voorzitter Alexander Vercamer, Marc De Buck, Peter Hertog, Jozef Dauwe, Carina Van Cauter, Eddy Couckuyt, leden Albert De Smet, provinciegriffier registratienr. 0615958 Besluit van de Deputatie kenmerk betreft verslaggever De Deputatie, DGR//bd/reglinworde/nbdontwerpaanpprovdecr DEPUTATIE - HUISHOUDELIJK REGLEMENT Ontwerp aangepast aan het provinciedecreet van 9 december 2005 de heer Alexander Vercamer Gelet op het provinciedecreet van 9 december 2005, inzonderheid de artikelen 55 en 178; Gelet op het reglement van orde en inwendige dienst van de Bestendige Deputatie van 12 augustus 1999 zoals goedgekeurd bij provincieraadsbesluit van 8 september 1999; Overwegende dat ten gevolge van de wijzigingen in het provinciedecreet een aantal aanpassingen van dit reglement zich opdringen; Gehoord het verslag van gedeputeerde Alexander Vercamer; besluit : Artikel 1 Het reglement van orde en inwendige dienst van de Bestendige Deputatie van 12 augustus 1999 wordt integraal vervangen door wat volgt: Artikel 1 "Huishoudelijk reglement deputatie De deputatie zetelt in het provinciehuis en vergadert in principe wekelijks op donderdag vanaf 9h30, tenzij door haar anders bepaald, en zo dikwijls als de behandeling van de zaken dat vereist. De voorzitter kan in spoedeisende gevallen buitengewone vergaderingen bijeenroepen, op de dag en het uur die hij bepaalt.
p. 2/8 Artikel 2 De leden van de deputatie mogen niet nalaten de gewone en buitengewone vergaderingen bij te wonen, tenzij wegens door de deputatie erkende gegronde verhinderingen of door haar toegestaan verlof. Het lid dat wegens ziekte of verhindering de vergadering niet kan bijwonen zal de voorzitter en de provinciegriffier vooraf inlichten. De gedeputeerde die om medische redenen, om studieredenen of wegens verblijf in het buitenland vervangen wil worden gedurende een minimale termijn van twaalf weken richt daartoe een schriftelijk verzoek aan de voorzitter van de provincieraad. Bij het verzoek wordt een geneeskundig getuigschrift van maximaal vijftien dagen oud gevoegd, dat tevens de minimale termijn van afwezigheid om medische redenen aangeeft. Als de gedeputeerde die om medische redenen afwezig blijft, niet in staat is om dat verzoek tot de voorzitter te richten, wordt hij van rechtswege als verhinderd beschouwd vanaf de derde opeenvolgende vergadering waarop hij afwezig is en zolang hij afwezig blijft. Bij het verzoek tot verhindering om studieredenen of verblijf in het buitenland wordt een attest gevoegd van de onderwijsinstelling of opdrachtgever. De gedeputeerde die ouderschapsverlof wil nemen wegens de geboorte of de adoptie van een kind richt daartoe een schriftelijk verzoek aan de voorzitter van de provincieraad. Hij wordt vervangen, ten vroegste vanaf de zevende week voor de vermoedelijke datum van de geboorte of van de adoptie, tot het einde van de achtste week na de adoptie of geboorte. Op schriftelijk verzoek wordt de onderbreking van de uitoefening van het mandaat na de achtste week verlengd met een duur die gelijk is aan die gedurende welke de gedeputeerde het mandaat heeft uitgeoefend tijdens de periode van zeven weken die aan de dag van de geboorte of de adoptie voorafgaan. De provincieraad neemt telkens akte van de verhinderingen van de gedeputeerden zoals omschreven in de 2 vorige leden. Artikel 3 Alvorens in vergadering te gaan, tekenen de leden evenals de voorzitter en de provinciegriffier het aanwezigheidsregister. Bij gebreke aan andersluidende regeling nemen de leden van de deputatie plaats in volgorde van verkiezing zodanig dat het eerstverkozen lid rechts gezeten is van de voorzitter. De provinciegriffier neemt links van de voorzitter plaats. Artikel 4 De deputatie wordt voorgezeten door de provinciegouverneur. Als de provinciegouverneur de deputatie niet kan voorzitten, wijst de deputatie een van haar leden aan om het voorzitterschap waar te nemen.
p. 3/8 De provinciegouverneur is niet stemgerechtigd, behalve op grond van artikel 104, eerste lid van de provinciewet, wanneer de deputatie een rechtsprekende taak uitoefent. Artikel 5 De voorzitter opent en sluit de vergadering. Hij leidt de besprekingen en verleent het woord aan het lid dat erom vraagt. Aan hem behoort de politie van de vergadering. Artikel 6 De provinciegriffier organiseert de behandeling van de briefwisseling. Er wordt daartoe een register van alle ingaande en uitgaande briefwisseling aangelegd. Artikel 7 Met het oog op de voorbereiding van haar beraadslagingen en besluiten en de verslaggeving verdeelt de deputatie onder haar verkozen leden de aangelegenheden die tot haar bevoegdheid behoren. Zij stelt de raad in kennis van die verdeling. In zitting van 1 december 2006 wordt deze verdeling vastgesteld als volgt: 1 e gedeputeerde Alexander Vercamer: - Woordvoerder - Financieel beheer - Communicatie - IT-beleid Drukkerij - Juridische aangelegenheden Griffie Interbestuurlijk Beleid - Onthaal en logistiek - Landbouw en plattelandsbeleid - Restbevoegdheden 2 e gedeputeerde Marc De Buck: - Buitenlandse betrekkingen - Europese projecten - Economie - Ruimtelijke Ordening - Stedelijk beleid - Toezicht gemeente - OCMW 3 e gedeputeerde Peter Hertog: - Patrimonium - Wegen en mobiliteit - Waterbeheer - Energie - Onderwijs - Recreatiedomeinen - Toezicht polders
p. 4/8 4 e gedeputeerde Jozef Dauwe: - Middenstand, KMO-EROV - Cultuur - Kunsten en cultuurpatrimonium - Archiefbeleid - Erediensten en vrijzinnigencentra - Leefmilieu en natuureducatie 5 e gedeputeerde Carina Van Cauter: - Personeel - IKZ - Sport - Stedenbouw - Centrum Ronde van Vlaanderen 6 e gedeputeerde Eddy Couckuyt: - Ontwikkelingssamenwerking - Toerisme - Welzijn Jeugd Gezondheid - Wonen De gedeputeerden zullen overeenkomstig deze bevoegdheidsverdeling de volgende titulatuur dragen: Gedeputeerde Alexander Vercamer Woordvoerder & Communicatie Financiën Interbestuurlijk Beleid Landbouw & Platteland Gedeputeerde Marc De Buck Economie Ruimtelijke Ordening Externe Betrekkingen Gedeputeerde Peter Hertog Wegen - Mobiliteit Water Onderwijs - Recreatiedomeinen Gedeputeerde Jozef Dauwe Cultuur Leefmilieu Middenstand, KMO & EROV Gedeputeerde Carina Van Cauter Personeel Sport & Centrum Ronde van Vlaanderen Stedenbouw Gedeputeerde Eddy Couckuyt Welzijn & Jeugd Toerisme - Ontwikkelingssamenwerking Infrastructuur en personeel worden per beleidsdomein geïmputeerd. Artikel 8 De deputatie bereidt de beraadslagingen en de besluiten van de provincieraad voor. Zij voert haar eigen beslissingen en die van de raad uit. Ze kan een van de gedeputeerden daamee belasten. Ze kan eveneens één of meer gedeputeerden belasten met een opdracht en het onderzoek van een zaak.
p. 5/8 Ze beslist over alle zaken die tot het dagelijks bestuur van de provincie behoren. De deputatie kan, overeenkomstig artikel 58 van het Provinciedecreet, de uitoefening van bepaalde bevoegdheden toevertrouwen aan de provinciegriffier. Artikel 9 Bij de aanvang van de vergadering bepaalt de Deputatie de agenda. De provinciegriffier bereidt een ontwerp van agenda voor en bezorgt dit samen met de stukken, na registratie, uiterlijk om 16h van de 3 de dag voorafgaand aan de dag van de vergadering aan de provinciegouverneur en de leden van de deputatie. Voor de spoedeisende gevallen wordt dit ontwerp aangevuld; de aanvullende agenda wordt, na registratie, om 15h van de dag voorafgaand aan de dag van de vergadering aan de gouverneur en de leden van de deputatie bezorgd. Na afwerking van de agenda heeft ieder lid nog het recht om voorstellen te doen. De deputatie beslist of daarover staande de zitting wordt beraadslaagd ofwel een voorafgaand onderzoek noodzakelijk wordt geacht. Alsdan wordt de agenda vervolledigd en geregistreerd. Artikel 10 Voor elk dossier is er een verslaggever overeenkomstig de bevoegdheidsverdeling bepaald in artikel 7. Artikel 11 De deputatie kan enkel beraadslagen en beslissen als de meerderheid van de leden aanwezig is. De gedeputeerde die om andere redenen dan in artikel 4, 3 e en 4 e lid van het reglement tijdelijk afwezig is, kan worden vervangen door het provincieraadslid met de meeste anciënniteit van dezelfde lijst. Bij gelijke anciënniteit, geniet het provincieraadslid dat bij de laatste volledige vernieuwing van de provincieraad het hoogste percentage van naamstemmen in verhouding tot het totale aantal geldig uitgebrachte stemmen in de kiesomschrijving heeft behaald, de voorkeur. Als het provincieraadslid met de meeste anciënniteit de gedeputeerde in die gevallen niet kan vervangen, wordt het mandaat van gedeputeerde waargenomen door een ander provincieraadslid in volgorde van hun anciënniteit. Bij gelijke anciënniteit wordt het mandaat van gedeputeerde waargenomen door het provincieraadslid dat bij de verkiezingen procentueel de meeste naamstemmen in verhouding tot het totaal aantal geldig uitgebrachte stemmen in de kiesomschrijving heeft behaald. Te dien einde wordt een lijst opgesteld van provincieraadsleden die, indien nodig, hiervoor kunnen opgeroepen worden.
p. 6/8 Artikel 12 De leden van de deputatie stemmen mondeling. Voordrachten van kandidaten, benoemingen tot ambten en de toepassing van elke tuchtmaatregel gebeuren evenwel bij geheime stemming. Artikel 13 De voorzitter neemt de stemmen op te beginnen met het jongste lid, volgens de orde van verkiezing. In de gevallen dat de voorzitter of zijn vervanger stemgerechtigd is, stemt hij het laatst. Bij geheime stemming stemmen de leden door middel van stembriefjes. Het lid dat zich onthoudt, geeft een blanco stembriefje af. Wanneer de deputatie zetelt als administratief rechtscollege hebben haar leden niet het recht zich te onthouden. Artikel 14 De besluiten worden genomen bij volstrekte meerderheid van stemmen. Onder volstrekte meerderheid van stemmen wordt verstaan, meer dan de helft van de uitgebrachte stemmen, onthoudingen niet meegerekend. Bij staking van stemmen is het voorstel verworpen. Als de deputatie een rechtsprekende taak uitoefent, kunnen, overeenkomstig artikel 104, 5 e lid van de Provinciewet, alleen de leden die de volledige procedure hebben gevolgd, deelnemen aan de stemming. Bij staking van stemmen is, overeenkomstig dezelfde bepaling, de stem van de voorzitter doorslaggevend. In tuchtaangelegenheden kunnen alleen de leden die de volledige hoorprocedure hebben bijgewoond, deelnemen aan de stemming. Artikel 15 Wanneer bij een stemming geen eenparigheid bekomen wordt, wordt in de notulen van de vergadering de uitslag van de stemming vermeld. Wanneer de notulen het aantal stemmen niet vermelden, werd de beslissing bij eenparigheid van stemmen genomen. Voor besluiten die genomen zijn bij mondelinge stemming, hebben de leden van de deputatie het recht om in de notulen te doen vermelden dat hun stem strijdig is met de beslissing van de meerderheid of dat zij zich onthouden hebben. Zij kunnen evenwel niet eisen dat hierbij de redenen van hun tegenstem of onthouding vermeld worden, onverminderd hetgeen in artikel 20 is bepaald. Artikel 16
p. 7/8 De vergaderingen van de deputatie zijn niet openbaar, behalve overeenkomstig artikel 104bis van de provinciewet, als de deputatie een rechtsprekende taak uitoefent. Wanneer de deputatie zetelt als administratief rechtscollege is de terechtzitting openbaar en neemt de deputatie elke tussen- of eindbeslissing in openbare zitting. Bij gevaar voor de orde of de zeden kan de deputatie bij gemotiveerde beslissing de terechtzitting met gesloten deuren houden. Artikel 17 Elke beslissing van de deputatie vermeldt de naam van de aanwezige leden en van de verslaggever. De minuten van alle beraadslagingen en besluiten worden ondertekend door de voorzitter en de provinciegriffier. Zij worden geparafeerd door de verslaggever. Artikel 18 De provinciegriffier woont de vergaderingen van de deputatie bij. De provincieraad voorziet in een vervangingsregeling voor de provinciegriffier. In spoedeisende gevallen kan de deputatie een waarnemend provinciegriffier aanstellen. Deze aanstelling vervalt als de provincieraad ze in de eerstvolgende vergadering niet bekrachtigt. De provinciegriffier adviseert de deputatie op beleidsmatig, bestuurskundig en juridisch vlak. Hij herinnert in voorkomend geval aan de geldende rechtsregels, vermeldt de feitelijke gegevens waarvan hij kennis heeft en zorgt ervoor dat de door de regelgeving voorgeschreven vermeldingen in de beslissingen worden opgenomen. Artikel 19 De provinciegriffier is verantwoordelijk voor het opstellen van de notulen alsook voor de bewaring van de originelen. Artikel 20 De notulen van de vergaderingen van de deputatie vermelden de beslissingen van de deputatie. Als de deputatie overeenkomstig artikel 157 van het Provinciedecreet op eigen verantwoordelijkheid een voorgenomen verbintenis viseert of overeenkomstig artikel 159 van het Provinciedecreet op eigen verantwoordelijkheid de provinciegriffier of de in artikel 159 van het Provinciedecreet vermelde rekenplichtige bevel geeft tot betaling van een uitgave, wordt, op verzoek van een lid van de deputatie, een verklaring inzake zijn stemgedrag in de notulen opgenomen. Artikel 21 De notulen van de vergadering worden ten minste één dag vóór de eerstvolgende vergadering aan de leden van de deputatie bezorgd.
p. 8/8 Elk lid heeft het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen. Indien de deputatie deze opmerkingen aanvaardt is de provinciegriffier gehouden dadelijk of tegen de eerstvolgende vergadering een nieuwe redactie in overeenstemming met de beslissing van de deputatie voor te leggen. Indien voor het einde van de vergadering geen enkel lid opmerkingen heeft gemaakt, zijn de notulen goedgekeurd. Artikel 22 De provinciegriffier maakt in de rand van de notulen kantmelding van de intrekking van een besluit van de deputatie, van de vernietiging of de nietgoedkeuring van een besluit door eentoezichthoudende overheid en van het feit dat een besluit geacht wordt nooit te hebben bestaan met toepassing van artikel 249, 4 e lid van het provinciedecreet. De provinciegriffier brengt de deputatie van elke kantmelding op de hoogte op de eerstvolgende vergadering van de deputatie. Artikel 23 De originelen van de notulen van de deputatie worden, na goedkeuring, door de voorzitter en door de provinciegriffier ondertekend. Artikel 24 De reglementen en beslissingen van de deputatie worden ondertekend door de provinciegouverneur en mede ondertekend door de provinciegriffier. De briefwisseling, akten en contracten, evenals alle andere stukken bedoeld in artikel 178, 4 en 5 van het Provinciedecreet worden namens de deputatie ondertekend door de gedeputeerde die, overeenkomstig artikel 7 van het huishoudelijk reglement, het behandelde onderwerp in zijn bevoegdheden heeft. Indien het dossier betrekking heeft op de bevoegdheden van meerdere gedeputeerden, wordt het dossier ondertekend door meerdere gedeputeerden. In geval van verhindering of afwezigheid van een gedeputeerde zorgt de betrokken gedeputeerde zelf voor zijn vervanging, zodat de continuïteit verzekerd wordt. Heeft de betrokken gedeputeerde niets voorzien of indien het dossier van algemene aard is, dan ondertekent de eerste gedeputeerde of, in geval van zijn afwezigheid, zijn vervanger. De medeondertekening geschiedt door de provinciegriffier of degene die hij hiervoor aanduidt krachtens artikel 178, 6 van het Provinciedecreet. Artikel 2 Dit besluit treedt heden in werking. Gent, namens de Deputatie : de Provinciegriffier de Gouverneur-Voorzitter