Wonen Wittem Richtlijn Bescherming Persoonsgegevens juli 2015 Versie 1 28-7-2016
RICHTLIJN BESCHERMING PERSOONSGEGEVENS Stichting Wonen Wittem legt gegevens vast van haar klanten voor het uitvoeren van haar taken. Voor het vastleggen van persoonsgegevens is Wonen Wittem aan wettelijke regels gebonden. Wonen Wittem vindt het belangrijk om deze regels juist toe te passen. In de Richtlijn Bescherming Persoonsgegevens worden de rechten en plichten van onze klanten en van Wonen Wittem in verband met het verstrekken en gebruiken van persoonsgegevens op een zo goed mogelijke wijze vastgelegd. Artikel 1: Begrippen Beheerder: degene die in opdracht van Wonen Wittem belast is met het beheer van persoonsgegevens; Betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft. Het betreft onder meer (oud) huurders, bewoners, woningzoekenden, kopers en anderen; Be- of verwerken: elke handeling die gericht is op het verzamelen, opvragen, ordenen, bewaren, verstrekken, doorsturen, raadplegen, bewerken, afgeven, afschermen, opslaan, vernietigen etc. van persoonsgegevens. Alles in de ruimste zin van het woord; Bewerker: medewerker van Wonen Wittem die gegevens bewerkt, dan wel een derde die met Wonen Wittem een bewerkersovereenkomst is aangegaan; Medewerker: degene met een dienstverband bij Wonen Wittem, waaronder ook begrepen bestuursleden en leden van de Raad van Commissarissen; Ontvanger: degene aan wie persoonsgegevens worden verstrekt, onder wie begrepen medewerkers en opdrachtnemers van Wonen Wittem; Persoonsgegeven: elk gegeven met betrekking tot een natuurlijk persoon. Dit betekent dat anonieme gegevens geen relevante gegevens in de zin van deze richtlijn zijn; Verantwoordelijke: Wonen Wittem, zijnde het orgaan die de verantwoordelijkheid draagt dat de wet wordt nageleefd; Wet: alle regelingen van het bevoegd gezag waaronder met name in dit verband begrepen de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Artikel 2: Doel verwerking persoonsgegevens 1. Wonen Wittem verwerkt persoonsgegevens in het kader van haar taken als woningcorporatie. De gegevens worden bijvoorbeeld gebruikt voor het verhuren, beheren, onderhouden en het verkopen van woningen, bedrijfsruimtes, maatschappelijk vastgoed en intramuraal zorgvastgoed. Ook worden de gegevens gebruikt voor het zorgdragen voor een goede woonomgeving, bijvoorbeeld als er sprake is van overlast, woonfraude, handelingen in strijd met de Opiumwet en andere strafwetgeving. Daarnaast worden de gegevens gebruikt voor het analyseren van klantgedrag en het verbeteren van de dienstverlening. 2. De verwerking geschiedt met het oog op: a. het toewijzen van een passende woning; b. de uitvoerig van een huurovereenkomst; c. het beheren en onderhouden van woningen, bedrijfsruimtes, maatschappelijk vastgoed en intramuraal zorgvastgoed; d. het berekenen en vastleggen van inkomsten en uitgaven en het doen van betalingen; e. het innen van vorderingen, al dan niet door Wonen Wittem zelf; f. het tegengaan van overlast en onrechtmatige bewoning; g. het behandelen van geschillen; h. het doen uitoefenen van accountantscontroles; i. activiteiten van intern beheer, waaronder beleidsdoeleinden en managementrapportages; 1
j. het doen van metingen en onderzoek naar de kwaliteit van onze dienstverlening; k. de uitvoering of toepassing van een andere wet. Artikel 3: Verwerking van persoonsgegevens 1. Wonen Wittem verwerkt niet meer persoonsgegevens dan nodig voor de in artikel 2 genoemde doelen. Verwerking gebeurt altijd overeenkomstig de Wet bescherming persoonsgegevens die op dat moment van toepassing is. 2. Persoonsgegevens worden slechts verwerkt indien: a. de betrokkene met de ondertekening van de huurovereenkomst voor de verwerking zijn ondubbelzinnige toestemming heeft verleend, tenzij de verwerking noodzakelijk is ter bestrijding van ernstig gevaar voor de gezondheid van de betrokkene; b. de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de correcte uitvoering van een overeenkomst waarbij betrokkene partij is of wenst te worden; c. de gegevensverwerking noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen; d. Wonen Wittem een ander gerechtvaardigd belang heeft dat te doen. Dat is bijvoorbeeld het geval als de gegevens geanonimiseerd worden voor statistische doeleinden of om de kwaliteit van de dienstverlening te kunnen onderzoeken. 3. Wonen Wittem kan voor de uitvoering van haar taken derden inschakelen buiten haar organisatie. Deze derden zullen gebonden zijn aan dezelfde rechten en plichten als Wonen Wittem in het kader van deze richtlijn en de Nederlandse wet. 4. Wonen Wittem zal de persoonsgegevens niet voor commerciële doeleinden of goede doelen gebruiken. 5. Naast de gegevens die noodzakelijk zijn voor de huuradministratie van Wonen Wittem worden eveneens gegevens omtrent onrechtmatige bewoning of huurschulden opgenomen in een dossier. Deze dossiers zijn alleen toegankelijk voor medewerkers van Wonen Wittem en medewerkers van het bureau aan wie de vordering uit handen is gegeven, die gezien hun taak over deze informatie dienen te beschikken. Artikel 4: Verstrekking van gegevens 1. Tenzij noodzakelijk voor uitvoering van één van de in artikel 2 genoemde doeleinden of van een wettelijke bepaling, verstrekt Wonen Wittem slechts gegevens aan derden na de uitdrukkelijke toestemming van betrokkene. 2. Wonen Wittem kan uw gegevens voor historische, statistische of wetenschappelijke doelen verstrekken aan derden. Een voorbeeld hiervan is een onderzoek naar de kwaliteit van dienstverlening. In de resultaten van deze onderzoeken zijn de gegevens niet meer te herleiden tot uw persoon. 3. Indien Wonen Wittem met een derde samenwerkt om onderzoek als hiervoor bedoeld te verrichten, dan sluit Wonen Wittem met deze derde een bewerkersovereenkomst om de verwerking van uw persoonsgegevens te beschermen. 4. Gegevens van betrokkene worden niet aan derden verstrekt voor commerciële doeleinden of goede doelen. 2
Artikel 5: Rechten betrokkenen 1. De betrokkene heeft het recht op inzage in de geregistreerde gegevens die op zijn persoon betrekking hebben. Betrokkene dient zich hiervoor te kunnen legitimeren. Wonen Wittem verstrekt inzage uiterlijk binnen twee weken na ontvangst van het desbetreffend schriftelijke verzoek, tenzij er zwaarwichtige redenen zijn dit verzoek te weigeren. 2. De betrokkene heeft het recht om onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren. Op een verzoek tot aanpassing wordt binnen 14 dagen beslist. Iedere beslissing wordt gemotiveerd. 3. De rechten van betrokkenen en derden kunnen in bepaalde gevallen beperkt worden. Voorbeelden zijn de veiligheid van de staat, de bescherming van betrokkenen of derden, gewichtige economische en financiële belangen van de staat en openbare lichamen en de voorkoming, opsporing of vervolging van strafbare feiten. 4. Een betrokkene kan verzoeken diens gegevens niet te verstrekken aan bepaalde ontvangers. Betrokkene moet hiervoor bijzondere persoonlijke omstandigheden aanvoeren. Het verzoek dient schriftelijk en gemotiveerd te worden ingediend bij Wonen Wittem. Wonen Wittem beslist binnen 4 weken op dit verzoek. Artikel 6: Vertrouwelijkheid Vanuit Wonen Wittem wordt er in principe geen privacygevoelige informatie van klanten aan derden verstrekt. Hier wordt zeer strikt mee omgegaan, omdat klanten in alle opzichten moeten kunnen rekenen op vertrouwelijke behandeling van hun gegevens. Wonen Wittem draagt zorg voor geheimhouding van al wat haar tijdens het uitvoeren van haar functie ter kennis komt of door anderen aan ons in vertrouwen wordt meegedeeld. Binnen Wonen Wittem geldt dat alle personen die werkzaam zijn bij Wonen Wittem of ten dienste van Wonen Wittem werkzaamheden verrichten en daarbij kennis nemen van persoonsgegevens zijn verplicht tot geheimhouding, tenzij hun taak of een wettelijk voorschrift tot mededeling verplicht. Voorts is gebruik van klantgegevens door medewerkers van Wonen Wittem alleen toegestaan als deze voor de uitoefening van hun functie noodzakelijk is. Artikel 7: Bewaartermijnen Wonen Wittem zal met name in verband met de wetgeving dossiers en financiële stukken gedurende de wettelijke termijnen moeten bewaren. Persoonsgegevens die steeds geactualiseerd worden en die bewaard worden voor een bepaald doel, zullen verwijderd worden zodra ze niet meer nodig zijn, behalve wanneer een wettelijke verplichting van Wonen Wittem zich daartegen verzet. Artikel 8: Klachten Voor klachten over de toepassing, uitvoering en/of interpretatie van deze richtlijn kan betrokkene zich wenden tot de Regionale Klachtencommissie van de samenwerkende woningcorporaties Mergelland waarbij Wonen Wittem is aangesloten. Hierover is meer informatie te vinden op de website van Wonen Wittem. Indien de betrokkene niet tevreden is over de afhandeling van de Regionale Klachtencommissie, dan kan betrokkene een klacht indienen bij de Autoriteit persoonsgegevens, postbus 93374, 2509 AJ Den Haag. 3
Artikel 9: Inwerkingtreding en reikwijdte van de richtlijn 1. Deze richtlijn treedt in werking op 1 september 2016 en geldt voor onbepaalde tijd. De richtlijn kan door het bestuur van Wonen Wittem gewijzigd, aangevuld of ingetrokken worden. Wijzigingen of aanvullingen vinden plaats met inachtneming van de door de wetgever gestelde regels. 2. Alle kwesties die betrekking hebben op het verwerken van persoonsgegevens en waarin deze richtlijn niet voorziet, worden ter beoordeling voorgelegd aan het bestuur van Wonen Wittem. 3. Deze richtlijn ligt voor een ieder ter inzage op kantoor van Wonen Wittem en is te raadplegen/te downloaden via internet www.wonenwittem.nl 4