Statuten en HHR IJsclub voor Haarlem en Omstreken 2017 Ontwerpvoorstel bestuur d.d. 14-04-2017 Aangevuld met wijzigingen van de statutencommissie en de BLV d.d. 05-10-2017 (in cursief) Toelichting wijziging Statuten en Huishoudelijk Reglement De huidige statuten van de IJsclub zijn in 1979 vastgesteld waarbij de artikelen 1 tot en met 15 werden vernieuwd. De ontwikkelingen hebben de afgelopen 38 jaar niet stilgestaan. Het bestuur heeft daarom besloten de statuten te actualiseren en tevens de bepalingen die van de KNSB statutair vastgelegd dienen te worden op te nemen. Als de statuten gewijzigd worden dient het huishoudelijk reglement daarop aangepast te worden, zodat het spoort met de bepalingen opgenomen in de statuten. Na afloop van de voorjaarsvergadering heeft de statutencommissie (Ron Elbersen, Chris Prenen en Sjoerd van Tiel) de ontwerpstatuten, na overleg met het bestuur, op grond van de reacties in de vergadering en na een raadpleging van een groep leden nog eens kritisch tegen het licht gehouden. Vervolgens is een aantal wijzigingsvoorstellen geformuleerd voor de ontwerp-statuten en het ontwerp-huishoudelijk reglement. Deze voorstellen zijn vervolgens in een Bijzondere Ledenvergadering (BLV) d.d. 5 oktober met de leden besproken en waar nodig aangepast. Als het nodig was, is over een artikel gestemd bij handopsteking. Dit heeft geresulteerd in onderstaande aanpassingen, die als advies aan het bestuur zijn overgedragen. Deze aanpassingen n.a.v. de BLV zijn in cursief opgenomen. Ontwerp Statuten Ter toelichting op de ontwerpstatuten onder meer het volgende, waarbij onderwerpen worden genoemd die tot nu toe niet of niet zodanig in de statuten geregeld zijn: 1. Artikel 1 De statuten beginnen in artikel 1 met het geven van begripsomschrijvingen, zodat niet telkens herhaald hoeft te worden wat men onder dat begrip verstaat. - Volgorde begrippen aangepast: Vereniging bovenaan i.p.v. Bond. 2. Artikel 4 - Titel veranderd in Doel en Strategie. 3. Artikel 5 en 7 In de huidige statuten worden de leden van verdienste niet genoemd. In het ontwerp zijn in artikelen 5 en 7 een regeling hierover opgenomen. 4. Artikel 5 Naast leden kent de vereniging ook functionarissen, dat zijn personen die zonder lid te zijn diensten voor de vereniging verrichten. Zie artikel 5 lid 5. - Lid 3 en 4 overgeheveld naar het Huishoudelijk Reglement, past daar beter dan onder het kopje Functionarissen. - Lid 5 wordt als gevolg daarvan Lid 3 1
5. Artikel 8 In het ontwerp wordt ook de mogelijkheid geopend donateur van de vereniging te worden. In artikel 8 is de regeling ter zake opgenomen. 6. Artikel 10 lid 6 De anti doping bepaling is, zoals de KNSB voorschrijft, in artikel 10 lid 6 opgenomen. - De BLV besloot om leden hier te vervangen door licentiehouders, vanwege het feit dat het dopingverbod voor recreantleden niet hoeft te gelden. 7. Artikel 11 en 12 In verband met de eisen die de KNSB stelt is in artikel 11 Tuchtrechtspraak opgenomen en in artikel 12 de regeling van Geschillen. 8. Artikel 12 - In artikel 12 lid 1.a en 1.b. dient de verwijzing naar artikel 5.5 te worden aangepast naar 5.3, als gevolg van de verplaatsing van twee artikelen. 9. Artikel 14 lid 2 Als de vereniging als erfgenaam iets uit een nalatenschap verkrijgt moet de vereniging, zoals in artikel 14 lid 2 bepaald, aanvaarden onder het voorrecht van boedelbeschrijving. Hierdoor loopt de vereniging geen financieel risico als mocht blijken dat de nalatenschap negatief is. De vereniging draait dan niet op voor de schulden die de baten te boven gaan. 10. Artikel 16 De bepalingen over de beëindiging van het lidmaatschap zijn neergelegd in artikel 16. 11. Artikel 17 Artikel 17 bepaalt dat het bestuur uit ten minste drie meerderjarige personen bestaat. De algemene vergadering bepaalt het aantal bestuurders. De benedengrens is derhalve 3. In de huidige statuten wordt bepaald dat het bestuur uit tenminste vier personen bestaat, een vereiste omtrent de leeftijd wordt niet gesteld. Een minderjarige (jonger dan 18 jaar), die volgens de wet handelingsonbekwaam is, zou tot bestuurder kunnen worden benoemd, dit wordt in de nieuwe statuten niet meer mogelijk. - De commissie deelt deze laatste interpretatie niet. Minderjarige leden kunnen lid worden van het bestuur, maar het bestuur bevat ook in dat geval tenminste drie meerderjarige leden. De BLV sluit zich bij deze interpretatie aan en handhaaft dit artikel. 12. Artikel 19 en 20 De bepalingen over het bestuur zijn uitgebreid en hoofdzakelijk opgenomen in de artikelen 19 en 20. In artikel 19 wordt geregeld de wijze van vergadering en hoe de besluitvorming plaatsvindt. In de huidige statuten wordt in artikel 14 lid 5 bepaald dat als het bestuur een handeling wil verrichten een bedrag of waarde van ƒ 5.000, - te boven gaande goedkeuring van de algemene vergadering vereist is. In artikel 20 lid 5 sub I van het ontwerp wordt geen bedrag meer genoemd. De algemene vergadering stelt jaarlijks de hoogte van het bedrag vast 2
zodat de algemene vergadering jaarlijks de mogelijkheid heeft dat bedrag vast te stellen. Als men de in de huidige statuten dat bedrag zou willen wijzigen moet men de statuten wijzigen met alle formaliteiten die daar aan verbonden zijn. - De commissie ondersteunt het voorstel om het bedrag niet meer te noemen in artikel 20.5, maar stelt voor dit bedrag over te hevelen naar het Huishoudelijk Reglement, zodat de ledenvergadering dit bedrag op elk gewenst moment en zonder interventie van een notaris incl. bijkomende kosten kan aanpassen c.q. indexeren. Dit artikel wordt opgenomen in het Huishoudelijk Reglement onder artikel 9.2. Aldaar wordt het concrete bedrag benoemd. 13. Artikel 19 lid 8 - De commissie stelt een omissie vast in artikel 19.8. Daar is het woord ook weggevallen in de zin: Aan de eis van schriftelijkheid wordt ook voldaan indien de volmacht elektronisch is vastgelegd. Dit is een aanpassing die mogelijk maakt dat een volmacht ook per email verstrekt kan worden. 14. Artikel 22 lid 2 Sub d Hier is de bepaling geschrapt, In de BLV is besloten dat er in de statuten geen bedrag meer wordt genoemd. Maar dat het bedrag wordt vastgelegd in het HHR 15. Artikel 23 lid 4 In artikel 17 lid 4 van de huidige statuten wordt het aantal uit te brengen stemmen gekoppeld aan de leeftijd van het lid. Als het lid jonger is dan 16 jaar heeft die het recht tot het uitbrengen van 1 stem. Vanaf 16 jaar heeft het lid het recht tot het uitbrengen van 3 stemmen. In artikel 23 lid 4 van de ontwerpstatuten is de leeftijdsgrens gewijzigd in 18 jaar. Het aantal uit te brengen stemmen is niet gewijzigd. - De BLV discussieert over de leeftijdsgrens voor stemrecht en besluit het bestuur te adviseren deze leeftijdsgrens te leggen op 12 jaar. Dit om de betrokkenheid van jeugdleden bij de vereniging en bij de ledenvergadering te vergroten. Voorts is het voorstel om de stemmenweging los te laten en om elk lid 1 stem te geven. - Update 09-10-2017: lid 4 wordt geschrapt. Uitgaande van lid 3 heeft ieder lid, ongeacht de leeftijd 1 stem. Lid 5 wordt lid 4. 16. Artikel 23 lid 5 Volgens artikel 17 lid 5 van de huidige statuten kan een lid zijn stem niet laten uitbrengen door een gemachtigde. In de ontwerpstatuten wordt dit wel mogelijk gemaakt in artikel 23 lid 5, met dien verstande dat een lid slechts voor één ander lid als gemachtigde kan optreden. 17. Artikel 25 lid 3 - De commissie voegt hier ter verduidelijking het woord volstrekte toe bij meerderheid, waarmee de strekking van het artikel beter tot zijn recht komt. 18. Artikel 25 lid 6 - De commissie stelt na lezing van de modelstatuten van de KNSB voor het volgende tussen te voegen als lid 6: Bij het staken van stemmen over zaken wordt een voorstel geacht te zijn verworpen. Lid 6 uit het ontwerp wordt daarmee lid 7. 3
19. Artikel 29 lid 2: Zal moeten worden aangepast als volgt: Het Huishoudelijk Reglement en/of andere reglementen zullen geen bepalingen mogen bevatten, die afwijken van of in strijd zijn met de bepalingen van de wet of van de statuten, tenzij de afwijking door de wet en/of de statuten wordt toegestaan. 20. Artikel 25 lid 6 - De commissie stelt na lezing van de modelstatuten van de KNSB voor het volgende tussen te voegen als lid 6: Bij het staken van stemmen over zaken wordt een voorstel geacht te zijn verworpen. Lid 6 uit het ontwerp wordt daarmee lid 7. 4
Ontwerp Huishoudelijk Reglement Het ontwerp Huishoudelijk Reglement sluit vanzelfsprekend aan op de ontwerpstatuten. Ter toelichting nog het volgende: 1. Artikel 2 In artikel 2 worden de leden ingedeeld in categorieën i.v.m. de bepaling van de hoogte van de verschuldigde contributie. - Na opmerking in de BLV adviseert de commissie om hier, net als op de website vermeld is, jong volwassenen en steunleden op te nemen. 2. Artikel 3 lid 1 In artikel 3 lid 1 wordt bepaald dat, i.v.m. uniformiteit, het bestuur het aanmeldingsformulier voor het lidmaatschap vaststelt. 3. Artikel 4 De rechten en plichten van de leden staan in artikel 4. 4. Artikel 5 De disciplinaire maatregelen worden geregeld in artikel 5 waarbij de tuchtcommissie van de KNSB ook een rol kan spelen. 5. Artikel 6 Punten e en f toegevoegd. Zie hierboven bij Ontwerp Statuten punt 4, artikel 5: - Lid 3 en 4 overgeheveld naar het Huishoudelijk Reglement, past daar beter dan onder het kopje Functionarissen. 6. Artikel 7 lid 3 sub b: aansprakelijk vervangen door verantwoordelijk 7. Artikel 9 lid 2 - De commissie stelt voor hier artikel 9 lid 2 toe te voegen, op grond waarvan de ledenvergadering de bestedingsruimte voor het bestuur, in het geval van niet begrote kosten of investeringen, op elk gewenst moment en zonder interventie van een notaris incl. bijkomende kosten kan aanpassen c.q. indexeren. De BLV adviseert na een discussie om dit bedrag voor de komende tijd vast te stellen op max. 5.000,- per handeling met een maximum van 10.000,- per jaar. 8. Artikel 10 De sectie en commissies die de IJsclub kent worden genoemd in artikel 10. 9. Artikel 11 Bij de behandeling van de begroting zal op voordracht van het bestuur de hoogte van de contributie door de Algemene Vergadering worden vastgesteld, zoals bepaald wordt in artikel 11. 10. Artikel 17 lid 4 In artikel 17 lid 4 wordt bepaald dat het leden verboden is, zonder schriftelijke toestemming van het bestuur of door het bestuur aangewezen instantie het embleem van de IJsclub te 5
gebruiken op sponsorkleding. Wij kunnen ons voorstellen dat u uitleg of meer toelichting wenst. Aarzel niet om contact met het bestuur op te nemen zodat we u tijdig, voor de algemene vergadering waarin de ontwerpen van de statuten en huishoudelijk reglementen aan de orde komen, kunnen informeren. 6