Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap >Retouradres Postbus 16375 2500 BJ Den Haag Aan de colleges van bestuur van alle universiteiten en hogescholen. i.a.a. - de directeuren bedrijfsvoering en de controllers - de accountants belast met controlewerkzaamheden in de sector Hoger Onderwijs en Studiefinanciering!PC 2250 Rijnstraat 50 Den Haag Postbus 16375 2500 BJ Den Haag www.rijksoverheid.nl Contactpersoon J.A. Pirovano Datum: 19 FEB. 2014 Betreft Nadere afspraken gebruik FSR-tabel h. pirovano@minocw.nl Geacht bestuur, Met deze brief informeer ik u nader over de afspraken die vanaf het verslagjaar 2014 gelden bij het gebruik van de FSR-tabel. Zoals bekend is deze tabel een bijlage bij uw jaarrekening, bestemd voor de verantwoording van alle overige subsidies, die u van rijkswege worden verstrekt, naast de rijksbijdrage. De FSRprocedure, als uitwerking van het zogeheten SiSa-Convenant, kende nog een aantal onduidelijkheden en onvolkomenheden. Op basis van de adviezen van een daartoe ingestelde werkgroep geef ik hierna aan welke nadere bepalingen vanaf het verslagjaar 2014 zullen gelden met betrekking tot de FSR-tabel. In het kort komen deze op het volgende neer: a. Streven is om alle subsidies afkomstig van de Rijksoverheid in de FSRtabel te verantwoorden. Daarnaast kan de FSR-tabel ook voor de verantwoording van andere subsidies worden benut, behalve subsidies die als tweede geldstroom afkomstig zijn van NWO of KNAW. b. Agentschap.nl heeft nadrukkelijk aangegeven dat alle van hem afkomstige subsidies in de FSR-tabel mogen worden verantwoord. Met zowel Nuffic als ZonMW wordt nog overlegd om de daarvoor in aanmerking komende subsidies ook in de FSR-tabel op te nemen. Uitsluitsel volgt in de komende weken. c. Voor het afgeven van de aparte controleverklaring bij de FSR-tabel geldt voortaan een standaard-goedkeuringstolerantie van 3% van het totaal van de specifieke doelsubsidies (bestedingen) in het betreffende jaar. d. Het is toegestaan dat de FSR-tabel wordt uitgebreid naar andere subsidieverstrekkers dan de Rijksoverheid. Om ook andere instanties te bewegen de verantwoording van de subsidie via de FSR-tabel te laten verlopen kan worden gebruik gemaakt van de standaardtekst met de verklaring, die als bijlage bij deze brief is opgenomen. e. Universiteiten en hogescholen maken bij de uitvoering van projecten de keuze uit het hanteren van de integrale kostprijs of kiezen voor een kostprijstarief dat wordt berekend op basis van de directe personele kosten, verhoogd met een opslag voor de indirecte, bijkomende kosten. Een opslag van 50% wordt door de instellingen zelf beschouwd als een reëel percentage maar het is niet mogelijk om in het kader van FSR hiervoor een eenduidige standaard aan te geven. Het is uiteraard aan de universiteiten en hogescholen zelf om te kiezen voor de eigen insteek op dit punt en met de subsidieverstrekker afspraken te maken. Pagina 1 van 5
f. De huidige dubbeling die in de jaarrekening soms optreedt bij de subsidieverantwoording tussen de FSR-tabel en model G, zal worden opgelost in de nieuwe xbrl-onderwijstaxonomie. In de bijlage bij deze brief ga ik in op de achtergronden van de gekozen oplossingsrichtingen. Daarbij benadruk ik dat de subsidieverstrekker uiteindelijk bepaalt welke subsidievoorwaarden gelden. De bovenstaande afspraken zullen ook in het Onderwijscontroleprotocol 2014 worden verwerkt in het onderdeel Controle FSR. Bij een goed en volledig gebruik zorgt de FSR-tabel voor een aanmerkelijke besparing op uw administratieve lasten en ik verwacht dan ook dat vanaf het verslagjaar 2014 het SiSa-Convenant en de FSR-tabel eindelijk zullen uitgroeien tot wat we destijds bij de start voor ogen hadden. Volledigheidshalve bericht ik u nog dat ervoor is gekozen om de tekst van het oorspronkelijke SiSa-Convenant niet aan te passen aan de bovenstaande afspraken. U wordt aangeraden bij twijfel over de verantwoording in de FSR-tabel van reeds lopende projecten, dit af te stemmen met de subsidieverstrekker. Het moet mogelijk zijn om voor de uitvoering van de accountantscontrole een goede afspraak te maken met uw accountant die voorkomt dat reeds uitgevoerde controles worden overgedaan. Rest mij een woord van dank te richten aan de speciale werkgroep, die de afgelopen maanden intensief heeft gewerkt aan de bovengenoemde oplossingen en het daarvoor benodigde draagvlak. Met vriendelijke groet, bijl. : - nadere toelichting Standaardteksten voor verzoeken om uitbreiding van het gebruik van de FSR-tabel. Pagina 2 van 5
Bijlage bij brief nr. inzake het gebruik van de FSR-tabel Inleiding In juli 2007 is het zogeheten SiSa-Convenant gesloten tussen een aantal departementen en de VSNU waarin afspraken zijn vastgelegd om te komen tot een lastenreductie bij de toekenning en de verantwoording van projectsubsidies afkomstig van de Rijksoverheid. Voor dit laatste werd ook een model ontworpen voor een standaardbijlage bij de jaarrekening, waarin alle doelsubsidies voortaan werden opgenomen - FSR-tabel genaamd - die van een afzonderlijke controleverklaring zou worden voorzien. Kort daarop sloot de vereniging van Hogescholen zich daarbij aan. Ook de Regeling jaarverslaggeving onderwijs voorziet thans in deze verantwoordingsprocedure (artikel 3 lid g). Gaandeweg bleek dat er wegens een aantal onduidelijkheden de FSR-tabel niet optimaal werd gebruikt. Eind 2011 werd een deel van die onduidelijkheid weggenomen maar een aantal prangende zaken vroeg nog om een nadere oplossing. Een speciale werkgroep heeft dat opgepakt en na afstemming met het Ministerie van Financiën - de oorspronkelijke initiatiefnemer van het Convenant - zijn de volgende voorstellen geformuleerd. A. Convenantpartijen, Agentschap.nl, NWO, KNAW, ZonMW en Nuffic Er is overleg gevoerd met enkele van de grootste subsidieverstrekkers. Dat zijn: Agentschap.nl, NWO, ZonMW, KNAW en het NUFFIC. Met Agentschap.nl is nu de harde afspraak gemaakt dat in alle gevallen de verantwoording van subsidies uitsluitend via de FSR-tabel mag lopen. Elke subsidietoewijzing, die een afwijkende verantwoordingsbepaling heeft kan worden voorgelegd aan de contactpersoon. Ter onderstreping heeft Agentschap.nl een mailbrief aan alle HO-instellingen gestuurd, waarin zij dit bevestigen. NWO en KNAW: De huidige procedure voor de NWO-subsidies en KNAWsubsidies loopt zonder problemen. Dat betekent dat er voor wat betreft deze geen behoefte is aan aanpassing. ZonMW: Voor ZonMW geldt dat het merendeel van de toewijzingen medische projecten betreft en via de jaarrekening van het Academisch Ziekenhuis lopen. Met Zon Mw en VWS wordt nog overlegd teneinde af te spreken dat zij zich aansluiten bij de FSR-procedure of in ieder geval de systematiek zoals die ook voor NWO-subsidies geldt. Nuffic; Met deze instantie wordt overlegd om te bewerkstelligen dat ook de daarvoor in aanmerking komende subsidies vanuit het Nuffic in de FSR-tabel worden opgenomen. Omdat het Nuffic vaak een intermediaire positie inneemt kost dat meer tijd. Zowel voor ZonMW als Nuffic wordt verwacht dat in de eerste weken van 2014 uitsluitsel volgt. In de praktijk blijken voor wat betreft de Rijksoverheid slechts weinig andere departementen dan de convenantspartijen subsidies te verstrekken, die in de FSR-tabel kunnen worden opgenomen. Daarom heeft het ministerie van Financiën toegezegd de FSR-problematiek op de agenda van het USK-overleg te plaatsen ingeval van concrete zaken. Dat interdepartementale overleggremium behandelt zaken rond subsidietoewijzingen. Mochten er dus subsidieverstrekkingen zijn, Pagina 3 van 5
afkomstig van andere departementen en wordt het gebruik van FSR niet genoemd, dan is het verzoek om deze voor te leggen. Dat kan via het in de aanhef van deze brief genoemde contactpunt. B. Uitbreiding naar andere dan convenantspartijen De aanvankelijke doelgroep betrof de rijksoverheid. Vanuit de universiteiten en de hogescholen was er een sterke voorkeur dat ook andere subsidieverstrekkers voor de verantwoording en controle van de subsidies gebruik mogen maken van de FSR-tabel. Omdat bij de subsidies echter sprake is van een behoorlijke diversiteit en het uiteindelijk de subsidievertrekkende instantie is die de voorwaarden bepaalt, kan een algemeen verzoek om toepassing niet centraal worden geregeld. Daarom is gekozen voor een alternatief waarbij de subsidie-ontvangende HOinstelling zelf het initiatief neemt. Daartoe is een standaardverzoek opgesteld, dat universiteiten en hogescholen kunnen hanteren bij de contractbesprekingen. Daarin worden deze uitgenodigd om akkoord te gaan met de verantwoording en de controle via de FSR-verantwoordingstabel bij de jaarrekening. Zie de standaard die via de onderstaande link bij deze brief is gevoegd en waarvan ik ook een printversie bijsluit. Het is de bedoeling dat u deze standaard voorziet van uw eigen logo en andere kenmerken en dat u aan de hand van de retour ontvangen documenten zelf bijhoudt welke subsidies in uw FSRtabel worden opgenomen. Omdat de bijlage als Word-document is toegevoegd, kunt u deze eenvoudig verder aanpassen. Standaardverzoek toepassing FS." C. Tolerantiegrenzen bij de accountantscontrole Een belangrijk knelpunt werd gevormd door de verschillen in tolerantiegrenzen, die werden gehanteerd bij het afgeven van de controleverklaring bij de FSR-tabel. Voortaan kan de inrichting van de controle en het afgeven van de controleverklaring voor de gehele FSR-tabel geschieden met een standaard tolerantiegrens van 3% van het totaal van de daarin opgenomen subsidies (bestedingen) in het betreffende jaar. Deze tolerantiegrens geldt alleen voor derde geldstromen die via de FSR-tabel worden verantwoord en dus niet voor eerste en tweede geldstromen. Dit zal in het Controleprotocol onderwijs nadrukkelijk worden opgenomen. D. Standaard kostprijsbenadering De door de diverse universiteiten en hogescholen gehanteerde verschillen in de kostprijsbenadering/tariefstelling is een ander punt, dat een goede werking van FSR steeds in de weg heeft gestaan. De eerdergenoemde werkgroep meent dat dit probleem eigenlijk iets bezijden de FSR-verantwoordingsproblematiek ligt, maar is niettemin gekomen tot een voorstel. Deze komt neer op een standaardbenadering in twee varianten. Variant 1: Uitgaan van de integrale kostprijs. Variant 2: Directe Personele kosten met een opslag voor de indirecte kosten. Deze opslag kan bijvoorbeeld worden gesteld op 50%, maar is afhankelijk van de geldende afspraken. Pagina 4 van 5
Het behoeft geen betoog dat OCW hierin echter geen verdere rol kan spelen omdat het aan de universiteiten en hogescholen is om te kiezen voor de eigen insteek op dit punt. Daarvoor zijn de opvattingen hierover en ook de mogelijkheden te divers. E. Dubbeling model G en FSR Model G is een andere bijlage bij de jaarrekening, die bestemd is voor de verantwoording van subsidies naast de reguliere rijksbijdrage. Model G betreft echter alleen de OCW/El-subsidies. FSR betreft alle (geoormerkte) subsidies, die de universiteiten en hogescholen ontvangen en die worden afgerekend tot maximaal de werkelijke kosten. Dat betekent, dat er soms sprake kan zijn van overlap tussen de modellen G en FSR. In de praktijk blijkt deze overlap echter tot weinig problemen te leiden en weinig extra administratieve last met zich mee te brengen. In EFJ is dit probleem niet op te lossen, maar zal het worden meegenomen met de ontwikkeling van de nieuwe xbrl-taxonomie, die straks EFJ zal vervangen. Naar verwachting wordt het probleem opgelost bij versie 8.0 van die nieuwe taxonomie. Pagina 5 van 5
We kt Ueekasee aan de ve)rraindeeiting v~n admia ~ils )#tl 1atieve buj ~ '~l!l~ Aan: (naam subsidieverstrekker) Betr.: verzoek om medewerking aan het reduceren van administratie lasten Datum: Geachte"""."."""" Op grond van onze subsidie-aanvraag (.. " ".. "".omschrijving".... "." ") overweegt u om aan onze instelling deze subsidie toe te wijzen. Uiteraard stellen wij dat zeer op prijs en wij zullen aan de uitvoering daarvan de grootst mogelijke zorg besteden. Een belangrijk punt daarbij is de verantwoording van de door u aan ons ter beschikking gestelde middelen. U wilt graag zekerheid dat uw gelden juist en doelmatig zijn besteed. Maar, u begrijpt: als instelling voor hoger onderwijs ontvangen wij tal van opdrachten en subsidies van een breed scala aan opdrachtgevers. Wij zien ons daarbij geplaatst voor een diversiteit aan verantwoordingswensen, veelal ook met het verzoek om een afzonderlijke controleverklaring. Het voldoen aan deze diversiteit in verantwoordingswensen vergt veel van onze ondersteuningscapaciteit. Daarom streven wij naar vereenvoudiging. In nauwe samenwerking met onze collega-instellingen in het hoger onderwijs en daarin actief ondersteund door de Rijksoverheid is dan ook een standaardmodel ontwikkeld voor de verantwoording van projectsubsidies. Dit standaardmodel - FSR-tabel genaamd - omvat de verantwoording van alle geoormerkte projectsubsidies door instellingen voor hoger onderwijs en onderzoek. Ook de onderhavige subsidie kan daartoe worden gerekend. Deze FSR-tabel is onderdeel van onze jaarstukken en de accountant geeft bij de FSR-tabel een aparte rechtmatigheidsverklaring af. Door deze gecombineerde verantwoording worden de administratieve lasten aanmerkelijk beperkt, zonder dat wordt ingeleverd op de door u (en ons) gewenste zekerheid. Wij verzoeken u dan ook akkoord te gaan met de verantwoording van de projectsubsidie in de FSR-tabel. Daarmee levert u ook een bijdrage aan de de doelstelling uit het regeerakkoord waarbij wordt opgeroepen tot het actief bijdragen aan de vermindering van de administratieve lasten van publieke instellingen. Indien meerdere universiteiten of hogescholen als partner zijn betrokken bij het project en wij optreden als penvoerder, dan verantwoorden zij hun kosten in de FSRbijlage bij hun eigen jaarrekening. Als penvoerder coördineren wij vervolgens de totaal-verantwoording en zenden wij u desgewenst een exemplaar daarvan toe. Voor nadere informatie over FSR kunt u bij ons terecht. Alvast hartelijk dank voor uw medewerking. Ondertekening 1
Akkoordverklaring verantwoording in FSR-tabel Ja, ik werk graag mee aan de vermindering van administratieve lasten en ga ermee akkoord dat de verantwoording van de door mij verstrekte projectsubsidie wordt verantwoord in de FSR-tabel van de betrokken universiteit of hogeschool en dat de controleverklaring bij de bijlage FSRtabel ook mede deze projectsubsidie omvat. Ingeval meerdere universiteiten of hogescholen als partners betrokken zijn bij de uitvoering van dit project, omvat deze akkoordverklaring ook het aandeel van die andere partners en ga ik ermee akkoord dat zij hun aandeel in de FSR-tabel opnemen behorende bij de eigen jaarrekening. Project:........................... Project I opdrachtkenmerk:."... "... "... "....... Subsidiebedrag... "................ Looptijd project.... lnstellingsnaam:.......... Datum:....................... Handtekening:.......................... Naam en functie:................ FSR wordt ondersteund door 11111111111111 vsnu ~ Verenl1ln g ~ ffoghieh olen 2