Notulen OC PM Datum overleg 21 juli 2014 Tijd Locatie 20:00 21:30 uur Pereboomweg 67, Almere Datum notulen 26 september 2014 Aanwezig Anne Breide AB anne@anne-rich.nl Arthur Charleston AC a.charleston@chello.nl Femke van den Akker FA fvandenakker@hotmail.com Afwezig Notulist Anneke Grinwis AG annekegrinwis@hotmail.com Ioana Breuer IB gastouder1@gastouderbureauperfectmatch.nl Linda Steffens LS linda_steffens@hotmail.com AC Status Definitief, versie 1.0 Verklaring afkortingen OC PM GO VO NV Oudercommissie PerfectMatch Gastouder(s) Vraagouder(s) Nellie van der Vlist Agenda Agendapunt Omschrijving 1 Notulen vorige vergadering 2 Enquêtes: 2.1 - Versturen naar de GO 2.2 - Evaluatie 2.3 - Terugkoppeling 3 Actiepunten 4 Gastouder bij de OC? 4.1 - Vorige keer besproken 5 Sint en Kerst 2014 5.1 - Rol van PM daarbij 5.2 - Bemoeienis van de OC wel/niet 5.3 - Cadeautje inkopen/kleurplaten ontwerpen/go informeren. 6 Rol van Iona bij OC 7 Rondvraag/wat er verder nog ter tafel komt. 8 Volgende vergadering Oudercommissieoverleg 21 juli 2014 - versie 1.0.doc bladzijde 1 van 6
1. Notulen vorige vergadering FA heeft een agenda rondgestuurd welke in deze vergadering wordt gehanteerd. Over de notulen van de vorige vergadering zijn geen opmerkingen, mede doordat de OC deze van tevoren heeft nagekeken. 2. Enquêtes FA heeft ingevulde formulieren van NV gekregen. Uitslag is als volgt: 1. Zou je graag in contact willen komen met andere ouders die bij dezelfde gastouder zitten? Ja: 19 Nee: 19 2. Zou je graag in contact willen komen met andere ouders die bij andere gastouders zitten, maar wel onderdeel zijn van hetzelfde gastouderbureau? Ja: 5 Nee: 32 3. Zou je willen deelnemen aan een ouderavond met andere ouders bij jouw gastouder thuis om lopende zaken te bespreken en vragen te kunnen stellen aan je gastouder? Ja: 14 Nee: 22 4. Ben je bekend met het KIKI programma? Ja: 12 Nee: 25 2.1. Versturen naar de GO Er dient een aparte mail vanuit de OC gestuurd te worden naar de GO waarin de uitslag van de enquête en de rol van de OC wordt toegelicht. Deze zal uit naam van de voorzitter worden gestuurd. AC zal hierbij een voorzet doen (actie 010). 2.2. Evaluatie Vanuit de GO is aangegeven dat ze eerst op de hoogte willen worden gebracht alvorens gecommuniceerd wordt dat ze betrokken zijn bij het in ontvangst nemen van de ingevulde formulieren. FA heeft zich hierover verontschuldigd namens de OC. VO willen wel graag in contact treden met VO van dezelfde GO. De OC dient zich te buigen wat er met deze wetenschap wordt gedaan. Geconcludeerd kan worden dat de meerderheid van de VO die een formulier heeft ingevuld, geen prijs stelt op een ouderavond. Bekendheid over het KIKI programma is gevraagd op initiatief van PM. De meerderheid van de VO is niet bekend met het KIKI programma. 2.3. Terugkoppeling Wellicht dat de uitslagen met een conclusie naar de VO kunnen worden gemaild. 3. Actiepunten FA vraagt zich af wat de status is van actiepunt 004. FA kan dit navragen in haar contact met IB (actie 009). 4. Gastouder bij de OC? In de vorige vergadering is gesproken over deelname van de GO in de OC. De OC is van mening dat zij de VO vertegenwoordigd. Belangen van de VO zouden anders kunnen zijn dan van de GO. Een lidmaatschap van GO in de OC wordt hiermee uitgesloten. Wél is elke vergadering door VO, GO en PM bij te wonen als toehoorder. Men dient zich vooraf aan te melden. 4.1. Vorige keer besproken Oudercommissieoverleg 21 juli 2014 - versie 1.0.doc bladzijde 2 van 6
5. Sint en Kerst 2014 Vorig jaar was de opkomst bij de Sinterklaas viering zeer gering. Het idee is om dit jaar de kinderen een kleurplaat te laten inkleuren, in hun schoen te zetten en hiervoor een beloning te krijgen in de vorm van een cadeautje. 5.1. Rol van PM daarbij IB zal 3 suggesties doen voor cadeautjes in 4 categorieën: jong/meisje, jong/jongen, ouder/meisje, ouder/jongen. De OC zal meedenken en adviseren in de cadeautjes. PM zal vervolgens de cadeautjes inkopen (actiepunt 006 uit de vorige vergadering). 5.2. Bemoeienis van de OC wel/niet De leden van de OC zullen meehelpen bij het inpakken van de cadeautjes. Dit is actiepunt 007 van de vorige vergadering. 5.3. Cadeautje inkopen/kleurplaten ontwerpen/go informeren. AC is bereid, vanuit de OC, de kleurplaten te ontwerpen. IB kan hierover met hem contact opnemen en de inhoud afstemmen. Communicatie naar GO over het vervallen van Sinterklaas viering zoals vorig jaar en het nieuwe initiatief van de kleurplaten ligt bij PM (actie 008). 6. Rol van Iona bij OC De OC ziet in één van haar taken het daadwerkelijk meedenken met de voorgenomen wijzigingen in beleid van PM en het initiëren van nieuwe initiatieven. In de huisregels van de OC is ook opgenomen dat vertegenwoordiging van PM in een OC vergadering minimaal drie keer per jaar plaatsvindt. De voorzitter draagt zorg voor de verspreiding van de agenda, minimaal een week voordat de vergadering plaatsvindt. 7. Rondvraag/wat er verder nog ter tafel komt In formele zin zullen AC en AB, respectievelijk de rol van secretaris en penningmeester op zich nemen (besluiten 06 en 07). Hiermee is het bestuur van de OC belegd en zou dit door PM (in de persoon van IB) kunnen worden gecommuniceerd naar de instanties die hier om vragen (Boink). Besluiten 01, 02 en 03 vervallen hiermee. Het maken en distribueren van de notulen is voor de verantwoording van de secretaris, waarbij de uitvoering gedelegeerd kan worden. Dit is overigens van toepassing op elke verantwoordelijkheid van elk lid van het bestuur. De notulen van de OC zijn opvraagbaar en worden op verzoek toegestuurd. Een suggestie voor PM is om een sectie voor de OC op de website te creëren en om de notulen ook hier digitaal beschikbaar te maken. Dit kan FA meenemen in haar gesprek met IB (actie 0009). AB zal het huisreglement oudercommissie van Gastouderbureau Maria, zoals ingebracht op de vorige vergadering, herschrijven naar het huisreglement van de oudercommissie PerfectMatch en dit aan de OC ter review voorleggen (actie 011). De oudercommissie dient geïntroduceerd te worden bij nieuwe VO. Voorkeur om een blaadje in te sluiten in de map van PM. AC zal een voorzet doen omtrent het blaadje waarbij de introductieteksten van de enquête en het gerecenseerde huisreglement zijn opgenomen (actie 012). 8. Volgende vergadering FA dankt een ieder voor de aanwezigheid en sluit de oudercommissievergadering. AB wordt bedankt voor de gastvrijheid. Volgende vergadering zal worden gepland in het begin van Oktober en zal plaatsvinden aan de Joostlaan 6, Stripheldenbuurt, Almere Buiten. Gastheer is Arthur Charleston. FA zal via datumprikker.nl vergaderverzoeken versturen (actie 013). Oudercommissieoverleg 21 juli 2014 - versie 1.0.doc bladzijde 3 van 6
Bijlage Actiepunten Open Actiepunten Nummer Datum Omschrijving Plandatum Verantwoordelijke Status Gereed 004 2-4-2014 In een convenant of addendum op het contract de kaders van het gebruik van social media opnemen - IB Lopend 005 2-4-2014 knutselschoen/kleurplaat ontwerpen 15-11-2014 AC Lopend 006 2-4-2014 Cadeaus inkopen 15-11-2014 IB Lopend 007 2-4-2014 Cadeautjes inpakken en distribueren 4-12-2014 OC Lopend 008 21-7-2014 Communicatie naar GO over het vervallen van Sinterklaas viering zoals vorig jaar en het nieuwe initiatief 009 21-7-2014 Contact over: sectie OC website, mailadressen VO en GO, status actie 0004 010 21-7-2014 Mail vanuit OC naar GO waarin uitslag van enquête en de rol van OC wordt toegelicht. 011 21-7-2014 Huisreglement aanpassen en ter review aan de OC aanbieden 10-2014 IB Lopend 10-2014 FA Lopend 10-2014 AC/FA Lopend 10-2014 AB Lopend 012 21-7-2014 Introductieblaadje samenstellen 10-2014 AC Lopend 013 21-7-2014 Datum en tijdstip bepalen via datumprikker.nl 10-2014 FA Lopend Oudercommissieoverleg 21 juli 2014 - versie 1.0.doc bladzijde 4 van 6
Gesloten Actiepunten Nummer Datum Omschrijving Plandatum Verantwoordelijke Status Gereed 001 2-4-2014 vragenlijst opstellen welke zal bestaan uit 4 multiple choice vragen 002 2-4-2014 printen, personaliseren en distribueren van briefjes met vragen 12-4-2014 LS Gedaan 16-4-2014 IB Gedaan 003 2-4-2014 LS voorzien van verdere input 12-4-2014 OC Gedaan Bijlage Besluitenlijst Nummer Omschrijving Datum 01 Notulen worden gerouleerd 2-4-2014 02 Door besluit 01 is een secretaris niet nodig. 2-4-2014 03 Aangezien er geen vooraf bepaald OC budget is, is ook een penningmeester niet nodig 2-4-2014 04 IB blijft lid van de OC 2-4-2014 05 FA is voorzitter 2-4-2014 06 AC is secretaris 21-7-2014 07 AB is penningmeester 21-7-2014 Oudercommissieoverleg 21 juli 2014 - versie 1.0.doc bladzijde 5 van 6
Huishoudelijk reglement oudercommissie PerfectMatch Voor een begripsomschrijving wordt verwezen naar de omschrijving in het reglement van de oudercommissie. 1. Benoemen van oudercommissieleden in functie 1.1 De vergadering wijst uit haar midden een voorzitter, secretaris en penningmeester aan. De vergadering besluit hierover eenstemmig. 1.2 Een persoon kan, ten hoogste voor een periode van drie maanden, meer dan één functie vervullen. Benoeming geschiedt voor een periode van twee jaar. Na het verstrijken van deze periode is herbenoeming mogelijk, indien de betreffende persoon zich hiervoor kandidaat stelt. 1.3 Leden van de oudercommissie mogen maximaal 2 maal herkiesbaar zijn. 2. Taken voorzitter, secretaris en penningmeester 2.1 De voorzitter leidt de vergadering en draagt zorg voor een vlotte uitvoering van taken. De voorzitter treedt in eerste instantie op als vertegenwoordiger van de oudercommissie richting 'PerfectMatch'. 2.2 De voorzitter voert overleg met 'PerfectMatch'. 2.3 De secretaris stelt in overleg met de voorzitter de agenda op. 2.4 De secretaris is verantwoordelijk voor verspreiding per brief e-mail aan de leden tenminste zeven dagen voor aanvang van de vergadering. 2.5 De secretaris is verantwoordelijk voor het opstellen van de notulen en verspreiding onder de leden. 2.6 De secretaris draagt zorg voor de overdracht van de notulen aan 'PerfectMatch', die op haar beurt deze via de nieuwsbrief e-mail onder de ouders verspreidt. 2.7 De secretaris beheert de notulen en de inkomende en uitgaande post. 2.8 De penningmeester beheert de middelen waarover de oudercommissie de beschikking heeft. 3. Vergaderfrequentie 3.1 Er wordt naar gestreefd om de vergadering vier maal per jaar plaats te laten vinden. 3.2 Indien twee leden een vergadering noodzakelijk achten, kunnen zij de secretaris opdracht geven om een extra vergadering bijeen te roepen. 3.3 Het initiatief tot het bijeenroepen van een vergadering kan ook uitgaan van 'PerfectMatch'. 3.4 Indien het initiatief tot vergaderen door 'PerfectMatch' is genomen, zal de vergadering zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen twee weken, plaatsvinden. 3.5 Afmeldingen worden medegedeeld aan het bestuur. 3.6 Van een vergadering worden notulen gemaakt. 4. Contacten met ouders 4.1 'PerfectMatch' stelt nieuwe ouders op de hoogte van het bestaan van de oudercommissie d.m.v. een introductie van de Oudercommissie in de PerfectMatch introductie map. 4.2 Indien de samenstelling van de oudercommissie verandert, stelt 'PerfectMatch' de ouders, via de nieuwsbrief/e-mail, hiervan op de hoogte. 4.3 Alle ouders worden per nieuwsbrief/e-mail minimaal zeven dagen vooraf op de hoogte gebracht van de vergadering van de oudercommissie. 4.4 De goedgekeurde notulen worden per e-mail door 'PerfectMatch' aan alle vraagouders verstrekt. Oudercommissieoverleg 21 juli 2014 - versie 1.0.doc bladzijde 6 van 6