REGLEMENT DEELNEMERSRAAD STICHTING PENSIOENFONDS ACHMEA SPA Reglement Deelnemersraad 1 versie 16-11-2011
ARTIKEL 1 BEGRIPSBEPALINGEN In dit reglement wordt verstaan onder: a. het fonds: Stichting Pensioenfonds Achmea, gevestigd te Utrecht b. bestuur: het bestuur van het fonds c. deelnemersraad: de deelnemersraad van het fonds d. raadslid: een lid van de deelnemersraad e. deelnemer: de werknemer of gewezen werknemer die op grond van een pensioenovereenkomst pensioenaanspraken verwerft jegens het fonds f. pensioengerechtigde: degene voor wie op grond van een pensioenovereenkomst het pensioen is ingegaan g. aangesloten onderneming: een onderneming die; - verbonden is met Achmea B.V., statutair gevestigd te Utrecht, zoals bedoeld in artikel 24b van boek 2 van het Burgerlijk Wetboek; en - aan haar werknemers een pensioenovereenkomst heeft aangeboden met dezelfde inhoud als die van de aangesloten onderneming Achmea Personeel BV; en - door het bestuur van het fonds, op grond van een daartoe strekkend verzoek als aangesloten onderneming is toegelaten. ARTIKEL 2 SAMENSTELLING VAN DE DEELNEMERSRAAD; VERKIEZING EN ONTSLAG 1. De deelnemersraad bestaat uit 10 leden. De leden worden door de deelnemers respectievelijk de pensioengerechtigden gekozen op de wijze als omschreven in artikel 3. 2. De leden hebben voor 4 jaar zitting in de deelnemersraad. De deelnemersraad maakt een rooster van aftreden. Aftredende leden zijn terstond herkiesbaar, met dien verstande dat een lid ten hoogste eenmaal kan worden herkozen. Daarbij telt de periode van tussentijdse opvolging volgens artikel 3 lid 8 niet mee. 3. Het lidmaatschap van de deelnemersraad eindigt door: a. het verstrijken van de zittingstermijn; b. bedanken door het desbetreffende lid; c. ingeval het lid een vertegenwoordiger van de deelnemers is: het niet meer voldoen aan de definitie als bedoeld in artikel 1; d. ontslag door de deelnemersraad; e. overlijden van het lid; 4. Ontslag door de deelnemersraad is alleen mogelijk wanneer de betrokkene, naar de mening van de meerderheid van de overige raadsleden, ernstig in gebreke blijft bij de uitoefening van zijn functie. Ingeval hiervan sprake is, zal het bestuur hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld worden. 5. Ingeval van een tussentijdse vacature is artikel 3 lid 8 van toepassing. 6. Gedurende het bestaan van een vacature behoudt de deelnemersraad haar volledige bevoegdheden. ARTIKEL 3 DE VERKIEZING VAN DE RAADSLEDEN 1. In de deelnemersraad zijn de deelnemers en de pensioengerechtigden op basis van hun onderlinge getalsverhoudingen vertegenwoordigd. Voorafgaande aan de eerste verkiezing en bij de volgende verkiezing conform het rooster van aftreden stelt het bestuur de zetelverdeling tussen de vertegenwoordigers van de deelnemers en de vertegenwoordigers van de pensioengerechtigden in de deelnemersraad vast. Bij de eerstvolgende verkiezing wordt daarmee rekening gehouden. 2. Voor een vacature binnen de deelnemersraad worden door individuele deelnemers of pensioengerechtigden kandidaten voorgedragen. 3. Verkiezing geschiedt op basis van de leden 4 tot en met 7 en een eventueel in aanvulling hierop door het bestuur gemaakt verkiezingsreglement. SPA Reglement Deelnemersraad 2 versie 16-11-2011
4. De kandidaatstelling wordt door het bestuur aan de deelnemers respectievelijk aan de pensioengerechtigden, schriftelijk bekend gemaakt. 5. Indien er meer kandidaten zijn gesteld dan er vacatures bestaan, zullen er verkiezingen worden gehouden. Indien er niet meer kandidaten zijn gesteld, dan er vacatures bestaan, wordt iedere kandidaat zonder verkiezingen geacht te zijn gekozen. 6. Bij de verkiezingen heeft iedere deelnemer en iedere pensioengerechtigde een stem. Iedere stemgerechtigde brengt schriftelijk zijn stem uit. Blanco of onjuist ingevulde stembriefjes tellen niet mee voor de vaststelling van de uitslag van de verkiezingen. Een deelnemer stemt op een van de deelnemerskandidaten en een pensioengerechtigde stemt op een van de pensioengerechtigdenkandidaten. 7. Van de verkiezingen wordt een verkiezingsuitslaglijst opgesteld. De kandidaten op wie de meeste stemmen zijn uitgebracht, worden gekozen verklaard. Indien op twee of meer kandidaten voor een vacature een gelijk aantal stemmen is uitgebracht, beslist het lot. De niet gekozen kandidaten worden in rangorde van de verkiezingsuitslaglijst als reserve raadslid aangemerkt. 8. Indien het lidmaatschap van een raadslid tussentijds eindigt, wordt diegene automatisch als raadslid gekozen die in overeenstemming met de rangorde van de verkiezingsuitslaglijst als bedoeld in het vorige lid, daarvoor in aanmerking komt, nadat hij of zij schriftelijk heeft verklaard het lidmaatschap te aanvaarden. ARTIKEL 4 WERKWIJZE 1. De raadsleden kiezen in onderling overleg een voorzitter, een plaatsvervangende voorzitter, een secretaris en een plaatsvervangende secretaris. 2. De voorzitter heeft de leiding van de onderlinge vergaderingen en de werkzaamheden van de deelnemersraad. De plaatsvervangende voorzitter vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid. De secretaris houdt de notulen van de onderlinge vergaderingen, voert de administratie en de correspondentie en is verantwoordelijk voor het archief van de deelnemersraad. De plaatsvervangende secretaris vervangt de secretaris bij diens afwezigheid. 3. Brieven die uitgaan van de deelnemersraad worden namens de deelnemersraad ondertekend door de voorzitter en de secretaris, of bij afwezigheid door hun plaatsvervangers. 4. De deelnemersraad is, in het kader van de uitoefening van zijn taken, bevoegd deskundigen te raadplegen. Het bestuur wordt hiervan vooraf op de hoogte gebracht, evenals van de verwachte kosten. De kosten komen voor rekening van het fonds. Het bestuur is bevoegd aan deze kosten een limiet te stellen. ARTIKEL 5 VERGADERINGEN VAN DE DEELNEMERSRAAD 1. De deelnemersraad vergadert zo dikwijls als de voorzitter of twee raadsleden dit wenselijk achten, maar ten minste een keer per jaar. 2. De vergaderingen van de deelnemersraad worden door de secretaris bijeengeroepen door middel van een schriftelijke uitnodiging met de datum, tijd en plaats van de vergadering en de te behandelen onderwerpen. De uitnodiging wordt ten minste tien kalenderdagen voor de vergadering aan alle raadsleden toegezonden. 3. Het raadslid dat verhinderd is om op de vergadering te verschijnen, kan tijdens die vergadering door een ander raadslid worden vertegenwoordigd. Dit geschiedt bij schriftelijke of elektronische volmacht. 4. Rechtsgeldige besluiten kunnen alleen genomen worden indien de meerderheid van de raadsleden aanwezig of vertegenwoordigd is. Vacante zetels worden daarbij niet meegeteld. 5. Indien er geen meerderheid aanwezig of vertegenwoordigd is op een vergadering, zullen de voorgenomen besluiten ter schriftelijke instemming worden voorgelegd aan alle raadsleden. Het voorgenomen besluit wordt een besluit als een meerderheid van de raadsleden daarmee instemt. 6. De deelnemersraad neemt een besluit bij meerderheid van de uitgebrachte stemmen. Bij staking van stemmen over zaken wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. Bij staking van stemmen over personen beslist het lot. Stemmingen zullen schriftelijk (en anoniem met stembriefjes indien het personen betreft) plaatsvinden indien een of meer leden dat wensen. 7. Notulen van een vergadering worden in de volgende vergadering na goedkeuring door de voorzitter en de secretaris ondertekend. SPA Reglement Deelnemersraad 3 versie 16-11-2011
ARTIKEL 6 OVERLEGVERGADERINGEN 1. Het bestuur van het fonds en de deelnemersraad komen bijeen in een overlegvergadering, telkens wanneer een van beide daarom vraagt, maar ten minste twee maal per kalenderjaar. Tijdens deze vergaderingen worden de aangelegenheden aan de orde gesteld waarover het bestuur of de deelnemersraad overleg wenselijk acht. 2. De overlegvergadering wordt voorgezeten door de voorzitter van het bestuur en bij diens afwezigheid door de plaatsvervangend voorzitter van het bestuur. 3. De notulen van de vergadering worden gehouden door de door het bestuur aangestelde bestuurssecretaris. De notulen worden in een volgende overlegvergadering tussen het bestuur en de deelnemersraad ter vaststelling geagendeerd. De notulen worden na goedkeuring door de voorzitters getekend. 4. De overlegvergaderingen worden door de bestuurssecretaris bijeengeroepen door middel van een schriftelijke uitnodiging met de datum, tijd en plaats van de vergadering en de te behandelen onderwerpen. De uitnodiging wordt ten minste tien kalenderdagen voor de vergadering aan alle bestuurs- en raadsleden toegezonden. ARTIKEL 7 DE BEVOEGDHEDEN VAN DE DEELNEMERSRAAD 1. De deelnemersraad adviseert het bestuur desgevraagd of uit eigen beweging over aangelegenheden, die het fonds betreffen. De deelnemersraad wordt in ieder geval in de gelegenheid gesteld advies uit te brengen over elk door een daartoe bevoegd orgaan van het fonds genomen besluit tot: a. het nemen van maatregelen van algemene strekking; b. wijziging van de statuten en de reglementen van het fonds; c. vaststelling van het jaarverslag, de jaarrekening, de actuariële en bedrijfstechnische nota, bedoeld in artikel 145 van de Pensioenwet en een langetermijnherstelplan als bedoeld in artikel 138 van de d. vermindering van de verworven pensioenaanspraken en pensioenrechten indien toepassing wordt gegeven aan artikel 134 van de e. het vaststellen en wijzigen van het toeslagbeleid; f. gehele of gedeeltelijke overdracht van de verplichtingen van het fonds of de overname van verplichtingen door het fonds; g. liquidatie van het fonds; h. het sluiten, wijzigen of beëindigen van een uitvoeringsovereenkomst; i. het terugstorten van premie of geven van premiekorting, bedoeld in artikel 129 van de Pensioenwet. 2. Het advies van de deelnemersraad moet op een zodanig tijdstip worden gevraagd dat het van wezenlijke invloed kan zijn op de in het eerste lid bedoelde besluiten. Bij het vragen van advies wordt aan de deelnemersraad een overzicht verstrekt van de beweegredenen voor het besluit, evenals van de gevolgen die het besluit naar te verwachten valt voor de belanghebbenden bij het fonds zal hebben. 3. Het bestuur verstrekt desgevraagd aan de deelnemersraad tijdig alle inlichtingen en gegevens die deze voor de vervulling van zijn taak redelijkerwijze nodig heeft. De inlichtingen en gegevens worden desgevraagd schriftelijk verstrekt. 4. Het fonds informeert de deelnemersraad onverwijld over: a. de verplichting tot het opstellen van een kortetermijnherstelplan als bedoeld in artikel 140 van de b. de verplichting tot het opstellen van een langetermijnherstelplan als bedoeld in artikel 138 van de c. de aanstelling van een bewindvoerder als bedoeld in artikel 173 van de d. de beëindiging van de situatie, als bedoeld in artikel 172 van de Pensioenwet, waarin de bevoegdheidsuitoefening van alle of bepaalde organen van het pensioenfonds is gebonden aan de toestemming van een of meer door de toezichthouder aangewezen personen. 5. Het bestuur stelt de deelnemersraad na de in lid 4 sub a bedoelde mededeling over het kortetermijnherstelplan in de gelegenheid advies uit te brengen over dit kortetermijnherstelplan. ARTIKEL 8 ADVIESVERLENING 1. Binnen zes weken na de datum van de adviesaanvraag zal de deelnemersraad het advies aan het bestuur verlenen. Het advies wordt verleend nadat het advies is vastgesteld in een vergadering van de raad als bedoeld in artikel 5. SPA Reglement Deelnemersraad 4 versie 16-11-2011
2. Afhankelijk van het resultaat van de gehouden stemming in de raadsvergadering, is het mogelijk dat de raad een meerderheidsstandpunt - zijnde het advies van de deelnemersraad - en een minderheidsstandpunt heeft. Het minderheidsstandpunt wordt aan het advies van de raad toegevoegd. Het advies van de deelnemersraad wordt schriftelijk verleend ter attentie van de voorzitter van het bestuur. 3. Bij staking van de uitgebrachte stemmen wordt een nieuwe raadsvergadering uitgeschreven. Staken de stemmen dan wederom, dan verstrekt de raad een verdeeld advies. 4. Binnen vier weken na de datum van het advies als bedoeld in lid 1, zal het bestuur de deelnemersraad schriftelijk in kennis stellen of en in hoeverre het verleende advies wordt opgevolgd. Ingeval het advies niet of niet volledig wordt opgevolgd, dient het bestuur de reden(en) daarvan te vermelden in de kennisgeving. De eerste twee volzinnen gelden ook voor het eventuele minderheidsstandpunt bij het advies en voor het verdeeld advies. Deze kennisgeving geschiedt schriftelijk door het bestuur aan de deelnemersraad. 5. Ingeval het bestuur het advies van de raad niet of niet volledig heeft opgevolgd, zal de deelnemersraad binnen drie weken na de kennisgeving als bedoeld in lid 4 aan het bestuur schriftelijk meedelen hoe de deelnemersraad denkt over de in lid 4 bedoelde kennisgeving en welke actie de deelnemersraad eventueel zal ondernemen. ARTIKEL 9 ALGEMENE BEPALINGEN 1. De raadsleden zijn verplicht tot geheimhouding van bij de uitoefening van hun functie verworven kennis van vertrouwelijke aard. Voorts zijn de raadsleden verplicht zich te houden aan de bepalingen van dit reglement. 2. De raadsleden genieten als zodanig geen bezoldiging. Reis- en verblijfskosten en andere kosten die de raadsleden in de uitoefening van hun functie als raadslid in redelijkheid hebben gemaakt, voor zover raadsleden niet werkzaam zijn in dienst van een van de aangesloten ondernemingen, kunnen door het fonds worden vergoed op grond van door het bestuur vast te stellen regels. 3. De bevordering van de deskundigheid van de leden van de deelnemersraad is geregeld in het deskundigheidsplan van het fonds. ARTIKEL 10 BEROEPSRECHT 1. De deelnemersraad beschikt over een beroepsrecht bij de ondernemingskamer van het gerechtshof te Amsterdam, ten aanzien waarvan de te volgen procedures zijn vastgelegd in artikel 217 van de Pensioenwet. 2. Een geleding van de deelnemersraad beschikt over een beroepsrecht bij de ondernemingskamer van het gerechtshof te Amsterdam, ten aanzien waarvan de te volgen procedures zijn vastgelegd in artikel 218 van de Pensioenwet. 3. De kosten van het voeren van rechtsgedingen door de deelnemersraad komen ten laste van het fonds, indien zij: a. redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor de vervulling van de taak van de deelnemersraad en b. het fonds van de te maken kosten vooraf in kennis is gesteld. In rechtsgedingen tussen het fonds en de deelnemersraad kan de deelnemersraad niet in de proceskosten worden veroordeeld. ARTIKEL 11 VASTSTELLING EN WIJZIGING VAN DIT REGLEMENT 1. Dit reglement wordt ten behoeve van de inwerkingtreding bij bestuursbesluit vastgesteld. Dit reglement kan na inwerkingtreding door het bestuur in overleg met de deelnemersraad worden gewijzigd. 2. Ingeval een bepaling in dit reglement in strijd is met de Pensioenwet of de statuten van het fonds, dient die bepaling te worden aangepast zodat er geen strijdigheid meer bestaat. Ingeval de Pensioenwet of de statuten van het fonds worden gewijzigd en die wijziging eveneens betrekking heeft op dit reglement, zal voor zover nodig dit reglement overeenkomstig worden aangepast. Voor de in dit lid bedoelde wijzigingen van het reglement is medewerking van de deelnemersraad niet vereist. ARTIKEL 12 INWERKINGTREDING Dit reglement is vastgesteld op 21 juni 2011 en gewijzigd op 16 november 2011 en wordt geacht in werking te zijn getreden per 1 juni 2009. SPA Reglement Deelnemersraad 5 versie 16-11-2011