Presidiumvergadering VERSLAG Vergadering van zondag 9 oktober 2011 Aanwezig: Joris, Shana, Anne, Natascha, Dieter (22u13), Robin G., Niels, Jonas K., Michiel, Joke, Bert, Freek, Andreas, Kristien, Mathias, Karel, Annelies K. (22u26), Maarten (22u51), Gust (22u56), Lynn (23u33) Verontschuldigd: Jels, Liesbeth, Oliver L., Maarten (later), Gust (later), Lynn (later) Afwezig: Annelies J., Ruige De vergadering wordt geopend om 22u10. Goedkeuring agenda De agenda wordt goedgekeurd. Goedkeuring verslag Het verslag van de vorige vergadering wordt goedgekeurd. Mededelingen Loko De waag is donderdagavond en vrijdagochtend leeggemaakt en naar de kelder verplaatst. Donderdagavond ging het vlot omdat we met veel waren, maar vrijdagochtend was er amper volk en ging het bijgevolg traag. Het interfacultair songfextival is een muziekwedstrijd tussen verschillende bands. Hiervoor mogen er meerdere groepen per kring meedoen en de deadline om in te schrijven ligt op 15 november. Het subsidiereglement is herzien: drukkosten gaan naar 50 euro per schijf per stem op AV; bij sportactiviteiten wordt de huur van een privéterrein terugbetaald als er geen KUL-terreinen beschikbaar zijn;... Deze woensdag is het kringsymposium. De discussie over kringruimtes gaat door. We hebben teveel ruimte, maar het blijven enkel richtlijnen, dus we zullen zien of er veel verandert. Er zijn nog heel veel mandaten die niet ingevuld raken: Academische raad (2 plaatsen), Onderwijsraad (4 plaatsen), Vélo (1 plaats), RvS (2 plaatsen + 1 waarnemer), Acco (2 plaatsen), Extern beleid (2 plaatsen), Studentenraad associatie Leuven (StaL)(4 plaatsen), Mobiliteit (1 plaats), ICTS (1 plaats). Denk dus zeker eens na of je een mandaat wil doen en spoor andere mensen ook aan om hier eens over na te denken. Scientica Dit weekend is het Scienticaweekend in Baal. Alle info is al doorgemaild. 1
Het Skikot geeft ons geld terug per zoveel deelnemers aan de skireis. Nu zijn er twee meningen: oftewel storten we alles terug naar de leden, oftewel gaat het geld naar Scientica of de kringen en wordt het teruggegeven aan de leden door de activiteiten. In het vervolg willen we dat het teruggestort wordt. Dit zal voor volgend jaar besproken worden. Skikot zou ook jaarsponsor van Scientica willen worden. Dit zou betekenen dat ze op al onze affiches en flyers komen. We vinden dat we hier geen bezwaren tegen kunnen hebben als ze genoeg betalen. We zouden mogelijks een maandelijkse Scienticabar houden in de Gnorgl. Concreet zou dit volgend semester beginnen. Het zou best zijn dat de shiften van verschillende kringen gemengd zijn. De PV is pro. Scientica International trekt jammer genoeg weinig volk. Actiepunten Vanaf nu gaat er heel erg met actiepunten worden gewerkt. Deze komen elke PV in het verslag. Evaluatie Bij de evaluatie van een activiteit gaat eerst het financieel besproken worden, dan de positieve punten en daarna de negatieve punten. Dit komt ook zo op de kernraad en in het verslag. EJWieKent Financieel staat nog niet vast. Positief De onthaalsite was goed. Er stond niet enorm veel info op, maar het was een goed concept. Dit soort promodingen zijn zeker goed. De paintball was ondanks de chaos nog wel te doen, hoewel volgend jaar misschien toch best een ander spel wordt gedaan. Iedereen heeft zich wel geamuseerd. Het was goed dat EJW allemaal dezelfde T-shirt had, zo waren zij duidelijk te herkennen. Negatief Blijkbaar was de onthaalsite toch niet zo bekend. Er lag glas in het gras, waardoor er maar e80 van onze waarborg van e100 is teruggestort. Het schild was gepikt net voor de cantus. Dit kwam van ouwe zakken of het presidium. Glas wil weten wie het heeft gedaan en waarom. De cantus was chaotisch. Er was heel de week opgeruimd en gekookt door dezelfde mensen en anderen reageerden slecht als hen werd gevraagd om eens te helpen. Vroeger was er minder bierverbruik door de eerstejaars, misschien is dit ook wel beter. Er is veel bier gedronken (10 vaten). Als presidium heb je geen voorbeeldfunctie, maar als je constant met bier in je pollen zit, krijgen we toch een slechte reputatie. De fakeschacht was toch nodig. De eerstejaars werden soms gewoon alleen gedropt terwijl EJW bezig was, bijvoorbeeld toen EJW de opdrachten van EJW tegen allen aan het opschrijven was. Tijdens EJW tegen allen was EJW te weinig actief. Ze moeten zelf ook met hun eerstejaars bezig zijn en niet constant in zetels zitten. Je eerstejaars zijn daardoor ook minder gemotiveerd. Inschrijvingsstandje (PR) Financieel We hebben al 410 leden en er zijn er nog 50 in de wachtrij. Positief Volgend jaar mogen we van prof. Cools een hele PC klas in de A gebruiken om voor in te schrijven. Dit moet wel op tijd gevraagd worden aan hem. Dan kunnen we twee computers gebruiken om te valideren. Negatief Er was geen inschrijvingsstandje voor de CuDi, wat jammer was. De Guidogidsen waren op, maar deze kunnen bijbesteld worden. De T-shirts waren na de eerste dag al op. Dit is niet zo handig. Hierdoor kopen misschien minder mensen een T-shirt. Er waren lange wachtrijen. Inschrijvingsstandje (GAK) Financieel is nog niet bekend. Positief De bicky s waren leuker dan de hotdogs van vorig jaar. Al het eten was op, dus de hoeveelheden waren goed. Er is anderhalf vat opgedronken. Negatief De opruim maandag en de opbouw dinsdag waren niet goed ingevuld waardoor het heel traag ging. Er staat op de campus nog een half vat. Dit moet eens gehaald worden. 2
Oude Markt Financieel Het mocht op -e100 draaien, maar het heeft uiteindelijk op -e50 gedraaid. Het systeem was e2,50 voor twee 33 ers. Blijkbaar konden we ook minder vragen. Positief Er was veel volk. Negatief Er was te veel volk. Het was daardoor heel hectisch. De eerstejaars zelf vonden het niet goed dat ze met zoveel waren. Hierdoor was het minder gezellig. Spelletjesavond I Financieel Er was te veel drank gekocht, waardoor we een relatief groot verlies hadden. De cocktail is echter nog gebruikt voor de cocktail bij de cultuurbar. Positief Er was veel volk. Negatief Mathias moest last minute nog de S reserveren. De S is ook niet zo n goed locatie. Bij de opruim zijn de karren eerst op de campus gestockeerd, maar dan heeft Jels ze de dag erop moeten terugdoen. Aangezien hij geen tijd had waren de karren gewoon in de waag gedropt en zijn deze daar blijven staan tot de week erop donderdag. De opruim was dus eigenlijk maar half gedaan. Volgend jaar moet er een rol vuilzakken meegenomen worden en moet het gerief de avond zelf nog terug naar de kelder gedaan worden. Het vuil kan de dag erop in de molokken op de campus worden gedropt. Fakkeltocht Positief Er waren een 20-tal mensen. Het was gezellig. Er zijn 5 flessen jenever opgedronken. Negatief Het was vreemd. Als je enkel op het domein van de KULeuven komt, moet je het enkel aan de KUL laten weten. Als je buiten het domein van de KULeuven komt, moet het bij de stad worden aangevraagd. Dit moet op tijd gebeuren. Dit jaar was dit niet gebeurd en is het uiteindelijk een kaarsentocht geworden. Ouwezakkenreceptie Financieel Het was ok. Positief Er waren relatief veel ouwezakken, een 40-tal. Er is 2 of 3 keer voor gemaild. Voor elke ouwe zak is er een bicky gmeaakt. Dit vonden ze wel origineel. Negatief Het was een chaotische avond. De friteuses werkten even niet, maar we hebben ze toch aan de gang gekregen. Er waren speciaal flessen weggelegd voor latere ouwezakken, maar die zijn toch te vroeg uitgedeeld. Openingsbar Financieel Er was een redelijk verlies. Ondanks de fles goldstrike die verkocht was zitten we e50 onder begroting en dit is nog alleen maar de telling van de Alma en de inkomsten. Ondanks alles is het verlies toch niet weinig, zeker bij de eerste bar. Misschien is dit een teken aan de wand om alles beter in de gaten te houden. We zullen zien of het probleem structureel is of toevallig. Positief Er was goldstrike. Er was veel volk. Negatief Er was te weinig goldstrike. We kunnen ook best niet iedere bar Goldstrike hebben zodat het toch speciaal blijft. Welkomstbarbecue Financieel Het heeft goed of zelf boven begroting gedraaid. Positief Het was lekker. De dessertjes waren leuk. Het vlees was tot op de laatste worst verkocht, dus dit was goed ingeschat. Er waren voldoende shiften. Negatief Qua timing zijn we een half uur te laat begonnen. De shiften waren niet goed ingevuld. Eten in de Alma Finance Dit boeit niet, want er was geen omzet. Positief Er waren 20 eerstejaars en drankbonnetjes. Negatief / Openingscantus Financieel Er zit nog meer dan e800 in kassa na het betalen van de vaten. Dit zal van de codices en de glazen zijn. De codices leveren ons wel wat op aangezien die vorig jaar betaald zijn. De opbrengst van de glazen gaat naar beheerraad. Positief EJW was niet zat en er heeft maar 1 schacht overgegeven. Deze heeft EJW naar huis gebracht. 3
Negatief Het zou leuk zijn als er mensen kunnen helpen met de opkuis. Nu hebben ouwezakken dit gedaan. In veel andere kringen ruimt feest of sport dit op. Jeneversport Financieel Er is er niet veel over te zeggen. Het komt uit. Positief Er was veel jenever. Er is veel gesport. Negatief Er was te veel jenever: 10 flessen jenever voor 11 man. Dit is er écht over! Veel volk is niet gekomen door de (zware) cantus die de dag ervoor was. Volgend jaar moeten we best op een ander moment de jeneversport houden. Eerstejaarscocktail op de bar Financieel Op nul, want de cocktails kwamen nog van de spelletjesavond. Positief Veel eerstejaars. Pré-24-urenloop Financieel We zaten iets boven de begroting, maar dit wordt nog wel gecompenseerd. Positief Veel volk. Negatief Water in grote flessen bij zieke mensen is niet zo goed. De volgende keer gaan we bekers uit de kelder halen. Cultuurbar Financieel Nog niet bekend. Positief Er was veel volk. De hapjes waren lekker. Negatief Het is niet het beste idee om de cultuurbar in de tweede week te houden. Er was te veel volk. De shiften waren vrij slecht ingevuld. Bart had nog nooit een bar opgebouwd en die wist niet hoe die een vat kon aansluiten terwijl hij als enige barteamlid moest helpen bij de opbouw. Er was nochtans een ervaren barlid gevraagd door cultuur. De lichten en de muziek duurden daardoor lang om deftig in orde te krijgen. Op de docuwiki staat hoe dat alles werkt, maar dit was niet nagelezen. De thema s waren naar het einde toe niet zo goed. Er hing niet op welk thema wanneer was. 120 gefrituurde hapjes was een kleine onderschatting. Over muziekstijl en thema s waren veel klachten, misschien moet er in het vervolg geen cultuurbar meer zijn. Er waren miscommunicaties tussen bar en cultuur. De frigo s waren niet goed aangevuld. Tapcursus Er was 16 man, dus het was in orde. Komende activiteiten PeeMee-avond Gwen en Yoika zijn verantwoordelijk. Ze gaan chips en nootjes kopen. We krijgen geen sleutel meer van de alma van de buitendeur, enkel van de rolluik van de bar. De security sluit en opent de bar vanaf nu. Het kan zijn dat er heel veel volk is en dat het heel chaotisch is en probeer ervoor te zorgen dat de groepjes evenredig verdeeld zijn. Verkoop De module staat online. De verkooples gaat al door bij Veys en Oliver gaat nog proberen bij Holvoet voor BVP. Mexican verkoopbar Gust, Bert en Goeroen doen de bar. Dit zijn opnieuw drie mensen die nog geen bar hebben gedaan. Dieter gaat nog wel fixen dat er iemand bijkomt die al een bar heeft gedraaid (waarschijnlijk hemzelf). Er zal tequila zijn, en desperados. Er zijn goed(kop)e desperados bij de Aldi te vinden. Hier kan dus wel winst op worden gemaakt. Webteam gaat checken of er een nieuwe bar-pc kan worden gemaakt uit de gedoneerde pc s van Karel en Goeroen. 24-uren-LAN Er staat iets op de wina-site en de datum klopt. Het fotootje dat erbij staat, wordt afgedrukt en in de A opgehangen. De waag is gereserveerd. Het loopt van dinsdag 10u tot woensdag 10u. Ulyssis is gemaild. Doop Oliver gaat deze week samenzitten met de dopers. Het inkopen kan in die week. Er is ook al gemaild naar Nick de flik. 4
Doop/beursbar Er doen drie mensen de bar, waaronder Jeroen Meeus. De prijzen gaan geprojecteerd worden en de applicatie wordt nog gefixt door Bert en Gust. Eetavond Morgen is GAK-vergadering, dus het komt in orde. Doopcantus Komt wel in orde. Shiften Deze zijn amper ingevuld! Op de opruim de eerste maandag en de opbouw de dinsdag was amper volk en zo kan het ook niet werken. Dit was het begin van het jaar en dan konden er al geen shiften worden ingevuld. Dit is echt niet goed! We willen niet overgaan naar het systeem van iedereen zoveel shiften per semester, dus draag allemaal jullie steentje bij. Winagendatekstjes We zijn nog maar twee weken ver en nu zijn er al amper tekstjes op tijd in orde voor de winagenda. Er zal een nultolerantie komen als het echt nodig is. We gaan nog een week testen. Als het nu niet goed gaat gaan, dan zal redactie wel moeten overstappen op een nultolerantie. Woensdagavond is deadline! Vrijdagmiddag moet het bij de drukker zijn, en deze week waren er nog tekstjes binnen vrijdagnamiddag. Tekstjes site Er stond niet veel op de site, dus vandaar dat onze geliefde preses al activiteiten van heel oktober erop heeft gezet, dus iedereen moet er enkel nog een tekstje bijzetten. De postenverantwoordelijken moeten ervoor zorgen dat de activiteitentekstjes erop komen en dus genoeg zagen bij de activiteitenverantwoordelijke. verzekeringen Het kernpresidium is volledig verzekerd. Maar onze leden zijn heel slecht verzekerd: enkel voor organisatorische fouten. Medewerkers zijn zoals leden verzekerd, maar we kunnen deze veel beter laten verzekeren. De verzekering is voor Wina, omdat de mensen voor Wina werken dus er ook een grotere kans is dat er meer ongevallen gebeuren. Kristien gaat uitzoeken hoe het zit. 24-urenloop Het loopstandje is afgekeurd. Ze vertrouwden de sjorring van twee verdiepen niet. Dus er komt nog een nieuw ontwerp, met meer schuine balken zodat het sterker is. Alles komt in orde van balken en zeilen. De shiften moeten op tijd op de site komen en zeker op tijd worden ingevuld! Varia Joke mindert in presidiumwerk omdat ze zich meer wil concentreren op haar studie. Mathias gaat drinken. 5
Actiepunten Actiepunt uit te voeren door tegen Cultuurbarfactuur halen Mathias en Dieter zo snel mogelijk Kringruimtefile doorsturen Mathias zo snel mogelijk Mandateninfo doormailen Mathias zo snel mogelijk Plansjarels doormailen Mathias zo snel mogelijk Verzekeringen checken Kristien zo snel mogelijk Waarborg Ons Huis ophalen Maarten zo snel mogelijk Beursbarapplicatie maken Gust en Bert de beursbar 24-urenloopmateriaal fixen (oa splitter en tv s) Joris de 24-urenloop 24-urenloopshiften online zetten Joris voor de 24-urenloop 24-urenloopshiften invullen iedereen voor de 24-urenloop De vergadering wordt gesloten om 00u51. De volgende vergadering gaat door op zondag 23 oktober 2011 om 22u00 in de Winaliving. Karel Reynders (secretaris) 6