Huishoudelijk Reglement van de Participatieraad Leidschendam-Voorburg Versie april 2014
Inhoud Artikel 1. Begripsomschrijvingen... 3 Artikel 2. Taak... 3 Artikel 3. Samenstelling en functies... 3 Artikel 4. Bezetting en vacatures... 4 Artikel 5. Vergaderingen... 4 Artikel 6. Taken, bevoegdheden en vervanging van de voorzitter... 5 Artikel 7. Secretaris... 5 Artikel 8. Penningmeester... 5 Artikel 9. Besluitvorming over adviezen... 6 Artikel 10. Overleg met gemeente... 6 Artikel 11. Raadpleging en informatie achterban en deskundigen... 6 Artikel 13. Onvoorziene gevallen... 7 2
De Participatieraad Leidschendam-Voorburg; gelet op artikel 5, eerste lid, van de Verordening Participatieraad Maatschappelijke Ondersteuning en Sociale Zaken Leidschendam-Voorburg, vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 14 december 2010, stelt vast het: Huishoudelijk Reglement Participatieraad Leidschendam-Voorburg Artikel 1. Begripsomschrijvingen In dit huishoudelijk reglement wordt verstaan onder: a b c d Participatieraad: de Participatieraad Maatschappelijke Ondersteuning en Sociale Zaken Leidschendam-Voorburg; raad: de Gemeenteraad; college: het College van Burgemeester en Wethouders van Leidschendam-Voorburg; secretaris: de door de Participatieraad benoemde ambtelijk secretaris van de Participatieraad. Artikel 2. Taak 1 De Participatieraad brengt - al dan niet in coproductie - gevraagd of ongevraagd advies uit aan de raad en het college over het gemeentelijk beleid dat ligt op het (aanverwante) terrein van de wetten, regelingen en verordeningen in het sociaal domein. 2 Coproductie/cocreatie houdt in elk geval in: a) dat de gemeente de Participatieraad in een zo vroeg mogelijk stadium betrekt bij de ontwikkeling van het desbetreffende beleid waartoe de gemeente het initiatief neemt; b) dat de gemeente beleidsvoorstellen waartoe de Participatieraad het initiatief neemt, bespreekt met de Participatieraad en zo mogelijk opvolgt. Artikel 3. Samenstelling en functies 1 De Participatieraad bestaat uit 16 door het college benoemde leden en de door het college benoemde onafhankelijk voorzitter. 2 De voorzitter geeft leiding aan de Participatieraad. 3 De Participatieraad kiest uit haar leden een vicevoorzitter. 4 De Participatieraad kiest uit haar leden een penningmeester. 5 De Participatieraad kan voor de in artikel 2 lid 1 genoemde beleidsterreinen Vak- en werkgroepen instellen, die tenminste uit drie leden bestaan. 3
5.1 De vakgroepen staan onder leiding van een Trekker. Deze draagt zorg voor het bijeenroepen en leiden van vergaderingen. 6 De secretaris ondersteunt de Participatieraad op het gebied van organisatie, beleidsanalyse en communicatie. Artikel 4. Bezetting en vacatures 1 Bij het ontstaan van een vacature, verzoekt de Participatieraad het college om deze vacature te doen vervullen. De Participatieraad geeft aan aan welke eisen de kandidaat dient te voldoen. 2 Wanneer een kandidaat, volgens de daartoe ingestelde Sollicitatiecommissie, voldoet aan de aanstellingsvereisten, stuurt de voorzitter een aanstellingsadvies naar het college 2 De secretaris houdt een overzicht bij van de data van benoeming, herbenoeming en tijdstip van aftreden van de zittende leden. De Participatieraad meldt uiterlijk zes maanden voor het verstrijken van de zittingstermijn aan het college welke van de zittende leden (niet) voor herbenoeming in aanmerking komen. (zie 1). 3 Wanneer een lid, naar het oordeel van de voorzitter en na diens overleg met het college, disfunctioneert, kan de Participatieraad bij besluit met tweederde meerderheid van stemmen het college verzoeken dit lid te schorsen of te ontslaan. (zie 6) Artikel 5. Vergaderingen 1 De Participatieraad vergadert maandelijks met uitzondering van de maanden in het zomer- en winterreces. 2 De Participatieraad vergadert eveneens wanneer de voorzitter of een kwart van de leden dit noodzakelijk acht. 3 In één van deze vergaderingen, uiterlijk voor 1 juni, wordt het jaarverslag van de Participatieraad over het afgelopen kalenderjaar vastgesteld. 4 De Participatieraad stelt uiterlijk voor 1 juni, de door de penningmeester opgestelde verantwoording over de financiële gang van zaken in het afgelopen kalenderjaar, vast. 5 De vergaderingen van de Participatieraad zijn openbaar, tenzij: a) de gemeente, aangeeft dat een onderwerp vertrouwelijke behandeling behoeft; b) wordt gesproken over het functioneren van personen; c) de aanwezige leden bij meerderheid van stemmen besluiten tot een besloten (deel van de) vergadering. 6 Tijd en plaats van de openbare (delen van de) vergaderingen van de Participatieraad worden tijdig aangekondigd via de gebruikelijke gemeentelijke communicatiekanalen en de website van de Participatieraad. 7 In spoedeisende gevallen kan overleg en besluitvorming ook per email en/of schriftelijk plaatsvinden. In deze gevallen wordt elk (email)bericht aan alle leden alsmede de voorzitter van de Participatieraad toegezonden. 4
Artikel 6. Taken, bevoegdheden en vervanging van de voorzitter 1 De voorzitter zit de vergaderingen van de Participatieraad voor. 2 De voorzitter vertegenwoordigt de Participatieraad naar buiten, leidt de bijeenkomsten, stelt samen met de secretaris de agenda op en ondertekent de stukken die van de Participatieraad uitgaan. De voorzitter kan bepalen welke stukken alleen door de secretaris kunnen worden ondertekend. 3 De voorzitter is contactpersoon met de raad en met het college. 4 Bij ontstentenis van de voorzitter wordt deze vervangen door de vicevoorzitter. 5 Wanneer de voorzitter disfunctioneert, kan de Participatieraad na overleg met het college en bij besluit met tweederde meerderheid het college verzoeken de voorzitter te schorsen of te ontslaan. 6 De voorzitter bespreekt elke 2 jaar het functioneren van een lid en legt de eventueel gemaakt verbeterafspraken schriftelijk vast. 7 Indien een lid in de ogen van de voorzitter niet meer aan de aanstellingsvereisten voldoet, bespreekt deze dit met de vicevoorzitter en ten minste 2 Trekkers van de vakgroepen. Artikel 7. Secretaris 1 De Participatieraad stelt een functiebeschrijving voor de secretaris vast. 2 Tot de taken van de secretaris behoren in elk geval: a) de secretariële ondersteuning van de Participatieraad in het algemeen en de voorzitter in het bijzonder; b) de organisatorische ondersteuning van de Participatieraad; c) de beleidsmatige ondersteuning van de Participatieraad; d) de ondersteuning op het gebied van communicatie en public relations; e) het onderhouden van de (uitvoerende) contacten met de gemeente en met de relevante maatschappelijke organisaties. 3 Wanneer de secretaris disfunctioneert, kan de Participatieraad bij besluit met gewone meerderheid de secretaris met onmiddellijke ingang schorsen. Artikel 8. Penningmeester 1 De penningmeester voert het beheer over de geldmiddelen en de bankrekening van de Participatieraad en doet verslag van de stand van zaken indien de Participatieraad of de voorzitter dit wenst. 2 De Participatieraad wijst de voorzitter aan als gemachtigde om naast de penningmeester betalingen te doen. 5
3 De penningmeester houdt een boekhouding bij en is verplicht daarin op verzoek van de voorzitter of de Participatieraad onverwijld inzage te verlenen. 4 De penningmeester stelt, in overleg met de voorzitter en de secretaris, de concepten voor de jaarrekening en begroting op en legt die ter goedkeuring voor aan de Participatieraad. 5 De penningmeester bereidt, in overleg met de voorzitter en de secretaris, de subsidieaanvragen en subsidievaststellingsaanvragen voor en zorgt ervoor dat die, na goedkeuring door de voorzitter, tijdig worden ingediend bij de gemeente. Artikel 9. Besluitvorming over adviezen 1 Voor de vaststelling van een advies door de Participatieraad is een quorum van noodzakelijk van ten minste de helft van de leden exclusief de voorzitter. Voor de vaststelling van een conceptadvies door een werkgroep is een quorum noodzakelijk van ten minste de helft van de leden van de betreffende werkgroep. Een lid mag een blanco stem afgeven. 2 Een advies kan slechts worden vastgesteld met meerderheid van stemmen, daaronder mede begrepen de stem van de voorzitter. 3 Bij staking van de stemmen schorst of verdaagd de voorzitter het overleg. De Participatieraad stemt eenmaal opnieuw over het betrokken advies. Indien de stemmen wederom staken, wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. 3a Bij gelijke stemverhoudingen is de stem van de voorzitter doorslaggevend. 4 Indien één of meer leden zwaarwegende bezwaren hebben tegen een vastgesteld advies, wordt daarvan op diens of hun verzoek aantekening gemaakt bij het advies of worden één of meer minderheidsstandpunten aan het advies toegevoegd. Artikel 10. Overleg met gemeente 1 De Participatieraad voert tenminste twee maal per jaar overleg met het college. 2 De Participatieraad kan via de voorzitter één of meer portefeuillehouders / leden van het college voor overleg uitnodigen. 3 De Participatieraad kan via de voorzitter beleidsambtenaren uitnodigen om deel te nemen aan het overleg. 4 Alle deelnemers aan overleg met de gemeente kunnen onderwerpen voor de agenda van het overleg aandragen tot uiterlijk een week van tevoren. Zij ontvangen de conceptagenda zo spoedig daarna. 5 De voorzitter kan, al dan niet op voorstel van de leden, adviseurs uitnodigen om deel te nemen aan het overleg met de gemeente. Artikel 11. Raadpleging en informatie achterban en deskundigen 1 De voorzitter en de secretaris kunnen, al dan niet op voorstel van de leden, belanghebbenden en deskundigen uitnodigen om deel te nemen aan het overleg. 6
2 De Participatieraad kan voor bepaalde onderwerpen tijdelijke werkgroepen instellen die bestaan uit ten minste twee leden, al dan niet uitgebreid met externe belanghebbenden of deskundigen. 3 De secretaris houdt een bestand bij van de cliënten- en belangenorganisaties en de professionele instellingen die voor het werk van de Participatieraad van belang zijn. 4 De Participatieraad kan belanghebbenden raadplegen en informeren door het beleggen van bijeenkomsten. 5 De Participatieraad kan belanghebbenden informeren door het sturen van een nieuwsbrief of andere berichten en door het gebruikmaken van sociale media en de website. Artikel 12. Vertrouwelijkheid 1 De voorzitter en de leden van de Participatieraad behandelen alle informatie als vertrouwelijk die door één van hen, door de gemeente of door derden als vertrouwelijk wordt verstrekt. 2 Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing op de adviseurs, bedoeld in artikel 10, zevende lid, en de belanghebbenden en deskundigen, bedoeld in artikel 11, eerste lid. Artikel 13. Onvoorziene gevallen In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de voorzitter na overleg met de vice voorzitter. Aldus vastgesteld in de vergadering van de Participatieraad Leidschendam-Voorburg van xxxxxxx de secretaris, de voorzitter, M. den Exter A.P. de Grijs-Langestraat 7