S T A T E N V O O R S T E L Datum : 17 mei 2005 Nummer PS : PS2005BEM24 Dienst/sector : Kabinet cvdk, CS, PPD, ECC Commissie : BEM Registratienummer : 2005KAB000292i Portefeuillehouder : A. Kamp Titel : Behandeling Jaarverslag provincie Utrecht 2004 Inhoudsopgave Ontwerpbesluit pag. 3 Toelichting pag. 5 Bijlage: Het Jaarverslag is u reeds per post toegezonden Inleiding De provincie Utrecht presenteert in 2005 voor het eerst één integraal jaarverslag. Het college van gedeputeerde staten biedt u in bijgaande brief het nieuwe jaarverslag aan, te behandelen gelijktijdig met de jaarrekening. De brief en het verslag zijn u reeds eerder per post verzonden. Dit eerste jaarverslag is een proeve. Uiteraard zijn vele verbeteringen aan de verslaglegging mogelijk. Suggesties uwerzijds worden dan ook zeker op prijs gesteld. Het jaarverslag zal ook voor commentaar naar de Kordes Trofee worden gestuurd. De Kordes Trofee wordt jaarlijks uitgereikt aan de publieke organisatie met het beste jaarverslag. Wij stellen u voor het verslag vast te stellen (zie ontwerpbesluit).
PS2005BEM24-2-
PS2005BEM24-3- Besluit Besluit van 27 juni 2005 tot vaststelling van het Jaarverslag provincie Utrecht 2004 Provinciale staten van Utrecht; Op het voorstel van gedeputeerde staten van 17 mei 2005, Kabinet cvdk, nummer 2005KAB000292i; Gelezen; de aanbiezingsbrief bij het jaarverslag van gedeputeerde staten van 7 juni 2005 Overwegende; dat integrale presentatie van de resulaten van de provincie moet plaatsvinden in één jaarverslag Gelet op; het besluit daartoe van gedeputeerde staten op 7 december 2004 voorzitter, griffier,
PS2005BEM24-4-
PS2005BEM24-5- Aan Provinciale Staten, Toelichting Beoogd effect Tot voor kort bracht de provincie Utrecht per jaar een aantal deelverslagen uit. Door vanaf 2005 in één uitgave intergaal verslag te doen van de resultaten over het agfelopen jaar, presenteert de provincie zich helderer, krachtiger en doelgerichter. Argumenten Het uitbrengen van verschillende verslagen brengt versnippering met zich mee. Voor relaties van de provincie is daarmee minder helder waar de provincie naar streeft. Het maken van één verslag bevordert enerzijds het scheppen van een samenhangend beeld naar buiten en draagt anderzijds bij, door het schetsen van een samenhangend beeld, aan het integraal denken binnen de eigenorganisatie. Kanttekeningen Hoewel wij zeer tevreden zijn over dit verslag, kan het op een aantal punten zeker worden verbeterd. Wij willen met name de volgende keer de omvang beperken. Er zal dan wel een keuze moeten worden gemaakt. Indien voor het beschrijven van de resultaten de indeling van de begroting wordt gehanteerd, wat gezien de directe relatie met de jaarrekening voor de hand ligt, wordt het verslag niet veel dunner. Als wordt gekozen voor een meer politiek-strategisch verslag, kan de omvang sterk worden beperkt, maar zal de integraliteit van onderwerpen die kenmerkend is voor het takenpakket van een provincie, minder uit de verf komen. Financiën Het jaarverslag 2004 kost naar schatting 50.000,- De kosten in volgende jaren kunnen met ongeveer eenderde worden verlaagd, indien het schrijven van het verslag intern plaats vindt. Omdat het samenvoegen van bestaande verslagen arbeidsintensief was, werd voor het schrijven van dit eerste verslag een externe tekstschrijver in de arm genomen. Realisatie Voor het realiseren van dit verslag werd een projectteam samengesteld uit het kabinet cvdk, de Concernstaf, de sector Personele Dienstverlening en de Eenheid Concern Communicatie. Het projectteam functioneerde ambtelijk in opdracht van de provinciesecretaris. Communicatie Het verslag is in de week van 13 juni met een persbericht verspreid onder de provinciale media. Het verslag is verder gestuurd naar die relaties van de provincie die ook de voorgaande uitgaven ontvingen (Jaarbeeld, jaarrekening, sociaal jaarverslag en burgerjaarverslag). Het is de bedoeling dat vanaf volgend jaar het gehele netwerk van de provincie een exemplaar van het jaarverslag ontvangt. Daarvoor is noodzakelijk dat dienstenbreed een uitgebreide lijst wordt samengesteld. Bijlagen U ontving het verslag en de aanbiedingsbrief reeds eerder per post.
PS2005BEM24-6- Gedeputeerde staten, voorzitter, Mr B. Staal secretaris, Drs. H.H. Sietsma