Aan de Voorzitter van het OCMW van Lede Kasteeldreef 50 9340 Lede Geïntegreerd inspectieverslag POD MI Inspectiedienst POD MI 3 OCMW/W65B-RMIB-SCP/2014 Betreft: Geïntegreerd inspectieverslag Geachte Voorzitter, Hierbij vindt u het verslag van de inspecties die plaatsvonden in uw centrum op 20 en 21/8/2014. Dit inspectieverslag bestaat uit drie delen: Een algemene analyse over het verloop van de inspectie, de resultaten van de inspecties en de aanbevelingen Een bijlage per gecontroleerde materie met de verschillende boekhoudkundige tabellen en uitleg over de gevolgde procedure De controletabellen per begunstigde Indien u vragen hebt over deze controle, kunt u contact opnemen met uw inspecteur via mi.inspect_office@mi-is.be. Briefwisseling dient gericht te worden aan de Programmatorische Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, Armoedebestrijding en Sociale Economie (POD MI), Dienst Inspectie, WTC II, Koning Albert II-laan 30, 1000 Brussel.
1. INLEIDING De missie van de POD Maatschappelijke integratie is de voorbereiding, uitvoering, evaluatie en opvolging van het federale beleid voor maatschappelijke integratie, waardoor ieders sociale grondrechten op duurzame wijze worden gegarandeerd. De controles die door de inspectiedienst in de OCMW s worden uitgevoerd, passen in deze missie en gaan uit van de volgende visie ; Controle op de toepassing van de federale wetgeving voor maatschappelijke integratie aan de hand van juridische, administratieve en financiële inspecties Advies aan de OCMW's over het wettelijk kader en de concrete toepassing van de regelgeving Kennis: door haar schakelfunctie tussen de administratie en de actoren op het terrein draagt de dienst inspectie bij tot de strategische voorbereiding van het beleid inzake maatschappelijke integratie. Om deze opdracht tot een goed einde te brengen, stelt de inspectiedienst zich de volgende doelstellingen; Toezien op een uniforme en correcte toepassing van de wetgeving en reglementering aangaande de subsidies die de federale staat toekent aan de OCMW s. Houden van doelgerichte, uniforme en periodieke controles van de OCMW s op boekhoudkundig, administratief en juridisch vlak. Deze controles dragen bij tot de gelijke wettelijke behandeling van de gebruikers van de OCMW-diensten. Verzamelen van informatie om het beleid inzake maatschappelijke integratie en armoedebestrijding te optimaliseren. Uitbouwen van structurele en kwalitatieve relaties met de OCMW s (belangrijkste partners van de federale administratie) met het oog op een goede communicatie en een kwaliteitsvolle dienstverlening. Uitwisselen van informatie met de interne diensten van de POD MI. Meewerken aan het actieplan voor de strijd tegen de sociale fraude waartoe in 2011 door de Regering werd besloten. Met deze controles wil de dienst inspectie de waarden van de POD MI verdedigen; Respect De kwaliteit van de dienstverlening en klantvriendelijkheid Gelijke kansen voor iedereen Diversiteit Openstaan voor verandering De procedure voor de controles wordt toegelicht op de website van de POD MI (http://www.mi-is.be/be-nl/ocmw/ocmws). 2
2. CONTROLES Omschrijving Jaargang controle Bijlage 1 2 3 4 5 6 Wet van 02/04/1965: controle van de medische kosten Wet van 02/04/1965: boekhoudkundige controle Recht op Maatschappelijke Integratie: controle van de sociale dossiers Recht op Maatschappelijke Integratie: boekhoudkundige controle Stookoliefonds (verwarmingstoelage) Fonds voor Maatschappelijke Participatie en Culturele en Sportieve Ontplooiing 7 Sociaal Gas- en Elektriciteitsfonds geen controle uitgevoerd 2009-2011 geen controle uitgevoerd 2009-2011 geen controle uitgevoerd 2012 geen controle uitgevoerd Bijlage 1: Controle van de medische bewijsstukken Bijlage 2: Controle op de wet van 2 april 1965 Bijlage 3: Controle van de sociale dossiers voor MI Bijlage 4: Controle van de subsidies voor MI Bijlage 5: Controle van het stookoliefonds Bijlage 6: Controle van de subsidies voor SCP Bijlage 7: Controle van de Energiefonds-subsidies U vindt een gedetailleerde beschrijving van de uitgevoerde controles in de bijlagen van deze brief. 3. VOORBEREIDING EN VERLOOP VAN DE INSPECTIE De inspecteur heeft haar controles in goede werkomstandigheden kunnen uitvoeren. De bewijsstukken die per mail aan uw OCMW werden gevraagd om de controles correct voor te bereiden, werden overzichtelijk ter beschikking gesteld. Er was een goede samenwerking met de OCMW- personeelsleden, die bereid waren op alle vragen te antwoorden en die waar nodig- bijkomende informatie hebben gegeven. 4. VASTSTELLINGEN EN AANBEVELINGEN De onderstaande tabel(len) geven een overzicht van de vaststellingen en de aanbevelingen per gecontroleerde materie: 3
Wet van 02/04/1965, boekhoudkundige controle Het opvolgen van de toelagen zowel op niveau van de uitgaven als ontvangsten vertoont t.o.v. de vorige controleperiode 2006-2008 een duidelijke positieve evolutie maar blijft wel een aandachtspunt. Recht op Maatschappelijke Integratie, boekhoudkundige controle Ook hier raden we aan de OCMW uitgaven en ontvangsten nauwgezet te vergelijken met de aangevraagde staatstoelagen. Voor de tewerkstellingsdossiers art 60 7 kan de toelage enkel toegekend worden voor dagen met loon of gewaarborgd loon. Fonds voor Maatschappelijke Participatie en Culturele en Sportieve Ontplooiing De inspecteur kon een creatieve werking en goede opvolging van de dossiers vaststellen. De subsidies voorzien in het KB werden volledig besteed. Voor de gecontroleerde periode werden de uitbetaalde subsidies aanvaard. Wanneer het OCMW de tussenkomst uitbetaalt aan de aanvrager dient het OCMW erop toe te zien dat de aanvrager steeds een betaalbewijs levert van de aangevraagde activiteit of factuur. Ingebrachte kosten waarvoor geen betaalbewijs of bewijsstuk kan voorgelegd worden, worden geweigerd. 5. DEBRIEFING EN ALGEMENE OPMERKINGEN Evolutie ten opzichte van eerdere controles Controle boekhouding wet 2/4/65: Bij de vorige controle werd een bedrag van 24.237,68 teruggevorderd, nu dient 2304,55 teruggevorderd te worden. Er is duidelijk een positieve evolutie. Controle boekhouding recht op maatschappelijke integratie: net zoals bij een vorige controle werd een gering verschil vastgesteld bij het vergelijk van de cijfers, idem voor de tewerkstellingen. Fonds voor Maatschappelijke Participatie en Culturele en Sportieve Ontplooiing : de opmerking inzake het betaalbewijs van de activiteit of factuur werd ook bij een vorige controle gemaakt. We merken wel op dat dit bij de huidige controle geen systematische fout is maar eerder een uitzondering. Debriefing De resultaten van de controles werden na afloop toegelicht aan de verantwoordelijke van de sociale dienst mevr Kathleen Van Goethem en doorgemaild aan de financieel beheerder. Het overlopen van de conclusies gebeurde in een constructieve sfeer. 4
6. CONCLUSIE De onderstaande tabellen geven een overzicht van de eventuele subsidietekorten en de te veel ontvangen subsidies. Te weinig ontvangen toelagen Controle Periode Wet van 02/04/1965, boekhoudkundige controle 2009-2011 Recht op Maatschappelijke Integratie, boekhoudkundige controle 2009-2011 Terugvorderingsprocedure Zie bijlage 2 Zie bijlage 4 Te veel ontvangen subsidies Controle Wet van 02/04/1965, boekhoudkundige controle Periode Terug vordering 2009-2011 2304,55 Terugvordering s-procedure Door onze diensten Terugvorderings -periode Op een van de volgende maandelijkse kostenstaten Recht op Maatschappelijke Integratie, boekhoudkundige controle 2009-2011 885,82 Door onze diensten Op een van de volgende maandelijkse kostenstaten Mag ik u verzoeken om uw akkoord binnen een termijn van 15 dagen volgend op de ontvangst van dit verslag te verzenden naar mi.inspect_office@mi-is.be Als er geen antwoord volgt binnen de opgelegde termijn wordt dit beschouwd als een aanvaarding van de resultaten van de inspectie. Met vriendelijke groeten, Voor de Voorzitter van de POD Maatschappelijke Integratie : De directeur-generaal, Anne-Marie VOETS 5
BIJLAGE 2: CONTROLE VAN DE SUBSIDIES TOEGEKEND IN HET KADER VAN DE WET VAN 02 APRIL 1965 PERIODE VAN 2009 T/M 2011 Deze controle maakt een boekhoudkundige vergelijking van de uitgaven en terugvorderingen van: de financiële steun waarvoor de Staat subsidies verstrekt; de tewerkstellingen geregistreerd bij het OCWM waarvoor de POD MI subsidies verstrekt. De verschillen tussen de daadwerkelijke betalingen en de toegekende subsidies worden zo opgespoord. 1. De resultaten van de financiële controle (met uitzondering van de tewerkstellingen in artikel 60 7) Analyse van de uitgaven Bij de boekhoudkundige controle werd vastgesteld dat uw OCMW te veel toelagen heeft ontvangen voor 933,96. U vindt hiervan een gedetailleerde beschrijving in controletabel 2A. Bij de boekhoudkundige controle werd vastgesteld dat uw OCMW eventueel te weinig toelagen ontving. U vindt hiervan een gedetailleerde beschrijving in controletabel 2B. Analyse van de terugvorderingen De controle die uitgevoerd werd op basis van uw boekhoudkundige stukken heeft een te veel ontvangen toelagen van 1370,59 aan het licht gebracht. U vindt een gedetailleerde beschrijving van de niet verwerkte terugvorderingen per begunstigde in controletabel 2C. 2. Controle van de financiële steun van de tewerkstellingen in het kader van artikel 60 7 van de organieke Wat van 08/07/1976 betreffende de OCMW s. De controle van de tewerkstellingen in het kader van artikel 60 7 heeft geen enkel verschil met de subsidiëring door de Staat aan het licht gebracht. 3. Conclusies Voor de gecontroleerde periode heeft uw OCMW een te veel aan toelagen ontvangen van: 933,96 + 1370,59 = 2304,55 (zie de controletabellen 2A, 2C en 2D). 6
Dit bedrag zal worden teruggevorderd op een van de volgende subsidies die u zal worden toegekend. De subsidies die overeen stemmen met de eventueel te weinig ontvangen toelagen (zie controletabellen B ), zouden u nog kunnen worden terugbetaald, op voorwaarde dat de termijnen voor de verzending van de A- en B-formulieren (45 dagen) en van de D- formulieren (12 maanden) aanvankelijk werden nageleefd (hoofdstuk 2, artikel 9 en artikel 12 van de wet van 2 april 1965). Tevens dienen alle wettelijke voorwaarden vervuld te zijn die de terugbetaling van deze steun mogelijk maken (art. 5 en 11 2 van de wet van 2 april 1965). Om na te gaan of u nog recht heeft op de inning van de eventueel te weinig ontvangen toelagen, kunt u contact opnemen met onze frontdesk (vraag@mi-is.be of tel 02/508.85.85) om een lijst te bekomen van de geweigerde formulieren en de uitleg over de foutieve codes. Deze lijst zal via e-mail verstuurd worden. Ook kan onze frontdesk u uitleggen welke procedures best gevolgd worden. 7
BIJLAGE 4: CONTROLE VAN DE SUBSIDIES DIE WORDEN TOEGEKEND IN HET KADER VAN DE WET VAN 26/05/2002 MET BETREKKING TOT HET RECHT OP MAATSCHAPPELIJKE INTEGRATIE PERIODE 2009 2011 Bij de boekhoudkundige controle wordt een vergelijking gemaakt van de cijfers van het OCMW en de subsidies van de POD MI, betreffende de uitgaven en terugvorderingen omtrent het leefloon en de tewerkstellingen betaald door het OCMW. 1. Analyse van de rekeningen van het OCMW (met uitzondering van de uitgaven voor tewerkstellingen in het kader van Art. 60 7 van de Organieke Wet van 8 juli 1976 betreffende de OCMW s) Volgens de POD MI Terugvorderingen Uitgaven BM / RMI BM / RMI 2009 27.357,56 (50%-65%) 341.355,52 (50%-65%) LL 13.441,72 (60%-75%) student 70% gpmi opleiding 2.589,48 100% pers niet in BR 5.790,71 100% toek daklozen 650,00 100% doorstroming (50%-65%) -6.423,61 (50%-65%) * * rechtzettingen in 2009 voor vorige jaren 2010 7.445,27 (50%-65%) 335.061,28 (50%-65%) LL 50.612,24 (60%-75%) student 1.006,74 70% gpmi opleiding 27.936,93 100% pers niet in BR 6.774,04 100% toek daklozen **rechtzettingen in 2010 voor vorige jaren (50%-65%) -98,16 (50%-65%) ** rechtzettingen vorige jaren -834,14 100% ** 2011 16.013,75 (50%-65%) 260.684,40 (50%-65%) LL 184,12 100,00% 64.549,94 (60%-75%) student 5.258,66 70% gpmi opleiding 60.046,74 100% pers niet in BR 1.072,69 100% toek daklozen 2.033,68 100% install daklozen 3.575,00 100% doorstroming (50%-65%) 113,13 (50%-65%) *** rechtz vorige jaren 7996,2 (50%-65%) **** rechtz in volgende jaren -198,76 (60%-75%) **** 8
9113,46 100% **** ***rechtzettingen in 2011 voor vorige jaren ****rechtzettingen in 2012 voor 2009-2011 *****rechtzettingen in 2013 voor 2009-2011 Totaal: 51.000,70 1.192.107,89 Totaal van de netto-uitgaven die door de POD gesubsidieerd worden voor de gecontroleerde periode: 1.192.107,89 51.000,70= 1.141.107,19 Volgens de rekeningen van het OCMW Terugvorderingen Uitgaven BM / RMI BM / RMI 2009 42.317,86 (50%-65%) 366.293,68 (50%-65%) 2010 15.194,88 (50%-65%) 446.109,47 (50%-65%) 2011 22.211,44 (50%-65%) 410.642,46 (50%-65%) Totaal: 79.724,18 1.223.045,61 Totaal van de netto-uitgaven van het OCMW voor de gecontroleerde periode: 1.223.045,61-79.724,18 = 1.143.321,43. Vergelijking van de totalen Periode 2009-2011 Totaal van de netto-uitgaven van de POD MI: 1.141.107,19 Totaal van de netto-uitgaven van het OCMW: 1.143.321,43 Verschil: -2.214,24 Foutenmarge = (verschil/netto-uitgaven POD MI) x 100 0.19% Eventueel te weinig ontvangen toelagen aan 50%: 1107,12 9
Indien het verschil kleiner is dan 1% voor de eventueel te weinig ontvangen toelagen kan u deze nog vorderen. Hiervoor moet de aanvankelijke termijn van 45 dagen werden nageleefd en moet u zelf de regularisaties per dossier aan onze diensten bezorgen (Art 21 6 van de Wet van 26/05/2002). 3. Analyse van de tewerkstellingen in het kader van Art 60 7 van de Organieke Wet van 08/07/1976 betreffende de OCMW s De controle van de tewerkstellingen in het kader van artikel 60 7 bracht het volgende aan het licht: een te veel ontvangen toelage van 885,82 een eventueel te weinig ontvangen toelage U vindt een gedetailleerde beschrijving van de te veel ontvangen toelagen in controletabel 4D. De eventueel te weinig ontvangen toelagen vindt u in controletabel 4E. Een bedrag van 885,82 zal worden afgehouden van het bedrag van een volgende subsidie die u zal worden toegekend. 4. Conclusies Voor de gecontroleerde periode 2009-2011, bekwam de inspectie de volgende resultaten Uw OCMW heeft voor een bedrag van 1107,12 Euro te weinig aan toelagen ontvangen. De desbetreffende subsidies kunnen u nog worden terugbetaald, op voorwaarde dat de termijn van 45 dagen werd nageleefd en dat u zelf uw regularisaties per dossier aan onze diensten bezorgt (Art 21 6 van de Wet van 26/05/2002). Om te weten of er nog een eventueel recht geldt voor de inning van dit bedrag en hoe u dit recht kunt laten gelden, kunt u contact opnemen met onze frontdesk vraag@mi-is.be of tel. 02/508.85.85) om zo een lijst te krijgen van de formulieren die geweigerd werden (en uitleg over de foutieve codes). Deze documenten zullen u per mail bezorgd worden. Controle van de tewerkstellingen in het kader van Art 60 7 Uw OCMW heeft een subsidietekort voor de dossiers vermeld in punt 4 van deze bijlage. De desbetreffende subsidies zouden u nog kunnen worden terugbetaald, op voorwaarde dat de termijn van 45 dagen wordt nageleefd en dat u zelf uw regularisaties aan mijn diensten bezorgt (Art 21 6 van de Wet van 26/05/2002) Om te weten of er nog een eventueel recht geldt voor de inning van dit subsidietekort en hoe u dit recht kunt laten gelden, kunt u contact opnemen met onze frontdesk (vraag@miis.be of tel. 02/508.85.85) om zo een lijst te krijgen van de formulieren die geweigerd werden (en uitleg over de foutieve codes). Deze documenten zullen u per mail bezorgd worden. 10
Op basis van de dossiers waarvan de lijst u hierboven bezorgd werd onder punt 4 van onderhavig verslag, kon er worden afgeleid dat uw OCMW een te veel ontvangen toelage heeft voor een bedrag van 885,82. Onze diensten zullen dit bedrag terugvorderen. 11
BIJLAGE 6: CONTROLE OP HET GEBRUIK VAN DE SUBSIDIES TOEGEKEND VOOR DE BEVORDERING VAN SOCIALE PARTICIPATIE EN VAN DE CULTURELE EN SPORTIEVE ONTPLOOIING VAN DE GEBRUIKERS VAN OCMW-DIENSTEN, EN OP DE SPECIFIEKE MAATREGEL VOOR KINDERARMOEDE JAAR 2012 De inspectie wordt uitgevoerd op drie niveaus: Algemene analyse van het gebruik van het fonds; Boekhoudkundige controle waarbij de cijfergegevens in OCMW-boekhouding vergeleken worden met de subsidies toegekend door de POD MI De controle van alle dossiers of van een steekproef op de bewijsstukken voor alle soorten activiteiten. 1. Algemene analyse van het gebruik van het fonds Subsidie bij Koninklijk Besluit aan het OCMW toegekend: 6521 (activiteiten) + 300 (gerecycleerde computers) + 4114 (kinderarmoede). Deze bedragen werden volledig gebruikt met uitzondering de toelage voor gerecycleerde pc s. er werden verdeelcriteria en tegemoetkomingsplafonds vastgelegd en deze criteria werden goedgekeurd door de Raad voor Maatschappelijk Welzijn; bepaalde doelgroep: elke persoon (en gezinsleden) die gebruik heeft kunnen maken van een tegemoetkoming van het OCMW tijdens het lopende jaar; uw OCMW gebruikt het Fonds om tegemoet te komen in heel gevarieerde activiteiten; uw OCMW werkt hiervoor ook samen met externe partners: o.a. Mensen voor Mensen, Bijeva Kampen, rode Kruis. de beslissingen van individuele steun worden telkens voorgelegd aan de Raad voor Maatschappelijk Welzijn; 2. Boekhoudkundige controle Boekhoudkundige tabel op basis van de rekeningen van het OCMW Jaar Effectieve ingave Subsidies Subsidies Effectieve ontvangsten uniek toegekend aanvaard door uitgaven OCMW OCMW verslag door DSO inspectie 2012 13.081,14 13.307,39 10.635,00 10.635,00 3. Controle van de bewijsstukken Controle van de activiteiten van de algemene maatregelen 10 facturen werden gecontroleerd (op basis van bewijsstukken). 12
U vindt een gedetailleerde beschrijving van deze controle per begunstigde in controletabel 6A. Motivering weigering van de activiteiten: totaal 669,21 Voor 1 dossier kon het OCMW geen bewijsstukken meer voorleggen van de ingediende activiteiten. Nok 476,71. Voor 1 factuur kon er geen betaalbewijs geleverd worden van de activiteit aan de verstrekker. Nok 192,5. Daar de totale uitgaven voor de algemene activiteiten, na aftrek van 669,21 nog steeds hoger ligt dan de verkregen toelage, wordt dit niet verder in rekening gebracht. Gerecycleerde computers Er werd geen gebruik gemaakt van deze subsidie. Controle van de activiteiten van de specifieke kinderarmoedemaatregel 5 facturen werden gecontroleerd (op basis van bewijsstukken). U vindt een gedetailleerde beschrijving van deze controle per begunstigde in controletabel 6C. 4. Conclusies Dankzij de controle kon er worden vastgesteld dat de kosten die door het OCMW voor het gecontroleerde jaar werden ingediend effectief in aanmerking kwamen. De toegekende subsidie werd besteed overeenkomstig de wetgeving ter zake. 13