Aan de Voorzitter van het OCMW van MENEN Noorderlaan 1A 9830 Menen Geïntegreerd inspectieverslag POD MI Inspectiedienst POD MI Aantal 3 Menen/W65M-RMIB-STOF/2014 Betreft: Geïntegreerd inspectieverslag Geachte Voorzitter, Hierbij vindt u het verslag van de inspecties die plaatsvonden in uw centrum op 07,08,09,16 en 27/10/2014. Dit inspectieverslag bestaat uit drie delen: Een algemene analyse over het verloop van de inspectie, de resultaten van de inspecties en de aanbevelingen Een bijlage per gecontroleerde materie met de verschillende boekhoudkundige tabellen en uitleg over de gevolgde procedure De controletabellen per begunstigde Indien u vragen hebt over deze controle, kunt u contact opnemen met uw inspecteur via mi.inspect_office@mi-is.be. Briefwisseling dient gericht te worden aan de Programmatorische Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, Armoedebestrijding en Sociale Economie (POD MI), Dienst Inspectie, WTC II, Koning Albert II-laan 30, 1000 Brussel.
1. INLEIDING De missie van de POD Maatschappelijke integratie is de voorbereiding, uitvoering, evaluatie en opvolging van het federale beleid voor maatschappelijke integratie, waardoor ieders sociale grondrechten op duurzame wijze worden gegarandeerd. De controles die door de inspectiedienst in de OCMW s worden uitgevoerd, passen in deze missie en gaan uit van de volgende visie ; Controle op de toepassing van de federale wetgeving voor maatschappelijke integratie aan de hand van juridische, administratieve en financiële inspecties Advies aan de OCMW's over het wettelijk kader en de concrete toepassing van de regelgeving Kennis: door haar schakelfunctie tussen de administratie en de actoren op het terrein draagt de dienst inspectie bij tot de strategische voorbereiding van het beleid inzake maatschappelijke integratie. Om deze opdracht tot een goed einde te brengen, stelt de inspectiedienst zich de volgende doelstellingen; Toezien op een uniforme en correcte toepassing van de wetgeving en reglementering aangaande de subsidies die de federale staat toekent aan de OCMW s. Houden van doelgerichte, uniforme en periodieke controles van de OCMW s op boekhoudkundig, administratief en juridisch vlak. Deze controles dragen bij tot de gelijke wettelijke behandeling van de gebruikers van de OCMW-diensten. Verzamelen van informatie om het beleid inzake maatschappelijke integratie en armoedebestrijding te optimaliseren. Uitbouwen van structurele en kwalitatieve relaties met de OCMW s (belangrijkste partners van de federale administratie) met het oog op een goede communicatie en een kwaliteitsvolle dienstverlening. Uitwisselen van informatie met de interne diensten van de POD MI. Meewerken aan het actieplan voor de strijd tegen de sociale fraude waartoe in 2011 door de Regering werd besloten. Met deze controles wil de dienst inspectie de waarden van de POD MI verdedigen; Respect De kwaliteit van de dienstverlening en klantvriendelijkheid Gelijke kansen voor iedereen Diversiteit Openstaan voor verandering De procedure voor de controles wordt toegelicht op de website van de POD MI (http://www.mi-is.be/be-nl/ocmw/ocmws). 2
2. CONTROLES Omschrijving Jaargang controle Bijlage 1 Wet van 02/04/1965: controle van de medische kosten 2010-2011 Bijlage 1: Controle van de medische bewijsstukken 2 Wet van 02/04/1965: boekhoudkundige controle Geen controle uitgevoerd Bijlage 2: Controle op de wet van 2 april 1965 3 Recht op Maatschappelijke Integratie: controle van de sociale dossiers Geen controle uitgevoerd Bijlage 3: Controle van de sociale dossiers voor MI 4 Recht op Maatschappelijke Integratie: boekhoudkundige controle 2010-2011 Bijlage 4: Controle van de subsidies voor MI 5 Stookoliefonds (verwarmingstoelage) 2012 Bijlage 5: Controle van het stookoliefonds 6 Fonds voor Maatschappelijke Participatie en Culturele en Sportieve Ontplooiing 7 Sociaal Gas- en Elektriciteitsfonds Geen controle uitgevoerd Geen controle uitgevoerd Bijlage 6: Controle van de subsidies voor SCP Bijlage 7: Controle van de Energiefondssubsidies U vindt een gedetailleerde beschrijving van de uitgevoerde controles in de bijlagen van deze brief. 3. VOORBEREIDING EN VERLOOP VAN DE INSPECTIE De op voorhand gevraagd bewijsstukken waren allemaal aanwezig bij de start van de inspectie. De documenten werden voorgelegd conform de richtlijnen. De inspecteur heeft de inspectie in goede omstandigheden kunnen uitvoeren. Er werd een goede medewerking verleend door de personeelsleden van het OCMW. Een aantal stukken ontbraken tijdens de inspectie en werden binnen de afgesproken termijn door het OCMW nagestuurd. 4. VASTSTELLINGEN EN AANBEVELINGEN De onderstaande tabellen geven een overzicht van de vaststellingen en de aanbevelingen per gecontroleerde materie: 3
Wet van 02/04/1965, controle medische kosten Wij stellen vast dat er sinds de laatste controle rekening werd gehouden met een aantal opmerkingen. Vooral wat betreft de opzoekingen voor ten laste name verschillende kosten, het administratief correct doorgeven van de verschillende facturen en het sociaal onderzoek. Toch willen we hier nog eens graag verwijzen naar volgende omzendbrieven : sociaal onderzoek omzendbrieven van 06/01/2006 en 25/03/2010. In de meeste gevallen blijven deze te summier. De administratieve regels De regels in verband met de aangifte worden niet correct toegepast. Zo worden de ambulante zorgen die worden verstrekt in een zorginstelling steeds ingevoerd via formulier D1 in plaats van via formulier D2. De kosten moeten, bovendien, worden ingevoerd via formulier D van de maand tijdens dewelke de zorgen werden verstrekt. Dit was niet altijd zo. In verschillende gevallen werden hospitalisatiekosten en medische kosten overgemaakt op medische kosten. Het remgeld is niet ten laste van de POD MI Sinds 9/01/2006 wordt het remgeld van een persoon die minstens het equivalent van het leefloon ontvangt niet meer ten laste genomen door de POD (artikel 11 1 van de wet van 02/04/1965). Het remgeld is terug te vinden via opzoekingen in het bestand van de nomenclatuurgegevens van de medische prestaties op www.riziv.be. Er is ook remgeld op sommige farmaceutische producten. Dus ook hier is geen terugbetaling mogelijk in bovenstaande situaties. Recht op Maatschappelijke Integratie, boekhoudkundige controle Tijdens de vorige controle stelden we verschillende problemen vast. Uit gesprekken met de financieel beheerder bleek dat men met de opmerkingen rond deze problemen rekening had gehouden sinds de vorige inspectie. De gecontroleerde periode dateert echter van voor de inspectie waardoor we in deze controle nog met dezelfde problemen geconfronteerd worden. 1. Het niet doorgeven van de ontvangsten. Belangrijk te weten is dat uw diensten naar aanleiding van de kruisingen met de kruispuntbank, vanaf heden hierdoor heel veel knipperlichten zullen ontvangen. (omzendbrief 03/06/2014). Het systematisch overmaken van de ontvangsten lijkt dan ook aangewezen. 2. Aanpassing van de manier waarop de vorderingen worden geboekt. Vanaf heden zou dit euvel verholpen moeten zijn. 3. De opvolging van de tewerkstellingen artikel 60 7 en sociaal economieprojecten in geval van ziekteperiodes en/of stopzetting dossiers. Ook hier werd mij meegedeeld dat deze opvolging vanaf heden wel correct gebeurt. 4
Stookoliefonds (verwarmingstoelage) Categorie 1: personen met recht op de verhoogde verzekeringstegemoetkoming Er dient geen inkomensonderzoek gevoerd te worden in volgende gevallen: -statuut; uishouden bestaat uit een alleenwonende persoon (met of zonder kinderen ten laste) die geniet van het RVV-statuut; -statuut. In alle andere gevallen dient er een inkomensonderzoek te gebeuren. De procedure die gevolgd dient te worden voor de aanvraag van verwarmingstoelages: Inschrijving van de aanvragen in een register; Indieningstermijn van de aanvraag binnen de 60 dagen van de levering; Maatschappelijk werker voert een maatschappelijk onderzoek uit met betrekking tot de situatie van de aanvrager op het ogenblik dat de aanvraag wordt ingediend et gaat na of er aan de toekenningsvoorwaarden voldaan is; Beslissing van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn binnen de 30 dagen die volgen op de aanvraag + kennisgeving aan de betrokkene binnen de 7 dagen; Betaling binnen de 15 dagen. In verschillende dossiers vonden geen ontvangstbewijs aanvraag, geen beslissing aanwezig (waardoor we niet in de mogelijkheid waren om na te gaan of de indieningstermijn en de beslissingstermijnen correct werden nageleefd). 5. DEBRIEFING EN ALGEMENE OPMERKINGEN Evolutie ten opzichte van eerdere controles Aangezien de vorige controles voor wat betreft medische kosten en boekhouding, plaatsvonden voor de huidige controleperiode is het niet mogelijk om op basis van de huidige resultaten vast te stellen of de aanbevelingen werden opgevolgd. Voor wat betreft de controle stookolie dienden we vast te stellen dat er aan de opmerkingen die ingevolge deze controle (2011) werden meegegeven geen gevolg werd gegeven. Om die reden worden de toelagen voor de dossiers waar stukken ontbreken teruggevorderd. Debriefing Naast de directe gesprekken tijdens de controle met de respectievelijke diensten, werd de tijd genomen voor een algemene debriefing de laatste dag van de controle. Dit enerzijds op vraag van de inspectie, voor de bespreking van de resultaten, en anderzijds op vraag van de dienstdoende verantwoordelijke van de sociale dienst. 5
6. CONCLUSIE De onderstaande tabellen geven een overzicht van de eventuele subsidietekorten en de te veel ontvangen subsidies. Te weinig ontvangen toelagen Controle Recht op Maatschappelijke Integratie, boekhoudkundige controle Periode 2010-2011 Terugvorderingsprocedure Zie bijlage 4 De inspecteur stelde geen subsidietekorten vast tijdens de controle. Te veel ontvangen toelagen Controle Wet van 02/04/1965, controle van de medische kosten Periode Terug vordering 2010-2011 22.273,98 Terugvorderi ngsprocedure Door onze diensten Terugvorderings -periode Op een van de volgende maandelijkse kostenstaten Recht op Maatschappelijke Integratie, boekhoudkundige controle 2010-2011 170.293,43 Door onze diensten Op een van de volgende maandelijkse kostenstaten Stookoliefonds (verwarmingstoelage) 2012 840,00 Door onze diensten Op de volgende subsidie die u wordt toegekend De inspecteur stelde geen te veel ontvangen subsidies vast tijdens de controle. Mag ik u verzoeken om uw akkoord binnen een termijn van 15 dagen volgend op de ontvangst van dit verslag te verzenden naar mi.inspect_office@mi-is.be 6
Als er geen antwoord volgt binnen de opgelegde termijn wordt dit beschouwd als een aanvaarding van de resultaten van de inspectie. Met vriendelijke groeten, Voor de Voorzitter van de POD Maatschappelijke Integratie : De directeur-generaal, Anne-Marie VOETS 7
BIJLAGE 1: CONTROLE VAN DE MEDISCHE BEWIJSSTUKKEN IN HET KADER VAN DE WET VAN 2 APRIL 1965 EN VAN HET M.B. VAN 30 JANUARI VOOR DE PERIODE VAN 2010-2011 VERWIJDER BIJLAGEN DIE NIET VAN TOEPASSING ZIJN. De controle werd uitgevoerd op twee niveaus: Een controle op de naleving van de wetgeving ter zake via een steekproef van de individuele dossiers Een administratieve en financiële controle op een steekproef van de facturen 1. CONTROLE VAN DE INDIVIDUELE DOSSIERS Tijdens de controle werden 18 individuele dossiers nagekeken voor de volgende elementen: De steunaanvraag (indien nodig geacht) De borg (indien nodig geacht) De verzekerbaarheid (indien nodig geacht) De maatschappelijke verslagen. De inspecteur stelt vast dat de volgende elementen niet op een correcte manier werden toegepast: Bestaan van een steunaanvraag voor de gecontroleerde dossiers Controle van de borg Controle van de verzekerbaarheid Opstellen van duidelijke en concrete maatschappelijke verslagen U vindt een gedetailleerde beschrijving in de controletabel 1A. 2. ADMINISTRATIEVE CONTROLE De controle had betrekking op de volgende elementen: Administratieve juistheid van de aangiftes Terbeschikkingstelling van de nodige facturen Terbeschikkingstelling van de betalingsbewijzen Naleving van de terugbetalingsregels van de ziekteverzekering en van de wet van 02/04/1965. De inspecteur stelt vast dat de volgende elementen niet op een correcte manier werden toegepast: administratieve juistheid van de aangiftes; en naleving van de terugbetalingsregels van de ziekteverzekering en van de wet van 02/04/1965. U vindt een gedetailleerde beschrijving van deze controle in controletabel 1B. 8
3. FINANCIELE CONTROLE Extrapolatie van de financiële resultaten Voor deze controle werd een extrapolatie van de financiële resultaten uitgevoerd. De extrapolatieregels vindt u terug in de controlehandleiding op onze website. Hieronder vindt u de belangrijkste elementen van deze regels: De farmaceutische en medische kosten worden onderverdeeld in vier categorieën; voor elke categorie kan er een extrapolatie worden uitgevoerd Zodra er binnen één kostencategorie een derde fouten wordt vastgesteld in de steekproef met kleine facturen (formulieren buiten stratificatie), zal er een extrapolatie worden uitgevoerd voor deze categorie. Indien er minder dan een derde fouten wordt vastgesteld, zal er slechts een extrapolatie worden uitgevoerd indien er aan drie opeenvolgende voorwaarden voldaan is, namelijk: minimum aantal fouten in vergelijking met het aantal gecontroleerde formulieren + minimum terugvorderingsbedrag + minimum terugvorderingspercentage. (*) De facturen die werden teruggevorderd omwille van gebrek aan sociaal onderzoek werden pas toegevoegd na extrapolatie Extrapolatieformule: [Globaal bedrag gesubsidieerd door de POD voor een bepaald soort kosten globaal bedrag van de zogenoemde stratificatiefacturen voor dezelfde kosten] / het globaal bedrag van de facturen die op een willekeurige manier gecontroleerd werden voor dit soort kosten = de extrapolatiefactor (max = 10). Beschrijving van het totaalbedrag van de terugvordering van de medische kosten Alle formulieren worden gecontroleerd vanaf een bepaald bedrag per soort kosten (het betreft hier de zogenaamde stratificatieformulieren). Onder dit bedrag wordt een steekproef van formulieren vastgelegd en gecontroleerd (het betreft hier de zogenaamde niet-stratificatieformulieren ). Het totaalbedrag van de terugvordering voor de medische kosten op basis van de steekproef: 9
Kostentype Subsidie-totaal van de nietgestratificeerde formulieren med1 72.415,92 far1 amb1 hosp1 38.730,86 Totaal van de steekproef 7632,40 4291,79 91.075,51 9458,79 Extrapolati e-factor 9,49 9,02 87.339,13 76330,92 1,14 Legende: Med = medische kosten buiten zorginstelling. Far = farmaceutische kosten buiten zorginstelling. Amb = ambulante zorgen verstrekt in een zorginstelling. Hosp = ziekenhuiskosten verstrekt in een zorginstelling 1 = steekproef. 2 = stratificatie. Terugvorderi ngstotaal buiten stratificatie 1.017,66 Extrapo latievoorwa arden ingelost? JA(*) Terug te vorderen totaal 5.677,55 644,12 JA(*) 4.988,53 9,63 326,29 JA(*) 2.655,86 2.350,93 JA(*) 2.470,77 Terug te vorderen totaal: 15.792,71 Het totaalbedrag van de terugvordering van de medische kosten na extrapolatie op basis van de steekproef bedraagt 15.792,71. U vindt een gedetailleerde beschrijving van deze controle in controletabel 1A/B. Het totaalbedrag van de terugvordering voor de medische kosten van de stratificatie: Kostentype Med2 Far2 Amb2 Hosp2 Totaal categorie 21.576,84 3.953,32 17.330,67 118.266,96 Totaal van de terugvordering van de stratificatie 5.999,87 367,91 88,49 325,00 TOT 6.781,27 Het totaalbedrag van de terugvordering van de medische kosten die betrekking hebben op de stratificatie bedraagt 6.781,27. U vindt een gedetailleerde beschrijving van deze controle in controletabel 1A/B. 10
4. Algemene informatie Op onze website www.mi-is.be kunt u gedetailleerde uitleg terugvinden over de medische kosten die teruggevorderd kunnen worden bij de Federale Staat. Deze uitleg staat vermeld in het document genaamd Medische bewijsstukken in het kader van de wet van 02/04/1965 en van het M.B. van 30/01/1995. Er bestaan eveneens twee zoekmachines op de website van het RIZIV (www.riziv.be) die het mogelijk maken om niet alleen de erelonen en terugbetalingen van de nomenclatuurcodes te raadplegen, maar ook de vergoedbare farmaceutische specialiteiten. 5. Conclusies Er werd vastgesteld dat de subsidies in het kader van de medische kosten (wet van 02/04/1965) terecht werden toegekend aan uw centrum voor de gecontroleerde periode. Voor de medische kosten (wet van 02/04/1965) heeft uw O.C.M.W. voor 15.792,71+ 6.781,27 = 22.273,98 te veel aan toelagen ontvangen voor de gecontroleerde periode. Bepaalde individuele dossiers voldeden niet aan de toekenningsvoorwaarden van de subsidie. Deze dossiers en de voorwaarden worden in detail beschreven in de controletabel 1A/B. Het te veel uitgekeerde bedrag zal geregulariseerd worden op één van uw volgende maandelijkse kostenstaten. 11
BIJLAGE 4: CONTROLE VAN DE SUBSIDIES DIE WORDEN TOEGEKEND IN HET KADER VAN DE WET VAN 26/05/2002 MET BETREKKING TOT HET RECHT OP MAATSCHAPPELIJKE INTEGRATIE PERIODE 2010-2011 De boekhoudkundige controle bestaat voornamelijk uit de vergelijking, tijdens de gecontroleerde periode, van de uitgaven en terugvorderingen van het leefloon en van de tewerkstellingen die geregistreerd en samengevoegd worden in de boekhouding van het O.C.M.W. met degene die de POD MI subsidieert. De verschillen tussen de betalingen en de subsidie worden zo opgespoord. 1. Analyse van de rekeningen van het OCMW (met uitzondering van de uitgaven voor tewerkstellingen in het kader van Art. 60 7 van de Organieke Wet van 8 juli 1976 betreffende de OCMW s) Het verschil tussen de netto uitgaven van het O.C.M.W. en de netto uitgaven van de POD MI, bedraagt meer dan 1 %, met name 4,45 %. Met die reden, en het feit dat later bleek dat de voorgelegde cijfers niet volledig correct waren, werden de dossiers afgepunt. Duidelijk werd reeds bij de vergelijking van de cijfers dat het verschil bijna hoofdzakelijk te wijten was aan het niet doorgeven/verwerken van de ontvangsten. 2. Controle van de dossiers Analyse van de uitgaven De controle van uw stukken bracht het volgende aan het licht: een te veel ontvangen toelage voor een bedrag van 415,32 en een eventueel te weinig ontvangen toelage. U vindt een gedetailleerde beschrijving van de te veel ontvangen toelagen in controletabel 4 A. De eventueel te weinig ontvangen toelagen vindt u in controletabel 4B. Analyse van de terugvorderingen De controle van uw stukken bracht een te veel ontvangen toelage aan het licht. U vindt een gedetailleerde beschrijving van de te veel / eventueel te weinig ontvangen toelage per begunstigde in controletabel 4C. Een te veel ontvangen toelage van 62.865,97 zal bijgevolg door onze diensten worden teruggevorderd op een volgende subsidie die u zal worden toegekend. 3. Analyse van de tewerkstellingen in het kader van Art 60 7 van de Organieke Wet van 08/07/1976 betreffende de OCMW s De controle van de tewerkstellingen in het kader van artikel 60 7 bracht het volgende aan het licht: 12
een te veel ontvangen toelage een eventueel te weinig ontvangen toelage U vindt een gedetailleerde beschrijving van de te veel ontvangen toelagen in controletabel 4D. De eventueel te weinig ontvangen toelagen vindt u in controletabel 4E. Een niet-verschuldigd bedrag van 107427,47 zal worden afgehouden van het bedrag van een volgende subsidie die u zal worden toegekend. 4. Conclusies Voor de gecontroleerde periode 2010-2011, bekwam de inspectie de volgende resultaten Een uiteindelijk bedrag van 170.293,43 ( 415,32 (uitgaven) + 62.450,65 (ontvangsten) + 107.427,47 (art. 60 + SEI) worden afgehouden op het bedrag van de volgende subsidie. 13
BIJLAGE 5: CONTROLE VAN HET STOOKOLIEFONDS VOOR DE PERIODE 2012 De controle werd uitgevoerd op 2 niveaus: Een boekhoudkundige controle waarbij de cijfergegevens in de boekhouding van het OCMW vergeleken werden met de subsidies toegekend door het Sociaal Stookoliefonds; De controle van de toepassing van de wetgeving ter zake en van bewijsstukken op een steekproef van dossiers. 1. Boekhoudkundige controle Uitgaven OCMW Uitgaven POD MI Verschil 19.980,42 19.852,98-127,44 Er werd een eventueel tekort toelagen vastgesteld waarvoor geen verklaring werd gevonden. Mogelijks is dit te wijten aan de overgang van de boekhoudjaren. 2. Controle op de toepassing van de wetgeving en op de bewijsstukken Dit is de procedure die gevolgd dient te worden voor de aanvraag van verwarmingstoelages: Inschrijving van de aanvragen in een register; Indieningstermijn van de aanvraag binnen de 60 dagen van de levering; Maatschappelijk werker voert een maatschappelijk onderzoek uit met betrekking tot de situatie van de aanvrager op het ogenblik dat de aanvraag wordt ingediend et gaat na of er aan de toekenningsvoorwaarden voldaan is; Beslissing van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn binnen de 30 dagen die volgen op de aanvraag + kennisgeving aan de betrokkene binnen de 8 dagen; Betaling binnen de 15 dagen. Bovendien dient het dossier ook de volgende bewijsstukken te bevatten: factuur of leveringsbon; statuut van de aanvrager; zijn bestaansmiddelen; identiteitsgegevens van de aanvrager (via een kopie van de identiteitskaart); gezinssamenstelling. Uw centrum heeft 106 dossiers verwerkt tijdens deze verwarmingsperiode. Een steekproef van 11 van deze dossiers heeft het voorwerp uitgemaakt van een controle (Minstens 10 dossiers, hoogstens 20 dossiers.) U vindt een gedetailleerde beschrijving van deze controle per begunstigde in controletabel 5. 14
De volgende punten werden niet nageleefd door uw O.C.M.W.: Inschrijving van de aanvragen in een register; Indieningstermijn van de aanvraag binnen de 60 dagen van de levering; Maatschappelijk werker voert een maatschappelijk onderzoek uit met betrekking tot de situatie van de aanvrager op het ogenblik dat de aanvraag wordt ingediend et gaat na of er aan de toekenningsvoorwaarden voldaan is; Beslissing van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn binnen de 30 dagen die volgen op de aanvraag + kennisgeving aan de betrokkene binnen de 8 dagen; Betaling binnen de 15 dagen. Er werd vastgesteld dat verschillende van deze stukken niet terug te vinden waren in de dossier. Bijvoorbeeld op de 11 gecontroleerde dossiers ontbraken in 5 gevallen de beslissingen en in 6 gevallen het ontvangstbewijs of de inschrijving in register. In 1 geval kon men enkel een dossier van een vorige periode voorleggen. 3. Conclusies Voor het gecontroleerde jaar werd een te veel ontvangen toelage van 840,00 vastgesteld. Dit overtollige bedrag zal door onze administratie teruggevorderd worden op de volgende subsidie die u zal worden toegekend. 15