Handleiding voor tafeloudsten Gebiedscommissies 20 maart 2014 Gebiedslocaties (voormalig deelgemeentekantoren) Hoe ziet de controle er uit? Centrale tellingen gebiedscommissies in gebiedskantoren Gemeente Rotterdam Donderdag 20 maart 2014
Telefoonnummers Helpdesk : 010-2672284 2
Jeroen Rickhoff : 06-48769226 Teamcaptain : Inhoud 1. Inleiding 4 2. Dagindelingen 20 maart 2014 5 - Shift 7 - Catering 3. Verantwoordelijkheden tafeloudsten 8 4. Telronden 8 - Aanvang shifts - Ophalen stembus 5. Tellen stemmen 9 6. Controle 7. Getelde stembussen 10 8. ipad, Processen verbaal 11 9. Bijlagen 12 - Overdrachtsformulier C 3
1. Inleiding Geachte tafeloudste, Op 19 maart worden de Gemeenteraadsverkiezingen en de verkiezingen voor de gebiedscommissies van Rotterdam georganiseerd. Wij zorgen er met zijn allen voor dat die dag alle kiesgerechtigden in onze stad eerlijk, in een plezierige sfeer en goed georganiseerd hun stem kunnen uitbrengen. De verwerking van de uitslag van de gemeenteraadsverkiezingen worden dezelfde avond op de stembureaus afgerond. De sneltelling op lijstniveau van de gebiedscommissies zal ook op 19 maart plaatsvinden. De volgende dag zal de telling van de stemmen, op kandidaatsniveau, voor de gebiedscommissies in de veertien gebieden plaats gaan vinden. De stembussen van de gebiedscommissies worden na de telling in de avond/nacht van de stembureaus overgebracht naar de gebiedslocaties. De tafeloudste is verantwoordelijk voor een correcte en efficiënte stemopneming op de gebiedslocatie. In deze handleiding wordt ingegaan op de taken en verantwoordelijkheden van de tafeloudste. Het verzoek is dan ook deze handleiding zorgvuldig door te lezen. Heeft u vragen waar deze handleiding geen antwoord op geeft? Bel dan de helpdesk: (010) 267 2284. 4
2. Dagindelingen 20 maart 2014 De tafeloudste is werkzaam in één van de veertien gebiedslocaties (voormalig deelgemeentekantoren), is de captain van het tel team en stuurt de tellers binnen dit team aan. De tafel oudste heeft de verantwoordelijkheid over een correcte en efficiënte stemopneming. 07.00 uur Aanvang op de gebiedslocatie shift 1 Registreren en in ontvangst nemen van T-shirt Kennismaken met de tellers. De tellers worden ingedeeld door het registratieteam. 07.15 uur Aftrap door de manager stemopneming 07.20 uur Voorbereiding telbenodigdheden Ophalen stembus en tas bij de stembusbeheerder PV, ipad en envelop met de code van het slot van de stembus uit de tas halen en klaarleggen voor gebruik. ipad opstarten *07.30 tot 09.00 uur Start 1 e telronde Slot openen stembus. De zak met stembiljetten uit de stembus halen en de envelop met blanco en ongeldige stemmen. Tellijsten uitdelen aan de tellers en starten met tellen van stembiljetten volgens de telfilm. 08.30 09.00 uur Kwaliteitscontrole Klaar met tellen: Vlag in de lucht zodat kwaliteitscontroleur dit weet. Overdracht PV en ipad aan kwaliteitscontroleur Tekenen overdrachtsformulier C (Bijlage 1) Blanco en ongeldige stembiljetten in dezelfde envelop met zegel retour in de stembus. Sluiten stembus met slot en tie-wrap Stembus naar stembusbeheerder brengen en een nieuwe stembus meenemen. 09.00 10.30 uur Start 2 e telronde Gelijk aan telronde 1 In verband met pauze wordt geen nieuwe stembus meegenomen. 10.30 11.00 uur 11.00 12.30 uur Pauze In de kantine of de daartoe aangewezen ruimte. Start 3 e telronde Gelijk aan telronde 2 12.30 14.00 uur Lunch/shiftwissel In de kantine of de daartoe aangewezen ruimte 5
Einde van de shift, T-shirt inleveren en afmelden bij de registratie. 13.30 uur Aanvang op de gebiedslocatie shift 2 Registreren en in ontvangst nemen van T-shirt Kennismaken met de tellers. De tellers worden ingedeeld door het registratieteam. 13.45 uur Aftrap door de manager stemopneming 13.50 uur Voorbereiding telbenodigdheden Ophalen stembus en tas bij de stembusbeheerder PV, ipad en envelop met de code van het slot van de stembus uit de tas halen en klaarleggen voor gebruik. ipad opstarten. *14.00 15.30 Start 4 e telronde Slot openen stembus. De zak met stembiljetten uit de stembus halen en de envelop met blanco en ongeldige stemmen. Tellijsten uitdelen aan de tellers en starten met tellen van stembiljetten volgens de telfilm. 15.00 15.30 uur Kwaliteitscontrole Klaar met tellen: Vlag in de lucht zodat kwaliteitscontroleur dit weet. Overdracht PV en ipad aan kwaliteitscontroleur Tekenen overdrachtsformulier C (Bijlage 1) Blanco en ongeldige stembiljetten in dezelfde envelop met zegel retour in de stembus. Sluiten stembus met slot en tie-wrap Stembus naar stembusbeheerder brengen en een nieuwe stembus meenemen. 15.30 17.00 uur Start 5 e telronde Gelijk aan telronde 4 In verband met pauze wordt geen nieuwe stembus meegenomen. 17.00 17.30 uur 17.30 19.00 uur Pauze In de kantine of de daartoe aangewezen ruimte. Start 6 e telronde Gelijk aan telronde 5 Nadat de laatste telronde is geweest wordt de telzone opgeruimd en de envelop met code van slotjes stembussen vernietigd. 6
Shift 1 07.00 13.30 uur Shift 2 13.30 19.00 uur Einde telling Catering Tijdens de lunchpauze krijgen de collega s van shift 1 een lunch box in de daarvoor bestemde ruimten. Koffie en thee is aanwezig op de locatie. 7
3.Verantwoordelijkheden tafeloudste De tafeloudste is de captain van een telteam en stuurt de tellers aan. Hij/zij heeft de verantwoordelijkheid over een correcte en efficiënte stemopneming. De tafeloudste vult de App en het proces verbaal in en onderhoudt nauwe contacten met de kwaliteitscontroleurs. De tafeloudste heeft de instructiefilm aandachtig bekeken en laat de tellers van de stemmen conform deze film tellen. 4.Telronden Het tellen van de stemmen start op iedere locatie om 07.30 uur. Er is een dagindeling gemaakt en onderstaand overzicht geeft aan wanneer de telronden starten en eindigen. Het aantal te tellen stemmen verschilt per gebied. Om alle stembussen te kunnen tellen zijn er telcellen ingericht. Een telcel bestaat uit een tafeloudste en tellers.. ronde 1 07.30 uur t/m 09.00 uur ronde 2 09.00 uur t/m 10.30 uur pauze 10.30 uur t/m 11.00 uur ronde 3 11.00 uur t/m 12.30 uur lunch/wissel 12.30 uur t/m 14.00 uur Shift 2 ronde 4 14.00 uur t/m 15.30 uur ronde 5 15.30 uur t/m 17.00 uur pauze 17.00 uur t/m 17.30 uur ronde 6 17.30 uur t/m 19.00 uur 8
Aanvang shift De tafel oudste moet zich bij binnenkomst laten registreren bij het registratieteam. Hij/zij ontvangt een T-shirt die tijdens de hele shift gedragen wordt. De tellers worden ingedeeld door het registratieteam. Kennismaking na de indeling kan in de verzamelruimten. Ophalen stembus Bij aanvang van de telling haalt de tafel oudste een stembus en een genummerde tas bij de stembusbeheerder in de beveiligde zone. In de tas zit de ipad met toebehoren, het proces verbaal (groene mapje) en een envelop met daarin de code van het slot van de stembus. De stembus en bescheiden worden meegenomen naar de telcel. De ipad wordt opgestart en het proces verbaal en de code van het slot op de stembus wordt uit de envelop gehaald. 5.Tellen stemmen Na het startsein opent de tafeloudste het slot van de stembus, haalt de zak met stembiljetten uit de stembus en de envelop met de blanco en ongeldige stembiljetten. Deze worden uit de envelop gehaald en op tafel neergelegd. Ook de zak met stembiljetten wordt op de tafel geleegd.. Iedere teller krijgt een stapel stembiljetten. Deze liggen al op partij/groepering. De tafeloudste geeft de tellijst aan de teller zodat deze het telproces kan bijhouden. Het tellen kan beginnen! (alles volgens de instructie telfilm) Als alle stemmen geteld zijn en het telproces is uitgevoerd met behulp van de ipad steekt de tafeloudste de vlag omhoog zodat de controleur weet dat de telling van de stembus is afgerond. De tafel oudste gaat met de tas met het ingevulde proces-verbaal en de ipad met toebehoren naar de controleur. 6. Controle De controleur checkt in het bijzijn van de tafel oudste of alles correct is ingevuld. IPad en processen verbaal worden nagelopen door de controleur en deze checkt o.a. of de processen-verbaal ondertekent zijn door de tafel oudste en minimaal twee stembureauleden. Als de controle juist is uitgevoerd wordt door de controleur een overdrachtsdocument gemaakt (Bijlage 1) 9
Het overdrachtsdocument wordt door beiden ondertekend. Eén deel blijft achter bij de controleur en één deel gaat mee met de tafel oudste.. 7.Getelde stembus Nadat het overdrachtsdocument is gemaakt en ipad, proces-verbaal en tas met overige bescheiden bij de controleur is achtergelaten gaat de tafeloudste terug naar de telcel. De stembiljetten worden in dezelfde zak terug gedaan. Deze wordt afgesloten met een tie-wrap. In dezelfde envelop worden de ongeldige en blanco stembiljetten gedaan en deze wordt met een zegel afgesloten. De envelop gaat in de stembus. De tafeloudste sluit de stembus met het slot en een tie-wrap. De afgesloten stembus wordt daarna bij de stembusbeheerder ingeleverd. Bij elke telronde wordt het gehele beschreven proces herhaald. 10
8.IPad, processen-verbaal en andere bescheiden. Proces-verbaal + IPad, mifi en + Envelop 2 en toebehoren 2 192 Met de ipad worden stemmen, volgens de telfilm ingebracht. De tafeloudsten zijn bekend met het telproces. Zij hebben de e-learning doorlopen en aanwezig geweest bij de training voor voorzitter of plv. voorzitter. 11
9.Bijlagen Bijlage 1 Overdrachtsformulier C (ipad, Proces-verbaal en tas) 12
13