Een onderzoek naar de gevolgen van implementatie van de Algemene verordening gegevensbescherming voor de Gezinsbenadering Gegevensdeling binnen de Gezinsbenadering In opdracht van Het Veiligheidshuis Groningen Arantxa Kruize 331483 Groningen Juni 2018
Gegevensdeling binnen de Gezinsbenadering Een onderzoek naar de gevolgen van implementatie van de Algemene verordening gegevensbescherming voor de Gezinsbenadering Auteur: Arantxa Kruize Student Sociaal Juridische Dienstverlening aan de Hanzehogeschool Groningen Afstudeerdocent: Opdrachtgever: Praktijkbegeleider: Petrick Glasbergen Homme-Jan Heida Mirjam Groen Dit onderzoek is gepubliceerd in Juni 2018 1
Samenvatting De Gezinsbenadering is een project welke is opgezet door de Dienst Justitiële Inrichtingen (hierna: DJI) in de penitentiaire inrichtingen Leeuwarden en Veenhuizen (hierna: PI s). Beide PI s zijn bezig met het realiseren van een vadervleugel. Op deze vadervleugel hebben gemotiveerde gedetineerde vaders de mogelijkheid om hun vaderrol te verbeteren. Het doel achter dit project is de detentieschade bij kinderen tot een minimum te beperken door het verbeteren, in stand houden of opbouwen van de band tussen vader en kind. Verschillende ketenpartners werken samen met de DJI en verlenen diensten ten behoeve van de Gezinsbenadering om het achterliggende doel van dit project te kunnen behalen. Om de Gezinsbenadering tot een succes te brengen is het van belang dat deze ketenpartners contact met elkaar leggen en overleg plegen over de deelnemende gedetineerden en hun gezin. Het is hierbij onvermijdelijk om persoonsgegevens uit te wisselen. Sinds 25 mei 2018 is er een nieuwe verordening van kracht, namelijk de algemene verordening gegevensbescherming (hierna: AVG), die de regels met betrekking tot de gegevensdeling aanscherpt. Hierdoor kwam vanuit de Gezinsbenadering de vraag hoe de ketenpartners met deze nieuwe regelgeving om moeten gaan. In dit onderzoek staat dan ook de volgende vraag centraal: Wat is de huidige wijze van gegevensdeling door ketenpartners binnen de Gezinsbenadering en hoe verhoudt deze werkwijze zich tot de kaders van de algemene verordening gegevensbescherming? Bovenstaande vraag is opgedeeld in theorie- praktijk- en analysedeelvragen. Bij het opstellen van het theoretisch kader is literatuuronderzoek gedaan door het onderzoeken van de wet- en regelgeving met betrekking tot de gegevensdeling en het bestuderen van beleidsdocumenten. Vervolgens is in de praktijk gekeken naar een Handvat en Convenant waarin regels staan waar het Veiligheidshuis en andere ketenpartners zich aan moeten houden. Daarnaast zijn interviews gehouden met de gezinsfunctionaris van de DJI, de regiocoördinator van het Veiligheidshuis Friesland en de generalist van WIJ Groningen. Ook is er een focusgroepinterview gehouden met medewerkers van Humanitas, Exodus en Fier. Al deze interviews zijn gehouden om de huidige werkwijze rondom het delen van gegevens van genoemde partijen te achterhalen. In het analysehoofdstuk zijn de resultaten van het theorie- en praktijkonderzoek met elkaar vergeleken. Naar aanleiding van deze resultaten konden duidelijke verbanden worden gelegd die tot de conclusies en aanbevelingen hebben geleid. Drie van de belangrijkste aanbevelingen die zijn uitgebracht zijn: Onderzoek kritisch of de verwerkingsdoelen van de verschillende partijen binnen de Gezinsbenadering vooraf zijn vastgelegd, of dit doel duidelijk en uitdrukkelijk is omschreven en of het doel gerechtvaardigd is. Indien er geen omschrijving blijkt te zijn of de omschrijvingen niet aan de voorschriften van de AVG voldoen, moet dit zo spoedig mogelijk worden aangepast. Bestudeer het toestemmingsformulier en kijk hierbij specifiek naar de informatie die wordt gevraagd, maar overbodig is om het doel te bereiken. Zorg ervoor dat de gegevens die worden gevraagd toereikend, ter zake dienend en noodzakelijk zijn in de zin van de AVG. Zorg er altijd voor dat betrokkenen schriftelijk geïnformeerd zijn voordat de toestemming wordt gevraagd. In het toestemmingsformulier zouden zaken moeten staan met betrekking tot de doelen van de verwerking, betrokken organisaties, wat er wordt gedeeld en waarom, wat het geven van toestemming inhoudt, wat de rechten van betrokkenen zijn en waar een betrokkene zijn recht kan halen. 2
Voorwoord Voor u ligt een onderzoeksrapport over de overeenkomsten en verschillen tussen de huidige werkwijze, die binnen de Gezinsbenadering wordt gehanteerd, en de regels die de Algemene verordening gegevensbescherming voorschrijft. Dit adviesrapport is het eindresultaat van een half jaar praktijkgericht juridisch onderzoek dat is uitgevoerd in opdracht van Frans van der Haar (manager Veiligheidshuis Groningen) en Homme Jan Heida (procesregisseur nazorg exgedetineerden) van het Veiligheidshuis Groningen ten behoeve van de Gezinsbenadering. Ik wil beiden ontzettend bedanken voor deze uitdaging en het vertrouwen dat zij mij hebben geschonken. Vanuit het Veiligheidshuis heeft Mirjam Groen (Procesregisseur) de nobele taak op zich genomen om mij gedurende het gehele onderzoek te begeleiden. Ik wil haar dan ook bedanken voor haar hulp, tips, tijd en goede zorgen. Monique Beukenveld (Docent Hanzehogeschool) heeft mij geholpen met het schrijven van mijn onderzoeksvoorstel, ik wil haar bedanken voor haar tijd en de kritische feedback. Dit heeft mij erg geholpen. Petrick Glasbergen (Docent Hanzehogeschool) heeft mij begeleid gedurende het gehele onderzoek, als zijnde afstudeerdocent. Deze taak bleek hem op het lijf geschreven. Ik ben erg dankbaar voor alle hulp, support en motiverende woorden. Daarnaast wil ik alle mensen bedanken die ik heb mogen interviewen. Ik heb veel gehad aan alle informatie die ik op deze wijze heb verkregen. Tot slot wil ik alle andere mensen bedanken die op welke wijze dan ook betrokken zijn geweest bij het onderzoek. Ik ben dankbaar voor alle hulp en steun die ik heb mogen ontvangen. Arantxa Kruize, Juni 2018 3
Inhoud Gegevensdeling binnen de Gezinsbenadering... 1 Samenvatting... 2 Voorwoord... 3 Hoofdstuk 1 Oriëntatie... 6 1.1 Inleiding... 7 1.2 Probleembeschrijving... 8 1.3 Aanleiding van het onderzoek... 9 1.3.1 Knelpunten... 9 1.3.2 Wet en regelgeving... 10 1.3.3 Gebruik Handvat en Convenant... 10 1.3.4 Eerder onderzoek... 10 1.4 Onderzoeksfase... 10 1.5 De doelstelling... 11 1.6 De centrale onderzoeksvraag... 11 1.7 De deelvragen... 11 1.7.1 Theoretische deelvragen... 11 1.7.2 Praktische deelvragen... 11 1.7.3 Analytische deelvragen... 11 1.8 Onderzoeksmethoden... 11 1.8.1 Literatuuronderzoek... 11 1.8.2 Documentenonderzoek... 12 1.8.3 Interviews... 12 1.9 Leeswijzer... 12 Hoofdstuk 2 Methodologie... 12 2.1 Oriëntatie... 13 2.2 Theorie... 13 2.3 Praktijk... 15 2.4 Analyse... 16 2.5 Sterkte/zwakte analyse... 17 Hoofdstuk 3 Theorie... 17 3.1 De Gezinsbenadering... 18 3.1.1 Aanmelding... 18 3.2 Implementatie van de Verordening... 18 3.3 Rechtmatige gegevensverwerking... 19 4
3.3.1 Uitwerking van de rechtsgrond toestemming... 24 3.3.2. Nieuwe gegevensdeling... 25 3.4 Verwerking persoonsgegevens van jongeren... 25 3.5 Verplichtingen van de verwerkingsverantwoordelijke... 26 3.6 Rechten van Betrokkenen... 26 3.7 Onderzoekspunten... 27 3.7.1 Rechtmatigheid van de gegevensverwerking... 27 3.7.2. Gebruik Rechtsgrond... 28 3.7.3 Wie is verantwoordelijk?... 28 3.7.4 Plichten... 28 3.7.5 Rechten... 28 Hoofdstuk 4 Praktijk... 29 4.1 Het Handvat... 29 4.2 Het Convenant... 30 4.3 DJI... 34 4.4 WIJ Groningen... 37 4.4 Het Veiligheidshuis Leeuwarden... 40 4.5 De Focusgroep... 42 Hoofdstuk 5 Analyse... 44 5.1 Overeenkomsten en verschillen bij rechtmatigheid van de gegevensdeling... 44 5.2 Overeenkomsten en verschillen bij gebruik rechtsgrond... 46 5.3 Overeenkomsten en verschillen bij wie is verantwoordelijk... 47 5.4 Overeenkomsten en verschillen bij plichten... 47 5.5 Overeenkomsten en verschillen bij rechten... 48 Hoofdstuk 6 Conclusie... 49 6.1 Mate van conformiteit... 49 6.2 Overige conclusies... 53 Hoofdstuk 7 Aanbevelingen... 54 7.1 Adviezen... 54 7.2 Overige adviezen... 55 Verklarende woordenlijst... 56 Literatuurlijst... 57 5
Hoofdstuk 1 Oriëntatie In dit hoofdstuk wordt een korte inleiding gegeven waarin wordt besproken wat het Veiligheidshuis inhoudt, daarnaast wordt de probleemstelling en de aanleiding van dit onderzoek uitgelegd. Voorts zijn de centrale vraag en deelvragen geformuleerd en wordt besproken welke methoden in dit onderzoek zullen worden gebruikt. Dit hoofdstuk sluit af met een leeswijzer. 6
1.1 Inleiding Veiligheidshuizen zijn netwerksamenwerkingsverbanden, die partners uit de strafrechtketen, de zorgketen, gemeentelijke partners en bestuur verbinden in de aanpak van complexe problematiek, bijvoorbeeld verslavingsproblematiek. Het doel van de samenwerking tussen de netwerkorganisaties is het terugdringen van overlast, huiselijk geweld en criminaliteit. 1 Binnen Het Veiligheidshuis Groningen houdt de afdeling Nazorg zich bezig met de re-integratie van ex-gedetineerden zodat de ex-gedetineerde op goede wijze terug kan keren in de samenleving. Wanneer er bij een persoon problemen ontstaan wordt dit door professionals gesignaleerd. Bijvoorbeeld doordat hun tijdens het contact met de cliënt doorhebben dat er meer hulp nodig is dan op dat moment geboden wordt. Wanneer deze problemen kunnen worden bestempeld als veiligheidsprobleem, bijvoorbeeld omdat iemand een gevaar vormt, kan dit probleem aangekaart worden bij Het Veilgheidshuis. Samen bedenken zij oplossingen en nemen waar nodig contact op met andere organisaties, bijvoorbeeld in het geval van verslaving kan het zijn dat hulp wordt gevraagd aan de Verslavingszorg Noord Nederland. De oplossingen die partijen tezamen bedenken worden gezamenlijk uitgevoerd waarbij Het Veiligheidshuis de procesregie heeft. Het Veiligheidshuis Groningen stemt de werkprocessen op elkaar af, zodat strafrecht en zorg elkaar aanvullen. Er wordt ingezet op gedragsverandering, recidivevermindering en verbetering van de kwaliteit van leven van de ex-gedetineerde. Men gaat dadergericht, gebiedsgericht en probleemgericht te werk. 2 Het Veiligheidshuis Groningen is een van de vele organisaties die hun bijdrage leveren aan het project de Gezinsbenadering, welke is opgezet binnen de Penitentiaire inrichtingen (hierna: PI) Leeuwarden en Veenhuizen. Binnen de Gezinsbenadering is het de bedoeling om de band tussen gedetineerde vader en zijn kinderen in stand te houden of indien deze er niet was, op te bouwen. Het doel van de Gezinsbenadering is om kinderen zo min mogelijk schade laten ondervinden van het feit dat hun vader in de gevangenis zit. Maar ook het verminderen van recidive behoort tot het tweeledige doel van de Gezinsbenadering. Deze benadering is opgezet in Parc Prison in Wales en wordt daar al enkele jaren met succes uitgevoerd onder de noemer Family approach. 3 De PI Leeuwarden en PI Veenhuizen zijn bezig een vadervleugel te realiseren waar gemotiveerde gedetineerde vaders de mogelijkheid hebben om hun vaderrol te verbeteren. Het is de bedoeling dat de vadervleugel in de PI in Veenhuizen eind April 2018 wordt geopend en in PI Leeuwarden begin Juli 2018. Gedetineerde vaders die op deze vleugel worden geplaatst krijgen privileges waarbij zij bijvoorbeeld cursussen kunnen volgen over welke verantwoordelijkheden het ouderschap met zich meebrengt en hoe belangrijk de voorbeeldfunctie voor een kind is. Naast het volgen van deze cursussen mogen zij vaker bezoek ontvangen van hun kinderen, deze bezoeken vinden plaats in een speciaal voor dit project gerealiseerde familiekamer. In sommige gevallen kan een vader mee doen aan de Gezinsbenadering maar geen bezoek van zijn kinderen ontvangen. De reden hiervoor kan mogelijk liggen in het delict dat hij heeft gepleegd. Te denken valt aan stalking, waarbij de rechter een contactverbod heeft opgelegd. In een geval als dit is het niet mogelijk voor de vader om bezoek te ontvangen van zijn kinderen. Wel kan hij cursussen volgen om te laten zien dat hij gemotiveerd is om een goede vader voor zijn kinderen te zijn. In Groningen en Friesland zijn er meerdere organisaties betrokken bij de Gezinsbenadering, bijvoorbeeld WIJ Groningen die laagdrempelige hulp biedt aan bewoners in de wijk. Maar ook het Leger des Heils, de Ambulante Forensische Psychiatrie Noord, de geestelijk verzorgers binnen de 1 Veiligheidshuizen, Achtergrond. 2 Veiligheidshuizen, Achtergrond. 3 DJI, Gezinsbenadering helpt kinderen én hun gedetineerde vaders. 7
verschillende Penitentiaire inrichtingen en Dienst Justitiële inrichtingen zijn partijen die allen diensten verlenen voor de Gezinsbenadering. In Nederland zijn PI Leeuwarden en PI Veenhuizen voorlopers in de Gezinsbenadering. 1.2 Probleembeschrijving In dit onderzoek zal specifiek worden gekeken naar de gegevensdeling van de ketenpartners: de DJI, Veiligheidshuis Friesland en WIJ Groningen binnen de Gezinsbenadering. Ook zal kort worden ingegaan op de gegevensdeling van ketenpartners die bij sommige casussen of onderdelen van de Gezinsbenadering betrokken zijn en wat hun wijze van gegevensdeling is, het gaat hierbij om Humanitas, Exodus en Fier. Het Veiligheidshuis kan binnen de Gezinsbenadering als overkoepelende partij worden gezien. Bij hen komt de informatie over de gedetineerde vader binnen, zij moet zorgen dat de juiste partijen bij een casus (met betrekking tot een gedetineerde) worden betrokken en zijn verantwoordelijk voor de voortgang van een casus. Dit betekent dat zij kijken of het plan van aanpak dat voor betrokkene is gemaakt wordt uitgevoerd en of elke partij doet wat er is afgesproken. Onder de term betrokkene(n) wordt gedurende dit onderzoek de gedetineerde vader, zijn partner en kinderen verstaan. Wij Groningen is een organisatie met 11 sociale Teams, voor al deze teams tezamen zijn twee medewerkers aangewezen die zich bezig houden met de Gezinsbenadering. Deze medewerkers hebben contact met de verschillende partijen die meewerken aan de Gezinsbenadering, voornamelijk met Het Veiligheidshuis Groningen en DJI. Wanneer WIJ Groningen wordt ingelicht dat er een persoon uit hun wijk in detentie is gekomen gaat WIJ Groningen kijken of er ook achterblijvers zijn. Dit houdt in mensen met wie de gedetineerde samenwoonde. Wanneer deze gedetineerde mee wil doen met de Gezinsbenadering zal WIJ Groningen in contact proberen te komen met de partner en kinderen van de gedetineerde om te achterhalen hoe het hun vergaat en wat hun behoeften zijn. Naast het Veiligheidshuis Groningen en WIJ Groningen heeft ook de DJI een grote rol binnen de Gezinsbenadering. De DJI is namelijk de opdrachtgever van dit project en deze wordt uitgevoerd binnen hun gevangenissen. De DJI zorgt ervoor dat er plaatsen beschikbaar zijn, dat er personeel is om de vadervleugel te bemensen en bekijkt welke gevangenen geschikt zijn om deel te nemen aan de Gezinsbenadering. Zij hebben de zorg en verantwoordelijkheid over de gedetineerde en kortstondig ook over de partner en kinderen wanneer die op bezoek komen in de gevangenis. Binnen de Gezinsbenadering is het noodzakelijk voor Het Veiligheidshuis Groningen, WIJ Groningen en de DJI om onderling persoonsgegevens van betrokkenen te verwerken 4. Onder deze persoonsgegevens vallen gegevens zoals de naam, geboortedatum, laatste woonplaats en strafrechtelijke informatie. Voor het verwerken van persoonsgegevens gold voorheen de Wet bescherming persoonsgegevens (hierna: Wbp) maar hier voor in de plaats is een Europese verordening opgesteld, de Algemene verordening gegevensbescherming (hierna: AVG of verordening) die vanaf 25 mei 2018 zal gaan gelden. Het is van belang dat organisaties die gegevens van betrokkenen verwerken zich houden aan de nieuwe regels die deze verordening voorschrijft. Aangezien de organisaties binnen de Gezinsbenadering niet op de hoogte zijn van de regels die deze verordening voorschrijft, is het van belang te onderzoeken welke regels op de gegevensdeling binnen 4 een bewerking of geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structuren, opslaan, bewerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens. 8
de Gezinsbenadering van toepassing zijn en in hoeverre de huidige werkwijze gewijzigd zou moeten worden. 1.3 Aanleiding van het onderzoek Zoals hiervoor genoemd, worden er gegevens gedeeld tussen de verschillende ketenpartners die meewerken aan de Gezinsbenadering. De belangrijkste zijn de Veiligheidshuizen Groningen en Friesland, WIJ Groningen en de DJI. De werkwijze die door deze partijen wordt gehanteerd is afgeleid van de Wbp, maar per 25 mei 2018 zal dit worden vervangen door de AVG. De AVG is Europese wetgeving welke betrekking heeft op de privacy van personen en stelt regels over hoe er met persoonsgegevens moet worden omgegaan. Door de invoering van de AVG zullen er aanpassingen nodig zijn in de werkwijze van het Veiligheidshuis en de andere partijen met betrekking tot de gegevensdeling binnen de Gezinsbenadering. De partijen moeten te allen tijde de regels van de verordening opvolgen. Het is om deze reden belangrijk dat er wordt onderzocht wat de regels zijn die voortvloeien uit de AVG en op welke wijze deze de gegevensdeling binnen de Gezinsbenadering beïnvloeden. Het Veiligheidshuis wil met dit onderzoek bereiken dat er voor hen duidelijkheid ontstaat over de werkwijze die zij moeten hanteren binnen de Gezinsbenadering om gegevens te verwerken met inachtneming van de AVG. 1.3.1 Knelpunten Naast Het Veiligheidshuis Groningen, welke formeel opdrachtgever is voor dit onderzoek, is er voorafgaand aan het onderzoek ook gesproken met een gezinsfunctionaris van de DJI en een Generalistisch werker van WIJ Groningen. Deze gesprekken hebben plaatsgevonden om de knelpunten te vinden die zij ervaren of die mogelijk zullen komen wanneer de AVG gaat gelden. Er zijn meerdere knelpunten en vraagstukken boven gekomen die om verdieping vragen, het gaat hierbij om de volgende zaken: In het plan van aanpak dat wordt opgesteld ten behoeve van de Gezinsbenadering worden veel persoonlijke gegevens verwerkt. Er is discussie over de vraag of dit plan van aanpak inzichtelijk moet zijn voor iedereen die werkzaam is binnen de DJI of dat deze zou moeten worden afgeschermd voor onbevoegden en enkel toegankelijk moet zijn voor mensen die daadwerkelijk met de betrokkene werken. Zijn er afwijkende regels voor de omgang met persoonsgegevens van kinderen? (wordt besproken in paragraaf 3.4) Mag van de AVG worden afgeweken wanneer dit gebeurt in het belang van het kind? (wordt besproken in paragraaf 3.4) Moet er bij elke nieuwe gegevensdeling opnieuw toestemming worden gevraagd? (wordt besproken in bijlage 4) Moet er naar de delict-gegevens van gedetineerde vader worden gekeken wanneer er wordt beoordeeld of hij deel mag nemen aan de Gezinsbenadering? Zodat op deze wijze de veiligheid van het kind kan worden geborgd. Hoe kan de privacy van alle partijen worden gebord bij Samen 1 plan? Samen 1 plan is een programma waarin verschillende betrokkenen en ketenpartners kunnen werken. Het is de bedoeling dat dit programma toegankelijk is voor betrokken vader, (ex-)partner(s) en kind(eren). Welke informatie mag er in samen 1 plan worden opgenomen? 9
Niet alle vragen worden gedurende dit onderzoek meegenomen om reden van het korte tijdsbestek maar ook omdat sommige vragen technisch, organisatorisch of ICT-gericht opgelost moeten worden. De AVG geeft in deze gevallen geen regels voor de gestelde vragen. 1.3.2 Wet en regelgeving Tijdens het theoretische deel van dit onderzoek zal worden ingezoomd op de AVG, waarin de regels staan rondom de gegevensdeling die gelden vanaf mei 2018. Aangezien de AVG veel verschillende regels voorschrijft die niet alle relevant zijn voor dit onderzoek zullen enkel de regelingen die wel relevant zijn voor de gegevensdeling tussen ketenpartners binnen de Gezinsbenadering worden bestudeerd. Naast de AVG zal ook worden gekeken naar de memorie van toelichting op de AVG, deze zal voornamelijk gebruikt gaan worden wanneer extra uitleg van de AVG gewenst is. Ook zullen relevante artikelen van de Uitvoeringswet worden meegenomen. De Uitvoeringswet geeft regels voor bijzondere situaties weer die mogelijk van belang zijn voor de werkwijze van partijen binnen de Gezinsbenadering. 1.3.3 Gebruik Handvat en Convenant Voor dit onderzoek zal het document Gegevensuitwisseling in het zorg- en veiligheidsdomein, een Handvat voor Veiligheidshuizen 5 (hierna: Handvat) gebruikt worden. Dit Handvat is gebaseerd op de regels van de Wbp die geldig is totdat de AVG is ingevoerd. De regels van de Wbp verschillen van de AVG, het Handvat zal dan ook gebruikt worden om een beter beeld te krijgen van de huidige werkwijze rondom de gegevensdeling die Het Veiligheidshuis hanteert. Aangezien de regels uit dit Handvat inzicht geven in de huidige werkwijze van het Veiligheidshuis zal deze gedurende het praktijkdeel van dit onderzoek worden bestudeerd. Als aanvulling hierop zal daarnaast met een van de medewerkers van het Veiligheidshuis een interview worden gehouden om de huidige werkwijze rondom gegevensdeling in beeld te krijgen. Het Convenant Privacyreglement Veiligheidshuis Groningen 6 (hierna: Convenant) dat getekend is door de DJI en de gemeente Groningen (waar WIJ Groningen onder valt) zal tijdens dit onderzoek worden geraadpleegd. Hierin zal worden gekeken naar wat de afspraken rondom gegevensdeling zijn die tussen partijen zijn vastgelegd. 1.3.4 Eerder onderzoek Er is talloos eerder onderzoek gedaan naar de invoering van de AVG en de veranderingen die deze invoering met zich mee brengt voor verschillende organisaties. Veelal is in deze onderzoeken gekeken naar de huidige werkwijze die is gebaseerd op de regels van de WBP en hoe deze werkwijze omgezet kan worden zodat deze voldoet aan de regels van de AVG. Ook is er onderzoek gedaan naar de noodzaak van het delen van gegevens terwijl de betrokkene hiervoor geen toestemming heeft gegeven. Wanneer dit geoorloofd is en op welke gronden de instanties gegevens mogen delen zonder toestemming van de betrokkene te hebben verkregen. Deze onderzoeken zullen worden bestudeerd om een vergelijk te maken in belangrijke veranderingen, daarnaast zullen de conclusies en aanbevelingen van deze onderzoeken worden overwogen gedurende dit onderzoek. 1.4 Onderzoeksfase Wanneer er wordt begonnen met een onderzoek is het van belang te weten in welke fase het onderzoek plaatsvindt, dit wordt ook wel de interventiecyclus genoemd. De interventiecyclus bestaat uit verschillende fasen waarin organisatieproblemen worden aangepakt, deze fasen zijn onderverdeeld in de probleemsignalering, diagnose, ontwerp, interventie en evaluatie. Dit onderzoek 5 Gegevensuitwisseling in het zorg- en veiligheidsdomein. 6 Privacyreglement Veiligheidshuis Groningen. 10
zal plaatsvinden in de diagnosefase aangezien door partijen al is gesignaleerd dat er sprake in van implementatie van een nieuwe verordening die zorgt voor veranderende eisen aan de omgang met privacygevoelige gegevens. Echter, het is bij partijen nog niet duidelijk hoe de AVG in elkaar zit, welke eisen deze verordening stelt aan de omgang met gegevens van betrokkenen en op welke manier de werkwijze van de verschillende partijen die deel uitmaken van de Gezinsbenadering mogelijk moet worden aangepast om te voldoen aan de regels van de AVG. 1.5 De doelstelling Dit onderzoek heeft tot doel het doen van aanbevelingen over de gegevensdeling in het kader van de Gezinsbenadering aan Het Veiligheidshuis Groningen met inachtneming van de AVG, door het bieden van inzicht in de eisen die de AVG stelt aan de gegevensdeling en het inzichtelijk maken van de wijze van gegevensdeling door Het Veiligheidshuis, en andere ketenpartners in het kader van de Gezinsbenadering. Tijdens dit onderzoek wordt specifiek gekeken naar de eisen die toepasbaar zijn op de gegevensdeling over betrokkenen binnen de Gezinsbenadering. Deze eisen zullen worden getoetst aan de huidige wijze van gegevensdeling tussen Het Veiligheidshuis en andere ketenpartners om tot aanbevelingen te kunnen komen. 1.6 De centrale onderzoeksvraag Wat is de huidige wijze van gegevensdeling door ketenpartners binnen de Gezinsbenadering en hoe verhoudt deze werkwijze zich tot de kaders van de Algemene verordening gegevensbescherming? 1.7 De deelvragen 1.7.1 Theoretische deelvragen 1. Wat blijkt uit de documenten over de Gezinsbenadering? 2. Wat blijkt uit de algemene verordening gegevensbescherming over gegevensdeling? 3. Wat blijkt uit de literatuur over gegevensdeling? 1.7.2 Praktische deelvragen 4. Wat blijkt uit het Handvat van Het Veiligheidshuis over gegevensdeling? 5. Wat blijkt uit het Convenant dat Het Veiligheidshuis heeft gesloten met ketenpartners over het delen van gegevens? 6. Wat is de huidige werkwijze van ketenpartners ten aanzien van de gegevensdeling binnen de Gezinsbenadering? 1.7.3 Analytische deelvragen 7. Wat zijn de overeenkomsten en verschillen tussen de huidige werkwijze binnen de Gezinsbenadering en de regels van de Algemene verordening gegevensbescherming? 1.8 Onderzoeksmethoden 1.8.1 Literatuuronderzoek Er zal literatuuronderzoek worden gedaan om de theoretische vragen te beantwoorden. De AVG die op 25 mei 2018 ingevoerd zal worden is de belangrijkste bron die tijdens dit onderzoek zal worden gebruikt. Daarnaast is ook de uitvoeringswet van belang, in deze wet staan bijzondere situaties beschreven waar de AVG geen regels voor heeft opgesteld. De uitvoeringswet is opgesteld in 11
opdracht van de AVG. De handleiding algemene verordening gegevensbescherming en de memorie van toelichting zullen ook worden bestudeerd. 1.8.2 Documentenonderzoek De praktische deelvragen kunnen worden beantwoord door middel van deskresearch waarin informatie over de werkwijze rondom gegevensdeling tussen Het Veiligheidshuis en andere ketenpartners binnen de Gezinsbenadering wordt vergaard. Hiervoor zal worden gekeken naar het Handvat van de Veiligheidshuizen en het Convenant dat is gesloten tussen het Veiligheidshuis Groningen en andere ketenpartners. 1.8.3 Interviews Er zullen interviews worden gehouden met medewerkers van het Veiligheidshuis Friesland, WIJ Groningen en de DJI, waarin duidelijk moet worden wat de huidige werkwijze rondom gegevensdeling van deze partijen is. Deze partijen vallen onder het Convenant. De interviews zullen half gestructureerd en face-to-face worden afgenomen, zodat er mogelijkheid is tot doorvragen en er op deze wijze zoveel mogelijk relevante informatie kan worden vergaard. Ook zal er een focusgroepinterview worden gehouden met medewerkers van Humanitas, Exodus en Fier. In dit interview zal worden gekeken naar de gegevens die zij delen en naar de knelpunten die zij ervaren bij het delen van gegevens. 1.9 Leeswijzer In dit hoofdstuk is een inleiding gegeven van het onderzoek, hierin is de aanleiding van het onderzoek besproken en zijn ook de belangen van dit onderzoek naar voren gekomen. In hoofdstuk 2 zal de methodologie van het onderzoek worden besproken. Hier wordt ingegaan op de redenen die achter de gemaakte keuzes in dit onderzoek verscholen zitten. Ook zal hier worden ingegaan op de betrouwbaarheid van het onderzoek. Hoofstuk 3 is het theoriehoofdstuk, hierin wordt besproken hoe de aanmelding voor de Gezinsbenadering in zijn werk gaat en welke organisaties daarbij zijn betrokken, welke eisen de AVG stelt aan de omgang met persoonsgegevens en hoe de uitvoeringswet deze eisen mogelijk uitbreidt. Tijdens de praktijk zullen het Handvat en het Convenant van het Veiligheidshuis worden bestudeerd. Er zullen interviews worden gehouden met medewerkers van het Veiligheidshuis Friesland, WIJ Groningen en de DJI, om te kijken naar de wijze van gegevensdeling binnen de Gezinsbenadering. De uitwerking van deze praktijk kunt u in hoofdstuk 4 vinden. In hoofdstuk 5 worden de regels die de AVG voorschrijft vergeleken met de werkwijze die wordt gehandhaafd binnen de Gezinsbenadering. In hoeverre komen deze overeen en wat moet er veranderd worden? De conclusie wordt uitgewerkt in hoofdstuk 6. Als laatste vindt u in hoofdstuk 7 de aanbevelingen die uit de conclusies voortvloeien. De aanbevelingen worden aan het Veiligheidshuis Groningen gedaan en hebben betrekking op de gegevensdeling binnen de Gezinsbenadering. De aanbevelingen zijn mogelijk ook interessant voor andere partijen die deelnemen aan de Gezinsbenadering. Hoofdstuk 2 Methodologie In dit hoofdstuk wordt uitgelegd hoe het onderzoek is uitgevoerd, wat hiervoor nodig is geweest, welke keuzes er gedurende het onderzoek zijn gemaakt en wat de sterke en zwakke punten van dit onderzoek zijn. Dit hoofdstuk is opgedeeld in verschillende paragrafen namelijk: Oriëntatie, Theorie, Praktijk, Analyse en Sterkte/Zwakte Analyse. Elke paragraaf geeft een uitleg en verantwoording over 12
hoe er gedurende de verschillende fasen van het onderzoek is gehandeld en welke keuzes zijn gemaakt. 2.1 Oriëntatie Gedurende het schrijven van de inleiding is de eerste informatie verzameld over de Gezinsbenadering, via de opdrachtgever en door het gebruik van internetbronnen. Er is contact geweest met de opdrachtgever om het doel van het onderzoek te bepalen. Hierop is de onderzoeksvraag afgestemd. De onderzoeksvraag is onderverdeeld in theoretische-, praktische- en analytische- deelvragen. De antwoorden op deze deelvragen zullen tezamen de onderzoeksvraag moeten beantwoorden. 7 Het Veiligheidshuis Groningen is in dit onderzoek formeel de opdrachtgever, ook al wordt het onderzoek ten behoeve van het project de Gezinsbenadering opgezet. Voor dit onderzoek is enkel om praktische redenen het Veiligheidshuis Groningen als opdrachtgever benoemd. De aanbevelingen die uit dit onderzoek voort zijn gekomen gelden voor de wijze van gegevensdeling binnen de gehele Gezinsbenadering en voor elke organisatie die hier deel van uitmaakt. Bij de start van dit onderzoek is er contact geweest met een gezinsfunctionaris van de DJI en een generalistisch werker van WIJ Groningen. Dit contact is gelegd om, naast de opdracht van het Veiligheidshuis, te kijken naar aanvullingen die andere organisaties binnen de Gezinsbenadering mogelijk hebben. In deze gesprekken is gesproken over de knelpunten die zij ervaren bij het uitvoeren van de Gezinsbenadering, specifiek bij zaken waar gegevensdeling een rol speelt. In praktijkgericht juridisch onderzoek zijn twee typen vraagstelling dominant. De mag dat en werkt dat vraagstellingen. In dit onderzoek is bewust gekozen voor de mag dat vraagstelling. Mag verwijst naar het juridisch toetsingskader, waarin moet worden gekeken of iets mag volgens de weten regelgeving. Dat heeft betrekking op een verschijnsel in de sociale werkelijkheid: een feitelijk handelen, een werkwijze, een procedure enz. 8 Vanuit de opdrachtgever is gevraagd of zij binnen de Gezinsbenadering voldoen aan de regels van de AVG, het is daarom van belang om te kijken of de huidige werkwijze van de Gezinsbenadering voldoet aan de regels die de wet- en regelgeving voorschrijft. 2.2 Theorie Om de theoretische deelvragen te beantwoorden is deskresearch gedaan. Er zijn verschillende bronnen geraadpleegd waarvan een van de belangrijkste bronnen de AVG is. Ook is er gebruik gemaakt van de Handleiding Algemene verordening gegevensbescherming die is opgesteld door het Ministerie van Justitie en Veiligheid. De handleiding geeft overzichtelijk en in begrijpelijke taal de regels van de Verordening weer. Daarnaast zijn de Memorie van toelichting en de Uitvoeringswet in dit onderzoek geraadpleegd. Al deze bronnen worden in het juridische domein als betrouwbaar beschouwt. Er is een eerste opzet voor de theorie gemaakt waarin werd gesproken over of de Verordening van toepassing zal zijn, de plichten van de verwerkingsverantwoordelijke waren uitgewerkt evenals de rechten van een betrokkene. De uitwerking van deze stukken bleek overbodig om de juiste onderzoekspunten op te stellen, na overleg met de opdrachtgever zijn deze stukken naar de bijlage verplaatst (bijlagen 1, 2 en 3). 7 Van Schaijck 2011, p.68. 8 Van Schaijck 2011, p.22. 13
De verordening geeft aan dat er verschillende rechtsgronden zijn voor het verwerken van gegevens. In dit onderzoek is enkel in gegaan op de grondslag toestemming. Dit heeft als reden dat gedurende de theorie in combinatie met gesprekken met de opdrachtgever bleek dat de enige rechtsgrond die binnen de Gezinsbenadering gebruikt kan worden de rechtsgrond toestemming is. Dit komt doordat de Gezinsbenadering een project is waar personen zich vrijwillig voor opgeven, het kan om deze reden niet zo zijn dat organisaties verwerkingen voor de Gezinsbenadering op een andere grondslag baseren. In dit onderzoek is enkel gebruik gemaakt van het onderzoek van Uitterhoeve, genaamd Voldoet de AVG aan de eisen gesteld in artikel 8 Handvest van de Grondrechten van de EU. Dit onderzoek wordt kort meegenomen in bijlage 1. Dit heeft als oorzaak dat er buiten dit onderzoek om geen relevant eerder onderzoek is gevonden dat bruikbaar was in dit onderzoek. Er is gezocht via de Kennisbank van Hanze Hogeschool, Google Scholar en WODC met trefwoorden zoals: Algemene verordening gegevensdeling, gegevensdeling met ketenpartners, privacywetgeving, delen van gegevens, privacy gevoelige gegevens. Deze zoektermen hielpen bij het vinden van verscheidene onderzoeken die betrekking hadden op de AVG en spraken over welke veranderingen de verordening bij de opdracht gevende partij teweeg zouden brengen. De onderzoeken die zijn bestudeerd zijn onder andere: Deelt u deze persoonsgegevens niet!?, AVG vervangt de Wbp en Gegevensverwerking op zijn best. Deze onderzoeken zijn alle doorgenomen maar bleken niet relevant. Er zijn geen conclusies, aanbevelingen of andere informatie gevonden die bruikbaar waren voor dit onderzoek. Mede om deze reden is er gezocht naar andere relevante literatuur. Zo is er gedurende het onderzoek veelvuldig gebruik gemaakt van de informatie uit officiële stukken van de Autoriteit Persoonsgegevens en het Ministerie van Justitie en Veiligheid. Voor het beantwoorden van de theoretische deelvragen schrijft Oost zes kwaliteitseisen voor. Deze eisen zijn dat de antwoorden: 9 Controleerbaar zijn om te kunnen beoordelen of een onderzoeker fouten heeft gemaakt moeten anderen in staat worden gesteld om de belangrijkste onderzoeks-stappen en resultaten te controleren; Vakkundig zijn hierbij gaat het erom dat er gebruik is gemaakt van relevante en actuele literatuur en dat de uitleg hiervan door vakgenoten wordt gedeeld; Logisch zijn het antwoord is een resultaat van goed denkwerk, het volgt logisch uit voorgaande uitspraken en is de onvermijdelijke consequentie van wat beweerd en aangetoond is en is daarmee de conclusie van een sluitende redenering; Valide zijn het antwoord moet kloppend zijn; betrouwbaar zijn de uitleg moet kloppend zijn, het mag niet zo zijn dat de uitleg van de wet wordt verdraaid omdat dit voor het onderzoek beter uitkomt; adequaat zijn de antwoorden moeten aansluiten op de onderzoeksvraag. 10 Bovengenoemde eisen zijn allen de bij de beantwoording van de theoretische vragen meegenomen. Zo is ervoor gezorgd dat er een duidelijke bronvermelding is waardoor er controlemogelijkheid is. 9 Oost 2008, p15 10 Oost 2008, p15 14
Ook zijn de bronnen die in dit onderzoek zijn gebruikt beoordeeld op relevantie en actualiteit. Aangezien er in dit onderzoek sprake is van een nieuwe verordening is de actualiteit van de bronnen gewaarborgd. Ook zijn er geen overbodige bronnen gebruikt en is ervoor gezorgd dat de bronnen betrouwbaar zijn. Er zijn enkel bronnen gebruikt die in de juridische sector als betrouwbaar worden bestempeld, ook is er door het gebruik van de memorie van toelichting gewaarborgd dat teksten uit de verordening juist zijn geïnterpreteerd gedurende dit onderzoek. Als laatste is ervoor gezorgd dat duidelijk naar de antwoorden op de theoretische deelvragen wordt toegewerkt. Dit zorgt ervoor dat de beantwoording van de deelvraag logischerwijs voortvloeit uit voorgelegde informatie. Bij de beantwoording van de deelvragen is daarnaast gelet op de relevantie van dit antwoord met betrekking tot de onderzoeksvraag. 2.3 Praktijk De praktische deelvragen kunnen worden beantwoord door deskresearch waarin informatie over de wijze van gegevensverwerking van de ketenpartners binnen de Gezinsbenadering wordt vergaard. Dit gebeurt doormiddel van het onderzoeken van het Handvat en het Convenant. Daarnaast zijn er met verschillende ketenpartners interviews gehouden waarin duidelijk is geworden hoe de huidige wijze van gegevensverwerking van de ketenpartners is. Om een duidelijker beeld te krijgen van de praktijk heb ik naast de genoemde interviews ook deel genomen aan een instroomoverleg en een briefing bij het Veiligheidshuis. Hier worden (nieuwe) cliënten besproken. Er wordt doorgenomen wat de situatie van de cliënt is, welke organisaties betrokken zijn of moeten worden en wat er nog moet gaan gebeuren. Daarnaast heb ik deelgenomen aan een vergadering van de regiegroep en ben ik aanwezig geweest bij de voorlichtingen Samen één plan en Betrokken vaderschap. Er zijn interviews gehouden met medewerkers van het Veiligheidshuis Friesland, WIJ Groningen en de DJI. De reden hiervoor is dat dit de organisaties zijn die voornamelijk te maken hebben met het verzamelen en delen van gegevens. Naast de interviews die zijn gehouden met medewerkers van het Veiligheidshuis Friesland, WIJ Groningen en de DJI is er ook een focusgroep opgezet bestaande uit medewerkers van Humanitas, Exodus en Fier. De reden hiervoor is dat het delen van persoonsgegevens tussen de geïnterviewde gebeurd onder een Convenant, de partijen die deel hebben genomen aan de focusgroep vallen niet onder dit Convenant. Hierdoor ontstond de vraag of er verschillen zitten tussen met delen onder een Convenant en het delen wanneer er geen sprake is van een Convenant tussen partijen. Er is gekozen voor een focusgroepinterview in plaats van een gewoon interview om te discussiëren over de huidige wijze van gegevensdeling en om met elkaar van gedachten te wisselen over nieuwe werkwijzen die mogelijk zijn onder de regels van de AVG. Door met elkaar van gedachten te wisselen is er meer kans dat er nieuwe doordachte informatie vrijkomt dan in individuele gesprekken. 11 Na aanleiding van het focusgroepinterview is gebleken dat deze organisaties zelden tot geen gegevens delen. Hierdoor is er gedurende het interview voor gekozen om meer in te gaan op wat zij wel doen binnen de Gezinsbenadering en de mogelijke knelpunten die zij hieromtrent ervaren. Hieruit is ontzettend nuttige informatie gekomen die hebben geleid tot aanbevelingen. Voor de interviews die zijn gehouden is een half gestructureerde vragenlijst opgesteld die is terug te vinden in bijlage 6. De vragenlijst is onderverdeeld in kopjes, deze kopjes staan voor de verschillende onderzoekspunten die aan het einde van hoofdstuk 3 zijn geformuleerd. Ook bij het bestuderen van de documenten die voor dit onderzoek zijn gebruikt is deze vragenlijst gebruikt. Aan de hand van de vragen zijn namelijk de antwoorden gezocht in deze documenten. De reden dat hiervoor is gekozen is dat er op overzichtelijke wijze kan worden weergegeven wat de antwoorden zijn die in de 11 Van Schaijck 2011, p.167. 15
documenten beschreven staan. In de uitwerking van de praktijk zijn echter niet de vragen opgenomen, hier is een doorlopend verhaal gemaakt van de verkregen antwoorden. Hierna volgt een overzicht van de organisaties waarvoor geïnterviewden werken, hun functie en een toelichting op de taak van de organisatie en/of de functie van geïnterviewde. Bij WIJ Groningen zijn er twee generalistisch werkers geïnterviewd. de reden hiervoor is dat er telefonisch met een generalistisch medewerker is gesproken, deze persoon heeft enige informatie gedeeld aan het begin van het onderzoek. Door omstandigheden was deze persoon niet meer in de positie om het interview te geven toen het onderzoek in de praktijkfase was. Organisatie Functie Toelichting DJI Gezinsfunctionaris Regelt o.a. de aanmeldingen voor de Gezinsbenadering. WIJ Groningen Het Veiligheidshuis (Leeuwarden) Humanitas Exodus Fier Generalistisch werker zorgmijders en zware multiproblem / Generalistisch werker doorstroom exgedetineerden en vroegsignalering Regiocoördinator doorzorg exgedetineerden Coördinator bij het project Altijd vader Coördinator bij het project mijn kind en ik, vrijwilliger en voorzitter van de casuïstiekgroep (Veenhuizen) Teamleider en voorzitter van de casuïstiekgroep (Leeuwarden) Externe ketenpartner die de taak van externe casemanager op zich neemt, waarbij zij verbinding zoeken met de interne casemanager(van DJI)/gezinsfunctionaris. Deze neemt deel aan de procesgroep en de casuïstiekgroep. Veiligheidshuis doet daarnaast de kind-check. Humanitas zet vrijwilligers in voor betrokkenen binnen de Gezinsbenadering die ondersteuning nodig hebben. Exodus zorgt voor cursussen binnen de Gezinsbenadering. Binnen de vrijwilligersfunctie worden chauffeurs geregeld voor betrokkenen die zelf geen vervoer hebben. Fier biedt hulp bij problematiek waarbij sprake is van geweld in afhankelijkheidsrelaties. Ook wordt vanuit Fier deelgenomen aan de proces- en stuurgroep. 2.4 Analyse In hoofdstuk 5 wordt een analyse gegeven van de theorie en de praktijk. Hierin wordt per onderzoekspunt telkens kort besproken wat de wet- en regelgeving over dit onderwerp zegt en wat er in de praktijk blijkt dat met dit onderwerp wordt gedaan. Uit deze analyse valt goed op te maken waar de overeenkomsten en de verschillen liggen tussen de werkwijze van partijen en de kaders van de AVG. Er worden echter nog geen conclusies gegeven over of de werkwijze daadwerkelijk afwijkt van de regels die worden voorgeschreven. De conclusies volgen in hoofdstuk 6. 16
Om tot deze analyse te komen is eerst de praktijk uiteen gerafeld. Eerst zijn alle antwoorden van de verschillende partijen en documenten op onderzoekspunt gesorteerd. Daarna is dit verder gesorteerd op de antwoorden per vraag. Hierna is bekeken welke regels de wet stelt. Deze zijn genoteerd en na elke regel die de wet voorschrijft is uitgelegd hoe de organisaties of documenten met deze regel omgaan. Op deze wijze is gepoogd een zo overzichtelijk mogelijke analyse te maken van alle verzamelde gegevens. 2.5 Sterkte/zwakte analyse Doordat de Gezinsbenadering een project is dat door verschillende organisaties wordt geleid is het niet mogelijk om in het korte tijdsbestek van dit onderzoek de werkwijzen van al deze organisaties in het onderzoek mee te nemen en te analyseren. Om deze reden is gekozen om de wijze van gegevensverwerking die het Veiligheidshuis Friesland, DJI en WIJ Groningen hanteren te onderzoeken. Deze organisaties hebben doorgaans te maken met gegevensdeling en de verwerking hiervan. Dit betekend dat deze ketenpartners het meest bekend zijn met de wijze van gegevensverwerking binnen de Gezinsbenadering. Daarnaast is ook onderzocht in hoeverre Humanitas, Exodus en Fier gegevens verwerken en delen binnen de Gezinsbenadering. In het begin van het Interview bleek dat deze partijen nagenoeg geen gegevens verwerken. Uit het interview is wel andere relevante informatie gekomen, waardoor duidelijke conclusies en aanbevelingen zijn gedaan. Een onderzoeker dient zo onafhankelijk mogelijk te werk te gaan, onafhankelijk in drie opzichten: onafhankelijk van de het onderzoeksonderwerp, onafhankelijk van de betrokkenen bij het onderzoek, onafhankelijk van de opdrachtgever. 12 In alle drie de opzichten kan ik beargumenteren onafhankelijk te zijn geweest gedurende het gehele onderzoek. Het onderzoeksonderwerp kende ik vooraf niet, ik was bekend met de Gezinsbenadering maar niet met de Algemene verordening gegevensbescherming. Dit betekende ook dat ik het onderzoek met een open blik in ben gegaan en geen verwachtingen had over de uitkomst van het onderzoek. Zoals van Schaijck in zijn boek aangeeft is een onderzoeker niet onafhankelijk van een betrokkene wanneer de onderzoeker zich met deze persoon kan identificeren. Gedurende dit onderzoek is hiervan geen sprake geweest, er zijn interviews gehouden met mensen van uit verschillende organisaties en functies. Tijdens het onderzoek heb ik er daarnaast voor gezorgd dat ik onafhankelijk bleef door de gedragsregels die van Schaijck voor schrijft aan te houden. Deze regels zijn: de respondenten vrijwillig laten meewerken, geen valse voorstelling van zaken geven, gegevens moeten anoniem worden verwerkt en de uitkomsten van het onderzoek zullen geen nadelig effect op de respondenten hebben. Ook ben ik als onderzoeker onafhankelijk van de opdrachtgever, er bestaat namelijk op geen enkele wijze een hiërarchische verhouding tussen mij en de opdrachtgever en de uitkomsten van het onderzoek zijn volgens de afspraken en regels verkregen. Zo is er een geheimhoudingsverklaring getekend waarin staat dat privacy gevoelige gegevens niet in het onderzoek mogen worden opgenomen. Hoofdstuk 3 Theorie In dit hoofdstuk zal eerst worden gesproken over de Gezinsbenadering en hoe de aanmelding van de Gezinsbenadering in zijn werk gaat. Daarna zal worden gekeken of de Verordening op de Gezinsbenadering van toepassing is en wat de regels zijn voor een rechtmatige gegevensverwerking. Vervolgens zal de rechtsgrond toestemming uitvoerig worden besproken, aangezien dit de grondslag is waarop de gegevensverwerking gebaseerd moet zijn binnen de Gezinsbenadering. De regels die de rechtsgrond toestemming met zich meebrengt zullen worden uitgelegd. Ook zal kort 12 Van Schaijck 2011, p.36. 17
worden ingegaan op de persoonsgegevens van jongeren en de vraag of er van de AVG mag worden afgeweken wanneer dit in het belang van het kind is. Verder komen de verplichtingen van de verwerkingsverantwoordelijke aan bod gevolgd door de rechten van betrokkene. Als laatste worden de onderzoekspunten geformuleerd. 3.1 De Gezinsbenadering Het project de Gezinsbenadering is opgezet in opdracht van de DJI. Hierbij wordt ingezet op de samenwerking met ketenpartners. Deze ketenpartners hebben allemaal het streven om de band tussen de gedetineerde vader en zijn kind te versterken of indien deze er niet was deze op te bouwen, met als uiteindelijk doel het kind zo weinig mogelijk schade te laten ondervinden van de detentie van de vader. Door dit doel staan gedurende het gehele project de belangen van het kind centraal. 13 3.1.1 Aanmelding Om deel te nemen aan de Gezinsbenadering moet de gedetineerde vader zich eerst aanmelden bij de gezinsfunctionaris. Dit kan op verschillende manieren, bijvoorbeeld door zijn interne of externe casemanager in te lichten over zijn wens om deel te nemen. Zij kunnen dan contact opnemen met de gezinsfunctionaris. De aanmelding is ook mogelijk via het Veiligheidshuis, zij moeten de wens doorgeven aan de gezinsfunctionaris 14. De gezinsfunctionaris zal contact opnemen met de gedetineerde vader om te onderzoeken wat de motivatie is en om de nodige informatie en handtekeningen te verzamelen. Daarnaast zal de gezinsfunctionaris contact opnemen met het Veiligheidshuis om te vragen of zij een kind-check 15 willen doen. De gezinsfunctionaris zal ook intern (binnen de PI) bekijken of er eventuele bezwaren zijn om de gedetineerde vader deel te laten nemen aan de Gezinsbenadering. Als er geen bezwaren lijken te zijn zal de gezinsfunctionaris met de betrokkenen, de casemanagers en andere ketenpartners om tafel gaan. Er zal dan worden bekeken wat de belangen van het kind zijn en op basis hiervan wordt een plan van aanpak opgesteld. 16 3.2 Implementatie van de Verordening De bescherming van persoonsgegevens is een grondrecht dat alle ingezetenen van de Europese Unie hebben. Dit grondrecht is vastgelegd in het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie en in het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie. De AVG werkt dit grondrecht verder uit. Voorheen werd dit grondrecht uitgewerkt in de Wet bescherming persoonsgegevens welke was gebaseerd op de Europese richtlijn gegevensbescherming. Een verordening leidt in beginsel tot een verdergaande harmonisatie dan een richtlijn, omdat de materiële normen rechtstreeks worden ontleend aan de Europese wetgeving en niet behoeven te worden omgezet in nationale wetgeving. 17 Er zijn veel belangrijke inhoudelijke overeenkomsten tussen de AVG en de Wbp. De grootste verschillen liggen bij de nieuwe verplichtingen die de verwerkingsverantwoordelijke heeft en de rechten waarop betrokkenen zich kunnen beroepen. 18 Om te kijken of de AVG op de Gezinsbenadering van toepassing is zal moeten worden gekeken naar het stroomdiagram in bijlage 1, tezamen met het schema uit bijlage 2. Wanneer de AVG op de 13 Dijkstra, Plan van aanpak Gezinsbenadering, p1. 14 Routes van aanmelding Gezinsbenadering 15 Het Veiligheidshuis kijkt of er organisaties bij het kind betrokken zijn die zorg bieden. 16 Stroomschema Gezinsbenadering. 17 Memorie van toelichting, p.26. 18 Memorie van toelichting, p.55. 18
Gezinsbenadering van toepassing is moet worden uitgezocht wie er verwerkingsverantwoordelijkheid hebben (bijlage 3). 3.3 Rechtmatige gegevensverwerking Wanneer er is vastgesteld dat de Verordening van toepassing is op de verwerkingen van de persoonsgegevens, die de ketenpartners doen binnen de Gezinsbenadering, is het van belang om ervoor te zorgen dat deze verwerkingen gebeuren volgens de eisen die de Verordening hieraan stelt. Om te bekijken of alles volgens de regels van de Verordening gebeurt is figuur 4 opgesteld, de vragen die hierin voorkomen zullen stap voor stap worden besproken. 19
1. Heeft u één of meer duidelijk bepaalde en gerechtvaardigde doeleinden voor het verzamelen van persoonsgegevens? Nee Ja 2. Heeft u dat doel of die doeleinden uitdrukkelijk omschreven? Ja Nee 3. Verwerkt u bijzondere categorieën van persoonsgegevens? Ja 4. Valt uw verwerking van bijzondere categorieën van persoonsgegevens onder één van de algemene of specifieke uitzonderingen op het verbod van verwerking van dergelijke gegevens in de Verordening of de Uitvoeringswet? Nee Nee Ja 5. Kunt u uw verwerking (inclusief het verzamelen) baseren op ten minste één van de grondslagen die de verordening noemt? 6. Zijn de gegevens toereikend, ter zake dienend, en beperkt tot wat noodzakelijk is om uw doelen te bereiken? Ja Ja 7. Geeft u gegevens door naar een land buiten de Europese Unie? Ja Nee Nee Nee De gegevensverwerking is onrechtmatig Nee Nee 8. Waarborgt dat land een passend beschermingsniveau? Nee 9. Maakt u gebruik van passende waarborgen of kunt u zich beroepen op één van de uitzonderingen op het verbod op gegevensdoorgifte? Ja Ja 20 10. heb ik voldaan aan alle overige op mij rustende verplichtingen van de AVG? Ja De gegevensverwerking is rechtmatig