gemeente Schiedam Aan de leden van de gemeenteraad van Schiedam. Burgemeester Postbus 1501 3100 EA SCHIEDAM Stadskantoor Stadserf 1 3112 DZ SCHIEDAM T 010 246 55 55 F 010 473 59 78 W www.schiedam.nl UW KENMERK UW BRIEF VAN ONDERWERP ONS KENMERK DOORKIESNUMMER 010-2465477 oprichting DeltaPort Donatiefonds Adviescommissie Schiedam DATUM 31 oktober 2007 E-MAIL jhg.brouwer@schiedam.nl Geachte dames, heren, Hierbij vraag ik uw aandacht voor het volgende. Het Havenbedrijf Rotterdam en Deltalinqs, de ondernemersorganisatie voor haven en industrie in Mainport Rotterdam, hebben samen de Stichting Deltaport Donatiefonds opgericht. Hiermee is het EBB donatiefonds (Europoort Botlek belangen) over gegaan in dit nieuwe fonds. Deze Stichting houdt zich bezig met het ondersteunen van culturele, sportieve, sociaal maatschappelijke projecten in de directe omgeving van het Rotterdamse haven - en industriegebied. Hiermee wil zij haar maatschappelijke betrokkenheid onderstrepen. Jaarlijks worden de donaties in kleine bedragen verdeeld over de gemeenten en deelgemeenten. Tot nu toe viel Schiedam buiten deze gemeenten. Het is dan ook met genoegen dat ik u kan mededelen dat vanaf heden ook Schiedamse instellingen en stichtingen zonder winstoogmerk, die actief zijn op het gebied van welzijn, cultuur, sport een donatie kunnen aanvragen. Voor het jaar 2007 is nog een bedrag van 9000,- beschikbaar en voor 2008 een bedrag van 12.000,- Ingevolge het reglement lokale Adviescommissie DeltaPort Donatiefonds heb ik een adviescommissie in het leven geroepen, die bestaat uit vier commissieleden en waarbij ik rekening heb gehouden met de aanbevelingen van het bestuur van het DPD. Onder mijn voorzitterschap zijn dat de heer F.M. van Krugten, directeur van Nicoverken Holland B.V. in Schiedam, de heer J. Meijer, werkzaam bij Damen Shipyard in Schiedam en de heer L. van Tiel, directeur van het gelijknamige transportbedrijf in Schiedam. Het secretariaat berust bij mijn bureau kabinet. Voor uw informatie sluit ik het genoemde reglement hierbij in. Hoogachtend, de burgemeegtej van Schiedam, W.M. Verver-Aartsen bijlage
DeltqfORT «Donatiefonds Reglement lokale Adviescommissie DeltaPORT Donatiefonds (nieuwe) 1.1. Inleiding Op 16 april 2007 is het "EBB Donatiefonds" daadwerkelijk overgegaan in de Stichting "DeltaPort Donatiefonds" (hierna te noemen DPD), een gezamenlijke stichting van Havenbedrijf Rotterdam NV. en Deltalinqs, namens de deelnemende bedrijven uit het haven- en industriegebied. Hierdoor wordt de financiële armslag van het Donatiefonds groter en is tevens het werkgebied uitgebreid, waardoor het aantal betrokken (deel)gemeenten toeneemt van 10 naar 17. Om voor bepaalde fiscale vrijstellingen in aanmerking te komen, moet het DPD door de Belastingdienst erkend worden als 'algemeen nut beogende instelling' (ANBI). Het functioneren van het DPD dient dan te voldoen aan een aantal daartoe geformuleerde voorwaarden, die onder meer ook in de statuten tot uitdrukking komen. De doelstellingen en de werkwijze met de daaruit voortvloeiende allocatie van de gelden door het DPD veranderen echter niet wezenlijk ten opzichte van de oude situatie met het EBB Donatiefonds. 2. Nieuwe situatie 2.1. Naam lokale adviescommissie. "DeltaPort Donatiefonds Adviescommissie, gevolgd door de (deel)gemeentenaam", dus: "DeltaPort Donatiefonds Adviescommissie Albrandswaard"," DeltaPort Donatiefonds Adviescommissie Brielle", "DeltaPort Donatiefonds Adviescommissie Maassluis" etc. 2.2. Taak lokale adviescommissie De lokale DeltaPort Donatiefonds Adviescommissie behandelt de donatieverzoeken en onderhoudt de communicatie met aanvragers van donaties namens het bestuur van de Stichting DeltaPort Donatiefonds, waarbij de commissie zich te allen tijde houdt aan de bepalingen van de statuten van hiervoor genoemde stichting en de aanwijzingen van het Bestuur. 2.3. Samenstelling lokale adviescommissie - Een lokale DeltaPort Donatiefonds Adviescommissie bestaat uit minimaal 3 en maximaal 5 meerderjarige personen. De leden worden op voordracht vanuit de (deel)gemeente door het Bestuur van de Stichting DPD benoemd. Qua samenstelling wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met de volgende aanbevelingen van het Bestuur van het DPD: één lid neemt deel namens de (deel)gemeente, de overigen zijn woonachtig in de (deel)gemeente en op enigerlei wijze betrokken of betrokken geweest bij één van de ondernemingen die deelnemen aan het DPD. - Jaarlijks treedt een lid bij toerbeurt af volgens een door de adviescommissie opgesteld rooster. Een aftredend lid kan onmiddellijk herkozen worden. - De adviescommissie kiest uit zijn midden een voorzitter en een secretaris, vergadert ten minste tweemaal per jaar en besluit met meerderheid van stemmen; bij staking van stemmen beslist de voorzitter. 2.4. Werkwijze lokale adviescommissie
Bladnummer 2/4 - Over donatie aanvragen kan de adviescommissie behalve in een vergadering in voorkomende gevallen ook schriftelijk of via e-mail besluiten nemen. Zulke besluiten worden, in het verslag van een volgende vergadering van de adviescommissie vastgelegd. Het verslag wordt - bij voorkeur per e-mail - aan het secretariaat van het DPD gestuurd. - Het besluit over de toekenning wordt met de hoogte van het bedrag schriftelijk aan de aanvrager meegedeeld en tegelijk met kenmerk per e-mail aan het secretariaat van het DPD gemeld. Dit kenmerk is DPDW0701 voor eerste project in 2007 van Westvoorne, DPDBe0701 voor eerste project van Bernisse in 2007 etc. - Pas nadat de aanvrager schriftelijk heeft aangetoond dat concrete uitgaven ter zake zijn gedaan of dat een project gerealiseerd wordt/werd (uiterlijk 6 maanden na gereed komen ervan), zendt de secretaris een betalingsopdracht met naam, adres, bankrekeningnummer, doel van de donatie en kenmerk per email naar het secretariaat van het DPD, waarna het bedrag rechtstreeks door het DPD wordt uitgekeerd aan de aanvrager. - Tenminste éénmaal per kalenderjaar kan de secretaris een declaratie met rekeningen voor commissiekosten naar het secretariaat van het DPD zenden. - Afschriften van de rekeningen van de besteding voor het goede doel van de donatie aanvragers worden door de secretaris 7 jaar bewaard. - De secretaris zendt jaarlijks voor 1 juni het door de adviescommissie vastgestelde korte jaarverslag naar het Bestuur van het DPD, volgens een door het DPD vastgesteld model. Dit vermeldt: * samenstelling/mutaties adviescommissie; * resumé aantallen ontvangen, afgewezen, toegekende verzoeken; * budget saldi begin en einde jaar * toegekende donaties met naam verzoeker en bestemming geld. - In de correspondentie met donatie aanvragers gebruikt de secretaris een algemeen, door het DPD verstrekt, informatiebulletin, waarin ondermeer de criteria voor het verlenen van een donatie zijn opgenomen. - Voor correspondentie per post gebruikt de secretaris door het DPD te verstrekken briefpapier met het DeltaPort Donatiefonds logo of een template, waarop de naam "DeltaPort Donatiefonds Adviescommissie (deel)gemeentenaam" en overige secretariaatsgegevens vermeld worden. - De secretaris stelt de aanvrager van de donatie voor om in uitingen/publicaties m.b.t. het project enige aandacht - logo - te geven aan de donateur. - De secretaris bewaart de correspondentie met aanvragers en met het DPD, zowel papier als digitaal, 7 jaar. Dit betekent ook dat in 2007 alle bescheiden en bankafschriften van de lokale stichtingen en commissies van vóór 2000 vernietigd kunnen worden. Dit tenzij een adviescommissie besluit documentatie, zoals notulen, te bewaren i.v.m. de continuïteit van de besluitvorming. 4. Coördinatie van donatie aanvragen 4.1. Het Bestuur van het DPD deelt in de maand maart de lokale adviescommissies mee hoe groot hun donatiebudget voor het lopende jaar is; een overschot van het voorgaande jaar wordt toegevoegd aan het nieuwe budget. Een eventueel overschot kan 2 keer worden doorgeschoven naar een volgend jaar. 4.2. Donatieaanvragen die het DPD rechtstreeks ontvangt, maar die bedoeld zijn voor lokale projecten, worden (per e-mail c.q. per post) naar de betreffende lokale
Bladnummer 3/4 adviescommissie gestuurd, met het verzoek om de behandeling van de aanvrage over te nemen, omdat het om een lokaal project gaat. 4.3. Donatieaanvragen die het DPD rechtstreeks ontvangt uit een bepaalde (deel)gemeente die zowel een lokaal als een regionaal karakter hebben, worden voor advies aan de desbetreffende lokale adviescommissie toegestuurd. De adviescommissie wordt in de gelegenheid gesteld binnen 3 weken te reageren, 4.4. Wanneer de adviescommissie een donatie aanvraag ontvangt voor een omvangrijk project met een groter dan lokaal belang of één die het lokale budget te boven gaat en naar de mening van de commissie een aanvulling gerechtvaardigd is, wordt de aanvraag doorgezonden naar het DPD, waarbij wordt aangegeven hoeveel uit het eigen budget wordt bijgedragen. Toetsing van verzoeken tot donatie 5.1. Criteria voor toekennen van een donatie: - De donatie moet ten goede komen aan een niet-commerciële organisatie of instelling die actief is op het gebied van welzijn, cultuur of sport binnen de betreffende (deel)gemeente in het werkgebied van het DPD en wordt hoofdzakelijk bedoeld voor de inwoners van de betreffende (deel)gemeente of regio. - De te verstrekken donatie moet daadwerkelijk en volledig worden aangewend voor het doel waarvoor de donatieaanvraag was ingediend. Bovendien is een donatieaanvraag eenmalig van karakter, met andere woorden: meerjarige verplichtingen worden niet aangegaan. - Het doel/project heeft een openbaar karakter, toegankelijk en zichtbaar voor iedereen. - Het doel/project heeft een breed draagvlak - steun van andere fondsen, instanties, Instellingen. - Het doel/project heeft het karakter van stimuleringssteun om verwezenlijking van een nieuw initiatief mogelijk te helpen maken, zoals rechtstreekse bestedingen voor de aanschaf van materiaal, voor investeringen of voor organisatiekosten. 5.2. Criteria voor afwijzen van een donatie: Behalve de verzoeken die niet aan bovengenoemde criteria voldoen, komen ook de volgende aanvragen niet voor behandeling in aanmerking: De doelstelling van de aanvragende organisatie of instelling is strijdig met de doelstellingen van Deltalinqs, HBR of de Mainport Rotterdam, - Verzoek voor een doel/project waarvan de opbrengst voor het merendeel ten goede komt aan buitenlandse doeleinden, - Verzoek van onderwijsinstelling voor projecten die beperkt zijn tot de directe gebruikers (bijvoorbeeld leerlingen en leerkrachten), - Verzoek van kerk/kerkelijke instantie met betrekking tot gebouwen die niet erkend zijn als monument en/of niet multifunctioneel gebruikt worden, - Verzoek voor een project dat vergoeding is van economische schade of waardevermindering van vastgoed/zaken,. - Verzoek voor een doel/project dat wordt aangewend voor het oplossen van problemen van en/of met personen of groeperingen die schade of hinder ondervinden van Mainport Rotterdam of daar gevestigde bedrijven.
Bladnummer 4/4 5.3. Aanvragen van een donatie Het verzoek voor een donatie moet schriftelijk worden ingediend bij de secretaris van een lokale adviescommissie. Het verzoek moet duidelijk onderbouwd en goed gedocumenteerd zijn en vergezeld gaan van: Een beschrijving van het doel/project waaruit opgemaakt kan worden dat het aan de criteria voldoet. In het verzoek dient een indicatie te worden gegeven van het aantal personen aan wie de donatie ten goede komt (het bereik). In het verzoek dient tevens een indicatie te worden gegeven van de mate van zelfwerkzaamheid van de aanvragende organisatie bij de realisatie van het doel/project. Hierbij is naast de daadwerkelijke uitvoering van werkzaamheden tevens fondsenwerving, organisatie van sponsoracties en dergelijke inbegrepen. Een begroting van het doel/project met overzicht van andere subsidie/sponsor bijdragen. Een overzicht van de financiële positie van de aanvrager. Naam, adres, rekeningnummer met tenaamstelling van de aanvrager. 6. Format documenten De Adviescommissies ontvangen een format voor briefpapier, informatie flyer, jaarverslag etc. Rotterdam, 9 juli 2007 DPDreg/statenregl/nieuwelokadvcom