ORD 3-5-6 HANDLEIDING EN MODEL BESLUIT VOOR HET VERLENEN VAN APPROBATIE 1. HANDLEIDING VOOR HET VERLENEN VAN APPROBRATIE door het breed moderamen van de classicale vergadering volgens ord. 3-5-6 1. De approbatie De approbatie wordt in de kerkorde genoemd in ordinantie 3 artikel 5 lid 6: De bevestiging 1 vindt plaats nadat approbatie is verleend door het breed moderamen van de classicale vergadering van de classis waartoe de gemeente waaraan de predikant verbonden zal worden, behoort. Deze approbatie geschiedt wanneer is voldaan aan het in de orde van de kerk terzake van het beroepen en de bevestiging van een predikant bepaalde. Indien approbatie is verleend, vinden bevestiging en intrede plaats binnen drie maanden nadat het beroep is aangenomen, tenzij de kerkenraden en de beroepen predikant een later tijdstip overeenkomen. Het woord approbatie is afgeleid vanuit het Latijnse woord approbare dat goedkeuren of aanvaarden betekent. Beide betekenissen zijn bij de kerkelijke approbatie vanouds relevant. Het gaat niet alleen om het geven van een formele toestemming, maar ook om het blijk geven van aanvaarding van de betreffende predikant door de gemeenten in de classis. Predikanten kunnen immers worden geroepen tot de taak van consulent in een andere dan de eigen gemeente. De achtergrond van de approbatie is allereerst dat er een onlosmakelijke band bestaat tussen gemeenten en kerk. Deze band komt in organisatorische zin o.m. tot uitdrukking in de classicale vergadering waarin gemeenten elkaar ontmoeten door middel van hun afgevaardigden. In de leidinggevende functie van de classicale vergadering wordt gestalte gegeven aan de verantwoordelijkheid van de gemeenten voor elkaar en voor de gehele kerk, evenals aan de verantwoordelijkheid van de kerk voor de gemeenten (Kerkorde art. VI-4). Uit laatstgenoemde verantwoordelijkheid vloeit o.a. de taak van de classicale vergadering voort om erop toe te zien dat gemeenten haar roeping en taak nakomen (ord. 4-15-1 4 e aandachtsstreepje). De approbatie staat in het kader van dit toezien op gemeenten. In de tweede plaats wordt een predikant voor gewone werkzaamheden weliswaar beroepen door en verbonden aan een gemeente, maar hij/zij heeft ook een formele band met de kerk. Zo bepaalt de kerk wie wordt toegelaten tot het ambt van predikant in de kerk en op welke wijze dat geschiedt. De ontheffing uit het ambt van predikant en de regeling van de rechtspositie (met inbegrip van traktementen en pensioenen) zijn zaken van de kerk. Ook hierin dragen gemeenten in de kerk een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Het is dan ook logisch dat op de gang van zaken in het beroepingswerk wordt toegezien door de classicale vergadering. De kern van de approbatie, zoals die in de kerkorde wordt genoemd, is gelegen in het nauwkeurig nagaan of in de voltooide beroepingsprocedure voldaan is aan wat in de kerkorde is bepaald ten aanzien van het beroepen en bevestigen van predikanten. 2. Kerkordelijke bepalingen over het beroepen van predikanten 2.1. De voorbereiding van het beroepingswerk 1 Bedoeld is bevestiging of verbintenis. 1
a. Het vragen van advies door de kerkenraad bij het Mobiliteitsbureau ( Protestants Landelijk Dienstencentrum Utrecht). Bij de adviesaanvrage wordt een profielschets van de gemeente en de te beroepen predikant gevoegd. De commissie zal in de regel een advies opstellen in de vorm van een lijst met een aantal namen van beroepbare proponenten of predikanten (Ord. 3-3-1) b. Het vragen van een verklaring van het regionale college voor de behandeling van beheerszaken, waaruit blijkt dat de gemeente in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen (de z.g. solvabiliteitsverklaring -Ord. 3-3-2). c. In gemeenten met wijkgemeenten: het vragen van instemming van de algemene kerkenraad door de kerkenraad van de wijkgemeente (ord. 3-3-3). d. Het inschakelen van een consulent (ord. 3-3-4). e. Het instellen door de kerkenraad van een plaatselijke beroepingscommissie (ord. 3-3-5). f. Het uitnodigen van de gemeente om schriftelijk namen in te dienen van personen die naar haar mening voor verkiezing in aanmerking komen (ord. 3-3-6) g. het vragen van toestemming om te beroepen in deeltijd (ord. 3-17) of voor bepaalde tijd (ord. 3-18) 2.2. De verkiezing h. De kandidaatstelling door de kerkenraad met het oog op de verkiezing. Deze wordt vastgesteld nadat de beroepingscommissie aan de kerkenraad een advies heeft uitgebracht naar aanleiding van de selectieprocedure (Ord. 3-4-4). (In geval van een wijkgemeente wordt de kandidaatstelling verricht door de betreffende wijkkerkenraad tezamen met de algemene kerkenraad in een gezamenlijke vergadering, waarbij elk van beide kerkenraden met de kandidatuur moet instemmen.) De kerkenraad gaat daarbij na of de kandidaat beroepbaar is als predikant volgens het bepaalde in de kerkorde. Zie daarvoor de aangehechte bijlage 1. i. De verkiezing van de predikant in een door de kerkenraad belegde vergadering van stemgerechtigde leden van de gemeente (in geval van een wijkgemeente: door de stemgerechtigde leden van de wijkgemeente) (Ord. 3-4-5, eventueel met inachtneming van het bepaalde in Ord. 3-4-6). Of: In een gemeente met meer dan 200 stemgerechtigde leden eventueel: De verkiezing van de predikant door de kerkenraad, zoals vastgelegd in de plaatselijke regeling voor de verkiezing. Hiervoor is de medewerking en het goedvinden van het breed moderamen van de classicale vergadering een vereiste (ord. 3-4-7). j. Het bekend maken van de naam van de gekozene aan de gemeente en vermelding van de termijn waarbinnen bezwaren kunnen worden ingebracht tegen de gevolgde verkiezingsprocedure (ord. 3-4-9 en 10). k Het eventueel doen behandelen van ingediende bezwaren door het regionale college voor de behandeling van bezwaren en geschillen (ord. 3-4-10 en 11). 2.3. De beroeping l. De beroeping door de (wijk)kerkenraad van de gekozen kandidaat (ord. 3-5-1) m. Het ter hand stellen aan de beroepen predikant van een door de preses en scriba van de (wijk)kerkenraad ondertekende beroepsbrief en een aanhangsel met schriftelijke opgave van toegezegde inkomsten en rechten, dat is ondertekend door de preses en scriba van de (algemene) kerkenraad en door de voorzitter en secretaris van het college van kerkrentmeesters. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van de modellen die daarvoor zijn 2
vastgesteld. Hoewel het niet is voorgeschreven, is het gebruikelijk dat de beroepene een bericht van ontvangst van de beroepsbrief terugzendt (Ord. 3-5-2 en 3). In het geval een predikant in deeltijd wordt beroepen dient tevens een nauwkeurige beschrijving van de omvang van de werkzaamheden te worden opgesteld en dient te worden aangegeven voor welke delen van het dienstwerk een voorziening is getroffen (ord. 3-17-2 en 3). Dit met het oog op het verkrijgen van de vereiste toestemming van het breed moderamen van de classicale vergadering. n. De schriftelijke mededeling van de beroepene aan de kerkenraad binnen drie weken na de datum van overhandiging van de beroepsbrief of betrokkene het uitgebrachte beroep aanvaardt (ord. 3-5-4). o. Indien de beroepene als predikant voor gewone werkzaamheden aan een gemeente is verbonden, wordt een akte van losmaking opgemaakt, die na aanvaarding van het beroep door de betrokken kerkenraad wordt afgegeven en waarvan een afschrift wordt gezonden naar de scriba van de classicale vergadering van de classis waartoe die gemeente behoort. De akte van losmaking wordt gedateerd op de dag van de bevesting in de nieuwe gemeente. Voor een predikant in algemene dienst wordt deze akte van losmaking afgegeven door de ambtelijke vergadering aan welke de predikant was verbonden (ord. 3-5-5). Een predikant met een bijzondere opdracht ontvangt geen akte van losmaking. Op het moment van het ontslag uit de dienstbetrekking bij de instelling, is de betreffende predikant automatisch beroepbaar predikant voor een periode van 4 jaar (ord. 3-23-4). p. De kerkenraad zendt een verzoek tot approbatie aan het breed moderamen van de classicale vergadering classis, onder overlegging van een verslag van het beroepingswerk alsmede de stukken zoals genoemd onder a, b, f, g, m, n en o. q. Tevens toont de kerkenraad, eventueel aan de hand van stukken, aan dat de beroepen kandidaat ook beroepbaar is als predikant in de Protestantse Kerk in Nederland. Zie daarvoor de aanhechte bijlage 1. 3. De approbatie op het uitgebrachte beroep 3.1. Het breed moderamen gaat aan de hand van bovengenoemde kerkordelijke bepalingen na of aan alle vereisten is voldaan (zie 2.3. sub p en q). 3.2. Het breed moderamen gaat tevens na of de beroepen kandidaat beroepbaar is, aan de hand van de criteria die in de aanhechte bijlage 1 zijn geformuleerd (bijlage 1). 3.3. Indien aan de vereisten in 3.1 en 3.2. is voldaan, verleent het breed moderamen de gevraagde approbatie, met gebruikmaking van het bijgevoegde model (bijlage 2). Daarna vindt de bevestiging dan wel de verbintenis van de beroepene plaats in een kerkdienst van de gemeente en kan hij/zij intrede doen (ord. 3-5-7). Vanaf die datum is betrokkene als predikant verbonden aan de gemeente die hem/haar beriep. 3.4. In geval het een approbatie van een beroep van een predikant in deeltijd betreft, geeft het breed moderamen volgens het bepaalde in ord. 3-17-2 tevens een schriftelijke verklaring af ten behoeve van de kerkenraad en het bureau predikanten te Utrecht dat het daarin heeft toegestemd. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van het model behorende bij ord. 3-17-2. Bijlagen: 1. Vereisten voor het beroepbaar zijn als predikant 2. Model besluit tot approbatie (Ord. 3-5-6) 3. Checklist voor het breed moderamen 3
Bijlage 1 Vereisten voor het beroepbaar zijn van predikanten De vereisten voor het beroepbaar zijn van predikanten vinden we allereerst in ord. 3-4: predikanten voor gewone werkzaamheden zijn pas beroepbaar als zij ten minste vier jaar de gemeente, waaraan zij verbonden zijn, hebben gediend (ord. 3-4-2). Deze bepaling geldt niet voor predikanten in algemene dienst of predikanten met een bijzondere opdracht. afwijking hiervan is mogelijk met instemming van het BM van de CV waartoe de gemeente behoort waaraan de betrokken predikant verbonden is (ord. 3-4-2) een predikant kan niet binnen twee jaar voor de tweede maal worden beroepen in dezelfde vacature (ord. 3-4-3) Het BM kan dit zelf nagaan. Voor iemand die voor het eerst beroepen wordt geldt de volgende bepaling: een proponent moet in het bezit zijn van een geldig testimonium ex. ord. 13-17-3. Volgens ord. 13-17-3 is dit testimonium vier jaar geldig en kan volgens ord. 13-17-7 telkens door de kleine synode voor een zelfde periode worden verlengd. Het BM krijgt inzage in dit document of gaat dit na bij het synodesecretariaat. Een predikant die in zijn of haar eerste gemeente staat is bovendien pas beroepbaar als hij of zij beschikt over de verklaring van het Bureau Begeleiding Predikanten en Kerkelijk Werkers inzake het mentoraat èn de verklaring van het Theologisch Seminarium, dat aan de verplichte primaire nascholing is voldaan of dat men daarvan vrijstelling heeft verkregen (Generale regeling permanente educatie art. 3). Het BM krijgt inzage in deze verklaringen. Predikanten die zijn ontheven volgens ordinantie 3-20 (ontheffing niet op eigen verzoek) zijn na hun ontheffing voor een periode van vier jaar beroepbaar. Deze periode kan telkens met vier jaar worden verlengd door de kleine synode. Het BM ontvangt zo nodig inzage in de verklaring van de kleine synode of gaat dit na bij het synodesecretariaat. Predikanten die ontheven zijn van de werkzaamheden volgens ord. 3-26-2 (ontheffing op eigen verzoek) zijn - behoudens uitzonderingen - beroepbaar voor een periode van vier jaar. Deze periode kan telkens met vier jaar worden verlengd door de kleine synode. Het BM ontvangt zo nodig inzage in de verklaring van de kleine synode of gaat dit na bij het synodesecretariaat. Predikanten buiten vaste bediening, die niet beroepbaar zijn, kunnen op hun verzoek door de kleine synode, al dan niet onder voorwaarden, beroepbaar worden gesteld. (ord. 3-27-2). Het BM ontvangt zo nodig inzage in de verklaring van de kleine synode of gaat dit na bij het synodesecretariaat. Tenslotte zijn er nog predikanten beroepbaar die van een andere kerk komen, waarmee de PKN bijzondere betrekkingen onderhoudt, en die door of vanwege de generale synode bevoegd is verklaard zich beroepbaar te stellen in de PKN (ord. 14-4-4). Het BM ontvangt inzage in de betreffende verklaring. Een predikant tegen wiens vervulling van het ambt ernstige bezwaren zijn gerezen, kan indien deze bezwaren door het bevoegde college voor het opzicht in behandeling zijn genomen geen beroep in overweging nemen zolang die behandeling niet onherroepelijk is geëindigd (ord. 3-4-3a). 4
ORD 3-5-6 MODEL BESLUIT TOT HET VERLENEN VAN APPROBATIE CLASSICALE VERGADERING van de Protestantse Kerk in Nederland Bijlage 2 Model voor een Besluit tot approbatie ex Ordinantie 3-5-6 Het breed moderamen van de classicale vergadering (naam classis), gezien het verzoek van de kerkenraad van (naam roepende gemeente) gedateerd. (datum), approbatie te verlenen op het door hem op. (naam en woonplaats van de beroepene) uitgebrachte beroep tot predikant voor gewone werkzaamheden bij genoemde gemeente, dat door de beroepene is aanvaard, kennis genomen hebbende van de bij het verzoek gevoegde stukken, van oordeel zijnde dat geheel voldaan is aan het bepaalde in de orde van de kerk terzake van het beroepen en de bevestiging van een predikant, gelet op de artikelen 3, 4 en 5 van ordinantie 3 van de kerkorde, heeft besloten de gevraagde approbatie als bedoeld in ordinantie 3-5-6 te verlenen. Gedaan te (plaats) en. (datum). Het breed moderamen van de classicale vergadering, preses, scriba. 5
Bijlage 3 Checklist Breed Moderamen Classicale Vergadering voor het behandelen van een verzoek om approbatie (ord. 3-5-6) Checklist Approbatie Breed Moderamen Classicale Vergadering punt inhoud Kerkorde Vink Classical e Verg. Voorbereiding 1. Ìs advies ingewonnen bij de Raad voor het Beroepingswerk? Ord. 3-3-1 2. Is een verklaring van solvabiliteit bij het Regionaal College Ord. 3-3-2 Behandeling Beheerszaken aangevraagd en afgegeven? 3. Heeft - bij wijkgemeenten de algemene kerkenraad ingestemd met de voorbereiding van de verkiezing van een predikant? Ord. 3-3-3 4. Is een consulent ingeschakeld? Ord. 3-3-4 5. Is een beroepingscommissie ingesteld? Ord. 3-3-5 6. Is de gemeente uitgenodigd om namen in te dienen? Ord. 3-3-6 Verkiezing 7. Heeft de beroepingscommissie een advies uitgebracht aan de kerkenraad voorafgaande aan de kandidaatstelling? Is de kandidaatstelling door de kerkenraad (of in geval van een wijkgemeente door de wijkkerkenraad tezamen met de Ord. 3-4-4 algemene kerkenraad) verricht? 8. Is de kandidaat beroepbaar predikant? Is de kandidaat beroepbaar proponent? Zijn er tegen de kandidaat geen bezwaren ingediend, die in behandeling zijn bij het bevoegde college voor het opzicht? 9. Is de predikant verkozen in een door de (wijk)kerkenraad belegde vergadering van stemgerechtigde leden? Of - als verkiezing door de kerkenraad heeft plaatsgevonden - heeft het Breed Moderamen Classicale Vergadering dit goedgekeurd? (vgl. Ord. 3-4-7) 10. Is de naam van de gekozene aan de gemeente bekend gemaakt met vermelding van de termijn waarbinnen bezwaren tegen de gevolgde verkiezingsprocedure kunnen worden ingebracht? Ord. 3-4-2/3 Ord. 13-19-3 Ord. 3-4-3a Ord. 3-4-5/6 Ord. 3-4-7 Ord. 3-4-9 11. Indien bezwaren zijn ingebracht, zijn deze binnen 14 dagen aan het Regionaal College voor de behandeling van Bezwaren en Geschillen gezonden en heeft dit college deze bezwaren ongegrond verklaard? Beroeping 12. Is aan de beroepen predikant een door preses en scriba van de (wijk)kerkenraad (+ voorzitter en secretaris van het college van kerkrentmeesters) ondertekende beroepsbrief + opgave van inkomsten en rechten ter hand gesteld? 13. Heeft - in geval van een predikantschap in deeltijd het Breed Moderamen Classicale Vergadering dit goedgekeurd en is een nauwkeurige beschrijving van de omvang der te verrichten werkzaamheden + een voorziening voor het overige dienstwerk in de beroepsbrief opgenomen? 14 Heeft in geval van een predikantschap voor bepaalde tijd het Breed Moderamen Classicale Vergadering dit goedgekeurd 15 Heeft de beroepene binnen 3 weken na overhandiging van de beroepsbrief schriftelijk aan de kerkenraad laten weten dat betrokkene het beroep aanvaardt? Ord. 3-4-11 en 3-5-1 Ord. 3-5-2 en 3 Ord. 3-17-2 en 3 Ord 3-18-3 Ord. 3-5-4 6
16 Is als de beroepene aan een gemeente is verbonden een akte van losmaking afgegeven, die is ondertekend door de kerkenraad? Ord. 3-5-5 17. Heeft de kerkenraad een verzoek tot approbatie bij het Breed Moderamen Classicale Vergadering ingediend onder overlegging van de in paragraaf 2.3.o van deze handleiding genoemde stukken? Ord. 3-5-6 7