Werkafspraken Tussen SVWN en de visiterende bureaus Stichting Visitatie Woningcorporaties Nederland Zeist, 1 januari 2015 SVWN, 1 januari 2015 1/12
Inhoudsopgave Werkafspraak facturering... 3 Bijlage 1 Tekst in de offerte... 5 Bijlage 2 Formulier: uitvraag opdrachten in portefeuille... 6 Werkafspraak routing visitatierapporten... 7 Werkafspraak prijsverhoging 2015... 9 Werkafspraak Procedure bij niet betalen... 10 Inleiding In de accreditatievoorwaarden staan de afspraken zoals SVWN deze met de visiterende bureaus gemaakt heeft. Waar nodig kunnen aanvullende afspraken gemaakt worden. Zoals aangegeven in de accreditatievoorwaarden gebeurt dit middels werkafspraken. In dit document zijn de gemaakte en geldende werkafspraken samengevoegd. Dit document is te vinden op de website van SVWN. SVWN, 1 januari 2015 2/12
Werkafspraak facturering Inleiding SVWN berekent een bijdrage aan de corporaties bij de vierjaarlijkse visitatie op basis van het aantal verhuurbare eenheden (vhe s). Deze bijdrage factureerde SVWN tot 1 januari 2012 in alle gevallen zelf aan de corporaties. Op verzoek van de corporaties (voortkomend uit een in opdracht van Aedes uitgevoerd onderzoek) is dit na 1 januari 2012 veranderd. Deze werkafspraak vormt een verlengde van de accreditatievoorwaarden en bevat de afspraken tussen SVWN en het visiterende bureau met betrekking de facturering van de vierjaarlijkse bijdrage en de communicatie hierover. Werkwijze De vierjaarlijkse bijdrage aan de SVWN wordt door het visiterende bureau bij de corporatie geïnd bij de start van de visitatie en vervolgens afgedragen aan de SVWN. Uitwerking De uitwerking vindt plaats in afspraken over communicatie en betaling. Communicatie Van essentieel belang voor het goed verlopen van de facturering is de informatie uitwisseling tussen SVWN en het visiterende bureau. Communicatie tussen het bureau en SVWN Het bureau informeert SVWN maandelijks over geaccepteerde offerte, datum offerte en verwachte startdata van visitaties. SVWN vraagt deze informatie op via de mail aan het begin van iedere maand middels het formulier: Uitvraag opdrachten in portefeuille (zie bijlage 2). Een maandcyclus ziet er dan als volgt uit: Week 1: Uitvraag opdrachten in portefeuille door SVWN aan bureaus; Week 2: Actualisering van het bestand Uitvraag opdrachten in portefeuille door bureaus en toezending per mail aan SVWN; Week 3: SVWN legt concept factuur lijst voor aan bureaus ter accordering Week 4: SVWN stuurt facturen aan bureaus Communicatie van de het bureau naar de corporatie: Het bureau neemt de informatie met betrekking tot de facturering op in de offerte. Ze vermeldt de vierjaarlijkse bijdrage voor SVWN in de offerte zoals vermeld in bijlage 1. Zij berekent deze bijdrage aan de hand van de actuele gegevens (ongewogen aantal Vhe s) en de staffel zoals opgenomen in bijlage 1. Tevens dient over de bijdrage BTW berekend te worden. Het bureau vermeldt in de offerte dat zij deze bijdrage in rekening zullen brengen bij de start van de visitatie. SVWN, 1 januari 2015 3/12
Communicatie van SVWN naar de corporaties SVWN plaatst informatie over de nieuwe werkwijze op de website www.visitaties.nl. Facturering De facturering vindt als volgt plaats: Facturen van de bureaus aan corporaties De bureaus nemen bij de start van de visitatie de bijdrage van SVWN op in de door hen te versturen factuur aan de corporatie. Facturen SVWN aan bureaus SVWN stuurt in de laatste week van de maand waarin de visitatie start een verzamelfactuur per bureau. Om de bureaus de tijd te geven de bijdrage te innen is de betalingstermijn in afwijking van de gebruikelijke betalingstermijn 8 weken. Wat gebeurt er als een corporatie niet betaalt Mochten er problemen ontstaan over de betaling door de corporatie en kan een bureau de bijdrage van SVWN niet incasseren, dan zal zij SVWN hiervan schriftelijk of via e-mail op de hoogte stellen. SVWN stuurt in dat geval een credit nota. De bureaus lopen daardoor geen betalingsrisico s met betrekking tot de bijdrage voor SVWN. Compensatie bureau voor extra werkzaamheden De invoering van deze factureringswijze zorgt voor extra werkzaamheden. SVWN compenseert de bureaus hiervoor in de vorm van een verrekening aan het eind van het jaar met een vast bedrag van 52,50 per visitatie. Samenvatting Het bureau neemt de tekst uit bijlage 1 op in de offerte SVWN stuurt aan het begin van iedere maand een e-mail met het formulier uitvraag opdrachten in portefeuille. Het bureau stuurt dit formulier binnen een week volledig ingevuld retour. Het bureau neemt bij de start van de visitatie de bijdrage van SVWN op in de factuur. SVWN stuurt maandelijks aan het eind van de maand een verzamelfactuur aan het bureau SVWN, 1 januari 2015 4/12
Bijlage 1 Tekst in de offerte Namens de Stichting Visitatie Woningcorporaties Nederland brengen wij u bij onze eerste factuur een bijdrage in rekening voor de beheer-, ontwikkel- en kwaliteitsborgingsactiviteiten van het visitatiestelsel. De hoogte van de bijdrage is afhankelijk van de omvang van de corporatie en is als volgt vastgesteld: Omvang corporatie naar aantal ongewogen vhe s (woningen plus overige ruimtes in verhuur) volgens laatste uitgave van CFV 2013 en daarna volgens gegevens van het CBC. Bijdrage aan SVWN per visitatie (één maal per 4 jaar) excl. BTW 1 tot 500 vhe s 525,00 500 tot 1.000 vhe s 1.050,00 1.000 tot 2.000 vhe s 2.100,00 2.000 tot 4.000 vhe s 2.625,00 4.000 tot 10.000 vhe s 5.250,00 10.000-25.000 vhe s 6.300,00 > 25.000 vhe s 7.350,00 Uit de publicatie..corporatie in Perspectief / CBC van (datum) blijkt dat u (.aantal) ongewogen verhuureenheden beheert. Uw bijdrage komt daarmee uit op excl. BTW. Bij de start van de visitatie zullen wij deze bijdrage bij u in rekening brengen. Wij verrekenen uw bijdrage met SVWN. SVWN, 1 januari 2015 5/12
Bijlage 2 Formulier: uitvraag opdrachten in portefeuille Opdrachten in portefeuille (reeds in uitvoering of getekende offertes) Datum offerte Geplande start opdracht (datum) Geplande oplevering rapportage Visiterend Bureau Corporatie- nummer CFV Naam corporatie Plaats Aantal vhe s * (datum) *Totaal aantal verhuureenheden ongewogen volgens laatste CiP van het CFV SVWN, 1 januari 2015 6/12
Werkafspraak routing visitatierapporten Inleiding Het visiterende bureau legt na afronding van de visitatie de definitieve visitatierapporten ter beoordeling voor aan SVWN. SVWN beoordeelt de rapporten op het correct toepassen van de geldende methodiek en de transparantie van de beoordeling. Deze werkafspraak vormt een verlengde van de accreditatievoorwaarden en bevat de afspraken tussen SVWN en het visiterende bureau met betrekking tot de routing van de visitatierapporten en de communicatie van de bureaus m.b.t de rol van SVWN bij de beoordeling. Werkwijze Hier volgt de uitwerking van de verschillende stappen die volgen na oplevering van het visitatierapport: 1. Het bureau stuurt na het afsluiten van de visitatie per e-mail een definitief visitatierapport naar SVWN. Dit rapport kan alleen nog aangepast worden naar aanleiding van aanwijzingen van SVWN en kan nog aangevuld worden met de bestuurlijke reactie van de corporatie. 2. SVWN laat het bureau per omgaande weten of het rapport buiten de steekproef valt of beoordeeld zal worden. 3. Valt het rapport buiten de steekproef, dan levert het bureau per e-mail een definitief rapport aan SVWN. Deze versie is voorzien van een definitieve datumvermelding op het voorblad van het rapport. Indien dit visitatierapport ook al de bestuurlijke reactie van de corporatie bevat en de corporatie verder aan haar verplichtingen aan SVWN heeft voldaan, zal SVWN handelen conform punt 10. Indien dit rapport nog niet bestuurlijke reactie bevat kan het bureau deze direct toevoegen danwel binnen twee maanden separaat opsturen aan SVWN (zie ook punt 9 en 11). 4. Valt het rapport in de steekproef, dan beoordeelt SVWN het rapport op het correct toepassen van de geldende methodiek en de transparantie van de beoordeling. 5. SVWN geeft haar oordeel over het rapport weer in een brief die zowel per e-mail als per post aan het bureau wordt verstuurd. 6. Het bureau past naar aanleiding van de opmerkingen in de brief van SVWN het rapport aan en stuurt een vernieuwde definitieve versie naar SVWN. Deze versie is voorzien van een definitieve datumvermelding op het voorblad van het rapport. In een begeleidend schrijven geeft het bureau tevens aan of en wat ze in het rapport gewijzigd heeft. 7. SVWN beoordeelt het begeleidend schrijven en bericht het bureau per ommegaande hierover. Indien de SVWN akkoord is, kan het bureau het definitieve rapport ter beschikking stellen aan de corporatie. Indien SVWN niet akkoord is met de wijzigingen volgt nader overleg met het betreffende bureau en dient het versturen van het definitieve rapport naar de corporatie, in afwachting hiervan, te worden opgeschort. 8. Het bestuur en de RvC formuleren, indien dit nog niet gebeurd is, een inhoudelijke reactie op de bevindingen van de visitatiecommissie en publiceren dit samen met het definitieve rapport op de eigen website (en/of sturen het op naar het visiterend bureau die het opneemt in het definitieve rapport). 9. Het bureau laat SVWN weten of de corporatie voldaan heeft aan haar verplichtingen in dezen en stuurt evt. de bestuurlijke reactie mee. SVWN, 1 januari 2015 7/12
10. Als SVWN bericht ontvangen heeft dat aan alle verplichtingen voldaan is, publiceert SVWN het rapport (incl. bestuurlijke reactie) op haar website conform de datum vermeld op het voorblad van het rapport. 11. Als de corporatie binnen 2 maanden na het opleveren van het definitieve rapport geen bestuurlijke reactie schrijft naar aanleiding van de bevindingen van de visitatiecommissie, dan bericht het bureau SVWN hierover. 12. SVWN zal dan overgaan tot publicatie van het rapport met vermelding van het in gebreke blijven van de corporatie en het niet voldaan hebben aan de verplichtingen volgens de Governance Code. Visitatie verplichting Het bureau heeft hiermee voldaan aan haar verplichtingen, de corporatie echter niet. Methodiek 5.0 schrijft voor: De corporatie heeft voldaan aan haar visitatie verplichting (conform de Governance Code) als zij het definitieve rapport én de inhoudelijke reactie op dit rapport van het bestuur en de RvC gepubliceerd heeft én de visitatiebijdrage betaald is. Communicatie Als bureaus willen communiceren naar hun klanten of op hun website m.b.t. de definitieve rapporten en de rol van SVWN hierbij noemen, dan kunnen ze dat uitsluitend doen door te vermelden dat SVWN de rapporten gecontroleerd heeft op het correct toepassen van de geldende methodiek en de transparantie van de beoordeling. SVWN controleert het rapport niet op de juistheid van de inhoud van het rapport. De bureaus blijven zelf verantwoordelijk voor de inhoud van het rapport en het op juiste wijze weergeven van de informatie en het oordeel van de visitatiecommissie. SVWN hecht er waarde aan dat de bureaus hier duidelijk over zijn en op geen enkele wijze de indruk wekken dat SVWN met haar beoordeling ook de inhoud van de rapporten goedkeurt. SVWN, 1 januari 2015 8/12
Werkafspraak prijsverhoging 2015 Inleiding SVWN heeft haar tarieven met ingang van 1 januari 2015 verhoogd met 2,5%. Onderstaand een overzicht van de prijzen, die tevens te vinden zijn op onze website. De tarieven voor de verschillende diensten 1. Accreditatie fee bureaus In 2015 bedraagt deze 10.500. 2. Vierjaarlijkse bijdrage corporaties aan SVWN geïnd door de bureaus Deze bijdrage is afhankelijk van de grootte van de corporatie gebaseerd op de volgende staffel: Omvang corporatie naar aantal ongewogen vhe s (woningen plus overige ruimtes in verhuur) volgens laatste uitgave van CFV 2013 en daarna volgens gegevens van het CBC. Bijdrage (excl. BTW) 2014 Bijdrage ( excl. BTW) 2015 1 tot 500 vhe s 512,50 525,00 500 tot 1.000 vhe s 1.025,00 1.050,00 1.000 tot 2.000 vhe s 2.050,00 2.100,00 2.000 tot 4.000 vhe s 2.562,50 2.625,00 4.000 tot 10.000 vhe s 5.125,00 5.250,00 10.000-25.000 vhe s 6.150,00 6.300,00 > 25.000 vhe s 7.175,00 7.350,00 3. Masterclasses visitatoren De bijdrage voor de masterclass bedraagt 125 per bijeenkomst en zal in 2015 niet worden verhoogd. 4. Facturering Voor alle aanpassingen geldt dat SVWN deze zal verwerken in haar facturen vanaf 1 januari 2015. De vierjaarlijkse bijdrage van corporaties wordt geoffreerd en geïnd door de bureaus. Alle offertes die na 1 oktober 2014 verstuurd worden, dienen op basis van de bovenstaande prijzen voor 2015 te zijn. De compensatie die de bureaus ontvangen voor het innen van de vierjaarlijkse bijdrage wordt eveneens per 1 januari 2015 verhoogd tot een bedrag van 52,50 per visitatie. Ten slotte Deze prijsverhoging is op 7 september 2014 gecommuniceerd aan de bureaus en vermeld op de website van SVWN. Alle prijzen zijn exclusief BTW, gebaseerd op een prijsverhoging van 2,5%. SVWN, 1 januari 2015 9/12
Werkafspraak Procedure bij niet betalen Inleiding SVWN heeft diverse bronnen van inkomsten en verstuurt hiervoor facturen, waaraan verschillende betalingstermijnen en voorwaarden gekoppeld zijn. Voor structurele dienstverlening zijn deze opgenomen in verschillende officiële documenten, zoals vermeld op de website van SVWN. Voor incidentele dienstverlening worden ze per bijeenkomst bepaald en direct gecommuniceerd met klanten. Deze memo zet de verschillende zaken met betrekking tot betalingstermijnen op een rij. Algemene regels Voor alle betalingen geldt: Na het verstrijken van de betalingstermijn wordt binnen een week de eerste herinnering gestuurd. Hierin wordt opnieuw een betalingstermijn genoemd van uiterlijk 14 dagen. Bij het verstrijken hiervan volgt de tweede herinnering/aanmaning en waarschuwing wat er gebeurt bij niet betalen. SVWN zal deze bedragen bij de derde herinnering in rekening gaan brengen. Tenslotte heeft SVWN conform de accreditatie voorwaarden de mogelijkheid om bij niet betalen haar diensten op te schorten. Specifieke regels In grote lijnen zijn de algemene regels bij achterwege blijven van betaling altijd van toepassing. Hier de verschillende zaken op een rij: 1. Jaarlijkse bijdrage corporaties De facturen voor de jaarlijkse (vrijwillige) bijdrage van de corporaties wordt verstuurd in mei/juni met een betalingstermijn van 14 dagen. Vanwege het niet verplichte karakter wordt eenmalig na 3 a 4 maanden een herinnering gestuurd. Als corporaties schriftelijk aangeven niet te willen betalen, ontvangen ze op verzoek een creditnota. 2. Vierjaarlijkse bijdrage corporaties aan SVWN, geïnd door bureaus De vierjaarlijkse bijdrage van de corporatie wordt in de maand waarin de visitatie start gefactureerd en geïnd door de bureaus. SVWN factureert in dezelfde maand de bureaus, maar hanteert daarbij een verlengde betalingstermijn van 8 weken. De bureaus vermelden zowel in de offerte als op hun factuur aan de corporatie het aan SVWN verschuldigde bedrag, en dragen vervolgens zorg voor de incassering van het bedrag. Lukt het niet het bedrag te innen, dan melden de bureaus dit direct - maar uiterlijk bij het verstrijken van de betalingstermijn (8 weken) - schriftelijk of via e-mail aan SVWN, en lopen dan geen betalingsrisico. Indien het bureau niet schriftelijk of via e-mail tijdig melding maakt van het achterwege blijven van de betaling, blijft de betalingsverplichting van het bureau aan SVWN bestaan. Ontvangt SVWN geen melding van het bureau, dan stuurt SVWN na 8 weken de betalingsherinnering, met een betalingstermijn van 14 dagen. SVWN zal mogelijk ook nog eenmaal telefonisch het bureau SVWN, 1 januari 2015 10/12
attent maken op de achterstand. Daarna volgt - zoals eerder aangegeven - nog een tweede herinnering/aanmaning. De laatste herinnering betekent dat slechts met een betaling per omgaande administratiekosten/incassokosten voorkomen kunnen worden. Maakt het bureau wel tijdig melding van de onwil van de corporatie om te betalen, dan meldt SVWN aan de corporatie wat de consequenties zijn van het niet betalen (niet voldoen aan de Aedescode, geen certificaat, niet op de website en vermelding in het jaarverslag van SVWN etc.) en informeert Aedes. Tevens ontvangt het betreffende bureau een credit nota. In de werkafspraak facturering staat het volgende: SVWN stuurt in de laatste week van de maand waarin de visitatie start een verzamelfactuur per bureau. Om de bureaus de tijd te geven de bijdrage te innen is de betalingstermijn in afwijking van de gebruikelijke betalingstermijn 8 weken. Mochten er problemen ontstaan over de betaling door de corporatie en kan een bureau de bijdrage van SVWN niet incasseren, dan zal zij SVWN hiervan schriftelijk of via e-mail op de hoogte stellen. SVWN stuurt in dat geval een credit nota. De bureaus lopen daardoor geen betalingsrisico s met betrekking tot de bijdrage voor SVWN. 3. Initiële accreditatie-fee bureaus De initiële vergoeding voor de beoordeling of een potentieel bureau voor het eerst in aanmerking komt voor een accreditatie moet betaald zijn voor het begin van de werkzaamheden van SVWN. 4. Jaarlijkse accreditatie-fee bureaus De jaarlijkse accreditatie-fee voor bureaus wordt aan het begin van ieder jaar verstuurd met een betalingstermijn van 4 weken. Bij niet betalen moet na de eerste herinnering binnen 14 dagen betaald worden. Daarna volgt zoals eerder aangegeven nog een tweede herinnering/aanmaning. In de tweede herinnering/aanmaning wordt een datum genoemd en aangegeven wat de consequenties zijn van niet betalen. De laatste herinnering betekent dat slechts met een betaling per omgaande administratiekosten/incassokosten voorkomen kunnen worden. In de accreditatievoorwaarden is hierover het volgende opgenomen: Art. 7.3 De Opdrachtgever is bij gebreke van tijdige betaling vanaf het verstrijken van de betalingstermijn van rechtswege, zonder dat enige nadere ingebrekestelling is vereist, in verzuim. SVWN is vanaf dat moment gerechtigd haar verplichtingen tegenover Opdrachtgever op te schorten en de overeenkomst te ontbinden zoals vermeld in artikel 11 van deze voorwaarden. Art 11.1 Als Opdrachtgever in verzuim is en/of een verplichting tegenover SVWN niet, niet volledig of niet tijdig heeft voldaan is hij van rechtswege in verzuim en zijn alle vorderingen van SVWN direct opeisbaar. Opdrachtgever dient daarbij ook alle door SVWN gemaakte buitengerechtelijke kosten te voldoen met een minimum van 15% van de uitstaande vorderingen, een en ander onverminderd haar aanspraak op eventuele gerechtelijke kosten. Art.11.2 SVWN heeft dan het recht de (verdere) uitvoering van haar verplichtingen voor ten hoogste twee maanden op te schorten en de vermelding van Opdrachtgever in het Register van Geaccrediteerde Bureaus tijdelijk te verwijderen. Als Opdrachtgever meer dan acht weken in verzuim is, zal de Accreditatie van rechtswege vervallen en is SVWN gerechtigd de SVWN, 1 januari 2015 11/12
Overeenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden, een en ander onverminderd haar overige rechten. Gedurende de periode van opschorting heeft SVWN het recht en aan het eind daarvan de plicht, te kiezen voor (verdere) uitvoering, dan wel voor gehele of gedeeltelijke ontbinding van de opgeschorte Overeenkomst(en), zonder tot enige vergoeding jegens Opdrachtgever verplicht te zijn. Voormelde opschorting of ontbinding laat de verplichtingen van Opdrachtgever onverlet, waaronder die tot voldoening van alle daarvoor ontstane betalingsverplichtingen. 5. Masterclasses visitatoren Masterclasses op basis van inschrijving worden gefactureerd na aanmelding: de betalingstermijn is 14 dagen. Betalingsherinneringen als hierboven aangegeven. Annulering kan kosteloos tot 14 dagen voor de bijeenkomst door een bericht te sturen per e-mail of post. Bij annulering binnen twee weken voor aanvang van de bijeenkomst is SVWN genoodzaakt het volledige bedrag in rekening te brengen. 6. Bijeenkomsten huurdersvertegenwoordigers en andere bijeenkomsten Huurdersbijeenkomsten op basis van inschrijving worden gefactureerd 2-3 weken van te voren als SVWN besloten heeft of de bijeenkomst doorgaat: Betalingstermijn 14 dagen. Annulering na het versturen van de factuur is niet mogelijk: wel kan een vervanger gestuurd worden. Betalingsherinneringen worden verstuurd zoals hierboven aangegeven. 7. Diverse bijeenkomsten met gratis deelname Voor symposia of informatiebijeenkomsten bijvoorbeeld t.b.v. de methodiek etc. worden geen kosten berekend. Na inschrijving kan bij no-show wel een bedrag in rekening gebracht worden. Annulering kan kosteloos tot 14 dagen voor de bijeenkomst door een bericht te sturen per e-mail of post. Bij annulering binnen twee weken voor aanvang van de bijeenkomst is SVWN genoodzaakt een vooraf gecommuniceerd bedrag te factureren. Bij niet betalen worden betalingsherinneringen verstuurd zoals eerder beschreven. Incassokosten In de accreditatievoorwaarden is opgenomen dat SVWN 15 % incassokosten over het hele bedrag in rekening mag brengen. Voorlopig hanteren we de volgende staffel: Factuurbedrag van < 500: 40 Factuurbedrag van 500-1.500: 75 Factuurbedrag van 1.500-5.000: 150 Factuurbedrag van 5.000-10.000: 250 Factuurbedrag van > 10.000: 500 Ingangsdatum Deze werkwijze geldt voor facturen verstuurd vanaf 1 mei 2014. Ten slotte SVWN is tot nu toe soepel omgegaan met te late betalingen en het versturen van herinneringen en heeft dan al diverse malen gebeld. Vanaf 1 mei 2014 zal SVWN consequent de betalingstermijnen hanteren en bij niet betalen volgens de in deze memo beschreven procedure herinneringen versturen en kosten in rekening brengen. SVWN, 1 januari 2015 12/12