2014 Versie: 24 Oktober 2014 Deze wedstrijd instructies werden vooropgesteld met als doel eenduidige richtlijnen te definiëren voor de deelnemende teams binnen de W&Z Ecorace- Challenge. Alle mogelijke situaties die niet behandeld zijn binnen deze richtlijnen worden beoordeeld door de aangewezen Jury.
ORGANISERENDE AUTORITEITEN Nv De Scheepvaart Chris Danckaerts Liliane Stinissen Gedelegeerd bestuurder nv De Scheepvaart Communicatieverantwoordelijke nv De Scheepvaart Jury Vrijdag 9 mei : technische keuring en vaartest 14.00u tot 18.00u Voorzitter jury Nog te bepalen Juryleden Nog te bepalen Zaterdag 10 mei namiddag: Sprint, Start-Stop-Achterwaarts, Slalom 14.00u tot 17.30u Voorzitter jury Nog te bepalen Juryleden Nog te bepalen Zaterdag 10 mei avond: voorstelling business plan 20.30u Voorzitter jury Nog te bepalen Juryleden Nog te bepalen Zondag 11 mei : Endurance 10.00u tot 15.00u Voorzitter jury Nog te bepalen Juryleden Nog te bepalen (Voornaam) (Achternaam) (Functie) (Voornaam) (Achternaam) (Functie) (Voornaam) (Achternaam) (Functie) 2
ECORACE-CHALLENGE 2015 WEDSTRIJDINSTRUCTIES BASISREGELGEVING Alle betrokkenen moeten rapporteren aan de organisatie en worden ingelicht over het exacte tijdstip en locatie om zich te registreren. Deelnemers krijgen een badge die moet gedragen worden gedurende het volledige evenement. Deze badges worden slechts overhandigd nadat alle formaliteiten afgerond zijn en alle informatie overhandigd is aan de organisatie. De badges maken de volgende onderscheiding duidelijk: teamlid, begeleider, official, vrijwilliger, sponsor, gast of pers. Elk deelnemend team zal sportief handelen en de principes van fair play handhaven gedurende de wedstrijd. Elk team is zelf verantwoordelijk voor de beslissing om deel te nemen aan de wedstrijd. 3
1 REGELS 1.1 De wedstrijd zal verlopen volgens de regels beschreven in de meest recent beschikbare documenten: en Technisch reglement. Daarnaast dient de deelnemer rekening te houden met de ingenieurskundige opmerkingen gemaakt door de organisatie en de richtlijnen beschreven in het Algemeen Reglement der Scheepvaartwegen van het Koninkrijk. Wanneer een vaartuig een ander vaartuig tegenkomt, niet deel uitmakend van de Ecorace-Challenge, zal deze handelen volgens de nautische regelgeving. 1.2 Deelnemers mogen geen andere deelnemende teams opzettelijk hinderen gedurende het evenement. 1.3 Deelnemers moeten zich houden aan de vooropgestelde snelheidsbeperkingen door de organisatoren (max. nog te bepalen km/u). De snelheidsmeting gebeurt aan de hand van GPS data. 1.4 Instructies opgedragen door de wedstrijdorganisatie (op het water) zullen op ieder ogenblik worden opgevolgd door de teams 1.5 De officieel gebruikte talen binnen de Ecorace-Challenge zijn Nederlands en Engels. 1.6 De wedstrijdorganisatie behoudt zich het recht om een team uit de wedstrijd te houden wanneer: a) het onzeker is of het team zal finishen binnen de maximum vooropgestelde tijd van de deelevenementen. b) een actie ondernomen door het team de veiligheid van hen of derden in het gedrang brengt. 1.7 Deelnemers die uit de competitie stappen zullen de jury hier zo snel mogelijk over inlichten. De jury en Ecorace-Challenge organisatie zullen toezicht houden en het team begeleiden naar de volgende dichtstbijzijnde paddock. 1.8 Elke aangelegenheid die niet binnen deze vooropgestelde regels valt, wordt beslist door de jury. 1.9 Alle markeringen (boeien, etc.) die worden gebruikt, zullen voorzien zijn van het wedstrijdlogo. 4
2 OPMERKINGEN VOOR DEELNEMENDE TEAMS 2.1 Vóór de start van het evenement zal er een verplichte briefing zijn voor de teamleiders en schippers van de deelnemende teams. Als bevestiging van de aanwezigheid dient een aanwezigheidsregister ondertekend te worden. De informatiesessie zal plaatsvinden op een locatie bepaald door de Ecorace Challenge organisatie. Deze info zal ook tijdig worden vrijgegeven via de website en deelnemende teams zullen hiervan persoonlijk op de hoogte worden gesteld. 2.2 Opmerkingen voor de deelnemende teams zullen gepost worden op de officiële uithangborden bij de wagen van de organisatie van de race en bij het informatiepunt in de buurt van de camping. 2.3 Beslissingen en opmerkingen gemaakt door de Jury zullen gepost worden binnen de selectie van Opmerkingen door de Jury op de uithangborden. 2.4 Alle aanpassingen aan de wedstrijdinstructies en/of opmerkingen voor de deelnemers zullen worden bekend gemaakt via de officiële uithangborden vóór 9 uur s morgens op de dag dat de nieuwe regel van kracht wordt. Op uitzondering van veranderingen in het tijdsschema van de race, deze zullen de dag voordien voor tien uur s avonds bekend worden gemaakt. Het is de verantwoordelijkheid van de teams om tijdig en op geregelde tijdstippen de officiële uithangborden te controleren en de nodige acties te ondernemen. 5
3 BELANGRIJKE DATA 3.1 Registratie team De registratieformulieren wordt online ter beschikking gesteld vanaf 1 september 2014 en dienen ingevuld aan de organisatie te worden overgemaakt voor 1 november 2014 (middernacht). 3.2 Indienen ontwerprapport Dit document dient ingediend te worden ten laatste 1 februari 2015 (middernacht). 3.3 Indienen FMEA Een Failure Mode and Effects Analysis (FMEA) van het aandrijfsysteem moet ten laatste op 1 maart 2015 ingediend worden. Een template hiervoor wordt door de organisatie voorzien. 3.4 Indienen elektrisch schema Om de scrutineering vlot te laten verlopen, dient elk team een gedetailleerd elektrisch schema in te dienen ten laatste 1 april 2015 (middernacht). 3.5 Indienen businessplan Om de schaalbaarheid van het gebouwde vaartuig naar werkelijke binnenvaart te staven dient een businessplan ingediend te worden ten laatste 1 mei 2015 (middernacht). Richtlijnen hieromtrent worden voorzien door de organisatie. 6
4 IDENTIFICATIE VAN DE BOTEN 4.1 Deelnemers: Alle boten dragen het registratienummer opgegeven door de organisatie van de Ecorace-Challenge. 4.2 Officials: De vaartuigen van de officials zullen varen onder de vlag eigen aan de Ecorace- Challenge. 7
5 VERLOOP VAN DE WEDSTRIJD 5.1 8 mei 2015: Aankomst + Scrutineering deelnemende teams 5.2 9 mei 2015: Proloog Keuring en vaartest op het water De proloog bestaat uit een aantal dynamische tests om de vaartuigprestaties te beoordelen. Sprint: een aangegeven afstand rechtdoor varen in een zo kort mogelijke tijd. Voorwaarts-stop-achterwaarts: een aangegeven afstand rechtdoor varen, tot stilstand komen in een bepaalde zone en nadien achteruit varen tot aan het beginpunt. Slalom: Afleggen van een slalomparcours langs boeien aan de correcte zijde en in de correcte volgorde. 5.3 9 mei 2015 s avonds: Businesspresentatie Voorstelling van de teams en hun bijhorende businessplan 5.4 10 mei 2015: Endurance Varen van een lange afstand (ca. 30 km) welke toelaat om de betrouwbaarheid en energie-efficiëntie van het vaartuig te evalueren. 5.5 10 mei 2015 s avonds: Prijsuitreiking 8
6 INSPECTIE (SCRUTINEERING) 6.1 De jury zal alle vaartuigen controleren of deze volgens de richtlijnen van het Technisch Reglement en de gebouwd zijn, alsook of er rekening is gehouden met opmerkingen gecommuniceerd door de organisatie. Alle deelnemers zullen vooraf worden ingelicht over de tijd en de locatie van de inspectie. De organisatie zal de deelnemers uitnodigen voor een inspectie. Tijdens de inspectie wordt er verwacht dat de studenten hun vaartuig in wedstrijdklare toestand aanbieden. Vaartuigen die falen om aan alle richtlijnen te voldoen, zullen geen toestemming krijgen om aan de wedstrijd deel te nemen, totdat zij aanpassingen hebben verricht zodanig dat het vaartuig wel binnen de richtlijnen valt en dit gestaafd is door middel van een herkeuring. Alle aanpassingen aan het vaartuig, gemaakt na de inspectie, dienen aan een herkeuring te ondergaan. Alle vaartuigen kunnen onderworpen worden aan bijkomende inspecties tijdens ieder ogenblik van de wedstrijd. 6.2 Deelnemers zijn op ieder tijdstip verantwoordelijk voor de technische toestand en veiligheid van hun vaartuig tijdens de gang van de wedstrijd. Toestemming tot deelname aan de wedstrijd tijdens de inspectie zal onder geen enkele omstandigheid deelnemers vrijstellen van hun verantwoordelijkheden. 6.3 Het verloop van de inspectie wordt vooraf toegelicht aan de deelnemers door middel van een inspectieformulier, welke gebruikt zal worden tijdens de inspectie. Aan de deelnemers wordt gevraagd zich grondig voor te bereiden voor de inspectie op basis van het inspectieformulier, zodanig dat de keuring vlot kan verlopen. 6.4 In een vaartest dienen de deelnemers de vaarprestaties van hun vaartuig te demonstreren. Tijdens deze demonstratie zullen deelnemers een willekeurig traject moeten varen. Het vaartuig en de schipper zullen worden beoordeeld op volgende aspecten: controle over het vaartuig stabiliteit vrijboord tijdens het varen hoeveelheid opspattend water bij de schroef en de volgstroom 9
6.5 In het geval dat een onderdeel geklasseerd is als een wegneembaar onderdeel, onder regel 3.31 Technisch Reglement, zal de vaartest moeten doorstaan worden met en zonder dat de wegneembare onderdelen gemonteerd zijn. 6.6 Op basis van de resultaten van de vaartest kan de jury beslissen om een deelnemer uit te sluiten voor één of meerdere onderdelen van de wedstrijd, ook al is het vaartuig technisch in orde verklaard. Deze beslissing kan ook genomen worden op basis van externe factoren, zoals bijvoorbeeld het weer. 10
7 ENDURANCE 7.1 Welke eerst mag starten wordt bepaald op basis van de resultaten van de proloog (het team met de laagste score mag als eerste starten). 7.2 Op ieder ogenblik van de wedstrijd zijn de deelnemers verantwoordelijk kennis te nemen van de startvolgorde welke beschikbaar zal worden gemaakt door de organisatie. Deze informatie zal gepubliceerd worden op de officiële uithangborden bij het informatiepunt. 7.3 Het traject bevindt zich op het kanaal naar Beverlo in Leopoldsburg. De start van de endurance wordt gehouden in de haven van Leopoldsburg. De teams van de categorie cargo dienen een lading van 1 ton (voorzien door de organisatie) op hun vaartuig te plaatsen in de helft van het parcours. Er wordt rekening gehouden met de tijd van het plaatsen van de lading op de boot. 7.4 De startlijn zal zich bevinden tussen een punt in het water gemarkeerd door een vlag van de organisatie en een vast punt aan wal. 7.5 Vaartuigen starten om de x (nog te bepalen) minuten. Deelnemers zullen ervoor zorgen dat zij tijdig de startlijn bereiken. 7.6 Deelnemers welke niet direct starten, moeten de startzone mijden. 7.7 Een deelnemer die start voor zijn startnummer zal een straftijd ontvangen van 60 minuten. 7.8 Deelnemers dienen 15 minuten voor hun starttijd klaar te zijn om te starten. 7.9 Deelnemers die te laat aan de startlijn aantreden zullen als laatste in de startvolgorde vertrekken en ontvangen een straftijd van 60 minuten. 7.10 De finish zal zich binnen twee sferische rode markeringen bevinden. 7.11 De tijd zal worden stopgezet op het moment dat het volledige vaartuig met uitrusting in een normale positie van de boot de finishlijn passeert. 7.12 De finishtijd van traject en de finish limieten van het eerste deel van het traject (in geval van een herstart ) staan vermeld in instructie 8.4. De jury behoudt het recht om deze tijdslimieten te wijzigen. 7.13 Na het eindpunt van de race zullen de vaartuigen van de deelnemers overgebracht worden naar de paddock, waar deze hun vaartuig kunnen stallen. Deze locatie wordt bepaald door de organisatie van de Ecorace-Challenge. 11
7.14 De jury mag de wedstrijd op ieder moment stilleggen, uitstellen of het traject van de dag inkorten. Een wedstrijd die stil is gelegd, mag worden herstart op de plaats en volgens de methodiek opgedragen door de jury. 12
8 PROTEST EN VERZOEKEN OM HERZIENING 8.1 Alleen protest van deelnemende teams zullen gehoord worden door de Jury. 8.2 Protest moet geschreven afgeleverd worden. Elk protest zal beschrijven: het incident en welke boten er bij betrokken waren of welke beslissing wordt aangevochten, met daarbij duidelijk aangegeven tegen welke regel protest wordt geuit. Protestformulieren zijn beschikbaar bij het informatiepunt. Een protest moet worden ingediend vooraleer het vervallen van de protesttijd. 8.3 Deelnemers en de Jury dienen de partij waar protest tegen wordt uitgeoefend in te lichten bij de eerst mogelijke gelegenheid. 8.4 De protesttijd vervalt 30 minuten nadat het laatste vaartuig van de dag gefinished is. Dezelfde limiet op protesttijd geldt voor alle protesten door de jury op basis van accidenten welke zij tijdens de race op het traject hebben waargenomen. Aanvraag tot herziening moet worden ingediend binnen de 30 minuten na het moment waarop een deelnemer geïnformeerd is over de beslissing van de Jury en waarop deze gebaseerd is. 8.5 De momenten waarop teams gehoord kunnen worden, zullen worden uitgehangen binnen de 30 minuten na het sluiten van de protesttijd. Hierbij zal vermeld staan welke partijen (de beschuldigde, de indiener van de klacht en mogelijke getuigen) aanwezig dienen te zijn. Deze momenten zullen doorgaan in de locatie die bekend gemaakt wordt op de uithangborden. Het is de verantwoordelijkheid van de deelnemers om notie te nemen van het uithangbord en tijdig aanwezig te zijn (met getuigen indien van toepassing). 8.6 Penalties door de Jury kunnen variëren, gaande van straftijden tot diskwalificatie op één of meer onderdelen van het evenement. 8.7 Beslissingen gemaakt door de Jury zijn bindend. Deze kunnen niet worden aangevochten. Als de Jury denkt dat ze mogelijks een foute beslissing hebben genomen, dan kunnen zij het protest heropenen en herzien. 8.8 Wanneer een deelnemer significante nadelen heeft ondervonden als gevolg van een situatie niet door zichzelf gecreëerd, kan de Jury een herziening verlenen door dit team een nieuwe finishpositie of finishtijd toe te kennen. 8.9 De Jury zal alleen maar beslissingen maken die in overeenstemming zijn met de regels van het evenement (zie 1.1). De Jury zal niet oordelen over enige vordering tot schadevergoeding. 13
9 BEOORDELING 9.1 De volgende categorieën worden beoordeeld door de Jury. Max. Categorie punten Ontwerprapport 100 FMEA 50 Elektrisch schema 100 Sprint 50 Voorwaarts-stop-achterwaarts 50 Slalom 50 Businessplan en presentatie 100 Endurance 300 800 9.2 Een score lager dan 0 voor een bepaalde categorie wordt nooit toegekend. 9.3 Het ontwerprapport en elektrisch schema zijn absoluut noodzakelijk om deel te kunnen nemen aan de scrutineering en bijgevolg het evenement. 9.4 De proeven tijdens de proloog worden beoordeeld op basis van afgelegde tijd. Voor de proeven voorwaarts-stop-achterwaarts en de slalom wordt ook het naar behoren uitvoeren van de opdracht in rekening gebracht. Rekensleutel Sprint: Waarbij : Beste tijd Tijd = de snelste tijd welke door een team werd afgelegd in sec. = de tijd van het te berekenende team in sec. Rekensleutel Slalom en Voorwaarts-stop-achterwaards: Waarbij : Beste tijd Tijd = de snelste tijd welke door een team werd afgelegd in sec. = de tijd van het te berekenende team in sec. 14
9.5 De endurance wordt zowel op tijd als op het energie-efficiënt afleggen van het traject beoordeeld. Hiervoor wordt volgende rekensleutel gehanteerd: Nog te bepalen 9.6 Het team dat in de wedstrijd het hoogst aantal punten heeft verzameld, na het in mindering brengen van eventuele strafpunten, zal worden gelauwerd als de all-round winnaar van de Ecorace-Challenge. 9.7 Wanneer er een gelijkstand van twee of meer boten wordt vastgesteld, zullen zij geordend worden volgens de score van de endurance. In geval van een resterend ex aequo wordt er beslist op basis van het resultaat van de vorige proef tot alle ex aequo s zijn opgeklaard. 15
10 PRIJZEN EN AWARDS Op basis van de beslissing van de Jury worden de volgende prijzen toegekend tijdens de prijsuitreiking: All-round winnaar Ecorace: team met de hoogste eindscore 16
11 VEILIGHEIDSVOORSCHRIFTEN 11.1 Iedereen aan boord van een vaartuig, zowel deelnemers als de organiserende autoriteiten, zullen geschikte reddingsvesten dragen zoals opgedragen in het Technisch reglement. 11.2 Tijdens de wedstrijd zal iedereen geschikt schoeisel dragen. 11.3 De kabel van de dodemansknop moet tijdens het varen op een zichtbare manier gedragen worden. 11.4 Deelnemers die de wedstrijd niet kunnen verderzetten, zullen onmiddellijk de jury hiervan op de hoogte brengen door te bellen naar (Noesjka Ceuppens: 0496/05.52.68), en hen in te lichten over de situatie. Deelnemers die zich terugtrekken uit de wedstrijd zullen niet afwijken van de vooraf gedefinieerde route. Zij zullen wachten bij hun vaartuig zodanig dat de jury verdere instructies kan bepalen. De jury zal geen vaartuigen verplaatsen indien er geen bemanningsleden aanwezig zijn. 17
12 VERVANGEN VAN BEMANNING EN ONDERDELEN 12.1 Schippers mogen vervangen worden door een andere geregistreerde schipper. 12.2 Het vervangen van een schroef is toegestaan tijdens ieder ogenblik van de wedstrijd. Voor alle andere aanpassingen, herstellingen en vervangingen wordt er verwezen naar het Technisch Reglement. 18
13 HULP VAN BUITENAF 13.1 Deelnemers zullen altijd hulp bieden aan personen of vaartuigen in gevaar. Zij zullen dit vervolgens rapporteren aan de Ecorace-Challenge organisatie op volgend gsm nummer: Noesjka Ceuppens: 0496/05.52.68. 13.2 Teamleiders, coaches en andere ondersteunende personen zullen niet in een zone van 100 meter voor de eerste deelnemer tot 100 meter achter de laatste deelnemer varen. Anders kunnen er penalties worden toegekend aan de betrokken deelnemers. 13.3 Tijdens de wedstrijd is hulp van buitenaf niet toegestaan, op uitzondering van: a) Wanneer hulp wordt verleend aan een persoon of vaartuig in gevaar b) Wanneer hulp wordt verleend aan een deelnemer die ziek is c) Na een aanvaring, door hulp van de crew van een ander vaartuig om de vaarweg vrij te maken. 13.4 De jury zal klacht indienen tegen deelnemers welke hulp ontvingen in een situatie die niet onder regel 13.3 valt of tegen teamleiders, coaches of andere ondersteunende personen welke binnen de zone van 100 meter voor of achter de deelnemende boten varen. 13.5 Hulp geboden door geregistreerde teamleden zal niet worden beschouwd als hulp van buitenaf. 13.6 Deelnemers en andere ondersteunende personen zullen het eigendom van derden niet betreden zonder toestemming van de eigenaar of gebruiker. 19
14 AFWIJZING VAN AANSPRAKELIJKHEID 14.1 Teams die deelnemen aan het evenement doen dit volledig op eigen risico. 14.2 De organiserende autoriteit accepteert geen enkele aansprakelijkheid voor materiële schade of persoonlijk letsel of dood veroorzaakt in samenhang met of voor, gedurende of na de race. Evenmin heeft de organiserende autoriteit enige aansprakelijkheid te aanvaarden voor schade geleden door een te snel varende boot van een official. Deelnemers moeten een verklaring ondertekenen met betrekking tot deze disclaimer. 20
15 VERZEKERING 15.1 De organiserende autoriteit van de Ecorace-Challenge beschikt over een collectieve aansprakelijkheidsverzekering voor alle boten van de deelnemende teams en voor alle boten van de organisatie voor de duur van het evenement. Deze verzekering gaat in op de dag van aankomst op het evenemententerrein tot het moment van vertrek. Deze verzekering dekt alleen schade die wordt toegebracht aan derden. Schade aan de boot (en) van de persoon (personen) die de schade veroorzaakt, is niet gedekt. 21
16 NAAMGEBRUIK VAN TEAMS EN ORGANISATIE 16.1 Door deel te nemen aan dit evenement, verlenen deelnemers automatisch aan de inrichtende macht en de sponsors van het evenement het recht, in eeuwigheid, om gebruik te maken en te tonen, naar eigen goeddunken, elke fotografie, audio-en videoopname, en elke andere reproductie van hen en hun apparatuur die op de locatie of op het water vanaf het moment van aankomst op het evenement, tot hun definitief vertrek, zonder compensatie. 22