Aan de Voorzitter van het OCMW van ZOMERGEM Dreef 20-22 9930 Zomergem Geïntegreerd inspectieverslag POD MI Inspectiedienst POD MI ZOMERGEM/W65B-RMIB-STOF-SFGE/2015 4 Betreft: Geïntegreerd inspectieverslag Geachte Voorzitter, Hierbij vindt u het verslag van de inspecties die plaatsvonden in uw centrum op 29 september 2015. Dit inspectieverslag bestaat uit drie delen: Een algemene analyse over het verloop van de inspectie, de resultaten van de inspecties en de aanbevelingen Een bijlage per gecontroleerde materie met de verschillende boekhoudkundige tabellen en uitleg over de gevolgde procedure De controletabellen per begunstigde Indien u vragen hebt over deze controle, kunt u contact opnemen met uw inspecteur via mi.inspect_office@mi-is.be. Briefwisseling dient gericht te worden aan de Programmatorische Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, Armoedebestrijding en Sociale Economie (POD MI), Dienst Inspectie, WTC II, Koning Albert II-laan 30, 1000 Brussel.
1. INLEIDING De missie van de POD Maatschappelijke integratie is de voorbereiding, uitvoering, evaluatie en opvolging van het federale beleid voor maatschappelijke integratie, waardoor ieders sociale grondrechten op duurzame wijze worden gegarandeerd. De controles die door de inspectiedienst in de OCMW s worden uitgevoerd, passen in deze missie en gaan uit van de volgende visie ; Controle op de toepassing van de federale wetgeving voor maatschappelijke integratie aan de hand van juridische, administratieve en financiële inspecties Advies aan de OCMW's over het wettelijk kader en de concrete toepassing van de regelgeving Kennis: door haar schakelfunctie tussen de administratie en de actoren op het terrein draagt de dienst inspectie bij tot de strategische voorbereiding van het beleid inzake maatschappelijke integratie. Om deze opdracht tot een goed einde te brengen, stelt de inspectiedienst zich de volgende doelstellingen; Toezien op een uniforme en correcte toepassing van de wetgeving en reglementering aangaande de subsidies die de federale staat toekent aan de OCMW s. Houden van doelgerichte, uniforme en periodieke controles van de OCMW s op boekhoudkundig, administratief en juridisch vlak. Deze controles dragen bij tot de gelijke wettelijke behandeling van de gebruikers van de OCMW-diensten. Verzamelen van informatie om het beleid inzake maatschappelijke integratie en armoedebestrijding te optimaliseren. Uitbouwen van structurele en kwalitatieve relaties met de OCMW s (belangrijkste partners van de federale administratie) met het oog op een goede communicatie en een kwaliteitsvolle dienstverlening. Uitwisselen van informatie met de interne diensten van de POD MI. Meewerken aan het actieplan voor de strijd tegen de sociale fraude waartoe in 2011 door de Regering werd besloten. Met deze controles wil de dienst inspectie de waarden van de POD MI verdedigen; Respect De kwaliteit van de dienstverlening en klantvriendelijkheid Gelijke kansen voor iedereen Diversiteit Openstaan voor verandering De procedure voor de controles wordt toegelicht op de website van de POD MI (http://www.mi-is.be/be-nl/ocmw/ocmws). 2
1 2 3 4 5 6 2. CONTROLES Omschrijving Jaargang controle Bijlage Wet van 02/04/1965: controle van de geen controle medische kosten uitgevoerd Wet van 02/04/1965: Bijlage 2: Controle op de periode 2011-2013 boekhoudkundige controle wet van 2 april 1965 Recht op Maatschappelijke Integratie: geen controle controle van de sociale dossiers uitgevoerd Recht op Maatschappelijke Integratie: Bijlage 4: Controle van de periode 2012-2013 boekhoudkundige controle subsidies voor MI Stookoliefonds (verwarmingstoelage) Bijlage 5: Controle van het Jaar 2013 stookoliefonds Fonds voor Maatschappelijke Participatie en Culturele en Sportieve Ontplooiing geen controle uitgevoerd 7 Sociaal Gas- en Elektriciteitsfonds Jaar 2013 Bijlage 7: Controle van de Energiefonds-subsidies U vindt een gedetailleerde beschrijving van de uitgevoerde controles in de bijlagen van deze brief. 3. VOORBEREIDING EN VERLOOP VAN DE INSPECTIE De inspecteur heeft de controles in goede werkomstandigheden kunnen uitvoeren. Tevens wenst de inspecteur de aangename medewerking van uw personeelsleden te benadrukken. Zij beantwoordden alle gestelde vragen en hebben indien nodig bijkomende informatie verschaft. De bewijsstukken die gevraagd werden om de controle op een correcte manier te kunnen voorbereiden waren van een goede kwaliteit zodat de controle vlot verliep. 4. VASTSTELLINGEN EN AANBEVELINGEN De onderstaande tabel(len) geven een overzicht van de vaststellingen en de aanbevelingen per gecontroleerde materie. Wet van 02/04/1965, boekhoudkundige controle Er werden geen verschillen vastgesteld. Er werd correct gewerkt en betoelaagd. Recht op Maatschappelijke Integratie, boekhoudkundige controle Bij vergelijking van de cijfers van het OCMW uit de boekhouding en de toelagen van de POD MI werd vastgesteld dat uw OCMW eventueel te weinig subsidies ontvangen heeft voor een bedrag van 2.720,79 euro. Dit verschil vertegenwoordigt een foutmarge van 4,77% in vergelijking met de gesubsidieerde uitgave door de Staat. De desbetreffende subsidies zouden u nog kunnen worden terugbetaald per dossier, naar rato van het hierboven vastgestelde bedrag op voorwaarde dat de termijn van 45 dagen werd nageleefd en dat u zelf uw regularisaties aan onze diensten bezorgt (Art 21 6 van de Wet van 26/05/2002) 3
Het OCMW vergelijkt evenwel de POD MI maandlijsten met de uitgaven van het OCMW om na te gaan of alle toelagen effectief ontvangen werden van de POD MI. Volgens het OCMW werden alle dossiers voor deze periode correct betoelaagd door de POD MI. De afwijking kan dan ook louter boekhoudkundig zijn. Stookoliefonds (verwarmingstoelage) Geen opmerkingen, alle bewijsstukken waren aanwezig er werd correct betoelaagd. Sociaal Fonds voor Gas- en Elektriciteit Geen opmerkingen alle bewijsstukken waren aanwezig er werd correct betoelaagd. 5. DEBRIEFING EN ALGEMENE OPMERKINGEN Evolutie ten opzichte van eerdere controles RMI boekhouding : bij de vorige controle in 2013 over de periode 2010-2011 werd eveneens een verschil in het nadeel van het OCMW vastgesteld. Alle dossiers werden toen afgepunt. Wet65 boekhouding : bij de vorige controle over de jaren 2007-2010 werd er voor één dossier eventueel te weinig betoelaagd. Er kan gesteld worden dat het OCMW correct werkt in deze materie. Stookolie : zoals bij de vorige controle werd er correct gewerkt in deze materie. Sociaal Fonds voor gas- en elektriciteit : ook bij de vorige controle over de periode 2010 dienden er geen opmerkingen te worden gemaakt. Debriefing Na beëindiging van de verschillende controles werden deze samen met het diensthoofd Sociale Dienst één voor één besproken. Alle gedane vaststellingen en opmerkingen werden overlopen en besproken. 6. CONCLUSIE De onderstaande tabellen geven een overzicht van de eventueel te weinig ontvangen toelagen en de te veel ontvangen toelagen. Te weinig ontvangen toelagen Controle Recht op Maatschappelijke Integratie, boekhoudkundige controle Periode Terugvorderingsprocedure 2012-2013 Zie bijlage 4 4
Te veel ontvangen toelagen De inspecteur stelde geen te veel ontvangen subsidies vast tijdens de controle. Mag ik u verzoeken om uw akkoord binnen een termijn van 15 dagen volgend op de ontvangst van dit verslag te verzenden naar mi.inspect_office@mi-is.be Als er geen antwoord volgt binnen de opgelegde termijn wordt dit beschouwd als een aanvaarding van de resultaten van de inspectie. Met vriendelijke groeten, Voor de Voorzitter van de POD Maatschappelijke Integratie : De directeur-generaal, Anne-Marie VOETS 5
BIJLAGE 2: CONTROLE VAN DE SUBSIDIES TOEGEKEND IN HET KADER VAN DE WET VAN 02 APRIL 1965 PERIODE VAN 2011 T/M 2013 Deze controle maakt een boekhoudkundige vergelijking van de uitgaven en terugvorderingen van de maatschappelijke steun waarvoor de Staat subsidies verstrekt. De verschillen tussen de daadwerkelijke betalingen en de toegekende subsidies worden zo opgespoord. 1. De resultaten van de financiële controle (met uitzondering van de tewerkstellingen in artikel 60 7) Analyse van de uitgaven Bij de boekhoudkundige controle werden geen verschillen met de subsidiëring door de Staat vastgesteld. Analyse van de terugvorderingen Er werden geen verschillen vastgesteld. 2. Conclusies Er werden geen verschillen vastgesteld tussen de cijfers in de boekhouding van uw OCMW en de subsidies die toegekend werden door de POD MI. 6
BIJLAGE 4: CONTROLE VAN DE SUBSIDIES DIE WORDEN TOEGEKEND IN HET KADER VAN DE WET VAN 26/05/2002 MET BETREKKING TOT HET RECHT OP MAATSCHAPPELIJKE INTEGRATIE PERIODE 2012 2013 Bij de boekhoudkundige controle wordt een vergelijking gemaakt van de cijfers van het OCMW en de toelagen van de POD MI, betreffende de uitgaven en terugvorderingen omtrent het leefloon betaald door het OCMW. 1. Analyse van de rekeningen van het OCMW (met uitzondering van de uitgaven voor tewerkstellingen in het kader van Art. 60 7 van de Organieke Wet van 8 juli 1976 betreffende de OCMW s) A. Cijfers volgens de POD MI Ontvangsten Uitgaven 2012 2013 14582,62 64.255,86 3.043,72 pers nt ingeschr rr 7.552,45 student 2.677,44 dakloze 10771,09 45.301,62 5.438,76 pers nt ingeschr rr 8.878,82 student 1.047,48 verhoogd bm 1.320,22 2013/2014 Totaal: 25353,71 139516,37 114.162,66 Totaal van de netto-uitgaven die door de POD gesubsidieerd worden voor de gecontroleerde periode: 139516,37 25.353,71 = 114.162,66 7
B. Cijfers volgens de rekeningen van het OCMW Ontvangsten Uitgaven 2012 15.219,83 77636,48 7291,22 installatie 2013 13034,59 60794,07 2136,90 installatie Totaal: 28.254,42 147.858,67 119.604,25 Totaal van de netto-uitgaven van het OCMW voor de gecontroleerde periode: 147.858,67 28.254,42 = 119.604,25. C. Vergelijking van de totalen POD MI 114162,66 O.C.M.W. 119604,25 verschil 5.441,59 in % 4,77 in toelage 50% 2720,79 eventueel te weinig betoelaagd UITGAVEN ONTVANGSTEN Cijfer POD 139.516,37 25.353,71 Cijfer OCMW 147.858,67 28.254,42 Verschil -8.342,30-2.900,71 Verschil uitgedrukt in % -5,98% -11,44% Alle terugvorderingen werden aangegeven en verwerkt bij de POD MI. 2. Controle van een steekproef van dossiers niet van toepassing 8
3. Conclusies Voor de gecontroleerde periode 2012-2013, bekwam de inspectie de volgende resultaten: Uw OCMW heeft eventueel te weinig subsidies ontvangen voor een bedrag van 2.720,79 euro. Dit verschil vertegenwoordigt een foutmarge van 4,77% in vergelijking met de gesubsidieerde uitgave door de Staat. De desbetreffende subsidies zouden u nog kunnen worden terugbetaald per dossier, naar rato van het hierboven vastgestelde bedrag op voorwaarde dat de termijn van 45 dagen werd nageleefd en dat u zelf uw regularisaties aan onze diensten bezorgt (Art 21 6 van de Wet van 26/05/2002) Om te weten of er nog een eventueel recht geldt voor de inning van dit bedrag en hoe u dit recht kunt laten gelden, kunt u contact opnemen met onze frontoffice vraag@mi-is.be of tel. 02/508.85.85) om zo een lijst te krijgen van de formulieren die geweigerd werden (en uitleg over de foutieve codes). Deze documenten zullen u per mail bezorgd worden. Alle effectieve terugvorderingen werden aangegeven en verwerkt bij de POD MI. 9
BIJLAGE 5: CONTROLE VAN HET STOOKOLIEFONDS VOOR HET JAAR 2013 De controle werd uitgevoerd op 2 niveaus: Een boekhoudkundige controle waarbij de cijfergegevens in de boekhouding van het OCMW vergeleken werden met de subsidies toegekend door het Sociaal Stookoliefonds; De controle van de toepassing van de wetgeving ter zake en van bewijsstukken op een steekproef van dossiers. 1. Boekhoudkundige controle Uitgaven OCMW Uitgaven POD MI Verschil 35.200,62 35.200,62 0 Er werd geen verschil vastgesteld. 2. Controle op de toepassing van de wetgeving en op de bewijsstukken Dit is de procedure die gevolgd dient te worden voor de aanvraag van verwarmingstoelages: Inschrijving van de aanvragen in een register; Indieningstermijn van de aanvraag binnen de 60 dagen van de levering; Maatschappelijk werker voert een maatschappelijk onderzoek uit met betrekking tot de situatie van de aanvrager op het ogenblik dat de aanvraag wordt ingediend et gaat na of er aan de toekenningsvoorwaarden voldaan is; Beslissing van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn binnen de 30 dagen die volgen op de aanvraag + kennisgeving aan de betrokkene binnen de 8 dagen; Betaling binnen de 15 dagen. Bovendien dient het dossier ook de volgende bewijsstukken te bevatten: factuur of leveringsbon; statuut van de aanvrager; zijn bestaansmiddelen; identiteitsgegevens van de aanvrager (via een kopie van de identiteitskaart); gezinssamenstelling. Uw centrum heeft 279 aanvragen verwerkt tijdens deze verwarmingsperiode. Een steekproef van 20 van deze dossiers heeft het voorwerp uitgemaakt van een controle. U vindt een gedetailleerde beschrijving van deze controle per begunstigde in controletabel 5. Met betrekking tot de controle van de toepassing van de wetgeving ter zake, werd vastgesteld dat alle punten nageleefd werden door uw OCMW. 3. Conclusies Voor het gecontroleerde jaar werd vastgesteld dat de subsidies in het kader van de verwarmingstoelage wel degelijk verschuldigd waren aan uw centrum. 10
BIJLAGE 7: CONTROLE VAN DE TOELAGES TOEGEKEND IN HET KADER VAN DE WET VAN 4 SEPTEMBER 2002 BETREFFENDE HET SOCIALE FONDS GAS- EN ELEKTRICITEIT JAAR 2013 De controle wordt uitgevoerd op drie niveaus: Controle van de personeelskosten Boekhoudkundige controle inzake betaling van facturen of preventieve maatregelen; hierbij wordt de boekhouding van het OCMW vergeleken met de subsidies die toegekend werden door de POD MI Controle op de toepassing van de wetgeving ter zake en van bewijsstukken op een steekproef van dossiers. 1. Controle van de personeelskosten: Art 4 Voor het gecontroleerde jaar had uw OCMW recht op een subsidie van 23.062,61 om de personeelskosten te dekken. Die subsidie moet het mogelijk maken om het loon van 0,5 voltijds equivalenten (VTE) te dekken. Bij de aangifte in het uniek verslag werd(en) 0,7 VTE ingevoerd. Personeelskostentabel In controletabel 7A vindt u een gedetailleerde beschrijving van deze controle per personeelslid toegewezen aan dit fonds. Financieel resultaat van de personeelskosten Ontvangen subsidies voor de personeelskosten: 23.062,61 Personeelskosten goedgekeurd na de controle: 23.080,30 Terug te vorderen verschil: 0 2. Controle van de tegemoetkomingen voor de betaling van onbetaalde facturen en van de maatregelen in het kader van een preventief energiebeleid Voor het gecontroleerde jaar had uw OCMW recht op een subsidie van 1771,13 om de aanzuiveringen van de onbetaalde facturen (of facturen met betalingsmoeilijkheden) en de preventieve energieacties te dekken. Vergelijking van de boekhoudkundige gegevens vermeld in de OCMW-rekeningen met de gegevens van het uniek verslag dat overgemaakt werd aan de POD MI. Verklaring Uniek verslag (in ) OCMW-rekeningen (in ) Uitgaven 3160,70 3160,70 Terugvorderingen 0 0 Netto (uitgaventerugvorderingen) 3160,70 3160,70 Art 6, uitgekeerd bedrag: 1771,13 Netto-uitgaven aangegeven in het Uniek Verslag: 3160,70 Netto-uitgaven goedgekeurd na de controle: 1771,13 11
Saldo dat reeds gezuiverd werd via het uniek verslag: 0 Terug te vorderen saldo: 0 Controle van de dossiers betreffende de individuele financiële steun 8 dossiers van financiële steun werden door het OCMW aangegeven voor een tegemoetkomingsbedrag van 3160,70. De gecontroleerde dossiers dekken het bedrag van de toegekende subsidie. Twee punten werden grondig bestudeerd: De betalingsbewijzen De link tussen een gas-elektriciteitsfactuur die moeilijk kan betaald worden en/of een toestand van schuldbemiddeling of collectieve schuldenregeling en de gevraagde uitkering U vindt een gedetailleerde beschrijving van de controle per begunstigde in controletabel 7B. Controle van de betalingen in het kader van een preventief sociaal energiebeleid Voor de gecontroleerde periode werden geen kosten met preventieve acties aangegeven. 3. Conclusies Dankzij de controle kon er worden vastgesteld dat de uitgaven die door het OCMW werden voorgesteld voor het gecontroleerde jaar inderdaad in aanmerking kwamen de toegekende subsidie werd besteed overeenkomstig de wetgeving ter zake. 12