Integriteitscode Integer handelen gaat terug naar de wortels, de cultuur van de organisatie. Daarmee bedoelen we de normen, waarden en regels die ons binden. Die bepalen wat kan en mag. En wat niet. We vinden integriteit belangrijk, mede omdat Beter Wonen Vechtdal in een glazen huis functioneert. En terecht, want als woningcorporatie werken we voor gewone mensen op een krappe woningmarkt, met geld dat oorspronkelijk maatschappelijk is gefinancierd. Bovendien hebben we te maken met wetten die ons handelen bepalen. Kortom, we zijn een maatschappelijke onderneming en dat schept, geheel terecht, verplichtingen en vraagt om zorgvuldig en transparant handelen. Dit wordt nog eens versterkt door de belangrijke positie die Beter Wonen Vechtdal inneemt binnen de Hardenbergse gemeenschap. We werken uitsluitend lokaal en dienen een publiek belang. Dat maakt dat we een maatschappelijke voorbeeldfunctie hebben. We vinden het belangrijk dat anderen een goed beeld van ons hebben en werken aan een positief imago. Integriteit van handelen is in de eerste plaats een persoonlijke verantwoordelijkheid. De vereiste openheid en transparantie maakt het noodzakelijk iedereen binnen Beter Wonen Vechtdal te betrekken bij vraagstukken rondom integriteit. Ook als er spelregels zijn geformuleerd, resteert een grijs gebied. In die gevallen is en blijft het de eigen verantwoordelijkheid van medewerkers om de juiste keuze te maken. In het algemeen geldt, dat medewerkers van Beter Wonen Vechtdal zich er voortdurend van bewust dienen te zijn, dat hun handelen het belang van Beter Wonen Vechtdal in het algemeen en dat van haar huurders in het bijzonder moet dienen. Dagelijkse beslissingen brengen risico s met zich mee, medewerkers dienen zich daarvan bewust te zijn. Het moet dan ook een basishouding zijn, dat elke vorm van belangenverstrengeling, oneigenlijke beïnvloeding, vriendjespolitiek of de schijn daarvan vermeden dient te worden. De integriteitscode geldt voor iedereen die voor Beter Wonen Vechtdal in actie komt. Dus voor zowel medewerkers als ook het management, de directeur-bestuurder en Raad van Commissarissen die in deze een voortrekkersrol hebben en openheid en transparantie bevorderen, waarbij ze kritisch kijken naar hun eigen handelen. Intern, maar ook naar de buitenwereld. Voor bestuur en commissarissen is een aanvullende code opgesteld die als leidraad dient voor het functioneren, te weten de Governancecode. De medewerkers van Beter Wonen Vechtdal worden geacht elke gedraging die afbreuk doet aan hun integriteit achterwege te laten. Dat betekent dat zij handelen in de geest van deze INTEGRITEITCODE 1
integriteitcode en in staat zijn om van geval tot geval risico's en kwetsbaarheden in te schatten en dat ze situaties vermijden waarin de schijn zich tegen hen of tegen Beter Wonen Vechtdal zou kunnen keren. In deze integriteitscode staan onze basisuitgangspunten. Intern communiceren we daar periodiek over, zoals bij functionerings- en beoordelingsgesprekken, MT-overleggen, maandelijkse kennis kunde sessies, sollicitatiegesprekken en introductiedagen voor nieuwe medewerkers. Extern verantwoorden wij ons jaarlijks in ons jaarverslag, in de Hallo Vechtdal editie communiceren wij jaarlijks aan de Hardenbergse samenleving. We doen zaken met anderen op basis van eerlijkheid, vertrouwen en duidelijke afspraken. Afspraak is afspraak. Als een afspraak toch op belemmeringen stuit, leggen we dat uit. Totdat een nieuwe afspraak is gemaakt, blijft de oude in stand. De omgang met klanten/stakeholders Beter Wonen Vechtdal wil proactief en ondernemend, klantgericht en professioneel, innovatief en zakelijk zijn. Dit vereist een correcte, dienstverlenende instelling van de medewerkers, passend binnen de beleidskaders van Beter Wonen Vechtdal, in de richting van onze klanten/stakeholders. Klanten/stakeholders worden met respect behandeld, ongeacht hun afkomst, religie, etniciteit of politieke overtuiging. In werktijd, maar ook buiten werktijd spreken we met respect over onze klanten/stakeholders. We respecteren de privacy van onze klanten en stakeholders. Vertrouwelijke informatie over onze klanten, relaties of collega s gebruiken we alleen als dat nodig is voor het goed uitvoeren van ons werk. We gaan zorgvuldig en vertrouwelijk om met klantinformatie en zorgen ervoor dat de informatie binnen de kaders van de privacy wetgeving wordt opgeslagen. We houden de relatie met de klant altijd zakelijk. Het aannemen presentjes, persoonlijke aanbiedingen of reisjes, uitstapjes etc. van een zakelijke relatie wordt door ons afgewezen. De omgang met collega's Beter Wonen Vechtdal wil een prettig en veilig werkklimaat bieden. Daarbij hoort dat medewerkers elkaar collegiaal en met respect behandelen. (H)Erken de grens van je medemens. Kijk kritisch naar jezelf en je eigen gedrag. Spreek collega s aan op ongewenst of onrechtmatig gedrag. Discriminatie, agressie, pesten en (seksuele) intimidatie zijn uit den boze. Hierop is het protocol ongewenste omgangsvormen van toepassing. Voor Beter Wonen Vechtdal is een vertrouwenspersoon aangesteld, die de opvang verzorgt van degene die geconfronteerd wordt met ongewenst handelen of laakbaar gedrag van mede collega s. Dat betekent dat alle medewerkers contact met de vertrouwenspersoon (zie contactgegevens Handboek Personeel) kunnen opnemen, indien daar behoefte aan is. Op door Beter Wonen Vechtdal of haar personeelsvereniging georganiseerde bijeenkomsten gaan we op dezelfde wijze met elkaar om als tijdens werktijd. De opmerkingen die hierboven bij de omgang met collega s zijn benoemd zijn ook dan van toepassing. Een collega is een interne klant en dus zijn de bij de omgang met klanten genoemde opmerkingen ook hier van toepassing. BETER WONEN VECHTDAL 2
Scheiding werk/privé Beter Wonen Vechtdal stelt veel belang in het hebben van een imago, waarbij wij herkend worden als integere organisatie. Om de relatie met externe partijen zuiver te houden gaan wij uit van een duidelijke scheiding tussen werk en privé. We brengen scheiding aan tussen de opdrachtgeversrol en de klantrol. Dit betekent dat medewerkers privé tegen marktconforme prijzen en normale voorwaarden goederen of diensten afnemen bij een bedrijf, waarmee Beter Wonen Vechtdal ook zaken doet of in het recente verleden zaken deed. Hiervan kan enkel worden afgeweken in het geval Beter Wonen Vechtdal met een bedrijf een collectieve voordeelregeling is overeengekomen. Eventuele privé opdrachten aan een zakelijke relatie hebben altijd een marktconforme prijs, en worden altijd schriftelijk gevraagd aan de directeur-bestuurder. Toestemming kan alleen verleend worden op basis van een schriftelijke verklaring van geen bezwaar door de directeur-bestuurder aan de medewerker. De opdrachtverlening door Beter Wonen Vechtdal aan derden gebeurt zorgvuldig en transparant binnen de daarvoor geldende regels. In het bijzonder als het gaat om opdrachtverstrekking aan bedrijven waarin familieleden of bekenden werkzaam zijn in invloedrijke posities. Het verschaffen van voordelen aan derden op kosten van de woningcorporatie is uitgesloten. Bedrijfsmatige activiteiten uitoefenen met eigendommen van Beter Wonen Vechtdal doen we vanuit onze werkrelatie uitsluitend in onze werktijd en we sluiten hierbij werk voor eigen rekening of voor derden uit. Dit geldt ook voor het voordeel of voorrang regelen voor iedere individuele medewerker (of verwanten), waar het de dienstverlening van of namens Beter Wonen Vechtdal betreft. Voor alle nevenwerkzaamheden dient de medewerker vooraf schriftelijke toestemming te vragen aan de werkgever, zoals vastgelegd in de CAO Woondiensten. Medewerkers mogen onder geen voorwaarde activiteiten ontplooien die in concurrentie treden met de woningcorporatie. Beter Wonen Vechtdal sponsort alleen initiatieven die zijn toegestaan binnen wettelijke kaders en die het belang van Beter Wonen Vechtdal vertegenwoordigen en sluit hiermee persoonlijk belang van medewerkers evenals een organisatie waarbinnen een medewerker op enigerlei wijze beslissingsbevoegdheid heeft over de bestemming van sponsorgelden uit. (Relatie)geschenken Beter Wonen Vechtdal verstrekt haar medewerkers* onder geen beding persoonlijke leningen of financiële garanties. Eventuele verstrekte financiële voordelen voor of schenkingen aan medewerkers vallen onder het beloningsbeleid. Bij Beter Wonen Vechtdal nemen wij geen (relatie)geschenken aan. Geschenken voegen niets toe aan de goede werkrelatie die we met aannemers en leveranciers nastreven. Als een medewerker onverhoopt relatiegeschenken ontvangt van derden, dient de medewerker dit bij de directeur-bestuurder te melden. De directeurbestuurder zal vervolgens bepalen hoe met de verstrekking van het relatiegeschenk wordt omgegaan. Dit geldt ook voor het aannemen van geschenken in geld of goederen thuis. Deze worden altijd gemeld bij de leidinggevende. De directeurbestuurder bepaalt de bestemming van de bijdrage in geld of het geschenk. Wij gaan ervan uit dat onze relatie ervan op de hoogte is dat wij dit onacceptabel vinden. Mocht dit niet het geval zijn INTEGRITEITCODE 3
dan wordt de relatie hiervan alsnog op de hoogte gebracht. Uitnodigingen Het hebben en houden van een goede relatie met onze opdrachtnemers is belangrijk voor ons werk. En daar is tijd voor nodig. Uitnodigingen voor een zakelijke lunch, diners, seminars, excursies en evenementen kunnen daarom nuttig zijn op voorwaarde dat alle uitnodigingen worden gemeld en besproken met de leidinggevende. De leidinggevende maakt samen met de betreffende medewerker een inhoudelijke afweging en besteedt hierbij ook aandacht aan de kansen en risico's die het aannemen van die uitnodiging met zich meebrengt. Daarnaast wordt van geval tot geval afgewogen of de tegenwaarde van het aanbod binnen redelijke grenzen blijft en in logische verhouding is met de aard van het contact. Wanneer er sprake is van een duidelijke meerwaarde voor Beter Wonen Vechtdal (netwerk, verdiepen relatie tijdens uitvoering van het werk e.d.) kan de medewerker op de uitnodiging ingaan. Ook hier geldt dat we willen voorkomen dat een uitnodiging door wie dan ook zou kunnen worden opgevat als wederprestatie voor een gunst of een dienst. Dit betekent dat, als er ook maar de geringste twijfel bestaat over de gepastheid, het aanbod vriendelijk (maar beslist) afgewezen wordt. Elektronische media Bevoegd tot het uitwisselen van gegevens via e- mail, het bezoeken van internetsites en ook het downloaden van gegevens van internet, is iedereen die op grond van zijn/haar functie hiervoor toestemming heeft gekregen van de leidinggevende en een (persoonlijk) e-mail adres en toegang tot internet heeft gekregen via de netwerkbeheerder. De medewerker maakt alleen zelf gebruik van zijn/haar eigen toegang tot eigen elektronische media. De medewerker sluit de verbinding naar/van elektronische media bij het verlaten van de werkplek altijd af. De medewerker gebruikt elektronische media alleen voor zakelijk gebruik. Het is niet toegestaan vertrouwelijke informatie (alle informatie over klanten, personeel en ook bedrijfsgegevens waarvan je weet of behoord te weten dat deze alleen voor intern gebruik zijn) uit te wisselen. Het bezoeken/verspreiden/binnenhalen van dreigende, (seksueel) intimiderende, pornografische, racistische of daarmee gelijk te stellen uitingen, evenals het verspreiden /binnenhalen van afbeeldingen, kettingbrieven, screensavers of soortgelijke producties is niet toegestaan. Beter Wonen Vechtdal streeft naar een goede balans tussen controle op verantwoord e-mail en internetgebruik enerzijds en bescherming van de privacy van medewerkers op de werkplek anderzijds. Bij signalering of aanwijzingen met betrekking tot imagoschade voor Beter Wonen Vechtdal is de werkgever bevoegd dit te controleren. Bij het gebruik van gegevens verkregen via elektronische media, moet de medewerker er zorg voor dragen dat eventuele auteursrechten van derden worden nageleefd. Privézaken tijdens werktijd We voeren privételefoongesprekken thuis alsook het beantwoorden van onze privémail en het surfen op het web voor eigen doeleinden. Een uitzondering bij urgentie maken we als dit nodig is, waarbij we als uitgangspunt hanteren dat BETER WONEN VECHTDAL 4
privézaken ten koste gaan van de werktijd en dat we dit compenseren. Ten slotte Wanneer een medewerker, een leverancier of een externe relatie handelt in strijd met deze integriteitcode, dan beschouwen wij dat als een ernstige aangelegenheid. Afhankelijk van de ernst van de 'overtreding' zullen wij stappen ondernemen. Deze kunnen zich uitstrekken tot disciplinaire maatregelen tegen medewerkers of tot het verbreken van de samenwerking met een externe relatie of een leverancier. Mocht een medewerker van mening zijn dat er niet conform deze code gehandeld is dan verzoeken wij de medewerker dit te melden bij de medewerker personeelszaken of te melden volgens de procedure binnen de klokkenluidersregeling. *: in het kader van de Governancecode Woningcorporaties 2015 artikel 3.25 moet onder medewerkers ook worden verstaan directeurbestuurder en RvC. Deze brochure is met zorg samengesteld op basis van gegevens en tekeningen die zijn verstrekt door de betrokken partijen en die op dat moment beschikbaar waren. Wijzigingen die voortkomen uit bijvoorbeeld een gewijzigde constructie, eisen van de overheid en/of overige organisaties of instanties zijn voorbehouden. Aan de inhoud van deze brochure kunnen geen rechten worden ontleend. Hardenberg 2016 INTEGRITEITCODE 5