Reglement Centraal College van Deskundigen Besluit van het bestuur van de Stichting Brancheorganisatie Kalversector van 12 februari 2014 houdende de vaststelling van een reglement ter zake van het functioneren van het Centraal College van Deskundigen (Reglement Centraal College van Deskundigen ); Het bestuur van de Stichting Brancheorganisatie Kalversector; overwegende dat het bestuur van de Stichting Brancheorganisatie Kalversector in haar vergadering van 12 februari 2014, een Centraal College van Deskundigen IKB Vleeskalveren heeft ingesteld; overwegende dat ten behoeve van het functioneren van het Centraal College van Deskundigen IKB Vleeskalveren, een huishoudelijk reglement dient te worden vastgesteld; gelet op artikel 3, tweede lid, van de Algemene Voorwaarden Blanke Vleeskalveren en van de Algemene Voorwaarden Rosé Vleeskalveren (hierna AV IKB Vleeskalveren); Besluit Definities Artikel 1 Dit reglement neemt de terminologie over van de AV. Taken Artikel 2 1. Het Centraal College van Deskundigen IKB Vleeskalveren (hierna CCvD) voert de volgende taken uit: a) het CCvD legt gevraagd of ongevraagd voorstellen tot wijziging van de regeling IKB Vleeskalveren voor aan de regelinghouder. Overdracht van het beheer van de regeling IKB Vleeskalveren is hiervan uitdrukkelijk uitgezonderd; b) het CCvD houdt toezicht op de uitvoering van de werkzaamheden door de Certificerende Instanties (hierna CI s); c) het CCvD waarborgt de onafhankelijkheid en onpartijdigheid van de regeling IKB Vleeskalveren. Dit betreft de onpartijdigheid en de onafhankelijkheid van enerzijds de organisatorische, procedurele en inhoudelijke aspecten van de regeling IKB Vleeskalveren en anderzijds de onafhankelijkheid en onpartijdigheid van de CI s. 2. In het bijzonder wordt, ter uitvoering van het eerste lid, onder c, ten aanzien van de volgende onderwerpen indien van toepassing getoetst of voldaan wordt aan de norm NEN-EN-17065: a) het functioneren van de regeling IKB Vleeskalveren aan de hand van de periodieke rapportages (minimaal 1x per jaar) van de CI s over de uitgevoerde werkzaamheden, getoetst aan de eisen van NEN-EN-17065; b) het functioneren van de CI s aan de hand van periodieke rapportages (minimaal 1x per jaar) van de CI s, controles door of namens het CCvD en auditresultaten van de Raad voor Accreditatie; c) de voorgestelde eisen (beoordelingsrichtlijnen, systeemeisen, vakbekwaamheidseisen) en methoden van onderzoek die ten grondslag liggen aan de regeling IKB Vleeskalveren; 1
Reglement Centraal College van Deskundigen d) de voorgestelde frequentie, aard en plaats waarmee toetsingen of beoordelingen moeten worden herhaald om vast te stellen of bij voortduring aan de gestelde eisen wordt voldaan; e) de voorgestelde kwalificatie-eisen voor het certificatiepersoneel; f) het gebruik en de betekenis van het certificaat; g) het gebruik en de betekenis van bij certificatie te hanteren merken, te weten bij productcertificatie: bij bijlagen of toevoegingen (bijvoorbeeld afleverbonnen) op producten aan te brengen identificatiemerk; h) de voorgestelde eisen met betrekking tot de aard en inhoud van het certificatiesysteem; i) de door de regelinghouder vast te stellen criteria op grond waarvan wordt bepaald of de garanties waaraan een buitenlands bedrijf meent te voldoen minimaal gelijkwaardig zijn aan de garanties die de regeling IKB Vleeskalveren biedt; j) de door de regelinghouder vast te stellen criteria op grond waarvan wordt bepaald of een (buitenlands) kwaliteitszorgsysteem gelijk kan worden verklaard aan de regeling IKB Vleeskalveren; k) het resultaat van de vergelijkingsanalyse op basis van de in lid i en j genoemde criteria. 3. Het CCvD geeft een advies voor het vaststellen van de AV IKB Vleeskalveren. Indien in de AV IKB Vleeskalveren verwezen wordt naar documenten die deel uitmaken van de regeling IKB Vleeskalveren, dienen ook deze documenten van advies te worden voorzien door het CCvD. 4. Het CCvD kan ten aanzien van technisch inhoudelijke aspecten van de regeling IKB Vleeskalveren advies inwinnen bij de door haar ingestelde werkgroepen. 5. Het CCvD wijst de CI s aan die naar haar oordeel voldoen aan de voor deze instanties geldende acceptatievoorwaarden. 6. De gegevens van de CI s die overeenkomstig vijfde lid zijn aangewezen en met wie de regelinghouder een overeenkomst heeft gesloten, ter uitvoering van het toezicht op de naleving van de AV IKB Vleeskalveren, worden door de regelinghouder opgenomen in een openbaar register. 7. Het bestuur kan naar aanleiding van een door het CCvD uitgebracht advies als bedoeld in artikel 3, eerste lid onder a AV IKB, de volgende besluiten nemen: a) het advies wordt in zijn geheel overgenomen; b) het advies wordt aangepast en het CCvD wordt verzocht het advies te heroverwegen; c) het advies wordt in zijn geheel verworpen, waarna het CCvD een vernieuwd advies uitbrengt. 2
Reglement Centraal College van Deskundigen Samenstelling College Artikel 4 1. Het CCvD is samengesteld uit een voorzitter, maximaal 15 leden en 10 plaatsvervangende leden. De leden zijn vertegenwoordigers van belanghebbende groeperingen uit de desbetreffende sector die vanuit hun eigen expertise bijdragen aan de onafhankelijke en onpartijdige uitvoering van de taken van het college. 2. De voorzitter van het CCvD wordt benoemd door het bestuur. 3. De leden worden, op voordracht van de in bijlage 1 van dit document genoemde organisaties door het CCvD benoemd. Tevens benoemt het CCvD, op voordracht van de in de bijlage genoemde organisaties, voor ieder van de organisaties één plaatsvervangend lid. De leden en plaatsvervangende leden dragen er zorg voor dat alle van belang zijnde informatie op adequate wijze aan elkaar wordt overgedragen. Het CCvD stelt het bestuur schriftelijk in kennis van de benoemingen. 4. Het CCvD kan besluiten om aanvullende belanghebbende groeperingen in het CCvD op te nemen. Hierbij dient de evenredige vertegenwoordiging te worden behouden. 5. Door zitting te nemen in het CCvD conformeert een lid zich aan de inhoud van dit reglement en zal hij / zij zijn / haar functie overeenkomstig dit reglement uitoefenen. 6. De Stichting Brancheorganisatie Kalversector draagt zorg voor de vervulling van het secretariaat van het CCvD. 7. Het CCvD kan zich laten bijstaan door externe deskundigen of vertegenwoordigers van CI s, die dan optreden als adviserende leden. Het bepaalde bij of krachtens dit reglement is van overeenkomstige toepassing op voornoemde adviserende leden. Zittingsduur Artikel 5 1. De voorzitter en benoemde leden hebben zitting gedurende vier jaar; zij kunnen voor een zelfde periode worden herbenoemd. 2. De op voordracht van een in bijlage 1 van dit document genoemde organisatie benoemde leden hebben zitting, totdat de betrokken organisatie aangeeft deze vertegenwoordiging te willen wijzigen. Werkwijze Artikel 6 1. Het CCvD regelt zelfstandig haar werkwijze met inachtneming van dit reglement. 2. Het CCvD vergadert zo vaak als de voorzitter of tenminste drie leden dit wenselijk achten, doch tenminste twee maal per jaar. 3. Het CCvD streeft naar het bereiken van consensus over uit te brengen adviezen. 3
Reglement Centraal College van Deskundigen 4. Een lid van het CCvD kan, wanneer geen consensus wordt bereikt omtrent een bepaald onderwerp, een minderheidspositie innemen. Dit zal ook als zodanig worden gecommuniceerd aan de regelinghouder wanneer het advies wordt voorgelegd. 5. Het CCvD is bevoegd in afdelingen bijeen te komen met een gedeelte van de leden die betrokken zijn bij een bepaald onderwerp, zoals weergegeven in de bijlage. De andere leden zijn gerechtigd de vergadering van de afdeling bij te wonen. Deze afdelingen kunnen voorstellen en adviezen formuleren en deze ter beoordeling voorleggen aan het CCvD. 6. Een lid kan bij verhindering een ander lid schriftelijk machtigen om namens hem te stemmen. Een lid mag niet meer dan één volmacht hebben. Tenzij de vergadering met algemene stemmen anders besluit, geschieden stemmingen over personen schriftelijk en over andere zaken mondeling. 7. Er wordt besloten bij gewone meerderheid van stemmen, in een vergadering waarin tenminste de helft van het aantal leden aanwezig is. Bij staking van de stemmen wordt het voorstel verworpen. Ingeval het vereiste aantal stemgerechtigde leden niet aanwezig is, kan in een volgende vergadering een beslissing over de in de eerste vergadering aan de orde gestelde agendapunten worden genomen, ongeacht het aantal aanwezige leden. 8. Het CCvD kan buiten vergadering besluiten, mits het voorstel in overleg met de voorzitter schriftelijk aan alle leden ter kennis is gebracht en een meerderheid van de leden zich schriftelijk daarmee akkoord heeft verklaard. De secretaris ziet erop toe dat van alle leden een reactie is ontvangen. De secretaris doet aan alle leden onverwijld mededeling omtrent het besluit. 9. De secretaris roept het CCvD bijeen met inachtneming van een termijn van twee weken. De bijeenroeping geschiedt door een schriftelijke mededeling, welke de agenda bevat. Daarbij maakt hij duidelijk of het gaat om een vergadering van het voltallige CCvD of van een afdeling. Na ontvangst van een verzoek tot vergadering, als in het eerste lid bedoeld, is de secretaris verplicht binnen vier weken het CCvD bijeen te roepen, tenzij in overeenstemming met degenen die om de vergadering hebben verzocht een latere datum wordt afgesproken. 10. De secretaris maakt een verslag; hetgeen wordt goedgekeurd in de eerstvolgende vergadering. In de vergadering hebben alle leden één stem; de voorzitter en de secretaris hebben geen stemrecht alleen een adviesrecht. 11. De voorzitter, het secretariaat, de leden alsmede de plaatsvervangers van genoemde personen en de adviserende leden zijn verplicht tot geheimhouding van alle informatie of aangelegenheden ten aanzien waarvan het CCvD of de voorzitter geheimhouding heeft opgelegd, en tot geheimhouding van alle tot hen, in het kader van hun functie als voornoemd, gekomen informatie waarvan zij het vertrouwelijk karakter begrijpen of moeten begrijpen. Hiertoe dienen zij bij het aanvaarden van hun functie binnen het CCvD een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen. 12. Indien een lid of adviserend lid van het CCvD in strijd met het in artikel 4, zesde lid bepaalde, handelt, kan dit lid door de voorzitter na overleg met het CCvD geschorst of ontslagen worden. Een zodanige beslissing wordt niet genomen, dan nadat de betrokkene in de gelegenheid is gesteld zich ter zake te verantwoorden. 4
Reglement Centraal College van Deskundigen Slotbepalingen Artikel 7 1. Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement Centraal College van Deskundigen IKB Vleeskalveren 2008. 2. Dit reglement is gestart op 1 januari 2008. Voor het bestuur, H.W.A. Swinkels Voorzitter a.i. 5
Reglement Centraal College van Deskundigen Bijlage 1: Samenstelling CCvD Regeling 1. Onafhankelijke voorzitter 2. Secretaris Secretariaat CCvD 3. Leden a) Centrale Organisatie voor de Vleessector; 3 leden en 2 plaatsvervangend leden; b) LTO Nederland; 3 leden en 2 plaatsvervangend leden; c) Nevedi: 3 leden en 2 plaatsvervangend leden; d) KNMvD: 1 lid en 1 plaatsvervangend lid; e) Vee&Logistiek Nederland: 1 lid en 1 plaatsvervangend lid. f) Stichting N.M.Z. Kalvergroep: 1 lid en 1 plaatsvervangend lid. 4. Adviseur(s) Vertegenwoordiger en plaatsvervangend lid van de Certificerende Instanties. 6