Communicatieplan 2018-2020 Auteur : G. van de Velde Pagina 0 van 4
Communicatie betreffende de CO2 footprint en het CO2 reductieprogramma. 1. Inleiding. Dit communicatieplan is een bijlage bij het Energiemanagement Programma van de Van den Pol Groep b.v. Binnen het CO2 footprint programma onderneemt de Van den Pol Groep b.v. een aantal initiatieven en acties om de CO2-emissies te verminderen, zowel binnen de eigen bedrijfsvoering als binnen de sectoren waarin de Van den Pol Groep b.v. actief is. In de hele sector en in de keten zijn verschillende mogelijkheden om energiebesparing, en dus reductie van de CO2-emissies, te realiseren. Dit communicatieplan beschrijft de acties die de Van den Pol groep b.v. onderneemt om de CO2-emissies van het bedrijf, de CO2-reducerende maatregelen en doelstellingen transparant te maken. Bij de communicatie wordt bewust gekozen niet alléén de nadruk te leggen op eigen verantwoordelijkheid richting het klimaat. De van den Pol groep b.v. hecht er waarde aan dat alle betrokkenen in de keten oog hebben voor het afwegen van en het maken van keuzes om zo de balans tussen de belangen van de mens, het bedrijf en de omgeving zuiver en goed te kunnen maken. Dit vraagt goede en betrouwbare informatieoverdracht om voor elke situatie een bewuste afweging te kunnen maken. Bij dit Communicatieplan zit als bijlage een communicatie matrix waarin voor het actuele jaar een planning is opgenomen wie wat waarover op welk moment geïnformeerd wordt over beleid en uitvoering van het actuele Energie Management Plan (EMP) van de Vanden Pol Groep b.v. 2. Communicatiedoelen. Informeren van interne en externe stakeholders over CO2-footprint van de Van den Pol Groep b.v. en hoe zij een bijdragen kunnen leveren aan de reductie doelstellingen van de Van den Pol Groep b.v. Bewustwording creëren bij alle medewerkers van de Van den Pol Groep b.v.. In- en extern rapporteren over de voortgang c.q. resultaten van de emissie-inventaris en reductiedoelstellingen. Informeren van interne en externe doelgroepen over de gerealiseerde en de toekomstige inspanningen welke de van den Pol Groep b.v. zal realiseren om de CO2-emissies te reduceren. 3. Interne communicatie energieprestaties. Van den Pol communiceert met al haar medewerkers over de voortgang en de te realiseren doelstellingen betreffende het CO2 reductie beleid. De te volgen communicatie kanalen / middelen zijn: Personeelsbijeenkomsten / monteursvergaderingen Elk jaar worden per businessunit monteursvergaderingen gepland. Hierbij zijn de voortgang en reductiedoelstellingen een vast agenda punten Auteur : G. van de Velde Pagina 1 van 4
Interne nieuwsbrief (=lichtflits). 2 x per jaar worden alle medewerkers middels een nieuwsbrief (= de Lichtflits) op de hoogte gehouden van de stand van het energie management plan van de Van den Pol Groep b.v. Hierin wordt onder andere aandacht gegeven aan de genomen maatregelen en de actuele status omtrent de CO2 uitstoot Nieuwsflitsen. Nieuwsflitsen worden gepubliceerd op het Intranet en interne publicatie schermen. Bedrijfsmagazine Puls. 2x per jaar worden onze relaties geinformeerd via ons magazine Puls. Hierin zullen aandacht besteden aan onze duurzame inspanningen binnen onze eigen organisatie en op gerealiseerde projecten. Toolboxmeetings en andere (werk)overleggen. Tijdens toolboxmeetings en andere (werk)overleggen wordt aandacht besteed aan duurzaamheid en bijvoorbeeld de het energiebeleid en de reductiedoelstellingen. Doel hiervan is vooral om bewustzijn te kweken over het belang van duurzaamheid (CO2-reductie in het bijzonder) en de mogelijkheden om hieraan bij te dragen. 4. Belanghebbende voor interne- en externe communicatie energieprestaties. Pers/media Dit zijn vooral de Elektrotechnische vakbladen Opdrachtgevers Voor de Van den Pol Groep zijn dit voornamelijk; directe opdrachtgevers, aannemers en adviseurs. Leveranciers Deze doelgroep is belangrijk vooral als het gaat om leverantie van materiaal en materieel op huisadres en projectlocaties. De Van den Pol Groep bekijkt met haar vaste huisleveranciers hoe met elkaar de emissie uitstoot kan worden verlaagd Sectororganisaties. Relevante sectoren voor de Van den Pol groep zijn DGC en Uneto-VNI Inleners, ZZP-ers stagiaires en studenten. Eigen personeel. Websites De website www.vandenpol.com zal ruimte vrijmaken om de CO2 prestaties openbaar te maken. Daarnaast heeft van den pol speciaal voor PV-systemen de website www.solarmodules.nl. Hier vindt Auteur : G. van de Velde Pagina 2 van 4
u als klant / gebruiker alle benodigde informatie welke u nodig heeft om u goed te laten informeren over de pv-system. Persberichten en nieuwsberichten De Van den Pol Groep B.V. verzorgt / verstrekt met regelmaat, of laat deze verzorgen, meer vakinhoudelijke publicaties voor vakbladen die ook ingaan op milieu en CO2. Brochures/magazines Voor het onderwerk duurzaamheid zijn specifieke brochures opgezet en verkrijgbaar voor alle relaties 5. Verantwoordelijkheden. De directie is verantwoordelijk op het toezien dat de communicatie zoals omschreven in dit communicatieplan vorm krijgt. De facilitair medewerker ziet erop toe dat interne en externe steak-holders relevante informatie ontvangen. Deze medewerker bewaakt de frequentie van de communicatie-uitingen en houdt dit bij in een overzicht. Auteur : G. van de Velde Pagina 3 van 4
6. Communicatieplanning. Actie Intern Extern Verantw. Jan Febr Mrt. Apr. Mei Juni Juli Sept. Okt Nov Pol magazine X X MT / FAC X X Internet / website / Persberichten X X MT / FAC X X MT / BU overleg / werkoverleg X MT / BUL X Werkoverleg X HB / PL X X Energiemanagmentsysteem X X HB X Energieaudit X X HB X Communicatieplan X X HB X CO2 Footprint rapportage X X HB X X Toolboxmeeting X X PL X X Werkplekinspecties X X PL X X Verkregen gunningsvoordeel bij project X X HB / FAC X X Versie 11-1-2018 Auteur : G. van de Velde Pagina 4 van 4