Bindend verklaard door het SKG-bestuur d.d. 01-07-2011 Uitgave SKG Nadruk verboden
Pagina 2. dd. 2011-07-01 ALGEMENE INFORMATIE In dit SKG Reglement zijn de voorwaarden vastgelegd waaronder een managementsysteemcertificaat (zoals ISO 9001 en VCA) wordt afgegeven. Naast de procedure voor de behandeling van een aanvraag en de instandhouding van een kwaliteitsverklaring, zijn in dit Reglement ook zaken als inspraak, deskundigheid, onpartijdigheid en mogelijkheden van beroep vastgelegd. In deze Reglementen is de gehanteerde werkwijze vastgelegd bij de uitvoering van het onderzoek voor het verkrijgen en in stand houden van een kwaliteitsverklaring. SKG is overeenkomstig NEN-EN 45011 (C003) en NEN-EN-ISO/IEC 17021 (C079) erkend door de Raad voor de Accreditatie (RvA), voor de certificatiesystemen: - Attestering - Productcertificatie - Procescertificatie - Managementsysteemcertificatie - Veiligheidssysteemcertificatie SKG is voor haar laboratoriumactiviteiten overeenkomstig NEN-EN-ISO/IEC 17025 (L406) erkend door de Raad voor de Accreditatie (RvA) voor diverse verrichtingen op het gebied van gebouwomhulling, gevelelementen, hang- en sluitwerk en glas. SKG is Notified Approval Body voor CE-markering en genotificeerd onder nummer 0960. Op grond van dit Reglement, kan SKG voor producten in het werkterrein van SKG ook een EG-conformiteitscertificaat verlenen. Daarbij wordt een overeenkomst gesloten voor het uitvoeren van regelmatige controle in de fabriek (de zogenoemde factory-productioncontrol ). Een en ander conform annex ZA van de desbetreffende Europees geharmoniseerde productnorm Dit SKG Reglement vervangt het SKG Reglement Veiligheidsbeheersysteemcertificatie (uitgave 08-07-2008 incl. wijzigingen d.d. 20-08-2008) en het SKG Reglement Kwaliteitssysteemcertificatie (uitgave 08-07-2008 incl. wijzigingen d.d. 20-08-2008) en treedt zonder overgangstermijn per d.d. 01-07-2011 in werking. 2011 SKG Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of enig andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Onverminderd berusten alle rechten bij SKG. Het gebruik van deze Reglementen door derden, voor welk doel dan ook, is uitsluitend toegestaan nadat een schriftelijke overeenkomst met SKG is gesloten waarin het gebruiksrecht is geregeld. Bindend verklaring Dit Reglement is door het Bestuur van SKG bindend verklaard per 01-07-2011. SKG Nieuwe Kanaal 9f Postbus 362 6700 AJ Wageningen Telefoon 0317-421720 Fax 0317-421677 Internet www.skg.nl Email info@skg.nl
Pagina 3. dd. 2011-07-01 INHOUDSOPGAVE ALGEMENE INFORMATIE 2 INHOUDSOPGAVE 3 AFDELING 1 ALGEMENE BEPALINGEN 4 ARTIKEL 1.1 TERMINOLOGIE 4 ARTIKEL 1.2 BEOORDELINGSGRONDSLAG 5 ARTIKEL 1.3 CERTIFICATIEMODULE 5 ARTIKEL 1.4 AANSPRAKELIJKHEID EN GEHEIMHOUDING 5 ARTIKEL 1.5 INFORMATIEVERSTREKKING 5 ARTIKEL 1.6 BEWAARTERMIJN VAN AUDITRAPPORTEN 5 ARTIKEL 1.7 GEBRUIK EN PUBLICATIE VAN EEN KWALITEITSVERKLARING 5 ARTIKEL 1.8 MEDEWERKING EN ZORG VOOR DE VEILIGHEID BIJ DE UITVOERING VAN WERK 6 ARTIKEL 1.9 KLACHTEN 6 ARTIKEL 1.10 PROCEDURE VOOR BEZWAAR EN BEROEP 6 ARTIKEL 1.11 BETALINGSVERPLICHTINGEN 7 ARTIKEL 1.12 TIJDSBESTEDING 7 AFDELING 2 AANVRAAGPROCEDURE VOOR EEN KWALITEITSVERKLARING 8 ARTIKEL 2.1 CRITERIA VOOR DE ACCEPTATIE VAN EEN AANVRAAG 8 ARTIKEL 2.2 DE AANVRAAGPROCEDURE 8 ARTIKEL 2.3 HET AUDITTEAM 9 ARTIKEL 2.4 HET CERTIFICATIEONDERZOEK 9 ARTIKEL 2.4.1 DE 1 E FASE AUDIT 9 ARTIKEL 2.4.2 DE 2 E FASE AUDIT 9 ARTIKEL 2.5 BEOORDELING EN BESLISSING OP DE AANVRAAG 10 ARTIKEL 2.6 DE OVEREENKOMST 10 ARTIKEL 2.7 AFGIFTE EN RECHTEN TOT HET VOEREN VAN DE KWALITEITSVERKLARING 10 ARTIKEL 2.8 MERKGEBRUIK 11 AFDELING 3 INSTANDHOUDING VAN DE OVEREENKOMST 12 ARTIKEL 3.1 PERIODIEKE CONTROLES 12 ARTIKEL 3.2 HER-BEOORDELINGSAUDIT 12 ARTIKEL 3.3 RAPPORTAGE EN WEGING VAN VASTGESTELDE WAARNEMINGEN 12 ARTIKEL 3.4 HET TREFFEN VAN CORRIGERENDE MAATREGELEN OP WAARNEMINGEN 13 ARTIKEL 3.5 DE HER-AUDIT 13 ARTIKEL 3.6 OPNIEUW AANVRAGEN VAN EEN KWALITEITSVERKLARING 13 ARTIKEL 3.7 MAATREGELEN EN SANCTIES BIJ MISBRUIK VAN DE KWALITEITSVERKLARING 14 ARTIKEL 3.8 OVERLOPENDE ACTIVITEITEN BIJ PRODUCT- EN/OF PROCESCERTIFICATIE 14 ARTIKEL 3.9 BEËINDIGING VAN DE OVEREENKOMST 14 ARTIKEL 3.10 SLOTBEPALINGEN 14 BIJLAGEN 16
Pagina 4. dd. 2011-07-01 AFDELING 1 ALGEMENE BEPALINGEN ARTIKEL 1.1 TERMINOLOGIE In dit Reglement wordt verstaan onder: SKG : SKG, ingeschreven in het register van de Kamer van Koophandel te 's-gravenhage, nr.: S 41149 617. Aanvrager : Rechtspersoon, die schriftelijk heeft verzocht in aanmerking te komen voor een kwaliteitsverklaring van SKG. Beoordelingsgrondslag : De beoordelingsgrondslag voor de afgifte van een kwaliteitsverklaring is de VGM-checklist Aannemers (VCA), NEN-EN-ISO 9001, NEN-EN-ISO 14001 of OHSAS 18001. Contractant : Houder van een kwaliteitsverklaring bij SKG. Certificatieschema : Alle activiteiten, procedures en regels met betrekking tot de certificatie van een managementsysteem. Reglement : SKG Reglement Managementsysteemcertificatie 2011. Merktekens : Een merkteken waarmee een bedrijf geïdentificeerd kan worden zoals de merktekens van SKG. Kwaliteitsverklaring : Een op basis van een beoordelingsgrondslag voor managementsysteemcertificatie afgegeven kwaliteitsverklaring. Waarneming : Afwijking ten opzichte van de beoordelingsgrondslag voor managementsysteemcertificatie.
Pagina 5. dd. 2011-07-01 ARTIKEL 1.2 BEOORDELINGSGRONDSLAG De beoordelingsgrondslag voor de afgifte van een kwaliteitsverklaring is de VGM-checklist Aannemers (VCA), NEN-EN- ISO 9001, NEN-EN-ISO 14001 of OHSAS 18001. Deze beoordelingsgrondslagen zijn niet in het beheer van SKG vallen derhalve dan ook niet onder een College van Deskundigen van SKG. ARTIKEL 1.3 CERTIFICATIEMODULE De certificatiemodule beschrijft de controlesystematiek (zoals de keuringsfrequentie) behorend bij het certificatieschema en is opgenomen of wordt aangestuurd vanuit de desbetreffende beoordelingsgrondslag of accreditatienorm (NEN-EN-ISO 17021). ARTIKEL 1.4 AANSPRAKELIJKHEID EN GEHEIMHOUDING De afgifte van een kwaliteitsverklaring leidt nimmer tot ontslag of beperking van de aansprakelijkheid van de contractant jegens derden voor de kwaliteit van de door de contractant geleverde producten en/of diensten, waarop de kwaliteitsverklaring betrekking heeft. SKG voert slechts werkzaamheden uit onder de uitdrukkelijke voorwaarde dat de opdrachtgever, de aanvrager en/of de contractant afstand doet van ieder recht op aansprakelijkstelling en/of schadevergoeding en zich verplicht tot vrijwaring van SKG tegen alle aanspraken en schadevorderingen van derden. SKG heeft zich Reglementair en statutair verplicht tot geheimhouding over alles dat haar in het kader van onderzoek ten behoeve van de uitvoering van de certificatieopdracht vertrouwelijk ter beschikking wordt gesteld, alsmede over alles dat uit rapportages kan worden afgeleid en waarvan vertrouwelijke behandeling moet worden aangenomen. SKG zal niet dan zonder uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming van de aanvrager en/of contractant teksten uit documenten voor een ander doel gebruiken als waarvoor documenten aan SKG ter beschikking werden gesteld. ARTIKEL 1.5 INFORMATIEVERSTREKKING SKG verstrekt aan een ieder die daarom verzoekt de nodige informatie over het door SKG gehanteerde certificatieschema en een overzicht van houders van door SKG afgegeven kwaliteitsverklaringen. SKG verstrekt aan de aanvrager en/of contractant de nodige informatie en bovendien de tarieven zoals SKG die, voor het uitvoeren van werkzaamheden in het kader van de certificatieregeling, berekent. Tarieven gelden alleen voor het jaar van uitgifte zoals dit op het tarievenblad is vermeld en worden jaarlijks vastgesteld door het bestuur van SKG. ARTIKEL 1.6 BEWAARTERMIJN VAN AUDITRAPPORTEN SKG zal alle documenten en rapporten, verband houdende met de uitvoering van certificatieactiviteiten, ten minste bewaren voor een termijn van 5 jaren, c.q. tot 5 jaren na de vervaldatum als vermeld op het kwaliteitssysteemcertificaat waarop bedoelde rapporten en documenten betrekking hebben. Na bedoelde bewaartermijn zullen bedoelde documenten en rapporten vernietigd worden. ARTIKEL 1.7 GEBRUIK EN PUBLICATIE VAN EEN KWALITEITSVERKLARING De door SKG afgegeven kwaliteitsverklaringen mogen slechts woordelijk en in hun geheel voor publiciteitsdoelen worden gebruikt. Elke andere vorm van publicatie dient te geschieden onder de schriftelijke toestemming van SKG. SKG is gerechtigd om het verlenen of intrekken van een door SKG afgegeven kwaliteitsverklaring, onder vermelding van naam- en adresgegevens van de desbetreffende contractant te publiceren in geëigende media. SKG draagt zorg voor publicatie van de door SKG afgegeven geldige kwaliteitsverklaringen op de website van de beheerder van de beoordelingsgrondslag en/of de website van SKG: www.skg.nl.
Pagina 6. dd. 2011-07-01 ARTIKEL 1.8 MEDEWERKING EN ZORG VOOR DE VEILIGHEID BIJ DE UITVOERING VAN WERK De aanvrager en/of contractant draagt zorg voor een correcte introductie van de SKG-medewerkers op alle plaatsen en afdelingen waarop de werkzaamheden in het kader van certificatie plaatsvinden. SKG medewerkers zullen zich bij de aanvrager en/of contractant of diens gemachtigde melden alvorens gestart wordt met de werkzaamheden. Deze verplicht zich de noodzakelijke (veiligheids-) maatregelen te treffen, zodat de veiligheid van SKG-medewerkers gewaarborgd is. ARTIKEL 1.9 KLACHTEN Indien er bij SKG een melding gedaan wordt van een klacht over een contractant zal SKG daarvan direct melding maken bij de betreffende contractant. Wanneer bij SKG klachten gemeld worden die verband houden met certificatie bij SKG, heeft SKG het recht om extra controlebezoeken uit te voeren danwel de klachten op kosten van ongelijk te onderzoeken ter bescherming van de door SKG verleende rechten. Wanneer uit onderzoek van klachten blijkt, dat klachten terug te voeren zijn op een onjuist of gebrekkig functioneren van het kwaliteitssysteem van de contractant, zal SKG corrigerende maatregelen van contractant eisen. Van de contractant zal gevraagd worden om over de te treffen vereiste corrigerende maatregelen aan SKG te rapporteren. De effectiviteit van corrigerende maatregelen zal bij gelegenheid van het eerstvolgende reguliere controlebezoek door SKG geverifieerd worden. Indien uit het onderzoek blijkt dat de klacht gegrond is en wanneer blijkt dat binnen redelijke termijnen, als te bepalen door SKG, geen genoegdoening aan de klager verschaft wordt leidt dit tot het intrekken van de kwaliteitsverklaring en tot beëindiging van de overeenkomst. Ook kan na herhaalde schriftelijke waarschuwing een zonder gerechtelijke tussenkomst door SKG nader te bepalen boete worden opgelegd, tot een maximum belang als in de overeenkomst bepaald. Identificatie en merktekens mogen gedurende de periode dat de kwaliteitsverklaring ingetrokken is, niet op producten worden aangebracht. Indien SKG de klacht ongegrond acht, zal SKG de klacht gemotiveerd afwijzen. Indien de klacht door SKG als ongegrond wordt afgewezen, maar de klager in zijn bezwaar volhardt, kan het geschil worden beslist door bindend advies. De kosten voor extra controlebezoeken worden de contractant overeenkomstig het door SKG gehanteerde tarievenblad in rekening gebracht. ARTIKEL 1.10 PROCEDURE VOOR BEZWAAR EN BEROEP Tegen een uitspraak van SKG kan een belanghebbende bezwaar aantekenen bij SKG. SKG zal een bezwaarschrift binnen 30 dagen in behandeling nemen en hierover de appellant informeren. SKG zal, wanneer dit noodzakelijk blijkt, een onderzoek instellen en gemotiveerd op het bezwaarschrift reageren. Indien het bezwaar wordt afgewezen en de aanvrager in zijn bezwaar volhardt, zal het geschil worden beslist door bindend advies. De te benoemen adviseur voor bindend advies dient afhankelijk van de aard van het bezwaar ofwel een beëdigd jurist ofwel een vakdeskundige te zijn. De adviseur voor bindend advies zal in overleg tussen de aanvrager en de SKG worden benoemd. De adviseur voor bindend advies zal in voor beide partijen bindend advies naar billijkheid uitspraak doen. Indien tussen de partijen geen overeenstemming over de te benoemen persoon kan worden bereikt, zal voor bindend advies beroep worden gedaan op de Commissie van Arbitrage van de thans geheten Stichting Raad van Arbitrage voor Metaalnijverheid en Handel, gevestigd te 's-gravenhage. Van de vigerende statuten van de Stichting Raad van Arbitrage zal een exemplaar aan contractant op eerste verzoek worden toegezonden. De kosten aan het bindend advies verbonden, zijn voor rekening van de aanvrager, tenzij de bindend adviseur zulks geheel of gedeeltelijk kennelijk onredelijk oordeelt. SKG zal er voor zorgen, dat de uitslag op bindend advies binnen een termijn van 2 maanden nadat een beroep in behandeling werd genomen en een adviseur voor bindend advies werd benoemd, bekend zal worden gesteld. Onder opgave van redenen kan deze termijn in overleg met de appellant en adviseur voor bindend advies worden verlengd.
Pagina 7. dd. 2011-07-01 Wanneer tegen een uitspraak van SKG een beroep wordt ingesteld, is SKG gehouden om daarvan de beheerder van de grondslag in kennis te stellen en deze in de beroepsprocedure te betrekken. ARTIKEL 1.11 BETALINGSVERPLICHTINGEN De tarieven van SKG zijn gebaseerd op een door het bestuur van SKG, voor het betreffende jaar, vastgesteld tarievenblad. Van elke verrichting die volgens overeenkomst door SKG wordt uitgevoerd, zullen de kosten aan de aanvrager en/of contractant in rekening worden gebracht, conform de offerte en/of de vastgestelde tarieven. Dit met inachtneming van de door SKG gehanteerde en op de factuur vermelde betalingsvoorwaarden. Negatieve beoordeling of Reglementaire afwijzing van de aanvraag laat iedere verplichting tot betaling volgens overeenkomst onverlet. Indien SKG-medewerkers bij een bezoek geen werkzaamheden kunnen verrichten, omdat onvoldoende documenten, informatie, assistentie en/of begeleiding beschikbaar kan zijn, heeft de aanvrager en/of contractant de verplichting om SKG hierover tijdig te informeren. Wanneer door nalatigheid van de zijde van de aanvrager en/of contractant bij een tevoren aangekondigd bezoek geen activiteiten verricht konden worden, worden de aanvrager en/of contractant de kosten in rekening gebracht. Beëindiging van de overeenkomst laat betalingsverplichtingen van de contractant onverlet. Wanneer betalingen niet binnen de gestelde betalingstermijn aan SKG werden verricht, is SKG gerechtigd de overeenkomst als ontbonden te beschouwen, zonder verlies van enig recht op vordering, in of buiten rechte. Tevens zal SKG in voorkomend geval het recht hebben om betaling te vorderen, vermeerderd met de wettelijke rente als door de Nederlandse bank vastgesteld en voorts betaling van alle kosten wegens de door inning van de vordering veroorzaakte gerechtelijke en/of buitengerechtelijke kosten. ARTIKEL 1.12 TIJDSBESTEDING SKG is verplicht om tijdens de audits voor managementsysteemcertificatie alle noodzakelijke werkzaamheden te verrichten in overeenstemming met de in ISO/IEC 17021 gestelde eisen en de richtlijnen in de interpretatiedocumenten zoals gepubliceerd door IAF. SKG hanteert voor de uitvoering van de audit de voorgeschreven tijdsbestedingen, overeenkomstig de door de IAF opgestelde richtlijnen.
Pagina 8. dd. 2011-07-01 AFDELING 2 ARTIKEL 2.1 AANVRAAGPROCEDURE VOOR EEN KWALITEITSVERKLARING CRITERIA VOOR DE ACCEPTATIE VAN EEN AANVRAAG SKG hanteert de volgende voorwaarden voor het al dan niet in behandeling nemen van een aanvraag voor managementsysteemcertificatie: a) De aanvraag dient aan SKG te worden gericht met het aanvraagformulier conform het model in bijlage I; b) De aanvrager dient te zijn een zelfstandige rechtspersoon, die aantoonbaar verantwoordelijke is en/of als rechtstreeks belanghebbende is aan te merken voor de juiste werking van een kwaliteitssysteem, gericht op het leveren van diensten, respectievelijk het voortbrengen van producten. c) SKG neemt alleen volledig ingevulde en ondertekende aanvraagformulieren in behandeling; d) SKG behoudt zich het recht voor, om de behandeling van aanvragen voor werkterreinen waarvoor zij zich niet deskundig acht af te wijzen; e) SKG behoudt zich het recht voor, om wanneer een overeenkomst met aanvrager tussentijds Reglementair werd beëindigd, een nieuwe aanvraag van de betreffende aanvrager niet eerder dan na een half jaar nadat dat de overeenkomst werd beëindigd, in behandeling te nemen; f) De aanvrager is ermee bekend en akkoord dat de, door de beheerder van de grondslag bepaalde, certificatiemodule bindende voorwaarde is voor de kwaliteitsverklaring; g) De aanvrager zal verklaren, dat gedurende de uitvoering van het certificatieonderzoek bij geen andere certificatieinstelling een vergelijkbare aanvraag zal worden gedaan, c.q. dat niet een andere vergelijkbare certificatieregeling Reglementair werd beëindigd korter dan een half jaar voor de datum van de aanvraag; h) De aanvrager ermee bekend is en ermee instemt, dat de afgifte van een kwaliteitsverklaring zich dient te betrekken op alle relevante bepalingen in de beoordelingsgrondslag, welke in overeenstemming zijn met de scope van certificatie; i) De aanvrager verstrekt gedurende de looptijd van de overeenkomst op aanvraag om niet een exemplaar van het bewaakte managementsysteem; j) De aanvrager meldt wijzigingen in het managementsysteem direct schriftelijk aan SKG; k) De aanvrager mag in geen geval de onpartijdigheid of onafhankelijkheid van SKG in het geding brengen; l) De auditor van SKG heeft tot 2 jaar voor indiening van de aanvraag geen (adviserende) binding gehad met de aanvrager. SKG beslist binnen circa 2 weken na ontvangst van de aanvraag of deze ontvankelijk is of niet. Afwijzing van de aanvraag gebeurt onder opgave van reden(-en). De aanvrager zal bij afwijzing op zo kort mogelijke termijn gemotiveerd op de hoogte worden gesteld. In twijfelgevallen kan de beslissing in overleg met de aanvrager met ten hoogste 30 dagen worden uitgesteld, tenzij de aanvrager akkoord kan gaan met een langere termijn. ARTIKEL 2.2 DE AANVRAAGPROCEDURE Op verzoek verstrekt SKG ter informatie en voor behandeling van een aanvraag de nodige gegevens zoals: a) een aanvraagformulier; b) een exemplaar van dit Reglement; c) een offerte voor het uitvoeren van het certificatie- en/of attesteringsonderzoek. Een offerte is, voor zover dit in de offerte niet anders is bepaald, 3 maanden geldig. SKG acht zich uitsluitend gehouden om werkzaamheden als geoffreerd uit te voeren, als daarvoor binnen de hiervoor gestelde termijn uitvoering van de werkzaamheden conform offerte schriftelijk aan SKG werden opgedragen. Door het indienen van een geldig ondertekend aanvraagformulier verklaard de aanvrager zich akkoord met de inhoud van de offerte en dit SKG Reglement. De aanvrager verbindt zich daardoor tevens tot het nakomen van de betalingsverplichtingen voor het in behandeling nemen van een aanvraag. Indien de aanvraag voldoet aan de gestelde voorwaarden zal gestart worden met het certificatieonderzoek.
Pagina 9. dd. 2011-07-01 ARTIKEL 2.3 HET AUDITTEAM Voorafgaand aan een audit zal SKG de samenstelling van het auditteam kenbaar maken bij de aanvrager. De aanvrager heeft het recht om tegen de benoeming bezwaren aan te voeren. Indien bezwaren gerechtvaardigd zijn, zal SKG in overleg met aanvrager een andere auditor voor deze functie voordragen. Het auditteam bestaat ten minste uit één persoon. Bij benoeming van een auditteam van meerdere personen zullen de taken op aanwijzing van de lead-auditor worden verdeeld. De lead-auditor is als rapporteur verantwoordelijke voor de inhoud van de eindrapportage. De taken van het auditteam zijn: - Het opstellen van de auditplanning; - Het onderzoeken en toetsen van de documentatie aan de toepasselijke eisen; - Het rapporteren over de inhoud van in de documentatie gevonden waarnemingen aan geauditeerde; - Het uitvoeren van de audit, waaronder het brengen van bezoeken aan projectlocaties, het bepalen van de toepasselijke NACE-code en het vaststellen van de scope; - Het rapporteren over aangetroffen waarnemingen aan geauditeerde en na beoordeling vaststellen of deze door getroffen corrigerende maatregelen adequaat werden opgeheven; - Het binnen 3 maanden na de aanvang verzorgen van de eindrapportage, met de conclusie over de mate waarin het managementsysteem aan de gestelde eisen voldoet, alsmede een aanbeveling over het al dan niet verlenen van het certificaat. Indien bij de uitvoering van een audit waarnemingen zijn vastgesteld dien van zodanige aard zijn dat daardoor de continuïteit van het certificaat in het geding is gekomen, dient SKG ten behoeve van de objectiviteit bij een volgende audit zorg te dragen voor benoeming van een andere auditor. Auditors mogen nimmer zonder de uitdrukkelijke toestemming van vertegenwoordiger(s) van de geauditeerde zich ophouden in ruimten die niet voor publiek toegankelijk zijn. ARTIKEL 2.4 HET CERTIFICATIEONDERZOEK ARTIKEL 2.4.1 DE 1 E FASE AUDIT Na ontvangst van het aanvraagformulier en de bijbehorende bescheiden zal SKG aanvangen met de uitvoering van de 1 e fase audit. De 1 e fase audit heeft ten doel om inzicht te verkrijgen in het door de aanvrager gehanteerde managementsysteem op de scope van de aanvrager. Daarnaast wordt nagegaan in hoeverre het gedocumenteerde managementsysteem de volgens de grondslag vereiste elementen bevat en geïmplementeerd is. Aan de hand van resultaten van de 1 e fase audit wordt vastgesteld, of de aanvrager beschikt over een werkend managementsysteem waarin behalve de periodieke uitvoering van de interne audit(s) ook een directiebeoordeling wordt gepland en uitgevoerd. Daarnaast wordt vastgesteld of er een redelijke kans bestaat, dat de aanvrager er in slaagt om binnen 3 maanden na de start van de 2 e fase audit in aanmerking te komen voor het certificaat. Indien dit niet het geval is, wordt de aanvrager geadviseerd om de procedure voor het houden van de 2 e fase audit uit te stellen. ARTIKEL 2.4.2 DE 2 E FASE AUDIT De 2 e fase audit wordt verricht door het auditteam van SKG en daarbij worden ten minste de volgende zaken beoordeeld: - Verificatie van het gedocumenteerde managementsysteem in relatie tot de scope en de grondslag; - De toetsing en beoordeling van de implementatie van het managementsysteem door middel van interviews en dossieronderzoek; - Het bezoek van projectlocaties (afhankelijk van de grondslag en de scope van certificatie); - De vaststelling dat aan de (wettelijke) eisen die gesteld zijn aan het product en/of de geleverde dienst. In de aan de aanvrager tijdig te verstrekken auditplanning, worden de betrokken afdelingen en de noodzakelijk geachte interviews in een tijdsschema voor dagindeling vastgelegd. De aanvrager wordt hierover tijdig geïnformeerd. De waarnemingen van het auditteam worden zoveel mogelijk ter plekke in waarnemingsrapporten overeenkomstig het model in bijlage IV vastgelegd en aan het eind van iedere dag met de geauditeerde doorgenomen en besproken. Corrigerende maatregelen, dienen ter beoordeling steeds tijdig aan de auditor te worden voorgelegd. Daarbij dient de auditee naar het ontstaan van gevonden waarnemingen een oorzaakanalyse te maken en dient hij over de (gevonden) oorzaak in rapportage tegenover de lead-auditor verslag te doen.
Pagina 10. dd. 2011-07-01 Door het auditteam vastgestelde waarnemingen kunnen aanleiding zijn voor een her-audit. Een her-audit dient ter verificatie van de implementatie van corrigerende maatregelen uiterlijk binnen een termijn van 3 maanden na de start van de 2 e fase audit plaats te vinden. Vastgesteld moet kunnen worden, dat waarnemingen door doeltreffende maatregelen werden gecorrigeerd. Ter verificatie dienen de maatregelen voorafgaand aan de her-audit door de lead-auditor te kunnen worden beoordeeld. ARTIKEL 2.5 BEOORDELING EN BESLISSING OP DE AANVRAAG Na het beëindigen van de werkzaamheden, c.q. uiterlijk binnen 3 maanden na de start van de 2 e fase audit, wordt op grond van de eindrapportage beoordeeld of het managementsysteem al dan niet voldoet aan de eisen volgens de relevante bepalingen van de grondslag. Uiterlijk binnen 30 dagen na de voltooiing van het onderzoek wordt aan de aanvrager over de bevindingen gerapporteerd. Op advies van de lead-auditor volgt de beslissing van de coördinator of certificatiemanager (afhankelijk van de grondslag) van SKG over de toekenning van het certificaat. De afgifte van het certificaat vindt plaats onder een met de aanvrager te sluiten overeenkomst. De aanvrager wordt binnen 14 dagen na de uitslag van het onderzoek en het advies van de leadauditor, van de beslissing van SKG in kennis gesteld. Bij afwijzing van de aanvraag, of bij negatieve beoordeling van het certificatieonderzoek staat het de aanvrager vrij om (eventueel) na het doorvoeren van de noodzakelijk geachte corrigerende maatregelen opnieuw en met inachtneming van termijnen als bepaald in dit Reglement, opnieuw een aanvraag voor het certificatieonderzoek bij SKG in te dienen. Wanneer de aanvrager geen genoegen neemt met de uitslag kan tegen de beslissing van SKG bezwaar kenbaar worden gemaakt zoals beschreven in dit Reglement. ARTIKEL 2.6 DE OVEREENKOMST Nadat de coördinator of de certificatiemanager (afhankelijk van de grondslag) het positieve advies van de lead-auditor heeft overgenomen, zal de aanvrager een overeenkomst in tweevoud ter ondertekening worden aangeboden zoals het model in bijlage II. SKG ontvangt één exemplaar van de overeenkomst rechtsgeldig ondertekend retour, onder toevoeging van een uittreksel van de Kamer van Koophandel. De overeenkomst wordt, indien deze niet tussentijds beëindigd wordt, jaarlijks stilzwijgend verlengd. Indien SKG reeds beschikt over een overeenkomst met de aanvrager op basis van dit Reglement, in verband met een andere kwaliteitsverklaring, kan SKG beslissen om geen nieuwe overeenkomst op te maken en is de eerder opgemaakte overeenkomst tevens van toepassing op de afgifte van een nieuwe kwaliteitsverklaring. ARTIKEL 2.7 AFGIFTE EN RECHTEN TOT HET VOEREN VAN DE KWALITEITSVERKLARING Nadat aan alle in dit Reglement bepaalde verplichtingen is voldaan, zal een kwaliteitsverklaring aan de contractant worden afgegeven, volgens het model zoals opgenomen in bijlage III. Aan de contractant wordt daarmee het recht verleend om zich in woord en geschrift als contractant van een door SKG afgegeven kwaliteitsverklaring te profileren. Vanaf dan mogen merktekens zoals vermeld in de kwaliteitsverklaring worden aangebracht. Ieder eerder gebruik van merktekens en/of publicatie die suggereert dat er enige verbintenis met SKG is kan leiden tot het treffen van passende sanctiemaatregelen, waaronder het staken van de behandeling van de aanvraag en uitsluiting van certificatie. Een kwaliteitsverklaring heeft een looptijd van maximaal 3 jaar. Zolang de controle-audit en herbeoordeling tot een positieve beoordeling leiden, de gesignaleerde waarnemingen niet leiden tot het intrekken van de kwaliteitsverklaring en zolang de overeenkomst niet beëindigd wordt, wordt de kwaliteitsverklaring na het verstrijken van de geldigheidstermijn opnieuw voor een looptijd van maximaal 3 jaar afgegeven. Op www.skg.nl wordt alle actuele versies van de afgegeven kwaliteitsverklaringen gepubliceerd. Opmerking: Van deze termijn van 3 jaar kan niet worden afgeweken, tenzij met de uitdrukkelijke instemming van de Raad voor
Pagina 11. dd. 2011-07-01 Accreditatie (RvA) en uitsluitend onder specifieke condities zoals omschreven in de publicaties van de IAF, waaronder publicatieblad IAF MD3. In voorkomend geval dat een contractant van SKG daar goede redenen voor heeft en mogelijkheden zou willen onderzoeken, om ten opzichte van hem een andere termijn voor herbeoordeling te wensen, dan kan hij daarvoor contact opnemen met SKG. ARTIKEL 2.8 MERKGEBRUIK Voor het gebruik van aan managementsysteemcertificatie gekoppelde merktekens dienen de SKG-instructies ten aanzien van merkgebruik van SKG gehanteerd te worden. De contractant dient zorg te dragen dat er bij het publiek in de markt geen verwarring kan ontstaan over het onderwerp van certificatie waarvoor een kwaliteitsverklaring werd afgegeven. SKG ziet hierop toe en bij overtreding kunnen sanctiemaatregelen en eventuele beboeting conform de desbetreffende bepalingen in de overeenkomst worden toegepast. Wanneer klachten over de contractant, verband houdende met het onderwerp van certificatie, terugvoeren op een onjuist of onterecht merkgebruik, zal SKG het recht hebben om klachten op kosten van ongelijk te onderzoeken ter bescherming van de door SKG aan contractant verleende rechten. Bij terechte klachten zijn sanctiemaatregelen eveneens van toepassing.
Pagina 12. dd. 2011-07-01 AFDELING 3 ARTIKEL 3.1 INSTANDHOUDING VAN DE OVEREENKOMST PERIODIEKE CONTROLES Na verlening van de machtiging tot het voeren van een door SKG afgegeven kwaliteitsverklaring vindt er, gedurende de periode dat de kwaliteitsverklaring geldigheid heeft, minimaal eenmaal per jaar een controle-audit plaats volgens de met de auditee vastgestelde auditplanning. De eerste controle-audit dient in het opvolgende jaar uiterlijk plaats te vinden binnen 12 maanden voor de datum waarop de certificatie-audit werd afgerond. Daarbij wordt door het auditteam geverifieerd, of het managementsysteem waarvoor de kwaliteitsverklaring werd verleend nog steeds correct functioneert. Op verzoek van de contractant kan afgesproken worden dat de controle-audit eens per half jaar zal worden uitgevoerd. Elke controle-audit zal in elk geval inhouden een controle en/of verificatie op (het juiste functioneren van): a) De planning en de uitvoering van de interne audit en de management review; b) De effectiviteit van corrigerende maatregelen voortkomend uit de laatst uitgevoerde audit; c) De behandeling van klachten; d) De effectiviteit van het systeem i.v.m. de verwachtingen van de klant; e) De voortgang m.b.t. geplande activiteiten ter verbetering van het systeem; f) De controle op de uitvoering (en de registraties die daarbij behoren); g) Belangrijke wijzigingen in het systeem; h) Het gebruik van merktekens en verwijzingen naar het certificaat. Extra controle-audits (waarvan de kosten apart in rekening zullen worden gebracht) zullen plaats vinden, wanneer SKG dat vanwege dringende redenen noodzakelijk zal oordelen. Dringende redenen kunnen o.a. zijn: a) Wijziging van de (status van) de rechtspersoon waarmee de certificatieovereenkomst werd gesloten; b) (Ingrijpende) wijziging van het gedocumenteerde kwaliteitssysteem; c) Wijzigingen in het onderwerp van certificatie (scope); d) Wisselingen in de directie of de voor de werking van het kwaliteitssysteem verantwoordelijke personen; e) Wijziging of uitbreiding van de vestigingsplaats (-en); f) Klachten van derden. ARTIKEL 3.2 HER-BEOORDELINGSAUDIT Wanneer de kwaliteitsverklaring na 3 jaar zijn geldigheid verliest, dient de contractant ten minste 3 maanden voor het verstrijken van de geldigheidsdatum van de kwaliteitsverklaring, opnieuw de aanvraag voor managementsysteemcertificatie te doen. Indien een aanvraag niet tijdig wordt gedaan, kan dit voor de continuïteit van de overeenkomst een bezwaar opleveren en kan dit er toe leiden, dat er gedurende de periode dat de aanvraag in behandeling is, (tijdelijk) geen gebruik mag worden gemaakt van het certificaat, totdat het certificaat opnieuw zal worden verleend. In die gevallen dat daarvan sprake is, kan SKG besluiten om de certificatieovereenkomst één maal voor een periode van maximaal 6 maanden te verlengen. Na ontvangst van de nieuwe aanvraag, zal de her-beoordelingsaudit uitgevoerd worden conform de bepalingen in artikel 2.4. Bij positieve beoordeling van het resultaat van de her-beoordelingsaudit, zal aan de contractant opnieuw voor 3 jaar een kwaliteitsverklaring verleend worden. ARTIKEL 3.3 RAPPORTAGE EN WEGING VAN VASTGESTELDE WAARNEMINGEN De rapportage van een audit vindt altijd schriftelijk plaats. Vastgestelde waarnemingen worden vastgelegd en gemotiveerd op het waarnemingsrapport. Een model van een waarnemingsrapport is opgenomen in bijlage IV. De eindrapportage wordt gemaakt conform een vast model en bevat alle informatie die nodig is om de gewenste certificatiebeslissing te kunnen nemen. Het auditteam, onder leiding van de lead-auditor, dient zodanig van samenstelling te zijn, dat in de benodigde deskundigheid is voorzien. Op grond van haar deskundigheid is het auditteam in staat om zelfstandig een waarneming door toetsing aan de grondslag vast te stellen en te wegen. Bij vaststelling van een waarneming resulteert dit in een "tekortkoming (kritieke waarneming)" of een "opmerking (niet kritieke waarneming)".
Pagina 13. dd. 2011-07-01 Bij het vaststellen van een afwijking van de grondslag dient een waarnemingsrapport te worden opgemaakt en door beide partijen te worden ondertekend. ARTIKEL 3.4 HET TREFFEN VAN CORRIGERENDE MAATREGELEN OP WAARNEMINGEN Indien er tijdens de audit waarnemingen worden geconstateerd, zijn een oorzaakanalyse en doeltreffende corrigerende maatregelen noodzakelijke voorwaarde voor continuering van de certificatieovereenkomst en vereisen dan ook onmiddellijke actie van contractant. Corrigerende maatregelen dienen uiterlijk binnen een termijn van 3 maanden aantoonbaar geïmplementeerd en effectief te zijn en dienen daartoe door het auditteam te kunnen worden geverifieerd. De oorzaakanalyse en de corrigerende maatregelen dienen daartoe door de contractant tijdig voor beoordeling aan de lead-auditor te worden aangeboden. De corrigerende maatregelen die getroffen zijn in verband met een waarneming die als opmerking (niet kritieke waarneming) werd gekwalificeerd, zullen in beginsel bij het eerstvolgende bezoek beoordeeld worden op de implementatie daarvan, dit ter beoordeling van de lead-auditor. Indien blijkt dat de noodzakelijke corrigerende maatregelen niet werden geïmplementeerd, zal de waarneming omgezet worden van opmerking naar tekortkoming (kritieke waarneming). Wanneer bij een audit een waarneming in de categorie tekortkoming (kritieke waarneming) worden vastgesteld, is dit in beginsel aanleiding voor een her-audit. Indien bij uitvoering van een audit waarnemingen vastgesteld worden die van zodanige aard zijn dat daardoor de continuïteit van het certificaat in het geding is gekomen, dient SKG ten behoeve van de objectiviteit bij een volgende audit zorg te dragen voor benoeming van een andere lead-auditor. ARTIKEL 3.5 DE HER-AUDIT De her-audit richt zich in de eerste plaats op de tijdens de audit vastgestelde waarnemingen, om vast te stellen of de vereiste corrigerende maatregelen op een juiste wijze door de contractant werden doorgevoerd. Het staat echter de leadauditor vrij om bij gelegenheid ook andere afdelingen te betrekken dan waarop de waarnemingen betrekking hebben. De her-audit vindt plaats binnen een termijn van 3 maanden na de audit om vast te stellen, dat de vereiste corrigerende maatregelen op een juiste wijze in de organisatie zijn doorgevoerd, teneinde herhaling van dezelfde waarneming te voorkomen. Bij verificatie van de corrigerende maatregelen zal aandacht worden geschonken aan maatregelen die herhaling van de waarneming moet voorkomen. Wanneer bij de her-audit de noodzakelijk geachte corrigerende maatregelen onvoldoende door de contractant werden doorgevoerd en er opnieuw sprake is van een tekortkoming (kritieke waarneming) kan dit voor SKG aanleiding zijn om de kwaliteitsverklaring voor maximaal 6 maanden te schorsen, of - indien dit op grond van de ernst van de waarneming gerechtvaardigd is - deze onmiddellijk in te trekken en de overeenkomst te beëindigen. Bij een schorsing wordt gedurende maximaal 6 maanden aan de contractant een opschorting van het recht op het voeren van de kwaliteitsverklaring opgelegd, waarin de contractant de gelegenheid heeft om gesignaleerde waarnemingen tot genoegen van SKG op te heffen. Gedurende de periode van opschorting mag de kwaliteitsverklaring niet door de contractant gevoerd worden. Bij overtredingen, zijn sancties van toepassing zoals in dit reglement bepaald. Indien door SKG de in overleg met de contractant geplande audit door onjuiste informatie zijdens contractant onvolwaardig c.q. in onvoldoende mate adequaat kan worden uitgevoerd, zal dit aanleiding zijn voor een her-audit, waarvan de kosten in rekening worden gebracht bij contractant. De beslissing om een kwaliteitsverklaring op te schorten, zal bij publicatie ondermeer ook leiden tot vermelding van de getroffen sanctie op de website van SKG. Wanneer klachten naar het oordeel van SKG op onvoldoende wijze worden behartigd, behoudt SKG zich het recht voor om een extra audit uit te voeren. Als ultieme sanctiemiddel kan de kwaliteitsverklaring, eventueel na schorsing gedurende maximaal 6 maanden, worden ingetrokken, of kan een zonder gerechtelijke tussenkomst een door SKG te bepalen boete worden opgelegd, tot een maximum belang van 10.000,-. Beboeting alleen wanneer de goede naam van SKG in het geding is. ARTIKEL 3.6 OPNIEUW AANVRAGEN VAN EEN KWALITEITSVERKLARING
Pagina 14. dd. 2011-07-01 Wanneer een overeenkomst Reglementair moest worden beëindigd, zal een nieuwe aanvraag van de contractant niet eerder dan na een half jaar na beëindiging van de overeenkomst in behandeling worden genomen. SKG behoudt zich bij Reglementaire beëindiging van een overeenkomst echter het recht voor om voor een periode van twee jaar de behandeling van een aanvraag af te wijzen en in voorkomend geval langer, indien en voor zolang niet vastgesteld kan worden, dat adequate corrigerende maatregelen werden getroffen. ARTIKEL 3.7 MAATREGELEN EN SANCTIES BIJ MISBRUIK VAN DE KWALITEITSVERKLARING Alleen managementsystemen die voldoen aan de specificaties van een door SKG afgegeven kwaliteitsverklaring en voorzien zijn van de verplichte identificatie- en certificatiemerktekens en/of het eventueel op de kwaliteitsverklaring aangegeven merkteken, worden als zodanig verhandeld en/of op de markt gebracht. Eventueel kan ook door marktonderzoek en alle andere SKG ten dienste staande wettige middelen, geverifieerd worden of producten of diensten op een juiste wijze verhandeld worden en/of identificatiemerktekens op een juiste wijze gebruikt worden. Frauduleus handelen leidt tot beboeting overeenkomstig een door SKG nader te bepalen bedrag, alsook tot beëindiging van de overeenkomst en publicatie daarvan in geëigende media, waaronder ook op de website van SKG. ARTIKEL 3.8 OVERLOPENDE ACTIVITEITEN BIJ PRODUCT- EN/OF PROCESCERTIFICATIE Indien een contractant beschikt over een product- en/of procescertificaat met een vergelijkbare scope als de grondslag voor de kwaliteitsverklaring zullen, indien relevant, tijdens de audit de eisen aan het systeem van interne kwaliteitsbewaking, gesteld door de betreffende grondslag voor product- en/of procescertificatie, worden meegenomen. Voor de aanvraag van een product- en/of procescertificaat wordt verwezen naar het SKG Reglement Attestering, Productcertificatie en Procescertificatie. ARTIKEL 3.9 BEËINDIGING VAN DE OVEREENKOMST Vrijwillige beëindiging van een overeenkomst vindt plaats conform de betreffende bepalingen in de met de contractant gesloten overeenkomst. Bovendien wordt op grond van de bepalingen in de overeenkomst, de overeenkomst bij faillissement als beëindigd beschouwd, of indien tekortkomingen zijn vastgesteld, die niet tijdig door effectieve corrigerende maatregelen tot een oplossing werden gebracht. Indien niet uiterlijk binnen 30 dagen nadat de vervaldatum van het certificaat gepasseerd is, een aanvraag voor de herbeoordelingsaudit bij SKG werd ingediend wordt de overeenkomst als beëindigd beschouwd. Ook wanneer niet of niet tijdig aan betalingsverplichtingen kon worden voldaan, kan dit leiden tot beëindiging van de overeenkomst. Wijzigingen in het managementsysteem die door de contractant zonder melding aan SKG worden doorgevoerd, kunnen leiden tot het intrekken van het managementsysteemcertificaat en beëindiging van de overeenkomst. Iedere wijziging van het managementsysteem dient vooraf te worden gemeld bij SKG. Afhankelijk van de aard van wijzigingen in het kwaliteitssysteem, kan SKG beslissen om een (extra) audit aan te kondigen, of te besluiten om die vervroegd uit te voeren. Herhaalde schorsing of wanneer schorsing niet binnen de gestelde termijn van 6 maanden kan worden opgeheven, zal leiden tot beëindiging van de met certificaathouder gesloten overeenkomst, c.q. het niet verstrekken van de kwaliteitsverklaring. Misbruik van het managementsysteemcertificaat alsook van de merktekens, zal leiden tot beëindiging van de overeenkomst en/of beboeting volgens bepalingen in de met SKG gesloten overeenkomst. Bij beëindiging van een overeenkomst, heeft SKG het recht om hierover in geëigende media naar keuze van SKG te publiceren. ARTIKEL 3.10 SLOTBEPALINGEN Dit Reglement kan worden aangehaald als: SKG Reglement managementsysteemcertificatie.
Pagina 15. dd. 2011-07-01 In gevallen waarin dit Reglement niet voorziet, heeft SKG het beslissingsrecht, onverminderd de mogelijkheid van aanvrager, contractant of andere belanghebbende, tot arbitrage. Alle eerdere publicaties van dit Reglement alsmede eventuele tussentijdse wijzigingen komen door publicatie van dit Reglement te vervallen.
Pagina 16. dd. 2011-07-01 BIJLAGEN BIJLAGE I MODEL AANVRAAGFORMULIER ISO 9001-CERTIFICATIE
Pagina 17. dd. 2011-07-01 AANVRAAG VOOR EEN ISO 9001-CERTIFICAAT (Behorend bij het SKG Reglement Managementsysteemcertificatie) 1. De aanvrager: Bedrijfsnaam : Straat/ postbus : Postcode : Plaats : Telefoonnummer : Faxnummer : 2. Omschrijving van het werkterrein (de scope), zoals dat op het ISO 9001 Certificaat dient te worden vermeld: 3. Beschikbaarheid en actualiteit van de documentatie van het kwaliteitssysteem: De documentatie van het kwaliteitssysteem is: beschikbaar / deels beschikbaar / enigszins verouderd / sterk verouderd / (nog) niet beschikbaar *) De interne audit is: De management review is: gepland / uitgevoerd *) beschikbaar / (nog) niet beschikbaar *) *) Doorhalen wat niet van toepassing is 4. Indien voor het opzetten van het kwaliteitssysteem gebruik werd gemaakt van een (extern) adviesbureau, de naam en plaats van vestiging van dit bureau: Naam en vestigingsplaats bureau: Naam contactpersoon (adviseur): Telefoonnummer: 5. Het aantal medewerkers waarop de aanvraag betrekking heeft: 6. Productielocaties waar producten vervaardigd worden/ aantal medewerkers per vestiging: Plaats: aantal mdw s: Plaats: aantal mdw s: Plaats: aantal mdw s: 7. EA-code, zoals te vermelden in certificaat:
Pagina 18. dd. 2011-07-01 8. Verklaring van de aanvrager: Hierbij verklaar ik (s.v.p. aanvinken): dat er wel / niet *) sprake is van een overname van een nog geldig ISO 9001 Certificaat volgens de vigerende ISO 9001 norm onder een overeenkomst met een andere certificatie-instelling. dat ik nog niet eerder bij een andere certificatie-instelling een aanvraag heb ingediend voor een ISO 9001 Certificaat voor het onder punt 2 genoemde werkterrein als onderwerp van certificatie; dat ik wel / niet *) gebruik wil maken van de keuzemogelijkheid om de controle audit eens per half jaar te laten plaatsvinden in plaats van één maal per jaar; *) doorhalen wat niet van toepassing is Voorts verklaar ik: - dat ik instem met de aanvraagprocedure zoals aangegeven in het vigerende SKG Reglement managementsysteemcertificatie (zie www.skg.nl) waarvan de inhoud mij bekend is; - dat ik er geen bezwaar tegen heb, dat andere certificatie-instellingen in de bouw op de hoogte gesteld zullen worden van de (eventuele) afgifte van een ISO 9001 Certificaat; - dat ik de kosten zal betalen die voortvloeien uit het certificeringonderzoek, in overeenstemming met de in Nederland vigerende betalingsverplichtingen, een en ander conform de offerte en prijsopgave van SKG, welke ik heb goedgekeurd; - dat ik ervoor zal zorgen dat de productielocaties en/of projectlocaties te allen tijde door SKG of diens vertegenwoordiger bezocht kunnen worden; - dat ik de naam van SKG op geen enkele wijze met de aanvraag van het ISO 9001-certificaat zal verbinden. (Zodra het ISO 9001-certificaat verleend is mag conform de reglementen en de instructies merkgebruik van SKG het logo gebruikt worden). - dat ik SKG niet aansprakelijk zal stellen voor enige schade die voortvloeit uit het onderzoek of uit de (eventuele) afwijzing van deze aanvraag. (naam) plaats en datum) (geautoriseerde handtekening) + (firmastempel) SKG kan u tevens van dienst zijn met andere vormen van managementsysteemcertificatie die gecombineerd kunnen worden met ISO 9001-certificatie. Indien u met ons daarover van gedachten wilt wisselen kunt u dat hieronder aangeven. Wij zullen dan contact met u opnemen. VCA-certificatie (veiligheidsmanagement) OHSAS 18001-certificatie (veiligheidsmanagement) ISO 14001-certificatie (milieumanagement) Dit formulier graag retourneren aan SKG Postbus 362 6700 AJ WAGENINGEN Tel. 0317-421720 Fax. 0317-421677 Email info@skg.nl Toevoegen aan deze aanvraag: - Uitreksel van de Kamer van Koophandel (KvK) niet ouder dan 3 maanden.
Pagina 19. dd. 2011-07-01 BIJLAGE II MODEL OVEREENKOMST MANAGEMENTSYSTEEMCERTIFICATIE
Pagina 20. dd. 2011-07-01 OVEREENKOMST MANAGEMENTSYSTEEMCERTIFICATIE OP BASIS VAN BEOORDELINGSGRONDSLAG <TITEL VAN DE BEOORDELINGSGRONDSLAG> Ondergetekenden: SKG, statutair gevestigd te 's-gravenhage, kantoorhoudende te Wageningen en ten deze vertegenwoordigd door: <naam>, Certificatiemanager ter ene zijde, hierna te noemen "SKG" en gevestigd te en ten deze vertegenwoordigd door <naam bedrijf> <plaats> <naam>, <functie> ter andere zijde, hierna te noemen "de contractant"; verklaren het volgende te zijn overeengekomen: ARTIKEL 1 In deze overeenkomst wordt verstaan onder: - SKG : Bovengenoemde partij ter ene zijde oftwel SKG, ingeschreven in het register van de Kamer van Koophandel te 's-gravenhage, nr.: S 41149 617. - Contractant : Bovengenoemde partij ter andere zijde oftewel de houder van een kwaliteitsverklaring bij SKG. - Reglement : Het vigerende SKG Reglement Managementsysteemcertificatie. - Beoordelingsgrondslag : De beoordelingsgrondslag voor de afgifte van een kwaliteitsverklaring zoals op blad 1 van deze overeenkomst genoemd. - Kwaliteitsverklaring : Een op basis van de beoordelingsgrondslag afgegeven kwaliteitsverklaring. - Merkteken : Een merkteken waarmee een product geïdentificeerd kan worden zoals het KOMOmerk en de merktekens van SKG.
Pagina 21. dd. 2011-07-01 ARTIKEL 2 ALGEMEEN 1. De contractant verklaart een exemplaar van de op blad 1 genoemde beoordelingsgrondslag en een exemplaar van het Reglement te hebben ontvangen van SKG. 2. De contractant verklaart zich door rechtsgeldige ondertekening van deze overeenkomst akkoord met de onderstaande bepalingen alsmede met de inhoud van het in artikel 1 bedoelde Reglement en de genoemde beoordelingsgrondslag, welk Reglement en beoordelingsgrondslag onlosmakelijke onderdelen vormen van de onderhavige overeenkomst. De contractant machtigt SKG tot het desgewenst eenzijdig wijzigen van de inhoud van de onderhavige overeenkomst, het Reglement en de beoordelingsgrondslag, indien dit door SKG noodzakelijk wordt geacht ten behoeve van de goede werking van het certificatieschema. In het bedoelde geval zal de contractant de doorwerking van de gewijzigde bepalingen te zijnen opzichte kunnen uitsluiten door tussentijdse beëindiging van deze overeenkomst, als nader geregeld in artikel 11. De door SKG aangebrachte wijzigingen zullen eerst twee maanden na kennisgeving door SKG aan de contractant in werking treden, tenzij bij schriftelijke mededeling door SKG anders zal worden bepaald. 3. Het is de aanvrager tot het moment waarop de door hem aangevraagde kwaliteitsverklaring is verkregen, niet toegestaan zich op enigerlei wijze te manifesteren als (kandidaat-) houder. ARTIKEL 3 - GEBRUIK KWALITEITSVERKLARING 1. De contractant is gehouden: a. er voor zorg te dragen dat SKG voor de correcte uitvoering van de audit de toegang heeft tot de afdelingen die onder de scope van de kwaliteitsverklaring vallen; b. om het door SKG beoordeelde managementsysteem overeenkomstig bepalingen in het Reglement en/of bepalingen in de desbetreffende beoordelingsgrondslag als waartegen de kwaliteitsverklaring werd afgegeven, in stand en up-to-date te houden en wanneer hierin zich in voorkomend geval wijzigingen voordoen daarvan SKG onverwijld in kennis te stellen, als dit uit de aard van de wijziging in redelijkheid moet; c. zich niet eerder dan gerechtigd te manifesteren als houder van een kwaliteitsverklaring, dan wanneer SKG dit door afgifte van het desbetreffende kwaliteitsverklaring kenbaar maakt en voor zolang de door SKG afgegeven kwaliteitsverklaring geldigheid bezit. 2. Voor zover levering van diensten onder de kwaliteitsverklaring overeengekomen is, dient dit te geschieden onder afgifte van een replica van de editie van de kwaliteitsverklaring zoals dat op peildatum van offerte tot levering vigeert en zoals dat door SKG overeenkomstig de procedureregels van deze overeenkomst aan de contractant werd uitgereikt. Op aanvraag verstrekt het secretariaat één of meerdere exemplaren van de aan de contractant verleende kwaliteitsverklaring, tegen het daarvoor geldende tarief. ARTIKEL 4 - VERPLICHTINGEN EN TOEZICHT DOOR DE CONTRACTANT 1. De contractant verklaart door de ondertekening van deze overeenkomst, dat hij zich gehouden acht tot het naleven van de verplichtingen volgens het Reglement inzake het regelmatig uitoefenen van toezicht op de naleving van de criteria en eisen als in de beoordelingsgrondslag is verwoord; 2. De contractant draagt in verband met het in sub 1 genoemde de zorg voor het hebben en houden van adequaat en voor haar taak berekend personeel voor de uitvoering van werkzaamheden en zal daartoe het daarvoor in voorkomend geval noodzakelijke opleidingsplan up-to-date houden. 3. De contractant draagt zorg voor een goede overdracht van informatie aan SKG over het door haar ingestelde managementsysteem en verplicht zich daartoe een bewaakt exemplaar van het managementsysteem alsmede alle door SKG in het kader van de audit door SKG noodzakelijk geachte documentatie aan SKG op eerste verzoek om niet ter beschikking te stellen. 4. SKG verplicht zich in lid 3 bedoelde documentatie onverwijld na beëindiging van deze overeenkomst te retourneren dan wel te vernietigen en erop toe te zien dat deze documenten als vertrouwelijk zullen worden behandeld, conform de bepalingen in het Reglement inzake geheimhoudingsverplichtingen die SKG tegenover de contractant heeft. 5. De contractant ziet erop toe, dat corrigerende maatregelen onverwijld zullen worden doorgevoerd, ingeval waarnemingen door SKG werden gesignaleerd.
Pagina 22. dd. 2011-07-01 ARTIKEL 5 - TOEZICHT DOOR SKG 1. De contractant aanvaardt dat door of namens SKG toezicht zal worden uitgeoefend op de naleving van de uit artikel 3 en artikel 4 voortvloeiende verplichtingen, middels de audits overeenkomstig de bepalingen dienaangaande in het Reglement zoals die op enig moment bindende voorwaarde zijn voor het in stand houden van de overeenkomst. 2. In het kader van het in lid 1 bedoelde toezicht zal SKG periodiek en volgens afspraak audits bij de contractant (doen) verrichten door één of meer personen die door haar na overleg met de contractant zijn aangesteld om de audit bij de contractant te verrichten. 3. SKG draagt er zorg voor dat de auditors van een deugdelijk legitimatiebewijs zijn voorzien. 4. De contractant is gehouden aan bedoelde personen onder begeleiding toegang te verlenen tot die bedrijfsterreinen, bedrijfsruimten, bouwplaatsen en/of opslagruimten, welke daarvoor ter uitoefening van een effectieve audit in aanmerking komen. Een en ander gedurende normale werkuren. ARTIKEL 6 - KLACHTEN 1. Alle klachten aangaande de scope van certificatie dienen door registratie voor verificatie door SKG en voor controle op de correcte afhandeling, beschikbaar te zijn. Klachten van derden dienen door contractant zorgvuldig te worden onderzocht en indien de klacht juist wordt bevonden, dient de contractant op passende wijze genoegdoening te verschaffen aan de klager. 2. De contractant is gehouden passende maatregelen te nemen om herhaling van klachten te voorkomen. De contractant zal daartoe een voor SKG inzichtelijke registratie op de afhandeling van klachten instellen en onderhouden en desgewenst op eerste verzoek van SKG met betrekking tot klachten die bij SKG aanhangig zijn gemaakt, aan SKG over de afwikkeling van klachten rapporteren, zodat het uitoefenen van toezicht door SKG effectief kan plaatsvinden, waartoe SKG bevoegd is. 3. Indien SKG daarom verzoekt, zal contractant zijn medewerking verlenen om "op kosten van ongelijk" op aanwijzing van SKG klachten te onderzoeken. Contractant stemt ermee in, dat de rapportage uit het onderzoek beschikbaar is voor de klager. ARTIKEL 7 - BETALINGEN 1. De contractant verbindt zich tot betaling van entreegelden en contributiegelden overeenkomstig de voor certificatie verschuldigde tarieven voor de uitvoering van werkzaamheden in de overeenkomst, teneinde deze overeenkomst en de certificatie in stand te houden. In geval van wijziging van het tarief is het gewijzigde tarief alleen van toepassing op die werkzaamheden die na de wijziging verricht worden. 2. De contractant verbindt zich de door SKG uitgeschreven facturen binnen 30 dagen na factuurdatum geheel te voldoen. Bij overschrijding van deze termijn is de contractant, zonder enige nadere aanmaning, wettelijke rente wegens achterstallige betaling verschuldigd over het openstaande bedrag en voorts alle wegens de inning van de vordering veroorzaakte gerechtelijke en buitengerechtelijke kosten. 3. Wanneer door of namens SKG incassomaatregelen ter zake de inning van achterstallige betalingen moeten worden genomen, dan zal de contractant incassokosten verschuldigd zijn en wel conform het tarief van De Nederlandse Orde van Advocaten. ARTIKEL 8 - BOETE BIJ MISBRUIK VAN DE KWALITEITSVERKLARING 1. Bij intrekking van het recht van het gebruik van een door SKG afgegeven kwaliteitsverklaring als bedoeld in artikel 3, alsmede bij beëindiging van deze overeenkomst op welke wijze dan ook, zal de contractant zich van verder gebruik van de kwaliteitsverklaring en het aanbrengen van certificatiemerktekens onthouden, zulks op verbeurte van, zonder gerechtelijke tussenkomst, een boete van ten minste 5.000,- voor elke overtreding en voorts 500,- voor iedere dag dat de overtreding voortduurt. 2. Indien de contractant ongeoorloofd gebruik maakt van de hem door SKG verleende kwaliteitsverklaring dan wel de in de kwaliteitsverklaring bedoelde merktekens op ongeoorloofde wijze toepast, kan SKG behalve te besluiten tot beëindiging van de overeenkomst zoals bepaald in artikel 11, aan de contractant - zonder gerechtelijke tussenkomst - overeenkomstig bepalingen in het Reglement een nader te bepalen geldboete opleggen tot een maximaal belang van 25.000,-, één en ander onverminderd de overige rechten van SKG. Bij beëindiging van de overeenkomst zal in dat geval SKG kunnen besluiten over te gaan tot publicatie als bepaald in artikel 9.
Pagina 23. dd. 2011-07-01 ARTIKEL 9 - PUBLICATIE 1. SKG heeft de bevoegdheid om in daartoe in aanmerking komende tijdschriften en/of geschikt geachte publieke media mededeling te doen van het feit dat de contractant gerechtigd is, c.q. niet meer bevoegd is mededeling te doen van certificatie zijn managementsysteem onder een door SKG afgegeven kwaliteitsverklaring. 2. SKG verplicht zich om ten minste jaarlijks een overzicht publiek te maken, van namen van contractanten die gerechtigd zijn onder een door SKG afgegeven kwaliteitsverklaring te leveren en/of te monteren. 3. SKG heeft voorts de bevoegdheid, om in het in artikel 8 bedoelde geval als sanctiemiddel publicatie te doen in alle daarvoor in aanmerking te nemen publieke media, onder opgaaf van redenen mededelingen te doen dat desbetreffende contractant niet langer gerechtigd is, om onder een door SKG afgegeven kwaliteitsverklaring te leveren. ARTIKEL 10 - GESCHILLEN 1. Alle geschillen welke mochten voortvloeien uit deze overeenkomst en eventueel daaruit voortvloeiende overeenkomsten, voor zover geschillen betrekking hebben op uitspraken van SKG ter zake van certificatie, zullen worden voorgelegd aan een bindend adviseur. De bindend adviseur zal in overleg tussen de contractant en SKG worden benoemd. De bindend adviseur zal naar billijkheid in voor beide partijen bindend advies uitspraak doen. 2. Indien tussen de partijen geen overeenstemming over de te benoemen persoon kan worden bereikt, zal voor bindend advies beroep worden gedaan op de Commissie van Arbitrage van de thans geheten "Stichting Raad van Arbitrage voor Metaalnijverheid en Handel", als gevestigd te s-gravenhage. 3. Van de vigerende statuten van de "Stichting Raad van Arbitrage voor Metaalnijverheid en Handel" zal dan een exemplaar aan de contractant op eerste verzoek worden toegezonden. 4. De kosten aan het bindend advies verbonden, zijn voor rekening van de aanvrager, tenzij de bindend adviseur zulks geheel of gedeeltelijk kennelijk onredelijk oordeelt. 5. De contractant aanvaardt in voorkomend geval, dat SKG de beheerder van de grondslag zal informeren en in de procedure zal betrekken.
Pagina 24. dd. 2011-07-01 ARTIKEL 11 - BEËINDIGING VAN DE OVEREENKOMST 1. Deze overeenkomst wordt aangegaan voor 3 jaar en zal steeds stilzwijgend worden verlengd, wanneer SKG ten minste 30 dagen voor het verstrijken van de geldigheidstermijn van de kwaliteitsverklaring opnieuw een aanvraag voor de audit heeft ontvangen. SKG verplicht zich daartoe desbetreffende formulieren steeds tijdig aan de contractant beschikbar te stellen. 2. Deze overeenkomst kan door elke partij in deze overeenkomst schriftelijk worden opgezegd tegen 1 januari van ieder jaar, mits daarbij een opzegtermijn van ten minste 3 maanden in acht wordt genomen en opzegging per ultimo 1 oktober plaats vindt. 3. De overeenkomst kan echter ook steeds tussentijds worden beëindigd in verband met de door SKG op grond van haar bevoegdheid volgens artikel 2 sub 2 van deze overeenkomst aan te brengen wijzigingen in deze onderhavige overeenkomst, respectievelijk in het Reglement, en/of de door SKG gehanteerde beoordelingsgrondslag, indien de contractant binnen 30 dagen na de verzenddatum van de desbetreffende brief van SKG schriftelijk tegen de wijziging bezwaar maakt. In dat geval wordt de overeenkomst geacht te zijn geëindigd op de eerste dag van de maand volgend op dit schriftelijke bezwaar. 3. Voorts kan SKG op grond van het in artikel 13 bepaalde besluiten tot beëindiging van deze overeenkomst, onverminderd haar rechten op vordering van betalingen als bepaald in artikel 7. ARTIKEL 12 - AANSPRAKELIJKHEID 1. Noch SKG noch diegenen die bij haar in dienstbetrekking werkzaam zijn, noch derden die door SKG zullen worden ingeschakeld bij de uitvoering van werkzaamheden zijn aansprakelijk voor de uit de uitvoering van deze overeenkomst voortvloeiende of met de beëindiging daarvan verband houdende schade voor de contractant. 2. De contractant vrijwaart zowel SKG als de overige hierboven omschreven personen tegen aanspraken en/of schadevorderingen van derden verband houdende met het toepassen van het certificatiesysteem in de uitvoering van deze overeenkomst. 3. De contractant vrijwaart behalve SKG ook de beheerder van de grondslag tegen alle aanspraken en schadevorderingen van derden ter zake van of voortvloeiende uit het gebruik van merktekens op basis van deze overeenkomst. ARTIKEL 13 - NIET NAKOMEN VAN VERPLICHTINGEN 1. Indien de contractant zich niet houdt aan enige verplichting welke voortvloeit uit deze overeenkomst inclusief het Reglement en de van toepassing zijnde beoordelingsgrondslag, kan SKG het in artikel 3 omschreven recht van de contractant intrekken of schorsen. ARTIKEL 14 - GARANTIEVERPLICHTING 1. De contractant dient aan zijn afnemers te garanderen dat de diensten die onder de scope van de kwaliteitsverklaring vallen ten minste voldoen aan de desbetreffende beoordelingsgrondslag zoals die ten tijde van de offerte golden. Aldus in duplo opgemaakt en getekend: d.d.: <datum>, te Wageningen. Namens SKG: Namens de contractant:... <naam> Certificatiemanager... <naam bedrijf> <naam> <functie> Firmastempel:
Pagina 25. dd. 2011-07-01 BIJLAGE III MODEL KWALITEITSVERKLARING
Pagina 26. dd. 2011-07-01