ONS GEBOUW Jouw meerwaarde ALGEMENE VOORWAARDEN 2012 VOOR HET BEHEER VAN VERENIGINGEN VAN EIGENAARS
INHOUDSOPGAVE ARTIKEL 1 - DEFINITIES ARTIKEL 2 - ALGEMEEN ARTIKEL 3 - CONTRACTDUUR ARTIKEL 4 - ADMINISTRATIEF/FINANCIEEL BEHEER ARTIKEL 5 - TECHNISCH BEHEER ARTIKEL 6 - UITVOERING ARTIKEL 7 - AANSPRAKELIJKHEID ARTIKEL 8 - PRIJZEN EN BETALING ARTIKEL 9 - BEËINDIGING ARTIKEL 10 - GEHEIMHOUDING ARTIKEL 11 - GESCHILLEN 1
ARTIKEL 1 - DEFINITIES 1.1 VvE: Verenigingen van Eigenaars zoals beschreven staat in artikel 5:112 en 5:124 van het Burgerlijk Wetboek. In deze voorwaarden zullen de Verenigingen van Eigenaars worden gelijkgesteld aan Coöperatieve Flatverenigingen en verenigingen, zoals deze staan beschreven in boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Deze hebben als doel het gemeenschappelijk beheer en/of onderhoud van het onroerend dat eigendom is van de verschillende eigenaars. 1.2 Beheerder: Ons Gebouw (zie www.ons-gebouw.nl). Ons Gebouw biedt diensten aan op het gebied van administratief en/of technisch beheer aan VvE s. Hiervoor gaat Ons Gebouw overeenkomsten aan met VvE s. 1.3 Bestuurder: De bestuurder die op grond van artikel 5:131 BW is benoemd door de Vergadering van Eigenaars. 1.4 Voorwaarden: Deze algemene voorwaarden voor het beheer van VvE s door Ons Gebouw. 1.5 Reglement van splitsing: Het reglement van splitsing bij een VvE. Bij een Coöperatieve flatvereniging of een vereniging, zoals bedoeld in boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, zijn dit de Statuten. 1.6 Vergadering van Eigenaars: Bij een VvE de Vergadering van Eigenaars. Bij een Coöperatieve flatvereniging of vereniging zoals bedoeld in boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, is dit de algemene vergadering. ARTIKEL 2 - ALGEMEEN 2.1 Deze Voorwaarden zijn van toepassing op alle overeenkomsten tussen de beheerder en de VvE. Afwijkingen van deze voorwaarden zijn slechts geldig voor zover deze schriftelijk zijn overeengekomen. De Voorwaarden zijn ook van toepassing op aanvullende opdrachten en vervolgopdrachten. 2.2 De beheerder dient er op toe te zien, dat de betreffende VvE een geldig vergaderbesluit heeft genomen om de beheerovereenkomst met de beheerder sluiten. 2.3 Offertes van de beheerder zijn vrijblijvend en kosteloos, tenzij vooraf anders is afgesproken. Een overeenkomst tussen de beheerder en een VvE komt pas tot stand nadat de beheerder de aan hem verstrekte opdracht schriftelijk heeft bevestigd of als er door beide partijen een beheerovereenkomst is ondertekend. 2.4 Tenzij anders is overeengekomen, treedt de beheerder slechts op als extern beheerder voor de VvE en niet als bestuurder van de VvE. 2.5 Deze voorwaarden zijn van toepassing op de beheerder die alleen extern beheerder is en geen bestuurder is van de VvE. 2.6 De beheerder voert de overeenkomst normaal gesproken zelf uit. Maar het de beheerder kan zijn taken aan een derde uitbesteden die onder zijn verantwoordelijkheid valt. Daarmee worden geen derden bedoeld die namens de VvE zijn ingeschakeld. 2.7 Deze voorwaarden gelden ook voor de werknemers van de beheerder en voor derden die door de beheerder zijn ingeschakeld. 2.8 De beheerder heeft voor gevallen van ongeldige of onvolledige besluitvorming, een waarschuwingsplicht naar de VvE als hij daarvan op de hoogte is. 2.9 De VvE behoedt de beheerder voor aanspraken van derden als er gebrekkige besluiten zijn genomen of bij onvoldoende volmacht. Dit geldt niet als er sprake is van opzet of grove schuld van de beheerder. 2.10 De beheerder waarschuwt de bestuurder als, de aan hem gegeven instructies of de aan hem opgedragen werkzaamheden en/of taken, in strijd zijn met het Reglement van Splitsing en/of de Wet. 2
ARTIKEL 3 - CONTRACTDUUR 3.1 Als uit de beheerovereenkomst niet anders blijkt, is het contract aangegaan voor onbepaalde tijd. 3.2 Voor beëindiging van de beheerovereenkomst is een opzegging noodzakelijk. De opzegging dient schriftelijk en aangetekend te gebeuren. De opzegtermijn bedraagt minimaal 3 kalendermaanden. Opzegging kan op ieder moment plaatsvinden. 3.3 Zowel de VvE als de beheerder zelf heeft het recht om de beheerovereenkomst op te zeggen volgens de hierboven genoemde richtlijnen (3.2). ARTIKEL 4 - ADMINISTRATIEF/FINANCIEEL BEHEER 4.1 Bij onjuiste boekingen, het ontbreken van facturen of andere soortgelijke kleine administratieve vergissingen of gebreken bij de beheerder, is de beheerder verplicht om dit direct na constatering te herstellen voor de VvE. De beheerder is niet aansprakelijk voor schade als gevolg van de bovengenoemde kwesties, tenzij er sprake is van opzet of grove schuld. 4.2 De beheerder stelt de manier vast waarop de boekhouding wordt ingericht, tenzij er bij het aangaan van de beheerovereenkomst andere afspraken zijn gemaakt. 4.3 De administratie wordt tenminste 7 jaar digitaal bewaard. 4.4 De beheerder dient ten aanzien van de bestuurder van de VvE, de leden van de VvE en de transporterende notarissen, financiële informatie met betrekking tot de financiële administratie van de VvE te verschaffen. Over deze werkzaamheden kunnen tussen de beheerder en de VvE, afspraken over de kosten daarvan worden gemaakt. 4.5 De beheerder zorgt ervoor dat de jaarrekening tijdig af is, volgens de regels van de wet en het Reglement van Splitsing. De beheerder doet wat binnen zijn mogelijkheden ligt om te zorgen dat over de vaststelling van de jaarrekening ook tijdig wordt besloten in de Vergadering van Eigenaars. 4.6 De beheerder zorgt voor het tijdig aanmanen van debiteuren en adviseert de VvE tijdig om een vergaderbesluit te nemen over het treffen van rechtsmaatregelen bij betalingsachterstanden. 4.7 De beheerder dient ervoor te zorgen dat er een bankrekening op naam van de VvE wordt gehouden. Ook zorgt de beheerder ervoor dat er een aparte spaarrekening op naam van de VvE wordt gehouden waarop de reserves van de VvE worden gestort. Bij opnamen van de reserverekening wordt er altijd gehandeld naar het Reglement van Splitsing. 4.8 De beheerder moet er zoveel mogelijk voor zorgen dat dat er bij de bank de juiste gegevens en de (elektronische) handtekeningen van de personen, die over de bank- en spaarrekening(en) kunnen beschikken, zijn geregistreerd. ARTIKEL 5 - TECHNISCH BEHEER 5.1 De beheerder treedt ook als technisch beheerder op als dit uitdrukkelijk schriftelijk is overeengekomen met de VvE. 5.2 De werkzaamheden als technisch beheerder houden het begeleiden van de bestuurder in of degene die binnen de VvE verantwoordelijk is voor het technisch beheer. Dit doet de technisch beheerder met behulp van de technische kennis die het heeft. Waar nodig zal er een externe expert worden ingeschakeld. Het hoort niet bij de taken van de beheerder om gebreken op te merken, de ernst daarvan te beoordelen, technische werkzaamheden te begeleiden of op een andere manier bouwtoezicht te houden, tenzij dit anders is overeengekomen met de VvE. De beheerder is daarom ook niet aansprakelijk voor niet 3
opgemerkte gebreken, fouten in de technische uitvoering door derden of een gebrekkig toezicht op die derden, tenzij er opzet of grove schuld is van de beheerder. 5.3 Wanneer de beheerder, in opdracht van de vereniging en in uitzondering op het deel hierboven (5.2), ook werkzaamheden verricht voor directievoering, bouwtoezicht, assistentie bij de oplevering, aanbesteding, het schrijven van een bestek en/of besteksdelen, het ontwikkelen van programma van eisen, (voor)ontwerpen en (meerjaren) planningen, zijn op die werkzaamheden de RVOI (Regeling van de verhouding tussen opdrachtgever en adviserend ingenieursbureau) zoals deze drie maanden voor het verstrekken van de opdracht van toepassing golden. Hierbij is ook de arbitrageclausule zoals beschreven staat in het Reglement van de Commissie van Geschillen van het KIVI (Koninklijk Instituut van Ingenieurs) inbegrepen. ARTIKEL 6 - UITVOERING 6.1 De beheerder dient de opgedragen taken behoorlijk uit te voeren en dient datgene te doen of na te laten, dat in de gegeven omstandigheden in redelijkheid, deskundigheid en zorgvuldigheid van beheerder verwacht mag worden. Hij handelt bij het uitvoeren van zijn taak naar de wet, de beheerovereenkomst en de besluiten van de VvE. 6.2 De termijnen die door partijen worden opgegeven zijn geen fatale termijnen. Elke partij kan de andere partij bij overschrijding van de opgegeven termijn, een nieuwe redelijke termijn voor nakoming stellen. Deze termijn zal wel als fatale termijn gelden. 6.3 De beheerder is niet verplicht om meer of om andere werkzaamheden voor de VvE te verrichting dan die zijn omschreven in zijn beheerovereenkomst met de daarbij horende taakomschrijving. Tenzij tussen de partijen schriftelijk andere afspraken overeen zijn gekomen. 6.4 De (bestuurder van de) VvE is verplicht om de beheerder tijdig, volledig en op de goede manier de gegevens, inlichtingen en bescheiden te verschaffen, die nodig zijn voor een goede uitvoering van het beheer. Als de VvE de benodigde gegevens niet tijdig aan de beheerder verstrekt, heeft de beheerder het recht om de uitvoering van de overeenkomst op te schorten, of het recht kosten in rekening te brengen aan de VvE die zijn ontstaan door de vertraging. Voor deze kosten zullen de gebruikelijke tarieven van de beheerder worden gebruikt. 6.5 In geval van overmacht wordt de verbintenis van de beheerder volgens de wet opgeschort zolang er sprake is van overmacht. 6.6 Indien de overmacht langer dan twaalf weken duurt kan een van de partijen de overeenkomst ontbinden, zonder rechterlijke tussenkomst en zonder aanspraak op enige vorm van schadevergoeding. ARTIKEL 7 - AANSPRAKELIJKHEID 7.1 Klachten over de verrichtte of te verrichten werkzaamheden dienen door de VvE (of de bestuurder) zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen 30 dagen na ontdekking schriftelijk te worden gemeld aan de beheerder. 7.2 Als de (bestuurder van de) VvE van mening is dat de beheerder tekort is gekomen in de verplichtingen naar de (bestuurder van de) VvE, dient de VvE hem in ieder geval in de gelegenheid te stellen om de tekortkoming binnen een redelijke termijn te herstellen. 7.3 Alle vorderingsrechten en andere rechten van de VvE richting de beheerder, vervallen een jaar na het moment waarop de VvE bekend werd of op een redelijke manier bekend kon zijn met het bestaan van deze rechten. 4
7.4 De beheerder is niet aansprakelijk voor schade, van welke aard ook, doordat de beheerder is uitgegaan van de door de (bestuurder van de) VvE verstrekte onjuiste en/of onvolledige gegevens. Dit geldt niet wanneer deze onjuistheden kenbaar waren of kenbaar hoorde te zijn voor de beheerder. 7.5 Als zich bij het uitvoeren van de werkzaamheden een gebeurtenis voordoet die tot aansprakelijkheid van de beheerder leidt, zal die aansprakelijkheid beperkt zijn tot het bedrag, waarop de door de beheerder gesloten beroepsaansprakelijkheidsverzekering of aansprakelijkheidsverzekering aanspraak geeft, vermeerderd met het eigen risico. Bij opzet of bewuste roekeloosheid van de beheerder geldt deze beperking niet. 7.6 De werkzaamheden door de beheerder worden alleen ten behoeve van de VvE verricht. De VvE stelt de beheerder vrij van aanspraken van de individuele appartementseigenaren en/of derden. ARTIKEL 8 - PRIJZEN EN BETALING 8.1 De prijs voor de werkzaamheden als beheerder omvat de werkzaamheden die in de omschrijving van de offerte staan en/of die omschreven staan in de bijlagen die bij de beheerovereenkomst horen. Extra werkzaamheden zal de beheerder in nader overleg in rekening kunnen brengen. 8.2 De prijzen van de dienstverlening van de beheerder worden jaarlijks op 1 januari geïndexeerd met het consumentenprijsindexcijfer, die gepubliceerd wordt door het CBS. Prijsaanpassingen buiten de indexering om, zullen door de beheerder minstens zes maanden voor de ingang van deze prijzen aan de VvE worden meegedeeld. Als de beheerovereenkomst voor een bepaalde tijd is aangegaan, kan de overeenkomst binnen drie maanden na ontvangst van deze mededeling door de VvE worden opgezegd volgens artikel 3.2. 8.3 De facturen van de beheerder dienen uiterlijk binnen 30 dagen na factuurdatum volledig te zijn betaald op de bankrekening die de beheerder opgeeft. 8.4 Als binnen deze 30 dagen geen volledige betaling plaatsvindt, is de VvE, nadat zij eerst in de gelegenheid is gesteld alsnog binnen een redelijke termijn te betalen, in verzuim. 8.5 Zodra de VvE in verzuim is, is de beheerder bevoegd om al zijn werkzaamheden voor de VvE met onmiddellijke ingang op te schorten. Van het opschorten van zijn werkzaamheden doet de beheerder onmiddellijk schriftelijke mededeling aan de (bestuurder van de) VvE met de opgave van de achterstallige bedragen. 8.6 Over de periode van het verzuim is de VvE aan de beheerder de wettelijke renten, vermeerderd met twee punten, verschuldigd over het verschuldigde bedrag. 8.7 Als de VvE na de gestelde termijn in de eerste aanmaning nogmaals wordt aangemaand, maar alsnog in gebreke blijft, is zij ook buitengerechtelijke incassokosten aan de beheerder verschuldigd, die 15% van de hoofdsom bedragen met een minimum van 150,-. Als de werkelijke buitengerechtelijke incassokosten meer bedragen, heeft de beheerder het recht om het totaal van deze kosten te vorderen. 8.8 Alle betalingen die gedaan worden bij een achterstand worden allereerst in mindering gebracht op de oudste verschuldigde kosten en vervolgens op de rente. ARTIKEL 9 - BEËINDIGING 9.1 Wanneer de beheerovereenkomst wordt beëindigd, zal de VvE de beheerder een termijn gunnen van 1 maand na het einde van de overeenkomst om de administratie zodanige in orde te brengen, zodat deze eenvoudig kan worden overgedragen aan een derde of een bestuurder die door de VvE wordt aangewezen. Gedurende deze termijn blijft de VvE de 5
gebruikelijke beheervergoeding verschuldigd. Wanneer een kortere opzegtermijn is overeengekomen geldt die overeengekomen kortere termijn. De beheerder zal bij een dergelijke overdracht van de gegevens collegiaal zijn medewerking verlenen. 9.2 Bij de beëindiging van de overeenkomst is de beheerder bevoegd om de overdracht van de gegevens op te schorten totdat het bedrag dat de VvE aan hem is verschuldigd volgens de gesloten overeenkomst helemaal is voldaan. 9.3 Als de VvE in gebreke blijft met het in ontvangst nemen van de administratie, biedt de beheerder de administratie schriftelijk aan bij het bestuur. Bij het ontbreken van een bestuur, wordt de administratie aangeboden aan de voorzitter van de Vergadering van Eigenaars en als deze ook ontbreekt, aan een van de leden. De beheerder voegt bij de stukken een gespecificeerde inventarisstaat en bewaart een exemplaar daarvan in zijn eigen administratie. 9.4 Als de beheerder na beëindiging van de samenwerking nog bescheiden ontvangt die voor de VvE bestemd zijn, hoeft de beheerder niet voor de afhandeling daarvan te zorgen. De beheerder zal de ontvangen bescheiden dan doorsturen naar de VvE of retourneren aan de afzender onder de vermelding dat hij niet meer als beheerder optreedt. Hierbij zal ook het bij de beheerder bekende correspondentieadres van de VvE vermeld worden. De beheerder kan niet aansprakelijk worden gehouden voor de gevolgen van deze handelwijze. ARTIKEL 10 - GEHEIMHOUDING 10.1 De beheerder verplicht zich om zorgvuldig om te gaan met de vertrouwelijke gegevens van de VvE en de eigenaren, die hij bij de uitoefening van zijn taken krijgt. ARTIKEL 11 - GESCHILLEN 11.1 Alle geschillen die voortkomen uit de overeenkomst tussen de partijen zullen worden beoordeeld en afgehandeld door de bevoegde rechter in de vestigingsplaats van de beheerder. 6