Integriteitcode Preambule Directie, medewerkers en toezichthouders van De Bouwvereniging doen hun werk in wisselwerking met de maatschappelijke omgeving. Het is dan ook van groot belang dat klanten en belanghouders vertrouwen hebben in De Bouwvereniging als organisatie en in de mensen die met elkaar het gezicht van De Bouwvereniging bepalen. Dat vertrouwen Dat vertrouwen kan alleen worden verdiend als iedereen bij De Bouwvereniging eerlijk, open en transparant handelt. kan alleen worden verdiend als iedereen bij De Bouwvereniging eerlijk, open en transparant handelt. Dat is niet alleen een interne norm maar ook een norm die we met de buitenwereld moeten communiceren, om te laten zien waar we voor staan en waar anderen op kunnen rekenen. Het gaat hier om integriteit en betrouwbaarheid. De Bouwvereniging heeft alle afspraken, richtlijnen, gedragsregels, etc. in een integriteitcode weergegeven. Deze code is in overleg met de raad van commissarissen, directie & managementteam en de ondernemingsraad opgesteld. De integriteitcode is een openbaar document. Achtereenvolgens worden in de code behandeld de interne integriteit, integriteit naar klanten, integriteit naar zakelijke relaties en een klokkenluiderregeling. Aan het eind is bovendien een paragraaf opgenomen over handhaving van de code en communicatie over de code. Als in de code gesproken wordt over medewerkers, wordt bedoeld: directie en leidinggevenden, alle medewerkers, en de toezichthouders.
Inhoud 1. Interne integriteit... 3 2. Integriteit naar klanten... 3 3. Integriteit naar zakelijke relaties... 4 4. Klokkenluidersregeling... 5 5. Handhaving... 5 6. Communicatie... 5 I n t e g r i t e i t c o d e Pagina 2
1. Interne integriteit Bij interne integriteit gaat het om de huisregels van De Bouwvereniging. 1.1 Medewerkers behandelen elkaar collegiaal en met respect. Uitingen van discriminatie, agressie en (seksuele) intimidatie passen daar niet in. 1.2 Privégebruik van faciliteiten van De Bouwvereniging is toegestaan binnen de voorschriften uit de interne regeling privégebruik faciliteiten en met toestemming van de leidinggevende. 1.3 Medewerkers vervullen geen nevenfuncties of werkzaamheden die in strijd zouden kunnen zijn met de belangen van De Bouwvereniging. Nevenfuncties of werkzaamheden worden in ieder geval gemeld bij de leiding, via een jaarlijkse opgave van de nevenactiviteiten. 1.4 Medewerkers regelen voor zichzelf of voor verwanten geen voordeel of voorrang waar het de dienstverlening van De Bouwvereniging betreft. Dit geldt ook voor de woningverhuur en de verkoop van huurwoningen en goedkope koopwoningen 2. Integriteit naar klanten Hier gaat het om gedragsregels in het contact met klanten van De Bouwvereniging. 2.1 Medewerkers van De Bouwvereniging tonen een correcte, professionele en dienstverlenende instelling naar klanten. 2.2 Klanten worden met respect behandeld, ongeacht afkomst, religie en/of etniciteit. Hierbij passen geen uitingen met een discriminerend of seksistisch karakter. 2.3 Met bedrijfsgegevens en (vertrouwelijke) informatie over klanten, relaties of collega s wordt zorgvuldig omgegaan. De privacy van klanten wordt gerespecteerd en van de beschikbare kennis wordt geen oneigenlijk gebruik gemaakt. Om dit te beogen tekent elke medewerker een geheimhoudingsverklaring. 2.4 Afspraken met klanten worden nagekomen. Mocht dit onverhoopt niet lukken, dan wordt tijdig contact opgenomen om een nieuwe afspraak te maken. I n t e g r i t e i t c o d e Pagina 3
3. Integriteit naar zakelijke relaties Dit onderdeel van de integriteitcode gaat over richtlijnen en voorschriften die van toepassing zijn in contacten met zakelijke relaties, zoals leveranciers, aannemers en andere opdrachtnemers. 3.1 De opdrachtverlening door De Bouwvereniging aan derden gebeurt zorgvuldig en transparant. 3.2 MT-leden en medewerkers van De Bouwvereniging die opdrachten verlenen werken volgens de voorschriften van de aanbestedingsprocedure. 3.3 Om (de schijn van) belangenverstrengeling te voorkomen, worden privérelaties met opdrachtnemers bij de leiding gemeld. 3.4 Medewerkers van De Bouwvereniging die opdrachten verlenen nemen in principe geen goederen of zaken af van een bedrijf waarmee De Bouwvereniging zaken doet (of in het recente verleden deed). Als dat toch gebeurt, wordt dit vooraf gemeld bij de leidinggevende. In ieder geval dient de prijsvorming marktconform te zijn en de voorwaarden de gebruikelijke. 1 3.5 Het accepteren van relatiegeschenken en uitnodigingen van zakelijke relaties is in beperkte mate toegestaan. Het accepteren van dergelijke zaken gebeurt in overleg met de leidinggevende. Geldbedragen zijn nooit toegestaan. Aanbiedingen van relatiegeschenken of uitnodigingen van substantiële omvang dienen te worden geweigerd en gemeld bij de leidinggevende. Het accepteren van relatiegeschenken en uitnodigingen van zakelijke relaties tijdens een onderhandelingsproces is evenmin toegestaan. 3.6 Kerstpakketten van zakelijke relaties worden centraal verzameld (ook als ze op naam gesteld zijn) en door de Personeelsvereniging onder alle medewerkers verdeeld. 3.7 Onderhandelingen met zakelijke relaties inzake verwerving van onroerende goederen of grond worden gedaan door minimaal twee medewerkers van De Bouwvereniging. 1 In enkele gevallen heeft De Bouwvereniging collectieve kortingsafspraken gemaakt met bedrijven over de inkoop van goederen en diensten. Hiervoor is een regeling opgenomen in het Handboek P&O. I n t e g r i t e i t c o d e Pagina 4
4. Klokkenluidersregeling De klokkenluidersregeling heeft betrekking op het melden van misstanden door medewerkers van De Bouwvereniging. 4.1 Onder misstanden wordt verstaan: een grove schending van wettelijke voorschriften of bedrijfsregels; een groot gevaar voor de gezondheid, veiligheid of het milieu; een onbehoorlijke wijze van functioneren binnen het bedrijf die het imago van De Bouwvereniging in gevaar kan brengen. 4.2 Een medewerker die een misstand als genoemd in artikel 4.1 vermoedt of constateert maakt hiervan melding bij de leidinggevende. 4.3 De leidinggevende is verantwoordelijk voor de afhandeling. Hij informeert de directie, die na verifiëring een onderzoek start. 4.4 Als de leidinggevende zelf bij de misstand betrokken is, meldt de medewerker de misstand rechtstreeks bij de directeur-bestuurder. Als ook die bij de misstand betrokken is, wordt de voorzitter van de raad van commissarissen geïnformeerd. 4.5 Een medewerker die een (vermoeden van) misstand te goeder trouw meldt, mag op geen enkele wijze benadeeld worden in zijn positie als gevolg van de melding. 5. Handhaving 5.1 Medewerkers die zich niet houden aan de integriteitcode worden daarop aangesproken. 5.2 Afhankelijk van de ernst van de overtreding kunnen disciplinaire of rechtspositionele maatregelen worden genomen. 5.3 Indien de geconstateerde overtredingen door een lid van het managementteam zijn begaan, worden de maatregelen volgens artikel 5.2 genomen door de directie na consultering van de Raad van Commissarissen. 5.4 Indien geconstateerde overtredingen door de directie zijn begaan, worden de maatregelen volgens artikel 5.2 genomen door de Raad van Commissarissen. 6. Communicatie 6.1 De integriteitcode wordt aan alle medewerkers ter beschikking gesteld. 6.2 De integriteitcode is openbaar en als zodanig beschikbaar voor externe relaties en andere belanghebbenden. >>Harlingen, 25 maart 2011<< I n t e g r i t e i t c o d e Pagina 5
I n t e g r i t e i t c o d e Pagina 6
I n t e g r i t e i t c o d e Pagina 7