VLAAMSE SCHIETSPORTKOEPEL Vereniging zonder winstoogmerk Erkend door Sport Vlaanderen 1 Aanwezig: secretaris-generaal penningmeester bestuurder vanuit Vlaams-Brabant, bestuurder vanuit Antwerpen, bestuurder vanuit Limburg bestuurder vanuit Oost-Vlaanderen bestuurder vanuit West-Vlaanderen, voorzitter dirco kleischieten voorzitter dirco doelschieten vertegenwoordiger kleischieten 1 a.i. vertegenwoordiger kleischieten 2 a.i. Voor VSK-secretariaat: Administratief directeur ZITTING VAN 08 MEI 2018 NOTULEN De secretaris-generaal verwelkomt de aanwezigen en in het bijzonder de twee nieuwe aanwezigen. Daarna vat hij de dagorde aan. De volgorde van de punten werd licht aangepast aangezien 1 bestuurder iets later was tgv het verkeer. Dagorde Raad van bestuur Korte voorstelling van de nieuwe kandidaat bestuurders a.i. vertegenwoordigers kleischieten. Aan nieuwe vertegenwoordigers kleischieten wordt gevraagd om zich kort even voor te stellen: Vertegenwoordiger 1: Zij baat samen met haar man een schietstand kleischieten uit. Zij kunnen Olympische trap, Amerikaanse -- en Universele trap aanbieden, alsook jachtparcours en compak. Haar hart klopt voor de schietsport. Uiteraard is dit mede dankzij het feit dat haar zoon, het momenteel zeer goed doet in het kleischieten. Ze wil dan ook als lid van de raad van bestuur van VSK haar bijdrage leveren om de schietsport hoog te houden en eruit te halen wat eruit te halen valt. Zij wil ook van alles meer op de hoogte zijn, omdat ze in de club ook vaak overspoeld wordt met vragen. Ze wil op de hoogte blijven van het reilen en zeilen in de wetgeving, om zo de schutter maximaal te kunnen helpen. Het is schrijnend te zien, dat bepaalde instanties zelf zo slecht op de hoogte zijn. Ze nemen alle wapens af van personen, omdat ze er zelf te weinig van afweten. Dit probleem is niet in elke provincie even groot. Vertegenwoordiger 2: Hij is 51 jaar en heeft de schietsport leren kennen door zijn vader die skeet schutter was. Zelf is hij actief sinds 2008, dus een 10 jaar. Hij is voornamelijk actief in de clubs via Bauffe, staat daar mee in voor het onderhoud en de reparatie van de machines, organiseert samen met een vriend daar wedstrijden, die een mengeling zijn van de disciplines compak, English Sporting en jachtparcours. Hij geeft ook initiaties klei- en kogelschieten. Dit alles uit liefde voor de sport en om te sport te leren aan mensen die ze niet kennen. Hij wil een meerwaarde bieden voor de sportschutter, aangezien er in België toch wel een beperking is qua wedstrijden, initiaties, De andere bestuurders stellen zich kort even voor. A. TE BESLISSEN PUNTEN A.1 Benoeming bestuurders ad interim vertegenwoordigers kleischieten De nieuwe vertegenwoordigers kleiverlaten even de vergadering, voor de behandeling van dit punt. De vergadervoorzitter vraagt of er een bestuurder een probleem heeft met de aanstelling van deze bestuurders a.i.?
Eén bestuurder heeft als opmerking, dat vertegenwoordiger 1 soms mogelijks in een moeilijk vaarwater zal zitten met beslissingen over haar zoon. De statuten hebben een artikel betreffende belangenconflict en zij zal zich dan bij stemmingen moeten onthouden. Tevens wordt er gemeld dat de meeste beslissingen die betrekking hebben op het dossier van haar zoon, in de Topsportcommissie genomen zullen worden. Iedereen gaat unaniem akkoord met deze aanstelling. Beide vertegenwoordigers vervoegen terug de vergadering. Er wordt hen gemeld dat zij bestuurder ad interim zijn, wat neer komt het feit dat zij momenteel geen stemrecht hebben binnen de RVB. Tevens wordt aan nieuwe vertegenwoordiger 1 gemeld dat indien er ooit op de RVB een beslissing genomen moet worden met betrekking tot het dossier van haar zoon, zij zich dient onthouden van de stemming. Zij bevestigt dat zij dit reeds had ingecalculeerd. Beide bestuurders bezorgen de getekende ethische code en gedragscode leden raad van bestuur VSK. A.2 Goedkeuring verslag vorige vergadering. (13 maart 2018) Het verslag wordt unaniem goedgekeurd A.3 Goedkeuring syntheseverslag vergadering. (13 maart 2018) Het syntheseverslag wordt unaniem goedgekeurd Bestuurder Vlaams-Brabantverlaat de vergadering daar hij betrokken partij is in het volgende agendapunt. A.4 Aanstellen VSK coördinator Hantering en Schietproeven Er zijn drie kandidaturen tijdig ontvangen in alfabetische volgorde van de achternaam: Persoon A Persoon B Persoon C Er wordt een stemming op papier georganiseerd met volgend resultaat (Er nemen 8 bestuurders deel aan de stemming): Persoon A 3 stemmen Persoon B 0 stemmen Persoon C 5 stemmen Persoon C wordt verkozen met meerderheid van de stemmen als VSK coördinator. Hij kan deze functie maar bekleden nadat hij zijn ontslag heeft gegeven in de Raad van Bestuur. Bestuurder Vlaams-Brabant vervoegt opnieuw de vergadering. A.5 Bepalen procedure aanstellen provinciaal coördinator Hantering in Schietproeven Limburg Momenteel is in de reglementering niet opgenomen wie een provinciale coördinator aanstelt. Het voorstel wordt gedaan, om deze aanstelling te laten beslissen door de clubs van de betrokken provincie, die ermee moet werken. Eén bestuurder vraagt of de vacature die ingediend werd op briefpapier van de club, of deze persoon zijn kandidatuur zelf gesteld heeft, of de club deze kandidatuur gesteld heeft. Er wordt van uitgegaan dat dit een persoonlijke kandidatuurstelling is, op verkeerd briefpapier. Eén bestuurder zegt dat de prov. coördinatoren vroeger aangesteld werden door de VSK-coördinator, omdat hij met deze personen moet samenwerken in de aangeduide trainingscentra. Hij is niet op de hoogte van de aanpassing dat elke club een examen kan en mag aanvragen, waardoor de clubs effectief wel betrokken partijen zijn. De vraag wordt ook gesteld of het wel wenselijk is om deze keuze bij 1 persoon te leggen? Er wordt beslist dat opgenomen wordt dat in de toekomst de VSK coördinator een kandidaat zal voordragen aan de RVB en dat de RVB hierover zal beslissen. Aangezien er voor de functie van Prov. coördinator Limburg twee kandidaturen zijn, gaat de RVB over tot geheime stemming (er nemen 9 bestuurders deel aan de stemming): Persoon D: 4 stemmen Persoon E: 5 stemmen Persoon E wordt aangeduid als provinciaal vertegenwoordiger H en S proeven Limburg. De admin dir 2
3 communiceert hierover. A.6 Goedkeuring aanpassing Huishoudelijk Reglement ctr. ontwerp De bestuurder vanuit West-Vlaanderen heeft de nodige aanpassingen het HR voorbereid in functie van de GDPR. Zij heeft hiervoor het sjabloon van VSF gebruikt en rekening gehouden met de externe consulent zijn opmerkingen. Ook onze clubs kunnen dit gebruiken. Het Intern Reglement SSL moet ook nog aangepast worden. Dit wordt bekeken tegen de volgende RVB. Voorstel tot wijziging van volgende artikels: Art 4 1; het VSK-applicatie vervangen door de VSK-applicatie Art12 2: aanvullen met: Voor het uitvoeren van de sport promotionele opdrachten, opgesomd in artikel 17. 2,4, 5 en 9 van de statuten, wordt er door de verschillende dirco s samengewerkt om tot een overkoepelend beleid te komen. Intern werd dit reeds besproken tussen dirco klei en doel, om op deze manier er voor beide dirco s de secretariaatsmedewerker bij te betrekken en dit te bundelen. Art 20 wordt toegevoegd: 1. Tussen VSK (verwerkingsverantwoordelijke) en zijn leden (verwerkers) geldt het gecoördineerd intern reglement sportschutterslicentie. De persoonsgegevens die op vraag van VSK door de leden verwerkt worden, kaderen in de uitvoering van dit reglement. De leden handelen uitsluitend overeenkomstig dit reglement en dus in opdracht en op basis van schriftelijke instructies van VSK. De verwerker houdt een register bij van de verwerkingsactiviteiten die zij ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke verricht (art. 30 AVG). 2. De bepalingen uit dit artikel gelden zolang het lid de taken uitoefent die omschreven zijn in het in 1 genoemde reglement. Het lid verbindt zich ertoe de gegevens, zijnde de dossiers, niet langer te bewaren dan noodzakelijk is voor het uitvoeren van het in 1 genoemde reglement. Onmiddellijk na het voltooien van de opdracht opgenomen in dit reglement of na de beëindiging van dit reglement worden de gegevens, zijnde de dossiers bezorgd aan VSK. Het lid mag hierna op geen enkele manier meer beschikken over de persoonsgegevens en documenten vermeld in 4 van deze bepaling. 3. De persoonsgegevens worden verwerkt in het kader van het doeleinde, uitreiken van voorlopige sportschutterslicenties, uitreiken van sportschutterslicenties, jaarlijks valideren van sportschutterslicenties, uitreiken van hernieuwde spotschutterslicenties, afleveren van een duplicaat van een verloren document, afleveren van een sportschuttersboekjes, afleveren van vignetten voor adreswijziging.. 4. Enkel de volgende persoonsgegevens, die strikt noodzakelijk zijn voor het bereiken van de doeleindes, vermeld in 3, zullen door de leden verwerkt worden: - Naam en voornaam - Adres - Telefoonnummer - Geboorteplaats - Geboortedatum - Naam en nummer club - Stamnummer VSK - Emailadres - Pasfoto - Nummer sportschutterslicentie - Kopie identiteitskaart - Uittreksel uit het strafregister - Medisch attest - Attesten slagen in theoretische -en praktische proeven - modellen die wapenbezit rechtvaardigen
4 5. De persoonsgegevens zijn afkomstig van de toegetreden leden. 6. De leden waarborgen dat de personen die de persoonsgegevens verwerken zich ertoe verbonden hebben om de vertrouwelijkheid in acht te nemen. De mededeling van gegevens aan derden die niet rechtstreeks deelnemen aan de uitvoering van de opdracht is verboden, tenzij dit door een wet wordt opgelegd. De gegevens worden enkel verwerkt in het kader van de in 3 beschreven doeleinden en zullen in geen geval aan derden worden meegedeeld. De leden verbinden er zich toe om alle personen die toegang hebben tot de persoonsgegevens in te lichten over de verplichtingen die voortvloeien uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming. De leden verbinden er zich toe om geen kopies te maken van gegevens waar zij mee werken. 7. De leden werken niet met onderaannemingscontracten met subverwerkers om de hen door het in 1 vermelde reglement opdracht uit te voeren. 8. De leden verbinden er zich toe de verwerking van de persoonsgegevens steeds op een veilige manier te organiseren. VSK en de leden nemen hiertoe passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen. VSK zal er op toezien dat de leden deze maatregelen nemen en naleven. Volgende maatregelen worden, waar passend, genomen: - De persoonsgegevens worden steeds onder toezicht of in een afgesloten ruimte bewaard; - De persoonsgegevens zijn slechts toegankelijk voor de daartoe door het bestuur aangestelde personen. Met het oog op een back-up is aan te raden dat er 2 personen worden aangesteld; - Wanneer de documenten worden meegegeven met een persoon, die ze dient te bezorgen aan het secretariaat, gebeurt dit onder gesloten omslag; - Een procedure voor het op gezette tijdstippen testen, beoordelen en evalueren van de doeltreffendheid van de organisatorische maatregelen ter beveiliging van de verwerking. Bij de beoordeling van het passende beveiligingsniveau wordt rekening gehouden met de verwerkingsrisico s, vooral als gevolg van de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens, hetzij per ongeluk, hetzij onrechtmatig. VSK en de leden treffen maatregelen om ervoor te zorgen dat iedere natuurlijke persoon die handelt onder het gezag van VSK of van het lid en toegang heeft tot de persoonsgegevens, deze slechts overeenkomstig het in 1 bedoelde reglement verwerkt, tenzij hij daartoe wettelijk is gehouden. 9. Het lid zorgt ervoor dat er een procedure beschikbaar is in het geval van een datalek. In dergelijk geval wordt VSK onmiddellijk en maximum binnen de 24u na het vaststellen van het lek, ingelicht van het datalek. VSK wordt door het lid in voorkomend geval op de hoogte gebracht van: - De aard van het incident - Het tijdstip van de vaststelling - Welke gegevens gelekt zijn - Welke maatregelen genomen werden om bijkomende schade te beperken - Wanneer het incident werd afgesloten - Welke structurele maatregelen genomen zijn om dergelijk lek in de toekomst te vermijden
5 10. VSK heeft op elk ogenblik het recht om de naleving van deze bepaling te controleren. Het lid stelt aan VSK alle informatie ter beschikking die nodig is om de verplichtingen die voortvloeien uit deze overeenkomst en uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het lid gaat in op ieder redelijk verzoek van VSK om medewerking te verlenen en de nodige informatie te verstrekken in het kader van een audit. Het lid verleent aan VSK bijstand met betrekking tot de verplichtingen uit artikel 32 tot 36 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (met name: de beveiliging van de verwerking, de melding van een inbreuk aan de toezichthoudende autoriteit en de betrokkene, de gegevensbeschermingseffectbeoordeling en voorafgaande raadpleging). 11. Het lid is aansprakelijk voor de schade die voortvloeit uit het niet naleven van deze overeenkomst, maar is niet aansprakelijk voor de schade die voortvloeit uit het naleven van de instructies van VSK. 12. Alle geschillen die verband houden met de uitvoering van deze overeenkomst worden beslecht door de bevoegde rechtbanken van het arrondissement waar de verwerkingsverantwoordelijke is gevestigd. Het oude artikel nr. 20 wordt 21 Persoon 1 vraag info i.v.m. de gegevens van de hantering en schietproeven. Ook hier zullen duidelijke afspraken gemaakt moeten worden dat deze info enkel bij VSK bewaard blijft. Persoon 2 vraagt dan wat de info die hij op zijn 3 computers heeft staan met betrekking tot VSK en haar leden? Deze info zal verwijderd moeten worden. Enkel de info van het laatste werkingsjaar kan bewaard blijven. Er wordt gezegd dat er ook nog een overeenkomst uitgewerkt moet worden met de vrijwilligers. De aanpassingen worden unaniem goedgekeurd. A.7 Lidmaatschap VSK in Belgian Weapon forum De vraag wordt gesteld of Belgian Weapen Forum nog wel effectief de belangen van de sportschutter verdedigd. Er worden enkele voorbeelden aangehaald van acties die een bepaalde persoon ondernomen heeft, die niet overeenkomen met de besproken punten tijdens het forum. Verschillende leden van de RVB hebben reeds gelijkaardige zaken meegemaakt met deze persoon Er wordt even van gedachten gewisseld over de mogelijke opties die er zijn. Er wordt beslist dat we nog tot de volgende AV lid blijven, om dan hierover feed back te vragen bij de clubs. Wel wordt er voorgesteld, om zelf meer actief te communiceren over welke stappen VSK hier onderneemt en dat zij zelf actief participeren in de adviesraad. A.8 Standpunt VSK t.o.v. nieuwe vertegenwoordiger Fros In het verleden heeft VSK reeds verschillende schrijven gericht aan VTS i.v.m. de Fros vertegenwoordiging in de denkcel schieten. Nu er een nieuwe vertegenwoordiger aangeduid is de vraag of VSK opnieuw een schrijven zal richten. De raad van bestuur gaat hier unaniem mee akkoord. A.9 Vraag PSKM i.v.m. mogelijke lening of voorstel van uit VSK voor tussenkomst schietstand De penningmeester geeft toelichting over de vraag Er zijn nog vele vragen bij dit project. Omdat de tijd dringt, wordt het voorstel gedaan om akkoord te gaan met een lening van de 90.000 euro die nodig is om het nodige te voorzien zodat de extra bouw later al dan niet gezet kan worden. Dit geeft VSK de nodige tijd, om met deze mensen samen te zitten en verder een mogelijk voorstel uit te werken. VSK is geïnteresseerd, maar heeft meer info en tijd nodig om hier een correct voorstel te kunnen uitwerken. Door de lening van 90.000 euro kunnen de werken tijdig starten en doorgaan en kan er een project uitgewerkt worden. De raad van bestuur gaat unaniem akkoord met het voorstel gedaan door voorzitter Dirco kleischieten.
6 B. TE BESPREKEN PUNTEN B.1 Stand van zaken GDPR Medewerker vanuit West-Vlaanderen geeft toelichting over een stand van zaken GDPR: 25 mei komt steeds dichter bij. Wat hebben we intussen reeds gedaan: Het Huishoudelijk Reglement werd goedgekeurd. Clubs hebben een toelichting gekregen tijdens de algemene Vergadering De Sjablonen van Dynamo werden voor de clubs gedeeltelijk voor ingevuld en beschikbaar gezet. Clubs zijn via de laatste nieuwsbrief op de hoogte gebracht van de sjablonen, dat ze hun ingevulde documenten mogen laten nalezen door Dynamo en dat het HR ging aangepast worden. De vragen die we binnen krijgen zullen als FAQ op de site geplaatst worden, zodat iedereen ze kan lezen. Waar werken we nog aan verder: In het Intern reglement SSL moeten nog schriftelijke instructies naar de clubs opgenomen worden. Het register van VSK moet nog verder aangevuld worden. Er moet nog een overeenkomst opgesteld worden met de vrijwilligers Het secretariaat moet gesensibiliseerd worden De privacy verklaring nog communiceren Een document opgesteld worden over de gang van zaken. Met de externe consulent werd er besproken om vanuit VSK een DPO aan te stellen ook voor de clubs, zodat zij dit niet moeten doen, omdat dit voor de clubs een serieuze kost zal zijn. De consulent heeft hierover zijn plan van aanpak gewijzigd. In eerste instantie wenste hij voorafgaande een advies te vragen aan de privacy commissie, dit werd aangepast naar een voldoende gedocumenteerd dossier bijhouden. Hoe de privacy commissie dit dan ziet, zullen we maar weten na een controle. VSK heeft een DPO nodig. Medewerker vanuit West-Vlaanderen heeft wel de juiste opleiding, maar heeft beslist dat ze lid van de raad van bestuur wil blijven en deze twee functies zijn niet verenigbaar. VSK zal dan ook op zoek moeten gaan naar een DPO. Deze persoon moet voldoende tijd krijgen om zijn werk te doen. Hier zal dan ook een budget tegenover moeten komen. Medewerker vanuit Limburg stelt de vraag of er op de website nog veel veranderd moet worden. Zijn voorstel is om de wedstrijdresultaten in de lidzone te plaatsen. Voor GDPR is dit niet nodig, maar dit kan uiteraard bekeken worden. B.2 Evaluatie organisatie overlegvergadering, AV en BAV Er zijn geen opmerkingen over de organisatie van de vergaderingen van mei. De admin dir zegt nog dat ze overweegt om de aanwezigheidslijsten anders te organiseren omdat dit soms tijdrovend is. B.3 Stand van zaken Provincies: o Vlaams-Brabant Niets speciaal te melden. Voorzitter Dirco Doel moet de schietkaarten nog regelen, deze liggen in de auto. o Antwerpen Niets speciaal te melden, de provinciale wedstrijden zijn achter de rug. o Limburg Persoon die wedstrijden in Limburg opvolgt heeft verschillende resultaten van prov. wedstrijden niet ontvangen van de organisatoren. Tevens meldt hij dat de lijst van de BOA voor Limburg tijdig opgevraagd zal moeten worden, alsook het geld, aangezien een medewerker iedereen een formulier heeft laten invullen. o Oost-Vlaanderen De Prov. wedstrijden zijn zonder problemen verlopen. Het was nog niet tot iedereen
7 o doorgedrongen, dat ze zich moesten melden om deel te nemen aan een VK. Een bepaald persoon heeft de bestuurder vanuit Oost-Vlaanderen gemeld, dat hij geen uitnodiging heeft ontvangen. Het is niet omdat je je aangemeld hebt, dat je ook zeker mag deelnemen. Voor sommige disciplines is er een beperking van aantal deelnemers. De uitnodigingen worden per mail verstuurd en op de site gezet. Vertegenwoordiger kleischieten 1 meldt dat je bij kleischieten op voorhand moet aanmelden en betalen. Op die manier kunnen zij perfect uitrekenen hoeveel tijd ze nodig gaan hebben. Ook zij werken soms met een maximum. West-Vlaanderen alles loopt goed. Dirco s o Doel Melding dat de resultaten van de provinciale wedstrijden van Antwerpen en Limburg organisaties door club Gelmense Pistoolschutter niet vlot binnen komen. Bestuurder vanuit Antwerpen egt dat hij de info niet krijgt van de organiserende clubs, omdat er vertrouwelijke info op staat. Dit is niet logisch aangezien de organisator de info van VSK ontvangt. Volgens hem zijn er twee clubs in Antwerpen die hun schutters niet doorgeven. Tevens is zijn opmerking dat er niet via de site kan ingeschreven worden terwijl dit voor het VK nu wel kan. Dit werd reeds verschillende malen uitgelegd, dat de inschrijving voor de Pk s via de clubs moeten gebeuren, omdat deze gefactureerd worden aan de clubs. Geen verdere punten o Klei Niets speciaal te melden van uit het dirco Vertegenwoordeiger Klei 1stelt de vraag of iemand die lid is met een VL SSL mag deelnemen aan wedstrijden? Er wordt bevestigd dat je een (VL) SSL moet hebben om te kunnen deelnemen. Voor Walen is een Waalse SSL ok en voor buitenlanders een Europese vuurwapenpas. Vertegenwoordiger klei 2 vraagt of een schutter die 14 jaar is mag schieten. In Wallonië mogen schutters voor de Olympische disciplines een SSL aanvragen vanaf 14 jaar. In Vlaanderen mag deze persoon niet schieten omdat hij onder de 16 jaar is. Er is hier dus een verschil in de decreten. Het bepaalde artikel is in het KB van de schietstanden wel vernietigd. Uiteindelijk zal je dus rekening moeten houden met de wapenwet, de sportdecreten en de interne reglementen van de club. Voorzitter dirco doel haalt een voorbeeld aan i.v.m. een Vlaamse biatlon atleet, die lid is moeten worden van de Duitstalige gemeenschap om het nodige geregeld te krijgen. C MEDEDELINGEN C.1. Stand van zaken aansluitingen leden, sportbeoefenaars Iedereen heeft deze info kunnen bekijken. C.2. Drukke periode i.v.m. de valideringen van de SSL. Het is momenteel de drukste periode. Zo lang we kunnen volgen, wordt de post verwerkt op basis van binnen komen. Wanneer er een achterstand komt, wordt er ook rekening gehouden met het feit wanneer de sportschutter zijn vignet nodig heeft. D. VARIA Aan alle bestuurder wordt er gevraagd of ze nog varia punten hebben: Bestuurder voor Limburg: Kan er in het tijdschrift iets opgenomen worden i.v.m. het verbod van verkoop van wapens op internet. Beroepsmatig werd hij hiermee geconfronteerd. Mogelijks zijn niet alle leden hiervan op de hoogte. VSK heeft zelf hierover een schriftelijke vraag gesteld aan FOD justitie en wacht dit antwoord af.
8 Administratief Directeur : Tijdens de volgende vergadering moeten de voorstellen van wijzigingen van de acties voor 2019 besproken worden. Er wordt daarom gevraagd om het beleidsplan 2018 te lezen en voorstellen tot wijzigingen of aanpassingen van acties door te geven. Op die manier kan dit tegen de vergadering van augustus uitgewerkt worden en goedgekeurd, voor indiening voor september. De vergadervoorzitter sluit om 22.30 de vergadering en wenst iedereen een behouden thuiskomst. Secretaris-Generaal