in 12 slides Code Buysse II, samengevat in 12 slides
1 Governance principes De ondernemers hebben hun bedrijf nog niet in een vennootschapsstructuur ondergebracht. De ondernemers activeren een raad van bestuur. Optimalisatie werking met externe bestuurders 2 De ondernemer laat zich bijstaan door een adviesraad = een klankbord biedt met betrekking tot zijn bedrijfsvoering Verdere uitbouw van de bestuursorganen = comités
2 Deugdelijk ondernemen Aantrekkingskracht en steun op interne en externe betrokkenen Een goede relatie met het personeel Een duurzame relatie met bankiers Een duurzame relatie met leveranciers Klant staat centraal Rekening houden met concurrenten Externe adviseurs kunnen een belangrijke rol spelen Een goede relatie met diverse overheidsinstellingen 3
3 Maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) 4 de sociale, economische en ecologische impact kennen van het productie of dienstverleningsproces en in overleg met belanghebbenden de prestaties verbeteren op sociaal, ecologisch en bedrijfseconomisch vlak; betrekken van de werknemers bij het beleid van de onderneming met aanmoediging van actieve participatie; rekening houden met de noden en verwachtingen van de klant; antwoord kunnen bieden aan overheden en andere ondernemingen die duurzaamheidcriteria invoeren in hun aankoopbeleid; wederzijdse communicatie en vertrouwensrelatie opbouwen met zakenrelaties en de buurt; inspelen op maatschappelijke tendensen en drijfveren en ze vertalen naar opportuniteiten.
4 Raad van advies 5 Voordeel: de ondernemer beschikt over een klankbord; meer systematisch aandacht aan de langetermijnvisie en de strategie; bevordering van de transparantie en de continuïteit van de besluitvorming; Bewaking van het evenwicht tussen het belang van de onderneming en het belang van de ondernemer, de familie en andere. Samenstelling op basis van verscheidenheid van expertises: Betrekking aandeelhouders en eventueel familiale opvolgers Steunen op minstens 2 externe adviseurs bereid om ervaring en inzichten te delen; in staat om een beleid te evalueren en bij te sturen; stelt altijd het belang van de onderneming centraal; in staat om de eigen beroepsachtergrond te overstijgen; heeft empathie voor de bedrijfsleiding.
5 Taak van een actieve raad 6 beslissingen inzake belangrijke en strategische zaken, waken dat initiatieven van het management en de aandeelhouders tot hun bevoegdheid behoren; benoeming van de gedelegeerd bestuurder, het directiecomité en het management; het geven van advies aan de gedelegeerd bestuurder, het directiecomité,en het management; de financiële en de operationele controle, en de invoering en bewaking van een intern controlesysteem; het uitstippelen van de dividendenpolitiek, voorgelegd ter goedkeuring aan de algemene vergadering; de voorbereiding en de organisatie van de opvolging vrijwaren van de belangen van de vennootschap in geval van crisis en conflict
5.6 Externe bestuurders Externe bestuurders - bestuurders die niet tot het management en tot de controlerende aandeelhouder behoren : een objectieve kijk op de onderneming; raad op onpartijdige wijze; klankbord voor de ondernemer; discipline en verantwoordelijkheidszin op het vlak van rapportering; belangrijke rol in crisissituaties; waken over de opvolging van de gedelegeerd bestuurder; netwerken en relaties delen; ervaring en kennisoverdracht. 7
5.6 Werking raad van bestuur Regelmatige vergaderingen; Benoeming van bestuurders op algemene vergadering (eventueel voorbereiding door benoemingscomité); Rechten en plichten van bestuurders; Evaluatie van bestuurders op periode basis door raad van bestuur; Gepaste remuneratie van bestuurders ; geen opties of variabele vergoeding; Rol voorzitter: Leiding, open discussie, bewaker van processen, wijze raad, bemiddelaar, scheidsrechter, leiding en sturing, inleiding nieuwe bestuurders Comités : audit en financieel, benoemings- en remuneratiecomité. 8
6 Performant management Gedelegeerd bestuurder en management staat in voor de uitvoering van de strategie; Relatie met de voorzitter van de raad van bestuur : steun en advies; Informatieplicht tegenover de raad van bestuur; Benoeming gedelegeerd bestuurder door de algemene vergadering, op voorstel van de raad van bestuur; Jaarlijkse evaluatie op basis van beoordelingscriteria; Gepaste remuneratie, gekoppeld aan bedrijfs- en individuelle prestaties. 9
7 Betrokken aandeelhouders een zakelijk verantwoord langdurig persoonlijk engagement aan gaan; een consistente visie op de onderneming hebben; leiding en toezicht over laten aan gekwalificeerde organen; rol: de waarden te bepalen en te bewaken; de visie van de onderneming te bepalen; de financiële doelstellingen inzake groei, risico, winstgevendheid en liquiditeit van het aandeel te bepalen; de raad van bestuur te benoemen; hun onderlinge spelregels vast te stellen, al dan niet onder de vorm van een aandeelhoudersovereenkomst. 10
8 Controle en risicobeheer Politiek inzake risicobeheer: identificatie en analyse van de risico s door het management; raad van bestuur waakt over instelling van controleorganen en procedures met rapportering naar de raad van bestuur. Interne controle, risicobeheer en interne audit: Invoer van een degelijk systeem van interne controle; Uitbouw van geschikte procedures; Evaluatie van noodzaak voor een interne audit. Extern auditproces: Onafhankelijkheid van de commissaris; wisselwerking tussen de raad van bestuur en de commissaris. 11
9 Familieforum Platform voor communicatie, informatie en consultatie in verband met het familiebedrijf: wie gerechtigd is deel uit te maken van het familieforum; op welke wijze de voorzitter wordt aangewezen; welke onderwerpen er besproken worden; en welke bevoegdheid het orgaan heeft inzake gewichtige beslissingen Noodzaak voor een externe bemiddelaar 12
9 Familiaal charter 13 Spelregels familieleden de familiale waarden en visie; de eigendom van het familiebedrijf; de financiële doelstellingen van de familie; de carrières in het familiebedrijf; de vergoedingen toekomend aan werkzame familieleden; de governance van het familiebedrijf; de familiale governance; de leiding van het familiebedrijf; de opvolging de rol van niet-familieleden in het familiebedrijf; de communicatie; de conflictregelingen; de vorming van familieleden; de filantropie, sponsoring etc.