ADDENDUM Regie- en Zaakservices 1.0 tussen KING en Leveranciers Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten & Leveranciers Versie: 1.5 Datum: 08 oktober 2015
ADDENDUM: Regie- en Zaakservices INLEIDING EN DOEL Gemeenten krijgen de komende jaren te maken met een grote uitdaging in het sociaal domein. Enkele omvangrijke taken en verantwoordelijkheden op het gebied van zorg, jeugd en participatie zijn vanuit het rijk (en provincies) overgeheveld naar gemeenten. Centraal in deze uitdaging staat het principe van één gezin, één plan, één regisseur ; gemeenten moeten regie gaan voeren over een heel netwerk aan dienstverleners die betrokken zijn bij een bepaald gezin of een bepaalde groep, en dat met een hogere kwaliteit en tegen mindere kosten dan nu het geval is. Een goede informatievoorziening die aansluit op het bestaande ICT-landschap van gemeenten én ketenpartners is in dit kader van groot belang. KING heeft een verkenning uitgevoerd naar deze informatievoorziening in het sociaal domein. Eén van de conclusies uit de verkenning is dat zaakgericht werken kansen biedt bij het ondersteunen van de regiefunctie. De standaard Regieen zaakservices beschrijft de interactie tussen regiesystemen in het sociaal domein, zakensystemen, documentsystemen (DMS), een centraal zakenmagazijn en taak specifieke (zaak)systemen en is ontwikkeld ter ondersteuning van het zaakgericht werken in het sociaal domein. De standaard Regie- en zaakservices wordt vormgegeven door een aantal berichten die hieronder schematisch weergegeven zijn: Van belang om aan te geven is dat bij de beschrijving van de standaard organisatorische vraagstukken niet worden geadresseerd. Doelstelling van dit addendum Doelstelling van dit addendum is om uitwerking te geven aan de hoofddoelstelling van de samenwerkingsovereenkomst voor het toepassingsgebied als hierboven omschreven. Dit omvat: - het accepteren, adopteren en het tijdig en juist inbouwen van de standaarden in software voor gemeenten; - het voeren van de dialoog hierover; - het preventief uitvoeren van integratietesten; Addendum Regie Zaak 2
- het in gezamenlijkheid afstemmen van releaseplanningen. Hierdoor wordt een vliegwielfunctie in het oppakken van innovaties in gang gezet. In dit addendum worden concreet acties en tijdsplanningen afgesproken (zie werkafspraken) die leiden tot snelle en juiste implementatie van de standaard bij gemeenten en het borgen van het beheer. Dit addendum heeft betrekking op de afspraken die tussen KING en Leveranciers, hierna te noemen partijen, zijn gemaakt. UITGANGSPUNTEN 1. Partijen streven ernaar de standaard Regie- en Zaakservices tijdig en juist in de softwareproducten in te bouwen, te implementeren en te laten gebruiken door gemeenten; 2. Leveranciers streven ernaar dat het eigen softwareproduct / de eigen softwareproducten in de eerstvolgende productierelease na ondertekening van het addendum voldoet(n) aan de standaard Regie- en Zaakservices en dat deze softwareproducten bedrijfsklaar zijn voor ingebruikname door gemeenten; 3. Partijen streven naar het uiterlijk op 1 juni 2016 de standaard Regie- en Zaakservices in productie genomen te hebben binnen hun softwareproducten; 4. Partijen borgen dat de standaard voor Regie- en Zaakservices wordt beheerd; 5. Leveranciers en gemeenten weten tijdig van elkaar op welk moment en door welke softwareproducten de standaarden voor Regie- en Zaakservices worden ondersteund om gestandaardiseerde uitwisseling van gegevens mogelijk te maken. Hiervoor wordt de GEMMA Softwarecatalogus (www.softwarecatalogus.nl) gebruikt. 6. Leveranciers geven aan welke rol hun softwareproduct(en) binnen dit koppelvlak invult door in de Softwarecatalogus aan te geven welk referentiecomponent uit het GEMMA Applicatielandschap middels het softwareproduct wordt ingevuld. 7. Leveranciers geven aan welke resultaten er zijn behaald op het StUF Testplatform door de finale testrapportage te uploaden in de Softwarecatalogus bij de betreffende pakketversie of versies. WERKAFSPRAKEN TUSSEN KING EN LEVERANCIERS Om tot een adequate invulling van samenwerking te komen, worden door partijen de volgende inhoudelijke werkafspraken gemaakt: 1. KING beheert de standaard voor Regie- en Zaakservices en zorgt samen met de leveranciers voor een uniforme testset conform de vastgestelde standaard; 2. KING zorgt dat de testset vermeld bij punt 1 van de werkafspraken wordt ondersteund door het StUF Testplatform uiterlijk 15 november 2015; 3. Leverancier neemt de standaard op in de eigen releaseplanning en geeft in de GEMMA Softwarecatalogus voorafgaand aan ondertekening van dit addendum per softwareproduct aan wanneer de Regie- en Zaakservices in zijn geheel worden ondersteund; 4. Leverancier zorgt binnen 2 weken na aanvraag door een gemeente voor een offerte. 5. Leverancier test voor 1 maart 2016 op het StUF Testplatform de Regie- en Zaakservices en zorgt compliant te zijn; 6. Leverancier voert voor 1 juni 2016 minimaal één proefimplementatie uit betreffende de Regie- en Zaakservices, bij een gemeente; 7. Leverancier werkt tijdens de proefimplementatie op een constructieve en coöperatieve wijze samen met andere betrokken leverancier(s). Bij aanvang van de proefimplementatie worden met de andere betrokken leveranciers schriftelijk: a. Afspraken gemaakt over planning en rolverdeling; b. Afspraken gemaakt over de planning voor het afronden van de testen met het StUF Testplatform; Addendum Regie Zaak 3
c. Afspraken gemaakt over planning en uitvoering van een onderlinge geautomatiseerde (keten)test die volgt op het succesvol testen op het StUF Testplatform; d. Applicatieplaat opgesteld met de beoogde ICT inrichting, de te gebruiken softwareproducten en de te implementeren (web)services. 8. De onder 7 gemaakte afspraken en applicatieplaat worden aan KING en de betrokken gemeenten toegestuurd. 9. Leverancier stelt voor de proefimplementatie een technisch specialist beschikbaar en wijst één projectleider aan. De specialist heeft kennis van de standaard, de aan te passen software en is in staat om de gemeente te(n) te ondersteunen bij de implementatie van de standaard. 10. KING zorgt ervoor dat leveranciers die het addendum tekenen, worden vermeld in de GEMMA Softwarecatalogus van KING; 11. Partijen die het addendum ondertekenen, hebben het recht in hun productinformatie of ander marketingmateriaal te vermelden dat zij dit addendum van KING hebben ondertekend; 12. Leverancier publiceert via de GEMMA Softwarecatalogus welke softwareproducten compliant zijn aan de standaard Regie- en Zaakservices, en neemt de finale testrapportage op van de voorgeschreven compliancy-testen die uitgevoerd zijn op het StUF testplatform; 13. KING monitort de voortgang en publiceert de resultaten hiervan. VOORDELEN VOOR GEMEENTEN 1. Het gebruiken van de standaard Regie- en Zaakservices ondersteunt het zaakgericht werken in het sociaal domein; 2. Meer flexibiliteit in softwarekeuze (geen/minder last van vendor-lockin); 3. Scherpere opdrachtverstrekking mogelijk door te verwijzen naar de specificaties van de standaard Regie- en Zaakservices; 4. Het kunnen benutten van collectiviteitsvoordelen door vraagbundeling; 5. Scherpere acceptatie-eisen mogelijk door beschikbaarheid compliancy-instrumenten en de beschikbaarheid van testrapporten; 6. Impuls aan het invulling geven van zaakgericht werken in het sociaal domein. VOORDELEN VOOR LEVERANCIERS 1. Leveranciers worden vanaf het begin betrokken bij de ontwikkeling, zodat zij bij releaseplanningen in een vroegtijdig stadium rekening kunnen houden met de standaarden; 2. Leveranciers die het addendum hebben getekend, worden vermeld in de GEMMA Softwarecatalogus; 3. KING stelt een compliancy-omgeving (StUF testplatform) beschikbaar voor de standaard Regie- en Zaakservices. Hiermee hebben de leverancier en gemeenten een indicatie van de kwaliteit en compliancy van de software met betrekking tot de standaard Regie- en Zaakservices; 4. Leveranciers kunnen hun ontwikkelcapaciteit meer inzetten op hun unieke propositie in plaats van het oplossen van (gestandaardiseerde) integratieproblematiek; 5. Leveranciers kunnen aan hun (potentiele) klanten aantonen dat de applicatie-integratie problematiek langs vooraf gedefinieerde standaarden kan worden opgelost. Addendum Regie Zaak 4
Algemene afspraken Dit addendum maakt integraal onderdeel uit van het KING convenant. Voor zover dit addendum in tegenspraak is met deze andere overeenkomsten, prevaleert het eerder genoemde document boven het later genoemde: 1. Samenwerkingsovereenkomst KING 2. Addendum Regie- en Zaakservices. Nadat de leveranciers de standaard Regie- en Zaakservices in hun softwareproduct beschikbaar hebben (zie paragraaf: werkafspraken tussen KING en leveranciers) vervalt dit addendum en gelden de algemene afspraken uit het KING convenant. Dit addendum Regie- en Zaakservices heeft een looptijd tot uiterlijk 1 juni 2016. Tussentijdse opzegging van dit addendum kan door elk van de partijen plaatsvinden, met schriftelijke opgave van redenen en met inachtneming van een opzegtermijn van 1 maand. SPECIFIEKE AFSPRAKEN Leverancier committeert zich aan de in dit addendum genoemde afspraken voor zover het softwareproducten betreft die een rol spelen binnen de standaard Regie- en Zaakservices. In de bijlage, een afslag van de softwarecatalogus, wordt specifiek benoemd op welke applicaties deze afspraken betrekking hebben en welke referentiecomponent(en) uit het GEMMA applicatielandschap door deze applicatie(s) wordt ingevuld. ONDERTEKENING Datum: / / 2015 Volledige organisatienaam: Ondertekenaar: Volledige organisatienaam: Het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten Ondertekenaar: Handtekening: Larissa Zegveld, Directeur KING Handtekening: Softwareleveranciers tekent in de rol van: Regiesysteem Zaaksysteem Zakenmagazijn Documentenbeheer (DMS) Sectorspecifieke Backoffice applicatie (Benoemen welke dat is / zijn): Addendum Regie Zaak 5
KWALITEITSINSTITUUT NEDERLANDSE GEMEENTEN NASSAULAAN 12 2514 JS DEN HAAG POSTBUS 30435 2500 GK DEN HAAG T 070 373 80 08 F 070 363 56 82 INFO@KINGGEMEENTEN.NL WWW.KINGGEMEENTEN.NL Addendum Regie Zaak 6