Aan de burgemeester van Haren tel. nr.: 14 050 Postbus 21 e-mail: gemeente@haren.nl 9750 AA HAREN (GN) Evenementen geven kleur en inhoud aan het karakter van de gemeente Haren. Het is belangrijk dat alle evenementen veilig verlopen. Daarom worden evenementen getoetst aan de openbare orde, veiligheid, zedelijkheid, gezondheid en milieu. Dit kan variëren van brandveiligheid tot verkeersveiligheid, van verstoring van de openbare orde tot een calamiteit. Om alle evenement zo goed en veilig mogelijk te laten verlopen, wordt er het nodige van een organisator verwacht. Dit is omdat organisatoren van een evenement een grote verantwoordelijkheid dragen. 1. Gegevens aanvrager (vergunninghouder) 1.1 Naam en voorletters Vraagt u de vergunning aan namens een rechtspersoon (bedrijf instelling, vereniging, e.d.)? Vul dan hier de naam in van degene die vertegenwoordigingsbevoegd is. * 1.2 Naam bedrijf / instelling / stichting / vereniging Bij een particuliere aanvraag hoeft u deze vraag niet in te vullen. 1.3 KvK-nummer / BSN-nummer 1.4 Adres (of postbusnummer) ** 1.5 Postcode en plaats 1.6 Telefoon (overdag) 1.7 Telefoon (mobiel) 06-1.8 E-mailadres 1.9 Contactpersonen en telefoonnummers tijdens het evenement Contactpersoon (1) Mobiel 06 - Contactpersoon (2) Mobiel 06 - * Vertegenwoordigingsbevoegd is diegene die (statutair) bevoegd is om namens de rechtspersoon deze aanvraag in te dienen (bijvoorbeeld de voorzitter of directeur). ** Let op: wij hanteren het (post)adres van de rechtspersoon zoals in het register van de Kamer van Koophandel is opgenomen, respectievelijk het adres van de natuurlijke persoon zoals in de Basisregistratie Personen is opgenomen. 2. Machtiging 2.1 Verzorgt een gemachtigde deze aanvraag? (vul gegevens machtiging in) (Ga door met vraag 3) 2.2 Naam en voorletters gemachtigde 2.3 Functie 2.4 BSN-nummer 2.5 Verklaring vertegenwoordigingsbevoegde voor machtiging Hierbij verklaar ik - dat ik bevoegd ben deze machtiging te ondertekenen; - deze machtiging naar waarheid te hebben ingevuld; - de bij 2.2 genoemde persoon te machtigen voor het indienen van deze aanvraag en het uitvoeren van (rechts)handelingen in verband hiermee tot en met het moment van de beschikking op deze aanvraag. Naam vertegenwoordigingsbevoegde (1.1) Handtekening Pagina 1 van 9
3. Evenement 3.1 Naam en soort evenement Muziek evenement, popconcert Markt/braderie Muziek evenement, house/dance Dierenmarkt/-show Muziek evenement, piratenfestijn Optocht Muziek evenement, overig Vliegshows Sportwedstrijd Kermis Auto-motorsportevenementen Volksfeest Wandelmars Tentfeest Beurs Anders, namelijk: Meerdere antwoorden mogelijk. 3.2 Evenement al eens eerder georganiseerd? 3.3 Zo ja: wanneer en waar? 3.4 Wordt er entree geheven?, via kaarten in de voorverkoop, via kaartverkoop aan de deur 3.5 Geef een korte beschrijving van uw evenement 3.6 Website of Facebookpagina van uw evenement 4. Periode evenement 4.1 Op welke data en tijdstippen bouwt u het evenement op? Datum: dag, Van uur tot uur Datum: dag, Van uur tot uur (dd-mm-jjjj) 4.2 Op welke data en tijdstippen vindt het evenement plaats? Datum: dag, Van uur tot uur Datum: dag, Van uur tot uur Datum: dag, Van uur tot uur Datum: dag, Van uur tot uur 4.3 Op welke data en tijdstippen bouwt u het evenement af? Datum: dag, Van uur tot uur Datum: dag, Van uur tot uur 5. Locatie 5.1 Vindt het evenement plaats op één locatie, meerdere locaties of wordt een route gevolgd? 5.2 Locatie(s) evenement Vindt het evenement in meerdere gemeenten plaats? Zo ja, welke? 5.3 Is er overeenstemming met de eigenaar van het terrein over het gebruik van zijn grond? (Zo ja, laat eigenaar hieronder tekenen voor akkoord, zonder goedkeuring kan geen vergunning verleend worden) Eén locatie (Voeg een kaart bij) Twee of meer locatie(s) (Voeg een kaart bij) Een route (Looproute/fietsroute)Voeg routekaart bij), Niet van toepassing (bijv. omdat het evenement op openbare grond is, ga verder met vraag 5.5.) Pagina 2 van 9
5.4 Akkoordverklaring eigenaar grond Naam eigenaar van de grond BSN-nummer eigenaar van de grond Adres eigenaar van de grond Postcode en woonplaats eigenaar van de grond Betreft het volgende perceel Handtekening eigenaar grond 5.5 Hoe wordt de grond nu gebruikt? 5.6 Is het evenemententerrein afgesloten? Zo ja, hoe is het evenemententerrein afgesloten? 5.7 Op welke ondergrond vindt het evenement plaats? (meerdere antwoorden zijn mogelijk) 5.8 Wat is de verblijfplaats van het publiek? Binnen = in een tent of gebouw Buiten = openlucht, openbare weg (Meerdere antwoorden mogelijk) 5.9 Vindt het evenement plaats in een reguliere horecagelegenheid? Harde ondergrond: steen, asfalt e.d. Zachte ondergrond: zand, gras e.d. Water Binnenlocatie (voeg plattegrond van de inrichting toe) Buitenlocatie Binnen- en buitenlocatie Buitenlocatie met aanwezigheid tent Binnenlocatie met aanwezigheid tent Tijdelijk onderkomen (tent, etc.) (Geef tenten weer op de situatietekening en voeg een plattegrond van de tenten toe. Zie Onderdeel 19 voor de criteria waaraan de plattegrond dient te voldoen.) Lever daarnaast de inrichtingsplannen behorende bij de tent(en) aan. (worden er alcoholische dranken verstrekt gedurende het evenement? Dan dient u te beschikken over een ontheffing ex. art. 35 DHW. Zie vraag 11) 6. Publiek 6.1 Aanwezigheid publiek Als toeschouwer Als toeschouwer en deelnemer 6.2 Hoeveel bezoekers verwacht u per dag? 6.3 Hoeveel bezoekers verwacht u op het hoogtepunt? 6.4 Wat is het tijdstip van het hoogtepunt? 6.5 Indien van toepassing: Hoeveel deelnemers verwacht u? Indien het evenement meerdere dagen duurt dan tevens aangeven hoeveel deelnemers er maximaal per dag worden verwacht. 6.6 Welke leeftijden hebben uw bezoekers? 0 12 jaar (zonder aanwezigheid ouders) 0 12 jaar (met aanwezigheid ouders) 13 17 jaar 18 30 jaar 31 64 jaar 65 jaar Alle leeftijden 6.5 Is er sprake van aanwezigheid van specifieke groepen?, minder zelfredzamen (minder validen), politiek sensitieve personen, gewelds sensitieve groepen (bijv. hooligans), leden Koninklijk Huis, namelijk Pagina 3 van 9
6.6 Is er mogelijk drugs- of alcoholgebruik van toepassing? 6.7 Wordt er gebruik gemaakt van tijdelijke overnachtingsmogelijkheden? 6.8 Maken dieren onderdeel uit van het evenement? Zo ja, welke? Alcohol Alcohol en drugs (geef weer op de situatietekening en plattegrond) 7. Te plaatsen objecten 7.1 Plaatst u één of meerdere podia? (geef weer op situatietekening en plattegrond) 7.2 Plaatst u één of meerdere tribunes? (geef weer op situatietekening en plattegrond) 7.3 Plaatst u één of meer tenten? (geef tenten weer op situatietekening en voeg plattegrond van de tenten toe. Zie Onderdeel 19 voor de criteria waaraan de plattegrond dient te voldoen.) Lever daarnaast de inrichtingsplannen behorende bij de tent(en) aan. Worden er tenten geplaatst groter dan 50m 2? 7.4 Worden er objecten zoals snackwagens, etenskraampjes, drankwagens, toiletwagens, informatiekramen e.d. geplaatst? 8. Verkeer & Parkeren 8.1 Worden er tijdens het evenement verkeersmaatregelen getroffen? Hieronder wordt onder andere verstaan het plaatsen van verkeersborden en het verzorgen van voldoende parkeergelegenheid. Neem hiervoor contact op met de heer A. Dijk, verkeerskundige, via a.r.dijk@haren.nl of het algemene telefoonnummer (14 050). 8.2 Worden er verkeersregelaars ingezet? Neem hiervoor contact op met de heer A. Dijk, verkeerskundige, via a.r.dijk@haren.nl of het algemene telefoonnummer (14 050). 8.3 Moeten er straten/ parkeerterreinen worden afgesloten? Zo ja, welke straten of terreinen worden afgesloten? Van hoe laat tot hoe laat? Geef de maatregelen weer op de situatietekening. 8.4 Hoe is de toegankelijkheid van het evenemententerrein? Bij afgesloten straten moet minimaal 3.50 meter breedte vrijgehouden zijn van obstakels i.v.m. calamiteiten. (Zie Onderdeel 19 voor de criteria waaraan de indelingstekening van de tent dient te voldoen.) (geef weer op de situatietekening) (geef weer op de situatietekening) (geef op de situatietekening aan waar en voeg de bijlage verkeersregelaars toe) van uur tot uur Goed (3 of meer beschikbare wegen) Matig (2 beschikbare wegen) Slecht (1 beschikbare weg of afsluiting hoofdweg) Pagina 4 van 9
8.5 Kunnen de hulpdiensten omwonenden nog bereiken? Bijvoorbeeld door grote verwachte verkeersdrukte of afgesloten wegen. Zo nee, hoe garandeert u dat hulpdiensten toch in de afgesloten gebieden kunnen komen? 8.6 Ondervindt het openbaar vervoer hinder van de afzetting(en)? (geef weer op de situatietekening) 9. Afval, milieu en voorzieningen 9.1 Welke tijdelijke voorzieningen op het gebied van (drink)water/sanitair is er sprake? (geef weer op de situatietekening) Douches Wasgelegenheden Toiletten (binnen)fonteinen Sproei-installaties/ waterkunstwerken Koeltorens Zwembaden/ peuterbadjes/ whirlpools Drinkwatervoorziening Kleedkamers N.v.t. Aantallen: 9.2 Zijn er sanitaire voorzieningen voor invaliden? (geef weer op de situatietekening) 9.3 Wordt er afvalwater geloosd? Zo ja, waarop? Onder lozen wordt verstaan het lozen van water op het riool, de bodem of het oppervlaktewater., op 9.4 Worden er stroomvoorzieningen getroffen? (geef weer op de situatietekening) Zo ja, welke stroomvoorzieningen treft u? Bijv. (aantal) aggregaten van 22 volt / 16 Amp. 9.5 Hoe is de schoonmaak van de evenementenlocatie tijdens en na afloop van het evenement geregeld? 9.6 Worden er afvalbakken geplaatst? Zo ja, welk type? 10. Verkoopactiviteiten 10.1 Verkopen deelnemers goederen tijdens het evenement?, van het type en van het type (geef weer op de situatietekening) (geef de standplaatsen weer op de situatietekening) (ga door met vraag 11) 10.2 Zo ja, welke verkoopactiviteiten? Rommelmarkt Verkoop commercieel Anders, nl: 10.3 Op welke data en tijdstippen worden goederen verkocht? Datum: van/tot: Datum: van/tot: Datum: van/tot: Pagina 5 van 9
11. Dranken en/of etenswaren 11.1 Wordt er voor uw rekening en verantwoordelijkheid zwak-alcoholhoudende drank verstrekt? * Hiervoor is een ontheffing op grond van artikel 35 van de Drank- en Horecawet vereist. De cateraar dient deze zelf aan te vragen. ** Hiervoor is een ontheffing op grond van artikel 35 van de Drank- en Horecawet vereist. Voeg bij deze aanvraag het ingevulde formulier Ontheffing Drank- en Horecawet toe. Dit formulier kunt u vinden op de website van de gemeente Haren (www.haren.nl, zoek op Ontheffing Drank- en Horecawet). 11.2 Worden er voorzorgsmaatregelen getroffen ter voorkoming van alcoholgebruik door jongeren onder de 18 jaar? Zo ja, welke? 11.3 Worden er tijdens het evenement etenswaren bereid? Zo ja, welke etenswaren? Zo ja, op welke wijze? 11.4 Hoe worden dranken verstrekt aan de bezoekers? NB: Verstrekking van dranken in glas is niet toegestaan tijdens evenementen. 12. Muziek en geluid 12.1 Wordt er versterkt (muziek)geluid ten gehore gebracht? Zo ja, welke muzieksoort wordt versterkt ten gehore gebracht?, er wordt geen alcoholhoudende drank verstrekt. Ga door naar vraag 11.3. *, de verstrekking van alcohol is uitbesteed en vindt plaats voor rekening en risico van een cateraar of anderszins, namelijk: Naam cateraar: Adres: Telefoonnummer:, binnen een horecagelegenheid in het bezit van een Drank- en Horecawetvergunning, namelijk: Naam horecagelegenheid: _ Adres: **, buiten een horecagelegenheid.,, maar wel verstrekt. met gasinstallatie zonder gasinstallatie barbecue anders, namelijk Plastic bekers Plastic flesjes Anders, namelijk 12.2 Zijn er optredens van één of meer muziekgroepen? 12.3 Is er een omroepinstallatie aanwezig? 12.3 Op welke dag(en) en tijdstippen wordt er (muziek)geluid ten gehore gebracht? Datum: van/tot: Datum: van/tot: Datum: van/tot: Reken hierbij ook een soundcheck mee. 13. Veiligheid 13.1 Is er een gecertificeerd beveiligingsbedrijf aanwezig? Het inzetten van beveiligingsmedewerkers kan met vergunningvoorschriften verplicht worden gesteld. (vul de gegevens hieronder in) Pagina 6 van 9
Gegevens beveiligingsbedrijf Bedrijfsnaam Certificatienummer Naam contactpersoon tijdens het evenement Telefoonnummer contactpersoon 13.2 Zijn er geneeskundige voorzieningen zoals EHBO of een ambulance aanwezig? Kijk ook op www.ghor.nl. Zo ja, welke voorzieningen? Gegevens organisatie geneeskundige voorzieningen Naam van de organisatie die de geneeskundige voorzieningen verzorgt tijdens het evenement Naam contactpersoon tijdens het evenement Telefoonnummer contactpersoon 14. Brandveiligheid 14.1 Is er sprake van open vuur? (denk hierbij aan vuurkorven, fakkels e.d.) Zo ja, in welke vorm? (geef aan op tekening) 14.2 Steekt u vuurwerk af? Vuurwerk afsteken tijdens evenementen is alleen toegestaan als dit door een vuurwerkspecialist wordt uitgevoerd. (vul de gegevens hieronder in) Mogelijk hebt u een ontheffing nodig. Neem contact op via de contactgegevens bovenaan het formulier. Zo ja, dan dient u een ontbrandingsmelding te doen of in sommige gevallen een aanvraag voor ontbrandingstoestemming in te dienen bij de Provincie Groningen. 14.3 Gebruikt u (brandgevaarlijke) special-effects? 14.4 Zijn er (brand)gevaarlijke stoffen (zoals gasflessen, brandstoffen en dergelijke) aanwezig of worden deze gebruikt? Kijk ook op www.veiligheidsregiogroningen.nl 14.5 Bent u van plan om te graven of om voorwerpen, zoals palen, in de grond te slaan? Mogelijk moet u een graafmelding KLIC doen, kijk hiervoor op www.kadaster.nl. 15. Kamperen 15.1 Wordt er bij het evenement gekampeerd? Indien er wordt gekampeerd hebt u mogelijk een ontheffing nodig. Neem contact op via de contactgegevens bovenaan het formulier. Zo ja, hoeveel personen blijven er naar verwachting kamperen? Zo ja, op welke wijze wordt er gekampeerd? (bijv. tenten, caravans, campers, trailers, etc.) 16. Kansspelen 16.1 Vindt er tijdens het evenement een verloting plaats? 16.2 Wordt er een klein kansspel georganiseerd, waarbij het prijzenpakket niet meer waard is dan 400 per serie of set en de gezamenlijke waarde niet hoger is dan 1550 per bijeenkomst. Bijvoorbeeld: bingo, vogelpiekspel, rad van fortuin. (geef op tekening aan welke stoffen en in welke hoeveelheid, deze op het terrein zijn gesitueerd), namelijk, (geef het kampeerterrein met wegen paden en ontsluitingen weer op de situatietekening en voeg de bijlage kamperen toe) (ga door met vraag 16) (voeg formulier Aanvraag loterijvergunning bij) (voeg Meldingsformulier klein kansspel bij ) Pagina 7 van 9
17. Promotie 17.1 Wilt u reclame- / driehoeks- / sandwichborden plaatsen of spandoeken ophangen? Zo ja, waar? Indien u buiten het evenemententerrein borden of spandoeken wilt plaatsen hebt u een vergunning nodig. Neem contact op via de contactgegevens bovenaan het formulier. 17.2 Worden er folders en/of samples uitgedeeld? 17.3 Wordt er promotie gemaakt voor producten? 17.4 Betreft het een commercieel evenement? 18. Opmerkingen en eventuele toelichting _ 19. Checklijst bijlagen We vragen u om onderstaande bijlagen toe te voegen aan dit aanvraagformulier. Minimaal één op schaal gemaakte situatietekening (schaal 1:1000) met daarop alle objecten op schaal ingetekend. Wat zet u er op: de omgeving zoals wegen, sloten, brandkranen, hekwerken, vrij te houden opstelplaats en aanrijroute hulpverleningsvoertuigen en taxi s, parkeerterrein, aggregaten, lichtmasten en/of openbare verlichting, vluchtwegaanduiding, (nood)uitgang(en) van afgesloten terrein, heaters, brandstofopslag, bak- en braadinrichtingen, voertuigen, tent(en), kramen, attracties, EHBO-posten et cetera. Minimaal één plattegrondtekening (schaal 1:100 of 1:200). Voeg van elke tent een zelfstandige plattegrond van de inrichting toe. Wat zet u er op: a. stoelen, banken, tafels, statafels, tribunes, podiums, FOH (Front of House), afscheidingen (hekken en/of stage barriers), toiletten, garderobe, kassa, tappunten incl. bierboom; b. aantal en maatgeving van in punt a. genoemd inventaris in de tekening of legenda noteren; c. maatgeving van de ruimte(n) en/of tent(en) aangeven; d. bij verschillende opstellingen van het inventaris, dient u per opstelling een aparte tekening in te dienen; e. blusmiddelen met daarbij aangegeven type en gewicht/hoeveelheid van de blusstof: f. draairichting en openingshoek (90º 180º) van deuren van de nooduitgangen; g. aangeven op welke wijze deuren van nooduitgangen geopend kunnen worden bijv. panieksluiting(p), draaiknop(k), schuif(s) of hendel(h); (een afgesloten deur in vluchtwegen is niet toegestaan) h. vrije doorgangsbreedte van de (nood)uitgangen in cm; i. vluchtwegaanduiding / transparantverlichtingsarmaturen; j. vrije doorgangsbreedte van gangpaden en vluchtwegen in cm; k. noodverlichting per ruimte; l. eigen opgave van het maximale aantal toe te laten personen per ruimte, per opstellingsplan. Een routekaart. Geeft de calamiteitenroutes voor de hulpdiensten en knelpunten aan, ten behoeve van de hulpdiensten. Knelpunten zijn wegen smaller dan 3,50 meter of een onderdoorgang lager dan 4,20 meter. Deze wegen zijn niet toegankelijk voor hulpverleningsvoertuigen. Indien er sprake is van een wandel/fietsroute of iets dergelijks geeft u deze ook op een kaart weer. Identiteitsbewijs (gemachtigde) aanvrager Pagina 8 van 9
Draaiboek met programma en veiligheidsmaatregelen. Bij een groot evenement voegt u een zelfstandig veiligheidsplan toe. Constructietekeningen, berekeningen en eventuele certificaten van bouwwerken zoals tenten, podia en tribunes (indien van toepassing) Bijlage verkeersregelaars (indien van toepassing) Een lijst vrijwilligers die de instructie op www.verkeersregelaarsexamen.nl gaan volgen of gevolgd hebben. Aanvraagformulier voor een ontheffing Drank- en Horecawet (indien van toepassing) Bewijsstuk kennis en inzicht in sociale hygiëne, bijv. verklaring Svh Onderwijscentrum (indien van toepassing) Aanvraagformulier loterijvergunning (indien van toepassing) Meldingsformulier klein kansspel (indien van toepassing) Bijlage Kamperen (indien van toepassing) 20. Ondertekening Hierbij verklaar ik dat ik het aanvraagformulier evenementenvergunning naar waarheid heb ingevuld: Naam organisator / gemachtigde Handtekening Datum Plaats Ik wil graag de vergunning digitaal ontvangen, emailadres: Informatie Opsturen U stuurt het volledig ingevulde aanvraagformulier met de gevraagde bijlagen naar het volgende adres: Aan de burgemeester van Haren Postbus 21 9750 AA HAREN (GN) Contact Voor vragen kunt u contact opnemen met: Telefoonnummer: 14 050 E-mail: gemeente@haren.nl U kunt uw aanvraag ook indienen op het gemeentehuis of deze per mail toezenden. Aanvraagtermijnen Stuur uw aanvraag voor een evenementenvergunning op tijd op. Voor een regulier evenement met een laag risicoprofiel geldt een termijn van minimaal 8 weken van tevoren. Voor een aandacht-evenement met een verhoogd risicoprofiel of hoger geldt een termijn van minimaal 12 weken van tevoren. Neem hierover tijdig contact op indien u hier vragen over heeft. Zorg ervoor dat u eventuele andere aanvragen om vergunning en/of ontheffing met betrekking tot uw evenement ook tijdig aanvraagt. Aanvragen die niet binnen de gestelde termijn worden ingediend kunnen buiten behandeling worden gelaten. Pagina 9 van 9