Provincie- en gemeenteraadsverkiezinge Praktische organisatie van de verkiezingen Auteur: Guy de Schepper, lid MAT Aartselaar Praktische organisatie van de verkiezingen Provincie- en gemeenteraadsverkiezingen Zondag 14 oktober 2012 Periode 4 Ná de verkiezingen 11-12-2013 slide 2 1
+ 1 jr vóór verkiezingsdag tot opmaak kiezerslijst + 1 jr. vóór verkiezingen Reservatie locaties (vrijhouden stemlokalen) simulatie aantal kiezers bijkomende stemlokalen vereist? 09/02/2012 omzendbrief ABB: Verkiezingen 14/10/2012 Stand van zaken bij de voorbereiding van de verkiezingen Vóór 23/03/2012 Raadsbesluit wel of niet digitaal stemmen (aanvaarden v/d bruikleen) Afsluiten onderhoudscontract Afwijking aantal kiezers per stemafdeling vereist? Bijkomende Pc s (printer) aankopen of voorzien (stempc s of pc s hoofdbureau) De bestaande/gewenste/gewijzigde indeling in stemafdelingen Aanduiding contactpersoon softwaredistributie, installatie en connectiviteitstesten in de hoofdbureaus 11-12-2013 slide 3 + 1 jr vóór verkiezingsdag tot opmaak kiezerslijst Vóór 30/03/2012 Opstellen communicatieplan Gemeentelijk informatieblad (maandelijks) Gemeentelijke website 11-12-2013 slide 4 2
Planning maandelijks informatieblad Mei 2012 (eind maart) Wie is stemgerechtigd (procedure niet-belgen) Juli/aug 2012 Kandidaatstelling (eventueel) Sept. 2012 Afwezig op de verkiezingsdag Stemmen bij volmacht Okt. 2012 Folder Elektronisch stemmen in 10 stappen (zie www.vlaanderenkiest.be) Dec. 2012 Verkiezingsresultaat Teksten aanpassen / nakijken gemeentelijke website April / Mei Wie is stemgerechtigd (procedure niet-belgen) Plaatsing verkiezingsborden Afwezig op de verkiezingsdag (volmachtformulieren) 11-12-2013 slide 5 + 1 jr vóór verkiezingsdag tot opmaak kiezerslijst April mei Procedures doornemen met personeelsleden dienst burgerzaken Inschrijving kiezerslijst (Niet Belgen / kan tot uiterlijk 31/07/2012) Volmachtformulieren (attest tijdelijk verblijf buitenland kan tot uiterlijk 13/10/2012) Bijwerken RR (Niet Belgen kiezerslijst (IT 131), nationaliteit, mutaties...;) Personeel voorzien (gebouwverantwoordelijken, gemeentehuis, hoofdbureau Controle kiesindeling (kieswijken, kiesbureaus (nieuwe straten?) Voldoende stemhokjes? Afmetingen stemhokjes? (rekening houdend met nieuwe stempc s) 11-12-2013 slide 6 3
+ 1 jr vóór verkiezingsdag tot opmaak kiezerslijst Juni - Juli Plannen infoavond voor Vz (Reservering lokaal + voorbereiding presentatie) Aanpassing teksten / documenten Planning technische dienst (opbouw lokalen) Afspraken met politie * Tijdig uitvoeren v/d woonstcontroles * Politietoezicht zodra de stemburelen zijn opgesteld * Politietoezicht op het verkeer / verkiezingsdag Controle dozen / verkiezingsmateriaal bestellen (aanvullen, bijbestellen dagstempel, stempel heeft bij volmacht gestemd, dossier kiesbezwaar, kiesboeken, affiche inzagerecht kiezerslijsten, affiche tot oproeping v/d kiezers GR en PR, affiche met kandidaat raadsleden GR/PR en onderrichtingen voor de kiezer, affiche mbt aanwijzing v/d getuigen voor de stembureaus, allerlei formulieren, dossier gemeentelijk hoofdbureau / stembureau, kiesomslagen etc...) 11-12-2013 slide 7 + 1 jr vóór verkiezingsdag tot opmaak kiezerslijst Juni - Juli Keuring elektriciteit in de stemlokalen ok? Testen stemcomputers? resultaten verzenden problemen? oplossen Verdeling van de kiezers over stemafdelingen (art. 23 KD) bij manuele / digitale stemming: <800/ 900 kiezers = 1 stemafdeling + 800 / 900 kiezers: verdelen in stemafdelingen van min. 150 tot max. 800 / 900 kiezers Naam toekennen = naam v/d gemeente gevolgd door volgnummer beginnend met cijfer 1 Elke stemafdeling heeft afzonderlijk stemlokaal. 11-12-2013 slide 8 4
+ 1 jr vóór verkiezingsdag tot opmaak kiezerslijst Juni - Juli Organisatie gemeentelijk hoofdbureau Gemeenten die hoofdplaats zijn v/e gerechtelijk arrondissement : Vz = Vz REA Gemeenten die hoofdplaats zijn v/e gerechtelijk kanton: Vz = vrederechter Voorzitter (ev. Plaatsvervangend Vz), secretaris + 4 bijzitters Organisatie Stadsdistrictshoofdbureau Organisatie Kantonhoofdbureau Provinciedistrictshoofdbureau Provinciaal hoofdbureau Samenstelling stembureaus en telbureaus Voorzitter (ev. Plaatsvervangend Vz), secretaris + 4/5 bijzitters (4/5 plaatsver. bijzitters) Tijdig lijsten maken! 11-12-2013 slide 9 Praktische organisatie van de verkiezingen Provincie- en gemeenteraadsverkiezingen Zondag 14 oktober 2012 Periode 4 Specifieke voorbereidende fase Ná de verkiezingen 11-12-2013 slide 10 5
+ opmaak kiezerslijst tot laatste week Augustus Tussen 01/08/2012 en 14/08/2012 Vóór 31/08/2012 Opmaak kiezerslijst ( CBS-besluit) - let op adresmutaties! (afspraak wijkagenten) - art. 17 LPKD: verlies B nationaliteit of schorsing / uitsluiting kiesrecht (schrappen kiezerslijst) - art. 18 LPKD: personen toevoegen aan kiezerslijst tgv arrest van Hof van beroep of CBSbesluit - bezwaar tegen de kiezerslijsten bij CBS ( art. 27 tot 36 LPKD) (tot 12 dag vóór de verkiezingen) Kiezerslijsten bestellen / digitaal printen (art 20 LKPD één gratis digitaal exemplaar) Bestelling oproepingsbrieven Aanplakbrief (tot 12 de dag = 02/10/2012 nagaan of kiezerslijst correct is) Opmaak van volgende lijsten: Te bezorgen aan kantonhoofdbureau : lijst voorzitters / bijzitters telbureaus lijst bijzitters stembureaus Te bezorgen aan provinciegouverneur (art. 21 LPKD) Kiezerslijst ingedeeld in stemafdelingen ( één digitaal exemplaar) 11-12-2013 slide 11 + opmaak kiezerslijst tot laatste week September Bestelling catering Afspraken maken met postmeester v/h postkantoor Voorbereiding CBS notulen Opmaak kiezerslijsten (kan ook reeds in augustus) Bijdrage in de kosten verkiezingsmateriaal Voorbereiding besluit secretaris Verzoek tot leveren van buitengewone prestaties tgv de verkiezingen 11-12-2013 slide 12 6
+ opmaak kiezerslijst tot laatste week September Vóór 09/09/2012 Vóór 11/09/2012 CBS bezorgt tegen ontvangstbewijs (aangetekende zending) 2 door burgemeester en secretaris voor echt verklaarde uittreksels uit de kiezerslijst, opgemaakt per stemafdeling aan de Vz v/h kantonhoofdbureau. Bekendmaking waar en wanneer de voordrachten van de kandidaten en de aanwijzingen van de getuigen zullen in ontvangst genomen worden. 15-en 16/09/2012 Tussen 13 en 16u: voorzitters van de gemeentelijke, provinciedistrictsen stadsdistrictshoofdbureaus nemen de voordrachten van de kandidaten in ontvangst. 17/09/2012 De hoofdbureaus (16u): controle kandidaten + inputten van de kandidatenlijst. Voorlopig afsluiten van de kandidatenlijsten. Laatste dag voor de kandidaten of kiezers die een voordrachtsakte hebben ingediend om inzage te nemen van alle ingediende stukken en hun schriftelijke opmerkingen te maken. 11-12-2013 slide 13 + opmaak kiezerslijst tot laatste week September 18/09/2012 Wie een kandidatenlijst heeft ingediend of er op staat kan bij de voorzitter v/h hoofdbureau een bezwaar indienen tegen bepaalde kandidaturen. 20/09/2012 Indien geen beroep: hoofdbureau sluit kandidatenlijst definitief af. De lijst van de kandidaat-raadsleden wordt onverwijld opgehangen op een aanplakbord aan het gemeentehuis. (art. 98 LPKD) VZ gem. hoofdbureau: speciale loting om volgnummer toe te kennen aan lijsten die geen gemeenschappelijk volgnummer kregen (in geval geen beroep werd ingediend) De nummers dienen te beginnen bij het nummer dat onmiddellijk volgt op het laatste nummer verricht door de Vlaamse Regering. Eerst wordt een volgnummer toegekend aan de volledige lijsten, vervolgens aan de onvolledige lijsten. 24/09/2012 De hoofdbureaus sluiten de kandidatenlijsten na beroep definitief af. Laatste dag voor de gemeentebesturen om bericht van oproeping aan het gemeentehuis op te hangen. (Art.55 LPKD) 11-12-2013 slide 14 7
+ opmaak kiezerslijst tot laatste week September 25/09/2012 De VZrs v/d hoofdbureaus delen de officiële kandidatenlijsten mee aan de kandidaten en aan kiezers indien zij er om verzoeken. Vóór 29/09/2012 Laatste dag voor CBS om de oproepingsbrieven te versturen. (overledenen niet opsturen + ev. kiesbrieven aan volmachthouders doorsturen) Map per stembureau voorzien voor afwezige kiezers +attesten 11-12-2013 slide 15 + opmaak kiezerslijst tot laatste week Oktober 02/10/2012 Kiesbezwaren: laatste dag voor kiezer om bezwaar bij CBS in te dienen tegen onjuiste vermeldingen op de kiezerslijst. CBS doet uitspraak uiterlijk op 06/10/2012 06/10/2012 Laatste dag voor CBS om zich uit te spreken over de bezwaren tegen onjuiste vermeldingen. 11-12-2013 slide 16 8
Praktische organisatie van de verkiezingen Provincie- en gemeenteraadsverkiezingen Zondag 14 oktober 2012 Periode 4 Ná de verkiezingen 11-12-2013 slide 17 Laatste week Laatste week Infovergadering voorzitters + briefing gebouwverantwoordelijken Opbouwen stemlokalen Er is ten minste één stemhokje per 150 / 180 kiezers. De onderrichtingen voor de kiezers worden in het stemlokaal aangebracht Een exemplaar v/h LPKD (DKD)+ onderrichtingen voorzien Testen stemcomputers + verzenden testresultaten problemen oplossen Bij Digitaal stemmen: kandidatenlijsten in elk stemhokje en in stemlokaal Controle stemburelen + hoofdbureau Lijst geschrapte kiezers (verlies B-nat / Ambtsh.schr of vertrek buitenland / overledenen / wijzigen kiezerslijst CBS besluit en arresten v/h Hof van beroep Lijst (map afwezige kiezers + attesten) 12/10/2012 Eerste van 2 dagen waarop de VZ v/h hoofdbureau de VZ van elk stembureau de stembiljetten moet bezorgen (manuele stemming) 11-12-2013 slide 18 9
Dag v/d verkiezingen Verkiezingsdag 6u45 Gebouwverantwoordelijken neemt in ontvangst: verzegelde enveloppen (geheugendragers) map met attesten van de afwezige kiezers lijst van de afwezige kiezers + lijst v/d geschrapte kiezers kiezerslijst + blanco oproepingskaarten telefoonlijst 7u 8u Installatie stembureau (Digitaal 7u/ Manueel 7u30) Manuele stemming: modelstembiljet paraferen + plaats stempelen Getuigen kunnen vóór aanvang v/d stemming bezwaar formuleren tegen de samenstelling v/h bureau. Vz beslist over de bezwaren. (geen beroep mogelijk / melding maken in PV ) Eedaflegging: de secretaris + bijzitters + getuigen (alsook Vz) De leden v/h stembureau + getuigen stemmen in het stemlokaal waar zij hun opdracht vervullen. Digitaal stemmen: uitbrengen v/d referentiestemmen Bijstand verlenen bij opstarten stembureau Standby voor allerlei vragen 11-12-2013 slide 19 Dag v/d verkiezingen Verkiezingsdag Tijdens stemming Kiezers melden zich aan met hun IK + oproepingsbrief De gevolmachtigde (meldt zich in stemlokaal waar volmachtgever had moeten stemmen met volmacht +attest, IK + 2 oproepingsbrieven, krijgt op eigen oproepingsbrief stempel heeft bij volmacht gestemd ) Aanduiden op aanstippingslijsten Wie als kiezer vermeld staat op aanstippingslijst, maar oproepingsbrief niet kan voorleggen, kan tot stemming worden toegelaten als zijn identiteit door het bureau wordt erkend Wie niet vermeld staat op aanstippingslijst kan worden toegelaten na voorleggen van CBS-besluit / uittreksel van arrest v/h Hof van beroep. Invalide mag mist toestemming van de VZ laten bijstaan (melden in PV) Art 20 (DKD): De kiezer die moeilijkheden ondervindt bij het uitbrengen van zijn stem, kan zich laten bijstaan door de Vz of door een door de Vz aangewezen lid v/h stembureau Bij digitaal stemmen: mogelijkheid tot visualisatie 11-12-2013 slide 20 10
Dag v/d verkiezingen Verkiezingsdag Tijdens stemming Kiezer mag stembiljet niet openvouwen zodanig stem bekend wordt. (Vz maakt stembiljet onbruikbaar en verplicht kiezer opnieuw te stemmen) Stembiljet wordt geannuleerd als kiezer stembiljet zo vouwt dat stem bekendgemaakt wordt, bij onvrijwillige beschadiging, als visualisatie onmogelijk is; op verzoek v/d kiezer; als barcode niet kan gelezen worden De Vz kan op vraag v/e kiezer een ander stembiljet geven, tegen teruggave van het eerste. Het eerste stembiljet wordt onmiddellijk onbruikbaar gemaakt. (vermelding teruggenomen stembiljet. ) 11-12-2013 slide 21 Verkiezingsdag Dag v/d verkiezingen Sluiten v/h Stembureau (Manueel 13u) Vz sluit stembureau, maakt PV op. melding van aantal onbruikbare of beschadigde stembiljetten melding van het aantal de niet-gebruikte stembiljetten per verkiezing Het stembureau telt per verkiezing aantal stembiljetten. Het aantal wordt vermeldt in PV en per verkiezing in het daartoe bestemde formulier + verzegelde enveloppe. De stembiljetten worden opnieuw in stembus of enveloppe gestopt en verzegeld. Bij de stembussen bedekt de verzegeling in het bijzonder de sleuf van de stembus. Vz stelt volgende lijsten op basis van de aanstippingslijsten Lijst v/d kiezers die niet hebben gestemd Lijst v/d kiezers die wel gestemd hebben maar niet vermeld op de AL Lijst van de bijzitters die afwezig of te laat waren zonder wettige verhindering Lijst van personen die uit het stembureau werden verwijderd Bijstand verlenen bij afsluiten stembureel 11-12-2013 slide 22 11
Verkiezingsdag Dag v/d verkiezingen Sluiten v/h Stembureau (Digitaal 15u) Uitschakelen stemcomputers Vz sluit stembureau, maakt PV op d.m.v voorzitters PC De stemgegevens worden weggeschreven op 2 geheugendragers (verzegelde enveloppe) De verzegelde stembussen worden onmiddellijk geopend en de stembiljetten worden in verzegelde enveloppe gestopt! De geannuleerde stembiljetten + referentiestemmen in aparte enveloppe Enveloppe met aanstippingslijsten Aanstellingsbrieven v/d getuigen Vervolgens alles afgeven aan gemeentelijk hoofdbureau Bijstand verlenen bij afsluiten stembureel 11-12-2013 slide 23 Verkiezingsdag Telbureau (Manuele stemming) Dag v/d verkiezingen De Vz bezorgt volgende stukken aan telbureau: Verzegelde enveloppe met PV Lijst v/d kiezers die toch gestemd hebben en die niet op AL stonden Verzegelde enveloppe met 2 exemplaren v/d AL De aanstellingsbrieven van de getuigen Volmachten + attesten Documenten die Vz ontving en die niet op AL stonden maar toch hebben gestemd Verzegelde stembus of enveloppe + formulier Het geparafeerde modelstembiljet De verzegelde enveloppe met de onbruikbaar gemaakte stembiljetten De verzegelde enveloppe van de niet-gebruikte stembiljetten Onmiddellijke verzenden van het formulier voor de betaling v/d presentiegelden aan de kantonvoorzitter 11-12-2013 slide 24 12
Dag v/d verkiezingen Verkiezingsdag Het hoofdbureau kondigt in het openbaar de uitslag van de verkiezingen af. Evaluatievergadering met voorzitters en gebouwverantwoordelijken 11-12-2013 slide 25 Praktische organisatie van de verkiezingen Provincie- en gemeenteraadsverkiezingen Zondag 14 oktober 2012 Periode 4 Ná de verkiezingen 11-12-2013 slide 26 13
Periode 4 Ná de verkiezingen Ophalen + opbergen stemhokjes en stempc s door techn.dienst Bericht van bedanking aan vrijwillige voorzitters/bijzitters (uitleggen registratie RR) 17/10/2012 Laatste dag voor de VZ v/h hoofdbureau om diverse documenten aan de provinciegouverneur te zenden. Laatste dag voor de VZ v/h stembureau om de lijst van de afwezige kiezers en bijzitters, alsook de uit het stemlokaal verwijderde personen, aan de vrederechter te bezorgen. 11-12-2013 slide 27 Periode 4 Ná de verkiezingen Organisatie BBQ medewerkers 11-12-2013 slide 28 14