DEONTOLOGIE EN DE BOEKHOUDER ALGEMENE PRINCIPES EN CONCRETE TOEPASSINGEN 1 BEROEPSINSTITUUT VAN ERKENDE BOEKHOUDERS EN FISCALISTEN TEL: 02/626.03.80 LEGRANDLAAN 45 1050 BRUSSEL FAX: 02/626.03.90 INFO@BIBF.BE WWW.BIBF.BE 1 Auteur : Frank Haemers (juridische dienst BIBF). Deze tekst is een persoonlijke uiteenzetting en enkel de auteur is verantwoordelijk voor de inhoud ervan. Tekst afgesloten op 07/09/2010.
INHOUDSTAFEL I. DEONTOLOGIE: ALGEMENE PRINCIPES EN TOEKOMST...4 I.A. Begrip...4 I.B. Deontologie vandaag en in de toekomst...6 I.C. Deontologie en de boekhouder - historiek...7 II. ALGEMENE BEPALINGEN...8 III. DE BOEKHOUDER EN HET INSTITUUT...11 IV. DE VERPLICHTINGEN VAN DE BOEKHOUDER...12 V. RETENTIERECHT OP BOEKHOUDKUNDIGE DOCUMENTEN...16 V.A. Drie verschillende invalshoeken...16 V.B. Wat & Hoe?...17 V.C. Disciplinaire gevolgen...18 V.D. Quid het achterstallig ereloon?...19 V.E. De overdracht zelf - inventaris...19 VI. DISCRETIEPLICHT EN BEROEPSGEHEIM...20 VI.A. Discretieplicht & artikel 19 van het Reglement van Plichtenleer...20 VI.B. Het beroepsgeheim...21 VI.C. Het beroepsgeheim en de huiszoeking...25 VII. DE ONVERENIGBAARHEDEN...27 VII.A. artikel 21 van het reglement van plichtenleer...27 VII.B. Twee uitzonderingen:...27 VII.C. Bijzondere regeling voor de stagiairs...30 VIII. INFORMATIEVERSPREIDING DOOR DE BOEKHOUDERS BIBF...31 VIII.A. Inleiding...31 VIII.B. Wat is toegelaten?...32 VIII.C. Wat is verboden?...33 IX. HET BOEKHOUDKANTOOR EN DE RECHTSPERSOON...34 07-09-2010/ p.2-75
IX.A. Inleiding...34 IX.B. Oprichting / Omvorming...34 IX.C. Het bestuur en de externe vertegenwoordiging...38 IX.D. Maatschappelijke benaming...39 IX.E. Bijzondere samenwerkingsverbanden...40 IX.F. De beroepsaansprakelijkheidsverzekering...42 IX.G. Ondernemingsnummer & erkenningsnummer bibf...42 IX.H. De Erkenningsprocedures...43 X. KLACHTENPROCEDURE...46 X.A. Inleiding...46 X.B. Wat kan het Instituut NIET doen?...46 X.C. Wat kan het Instituut WEL doen?...47 XI. REGLEMENT VAN PLICHTENLEER...51 XI.A. HOOFDSTUK I. - Algemene Bepalingen...51 XI.B. HOOFDSTUK II. - De Boekhouder BIBF en het Instituut...52 XI.C. HOOFDSTUK III: Verplichtingen van de Boekhouder B.I.B.F...53 XI.D. HOOFDSTUK IV: De boekhouder BIBF en zijn confraters....54 XI.E. HOOFDSTUK V: Het Beroepsgeheim...55 XI.F. HOOFDSTUK VI. - Beroepsactiviteiten en onverenigbaarheden...55 XI.G. HOOFDSTUK VII. - De informatie naar het publiek...56 XII. GEMEENSCHAPPELIJKE GEDRAGSREGELS INZAKE DE VERSPREIDING VAN PUBLICITAIRE INFORMATIE DOOR DE ECONOMISCHE BEROEPSBEOEFENAARS.59 XIII. NORM BETREFFENDE DE PERMANENTE VORMING VAN DE ERKENDE BOEKHOUDERS(-FISCALISTEN) EN DE STAGIAIRS BOEKHOUDERS (-FISCALISTEN) BIBF...63 XIV. BETREFFENDE DE OPDRACHTBRIEF...69 XV. GRATIS EERSTELIJNSADVIES - WET VAN 22/04/2010...71 XVI. BIBF EN HET FINANCIEEL PLAN IN HET LICHT VAN DE WET VAN 22/04/1999...73 07-09-2010/ p.3-75
I. DEONTOLOGIE: ALGEMENE PRINCIPES EN TOEKOMST I.A. BEGRIP Het is zo oud als de mensheid zelf dat groepen die een zelfde doel voor ogen hebben aan de leden van die groep gedragsregels gaan opleggen en dit met als ultieme doel het succesvolle voortbestaan van die groep te waarborgen. Het eigene hiervan is dat de overheid in beginsel niet tussenkomt bij de totstandkoming en handhaving van die regels. Wanneer dit soort van gedragsregels zich in een beroepsmatig kader voordoet hanteert men vaak de term deontologie 2 als omschrijving van de gedragsregels en tuchtrecht als het mechanisme om de naleving van die gedragsregels te waarborgen. Aldus ontstaat een rechtssysteem met normaliserende, moraliserende en bestraffende oogmerken 3. Vooral het bestraffende aspect doet onmiddellijk denken aan het ons meer bekendere strafrecht. Het dient opgemerkt te worden dat het tuchtrecht de laatste 40 jaar geëvolueerd is en blijft evolueren van een zeer gesloten en zeer beroepsgebonden systeem naar een veel opener en zeer sterk gejuridiseerd systeem. De invloed van de rechtspraak van het Europese Hof voor de Rechten van de Mens is hier zeker niet vreemd aan. Het zal niemand verbazen dat vaak Belgische (wan-) toestanden aan de basis hebben gelegen van fundamentele arresten 4, maar ook de verdere ontwikkeling van een eengemaakt Europa speelt ter zake een belangrijke rol 5. Verschillen en gelijkenissen met het strafrecht Het tuchtrecht is beperkt tot die personen die zich persoonlijk en vrijwillig geëngageerd hebben zich te schikken naar de regels van de groep waarvan zij deel wensen uit te maken. Het strafrecht is eigenlijk willens nillens op iedereen van toepassing. 2 Koen Geens, «Vrij beroep en mededinging : deontologie is een remedie tegen, tucht dikwijls een gevolg van marktfalen, «Tijdschrift voor Privaat Recht, 2004/1, p.283 (p.290) : «deontologie noemen we de regels die de dienstverstrekker toelaten zo weinig als redelijk rekening te houden met zijn eigen belang, en het evenwicht te vinden tussen loyauteit t.a.v. de cliënt en verantwoordelijkheidszin t.a.v. derden en de maatschappij.» 3 Zie verder Rede van Procureur-generaal Du Jardin bij de opening van het gerechtelijk jaar 2001-2002. Deze tekst kan u downloaden via www.cassatie.be 4 De gevechten van dr. Lecompte en anderen met de Orde van Geneesheren behoren tot de voorbeelden die vandaag nog steeds bestudeerd worden. 5 In het bijzonder de regels betreffende vrije concurrentie - Zie bv verder bij publiciteit. 07-09-2010/ p.4-75
Het strafrecht is gelet op haar alomvattend karakter gebonden aan een zeer belangrijk principe: nl dat men alleen kan gestraft worden voor feiten die in de wet als strafbaar zijn omschreven (het nullem crimem sine lege beginsel) 6. Dit is een grondwettelijk gewaarborgd recht op bescherming tegen de willekeur van de openbare macht. Het tuchtrecht, met haar beperkt toepassingsgebied, zal niet noodzakelijk alleen juist gedefinieerde tekortkomingen behandelen. Dit impliceert dat in beginsel eender welk feitelijk gegeven het voorwerp kan uitmaken van een tuchtrechterlijk onderzoek. 7 Gelet op het feit dat gedragsregels en beroepsethiek voortdurend in evolutie zijn zou het ook zeer moeilijk zo niet onmogelijk zijn om een volledige en gedetailleerde lijst te maken van de beroepsplichten en dus van de beroepsfouten en de sancties op inbreuken. Vandaar dat er ook bv geen Wetboek deontologie bestaat en ook nauwelijks zou samen te stellen zijn. Er bestaat wel een evolutie waarbij ordes en instituten de basisbeginselen van hen plichtenleer gaan vastleggen in een geschreven stuk zoals Reglement van Plichtenleer, Ethische code dat dan vaak bij Koninklijk Besluit bekrachtigd wordt. Dit impliceert echter niet dat de tuchtrechter over een onbegrensde vrijheid beschikt om eender welke feitelijke gedraging op eender welke wijze te sanctioneren. Er bestaat nog altijd een motiveringsverplichting waar Het Hof van Cassatie strikt op toeziet. Dit houdt in dat de tuchtrechter verplicht is uit te leggen waarom een bepaalde gedraging beschouwd wordt als een inbreuk op de deontologie en waarom daar die bepaalde sanctie tegen over moet staan. Het Hof van Cassatie zal er ook op toezien dat de regels betreffende bv de rechten van de verdediging correct worden toegepast 8. Van een louter uit gebruiken en gewoontes bestaand systeem is deontologie thans zich aan het ontwikkelen naar hoogwaardig rechtssysteem dat niet meer gekenmerkt wordt door willekeur maar door een bewust streven naar een goede bescherming van de eer en waardigheid van het beroep zonder daarom de fundamentele van de rechten van de verdediging uit het oog te verliezen 9. 6 Zie artikel 12 van Grondwet 7 zie Arbitragehof, Arrest 07 december 1999, nr 129/99 www.arbitrage.be - 8 zie voetnoot 1 9 In dit kader past ook het streven naar een gemeenschappelijke tuchtprocedure die dan zou vervat worden in een Wetboek van tuchtvordering. 07-09-2010/ p.5-75
I.B. DEONTOLOGIE VANDAAG EN IN DE TOEKOMST Als leverancier van wat men in de economische wetenschappen vaak omschrijft als vertrouwensgoederen (goederen waarvan de afnemers wegens hen gebrek aan kennis en/of ervaring de kwaliteit van de geleverde dienst moeilijk kunnen beoordelen) staan de leden van publiekrechterlijke beroepsordes in de 21 eeuw voor een aantal belangrijke uitdagingen. Deze uitdagingen zijn het gevolg van interne en externe trends. Intern wordt de beroepsbeoefenaar geconfronteerd met schaalvergroting. De solopraktijk wordt steeds meer en meer de uitzondering t.a.v. allerhande samenwerkingsverbanden die vaak de grenzen van landen en/of beroepen overschrijden 10. De organisatie van een interprofessionele vennootschap is één van de belangrijke uitdagingen waarmee economische/juridische beroepsordes thans geconfronteerd worden. De nieuwe informatie- en communicatietechnologie heeft en zal zeker in de toekomst een grote impact hebben op de wijze waarop het beroep wordt uitgeoefend Ook de Ordes en Instituten zullen genoodzaakt deze trends op te volgen en hen deontologische codes voortdurend te evalueren. De wijzigingen die zich de laatste 5 jaar betreffende publiciteit hebben voorgedaan zijn hier een mooi voorbeeld van. Externe trends. U zult wellicht al ondervonden hebben dat de cliënt van vandaag niet meer die van gisteren is. De cliënt/consument van vandaag is dankzij o.a. de verbeterde opleidingen, de grote hoeveelheid beschikbare informatie, veel zelfbewuster en kritischer geworden t.a.v. de vrije beroepsbeoefenaar waarop hij vandaag beroep doet. Een tweede belangrijke evolutie is de toenemende rol van de overheid en van de markt. De overheid komt steeds meer tussen in de organisatie en werking van beroepsorganisaties en ook de markt vereist veel meer openheid en transparantie. Ter zake kan bv verwezen worden naar de Europese regelgeving en rechtspraak op het gebied van mededinging die beroepsordes beschouwt als een ondernemersvereniging die enkel nog het absoluut noodzakelijke kan reguleren en onttrekken aan de werking aan de vrije markt. De beroepscorporaties zijn zich hier terdege van bewust zoals blijkt uit de regelmatig door de FVIB 11 georganiseerde Rondetafels over de publiekrechterlijke beroepscorporaties en hen toekomst in het bijzonder op het vlak van de deontologie en het tuchtrecht. 10 zie bv het ontstaan van samenwerkingsverbanden tussen juridische en economische beroepen 11 Federatie voor Vrije en Intellectuele Beroepen, www.fvib.be Studiedag 29/11/03 over de onafhankelijkheid van de vrije beroepsbeoefenaar 07-09-2010/ p.6-75
I.C. DEONTOLOGIE EN DE BOEKHOUDER - HISTORIEK Het beroep van boekhouder gaat natuurlijk veel verder terug dan de oprichting van het BIB(F) en het zal dan ook niet verwonderen dat: In 1903 een Syndicale Kamer van Boekhouders opgericht werd met o.a. als doel het beroep te omringen met alle waarborgen wensbaar uit het standpunt bekwaamheid, eerlijkheid en zedelijkheid van de boekhouders. Bij de installatie van het Beroepsinstituut van Boekhouders op 01 juni1993 zal één van de eerste prioriteiten van de Nationale Raad dan ook bestaan uit het opstellen van een Reglement van Plichtenleer 12. Al in juni 1996 wordt in de BIB-Revue (voorganger van Pacioli) een ontwerp gepubliceerd 13. Het is op basis van dit ontwerp dat de Nationale Raad op 31 oktober 1997 het Reglement van Plichtenleer aanneemt en ter goedkeuring voorlegt aan de Ministerraad. De Ministerraad heeft het op 23 december 1997 beslist het voorstel van de Nationale Raad te aanvaarden en het bindende kracht te verlenen. Het goedkeuringsbesluit werd op 29 januari 1998 gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. Het Reglement van Plichtenleer bevat regels over de verhouding tussen een boekhouder en het Instituut, de boekhouder en zijn confrater en de boekhouder en zijn cliënteel en dit gegroepeerd in 7 hoofdstukken. Het dient beklemtoond te worden dat dit Reglement van Plichtenleer niet alle regels omvat. Het gegeven dat er zeer veel feitelijke gedragingen zijn die niet onmiddellijk aan een bepaald artikel kunnen gelinkt worden niet tot gevolg heeft dat deze daarom geen tuchtrechterlijke inbreuk kunnen maken. Het fundamentele beginsel is vervat in het eerste lid van artikel 4: DE BOEKHOUDER MOET ZIJN BEROEP UITOEFENEN MET DE VEREISTE WAARDIGHEID, BEKWAAMHEID EN EERLIJKHEID. Dit beginsel ligt eigenlijk dan ook aan de grondslag van alle andere bepalingen van het Reglement van Plichtenleer en aan de rechtspraak van de Kamers die toezien op de naleving van de deontologie. 12 Artikel 8 van de Kaderwet betreffende de dienstverlenende intellectuele beroepen verleent die bevoegdheid aan de Nationale Raad 13 BIB-Revue, 1996/nr2 07-09-2010/ p.7-75
II. ALGEMENE BEPALINGEN Toepassingsgebied en basisbegrippen (artikel 1) Zoals elke bij goede wetgeving/regelgeving worden in eerste instantie een aantal veel voorkomende termen verklaard en toegelicht. Het spreekt voor zich dat deze tekst moet gelezen worden rekening houdende met de wijzigingen die volgen uit de Wet van 22 april 1999 betreffende de boekhoudkundige en fiscale Beroepen 14, zoals bv Artikel 1, 2 :is aldus zonder voorwerp geworden daar opgeheven door de Wet van 22 april 1999. De inhoud van het KB is grotendeels hernomen in diverse artikelen van deze Wet 15 Artikel 1,4 : Het Instituut is thans het Beroepsinstituut van Erkende Boekhouders en Fiscalisten, dat in de rechten en plichten van het BIB is getreden 16. Dit impliceert dat alle teksten waarin nog sprake zou zijn van BIB moeten gelezen en begrepen worden als zijnde BIBF 17. Artikel 1,8 : de boekhouder BIB : Daar moet aan toegevoegd worden de erkende boekhouder-fiscalist en de stagiair boekhouder-fiscalist. Basisbeginselen (artikelen 2, 3 en 4) De artikelen 3 & 4 vormen eigenlijk de kern van de plichtenleer van elk vrij beroep. Alle andere bepalingen van de plichtenleer zijn eigenlijk concrete toepassingen of gevolgen van de deze basisbeginselen. Artikel 3: Het beginsel van de persoonlijke verantwoordelijkheid 18 Een beoefenaar van vrij beroep dient steeds verantwoording af te leggen voor de door hem/haar gestelde professionele daden. 19 Gelet op de bijzondere vertrouwensfunctie die de beoefenaar van een vrij beroep geniet werd in het algemeen gesteld dat het hem/haar onmogelijk is zich van deze verantwoordelijkheid te ontdoen door bv in een contract te bepalen dat de boekhouder na beëindigen van de overeenkomst décharge verleend wordt van alle door deze in het kader van deze overeenkomst gestelde daden en handelingen. Dergelijke clausules werden in beginsel als onbestaande beschouwd. 14 Alle hier aangehaalde wetteksten kan men terugvinden op www.bibf.be 15 Voor de geïnteresseerden kan verwezen worden naar de Memorie van Toelichting bij het wetsontwerp 16 Zie artikel 43 Wet 22 april 1999 17 Zie gecoördineerde versie in de bijlagen 18 Zie ook artikel 50, 1,1 Wet 22 april 1999 19 Voor een zeer grondige juridische analyse zie bv Devloo, R., De aansprakelijkheid van de accountant en de belastingsconsulent, nieuwe aspecten in De Belgische Accountant & Belastingsconsulent, nr 4 1999 07-09-2010/ p.8-75
Het gemeen recht waar artikel 3 van het Reglement van Plichtenleer naar verwijst is bv het burgerlijk recht 20 en het strafrecht. Kan men aan deze persoonlijke verantwoordelijkheid ontkomen door bv uitoefening in vennootschapsverband? Vanuit burgerrechtelijk en strafrechtelijk vlak kan hierop geen eenduidig antwoord gegeven worden. 21 Vanuit deontologisch oogpunt is het eenvoudiger omdat binnen een boekhoudvennootschap er steeds minstens één persoon, die is ingeschreven op het tableau of de lijst van stagiairs, moet aangeduid worden die instaat voor de uitvoering van de opdracht en het zal dan ook hij of zij zijn die zich deontologisch zal moeten verantwoorden 22. Het dragen van deze verantwoordelijkheid is wel een mooi uitgangsprincipe maar kan in de praktijk natuurlijk zeer ernstige gevolgen hebben voor de boekhouder. Vanuit deze optiek heeft de Nationale Raad bij de totstandkoming van het Reglement van Plichtenleer dan ook in artikel 14 bepaald dat elke boekhouder BIBF verplicht is zich te verzekeren voor zijn burgerlijke beroepsaansprakelijkheid en dat deze verzekering aan bepaalde basisvoorwaarden dient te beantwoorden. 23 Anderzijds heeft ook de wetgever het sinds kort mogelijk gemaakt voor boekhouders 24 om grenzen te stellen aan hun aansprakelijkheid. In gevolge een wijziging in artikel 50 van de Wet van 22 april 1999 25 is het mogelijk zich aan de aansprakelijkheid te onttrekken door een bijzondere overeenkomst. Dit mag echter niet voor fouten gepleegd met bedrieglijk opzet of met het oogmerk om te schaden. De wetgever heeft terzake echter geen duidelijke grenzen getrokken. Bijkomend onderzoek 26 zal noodzakelijk zijn. Artikel 4: Het dogma van de bekwaamheid, eerlijkheid en waardigheid het beginsel van de onafhankelijkheid Hoewel eigenlijk in alle professionele deontologiën deze drie termen voorkomen, zal men nergens een definitie terugvinden. Dit vloeit voort uit de bijzondere eigenheid van deontologie als een binnen één groep voortdurende evoluerend gegeven. Wat gisteren onwaardig was is het vandaag misschien niet meer en omgekeerd. Een van de mooiste illustratie ter zake zijn de evoluerende houdingen betreffende publiciteit (zie verder). Daar waar vijftien jaar geleden het maken van publiciteit door de beoefenaar van een vrij beroep als een doodszonde werd beschouwd zijn er vandaag de dag nog nauwelijks vrije beroepen waar de beoefenaars geen publiciteit mogen maken. 20 zoals artikel 1382 ev. Burgerlijk Wetboek 21 Zie de Devloo, R., in voetnoot 19. Zie ook de nieuwe wetgeving betreffende de strafrechterlijke verantwoordelijkheid van rechtspersonen, Pacioli, 2000/nr 76 ook via www.bibf.be/publicaties 22 zie artikel 50, 1, 1, 3 lid van de Wet van 22 april 1999 23 zie artikel 50, 1, 1 van de Wet van 22 april 1999 24 In aansluiting op wat reeds mogelijk was bij de bedrijfsrevisoren 25 Wet van 18 januari 2010 B.S. 17.03.2010 26 Zie gemeenschappelijke studiedag op 30 september 2010 over dit onderwerp 07-09-2010/ p.9-75
Het zal dus aan de bevoegde tuchtorganen zijn om uit te maken of een handeling van een boekhouder al dan niet een inbreuk vormt op dit basisbeginsel en ook te motiveren waarom dit zo is. Het beginsel van de onafhankelijkheid sluit hier nauw bij aan en impliceert dat de beoefenaar van een vrij beroep in de mogelijkheid moet verkeren om zijn/haar cliënt op een dergelijke wijze bij te staan dat zijn/haar werkmethode of aanbevelingen enkel steunen op objectieve factoren zoals kennis van de materie, ervaring en niet door louter subjectieve elementen. Een klassiek voorbeeld is dat de doorverwijzing naar een andere gespecialiseerde dienstverlener (verzekeringsmakelaar, sociaal verzekeringsfonds of andere) moet uitgaan van het beste voor de cliënt en niet de hoogste commissie die kan verkregen worden. Evenzeer wordt het in dit kader soms aanbevolen om de prestaties voor nauwe familie en dergelijke te vermijden of te beperken tot het uiterste minimum, minstens deze zeker niet anders te behandelen dan het andere cliënteel (bv op vlak van aanrekenen ereloon). De nauwe familiebanden zouden de beroepsbeoefenaar niet altijd inspireren tot de meest objectieve adviezen. Omgekeerd zal de familiale cliënt soms de relatie met zijn/haar boekhouder niet altijd kunnen zien buiten de familiale context. Kleine meningsverschillen kunnen dan uitgroeien tot zeer ernstige [en in se overbodige] disputen. Het is binnen deze context dat ook het negatieve advies van de Nationale Raad betreffende het domiciliëren van maatschappelijke zetels van vennootschappen (al dan niet van cliënteel) op het kantoor van de boekhouder BIBF moet gesitueerd worden. 27 Een negatief advies dat trouwens bevestigd werd in enkele tuchtrechtelijke beslissingen van de Uitvoerende Kamer. De boekhouder, het personeel en medewerkers van het kantoor moeten steeds voldoende vrij zijn om met een kritische ingesteldheid het dossier van de cliënt te beoordelen. Dit onafhankelijkheidsbeginsel 28 is ook de grondslag van artikel 6 en van het onverenigbaarheidbeginsel in artikel 21. Wat mij treft in het begrip van onafhankelijkheid van de vrije beroeper is de, veelfacettigheid ervan. Dit concept doelt niet enkel op de onafhankelijkheid van de vrije beroeper tegenover belangengroepen, maar ook op zijn onafhankelijkheid tegenover de overheid (justitie, fiscale administratie ), op zijn onafhankelijkheid tegenover de eigen belangen (die ondergeschikt moeten blijven aan die van de cliënt) en zelfs op zijn onafhankelijkheid jegens de cliënt zelf waarvan de vrije beroeper niet de slaafse dienaar mag zijn en van wie hij bijwijlen afstand moet nemen (bijvoorbeeld, voor de advocaat, afzien van nutteloze of roekeloze procedures). 29 27 Zie tekst op www.bibf.be /Het instituut / De Nationale Raad / Zijn beslissingen en besluiten 28 Over het belang hiervan zie www.fvib.be - Rondetafelconferentie 29 november 2003 29 Herman Cousy, «Het Noblesse oblige van het vrije beroep: van aansprakelijkheid naar verzekering, Tijdschrift voor Privaat Recht, 2004/1, p.89 (p.93) 07-09-2010/ p.10-75
III. DE BOEKHOUDER EN HET INSTITUUT Artikel 5: Klare teksten behoeven geen verdere toelichting. De modaliteiten van de ledenbijdrage 30 worden steeds door de Nationale Raad bepaald en dit op basis van het huishoudelijk reglement. De Kamers zijn ter zake redelijk streng en behoudens in uitzonderlijke omstandigheden, zal de vaststelling van niet betaling of laattijdige betaling door de Kamers steeds tuchtrechterlijke gevolgen hebben. Artikel 6: is een toepassing van het in artikel 4 vermelde onafhankelijkheidsbeginsel. Artikel 7 : Het begrip gerechtelijk onderzoek werd door de Nederlandstalige Uitvoerende Kamer in recente rechtspraak gelijkgesteld en beperkt tot het strafrechtelijk onderzoek door de onderzoeksrechter. Een burgerlijke procedure n.a.l.v. een beroepsfout leidt niet tot een gerechtelijk onderzoek en dient aldus de Kamers niet te worden gemeld. Artikel 8: Klare teksten behoeven geen verdere toelichting Artikel 9: Hierin wordt een algemeen beginsel gesteld in zake de communicatie naar het Instituut toe. Het niet of laattijdig beantwoorden van de brieven van het Instituut kan als een deontologische tekortkoming worden beschouwd. In een aantal gevallen waren de Kamers van oordeel dat deze tekortkoming zo ernstig was dat een tuchtsanctie niet kon uitblijven. Concrete toepassingen zijn bv de jaarlijkse verzoeken tot het indienen van het verslag betreffende de gevolgde permanente vorming. Er moet opgemerkt worden dat het Instituut ter zake een wettelijke opdracht 31 heeft en dat het niet insturen van de verslagen de correcte uitvoering van deze opdracht verhinderd, wat door de Kamers als een ernstige inbreuk op de deontologie wordt beschouwd. Artikel 10: Dit is een specifieke toepassing van artikel 9. Zie ook het K.B. 15 februari 2005 betreffende de uitoefening van het beroep van boekhouder in het kader van een rechtspersoon 32. 30 2010: Leden & stagiairs (tweede of derde stage of na onwettige uitoefening )(NP) : 350,00, Leden (RP) : 160,00, Stagiairs (NP) : 80,00 31 Zie Artikel 44 van de Wet van 22 april 1999 32 Zie verder Hoofdstuk IX 07-09-2010/ p.11-75
IV. DE VERPLICHTINGEN VAN DE BOEKHOUDER Artikel 11 33 : De opdrachtbrief 34 Hoewel in beginsel de relatie tussen een boekhouder en de cliënt zal steunen op het wederzijds vertrouwen tussen beide partijen, worden toch best bepaalde afspraken op papier gezet. In het kader van het opstellen van dergelijke overeenkomst/opdrachtbrief dient men een aantal deontologische regels te respecteren. 1 de afspraken in zake uit te voeren opdrachten, geldelijke aspecten en te respecteren termijnen dienen duidelijk bepaald te worden. Hoewel dit evident schijnt stelt men in de praktijk regelmatig vast, in het bijzonder wat betreft financiële afspraken zeer veel vage clausules voorkomen die als puntje bij paaltje komt in het nadeel van de cliënt spelen en vaak zodanig dat eigenlijk hierdoor de waardigheid en eerlijkheid in het gedrang komen. 2 Aan alle mooie liedjes komt ooit een einde en vaak ook zo aan de werkrelatie tussen een boekhouder en zijn cliënt. Louter juridisch is het een normaal gegeven dat bij een vroegtijdige verbreking van een overeenkomst de hierbij ontstane schade vergoed wordt. In normale omstandigheden heeft de schadelijder recht op vergoeding van het door hem geleden verlies en gederfde winst 35. Hoewel de relatie tussen een boekhouder en de cliënt kan beschouwd worden als een contractuele relatie gaat men er, zoals bij alle vrije beroepen, vanuit dat deze vertrouwensrelatie niet kan vertaald worden in een verlies of winst situatie. Derhalve moeten betrokken partijen steeds in de mogelijkheid verkeren een einde te stellen aan hen werkrelatie wanneer om één of andere reden dat vertrouwen geschonden is. Nu zal de schade die hierbij in hoofde van de boekhouder kan ontstaan eigenlijk uitsluitend bestaan uit gederfde erelonen. Indien echter de boekhouder een vergoeding zou vragen voor het derven van de erelonen dan zou dit de facto neerkomen op het invorderen van erelonen voor niet geleverde prestaties. Dergelijke vorm van handelen algemeen beschouwd als een inbreuk op de waardigheid waarmee het beroep dient uitgeoefend te worden. 33 Het laatste lid van artikel 11 wordt besproken onder het hoofdstuk retentierecht 34 Zie verder ook in Hoofdstuk XIV 35 Zie bv artikel 1149 en 1151 Burgerlijk Wetboek 07-09-2010/ p.12-75
Daarom zal een typeclausule zoals dat bij vroegtijdige verbreking van de overeenkomst de cliënt een schadevergoeding zal verschuldigd zijn die gelijk is aan het nog verschuldigde ereloon voor het lopende boekjaar en dit met een minimum van 12 maanden. deontologisch niet aanvaardbaar is zijn. Dit betekent echter niet dat elke vorm van schadevergoeding uit den boze is. Ze mag louter niet buitensporig zijn. Of de gevorderde schadevergoeding buitensporig is kan niet in abstracto bepaald worden en zal steeds in concreto beoordeeld worden. Men zal steeds onderzoeken of het gevorderde bedrag niet neerkomt op het innen van erelonen voor niet-gepresteerde activiteiten. Nu zal de overgang van een dossier naar de cliënt zelf of naar een confrater soms gepaard gaan met bepaalde administratieve kosten. Zolang dit geen verdoken poging is om toch nog wat erelonen te kunnen innen is er geen bezwaar dat dergelijk kosten aangerekend worden. De vergoeding van deze kosten mag natuurlijk de concrete overdracht van het dossier niet in de weg staan. Het is dus uitgesloten dat men als voorwaarde stelt dat de overdracht van het dossier slechts kan gebeuren dan na voldoening van deze factuur. Samengevat komt het erop neer dat men de vrijheid van een cliënt om te gaan en staan wanneer deze wil niet mag verhinderen. Men mag hier niet bij uit het oog verliezen dat een negatieve opstelling in deze op termijn ook schadelijk zal zijn voor de eigen reputatie en voor de reputatie van de confraters in het algemeen. Ter zake moet opgemerkt worden dat ook de wetgever een bijdrage heeft geleverd door de Wet van 03 april 1997 betreffende oneerlijke bedingen in overeenkomsten gesloten tussen titularissen van vrij beroepen en hen cliënten. Deze, in de praktijk weinig toegepaste, wet is echter thans vervangen door de Wet van 02 augustus 2002 betreffende de misleidende en vergelijkende reclame, de onrechtmatige bedingen en de op afstand gesloten overeenkomsten betreffende vrije beroepen 36. Het is vooral op de overeenkomst tussen een vrije beroepsbeoefenaar en de cliënten die op hem beroep doen voor opdrachten als privé persoon dat de bepalingen in zake onrechtmatige bedingen een invloed zullen uitoefenen 37. Het kan aangewezen zijn om de op kantoor gebruikte opdrachtbrieven eens te toetsen aan de bepalingen van deze wet. 36 Belgisch Staatsblad 20 november 2002. Zie ook Kamer, Doc nr 1469/001 via www.dekamer.be 37 Deze Wet is aldus de evenknie van de Wet van 6 april 2010 betreffende marktpraktijken en consumentenbescherming 07-09-2010/ p.13-75
artikel 12: Twee situaties waarin die regel kan toegepast worden. 1 in geval van tuchtrechterlijke schorsing van meer dan één maand 2 Bij toepassing van de artikelen 11 en 12 van het Stagereglement waarbij de stageperiode geschorst wordt op gemotiveerd verzoek van de stagiair of na ambtshalve beslissing de Kamer. Het spreekt voor zich dat wanneer men gedurende bepaalde tijd in de onmogelijkheid verkeert de werkzaamheden te verrichtten, in andere dan deze situaties, men ook dan het cliënteel hiervan op de hoogte brengt en helpt zoeken naar oplossingen ad hoc 38. Artikel 13: Het ereloon Ter zake kan niet genoeg herhaald worden dat veel problemen/klachten het gevolg zijn van onduidelijke afspraken tussen de boekhouder en de cliënt. Het kan niet genoeg benadrukt worden dat U de cliënt voorafgaandelijk en duidelijk dient te informeren over de hoogte van het ereloon, de wijze van invordering en de gevolgen bij laattijdige en/of niet betaling. Het geniet de voorkeur om deze afspraken ook vast te leggen in een door beide partijen ondertekend stuk 39. Elke vorm van geheimzinnigheid of onduidelijkheid zal op termijn niet alleen in uw nadeel maar ook in dat van het beroep in het algemeen spelen. Artikel 13,3 lid: Het aanvaarden van opdrachten aan financiële voorwaarden die de goede uitvoering van die opdracht in het gedrang brengen zijn deontologisch onaanvaardbaar. De aanvaarding en/of uitvoering van een opdracht mag niet louter afhankelijk zijn van het financiële voordeel dat men er bv, via commissies, zou kunnen uithalen. In die zin moeten ook overeenkomsten waarbij de hoogte van het ereloon integraal bepaald wordt in functie van het bekomen resultaat met uiterste omzichtigheid behandeld worden. Artikel 14: De verplichte beroepsaansprakelijkheidsverzekering De verzekering beroepsaansprakelijkheid is een verplichting die opgelegd wordt aan ALLE boekhouders B.I.B.F. Het doel hiervan is de cliënten van boekhouders, alsook de BIBF leden zelf, beter te beschermen. Het feit dat men het beroep van zelfstandig boekhouder slechts in bijberoep uitoefent, men louter boekhouding doet van kleine zelfstandigen, dat men veel of weinig verdient of dat men meer of minder cliënteel heeft, vermindert niet noodzakelijk het risico dat men loopt. Niemand is onfeilbaar! 38 Zie eventueel Pacioli, 1998/nr 32 of via www.bibf.be, met de zoekterm bijstand bij overmacht 07-09-2010/ p.14-75
Hoewel al vastgelegd in het Reglement van Plichtenleer achtte de ook wetgever deze verzekering van een zo groot belang dat zij het bij opstellen van de Wet van 22 april 1999 de beroepsaansprakelijkheidsverzekering als een basisvoorwaarde stelt om het beroep te mogen uitoefenen of zelfs de titel maar te dragen. In de mate dat men de titel van boekhouder (-fiscalist) wenst te dragen MOET men verzekerd zijn en blijven. Er zijn geen uitzonderingen! Het niet onderschrijven van een dergelijke verzekeringspolis wordt door de uitvoerende Kamers in beginsel beschouwd als een ernstige deontologische inbreuk en zal in beginsel steeds gesanctioneerd worden. Deze deontologische verplichting is natuurlijk ook van toepassing op de stagiairs, die zich kunnen verzekeren hetzij via de stagemeester, en uitsluitend voor deze werken, hetzij via een eigen verzekering van zodra ze eigen klanten hebben. Artikel 15 : de permanente vorming Al van oudsher hebben de beoefenaars van vrije beroepen zeer veel belang gehecht aan voortdurende bijscholing. Dit is niet anders geweest bij de boekhouders. Zo werden al aan het begin van de 20 eeuw beroepsverenigingen, die vandaag nog actief zijn, opgericht met o.a. als doel de organisatie van de bijscholing van de boekhouders. Het was dan ook logisch om deze ongeschreven gedragsregel te bevestigen door uitdrukkelijke opname in het Reglement van Plichtenleer. Het is de Nationale Raad die jaarlijks via een in Pacioli & website gepubliceerde richtlijn het minimum aantal uren bepaalt en ook gaat omschrijven welke onderwerpen wel en niet in aanmerking komen. De controle op naleving van deze verplichting gebeurt door de bevoegde Uitvoerende Kamers en dit aan de hand van de verslagen die jaarlijks moeten ingediend worden. Het zal U niet verbazen dat de het Instituut en de Uitvoerende Kamers zeer veel belang hechtten aan deze verplichtingen. De rechtspraak in de tuchtorganen toont zich streng t.a.v. zij die aan de permanente vorming en de verslaggeving hierover onvoldoende of geen aandacht besteden. Op 01 juni 2006 40 is een nieuwe algemene richtlijn betreffende de permanente vorming van kracht geworden. Deze richtlijn verandert niets aan de basisverplichting en betreft vooral een aantal praktische modaliteiten ervan. U vindt deze richtlijn achteraan deze syllabus 41. In 2010 dienen de leden van het BIBF minstens 40 u permanente vorming te volgen 42. 40 Algemene richtlijn dd. 19 mei 2006 ook te vinden op www.bibf.be /homepagina 41 Hoofdstuk XIII 42 Beslissing van de Nationale Raad dd. 27.11.2009 07-09-2010/ p.15-75
V. RETENTIERECHT OP BOEKHOUDKUNDIGE DOCUMENTEN Het is niet omdat de relatie tussen cliënt en beroepsbeoefenaar een vertrouwensrelatie is, dat dit tot gevolg heeft dat men eeuwig en altijd zal samenblijven. Er kan altijd een tijdstip komen waarop de boekhouder of de cliënt beslist de samenwerking stop te zetten. Ongeachte de reden zal de cliënt alle boekhoudkundige stukken uit zijn dossier terug willen krijgen. De recuperatie van documenten kan gebeuren hetzij rechtstreeks door de cliënt, hetzij door toedoen van de opvolgende boekhouder (of accountant of bedrijfsrevisor). Een vaak voorkomende oorzaak van de stopzetting zijn conflicten over het ereloon of de wijze waarop de prestaties al dan niet uitgevoerd werden. Indien deze overdracht gebeurt in een conflictuele sfeer zal vaak de vraag gesteld worden of men stukken mag achterhouden, bv omdat de cliënt nog één of meerdere ereloonstaten moet betalen. Geen enkele voorgeschiedenis kan het achterhouden van documenten door de vorige boekhouder (overlater) rechtvaardigen, welk argument ook wordt ingeroepen, bv betreffende onbetaalde erelonen. Er kan immers in geen geval sprake zijn van enige compensatie tussen de betaling van achterstallige erelonen en het overhandigen van het boekhouddossier. De cliënt is en blijft eigenaar van het eigen dossier en moet er op elk moment kunnen over beschikken. V.A. DRIE VERSCHILLENDE INVALSHOEKEN V.A.1. De algemene houding van elke boekhouder BIBF in de uitoefening van zijn beroep Het Reglement van Plichtenleer zegt duidelijk in artikel 4 "dat de boekhouder BIBF zijn beroep moet uitoefenen met de vereiste bekwaamheid, eerlijkheid en waardigheid en dat hij over de nodige onafhankelijkheid dient te beschikken, die een vrij beroep kenmerkt, om zijn beroep uit te oefenen volgens de voorschriften van de plichtenleer". Zoals vooraf gesteld, komt het retentierecht het meest voor in het kader van een betwisting van erelonen, die zelf het gevolg is van door de cliënt geuite verwijten naar de boekhouder m.b.t. zijn prestaties en vooral i.v.m. de eruit voortvloeiende - mogelijke of werkelijke - financiële gevolgen. Het achterhouden van documenten is helemaal niet bevorderlijk voor de, vaak dan al moeilijke, onderlinge relatie. Zelfs indien de ontevredenheid van de cliënt niet gegrond is, zal het achterhouden van stukken zeker niet van dien aard zijn om de erelonen sneller betaald te krijgen. Het uitoefenen van enig retentierecht kan bovendien de aansprakelijkheid van de boekhouder in gedrang brengen. Het achterhouden van stukken kan de oorzaak zijn van bv het niet tijdig indienen van de aangiftes. De cliënt zal dan niet aarzelen de schade te verhalen op de gewezen boekhouder. Bovendien zal het instellen van een gerechtelijke 07-09-2010/ p.16-75
procedure 43 door de cliënt om de documenten terug te krijgen, de boekhouder bovendien nog een slechte publiciteit bezorgen V.A.2. Het contact met de cliënt In het kader van een stopzetting van activiteiten voor rekening van de cliënt, onderstreept bepaalt artikel 11 laatste lid dat "de boekhouder BIBF ertoe gehouden is alle boeken en bescheiden die toebehoren aan de cliënt, onverwijld terug te bezorgen, wanneer deze er om verzoekt". V.A.3. Het contact met de confrater (BIBF, IAB, IBR), opvolger Onafhankelijk van eventuele problemen die bij de beëindiging van de samenwerking ontstaan, versterkt artikel 17 van het Reglement van plichtenleer de uitsluiting van enig retentierecht in hoofde van de boekhouder. Daarin wordt bepaald dat "de voorganger onverwijld alle documenten, eigendom van de cliënt, alsmede deze die kaderen in de wederzijdse hulp en hoffelijkheid, ter beschikking moet stellen van de cliënt of van zijn opvolgende confrater." In artikel 16 wordt daaraan toegevoegd dat de boekhouder BIBF gehouden is tot wederzijdse hulp en hoffelijkheid tegenover zijn confraters en dat hij zich moet onthouden van elke houding of handeling die een confrater schade kan berokkenen 44. Hieruit blijkt duidelijk het "fair play"- klimaat dat onder de boekhouders BIBF moet heersen, en meer algemeen onder alle confraters, ook deze van de andere instituten die gerechtigd zijn om boekhoudkundige activiteiten uit te oefenen vóór derden. Dit klimaat van "fair play" overstijgt elke rigiditeit en legt duidelijk de nadruk op een geest van verzoening. Ter zake werd trouwens met beide Instituten een protocolakkoord overeengekomen dat uitdrukkelijk voorziet dat geen van beide beroepsbeoefenaars bij overdracht of overgave van een dossier zich kunnen beroepen op het retentierecht en dat dezelfde procedure als in artikel 17 dient gevolgd te worden 45. V.B. WAT & HOE? V.B.1. De boekhoudkundige documenten van de cliënt Hiermee wordt verwezen naar de facturen en allerlei stukken (boeken en bescheiden, zie artikel 11) die door de cliënt werden overhandigd aan de boekhouder teneinde deze toe te laten zijn opdracht te vervullen. Deze documenten worden geacht, in overeenstemming met o.a. de fiscale wet, steeds in het bezit te zijn van de cliënt (bv. op de maatschappelijke zetel van de vennootschap). De overdracht van deze stukken aan de boekhouder is dus enkel tijdelijk. 43 Dit zal gebeuren voor de Voorzitter van de Rechtbank via het kortgeding. Alle rechtspraak is tot vandaag unaniem: er is geen retentierecht! 44 Zie ook artikel 6, 1, 2 stagereglement overdracht tussen stagiair en stagemeester enkel mits toestemming 45 Zie Gemeenschappelijke gedragslijn gepubliceerd in T.A.A.,2008,nr.2 te vinden op het extranet van het BIBF 07-09-2010/ p.17-75
De boekhouder heeft de stukken enkel in bruikleen en dit met het oog op het opmaken van bv de boekhouding. Om te vermijden dat men het archief wordt van de cliënt kan het nuttig zijn om regelmatig alle boekhoudkundige stukken betreffende een bepaald boekjaar te inventariseren en terug te bezorgen aan de cliënt 46. Officiële documenten (bv de boekhouding, balansen, fiscale aangiftes ) opgesteld door de boekhouder op basis van stukken en inlichtingen overgemaakt door de cliënt en uitsluitend betreffende de cliënt zijn dan ook de eigendom van de cliënt. Ook al omvatten de documenten tevens de intellectuele arbeid van de boekhouder, dan nog heeft hij geen bezitsrecht op deze stukken die enkel bestaan door het exclusieve verband ervan met de cliënt. V.B.2. E-overdracht Daar waar vroeger de overdracht van een boekhouding urenlange printellende en kosten met zich kon meebrengen, kan deze overdracht vandaag op een elektronische manier gebeuren. Het is niet uitgesloten dat er zich omstandigheden kunnen voordoen waarin men toch nog moet teruggrijpen naar het papier doch dit zou eerder de uitzondering dan de regel moeten zijn. In dezelfde geest zal men ook streven naar een overdracht die de opvolgende confrater moet toelaten onmiddellijk verder te werken en dus zonder genoodzaakt worden opnieuw alle gegevens moet invoeren 47. De gebruikte boekhoudsoftware zal niet altijd compatibel zijn maar biedt vaak mogelijkheden om de gegevens bv te exporteren naar bv xml- of excel bestanden. Indien die mogelijkheid bestaat is het aangewezen hiervan gebruik te maken. Onafhankelijk van de overhandiging door de boekhouder van alle uitgevoerde werken (mits inventaris), en wijze van overhandiging aan zijn opvolger, kan de overlatende boekhouder een bijkomende zekerheid inbouwen door een dubbel van de e-archieven te bewaren teneinde elke vernietiging van stukken in hoofde van de cliënt te voorzien of om bv te kunnen antwoorden op latere vragen van de opvolger. V.B.3. intellectuele arbeid van de boekhouder Voor zover de boekhouder, voor de eindverwerking van de gegevens van de cliënt, theoretische opzoekingen verricht of zelfs een eerste schets van zijn toekomstige prestaties maakt, kan dit werk beschouwd worden als zuiver theoretische en intellectuele arbeid waarop de cliënt geen bijzondere eisen kan laten gelden. V.C. DISCIPLINAIRE GEVOLGEN Naast de negatieve gevolgen voor de boekhouder, is het duidelijk dat dergelijk vonnis - soms vergezeld van zware dwangsommen, zoals bv 2000 euro per dag van niet afgifte - benadrukt dat het BIBF- lid in gebreke is gebleven t.a.v. de beroepsethiek van het Instituut. De rechtspraak van de Kamers in het Instituut is ter zake zeer duidelijk en elke vorm van uitoefening van retentierecht leidt tot het opleggen van tuchtrechterlijke sancties 46 Mits natuurlijk voorzichzelf een elektronische kopie te bewaren. 47 Is niet alleen tijdrovend doch ook zeer kostelijk voor de cliënt 07-09-2010/ p.18-75
V.D. QUID HET ACHTERSTALLIG ERELOON? 1. Men dient erop toe te zien dat de achterstallen nooit te hoog oplopen door tijdig de (financiële) problemen te bespreken met de cliënt. 2. U kunt problemen vaak vermijden door het afsluiten van een opdrachtbrief 48 waarin duidelijke afspraken gemaakt worden over de wijze van bepaling en betaling van het ereloon. Het is aangewezen bv om met een systeem van provisies te werken en te vragen dat de betaling gebeurt met een doorlopende opdracht. 3. Het is aangewezen om in de opdrachtbrief ook duidelijk te voorzien dat bij gebreke van betaling u onder bepaalde voorwaarden, zoals bv een ingebrekestelling, over het recht beschikt om de overeenkomst tijdelijk of definitief op te zeggen en alle werkzaamheden te staken. 4. Indien uw cliënt weigert te betalen kan U ofwel voorstellen gebruik te maken van de binnen het Instituut bestaande arbitrageprocedure 49 ofwel dient U uw ereloon langs gerechtelijke weg invorderen. 5. De opvolgende confrater dient bij de nieuwe cliënt aan te dringen op betaling doch is niet verplicht de start van zijn werkzaamheden hieraan te koppelen. V.E. DE OVERDRACHT ZELF - INVENTARIS Wanneer men als boekhouder de boekhouding van een cliënt verzorgd heeft zal dit er altijd toe leiden dat men na verloop van tijd over een bepaalde hoeveelheid data zal beschikken (op papier en/of elektronisch). De beëindiging van de samenwerking zal een overdracht van die data met zich meebrengen. Bij die overdracht is het natuurlijk belangrijk te weten wat er nog bij de overdragende boekhouder zit en wat er al bij de cliënt aanwezig is of zou moeten zijn). Indien bij dergelijke overdracht geen gedetailleerde lijst (= inventaris) wordt opgemaakt van wat precies wordt overgedragen kan dit al snel tot discussie leiden over het al dan niet ontbreken van stukken. Dergelijke discussies zijn vaak tijdrovend, weinig bevorderlijk voor de collegialiteit en vaak zonder gunstig resultaat. Teneinde dergelijke overdrachten vlotter te laten verlopen en in het bijzonder een zekerheid in te bouwen omtrent de inhoud van de overdracht werd in artikel 17 de verplichting voorzien om een gedetailleerde inventaris op te stellen die door de betrokken partijen getekend wordt. Dit moet toelaten als er dan bv achteraf een vraag rijst omtrent de al dan niet overdracht van één of ander stuk naar deze inventaris terug te grijpen en op basis daarvan de vraag te beantwoorden. Het nut en het belang van dergelijke inventaris kan niet genoeg onderlijnd worden en blijkt ook bv uit het feit dat de Nationale Raad van het BIBF in haar model opdrachtbrief dd. 28.11.2008 (te vinden op www.bibf.be ) een afzonderlijk model en tevens een voorbeeld van dergelijke inventaris heeft voorzien. 48 Zie model op www.bibf.be 49 zie verder onder hoofdstuk X 07-09-2010/ p.19-75
VI. DISCRETIEPLICHT EN BEROEPSGEHEIM Sinds de Wet van 22 april 1999 is het beroepsgeheim, zoals bepaald bij artikel 458 van het Strafwetboek ook van toepassing op boekhouders(-fiscalisten). We omschrijven hier kort de voornaamste beginselen en bekijken een aantal concrete toepassingen. VI.A. DISCRETIEPLICHT & ARTIKEL 19 VAN HET REGLEMENT VAN PLICHTENLEER Onverminderd de voor de boekhouder BIBF door de wet opgelegde verplichtingen het beroepsgeheim te bewaren in overeenstemming met artikel 458 van het Strafwetboek, is hij tevens gehouden tot naleving van een beroepsdiscretieplicht. Deze discretieplicht omvat de geheimhouding van gegevens die hem uitdrukkelijk of stilzwijgend in zijn hoedanigheid van boekhouder werden toevertrouwd en van feiten met een vertrouwelijk karakter, die hij in de uitoefening van zijn beroep heeft vastgesteld. (artikel 19) Deze discretieplicht steunt op het beginsel dat de band tussen de boekhouder en de cliënt draait rond wederzijds vertrouwen. De cliënt moet in alle vertrouwen met zijn boekhouder kunnen omgaan. Deze discretieplicht vindt men bv ook terug in het verbod voor de boekhouder om in het kader van zijn publiciteit de namen van zijn cliënten kenbaar te maken 50. Belangrijk is te onthouden dat deze discretieplicht tevens gericht is naar elementen die verbonden zijn aan het privé-leven van de cliënt doch die men vanuit zijn hoedanigheid van boekhouder weet of toevertrouwd werden door de cliënt zelf. De boekhouder dient erop toe te zien dat ook zijn medewerkers en personeel zich houden aan deze discretieplicht (zie artikel 4 Reglement van Plichtenleer). Hoewel de discretieplicht erop gericht is de cliënt te beschermen is er één belangrijke uitzondering, waardoor de boekhouder gehouden is tot discretie ten op zichten van zijn cliënt. De Anti-witwasgeving bepaalt uitdrukkelijk dat de beroepsbeoefenaar die een melding gemaakt heeft bij de Cel voor Financiële Informatieverwerking hierover geen enkele mededeling mag doen t.a.v. de cliënt 51. Er kan de boekhouder BIBF echter geen inbreuk op de tuchtvoorschriften betreffende de discretieplicht ten laste worden gelegd: a) wanneer hij geroepen wordt om in rechte getuigenis af te leggen; b) wanneer de wettelijke bepalingen hem tot mededeling van volledige of gedeeltelijke inlichtingen verplichten; bv Anti-witwaswetgeving 50 Zie artikel 23 Reglement van Plichtenleer 51 Artikel 30 Wet 11 januari 1993 (Anti-witwaswet) 07-09-2010/ p.20-75
c) in de uitoefening van zijn persoonlijke verdediging in rechterlijke of tuchtaangelegenheden; d) wanneer de toepassing van de voorschriften van de plichtenleer het vereist; e) wanneer en in de mate waarin hij, betreffende aangelegenheden die zijn opdrachtgever persoonlijk aanbelangen, door deze laatste uitdrukkelijk van zijn discretieplicht ontslagen werd.! Tenslotte weze het opgemerkt dat door de beëindiging van de professionele relatie in het geheel niet betekent dat de boekhouder deze discretieplicht kan naast zich neerleggen. Ongeacht de reden van beëindiging van de relatie dienen de boekhouder en zijn/haar medewerkers de discretie blijven te bewaren. VI.B. HET BEROEPSGEHEIM VI.B.1. De wetgeving Geneesheren, heelkundigen, officieren van gezondheid, apothekers, vroedvrouwen en alle andere personen die uit hoofde van hun staat of beroep kennis dragen van geheimen die hen zijn toevertrouwd, en deze bekendmaken buiten het geval dat zij geroepen worden om in rechte (of voor een parlementaire onderzoekscommissie) getuigenis af te leggen en buiten het geval dat de wet hen verplicht die geheimen bekend te maken, worden gestraft met gevangenisstraf van acht dagen tot zes maanden en met geldboete van 100 euro tot 500 euro 52 (artikel 458 Strafwetboek) Hoewel de tekst vrij duidelijk is, was er gedurende lange tijd discussie over het feit of de erkende boekhouder nu al dan niet onder het toepassingsgebied van deze bepaling viel. Het loutere feit dat bij KB 53 daarin voorzien werd was niet van dien aard het probleem onmiddellijk op te lossen 54. Het heeft tot 1999 55 geduurd eer er een wettekst was die uitdrukkelijk verklaarde dat ook de leden van het BIBF en de personen voor wie zij instaan (medewerkers en bedienden) zich konden beroepen op artikel 458 van het strafwetboek. Art.58 - lid 3 Wet van april 1999 bepaalt dat: Artikel 458 van het Strafwetboek is van toepassing op externe accountants, externe belastingconsulenten, erkende boekhouders, erkende boekhouders-fiscalisten, stagiairs en de personen voor wie zij instaan. 52 Bedragen te vermenigvuldigen met opdeciemen 53 Artikel 19 Reglement van Plichtenleer. 54 Strafbare feiten kunnen enkel door een wet of decreet omschreven worden 55 Artikel 58 van de Wet van 22 april 1999 betreffende de boekhoudkundige en fiscale beroepen 07-09-2010/ p.21-75
VI.B.2. De algemene principes WAT? Het beroepsgeheim kan omschreven worden als het recht EN de plicht om zaken waarvan men kennis heeft omwille van de professionele relatie met de cliënt geheim te houden. Dit recht op een beroepsgeheim is eigen aan beroepen waarin de vertrouwensrelatie tussen klant en beoefenaar van fundamenteel belang is. Op dit beginsel mag slechts in de door de wet vastgelegde omstandigheden afgeweken worden. WAT VALT WEL ONDER HET BEROEPSGEHEIM? In eerste instantie moet opgemerkt worden dat het beroepsgeheim kan slaan op zowel materiële (bv brieven) als immateriële (bv mondeling overgedragen gegevens) stukken. Er bestaat echter geen definitieve lijst van wat al dan niet onder het beroepsgeheim valt 56. Het is uiteindelijk de taak van de rechter om geval per geval te beoordelen of een bepaald element al dan niet onder het beroepsgeheim de beroepsbeoefenaar in kwestie valt. 57 In essentie beschermt het beroepsgeheim alle stukken met een vertrouwelijk karakter zoals briefwisseling met de cliënt of andere vertrouwenspersonen (bv de advocaat van de cliënt), werknota s en dergelijke meer EN die bestemd zijn om geheim te blijven. In de praktijk zal dit vaak leiden tot ernstige discussies en zal de rechter de knoop moeten doorhakken om te oordelen of een stuk al dan niet onder het beroepsgeheim valt. Bij de boekhoudkundige beroepen stelt zich het grote probleem dat veel van de gegevens waar zij mee werken bestemd zijn voor een openbaarmaking bv in de fiscale aangifte of in de jaarrekening. Dit betekent echter daarom niet dat deze informatie daarom als openbaar moet beschouwd worden en zo mag doorgegeven worden aan derden. Voorzichtigheid blijft geboden. 58 WANNEER IS ER GEEN BEROEPSGEHEIM? Het beroepsgeheim kan niet worden ingeroepen wanneer de boekhouder zelf in verdenking gesteld wordt van het plegen van een misdrijf. In deze situatie kan de boekhouder zich niet beroepen op een zwijgrecht volgende uit het beroepsgeheim om niet te antwoorden op vragen of om bv bepaalde stukken niet te overhandigen. Het is tevens vaststaande cassatierechtspraak dat het beroepsgeheim ook niet geldt tegen over de tuchtoverheid 59. In een tuchtprocedure kan de boekhouder zich dus niet 56 Heel uitzonderlijk zal de wetgever zeer nauwkeurig omschrijven wat onder het beroepsgeheim valt 57 En zal ook verschillen van beroep tot beroep 58 Bovendien blijft ook de discretieplicht hier onverkort van toepassing 59 In beginsel is er een vertrouwensrelatie en zijn er geen geheimen. 07-09-2010/ p.22-75