2.11 Schoolverzuim / spijbelbeleid

Transcriptie

1 2.11 Schoolverzuim / spijbelbeleid Werkveld Onderwijs Datum: April 2010 Vastgesteld CvB d.d. 19 mei 2010 Advies GMR d.d. INHOUDSOPGAVE BELEIDSINHOUD 2 1. Inleiding 2. Doel verzuimprotocol 3. Leerplicht 4. Schoolverzuim 5. Melding verzuim aan leerplichtambtenaar 6. Externe hulpinstanties BELEIDSUITWERKING 6 Protocol Aanvulling Monitoring verzuim BIJLAGEN BIJLAGE 1: Stappenplan 9 BIJLAGE 2: Voorbeeld tekst schoolgids 11 BIJLAGE 3: Voorbeeld informatiefolder ouders 13 BIJLAGE 4: Voorbeeld aanvraagformulier extra verlof 15 BIJLAGE 5: Voorbeeld standaardbrief onderzoek verzuim 17 BIJLAGE 6: Voorbeeld standaardbrief melding ongeoorloofd verzuim 18 BIJLAGE 7: Stroomdiagram verzuim 19 SKOD Pagina 1 van 20

2 BELEIDSINHOUD 1. Inleiding Dit verzuimbeleid is gericht op het terugdringen en/of tegengaan van schoolverzuim van de leerlingen. Dit om ervoor te zorgen dat: - Alle leerlingen optimaal gebruik kunnen maken van hun recht op onderwijs en de vastgestelde leertijd; - Alle leerlingen zo veel mogelijk de bij hun capaciteiten passende leerresultaten behalen; - Het onderwijs in een zo effectief mogelijk pedagogisch-didactisch klimaat gegeven kan worden; - Ouders, leerlingen en leerkrachten inzien dat op tijd komen een gewenste sociale vaardigheid is. 2. Doel verzuimprotocol Iedere school hanteert het verzuimprotocol. Het verzuimprotocol wil een ondersteunende en praktische handreiking zijn om het verzuimbeleid uit te voeren. Het is een weergave van de wijze waarop de school in de praktijk vorm geeft aan het bestrijden van schoolverzuim. Het verzuimprotocol heeft de volgende functies: - Het geeft binnen de school duidelijkheid omtrent de regels, afspraken en taken; - Het schept duidelijkheid naar leerlingen en ouders omtrent de regels en werkwijze van de school; - Het geeft de school de mogelijkheid een duidelijk inzicht te krijgen in de mate van verzuim en het verzuimgedrag van individuele leerlingen en/of families; - Het maakt het mogelijk snel en adequaat te reageren op verzuim en op aan verzuim gerelateerde gedragsproblematiek; Het protocol bevordert de communicatie en informatieoverdracht over verzuimende leerlingen tussen ketenpartners zoals leerkrachten, leerplichtambtenaren en hulpverleners. Deze kunnen hierdoor sneller en gepast hulp bieden om de leerling verder te begeleiden. Het verzuimprotocol wordt tweejaarlijks door het bestuur geëvalueerd, zodat het actueel blijft. Het bestuur heeft hiervan de uitvoering neergelegd bij het directeurencluster Onderwijs en Identiteit. 3. Leerplicht De school heeft zich te houden aan de Leerplichtwet. Op grond van die wet hebben alle kinderen die in Nederland wonen of langere tijd verblijven, de plicht naar school te gaan. Kinderen zijn leerplichtig op de eerste dag van de maand, die volgt op de maand dat een kind 5 jaar is geworden. De volledige leerplicht duurt tot en met het schooljaar waarin de jongere zestien jaar wordt (een schooljaar loopt van 1 augustus tot en met 31 juli). De directeur is verplicht de leerplichtambtenaar mededeling te doen van ongeoorloofd verzuim (zie ook blz. 3, onder 5. Melding verzuim aan leerplichtambtenaar ). Tegen ouders die hun kind zonder toestemming van school houden, kan proces-verbaal worden opgemaakt. 4. Schoolverzuim Onder verzuim verstaan wij alle vormen van fysieke afwezigheid van de leerling op de volgens het rooster vastgestelde lestijden en lesdagen (dus ook spijbelen). De specifieke artikelen hierover zijn in de Leerplichtwet (lpw) te vinden. 4.1 In- en uitschrijvingen Ouders/verzorgers zijn verplicht hun leerplichtig kind op een onderwijsinstelling in te schrijven en te zorgen dat het kind regelmatig de school bezoekt (lpw, art.2). Bij uitschrijving van de leerling geldt dat de school de leerling pas mag uitschrijven, nadat elders de inschrijving schriftelijk is geregeld (lpw, art. 10). In- en uitschrijvingen moeten binnen 7 dagen gemeld worden bij de leerplichtambtenaar. 4.2 Schoolverzuim In de leerplichtwet van 1969 wordt onderscheid gemaakt tussen geoorloofd en ongeoorloofd schoolverzuim: SKOD Pagina 2 van 20

3 Geoorloofd schoolverzuim houdt in verzuim met een geldige reden. Een geldige reden kan zijn ziekte, doktersbezoek of verlof voor gewichtige omstandigheden (zoals bijvoorbeeld verhuizing, huwelijksjubilea, ernstige ziekte van een gezinslid). Vrijstelling kan worden verleend door de directeur of de leerplichtambtenaar. Ongeoorloofd schoolverzuim houdt verzuim in zonder geldige reden. Hierbij worden twee soorten verzuim onderscheiden: absoluut en relatief verzuim. Van absoluut verzuim is sprake als een leerplichtige leerling niet bij een school of onderwijsinstelling staat ingeschreven. Van relatief verzuim is sprake als een leerling wel staat ingeschreven op een school of onderwijsinstelling, maar zonder geldige reden afwezig is. Hiertoe wordt ook regelmatig te laat komen, spijbelen of regelmatig ziek zijn zonder reden gerekend. Hierbij is nog geen sprake van ernstig verzuim, maar het kan een indicatie zijn van een onderliggend probleem. Relatief verzuim wordt verdeeld in luxe verzuim en signaalverzuim. luxe verzuim = wanneer een leerling zonder toestemming verzuimt vanwege familiebezoek of extra vakantie. signaalverzuim = wanneer het verzuim een symptoom is van een onderliggende problematiek. De leerling kan niet goed meer op school functioneren. Hierbij kan het gaan om problemen thuis, leerproblemen, motivatieproblemen, gezondheidsproblemen, gedragsstoornissen etc. Indien sprake is van een onderliggend probleem, dient indien nodig externe hulp te worden ingeschakeld. 4.3 Verzuimregistratie De school beschikt over een registratiesysteem waarin bijgehouden wordt welke leerlingen, hoe vaak en waarom verzuimen. De school laat hiermee zien dat ze de leerplichtwet voldoende naleeft. Een adequate verzuimregistratie maakt gedegen en snelle vervolgacties mogelijk. Het registratiesysteem: maakt verzuim duidelijk zichtbaar biedt de mogelijkheid om snel actie te ondernemen (zoals verzuim melden aan de leerplichtambtenaar), laat statistieken zien in het verzuimgedrag, maakt het mogelijk om evaluaties te maken ten behoeve van de verbetering van het verzuimbeleid binnen de school. Niet alleen relatief verzuim, maar ook (veelvuldig) te laat komen en spijbelen wordt geregistreerd. Ouders/verzorgers zijn verplicht om afwezigheid van hun kind en de reden van afwezigheid aan de school door te geven (lpw, art. 11, 12 en 13). De school registreert elk verzuim dagelijks. Indien een bericht van de ouders ontbreekt, neemt de school contact op met de ouders/verzorgers voor verdere informatie. Op deze manier kan het verzuimgedrag per leerling achterhaald worden. Ieder jaar stelt de school een jaaroverzicht van het verzuim op en stuurt het naar het ministerie van OCW (lpw, art. 25 lid 3). Daarnaast informeert de school de ouders ieder jaar over het verzuimbeleid middels de schoolgids. In de leerplichtwet is vastgelegd dat de leerplichtambtenaar ieder jaar de verzuimregistratie van de school controleert (lpw, art. 18, lid 3). 4.4 Schorsing en verwijdering De bevoegdheid tot toelating, schorsing en verwijdering van leerlingen berust bij het bevoegd gezag van een school. Het bestuur heeft door middel van het managementstatuut deze bestuurlijke bevoegdheid aan de directeur over gedragen. De specifieke procedure staat beschreven in beleidslijn Toelating, verwijdering, tijdelijke verwijdering. 4.5 Preventie Ons doel is een Stichting te zijn met scholen waar de kinderen met plezier naar toegaan. Hiervoor streven wij naar een klimaat waarbinnen leerlingen zich veilig en geborgen voelen en waar met ouders een goede communicatie bestaat. Schoolverzuim willen wij zoveel mogelijk voorkomen door een aantal maatregelen in de voorwaardenscheppende sfeer te nemen: SKOD Pagina 3 van 20

4 - de regels met betrekking tot verzuim en verlof zijn opgesteld en worden consequent gehanteerd - de ouders zijn middels de Schoolgids geïnformeerd over de regels met betrekking tot verzuim en verlof. Indien het schoolverzuim daartoe aanleiding geeft, wordt de verzuimaanpak tussentijds (bijvoorbeeld op ouderavonden) onder de aandacht gebracht. - Van ouders verwachten wij dat zij: * ziekte of afwezigheid van hun kind(eren) vóór aanvang schooltijd melden * afspraken voor doktersbezoek en dergelijke zoveel mogelijk buiten schooltijd plannen; * extra verlof schriftelijk bij de directeur aanvragen; * bij het brengen van hun kind in de klas, het lokaal verlaten bij aanvang van de les - De leerkrachten zijn op tijd in hun lokaal en beginnen hun lessen op tijd. - Tijdens de ziekte van een leerling toont de leerkracht belangstelling door contact op te nemen. De aard en de intensiteit van dit contact is afhankelijk van de ernst en duur van de ziekte. - Het verzuimprotocol is onderdeel van het Schoolplan. In iedere klas staan in de klassenmap de regels met betrekking tot verzuim en verlof en wat wordt verwacht van de leerkracht, zodat ook van de invallers eenzelfde aanpak kan worden verwacht. 4.6 Bezwaarprocedure Als de aanvraag voor verlof wordt afgewezen en ouders zijn het niet eens met dat besluit, dan hebben zij de mogelijkheid om hier schriftelijk bezwaar tegen te maken. Zij dienen dan een bezwaarschrift in bij de directeur. In het bezwaarschrift moeten de volgende gegevens vermeld staan: naam en adres; de datum waarop het bezwaarschrift is geschreven; de omschrijving van het besluit waar bezwaar tegen gemaakt wordt; argumenten die duidelijk maken waarom ouders/verzorgers het niet eens zijn met het besluit; handtekening. De directeur geeft schriftelijk een ontvangstbevestiging van het bezwaarschrift. De behandeling van het bezwaarschrift mag maximaal 6 weken duren. Het besluit waar bezwaar tegen gemaakt wordt, blijft zolang van kracht. Als het bezwaar wordt afgewezen dan kunnen ouders op grond van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) binnen zes weken schriftelijk beroep aantekenen bij de Arrondissementsrechtbank. Het indienen van een beroepschrift heeft geen schorsende werking. Wel kan de indiener van een beroepschrift zich wenden tot de President van de bevoegde rechtbank met het verzoek een voorlopige voorziening te treffen. Aan zo'n juridische procedure zijn kosten verbonden. 4.7 Evaluatie verzuimprotocol Om het verzuimbeleid te laten aansluiten bij de praktijk, wordt het protocol tweejaarlijks geëvalueerd en zo nodig bijgesteld. Voor de knelpunten worden verbeteringen ontwikkeld en voor de mogelijke wijzigingen in de organisatie eventuele aanpassingen in de verzuimaanpak gerealiseerd. De datum van de evaluatie wordt in het jaarrooster van het directeurencluster Onderwijs en Identiteit opgenomen. Dit is bij voorkeur in de maand mei, zodat verbeteringen in de aanpak met ingang van een nieuw schooljaar ingevoerd kunnen worden. (zie ook bijlage 2: stappenplan) 5. Melding verzuim aan leerplichtambtenaar In de Leerplichtwet staat duidelijk vermeld dat ongeoorloofd verzuim onmiddellijk bij de leerplichtambtenaar dient te worden gemeld: wanneer het verzuim op drie achtereenvolgende schooldagen heeft plaatsgevonden of wanneer het verzuim bij vier opeenvolgende lesweken meer dan 1/8 deel van de lestijd omvat. SKOD Pagina 4 van 20

5 Indien hiertoe aanleiding is, wordt ook op andere momenten contact gezocht met de leerplichtambtenaar over de melding van ongeoorloofd verzuim van minder dan 3 dagen, zoals zorgwekkend verzuim, te laat komen, ongeoorloofd zomerverlof, veelvoorkomend verzuim. 5.1 Procedure verzuimmelding Na de signalering en registratie van ongeoorloofd schoolverzuim neemt de school contact op met de ouders/verzorgers van de leerling om duidelijkheid te scheppen over de oorzaak van verzuim. Bij een melding stelt de school de ouders schriftelijk hiervan in kennis. De school meldt het (vermoedelijk) ongeoorloofd verzuim van een leerplichtige leerling aan de leerplichtambtenaar van de gemeente. Nadat een verzuimmelding is ontvangen, start de leerplichtambtenaar een onderzoek. Hierbij neemt hij contact op met alle betrokkenen zoals de school, ouders/verzorgers, leerling zelf om erachter te komen wat de oorzaak is van het verzuim. Indien blijkt dat er een achterliggende problematiek aanwezig is, neemt de leerplichtambtenaar contact op met hulpinstanties voor een gepast hulpaanbod. Het resultaat wordt doorgegeven aan de school. 5.2 Justitieel optreden van de leerplichtambtenaar Een leerplichtambtenaar die beëdigd is als buitengewoon opsporingsambtenaar is bevoegd om proces-verbaal op te maken. Wanneer de leerlingen boven 12 jaar, de school of de ouders/ verzorgers de lpw overtreden, heeft de leerplichtambtenaar de mogelijkheid om de volgende sancties op te leggen: Leerlingen boven 12 jaar: gedwongen hulpverlening; leerstraf; geldboete. Directeur van de school: geldboete; hechtenis van ten hoogste een maand. Ouders/verzorgers: leerstraf; geldboete; hechtenis van ten hoogste een maand. 6. Externe hulpinstanties Naast de leerplichtambtenaar kunnen ook andere instanties betrokken zijn bij de afhandeling van een melding. De onderstaande instanties kunnen een rol spelen en het is van belang om met deze instanties een goede communicatie en relatie te onderhouden. Politie; voor iedere regio Bureau Jeugdzorg: o Drenthe: Klompmakerstraat 2a, postbus 263, 9400 AG Assen. Tel GGD: o HALT: o GGD Drenthe, Overcingellaan 17, 9401 LA Assen. Postbus 144, 9400 AC Assen Locatie Drenthe, Postbus 2070, 7801 CB Emmen. Klepel 237, 7811KS Emmen. Tel. zie Halt Noord Nederland. Raad voor Kinderbescherming: Locatie Groningen en Drenthe, Cascadeplein 6, 9726 AD Groningen. Postbus 328, 9700 AH Groningen. Tel Samenwerkingsverband 403 (Drenthe) via Onderwijsbureau Meppel, Postbus 91, 7940 AB Meppel, mevr. Gonnie Opheikens. Tel SKOD Pagina 5 van 20

6 BELEIDSUITWERKING: VERZUIMPROTOCOL Dit protocol beschrijft de handelingen, die moeten gebeuren om het verzuimbeleid goed uit te kunnen voeren. Stap 1 Het melden van verzuim door de ouders/verzorgers De ouders/verzorgers melden vóór 8.30 uur de afwezigheid van hun kind, met opgaaf van de reden van verzuim. Stap 2 De registratie van het verzuim De groepsleerkracht registreert vóór 9.00 uur de absentiegegevens van afwezige leerlingen. De groepsleerkracht (keuze maken: controleert/laat controleren) of het verzuim gemeld is (al dan niet met reden), dan wel of er sprake is van niet gemeld verzuim. Stap 3 Onderzoek van het verzuim In het geval van niet gemeld verzuim wordt er door (naam invullen) vanuit de school vóór uur contact gezocht met de ouders/verzorgers en wordt gevraagd naar de reden van het verzuim. Indien het niet lukt om telefonisch contact te krijgen, verstuurt (naam invullen) een standaardbrief naar de ouders (zie bijlage 5). Stap 4 Vervolgactie op verschillende vormen van verzuim Alle verzuim is geregistreerd als geoorloofd of ongeoorloofd. Bij ongeoorloofd verzuim wordt als volgt gehandeld: A. bij te laat komen Bij vaker te laat komen vindt een gesprek van de groepsleerkracht met de ouders/ verzorgers plaats. (Een leerling is te laat als de school is begonnen (dus ná 8.30/13.15 uur). Indien nodig, wordt de leerplichtambtenaar ingeschakeld middels een Kennisgeving Ongeoorloofd Verzuim. De ouders worden hiervan op de hoogte gesteld. B. bij incidenteel ongeoorloofd verzuim vindt een gesprek van de groepsleerkracht en/of directeur met de ouders/ verzorgers plaats. Indien nodig volgt een schriftelijke waarschuwing door de directeur. In deze brief wordt meegedeeld, wanneer de termijn om de leerplichtambtenaar in te schakelen bereikt is. Als er niets veranderd, wordt de leerplichtambtenaar ingeschakeld. De ouders worden hiervan op de hoogte gesteld. C. bij structureel ongeoorloofd verzuim Heeft de directeur een gesprek met de ouders/verzorgers en wordt de leerplichtambtenaar ingeschakeld. Van de verzuimmelding worden de ouders op de hoogte gesteld; verzuim wordt gemeld als er 3 lesdagen in een periode van 4 weken ongeoorloofd wordt verzuimd 1. D. bij zorgwekkend verzuim (zowel geoorloofd als ongeoorloofd)/ frequent verzuim De groepsleerkracht neemt contact op met de directeur. Er vindt een gesprek van de groepsleerkracht en/of directeur met de ouders/ verzorgers plaats waarin de zorg wordt uitgesproken. Dit kan leiden tot direct inschakelen van de intern begeleider, schoolmaatschappelijk werker, schoolarts of leerplichtambtenaar. (De directeur kan in het geval van zorgwekkend verzuim onmiddellijk de leerplichtambtenaar inschakelen, dus óók als de wettelijke termijn nog niet overschreden is). De ouders worden hiervan op de hoogte gesteld. De directeur (of plaatsvervanger) bespreekt het verzuim in het multidisciplinair overleg (mdo) of breed overleg. De ouders worden hiervan op de hoogte gesteld. 1 De wettelijke termijn voor ongeoorloofd verzuim is drie opeenvolgende lesdagen of 1/8 deel van vier opeenvolgende lesweken (= 2,5 van 20 lesdagen). SKOD Pagina 6 van 20

7 Stap 5 Actie door de leerplichtambtenaar Zodra een Kennisgeving Ongeoorloofd Verzuim bij de leerplichtambtenaar binnen is, neemt hij/zij contact op met de directeur en overlegt of, en zo ja welke actie er ondernomen gaat worden. De leerplichtambtenaar meldt aan de directeur wat de resultaten van de interventie zijn. Aanvulling 1 Ziekte De groepsleerkracht registreert de aard van de ziekte. In het geval van langduriger ziekte (langer dan één week), wordt in het team vastgesteld op welke termijn er contact met de ouders/verzorgers zal worden opgenomen. Dit wordt genoteerd in de agenda of door de groepsleerkracht in de gaten gehouden. Op de afgesproken termijn is er contact tussen groepsleerkracht en ouders Indien nodig wordt een nieuwe termijn vastgesteld of afgesproken wanneer het kind weer op school komt; Als het kind weer naar school komt, wordt de registratie afgesloten (in geval van zorgwekkend/frequent verzuim: zie protocol blz. 6, stap 4 punt D); Als het kind ziek blijft en er is twijfel bij de school, dan wordt door de directeur de schoolarts ingeschakeld; Bij (vermoedelijk) ongeoorloofd schoolverzuim meldt de directeur dit bij de leerplichtambtenaar. De ouders worden hiervan op de hoogte gesteld. 2 Extra verlof De directeur neemt binnen 4 weken een beslissing bij aanvragen van 10 dagen of minder. Extra verlof mag alleen worden toegekend als er sprake is van: religieuze feestdagen; gewichtige omstandigheden; aard van het beroep van (één van) de ouders. Bij twijfel kan de directeur contact opnemen met de leerplichtambtenaar om de aanvraag te bespreken. Controle van internationale feest- en gedenkdagen is mogelijk via De volgende afspraken gelden: Alle aanvragen worden 8 weken van te voren schriftelijk (aanvraagformulier bijlage 4) ingediend door de ouders en schriftelijk beantwoord door de directeur. Indien nodig worden bewijsstukken gevraagd. Alles wordt in het leerling-dossier opgeborgen. De regels met betrekking tot aanvragen van extra verlof worden middels de schoolgids en een meegegeven folder aan de ouders kenbaar gemaakt (voorbeeldteksten: zie bijlage 2 en 3). Dit wordt jaarlijks herhaald. Bij afwezigheid in verband met extra verlof: de gegevens registreren; de opgegeven toegestane termijn noteren in de agenda; bij overschrijding van de afgesproken termijn de dagen noteren als ongeoorloofd verzuim. De directeur meldt dit aan de leerplichtambtenaar en stuurt eventuele bewijsstukken mee. De ouders worden van de melding op de hoogte gesteld. 3 Dossiervorming In het dossier van de leerling worden de verzuimgegevens bijgehouden: verzuimmelding (reden van het verzuim onderverdeeld in geoorloofd, ongeoorloofd, indien van toepassing: aantekening of het zorgwekkend is; duur van het verzuim; evt. behandeling van het verzuim (als er acties zijn ondernomen; afspraken gemaakt); te laat komen / spijbelen (behandeling van het te laat komen/spijbelen, afspraken); extra verlof aanvragen; ziekteverzuim. M.b.t. het dossier: inzagerecht aan derden geldt voor ouders/verzorgers, schoolbestuur/ directeur/ groepsleerkracht en leerplichtambtenaar. Voor andere personen wordt overleg SKOD Pagina 7 van 20

8 gevoerd met de directeur. De dossiers worden binnen de school in een afgesloten kast bewaard. Monitoring verzuim: Stap 1 Maandelijks wordt een overzicht gemaakt (met behulp van ParnasSys) van het totale verzuim met als doel: inzicht in het verzuim (reden, frequentie en evt. noodzakelijke acties ondernemen) effectmeting van het gevoerde verzuimbeleid; overzicht over een langere termijn per leerling, per groep en over de hele school; vergelijkend onderzoek, bijvoorbeeld tussen groepen. Dit overzicht wordt gemaakt per groep en voor de hele school. In het overzicht wordt aangegeven: het aantal leerlingen dat verzuimde, onderverdeeld naar geoorloofd schoolverzuim (verder onderverdeeld in ziekte en overig geoorloofd verzuim) en ongeoorloofd schoolverzuim; het aantal uren/ dagdelen dat die maand verzuimd is. Indien nodig wordt er per verzuimende leerling een overzicht gemaakt. Stap 2 Het maandoverzicht kan aanleiding geven tot nader overleg van de directeur met interne begeleider en/of groepsleerkracht. Deze bespreking kan leiden tot de volgende acties: de leerkracht neemt contact op met de ouders/verzorgers; de directeur meldt, indien nodig, het verzuim bij de leerplichtambtenaar en onderhoudt het contact met de leerplichtambtenaar; ouders worden door de directeur op de hoogte gehouden van de stappen die gezet worden; de directeur bespreekt het verzuim intern (met de groepsleerkracht of interne begeleider) en schakelt indien nodig hulpverleningsinstanties in (GGD, Bureau Jeugdzorg enz.). De ouders worden van vervolgstappen op de hoogte gehouden. SKOD Pagina 8 van 20

9 BIJLAGE 1: Stappenplan acties n.a.v. verzuim Onderwerp Opmerking A Regulier verzuimbeleid (zie bijlage 2) Informatieverstrekking verzuimbeleid in schoolgids (jaarlijks); Afspraken beleidsuitvoering verzuimprotocol in klassenmap Dagelijks registratie afwezigen door groepsleerkracht. Alle verzuim wordt geregistreerd als geoorloofd of ongeoorloofd. Maandelijks: overzicht maken per groep/ school (m.b.v. ParnasSys) Groepsoverzicht naar groepsleerkracht. Schooloverzicht voor directeur. Evt. bespreken resultaten maandoverzicht (zie vervolg stap VI) Jaaroverzicht verzuim opstellen en versturen naar ministerie van OCW VERVOLGACTIES: I (Vaker) te laat komen 1. Notatie in absentiesysteem 2. Contact met ouders 3. Noteren gemaakte afspraken om herhaling te voorkomen (bij herhaling: afspraak over termijn voor inschakelen leerplichtambtenaar) 4. Inschakelen leerplichtambtenaar 5. Bericht aan ouders hierover II Ziekmelding (twijfel) 1. Notatie in absentiesysteem 2. Na één week contact groepsleerkracht / ouders 3. Blijvend ziek: wekelijks contact groepsleerkracht / ouders Contactmomenten noteren. Evt. afspraken over werk thuis. 4. Twijfel over ziekte: directeur contact met ouders over inschakelen schoolarts 5. Inschakelen schoolarts door directeur 6. Bij (vermoedelijk) ongeoorloofd schoolverzuim: melding bij leerplichtambtenaar 7. Bericht ouders over melding leerplichtambtenaar III (Afwijzen) aanvraag extra verlof 1. Geven van formulier aanvraag extra verlof aan ouders (bijlage 4, 1 e blz.) met informatiefolder (zie bijlage3 ) 2. Binnen 4 weken schriftelijk beantwoorden aanvraag, met motivering (zie bijlage 4, 2 e blz.). Kopie (+ bewijsstukken) in leerling-dossier 3. Indien bezwaar wordt aangetekend: ontvangstbevestiging sturen 4. Binnen 6 weken reageren op bezwaar (met motivering) 5. Bij afwezigheid: gegevens registreren in absentiesysteem 6. Leerplichtambtenaar inschakelen na 3 dagen (of 1/8 deel van lesuren in 4 weken) 7. Ouders op de hoogte stellen van melding SKOD Pagina 9 van 20

10 IV Incidenteel ongeoorloofd verzuim 1. Notatie in absentiesysteem 2. Gesprek groepsleerkracht en/of directeur met ouders/ verzorgers (evt. voorbeeldbrief bijlage 5 gebruiken om contact te leggen) 3. Indien nodig: schriftelijke waarschuwing mbt termijn om leerplichtambtenaar in te schakelen 4. Leerplichtambtenaar inschakelen na 3 dagen (of 1/8 deel van lesuren in 4 weken) 5. Ouders op de hoogte stellen van melding V Structureel ongeoorloofd verzuim 1. Notatie in absentiesysteem 2. Gesprek directeur / ouders 3. Inschakelen leerplichtambtenaar (voorbeeldbrief bijlage 6) 4. Ouders op de hoogte stellen VI Zorgwekkend verzuim (zowel geoorloofd als ongeoorloofd) 1. Groepsleerkracht neemt contact op met directeur 2. Gesprek met ouders waarin zorg wordt uitgesproken (door groepsleerkracht of directeur). Ouders worden ook op de hoogte gesteld van de volgende stap(pen). 3. Inschakelen i.b.-er, schoolmaatschappelijk werker, schoolarts en/of leerplichtambtenaar 4. Directeur bespreekt verzuim in multidisciplinair overleg SKOD Pagina 10 van 20

11 BIJLAGE 2 Voorbeeld schoolgids Scholen zijn verplicht hun verzuimbeleid / spijbelbeleid te omschrijven in de schoolgids. Verzuim- en spijbelbeleid Wij voeren op school beleid om schoolverzuim van de leerlingen terug te dringen en/of tegen te gaan. Dit om ervoor te zorgen dat: - Alle leerlingen optimaal gebruik kunnen maken van hun recht op onderwijs en de vastgestelde leertijd; - Alle leerlingen zo veel mogelijk de bij hun capaciteiten passende leerresultaten behalen; - Het onderwijs in een zo effectief mogelijk pedagogisch-didactisch klimaat gegeven kan worden; - En tot slot: wij zien op tijd komen als een gewenste sociale vaardigheid. Leerplicht Vanaf het moment dat een kind 4 jaar wordt, mag het naar de basisschool. Vanaf de leeftijd van 3 jaar en 10 maanden mag het kind tot het 4 jaar geworden is in totaal 5 dagdelen naar school. Deze 5 dagdelen hoeven niet aaneengesloten te zijn. Van laatstgenoemde regeling kan in overleg met de betreffende leerkracht gebruikt worden gemaakt. Het kind moet naar school, en is dus leerplichtig, op de eerste dag van de maand na de maand waarin het 5 jaar wordt. Voor kinderen die nog geen 6 jaar zijn, is ontheffing van de leerplicht mogelijk. Wanneer ouders dat nodig vinden, mogen zij voor hun kind gebruik maken van deze ontheffing, onder mededeling aan de directeur, voor ten hoogste 5 uur per week. Deze uren mogen niet worden opgespaard. Wanneer nog verdere ontheffing wenselijk is, moet overleg met de directeur plaatsvinden. Ziekte en verzuim Als uw kind ziek is moet u dat s morgens voor 8.30 uur aan de school doorgeven. Wij verwachten dat afspraken voor doktersbezoek en dergelijke zoveel mogelijk buiten schooltijd gepland worden. Wij vragen u om als u uw kind in de klas brengt- het lokaal te verlaten bij de aanvang van de les. Iedere dag worden de absentielijsten ingevuld. Bij onduidelijke reden van verzuim wordt contact opgenomen met de ouders. Bij eventuele problemen kan dan een oplossing worden gezocht. Ongeoorloofd schoolverzuim wordt bij de leerplichtambtenaar gemeld. Aanvraag voor extra verlof Wanneer u andere dringende redenen heeft (dan ziekte) om uw kind de school te willen laten verzuimen, dient u dat 8 weken van tevoren schriftelijk aanvragen bij de directeur van de school. Aanvraagformulieren zijn op school verkrijgbaar. Uitgangspunt bij toekenning van extra verlof is dat er sprake is van externe omstandigheden die buiten de wil van ouders en/of kind plaatsvinden. Omstandigheden die in aanmerking komen voor extra verlof: - Verhuizing: max. 1 dag; - Huwelijk van bloed- of aanverwanten tot en met de derde graad binnen de woonplaats: max. 1 dag, buiten de woonplaats: max. 2 dagen; - 12,5 -, 25-,40-, 50- of 60-jarig huwelijksjubileum van ouders of grootouders: max. 1 dag; - 25-, 40-, of 50-jarig ambtsjubileum van ouders of grootouders: max. 1 dag; - Ernstige ziekte van bloed- en aanverwanten t/m 3e graad: periode in overleg met de directeur; - Overlijden van bloed- en aanverwanten in de eerste graad: max. 4 dagen; - Overlijden van bloed- en aanverwanten in de tweede graad: max. 2 dagen; - Overlijden van bloed- en aanverwanten in de derde en vierde graad: max. 1 dag; - Naar het oordeel van de directeur belangrijke redenen anders dan vakantieverlof en deelname aan sportieve of culturele evenementen buiten schoolverband. Bij een aanvraag voor meer dan 10 dagen beslist de leerplichtambtenaar. Dit is alleen mogelijk bij omstandigheden waarbij sprake is van een medische of sociale indicatie. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met [NAAM], leerplichtambtenaar van de gemeente [NAAM] SKOD Pagina 11 van 20

12 BIJLAGE 3: Voorbeeld informatiefolder ouders Bij de les blijven?! U heeft een informatiebrief over extra verlof in handen. Wij hebben deze brief gemaakt om u te informeren over leerplicht en schoolverzuim. We hebben deze regels op papier gezet zodat u ook precies weet waar u aan toe bent. Wanneer heeft uw kind recht op extra verlof? De toekomst van uw kind Onderwijs is van groot belang voor de toekomst van uw kind. Onderwijs vergroot de kansen in de maatschappij van morgen. Het is daarom erg belangrijk dat uw kind alle lessen op school volgt. Gemiste lessen kunnen later gemiste kansen zijn. De Nederlandse overheid vindt dit ook en heeft in de Leerplichtwet vastgelegd dat ieder kind naar school moet. In die Leerplichtwet staat dan ook, dat het de taak van de ouders is ervoor te zorgen dat hun kind iedere dag naar school gaat. Een leerling mag dus nooit zomaar van school wegblijven! Wanneer extra verlof? Toch kan het gebeuren, dat er omstandigheden zijn die zo zwaar wegen, dat u uw kind buiten de schoolvakanties een dag van school wilt houden. Voor dit zogenaamde extra verlof zijn regels opgesteld. Deze regels gelden alleen als er sprake is van: - bepaalde religieuze feestdagen; - de onmogelijkheid in schoolvakanties met vakantie te gaan; - andere gewichtige omstandigheden In deze informatiebrief kunt u lezen wat daaronder wordt verstaan en hoe u dit extra verlof kunt aanvragen. Religieuze feestdagen Op een aantal christelijke feestdagen heeft ieder kind in Nederland vrij van school. Om kinderen de mogelijkheid te geven ook bepaalde niet-christelijke religieuze feestdagen in eigen kring te vieren, kunnen de ouders toestemming vragen aan de directeur van de school. Of de ouders toestemming krijgen, hangt af van wat voor een feestdag er vrij wordt gevraagd. Dit is ter beoordeling van de directeur van de school. Dit extra verlof dient minimaal 14 dagen van te voren bij de directeur van de school te worden aangevraagd. Nationale Feestdagen, zoals die worden gevierd in andere landen, worden geacht geen religieuze feestdagen te zijn. Hiervoor wordt geen verlof verleend. Vakantie buiten de schoolvakanties Voor vakantiedoeleinden- waaronder ook wordt verstaan een bezoek aan (familie in) het land van herkomst- mag volgens de leerplichtwet slechts in één geval buiten de officiële schoolvakanties vrij worden gegeven, namelijk als door de specifieke aard van het beroep van een van de ouders het gezin niet ten minste twee weken tijdens de schoolvakanties met vakantie kan. Wanneer dit het geval is, mag er eenmaal per jaar voor ten hoogste 10 dagen vrij worden gegeven. Deze dagen mogen bovendien niet in de eerste twee lesweken van een schooljaar vallen. Voor verlof van meer dan 10 dagen wordt alleen bij hoge uitzondering toestemming gegeven (bij de specifieke aard van het beroep kan bijvoorbeeld worden gedacht aan een ouder die vaart en niet tijdens de schoolvakanties aan de wal kan zijn. Een eventueel bij de aanvraag overhandigde werkgeversverklaring zal duidelijk moeten aantonen dat de extra vakantie om bovenstaande reden wordt aangevraagd). Wanneer u voor bovengenoemde reden extra verlof wilt aanvragen voor uw kind(eren), kunt u op de school van uw kind(eren) een aanvraagformulier halen. Dien de aanvraag zo vroeg mogelijk in bij de directeur van de school (minimaal 8 weken van tevoren). Er mag geen vrij gegeven worden in verband met: goedkopere vakanties buiten het seizoen, door anderen betaalde vakanties, het ophalen van familie, midweek of weekeinde vakanties, al jaren niet op vakantie geweest, reeds tickets gekocht of reserveringen gedaan, meereizen met anderen, een ander kind heeft ook al vrij of er wordt toch geen les meer gegeven. SKOD Pagina 12 van 20

13 Andere gewichtige omstandigheden Tenslotte kan er sprake zijn van andere gewichtige omstandigheden. Dit is het geval bij: ernstige ziekte, overlijden of begrafenis/crematie van bloedverwanten of hun partners. Een leerling kan maximaal vier dagen verlof krijgen wanneer het gaat om ouders (eerste graad), twee dagen wanneer het gaat om broers, zussen of grootouders (tweede graad) en één dag verlof voor oom, tante, of overgrootouders (derde graad); huwelijk van familie (eerste, tweede en derde graad), 12 ½, 25, 40 en 50-jarig huwelijksfeest en ambtsjubilea van familie (eerste en tweede graad) voor één dag, tenzij het feest buiten de gemeente plaatsvindt. In dat geval zijn het twee aaneengesloten dagen (dus bijv.: donderdag en vrijdag of maandag en dinsdag. Niet vrijdag en maandag); verhuizing van het gezin naar een andere gemeente, maximaal twee dagen verlof; gezinsuitbreiding; het kind krijgt dan maximaal één dag extra verlof; sociaal-medische indicatie die aangeeft dat voor de leerling, hoewel niet ziek, vrijstelling van schoolbezoek wenselijk is; in geval van wettelijke verplichting die vervuld moet worden onder schooltijd; de tijd die nodig is om de verplichting te vervullen. Wanneer u voor bovengenoemde redenen extra verlof wilt aanvragen voor uw kind, kunt u op de school van uw kind een aanvraagformulier halen. Dien de aanvraag zo spoedig mogelijk in bij de directeur van de school. (N. B. Verjaardagen van familie of vrienden en andere festiviteiten kunnen belangrijke gebeurtenissen zijn, maar niet gewichtig genoeg om er uw kind voor thuis te houden! Bijvoorbeeld ook niet als opa 85 jaar wordt. Hiervoor krijgt uw kind geen extra verlof!). De beslissing voor extra vakantie of extra verlof voor andere gewichtige omstandigheden Na afweging van uw verzoek en het belang van onderwijs voor uw kind wordt binnen 4 weken een beslissing genomen door: de directeur van school, (bij aanvragen t/m 10 dagen); burgemeester en wethouders van de gemeente (bij aanvragen voor meer dan 10 dagen). Zij hebben deze bevoegdheid aan de leerplichtambtenaar gegeven. Dit besluit, toestemming of afwijzing, wordt schriftelijk aan u meegedeeld. Wanneer naar het oordeel van de directeur van de school of van burgemeester en wethouders van de gemeente van extra verlof geen sprake is en u houdt uw kind toch thuis, dan wordt de leerplichtambtenaar ingeschakeld en kunt u een proces verbaal en wellicht een geldboete verwachten. Niet eens met de beslissing? Mocht u bezwaar hebben tegen de genomen beslissing, dan kunt u binnen 6 weken een bezwaarschrift indienen bij de directeur. In het bezwaarschrift moeten de volgende gegevens vermeld staan: uw naam en adres; de datum waarop u het bezwaarschrift schrijft; de omschrijving van het besluit waar u bezwaar tegen maakt; argumenten die duidelijk maken waarom u het niet eens bent met het besluit; uw handtekening. Binnen 6 weken moet dan het uiteindelijke besluit schriftelijk aan u worden meegedeeld. Het besluit waar bezwaar tegen gemaakt wordt, blijft zolang van kracht. Is uw bezwaar afgewezen dan kunt u op grond van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) binnen zes weken schriftelijk beroep aantekenen bij de Arrondissementsrechtbank. Aan zo'n juridische procedure zijn kosten verbonden. Vragen Heeft u na het lezen van deze informatiebrief nog vragen? Dan kunt u altijd terecht bij de directeur van de school. Ook kunt u contact opnemen met de leerplichtambtenaar van de gemeente. SKOD Pagina 13 van 20

14 BIJLAGE 4: Voorbeeld aanvraagformulier extra verlof In te vullen door de aanvrager In te vullen door de aanvrager en in tweevoud indienen. (Lees ook de richtlijnen) Aan de directeur van Naam aanvrager: dhr./mevr.* ) Adres: Postcode en woonplaats: Telefoonnummer: Indien adres leerling(en) Gegevens leerling(en) waarvoor verlof wordt aangevraagd. Indien adres leerling(en) afwijkend is van aanvrager, hieronder ook adres invullen: afwijkend is van aanvrager, hieronder ook adres invullen: Afwijkend adres: Voor en achternaam Geboortedatum Groep Verlofperiode van tot en met Aantal schooldagen totaal: Reden voor het verlof (indien van toepassing: verklaring/bewijsstukken bijsluiten)¹ Heeft u kinderen op een andere school, waar u ook verlof voor moet aanvragen? Ja / Nee *) (zo ja, dan onderstaande invullen) Naam school Naam leerling Geboortedatum Leerjaar Datum: Handtekening aanvrager: SKOD Pagina 14 van 20

15 In te vullen door directeur van de school Naam directeur van de school: deelt u mee dat het verlof wel/ niet/gedeeltelijk wordt verleend. Reden voor het niet/gedeeltelijk verlenen: (Bij een negatieve of een gedeeltelijk negatieve beschikking ruimte voor toelichting. Bijvoorbeeld omdat de opgegeven reden van het verzoek niet als een gewichtige omstandigheid als bedoeld in de Leerplichtwet 1969 kan worden aangemerkt. Of omdat, gelet op de aangegeven reden van het verzoek, volstaan kan worden met een kortere periode.) Datum Handtekening directeur Het kopie van dit formulier gaat in het leerling-dossier. Niet eens met de beslissing? Mocht u bezwaar hebben tegen de genomen beslissing, dan kunt u binnen 6 weken een bezwaarschrift indienen bij de directeur. In het bezwaarschrift moeten de volgende gegevens vermeld staan: uw naam en adres; de datum waarop u het bezwaarschrift schrijft; de omschrijving van het besluit waar u bezwaar tegen maakt; argumenten die duidelijk maken waarom u het niet eens bent met het besluit; uw handtekening. Binnen 6 weken moet dan het uiteindelijke besluit schriftelijk aan u worden meegedeeld. Het besluit waar bezwaar tegen gemaakt wordt, blijft zolang van kracht. Is uw bezwaar afgewezen dan kunt u op grond van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) binnen zes weken schriftelijk beroep aantekenen bij de Arrondissementsrechtbank. Het indienen van een beroepschrift heeft geen schorsende werking. Wel kan de indiener van een beroepschrift zich wenden tot de President van de bevoegde rechtbank met het verzoek een voorlopige voorziening te treffen. Aan zo'n juridische procedure zijn kosten verbonden: voordat u een beroepschrift indient is het raadzaam juridisch advies in te winnen, bijvoorbeeld bij een bureau voor Rechtshulp. * ) doorhalen wat niet van toepassing is 1 ) Als er te weinig ruimte is: eventueel een bijlage bijvoegen. Zie voor aanvullende informatie over extra verlof de ouderfolder Bij de les blijven?! Deze is op school te verkrijgen. SKOD Pagina 15 van 20

16 BIJLAGE 5: Voorbeeldbrief onderzoek verzuim Aan de ouder(s) / verzorger(s) van: (naam leerling) Adres: Postcode en plaats: Onderwerp: onderzoek reden verzuim Datum: Geachte ouder(s) / verzorger(s), Op (datum) was de hieronder genoemde leerplichtige leerling(en) zonder opgaaf van redenen afwezig. Wij konden geen contact met u krijgen voor nadere uitleg. Wij willen u vragen om zo spoedig mogelijk contact op te nemen met ons omtrent de reden van het verzuim. Delen uit het verzuimbeleid / spijbelbeleid (zie ook schoolgids): Wij voeren op school beleid om schoolverzuim van de leerlingen terug te dringen en/of tegen te gaan. Dit om ervoor te zorgen dat: - Alle leerlingen optimaal gebruik kunnen maken van hun recht op onderwijs en de vastgestelde leertijd; - Alle leerlingen zo veel mogelijk de bij hun capaciteiten passende leerresultaten behalen; - Het onderwijs in een zo effectief mogelijk pedagogisch-didactisch klimaat gegeven kan worden; - En tot slot: wij zien op tijd komen als een gewenste sociale vaardigheid. Als uw kind ziek is moet u dat s morgens voor 8.30 uur aan de school doorgeven. Wij verwachten dat afspraken voor doktersbezoek en dergelijke zoveel mogelijk buiten schooltijd gepland worden. Iedere dag worden de absentielijsten ingevuld. Bij onduidelijke reden van verzuim wordt contact opgenomen met de ouders. Bij eventuele problemen kan dan een oplossing worden gezocht. Ongeoorloofd schoolverzuim wordt bij de leerplichtambtenaar gemeld. Hartelijk dank voor uw medewerking. Met vriendelijke groet, (naam directeur, naam school) Voornaam: Achternaam: Leerjaar: Voornaam: Achternaam: Leerjaar: Voornaam: Achternaam: Leerjaar: Geb. datum: Geb. datum: Geb. datum: SKOD Pagina 16 van 20

17 BIJLAGE 6: Voorbeeldbrief melding verzuim Aan: College van B&W van (naam woongemeente van de leerling) Onderwerp: Kennisgeving vermoedelijk ongeoorloofd schoolverzuim 2 Datum: (invoegen datum) 1 Gegevens van de school/instelling BRINnummer: Naam school: Naam directeur: Adres, postcode en plaats school: Telefoonnummer: adres: 2 Gegevens van de leerling Onderwijsnummer: Voornaam: Achternaam: Adres, postcode en woonplaats: Telefoonnummer: Geboortedatum: Groep: Geslacht Nationaliteit: M / V 3 Gegevens van de verantwoordelijke persoon/personen 3 Naam: Adres, postcode en woonplaats: Telefoonnummer: (Alleen invullen indien afwijkend van adres hierboven) 4 Verzuimdata: augustus: november: februari: mei: september: december: maart: juni: oktober: januari: april: juli: totaal aantal dagen: verzuim duurt voort ja/nee verzuim is beëindigd op: datum 5 Overige informatie Is er contact met hulpverleningsinstanties? Overige opmerkingen: nee/ ja met (naam instantie,naam contactpersoon, telefoonnummer) Ondertekening (naam directeur, naam school) 2 artikel 21 van de Leerplichtwet 1969, Indien een ingeschreven leerling zonder geldige reden lestijd heeft verzuimd en dit verzuim vond plaats op drie achtereenvolgende schooldagen of meer dan 1/8 deel van het aantal uren lestijd gedurende een periode van vier opeenvolgende lesweken. 3 Een afschrift van dit formulier gaat naar de verantwoordelijke perso(o)n(en). Een kopie gaat ook in het leerling-dossier. SKOD Pagina 17 van 20

18 BIJLAGE 7: stroomdiagram verzuim Onderwijs 2.11 Schoolverzuim april 2010 Vervolgactie onnodig Dagelijks Notatie in absentiesysteem Vervolgactie nodig? Groepsoverzicht naar leerkracht Vervolgactie onnodig Maandelijks Overzicht maken verzuim per groep/ school Schooloverzicht naar directeur Inschakelen i.b., smw, schoolarts of leerplichtambtenaar Vervolgactie nodig Jaarlijks Verzuimbeleid opnemen in schoolgids Afspraken uitvoering verzuimbeleid in klassenmap Tweejaarlijks in mei: evalueren verzuimprotocol door directeurencluster OI Overleg met directeur, interne begeleider en/of groepsleerkracht Aanpassing nodig Geen aanpassing nodig Welke actie is nodig? Veranderingen aanpassen in verzuimbeleid Zie volgende pagina Ouders worden op de hoogte gesteld van vervolgstappen Verzuim bespreken in multidisciplinair overleg Jaaroverzicht verzuim opstellen en versturen Einde schooljaar SKOD Pagina 18 van 20

19 (Vervolgactie) verzuim Te laat / spijbelen Ziekmelding Verzuim zonder bericht Notatie in absentiesysteem Notatie in absentiesysteem Contact ouders Zelden Vaak Terecht Twijfel Notatie in absentiesysteem Contact ouders Melding leerplichtambtenaar Op afgesproken tijden contact, evt. huiswerk Geoorloofd Registratie afsluiten Ongeoorloofd Volgen stappen protocol verzuimbeleid 2.11 beleidsmap (blz. 6 stap 4) 3 dagen (of meer) in 4 weken: Melding leerplichtambtenaar SKOD Pagina 19 van 20

20 Ouders komen met verzoek Aanvraag extra verlof Geven formulier aanvraag extra verlof en informatiefolder (zie bijlagen) Bevestigen ontvangst formulier aanvraag extra verlof met evt. bewijsstukken Ouders: bij afwijzing mogelijkheid om binnen 6 weken bezwaar in te dienen tegen besluit Ontvangstbevestiging bezwaar versturen Minder dan 10 dagen Meer dan 10 dagen Afwegen bezwaar Directeur beslist binnen 4 weken volgens normen genoemd in beleidslijn Aanvraag naar leerplichtambtenaar Toestemming Afwijzing Toestemming Afwijzing Bericht aan ouders Binnen 6 weken bericht sturen aan ouders met motivatie beslissing Geoorloofd Notatie in absentiesysteem Ongeoorloofd Ouders kunnen bezwaar indienen bij rechtbank. Einde registratie Melding leerplichtambtenaar SKOD Pagina 20 van 20