JAARVERSLAG 2012 STICHTING HERTENKAMP VIANEN. Jaarverslag 2012 Stichting Hertenkamp Vianen

Transcriptie

1 JAARVERSLAG 2012 STICHTING HERTENKAMP VIANEN 1

2 1. BESTUURSVERSLAG Initiatief Op vrijdag 29 juni 2012 werd het beheer van het hertenkamp te Vianen door de Gemeente Vianen overgedragen aan de Stichting Hertenkamp Vianen. Aan deze overdracht is een lange voorbereiding vooraf gegaan. Zo werd al in september 2011 een handtekeningenactie gehouden, waaruit bleek dat honderden inwoners van Vianen het belangrijk vonden dat het hertenkamp zou blijven bestaan. Op 30 september 2011 werd de stichting: Stichting Hertenkamp Vianen bij notariële akte opgericht. Vanaf 1 juli 2012 is de verzorging van de dieren in het hertenkamp onder de verantwoordelijkheid van de Stichting Hertenkamp Vianen gekomen. In het jaar 2012 zijn diverse activiteiten ontplooid. In dit jaarverslag wordt een toelichting op de activiteiten van 2012 gegeven. 1.2 Bestuur In het jaar 2012 bestond het bestuur van de stichting uit de volgende leden: Paul de Blok Mariëlle Bende Dominic Leijten Wim Hermans voorzitter secretaris penningmeester PR en sponsoring Het bestuur is in het jaar 2012 zes keer officieel in vergadering bij elkaar gekomen. Voorts werden twee extra ingelaste vergaderingen van het bestuur gehouden in verband met spoedeisende zaken. Tijdens de vergaderingen zijn de lopende en jaarlijks terugkomende zaken ter sprake gekomen, onderverdeeld in de portefeuilles beheer, financiën en sponsoring/externe contacten. Van de zes officiële vergaderingen zijn notulen met daarin een actiepuntenlijst gemaakt. 2

3 1.3 Statuten De statuten van de stichting zijn vastgelegd in de akte van oprichting van de stichting, verleden op 30 september 2011 voor mr. W.C. Stein, notaris te Vianen. De statuten zijn nadien niet gewijzigd. 1.4 Beheerovereenkomst Op 29 juni 2012 werd tussen de Gemeente Vianen, vertegenwoordigd door wethouder Margot Stolk, en de Stichting Hertenkamp Vianen een beheerovereenkomst getekend, waarin is vastgelegd dat het beheer en onderhoud van het hertenkamp voor 25 jaar (van 1 juli 2012 tot 1 juli 2037) wordt overgedragen aan de Stichting Hertenkamp Vianen. 1.5 ANBI-status Om gebruik te kunnen maken van gunstige fiscale faciliteiten voor de schenk- en erfbelasting heeft het bestuur in het voorjaar van 2012 besloten om voor de stichting de status van Algemeen Nut Beogende Instelling (ANBI) aan te vragen. Daartoe werd op 17 mei 2012 bij de Belastingdienst, kantoor Den Bosch, een aanvraag ingediend, vergezeld van onder andere het meerjarenbeleidsplan van de stichting. Op 27 juni 2012 heeft de Belastingdienst de stichting aangemerkt als ANBI, met terugwerkende kracht tot 30 september 2011, de datum van oprichting van de stichting. 1.6 Dierenverzorgers Vanaf juli 2012 worden de dieren in het hertenkamp dagelijks verzorgd door een groep van ongeveer 15 vrijwilligers. Hiertoe wordt maandelijks door de coördinator Ben van der Heijden een planning gemaakt. Op 15 juni 2012 heeft een kennismakingsbijeenkomst voor de dierenverzorgers plaats gevonden. Op 16 juni 2012 heeft gemeenteambtenaar Henk den Besten, die de dieren tientallen jaren heeft verzorgd, een instructie in de stal gegeven aan alle dierenverzorgers. Op 26 september 2012 vond in het clubhuis van IJsvereniging De Bosbaan een avond voor de dierenverzorgers plaats waar de dierenartsen Wim Pons en Michiel Sturkenboom uitleg gaven over de verzorging van damherten, geiten en Ouessant-schapen en vragen van de aanwezigen beantwoordden. De dierenverzorgers worden door Ben van der Heijden regelmatig per of anderszins op de hoogte gehouden van de situatie in het hertenkamp. 3

4 1.7 Dierenpopulatie De gezondheid van de dieren werd in 2012 regelmatig gecontroleerd door Michiel Sturkenboom, dierenarts bij de Dierenzorggroep Lek en Linge en door Wim Pons, gepensioneerd dierenarts te Vianen. In het hertenkamp bevonden zich in 2012: - damherten, één grote bok, jonge bokken en hindes - geiten (alleen vrouwtjes); - Ouessant-schapen (alleen ooien); - Kaapse eenden; - kippen. Op 11 juni 2012 werd het eerste hertje van 2012 geboren. Daarna volgenden er nog twee. Op 29 juni 2012 werd tijdens de officiële overdracht een schapenscheermiddag gehouden. Een (bijna afgestudeerde) student van de faculteit Diergeneeskunde van de universiteit Utrecht heeft de schapen geschoren. Het hooi voor de dieren werd in de winter van 2012 elke week met de tractor gebracht door Bas Baars van de Ponthoeve. De herten kregen in de winter speciale hertenbix. 1.8 Onderhoud en nieuw hekwerk Groenonderhoud: Voor het groenonderhoud is de stichting in 2012 een langdurige sponsorovereenkomst aangegaan met Hoveniersbedrijf Jaap van Reeuwijk uit Lexmond. Nieuw hekwerk: Het bestaande hek was verouderd en op plaatsen zwak. Uit veiligheidsoverwegingen diende het hekwerk vervangen te worden. De plaatsing van het nieuwe hekwerk door het bedrijf K & S, hekwerken/montage uit Veenendaal was aanvankelijk gepland in de maand juni Omdat de pasgeboren damhertjes rust nodig hadden, werd de plaatsing van het hekwerk uitgesteld naar augustus De hekken langs de straatkanten werden uitgevoerd in groen gecoate, dubbele staafmat, terwijl de hekken langs de slootkanten werden uitgevoerd in groen gecoat gaashekwerk. Het bedrijf K & S is bij het uitvoeren van de werkzaamheden in belangrijke mate ondersteund door medewerkers van Hoveniersbedrijf Jaap van Reeuwijk uit Lexmond. 4

5 Onderhoud stal: Om het werk in de stal voor de vrijwilligers veiliger en gemakkelijker te maken is de verlichting in de stal verbeterd. Voorts werd een vlizotrap naar de zolder aangelegd. De grote drinkbak is dubbelwandig gemaakt en voorzien van een pompje, waardoor het water minder snel bevriest. Ook is een vorstvrije kraan aangelegd en is een mestbak getimmerd. Deze werkzaamheden werden grotendeels gecoördineerd en uitgevoerd door Ben van der Heijden. 1.9 Public Relations & externe contacten In het jaar 2012 werd voor de stichting een website gemaakt: In de loop van het jaar werden drie Nieuwsbrieven uitgebracht. Er is een groot spandoek gemaakt dat diverse keren is opgehangen om de aandacht te vestigen op activiteiten die door en voor het hertenkamp werden georganiseerd. Op 14 januari 2012 presenteerde de stichting haar project in Amersfoort voor de startbijeenkomst 2012 van Kern met Pit, een jaarlijkse wedstrijd georganiseerd door de Koninklijke Nederlandse Heidemaatschappij (KNHM). In 2012 werd gestart met de verkoop van Appeltaps. Dit zijn 5 liter verpakkingen vers geperst appelsap met tapkraantje. Deze Appeltaps werden onder meer verkocht tijdens het Familiehockeytoernooi bij MHC Vianen op 26 augustus Op 4 oktober 2012 werd een Dierendag-activiteit voor kinderen in het hertenkamp georganiseerd. De stichting had een eigen kraam op het Kerkplein in Vianen tijdens de Paardenmarkt op 10 oktober Daar werd informatie verstrekt aan potentiële donateurs, kon men enveloppen trekken en werden appeltaps en suikerspinnen verkocht. Op 30 oktober 2012 werd een presentatie gegeven tijdens de actie Pak de winst van de Rabobank Vijfheerenlanden. Onder de donateurs van de stichting werd een DVD-Box verloot. In de loop van 2012 zijn diverse artikelen over het hertenkamp verschenen in de kranten: - AD/Utrechts Nieuwsblad; - De Vijfheerenlanden; - Het Kontakt. 5

6 1.10 Financiën Omdat de Stichting Hertenkamp Vianen is opgericht in oktober 2011 heeft de stichting een verlengd boekjaar. De financiële doelstelling van de Stichting Hertenkamp Vianen (SHV) is het verkrijgen van voldoende geldmiddelen om het hertenkamp langdurig in stand te kunnen houden. Daarvoor dient jaarlijks voldoende geld binnen te worden gehaald om de exploitatiekosten te dekken en een reserve op te bouwen voor investeringen in mindere tijden. De bevolking van Vianen en omstreken kan SHV ondersteunen door donateur te worden van de stichting voor een minimaal bedrag van 20 per jaar. De direct omwonenden van het hertenkamp zijn verzocht de dieren van het hertenkamp te adopteren voor een minimum bedrag van 75/jaar. Het bedrijfsleven van Vianen kan het hertenkamp ondersteunen door middel van sponsoring en/of schenkingen. Ook ondersteuning in natura is een mogelijkheid waarvan enkele bedrijven gebruik maken. Hierdoor hoeft de stichting geen kosten te maken voor een aantal zaken. Er zijn acties op touw gezet door de stichting zelf maar ook door de hockeyclub, MHC Vianen op 26 augustus Appeltaps (5 liter pakken appelsap) zijn verkocht waarvan de meeropbrengst aan de stichting ten goede komt. Ook heeft de Stichting een aantal fondsen met succes aangeschreven met het verzoek SHV te ondersteunen waaronder: Rabobank, Boaz bank, K.F. Heinfonds, Kern met Pit en Vereniging Bedrijven Vianen en Omstreken. Op 31 december 2012 heeft SHV in totaal opgehaald. Maar liefst 72 donateurs, 9 sponsoren, 20 adoptie families en 15 vrijwillige giften hebben tot dit bedrag geleid. Daarnaast zijn vele activiteiten ontwikkeld door vrijwilligers om de dieren te verzorgen, de stal te verbeteren en tal van andere zaken. Dit heeft er toe geleid dat SHV toezeggingen heeft voor een bedrag van per jaar waarmee de exploitatie van het hertenkamp gedekt is. Alles wat SHV meer ontvangt, wordt aan de reserves toegevoegd om toekomstige investeringen te kunnen betalen en eventuele calamiteiten op te kunnen vangen waardoor op lange termijn de continuïteit van het hertenkamp is gewaarborgd. 6

7 Voordat de overdracht van het hertenkamp plaats zou gaan vinden heeft het bestuur, samen met de Gemeente Vianen nogal wat onvolkomenheden vastgesteld aan het hekwerk van het hertenkamp. Daarop is uiteindelijk besloten dat de gemeente een bedrag beschikbaar heeft gesteld gelijk aan de reparatiekosten van het geheel. Het bestuur van SHV heeft daarop besloten het gehele hekwerk te laten vernieuwen en de overige kosten (1/3 deel) voor haar rekening te nemen. Dit is weliswaar een heel hoog bedrag maar hiermee heeft SHV voorlopig geen onderhoudskosten meer aan het hekwerk. Voor 2013 heeft SHV investeringen in de stal voorzien, elektriciteit en een nieuwe vloer. Bovendien zal een informatiebord geplaatst gaan worden met vermelding van de sponsors. Samenvattend kan SHV terug kijken op een goed en gezond financieel jaar waarbij de exploitatiekosten gedekt zijn en reserves zijn ontstaan Voorstel bestemming saldo 2012 De penningmeester stelt voor het positieve saldo 2012 ad 281 toe te voegen aan de te vormen overige reserves. Tenslotte gaat onze dank uit naar de dierenverzorgers, de dierenartsen, de sponsors, de donateurs en iedereen die een bijdrage heeft geleverd om het voortbestaan van het hertenkamp in 2012 tot een succes te maken. Vianen, 10 april 2013 Paul de Blok, voorzitter Mariëlle Bende, secretaris Dominic Leijten, penningmeester Wim Hermans, pr en sponsoring 7

8 8