BEWERKERSOVEREENKOMST KLEURRIJKWONEN

Transcriptie

1 BEWERKERSOVEREENKOMST KLEURRIJKWONEN

2 INHOUDSOPGAVE 1.BEGRIPPEN VOORWERP VAN DE BEWERKERSOVEREENKOMST BEVEILIGING GEHEIMHOUDING CONTROLE AANSPRAKELIJKHEID TOTSTANDKOMING, DUUR EN EINDE BEWERKERSOVEREENKOMST VERNIETIGING EN BACKUP SUB/BEWERKERSCHAP SLOTBEPALING... 7 BIJLAGE Paraaf KleurrijkWonen: Paraaf Bewerker: Pagina 2 van 9

3 BEWERKERSOVEREENKOMST KLEURRIJKWONEN DE ONDERGETEKENDEN 1. Stichting KleurrijkWonen, [statutair gevestigd/wonende] te Laan van Westroijen 6, 4003 AZ, Tiel, hierna te noemen: VERANTWOORDELIJKE ; en; 2. (bedrijfsnaam) (adres) hierna te noemen: BEWERKER ; alle bovengenoemde partijen gezamenlijk te noemen: Partijen, en iedere afzonderlijk: Partij OVERWEGENDE : KleurrijkWonen met Bewerker op (datum) een (raam/bouwteam/aannemingsovereenkomst) heeft gesloten met betrekking tot het gebruik van diensten en/of producten van Bewerker, hierna te noemen: de Overeenkomst ); in het kader van de uitvoering daarvan Persoonsgegevens in de zin van artikel 1, onder a, van de Wet bescherming persoonsgegevens (hierna te noemen: Wbp) worden verwerkt; volgens het bepaalde in artikel 1 van de Wbp Opdrachtgever Verantwoordelijke is voor de Persoonsgegevens en Opdrachtnemer Bewerker. Partijen in overeenstemming met de Wbp in deze Bewerkersovereenkomst hun afspraken over het verwerken van de Persoonsgegevens door opdrachtnemer als Bewerker wensen vast te leggen; deze Bewerkersovereenkomst uitsluitend aanvullend en verduidelijkend van aard is op de overeenkomst. Bewerker verkrijgt een niet identificerende versie van het bestand van Verantwoordelijke voor benchmark activiteiten en het toekennen van keurmerk. KOMEN OVEREEN: 1. BEGRIPPEN De hierna en hiervoor in deze Bewerkersovereenkomst vermelde begrippen, hebben de volgende betekenis: 1.1 Persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon 1.2 Verwerking: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen, of vernietigen van gegevens 1.3 Overeenkomst: de Overeenkomst tussen Verantwoordelijke en Bewerker zoals hierboven benoemd Paraaf KleurrijkWonen: Paraaf Bewerker: Pagina 3 van 9

4 1.4 Bewerkersovereenkomst: deze overeenkomst inclusief overwegingen en bijbehorende bijlagen 1.5 Betrokkene: degene op wie een Persoonsgegeven betrekking heeft 1.6 Functionaris voor de gegevensbescherming: de door Verantwoordelijke benoemde functionaris als bedoeld in artikel 62 van de Wbp. Bij KleurrijkWonen wordt deze rol vervuld door Christa Kruissen. 1.7 Security Officer : de door Verantwoordelijke benoemde functionaris om de informatiebeveiliging en privacy te bewaken. Deze rol wordt bij KleurrijkWonen vervuld door Marc den Hartog. 2. VOORWERP VAN DE BEWERKERSOVEREENKOMST 2.1 Bewerker verwerkt in opdracht van Verantwoordelijke de (bijzondere) Persoonsgegevens van Verantwoordelijke. 2.2 Bewerker verwerkt de Persoonsgegevens uitsluitend in het kader van het volgende doel : de uitvoering van een (beoogde) overeenkomst tussen Bewerker en Verantwoordelijke waarbij gebruik wordt gemaakt van software en/of diensten van Bewerker. 2.3 Bewerker verwerkt de Persoonsgegevens alleen met als doel om de opdracht van Verantwoordelijke uit te kunnen voeren. 2.4 Bewerker zal de Persoonsgegevens op behoorlijke en zorgvuldige wijze en in overeenstemming met de Wbp en andere toepasselijke regelgeving verwerken. 2.5 Bewerker verwerkt Persoonsgegevens in opdracht van Verantwoordelijke en volgt alle instructies van Verantwoordelijke dienaangaande op, behoudens afwijkende wettelijke verplichtingen. 2.6 Bewerker heeft geen zeggenschap over de Persoonsgegevens verstrekt onder deze Bewerkersovereenkomst en neemt geen beslissingen over het gebruik van de gegevens, de verstrekking aan derden en de duur van de opslag van gegevens. 2.7 Bewerker schakelt geen derden in zonder toestemming van Verantwoordelijke. Verantwoordelijke kan de toestemming om derden in te schakelen aan nadere voorwaarden binden. 2.8 Het is Bewerker niet toegestaan Persoonsgegevens aan anderen dan Verantwoordelijke te verstrekken, tenzij op schriftelijk verzoek van Verantwoordelijke, of met diens schriftelijke toestemming. 2.9 Indien Bewerker op grond van een wettelijke verplichting gegevens dient te verstrekken, verifieert Bewerker de grondslag van het verzoek en de identiteit van de verzoeker en informeert hij onmiddellijk, indien wettelijk toegestaan en zo mogelijk voorafgaand aan de verstrekking, Verantwoordelijke terzake Bewerker verleent Verantwoordelijke volledige medewerking om binnen de wettelijke termijnen te voldoen aan de verplichtingen op grond van de Wbp, meer in het bijzonder de rechten van betrokkenen, zoals een verzoek om inzage, verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van Persoonsgegevens en het uitvoeren van een gehonoreerd aangetekend bezwaar. Tevens verleent Bewerker volledige medewerking aan Verantwoordelijke bij het adequaat informeren van de betrokkenen in het kader van de Meldplicht Datalekken. Paraaf KleurrijkWonen: Paraaf Bewerker: Pagina 4 van 9

5 2.11 Indien Bewerker (pogingen tot) onrechtmatige of anderszins ongeautoriseerde verwerkingen of inbreuken op de beveiligingsmaatregelen van de Persoonsgegevens signaleert, zal hij Verantwoordelijke hierover onmiddellijk inlichten en op eigen kosten alle redelijkerwijs benodigde maatregelen treffen om (verdere) schending van de Wbp of andere regelgeving betreffende de verwerking van de Persoonsgegevens, te voorkomen of te beperken 2.12 Verantwoordelijke en Bewerker zorgen ervoor dat de functionaris voor de gegevensbescherming van Verantwoordelijke naar behoren en tijdig wordt betrokken bij alle aangelegenheden die verband houden met de bescherming van persoonsgegevens Bewerker verwerkt geen Persoonsgegevens buiten een land van de Europese Unie, tenzij hij daarvoor uitdrukkelijk schriftelijk toestemming heeft verkregen van Verantwoordelijke. 3. BEVEILIGING 3.1 Bewerker spant zich maximaal in dat de beveiligingsmaatregelen een beveiligingsniveau biedt dat voldoet aan het in artikel 13 Wet bescherming persoonsgegevens vereiste beschermingsniveau. Indien noodzakelijk zal Bewerker uit eigen beweging, en op eigen kosten, de beveiligingsmaatregelen zodanig aanpassen dat deze gedurende de duur van deze overeenkomst een passend beschermingsniveau blijven bieden. 3.2 Bewerker neemt in ieder geval de volgende maatregelen: Logische toegangscontrole, gebruik makend van wachtwoorden; Fysieke maatregelen voor toegangsbeveiliging; Organisatorische maatregelen voor toegangsbeveiliging; Steekproefsgewijze controle op naleving van het beveiligingsbeleid; Beveiliging van netwerkverbindingen via Secure Socket Layer (SSL) technologie; Een beveiligd intern netwerk. Automatische logging van alle mutaties rond de Persoonsgegevens; Doelgebonden toegangsbeperkingen; Controle op toegekende bevoegdheden. 3.3 Melden van een datalek Indien er sprake is van een datalek dient direct gemeld te worden bij de servicedesk van KleurrijkWonen. Dit kan telefonisch op nummer en/of via een naar De servicedesk zal de melding registreren en direct doorzetten naar de Security Officer (SO) en de Functionaris Gegevensbescherming (FG). 4. GEHEIMHOUDING 4.1 Bewerker is gehouden tot geheimhouding van alle Persoonsgegevens en informatie die zij als uitvloeisel van deze Bewerkersovereenkomst verwerkt, behoudens in zoverre die gegevens of informatie klaarblijkelijk geen geheim of vertrouwelijk karakter hebben, of algemeen bekend zijn. 4.2 Indien de Security Officer of de Functionaris Gegevensbescherming van Verantwoordelijke daarom uitdrukkelijk schriftelijk verzoekt, zal Bewerker ten aanzien van aangeduide gegevens of informatie bijzondere maatregelen treffen met het oog op de geheimhouding daarvan, welke maatregelen onder meer kunnen inhouden de vernietiging van betrokken gegevens of informatie zodra de noodzaak voor Bewerker om daarvan nog langer kennis te nemen, is komen te vervallen. Paraaf KleurrijkWonen: Paraaf Bewerker: Pagina 5 van 9

6 4.3 Bewerker verplicht zich om personen die door haar worden ingezet bij de uitvoering van deze overeenkomst dezelfde verplichting op te leggen als in het eerste lid van dit artikel is opgenomen. 4.4 Na afloop van de Overeenkomst en deze Bewerkersovereenkomst blijft dit artikel 4 en de hierin besproken geheimhouding van kracht. 5. CONTROLE 5.1 Bewerker stelt Verantwoordelijke in staat om, met redelijke tussenpozen, op haar eerste schriftelijke verzoek de getroffen maatregelen te inspecteren, met als doel na te gaan hetgeen in deze overeenkomst is bepaald 5.2 Bewerker zal alle benodigde medewerking verlenen aan de controle en er voor zorg dragen ook de door hem ingeschakelde derden hiertoe de benodigde medewerking zullen verlenen. 5.3 Het uitvoeren van een controle zal niet tot een vertraging van de door Bewerker in het kader van de Overeenkomst en deze Bewerkersovereenkomst te verrichten werkzaamheden mogen leiden. Indien dat onverhoopt toch het geval is, zullen Partijen in overleg treden teneinde daarvoor zo snel mogelijk een oplossing te vinden. 5.4 De met de controle gemoeide kosten zijn voor rekening van Verantwoordelijke. Eventuele geconstateerde tekortkomingen worden voor rekening van Bewerker gecorrigeerd. Kosten voor het doorvoeren van aanbevelingen (optimalisaties) worden door Verantwoordelijke gedragen. 5.5 Bewerker voert de door Verantwoordelijke aangegeven aanbevelingen ter verbetering uit binnen de daartoe door Verantwoordelijke te bepalen redelijke termijn. 6. AANSPRAKELIJKHEID 6.1 Bewerker is aansprakelijk en vrijwaart Verantwoordelijke voor alle schade veroorzaakt door Bewerker voortvloeiende uit het niet nakomen van deze overeenkomst alsmede verband houdende met overtreding door Bewerker van de Wet bescherming persoonsgegevens en alle overige geldende Europese regelgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens. 7. Totstandkoming, duur en einde Bewerkersovereenkomst 7.1 Deze Bewerkersovereenkomst treedt in werking op de datum dat Partijen de Overeenkomst hebben ondertekend. 7.2 Deze Bewerkersovereenkomst zal van kracht zijn gedurende de looptijd van de Overeenkomst. Indien de Overeenkomst eindigt, eindigt deze Bewerkersovereenkomst van rechtswege. 7.3 Geen van beide Partijen kan deze Bewerkersovereenkomst tussentijds opzeggen. Paraaf KleurrijkWonen: Paraaf Bewerker: Pagina 6 van 9

7 8. VERNIETIGING EN BACKUP 8.1 Bewerker stelt alle Persoonsgegevens op eerste verzoek van Verantwoordelijke, doch uiterlijk binnen tien werkdagen na het einde van deze overeenkomst of het einde van de Opdracht, ter beschikking aan Verantwoordelijke. 8.2 Bewerker is verplicht alle Persoonsgegevens op eerste verzoek van Verantwoordelijke volledig en onherroepelijk te verwijderen en/of te vernietigen. 8.3 Indien na het einde van deze overeenkomst vaststaat dat Verantwoordelijke alle Persoonsgegevens in een door Verantwoordelijke schriftelijk geaccepteerd technisch formaat bezit, verwijdert Bewerker alle Persoonsgegevens volledig en onherroepelijk binnen veertien dagen nadat is vastgesteld dat Verantwoordelijke de Persoonsgegevens bezit. 9. SUB/BEWERKERSCHAP 9.1 Bij sluiting van deze Bewerkersovereenkomst dient Bewerker een lijst van subbewerkers inclusief de uit te voeren taken en geeft deze op eerste verzoek ter inzage aan Verantwoordelijke. 9.2 Bewerker is niet gerechtigd om zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Verantwoordelijke een derde in te schakelen bij de Verwerking van Persoonsgegevens. Indien Verantwoordelijke deze toestemming geeft draagt Bewerker er zorg voor dat de derde contractueel gebonden is aan dezelfde verplichtingen in verband met de Verwerking als die waar Bewerker op grond van deze Bewerkersovereenkomst aan is gebonden. 10. SLOTBEPALING deze 10.1 Wijziging van deze overeenkomst of aanvullingen daarop zijn slechts geldig indien schriftelijk zijn overeengekomen in een door beide Partijen ondertekende (al dan niet in briefvorm opgestelde) wijzigingsovereenkomst Deze Bewerkersovereenkomst vormt een aanvulling op de Overeenkomst. Bij de tegenspraak tussen bepalingen uit deze Bewerkersovereenkomst en de Overeenkomst prevaleren de bepalingen uit deze Bewerkersovereenkomst Alle geschillen die in verband met deze overeenkomst mochten ontstaan, zullen bij uitsluiting worden beslecht door een bevoegde rechter. Paraaf KleurrijkWonen: Paraaf Bewerker: Pagina 7 van 9

8 Aldus overeengekomen en ondertekend in tweevoud. handtekening:... Naam: Tjapko van Dalen Functie: Directeur-Bestuurder Datum:... handtekening:... Naam:... Functie:... Datum:... Paraaf KleurrijkWonen: Paraaf Bewerker: Pagina 8 van 9

9 BIJLAGE 1 Deze bijlage is onderdeel van de Bewerkersovereenkomst tussen KleurrijkWonen en (bedrijfsnaam) van (.datum..). De Persoonsgegevens die partijen verwachten te verwerken: NAW gegevens Telefoonnummer adres Anders, namelijk De ontvangen persoonsgegevens worden opgeslagen in een unieke bestandsmap voor deze specifieke opdracht. De gegevens worden gebruikt om: contact op te nemen met de betreffende huurders van KleurrijkWonen om zo een afspraak voor een inspectie of uitvoering op locatie te kunnen maken. te informeren over voortgang van de werkzaamheden.... De gegevens worden niet in een andere vorm gebruikt dan in het aangeleverde bestandsformaat en worden in geen enkel ander systeem gebruikt of geïmporteerd. Paraaf KleurrijkWonen: Paraaf Bewerker: Pagina 9 van 9