Internationaal wedstrijdboekje Acrobatische Gymnastiek

Transcriptie

1 Internationaal wedstrijdboekje Acrobatische Gymnastiek Namens: KNGU Samenstelling: Landelijke Technische Commissie Acrobatische Gymnastiek (LTC AG) Uitgave: Maart 2017 Door: Seetha Kandhai-Orie Secretaris Topsportbelangen LTC Acrobatische Gymnastiek

2 3.1 Kosten 3.2 Vervoer INHOUDSOPGAVE ALGEMEEN Pagina 3 - Contactpersoon Topsportbelangen Pagina 3 INFORMATIEBOEKJE EK / WK / WC Pagina 4 - Wedstrijd- en Topsport Nationaal Pagina 5 - Topsport Internationaal Pagina 5 1. KWALIFICATIEFASE Pagina 7 - Kwalificatiemomenten Pagina 7 - Inschrijfmomenten Pagina 8 - Vormbehoud Pagina Kwalificatie procedure Pagina Kwalificatienorm Pagina a Blessures Pagina b Wild card Pagina 9 2. DELEGATIEFASE 2.1 Samenstelling van de delegaties Pagina Delegatieleid(st)er Pagina Trainers Pagina Internationale juryleden Pagina Medische begeleiding Pagina FIG Licentie Pagina Kleding Pagina Muziek Pagina Wedstrijdbladen Pagina Informatiemoment Pagina 13 3.DEELNAMEFASE Pagina 14 Pagina Verblijf Pagina Verzekeringen Pagina Pers / Media Pagina Delegatieprogramma Pagina Voor vertrek Pagina Bij vertrek Pagina Bij aankomst Pagina Bij terugkomst Pagina EVALUATIEFASE Pagina 19

3 ALGEMEEN Landelijke Technische Commissies organiseren activiteiten in naam, onder auspiciën of onder verantwoording van de KNGU. De Landelijke Technische Commissies zijn een organisatorisch onderdeel van de KNGU die namens de KNGU verantwoordelijk zijn voor alle activiteiten binnen hun discipline. De Landelijke Technische Commissies (hierna te noemen LTC) worden voorgezeten door de diverse Voorzitters en ondersteund door de Consulenten vanuit het Bondsbureau. Voor een actueel overzicht verwijzen wij u naar de site van de KNGU: Dit document heeft specifiek betrekking op dát topsportonderdeel van de Acrobatische Gymnastiek waarvan geldt dat de sporters op het hoogste niveau niet alleen deel willen nemen aan de landelijke wedstrijden voor het NK, maar eveneens aan internationale evenementen die door de internationale organisatie (FIG), Europese organisatie (UEG) en het Europese Olympische Comité georganiseerd worden (EOC), mits zij aan de daarvoor gestelde eisen voldoen. Dit betreft de World Cups, de Wereldkampioenschappen en de Age Group wedstrijden (FIG), de Europese Kampioenschappen (UEG) en de European Games (UEG/EOC). Dit specifieke topsportdeel hoort tot de Portefeuille van de Voorzitter van de LTC Acrobatische Gymnastiek, die bij deze werkzaamheden ondersteund wordt door de Secretaris Topsportbelangen. CONTACTPERSOON Topsportbelangen Contactpersoon: Seetha Kandhai-Orie, Secretariaat topsportbelangen LTC AG Adres: Bron 10, 1511 JK Oostzaan E- mail : seethakandhai@gmail.com Functionarissen kunnen met hun vragen terecht bij de Secretaris van de LTC. Deze rapporteert aan de Voorzitter van de LTC Acrobatische Gymnastiek. Bekende vraagstukken lost de Secretaris zelfstandig op (de Voorzitter ontvangt een cc). Voor wat betreft nieuwe zaken neemt de Secretaris vervolgens contact op met de Voorzitter die e.e.a. vervolgens eerst aan de LTC AG voorlegt en daarna terugkoppelt, eventueel via de secretaris.

4 INFORMATIEBOEKJE EK / WK / WC Dit Internationaal Wedstrijdboekje is aanvullend op het nationale wedstrijdboekje waarin alle zaken met betrekking tot de landelijke wedstrijden worden besproken en dat via de KNGUsite Acrobatische Gymnastiek te downloaden is. Deze informatie is bedoeld voor die A-sporters welke deel uitmaken van een door de KNGU samengestelde Nederlandse delegatie Acrobatische Gymnastiek. Daarnaast is deze informatie ook gericht op de ouders en/of verzorgers en trainers van deze sporters en de bestuurders van betrokken verenigingen. Omdat er bij de samenstelling van een delegatie en het deelnemen aan een internationaal evenement heel wat komt kijken, is het van belang om al deze betrokkenen goed te informeren. Een optimale voorbereiding geeft tenslotte meer garantie op een goed verloop en een optimale sportieve prestatie. Specifiek de trainers en bestuursleden spelen daar een hoofdrol in. Het Topsportoverleg heeft de positie van een Werkgroep. De vertegenwoordigers van de verenigingen worden daarom eveneens uitgenodigd om, vrijblijvend, gefundeerde adviezen aan de Voorzitter te geven, opdat het doel van een Nederlandse Delegatie van het KNGUonderdeel Acrobatische Gymnastiek zo optimaal mogelijk werd gewaarborgd. Vanwege de duidelijkheid is er voor gekozen om een aantal trajectfases te benoemen. Sporters, maar ook ouders en trainers kunnen zich in een bepaalde trajectfase bevinden en daarbij specifieke informatie nodig hebben. We onderscheiden derhalve de volgende fases in het traject: 1. Kwalificatiefase 2. Delegatiefase 3. Deelnamefase 4. Evaluatiefase De reden dat de KNGU middels een kwalificatieprocedure tot een delegatie wil komen heeft alles te maken met het bewaken van het (internationale) niveau van de deelnemers en de zorg voor een rechtvaardige uitzending van deelnemers naar internationale wedstrijden, (EK, WK, Age Group wedstrijden, WC en de European Games). Sleutelwoorden zijn kwaliteit en representativiteit. Andere internationale wedstrijden waaraan zonder kwalificatie traject, maar wel na toestemming van de KNGU, kan worden deelgenomen, bieden daarnaast uitstekende mogelijkheden om zich te meten met en te wennen aan wedstrijden met Internationale deelnemers. Toestemming voor deelname aan deze wedstrijden in het buitenland dient via de KNGU website aangevraagd te worden. Contactpersonen bij de KNGU zijn Roel Bron en Els van de Mast. Als er bij buitenlandse evenementen de voorkeur gegeven wordt aan Nederlandse internationale juryleden kan men voor advies terecht bij de Portefeuillehouder Juryzaken van de LTC AG. Topsport

5 Op het hoogste landelijke A-niveau zien we naast een belangrijke toename van het aantal sporters in kwantiteit, ook een toename in kwaliteit. Het is juist deze groep sporters welke zich mogelijk ook internationaal kan manifesteren. Dit document richt zich op mogelijke Nederlandse delegatiedeelnemers. Het is deze groep welke vanuit de verschillende landelijke plaatsingswedstrijden zich mogelijk officieel kan kwalificeren voor deelname in het internationale circuit als lid van een Nederlandse delegatie via de daarvoor aangewezen kwalificatiemomenten. Internationaal Internationaal is Acrobatische gymnastiek (Acrobatic Gymnastics) zowel onder de Europese UEG (Union Europeenne de Gymnastique) als onder de mondiale FIG (Federation International de Gymnastique) georganiseerd. Binnen beide internationale organisaties zijn discipline specifieke comités aangesteld. Naast het ontwikkelen en onderhouden van de internationale reglementen richten deze comités zich ook op het stimuleren van nationale en internationale deelname aan ontwikkelingsprogramma s en evenementen Nederlandse delegaties worden door en namens de KNGU uitgezonden naar de grote internationale wedstrijden van de FIG en de UEG. Naast de EK s en WK s zijn er internationaal ook Age Group wedstrijden, World Cup wedstrijden en vanaf 2015 nu dus ook de European Games. Deelname aan de hierboven genoemde wedstrijden is alleen mogelijk via aanmelding door de Nationale Federaties (in ons geval de KNGU, op voordracht van de LTC AG) en op basis van nationale dan wel internationale kwalificatie. WAGC World Age Group Competitions WCH WC EC EAGC IAGC World Championship World Cup European Championship European Age Group Competitions International Age Group Voor deelname aan buitenlandse wedstrijden dient toestemming te worden gevraagd aan het Bondsbureau. t.a.v. programma Sportparticipatie. Zij gaan na of de betreffende wedstrijd een FIG-wedstrijd is. Tevens wordt nagegaan of de wedstrijd niet samenvalt met een KNGUactiviteit, zoals wedstrijd, training of stage.

6 De aanvraag dient 3 weken voor de datum van de buitenlandse wedstrijd ingediend te zijn. Door de KNGU goedgekeurde evenementen vallen onder de KNGU collectieve reisverzekering en borgen dat clubs kunnen deelnemen aan activiteiten bij aangesloten FIG landen / clubs. 1. KWALIFICATIEFASE Om als groep sporters deel uit te kunnen maken van een Nederlandse KNGU-delegatie zal moeten worden voldaan aan de kwalificatie eisen middels een daarvoor vooraf vastgestelde kwalificatieprocedure en -norm. Het vaststellen van een kwalificatieprocedure en -norm is van belang voor het rechtvaardig toekennen van sporters aan een delegatie. De norm staat voor een minimaal niveau (de score moet internationaal representatief zijn) met daarnaast internationaal gezien een reële kans op het behalen van een finaleplaats. Enerzijds dus het tonen van kwaliteit bij voldoende deelnemers in een categorie en daarmee eveneens het vermijden van het behalen van een finaleplaats indien dat met kwalitatief te lage cijfers gebeurt. De procedure en voordracht komt tot stand door de LTC AG, die advies uitbrengt aan het Bondsbureau van de KNGU (de afdeling Sportparticipatie) die namens de KNGU de uiteindelijke kwalificatieprocedure en -norm vaststelt. De Voorzitter vraagt aan de Portefeuillehouder Juryzaken van de LTC AG om een 1 e voorstel te maken op basis van een aantal relevante zaken, zoals de vorige vastgestelde normen, de evaluatie van de delegatieleider het afgelopen EK/WK, de evaluatie van de internationale juryleden die tijdens het evenement gejureerd hebben en de daadwerkelijk behaalde punten tijdens de wedstrijd waaraan deelgenomen is. Na bestudering en eventuele aanvullingen door de Voorzitter stuurt de Secretaris Topsportbelangen het concept kwalificatiedocument naar de Topsportverenigingen en vraagt deze verenigingen (met de functie van een Werkgroep) om een gefundeerd, vrijblijvend advies. Indien dit leidt tot veranderingen dan worden die aangebracht. Het definitieve document wordt vervolgens voorgelegd aan de LTC AG en dan ter accordering doorgestuurd aan de KNGU, afdeling Sportparticipatie. Aan het eind van dit traject, na de officiële goedkeuring vanuit de KNGU, worden de Topsportverenigingen per mail geïnformeerd, Daarnaast wordt het finale document op de KNGU-site, onderdeel Acrobatische Gymnastiek, geplaatst. Voor het aanmelden voor internationale evenementen van de FIG of UEG zijn een aantal momenten van belang. Kwalificatiemomenten: Voor kwalificatie worden zoveel mogelijk geplande reguliere landelijke Plaatsingswedstrijden wedstrijden in eigen land gebruikt. Het heeft de voorkeur om ook het Nederlands Kampioenschap als kwalificatiemoment te gebruiken. Indien noodzakelijk (gezien de verplichte momenten van inschrijving) kunnen speciale extra kwalificatiemomenten worden georganiseerd.

7 Getracht wordt minimaal drie kwalificatiemomenten aan te bieden Inschrijfmomenten: Met het oog op de inschrijving zal rekening moeten worden gehouden met deadlines en eventuele financiële consequenties: Provisional registration (ca. 5 mnd vooraf) betaling registratie kosten betaling 30% accommodatiekosten Definitive registration (ca. 4 mnd vooraf) betaling overig gedeelte accommodatiekosten boeken / betalen reis (via KNGU) Nominative registration (ca. 1 mnd vooraf) De exacte momenten worden door de FIG en de UEG bepaald en medegedeeld. Vormbehoud: Afhankelijk van de tijd tussen de uiteindelijke kwalificatie en de betreffende wedstrijd kan een moment van vormbehoud worden bepaald. De reden hiervan is de mogelijkheid te hebben om elk gekwalificeerd team de spiegel voor te houden van hun topsportfocus. Elk teamlid dient zich te realiseren dat het juiste piekmoment van het seizoen niet op kwalificatiemomenten is, maar alleen tijdens het evenement waarvoor men zich heeft gekwalificeerd. In de regel zal er een officieel moment van Vormbehoud plaatsvinden t.b.v. een EK omdat deze normaal gesproken 1 x per 2 jaar plaatsvindt rond de Nederlandse herfstvakantie. In zo n geval helpt dit vormbehoud vooral de trainers om de sporters extra scherp te krijgen opdat ze Nederland waardig zullen gaan vertegenwoordigen. In zo n geval helpt dit vormbehoud moment vooral de trainers om met de sporters (na de lange Zomervakantie) te bepalen waar de sporters op dat moment staan opdat ze Nederland waardig zullen gaan vertegenwoordigen als lid van de delegatie. Door omstandigheden, die vooral te maken hebben met het door de FIG te bepalen tijdstip van de WK en de Age Group wedstrijden, kan het ook zo zijn dat er een officieus moment van vormbehoud tijdens de reguliere plaatsingswedstrijden kan worden bepaald. 1.1 KWALIFICATIEMOMENTEN De LTC AG geeft jaarlijks aan het begin van het wedstrijdseizoen aan of en op welke landelijke plaatsingswedstrijden kwalificatie mogelijk is. Daarnaast zal daar waar de nationale en internationale kalender het toelaten ook het Nederlands Kampioenschap voor kwalificatie worden gebruikt. Indien het tijdstip van de definitieve registratie (bepaald door de FIG, c.q. de UEG) dit vereist, kan door de LTC een of meerdere extra specifiek(e) kwalificatiemoment(en) worden georganiseerd. Kwalificatiemomenten 2017: Kwalificatiemoment 1 op PW3/4 op 18 en 19 maart 2017 (gelijk met FIAC) Kwalificatiemoment 2 op PW 5/6 op 22 en 23 april 2017 Kwalificatiemoment 3 op PW 7/8 op 20 en 21 mei 2017 Kwalificatiemoment 4 op het NK op 18 juni 2017

8

9 1.2 KWALIFICATIENORM Voor het vaststellen van de norm wordt uitgegaan van relevante nationale en internationale gegevens en zal een inschatting worden gemaakt van het niveau noodzakelijk voor het behalen van finaleplaatsen. De Voorzitter van de LTC Acrobatische Gymnastiek laat zich daarbij in eerste instantie adviseren door de Portefeuillehouder Juryzaken, de delegatieleider en vervolgens (vrijblijvend en onderbouwd) de Topsportverenigingen (dit zijn verenigingen met een A-status in Nederland die internationale ambities hebben). Na overleg binnen de LTC legt de Voorzitter de norm voor aan de afdeling Sportparticipatie van het Bondsbureau, waar het document door de KNGU definitief zal worden vastgesteld. Kwalificatienorm EK Polen: Per oef. Categorie Hoge limiet Lage limiet (-/- 0,5 per oefening) 3 Senioren Junioren Junioren Jeugd Het EK zal het eerste echte ijkpunt zijn of de limieten goed waren en kunnen daarna bijgesteld worden, naar de nieuwe manier van jureren. 1.2.a BLESSURE Indien door een blessure de deelname aan een EK of WK discutabel wordt, zal de deelname door de LTC met de betreffende trainer besproken worden. Een evaluatie / attest van de arts zal meegenomen worden in de besluitvorming. Veiligheid staat voorop. De LTC neemt in haar besluitvorming ook de verwachte resultaten vs mogelijkheden in de overweging mee om geblesseerde sporters al dan niet naar EK of WK te sturen.

10 1.2.b WILDCARD De wildcard welke de LTC kan geven is een extra kans voor een team om zich te kwalificeren voor een EK of WK. Dit wordt gezien als stimulering om net de laatste punten daarvoor te behalen. De wildcard is dus geen vrijkaart. De wildcard wordt beslist door de LTC. Een wildcard kan worden afgegeven tijdens het kwalificatie traject voor EK of WK: Het team moet in elk geval minimaal 1x de lage limiet hebben gehaald. Vanaf het moment van afgifte zijn de kosten met betrekking tot accommodatie en maaltijden welke betaald moeten worden voor de definitieve deadline, voor kosten van het team/ouders/vereniging. Over de kostenvoorwaarde dient vooraf tussen LTC en team/ouders te zijn afgestemd en in overeenstemming van beider partijen vastgelegd te worden. In geval van blessure van een team, wordt geen wildcard overwogen door de LTC. De commissie Wildcard bestaat uit 3 leden: voorzitter LTC, Topsport Secretaris en Hoofd Juryzaken, aangevuld met een ervaren deskundige. Wildcard kan afgegeven worden tot aan het 3e kwalificatiemoment of bij het vormbehoud. Het resultaat (behalen van de hoge limiet) moet toonbaar zijn op het 3 e kwalificatie moment of bij het vormbehoud moment, waarbij dit moment voor de nominatieve deadline dient te vallen. Per EK / WK cyclus wordt van te voren het moment bepaald waarop het Wild card resultaat moet zijn bereikt. Deze momenten zijn afhankelijk van de logistieke planning van de FIG en UEG. Pagina 9 van 19

11 2. DELEGATIEFASE Indien door sporters aan de voorwaarden van kwalificatie is voldaan (zie het kwalificatiedocument van het betreffende seizoen) zal de LTC AG in samenwerking met de Topsportafdeling van de KNGU (de uiteindelijk verantwoordelijke partij) overgaan tot het samenstellen van de delegatie. In de voordracht van een delegatie zal de LTC met een aantal punten rekening houden, zoals: Criteria vanuit de UEG en/of FIG voor delegatiesamenstelling; Het daarin toegestane aantal sporters per discipline; Het daarin toegestane aantal begeleidende coaches/trainers van sporters; Aanwijzen delegatieleider; Aanwijzen internationale juryleden; Eventuele noodzaak van medische begeleiding; Beschikbaarheid van financiële middelen ter ondersteuning van de delegatie. 2.1 SAMENSTELLING VAN DE DELEGATIES De delegatie wordt opgesteld door de LTC AG, op basis van informatie die verkregen is van de gekwalificeerde Topsportverenigingen v.w.b. de sporters en de trainers, de portefeuillehouder Juryzaken v.w.b. de benodigde en gekwalificeerde juryleden en de Voorzitter van de LTC AG v.w.b. de delegatieleider en eventueel andere benodigde delegatieleden (bijvoorbeeld medische begeleiding). De secretaris Topsportbelangen stemt af met het Bondsbureau via de Topsportafdeling. 2.2 DELEGATIELEIDER De delegatieleider (m/v) is verantwoordelijk voor de algemene organisatie gedurende het totale programma. Instructies van de delegatieleider dienen strikt nageleefd te worden. Mededelingen ten aanzien van mogelijke veranderingen in het programma worden gecommuniceerd tijdens het evenement tijdens de briefings die hij organiseert. Communicatie naar de sporters vanuit de delegatieleider vindt plaats via de betrokken trainer(s). Het coachen van betrokken sporters berust bij de trainer(s). 2.3 TRAINER(S) De trainer is verantwoordelijk voor het coachen en begeleiden van de deelnemende sporters van hun vereniging en de uitvoer van hun programma. Informatie die van belang is voor sporters loopt via hun trainer. Trainers zijn het aanspreekpunt en communiceren met de topsport secretaris. Zij dienen zelf hun achterban te informeren. De verenigingen mogen 1 contactpersoon aanwijzen. Dat kan de trainer zijn maar hoeft niet. Is het een ander dan moet de trainer zich volledig distantiëren mbt de logistiek. Trainers die deel uitmaken van de delegatie zijn verplicht deel te nemen aan voorbesprekingen en evaluaties door de delegatieleider (briefings). De trainers dienen gehoor te geven aan de aanwijzingen en verzoeken van de delegatieleider. De trainers zijn

12 er tevens voor verantwoordelijk te zorgen dat afspraken met de delegatieleider worden nagekomen. Van trainers vanuit de verschillende verenigingen wordt verwacht dat ze elkaar ondersteunen en dat er als 1 Nederlandse Team wordt gehandeld en dat men zaken t.a.v. het begeleiden van de sporter van elkaar overneemt als de situatie dat vereist. Speciale aandacht wordt gevraagd voor trainers die voor het eerst meegaan opdat de meer ervaren trainers deze nieuwelingen de kans geven te leren (bijvoorbeeld door aan de nieuwe trainers bepaalde taken te geven). 2.4 INTERNATIONALE JURYLEDEN Er worden per evenement internationale juryleden aangewezen door de LTC om deel te nemen aan de delegatie. De verenigingen kunnen geen jurylid aandragen bij deelname aan internationale wedstrijden. Deze juryleden dienen een internationaal brevet te hebben; zij worden ingedeeld in het jurypanel door de organisatie ter plaatse. De hoogte van het brevet bepaalt de functie welke zij zullen vervullen door middel van loting. De juryleden maken deel uit van de delegatie, maar zullen op locatie een eigen programma volgen. De delegatieleider en juryleden zullen dagelijks contact hebben om relevante zaken te bespreken. 2.5 MEDISCHE BEGELEIDING Na opname in de delegatie, zullen de sporters een SMA keuring moeten ondergaan. De kosten van deze SMA keuring zijn voor eigen rekening. Voorafgaand aan deelname aan het evenement dienen de deelnemende sporters, de secretaris Topsportbelangen in kennis stellen van eventuele bijzonderheden van medische aard, of informatie te verschaffen waarvan men vermoed dat deze voor de medische begeleiding van belang is. Hieronder valt ook eventueel medicijngebruik. De Topsportsecretaris toetst eventueel met het Bondsbureau op mogelijke consequenties. Op deze wijze kan via de KNGU vooraf gecontroleerd worden of dit officieel toegestaan zijn. Tijdens het evenement kan er vervolgens adequaat gehandeld worden indien dat nodig blijkt. Aan de delegatie kan een Bondsarts toegevoegd worden. Naast financiële overwegingen zijn vooral de geboden mogelijkheden op locatie daarvoor bepalend. 2.6 FIG LICENTIE De sporter moet in het bezit zijn van een geldige FIG licentie. Deze licentie kan via de KNGU website aangevraagd worden. Sporters zijn zelf verantwoordelijk voor het tijdig aanvragen van een FIG licentie. De aanvraag kan 3 maanden duren. De sporters wordt aangeraden het FIG-pasje altijd mee te nemen naar de wedstrijd, nakijken in het systeem ter plekke kost 20,--.

13 2.7 KLEDING De KNGU stelt voor alle sporters en trainers die deel uitmaken van de Nederlandse delegatie uniforme trainingspakken en (mogelijk) T-shirts/poloshirts beschikbaar, Vooraf zal hiervoor een formulier toegestuurd worden zodat er een opgave kan worden gedaan. Tijdens de pas-sessie kan gekeken worden of de opgegeven maten voldoen. De sporter/trainer verplicht zich gedurende alle daartoe geëigende onderdelen van het programma gebruik te maken van genoemde kleding en deze te dragen zoals de kleding oorspronkelijk bedoeld is (dus bijvoorbeeld geen opgerolde broekspijpen). Sporters en trainers, alsmede overige delegatieleden zijn gehouden om al het mogelijke te doen in het belang en de realisatie van de exposure van de sponsor(en) van de KNGU. De sporters en trainers reizen in het trainingspak (zowel heen als terug) bij deelname aan EK, WK en WC delegaties indien wordt gereisd in delegatie verband. Omdat de wedstrijdkleding bij Acrobatische Gymnastiek veelal een combinatie van pakjes en/of pakken is welke heel specifiek zijn gemaakt voor het team, wordt de wedstrijdkleding door de sporters zelf aangeschaft. De sporter is zelf verantwoordelijk voor reglementair correcte wedstrijdkleding welke verplicht is voorzien van het landenembleem NED (max 30 vierkante cm.). Het landenembleem mag in de vorm van de nationale vlag en/of met de letters NED. De plaatsing op het pak van het embleem is niet vastgesteld, maar dient wel zichtbaar te zijn. Bij alle partners dient het embleem op dezelfde plaats te zitten. Controle van het embleem op de eigen wedstrijdkleding geschiedt bij het pasmoment van de kleding. Rekening moet worden gehouden, dat per evenement wijzigingen kunnen plaatsvinden wat betreft de correcte wedstrijdkleding. Er is geen garantie dat kleding welke in Nederlands acceptabel is, dat ook in het buitenland zal zijn. De sporters en de overige delegatieleden mogen de door de KNGU ter beschikking gestelde kleding houden. Bedoeling daarvan is heel specifiek om deze alleen te dragen bij wedstrijden indien de sporters ook daar lid is van een officiële Nederlandse delegatie. Sporters en trainers dienen in trainingspak te reizen bij heen- en terugreis. 2.8 MUZIEK De muziek voor de oefeningen kunnen uitsluitend elektronisch worden aangeleverd op MP3 of WAV formaat. Voor komend WK heeft de organisatie de volgende richtlijnen vastgesteld. Elke inzending moet worden vergezeld van de volgende informatie: Categorie (1116 or 1218 or 1319)_deelname (W2-M2-MX2-W3-M4)_Oefening (B,D,C)_Land_Nummer (1 or 2)_Naam) (voorbeeld: 1116_W2_C_GBR_1_JACKSON-JEFFERSON.mp3) Voor senioren: (Categorie _ oefening (B,D,C) _ land _ W2 M2 MX2 W3 M4 _ Nummer (1 or 2) _ Naam). (voorbeeld: Senior_D_W2_GBR_1_JACKSON-JEFFERSON.mp3).

14 Aangeraden wordt een CD mee te nemen voor het geval dat de ingezonden muziek problemen geeft, en voor gebruik bij de trainingen. Op het hoesje moet worden vermeld: het land, de namen van de sporters, categorie, discipline, titel, de componist en de totale tijd van de muziek. Het hoofd van de delegatie (of trainer) zal 2 formulieren uit naam van de sporters moeten ondertekenen om: o Toestemming om technische assistentie te krijgen van de organisatie o Garantie te geven dat de gebruikte muziek gebruikt mag worden. Bij de accreditatie, indien de muziek niet is doorgestuurd, dient een formulier voor vrijgave muziek te overhandigen. Het organiserende comité respecteert de auteursrechten van de ingezonden muziekstukken. 2.9 WEDSTRIJDBLADEN De wedstrijdbladen voor de oefeningen dienen vooraf nagekeken te zijn door alle internationale juryleden die meegaan. De bladen dienen correct ingevuld te zijn conform de regels in de op dat moment geldende reglement. De begeleidende juryleden nemen de correcte wedstrijdbladen mee. Per oefening dienen minimaal 3 exemplaren meegenomen te worden. De delegatieleider neemt een extra set (kopie) van de bladen mee. Rekening moet worden gehouden, dat per evenement wijzigingen kunnen plaatsvinden m.b.t. de invulling van de wedstrijdbladen. 3.0 INFORMATIEMOMENT DELEGATIELEIDER, TRAINERS EN OUDERS Voorafgaand aan het vertrek van de delegatie zal er een informatiemoment worden gepland door de Topsport Secretaris waarbij de delegatieleider de gang van zaken tijdens het EK/WK of WC zal uitleggen: wat gaat er gebeuren, wat wordt verwacht van wie en hoe we communiceren met elkaar gedurende het event. Dit is ook het moment dat resterende vragen van ouders kunnen worden gesteld.

15 3. DEELNAMEFASE Deze fase beschrijft de periode van vertrek tot thuiskomst. 3.1 KOSTEN Alle kosten die door de KNGU gemaakt worden met betrekking tot de deelname van sporters aan EK s / Age group / WK s / WC s en European Games zijn voor eigen rekening van de sporters en hun trainers. De hoogte van de kosten zullen na ontvangst van de officiële inschrijving gecommuniceerd worden wanneer de definitieve accommodatie en maaltijden bekend zijn. De kosten zullen middels een automatische incasso door de KNGU worden geïnd. Hiervoor zal door de ouders/verzorgers vooraf een formulier dienen te worden ondertekend. Kosten voor de overige officials die deel uitmaken van de delegatie (bijvoorbeeld delegatieleider en juryleden) horen daar ook bij en komen eveneens voor rekening van de deelnemende sporters/trainers. De kostenberekening wordt door de penningmeester opsteld waarbij hij uitgaat van het voordeligst mogelijke scenario voor de sporter en rekening houdend met de aangeboden regelingen van het Organiserend Comité. Over de berekening en hoogte van de kosten wordt niet gecommuniceerd met ouders. De communicatie gaat via de trainers. Bij het missen van een inschrijvingsdeadline, om welke reden ook, wordt het betreffende team niet meer ingeschreven via de KNGU. 3.2 VERVOER Het vervoer van alle leden van de delegatie vanaf en weer terug tot het centrale vertrekpunt wordt door de KNGU geregeld, tenzij anders is overeengekomen. Het principe dat daarbij geldt is samen uit, samen thuis. Heen- en terugreis zijn dus onderdelen van het programma conform de KNGU regels. Voor de reis zal het door de KNGU gebruikte reisbureau de reis verzorgen in nauw overleg met de topsport secretaris. Er mogen geen reizen mogen door trainers of ouders geboekt worden, tenzij daarvoor van te voren door de LTC toestemming is gegeven. Slechts in hoogst uitzonderlijke gevallen zal daarvan afgeweken worden. Dit dient, vóórdat door de KNGU kosten gemaakt zijn, afgestemd en overeengekomen te worden via de secretaris Topsportbelangen voordat deze zaken geregeld mogen worden. Het sportieve belang van de sporters die deel uitmaken van de Nederlandse delegatie staat in alle gevallen voorop en prevaleert. Dit ter beoordeling van de LTC AG.

16 Insteek is om de delegatie als één groep te laten reizen. Daar het reizen vanaf het centrale punt al onderdeel is van het programma wordt er nadrukkelijk op gewezen dat het absoluut niet de bedoeling is dat dit proces verstoord wordt door ouders/verzorgers/familieleden, die ook het evenement willen bezoeken. Het is immers extra pijnlijk voor sporters waarvan het niet mogelijk is dat ouders/verzorgers/familieleden het evenement bezoeken. Meereizen is zodoende niet in het sportieve belang van de sporters die deel uitmaken van de Nederlandse delegatie. Sporters wordt op het hart gedrukt om wedstrijdkleding, muziek CD' s én wedstrijdbladen in de handbagage mee te nemen. Dit om problemen te voorkomen op het moment dat bij het uit-/overladen van de bagage iets mis gaat. In dat geval is het van belang dat in de handbagage die spullen die noodzakelijk zijn om deel te nemen aan het evenement aanwezig zijn. 3.3 VERBLIJF De kamerindeling en overige regelingen met het hotel zijn vooraf door de secretaris Topsportbelangen van de LTC AG en de Topsportafdeling vastgelegd, mede op basis van de input die aan de deelnemers is gevraagd. De gevraagde specifieke informatie uiteraard vrijblijvend. Ter plekke kan hiervan alleen na overleg met en toestemming van de delegatieleider worden afgeweken. Hotelkamers zijn privé-vertrekken waarin geen andere personen mogen verblijven. Afspraken met en ontvangst van personen die geen deel uitmaken van de delegatie is uitsluitend mogelijk in de openbare ruimtes van het hotel en alleen op afgesproken momenten en na goedkeuring door de delegatieleider. Vanaf de aanvang van de trainingsdagen tot na de wedstrijd is het voor ouders/verzorgers/familieleden etc. niet toegestaan om de sporters te bezoeken. Dit i.v.m. het ongestoorde verloop van en focus op de wedstrijd en in lijn met bovenstaande opmerking onder 3.2: zaken die niet in het sportieve belang zijn van de sporters die deel uitmaken van de Nederlandse delegatie moeten worden vermeden. Na afloop van de wedstrijd is er in overleg met de delegatieleider gelegenheid om de sporters te spreken en hen te feliciteren. Aan deze afspraken rond de contactmomenten dienen alle partijen zich strikt te houden. Wel is het zo dat men zich er op moet voorbereiden dat tijdens het evenement kan blijken dat doorgang van deze en overige geplande contactmomenten vanwege organisatorische redenen geen doorgang kunnen vinden. Wees er op voorbereid dat de delegatieleider altijd het sportieve belang voor ogen heeft en dat hij helaas geen rekening kan houden met al die zaken van de FIG/UEG/lokale organisatie waar hij geen invloed op heeft. Of dat nu de toestand van de accommodatie is die de FIG of de UEG heeft aangewezen, de toestand van het hotel die de organisatie aanbiedt of de maaltijden in de hal. Het is duidelijk, dat het uitermate belangrijk is om de delegatieleider in zijn beslissingen op een positieve wijze te ondersteunen en zich niet te mengen in het verloop van de Nederlandse delegatie. Dat dat overigens niet voor iedereen gemakkelijk is valt te begrijpen. Helaas kan niet met elk individueel belang rekening gehouden worden en wordt bekend geacht dat de verantwoordelijkheid bij de delegatieleider ligt, in het belang van de totale Nederlandse delegatie.

17 3.4 VERZEKERINGEN De reisverzekering wordt verzorgd door de KNGU. De KNGU maakt gebruik van een collectieve reisverzekering met internationale dekking. Alle deelnemende delegatieleden vallen onder deze polis. De delegatieleider zal een exemplaar overhandigd krijgen bij aanvang. Men kan, uitsluitend als ouder/verzorger van een delegatiesporter deze verzekering bij de secretaris Topsportbelangen opvragen. Meereizende ouders kunnen geen aanspraak maken op de KNGU Reisverzekering. Bij overige internationale wedstrijden vallen aangesloten KNGU clubs die bij de KNGU aangeven deel te nemen onder de KNGU verzekering (is geen reisverzekering!). Alle delegatieleden dienen zelf een pasje van de eigen ziektekostenverzekering mee te nemen en een reisverzekering te regelen. 3.5 PERS/MEDIA De KNGU is gebaat bij een goede publiciteit. De delegatieleider zorgt er daarom voor dat als er pers, radio of televisie bij wedstrijden aanwezig is, deze goed worden geïnformeerd over de Nederlandse delegatie. Wees de pers waar mogelijk behulpzaam. Voor interviews gelden de volgende regels: interviews met sporters en delegatieleden worden enkel gegeven na toestemming van en afstemming met de delegatieleider. interviews met sporters worden uitsluitend afgenomen in bijzijn van de trainer of de delegatieleider. sporters praten daarbij uitsluitend over hun eigen prestaties en vermijden het zich af te zetten tegen andere sporters en hun mogelijkheden. trainers praten uitsluitend over technische aangelegenheden wat hun sport betreft maar vermijden vragen over andere (bijv. organisatorische) aangelegenheden. De delegatieleden dienen zich te onthouden van elke negatieve uiting ten aanzien van de KNGU c.q. haar functionarissen, de overige leden van de Nederlandse delegatie en de diverse organisaties, die bij het evenement betrokken zijn. Dat geldt eveneens bij het gebruik maken van de sociale media, die een steeds grotere rol innemen.

18 3.6 DELEGATIEPROGRAMMA Het delegatieprogramma is zo zorgvuldig mogelijk opgesteld en heeft tot doel optimale omstandigheden voor de sporter en zijn/haar prestatie te bevorderen. Alle leden van de delegatie zijn verplicht alle programmaonderdelen te volgen, tenzij daartoe om functionele redenen geen mogelijkheid bestaat, dit ter beoordeling van de delegatieleider. Uit de eerder gemaakte opmerkingen blijkt hoe belangrijk het tonen van begrip van de Nederlandse supportersgroep voor de Nederlandse delegatie en de delegatieleider is. Zij worden dringend gevraagd om al het mogelijke in het werk te stellen om de delegatieleider zijn rol zo goed mogelijk te laten uitvoeren zonder verstoringen. Het besef dat de delegatiegroep voorop, Nederland vertegenwoordigen in de breedste zin, is van ultiem belang en overstijgt elk individueel belang. De delegatieleider zal met de Topsportfocus voor ogen, waar en wanneer nodig, het programma aanpassen in het belang van de sporter(s). Het delegatieprogramma is onder het voorbehoud dat wijzigingen mogelijk zijn, welke dan steeds tijdens de briefings worden meegedeeld. Afwijking van het delegatieprogramma is alleen op aangeven van en na toestemming van de delegatieleider mogelijk. 3.7 VOOR VERTREK Voorafgaande aan het WK of EK (mogelijk separaat, maar bij voorkeur tijdens een Plaatsingswedstrijd, het NK of het Vormbehoud) zullen de voorzitter van de LTC AG en de delegatieleider een presentatie geven wat er van de sporters verwacht wordt en tevens van de eveneens naar het evenement toe reizende supportersgroep. Tevens wordt er naar gestreefd om dan over de juiste kleding te beschikken en te inventariseren wat er nog veranderd moet worden. Het streven is dan ook om een groepsfoto van de Nederlandse delegatie te maken.

19 3.8 BIJ VERTREK De delegatieleider neemt alle paspoorten / ID in. Dit vanwege de noodzaak deze aanwezig te hebben bij de lengtemeting en daarnaast om diefstal tijdens het verblijf te voorkomen. Neem eveneens een kopie paspoort/id en eventueel een kopie ticket (bij vliegen/trein) mee. Attentie bij vliegen/trein: omdat bagage zoals koffers verloren kunnen raken moeten de wedstrijdspullen in de handbagage meegenomen worden. Aandachtspunt bij vliegen: Overgewicht van koffers dient zelf opgelost en betaald te worden bij het inchecken. Dat is niet voor rekening van de KNGU. Men doet er verstandig aan om dat vooraf te controleren en (onder andere voor dit doel) wat extra geld op zak te hebben. 3.9 BIJ AANKOMST Bij de accreditatie op locatie worden de formulieren voor de muziek ingevuld en de wedstrijdbladen ingeleverd. Let op dat er van muziekjes een reserve mee gaan (voor de training). Inchecken hotel: de delegatieleider checkt in en haalt alle sleutels op. De kamers worden ingedeeld conform de door het hotel verstrekte lijst van kamers (conform opgave van de Topsportafdeling van de KNGU, c.q. de secretaris Topsportbelangen). De delegatieleider maakt afspraken met de trainers en de juryleden. Meestal gebeurt dit in briefings tijdens of na het avondeten voor de trainers. Indien mogelijk ook voor juryleden, maar hun tijden verlopen doorgaans geheel anders dan die van de overige delegatieleden. Het dagelijks-contact-moment met de juryleden na de wedstrijddag vindt dan vaak plaats in de lobby van het hotel, opdat de juryleden weten wat er leeft in de groep. Na de eerste training is meestal de lengtemeting van de sporters. Voor dit moment is het paspoort vereist dat in het bezit van de delegatieleider is. Vanwege het behalen van het beste sportieve resultaat, verdient het, vanwege de juiste topsportfocus, de absolute voorkeur voor de sporters om vooral dan in de hal aanwezig te zijn als dat voor de trainingen/wedstrijden nodig is en afgesproken is. Uiteraard wordt er in het programma rekening mee gehouden om elkaar aan te moedigen als team NL (indien mogelijk). Dat laatste komt voor bij het bereiken van finaleplaatsen. De Farewell Party is op nader aangegeven locatie in het programma. Netjes gekleed gaan is verplicht voor de delegatieleden. Aansluitend wordt er voor de sporters een disco georganiseerd (maak geen hoofdzaak van het houden van een dress party) BIJ TERUGKOMST Bij aankomst in Nederland zal onderling afscheid worden genomen van de delegatieleden zoals sporters, trainers en juryleden en de delegatieleider zal iedereen bedanken voor de afgelopen week/weken. Paspoorten zullen worden geretourneerd.

20 4. EVALUATIEFASE Na het afronden van het evenement zullen er op een later moment (binnen een maand, uiterlijk 2 maanden) evaluatiemomenten gepland worden met trainers, juryleden en delegatieleider. Evaluatie is met name belangrijk om de juiste input te krijgen om bij een volgend evenement nog beter voorbereid deel te kunnen nemen. De gevraagde input leiden tot aanpassing van dit document, maar kan anderzijds gebruikt worden voor aanpassing van de kwalificatie norm.