1.1. De informaticainfrastructuur (hardware en software), die ter beschikking wordt gesteld van de werknemers, is eigendom van de werkgever.

Transcriptie

1 EBNS Jan 2014 GEDRAGSREGELS INZAKE HET GEBRUIK VAN EN INTERNET BINNEN DE ONDERNEMING Inleiding Als werknemer worden u communicatiemiddelen ter beschikking gesteld waarmee u uw professionele activiteit op een efficiënte wijze kan uitoefenen. Deze policy legt een aantal regels vast m.b.t. het gebruik van deze communicatiemiddelen. Het is immers van groot belang dat u als werknemer weet hoe u deze communicatiemiddelen dient te gebruiken, hoe de werkgever het gebruik ervan kan controleren en welke sancties er eventueel bij misbruik kunnen genomen worden. 1. ALGEMENE PRINCIPES 1.1. De informaticainfrastructuur (hardware en software), die ter beschikking wordt gesteld van de werknemers, is eigendom van de werkgever De hardware, software en alle toepassingen (waaronder de elektronische post en de toegang tot internet) mogen door de werknemers in principe enkel voor beroepsdoeleinden worden aangewend. Het privé-gebruik is toegelaten maar moet steeds redelijk blijven, mag geen afbreuk doen aan de goede werking van het netwerk, en mag de productiviteit en de dagdagelijkse uitvoering van de taken van de werknemer geenszins verstoren. De werknemers mogen de hardware, software en de toepassingen enkel gebruiken : voor rechtmatige doeleinden en overeenkomstig het beleid en de belangen van de werkgever, als goede huisvader (door het materiaal in goede staat te houden), met inachtname van de vertrouwelijkheid en het privé-karakter van de communicaties, op optimale en efficiënte wijze met respect voor de andere gebruikers. 1

2 Het is verboden de hardware, software en de toepassingen te gebruiken - om taken uit te voeren die niets te maken hebben met de uitoefening van de professionele taken van de werknemer (bv. m.b.t. een bijkomstige beroepsactiviteit) - om een illegale activiteit uit te oefenen - voor het versturen van mededelingen met een beledigend, obsceen, raciaal of onterend karakter - om rechten van derden te schenden - voor hacking(= niet toegestane toegang tot computerssystemen of netwerken) - voor inbreuken op de goede zeden (o.a. ongewenste intimiteiten) Het is uitdrukkelijk verboden de computerprogramma s, gebruikt in de onderneming, te kopiëren of computerprogramma s in de onderneming binnen te brengen zonder het uitdrukkelijk voorafgaand schriftelijk akkoord van de werkgever. Het is in elk geval verboden gekopieerde computerprogramma s te installeren of te gebruiken Het is eveneens verboden de informaticainfrastructuur te gebruiken met het oog op het verspreiden van vertrouwelijke gegevens van de onderneming, haar handelspartners of werknemers, tenzij binnen het strikte kader van de normale bedrijfsvoering van de onderneming Zowel bij het gebruik van elektronische post als bij het gebruik van internet en sociale media zal de werknemer de intellectuele eigendomsrechten van derden, hierin begrepen de onderneming, respecteren. 2. GEBRUIK VAN DE ELEKTRONISCHE POST 2.1. De afzender van een is aansprakelijk voor de inhoud ervan. Het wordt dan ook aan de werknemers ten strengste verboden s te versturen met een onrechtmatige en/of ongepaste inhoud (namelijk obsceen, politiek, racistisch, xenofoob, discriminerend, ). De werknemer is niet aansprakelijk voor de inhoud van binnenkomende s met een onrechtmatig en/of ongepast karakter. Daarentegen is de werknemer aansprakelijk wanneer hij dergelijke s zou bewaren en/of doorsturen naar andere personen. Bijgevolg heeft de werknemer die een dergelijke ontvangt, de verplichting deze onmiddellijk en definitief te verwijderen. Bovendien, indien de afzender dergelijke s blijft sturen, moet de werknemer hem vragen hiermee te stoppen Alle s worden gescand teneinde virussen op te sporen. Een die een virus bevat, wordt onmiddellijk van de server verwijderd en de afzender wordt per verwittigd van het probleem. 2

3 2.3. De werknemers zullen op regelmatige basis hun binnenkomende post raadplegen. Men dient op tijd de berichten te beantwoorden of de afzender te verwittigen van het gevolg dat eraan zal worden gegeven Teneinde een overbelasting van het informaticasysteem te voorkomen, zullen de werknemers de behandelde berichten verwijderen van zodra dit mogelijk is. Indien nodig zullen zij er voor zorgen een bewijs van het behandelde bericht te bewaren Het is verboden een elektronisch bericht te versturen waarbij men tracht de exacte identiteit van de afzender te verbergen of te vervalsen De werknemers moeten de vertrouwelijkheid van andermans elektronische communicaties respecteren en mogen niet proberen zich toegang te verschaffen tot de elektronische berichten van andere werknemers of van derden, noch mogen zij deze lezen Het is verboden berichten te verzenden naar het geheel van het personeel ( to all ) zonder uitdrukkelijke en voorafgaande toestemming van de personeelsverantwoordelijke De werknemers zullen slechts kopieën van hun berichten versturen aan de personen die werkelijk betrokken zijn of die noodzakelijk moeten worden geïnformeerd over de communicatie In geval van voorziene afwezigheid van meer dan één dag zal de werknemer zijn correspondenten hiervan op de hoogte brengen door op zijn een automatisch antwoord te installeren ( auto-reply ) aangevend dat hij afwezig is tot een bepaalde datum en dat men in geval van hoogdringendheid de kan zenden naar een persoon waarvan hij de precieze coördinaten weergeeft. Indien de werknemer het nalaat om zulk een bericht in te stellen zal de werkgever kennis kunnen nemen van de professionele berichten in de mailbox van de werknemer en dit om de continuïteit van de beroepsactiviteit te garanderen. Onder professionele berichten worden verstaan deze berichten die duidelijk geen privé-karakter hebben. In geval van onvoorziene afwezigheid zal de werkgever proberen om de werknemer te contacteren teneinde zijn toestemming te vragen om zijn professionele mails te kunnen bekijken teneinde de continuïteit van de beroepsactiviteit te garanderen. Indien het echter onmogelijk is om de werknemer te contacteren (bv. door een ziekenhuisopname of medische toestand van de werknemer) zal de werkgever kennis kunnen nemen van de professionele mails uit de mailbox van de werknemer. De werkgever zal wanneer hij zich toegang verschaft tot de mailbox van de werknemer in de hierboven geschetste gevallen geen kennis nemen van privé-mails van de afwezige werknemer. De werkgever zal in geval van een niet-voorzienbare afwezigheid zelf via de informatica dienst een out-of-office bericht instellen indien blijkt dat de werknemer binnen de dagen het werk niet zal kunnen hervatten Op professionele mails die de onderneming buitengaan dienen steeds de autohandtekening en de disclaimer van de onderneming vermeld te worden Privé-mails dienen steeds te vermelding Privé te bevatten en mogen geen autohandtekening bevatten. 3

4 3. GEBRUIK VAN INTERNET Het downloaden van informatiebestanden is alleen toegelaten voor professionele doeleinden (bestand met extensie *.doc, *.pdf, *.txt, ). Het is ten strengste verboden, ook buiten de werkuren, "executable" programma's, klank-, video- en audiobestanden of andere te downloaden. 4. GEBRUIK VAN SOCIALE MEDIA De werknemers zullen bij het gebruik van sociale media de gedragsregels respecteren die zijn opgenomen in het document gedragsregels voor het gebruik van sociale media in het bedrijf.(opgenomen in bijlage) 5. CONTROLE De werkgever heeft het recht een globale en permanente controle door te voeren in het kader van de volgende doelstellingen : 1 het voorkomen van ongeoorloofde of lasterlijke feiten, feiten die strijdig zijn met de goede zeden of de waardigheid van een andere persoon kunnen schaden; (vb. het kraken van computers, het op ongeoorloofde wijze kennis nemen van elektronische on-linecommunicatiegegevens inzake personeelsbeheer of vertrouwelijke medische bestanden, het raadplegen van pornografische of pedofiele sites of sites die aanzetten tot discriminatie, rassenscheiding, haat of geweld jegens een groep, een gemeenschap of de leden ervan wegens ras, huidskleur, religie of nationale of etnische afstamming van deze laatste). 2 de bescherming van de economische -, handels- en financiële belangen van de onderneming die vertrouwelijk zijn alsook het tegengaan van ermee in strijd zijnde praktijken; (vb. afbrekende reclame, zoals bepaald in de wet op de handelspraktijken, verspreiding van bestanden en schending van zakengeheimen met inbegrip van onderzoek en ontwikkeling, productieprocessen en alle mogelijke vertrouwelijke gegevens). 3 de veiligheid en/of de goede technische werking van de IT-netwerksystemen van de onderneming, met inbegrip van de controle op de kosten die ermee gepaard gaan alsook de fysieke bescherming van de installaties van de onderneming; 4 het te goeder trouw naleven van deze policy. 4

5 6. REGELS VOOR DE INDIVIDUALISERING VAN DE ELEKTRONISCHE ON- LINECOMMUNICATIEGEGEVENS Deze regels zijn niet van toepassing op het onderwerp en de inhoud van de elektronische on-linecommunicatiegegevens waarvan het beroepsmatig karakter door de werknemer niet in twijfel wordt getrokken. In dat geval zal de werkgever zonder enige vorm van procedure kennis kunnen nemen van deze gegevens Onmiddellijke individualisering Wanneer de werkgever n.a.v. een globale controle of op basis van andere informatiebronnen onregelmatigheden vaststelt in het kader van de onder punt 5 (1, 2 en 3 ) vermelde controledoeleinden, heeft hij het recht om onmiddellijk over te gaan tot een individualisering van de gegevens om zo de identiteit op te sporen van de persoon (personen) die verantwoordelijk is (zijn) voor de onregelmatigheid Individualisering na inachtname van een voorafgaande voorlichtingsfase Indien er een onregelmatigheid wordt vastgesteld in het kader van de controle op de naleving van deze policy (controledoeleinde 4 ), zullen de werknemers op de hoogte worden gebracht van het bestaan van de onregelmatigheid en zullen zij worden verwittigd dat bij de volgende vaststelling van een gelijkaardige onregelmatigheid de werkgever zal overgaan tot een individualisering van de gegevens om zo de identiteit op te sporen van de persoon (personen) die verantwoordelijk is (zijn) voor de onregelmatigheid. Indien de werkgever een sanctie zou willen opleggen aan de persoon die verantwoordelijk is voor deze onregelmatigheid, zal hij deze werknemer eerst uitnodigen voor een gesprek. Dit gesprek heeft plaats voor iedere beslissing of evaluatie die de werknemer individueel kan raken. 7. BEWARING VAN PERSOONSGEGEVENS De persoonsgegevens die n.a.v. een controle zullen worden verzameld, zullen gedurende... maanden op de... dienst worden bewaard. 8. SANCTIES In geval van vaststelling van inbreuken op de principes van deze policy kan de werkgever de sancties nemen die in het Arbeidsreglement zijn bepaald. 5

6 Bijlage: GEDRAGSREGELS VOOR HET GEBRUIK VAN SOCIALE MEDIA IN HET BEDRIJF I. Uitgangspunt [Naam onderneming] ondersteunt het gebruik van sociale media in haar bedrijf. [Naam onderneming] vertrouwt er op dat haar medewerkers verantwoord zullen omgaan met sociale media en heeft deze gedragsregels opgesteld teneinde de werknemers duidelijke informatie te verschaffen over hoe ze zich dienen te gedragen in het sociale medialandschap. Werknemers zijn steeds persoonlijk verantwoordelijk voor de inhoud van de informatie die zij verspreiden op sociale media. Zij dienen er zich bewust van te zijn dat de informatie die zij via sociale media verspreiden gedurende lange tijd openbaar wordt en verstrekkende gevolgen kan hebben voor hem/haar zelf en voor [Naam onderneming]. Zij zullen dan ook geen informatie, uitlatingen of standpunten op sociale media plaatsen die zij via een ander communicatiekanaal niet zouden meedelen. De werknemers zullen bij het gebruik van sociale media de nodige aandacht besteden aan de privacyinstellingen van de desbetreffende sociale media. II. Toepassingsgebied Deze gedragsregels zijn van toepassing op alle werknemers van [Naam onderneming], ongeacht de locatie waar ze werkzaam zijn. De gedragsregels regelen zowel het gebruik van sociale media op de werkvloer als daarbuiten. Werknemers kunnen immers informatie, uitlatingen of standpunten die een impact kan hebben op [Naam onderneming] op sociale media verspreiden tijdens hun privé-tijd. Onder sociale media wordt in het kader van deze gedragsregels verstaan: online platformen waar de gebruikers, zonder of met minimale tussenkomst van een professionele redactie, de inhoud verzorgen. Via deze media delen mensen verhalen, kennis en ervaringen. Dit doen zij door berichten te publiceren of door gebruik te maken van ingebouwde reactiemogelijkheden. Hoofdkenmerken zijn interactie en dialoog tussen de gebruikers onderling. Voorbeelden van sociale media zijn weblogs, fora, sociale netwerken als Hyves, Facebook en LinkedIn, Twitter, Google+,... 6

7 III. Gedragsregels De werknemers zullen de volgende regels in acht nemen bij het gebruik van sociale media zowel binnen als buiten de arbeidstijd: 1. VARIANT A Het is de werknemers toegestaan om actief te zijn op sociale media tijdens de arbeidstijd indien het gebruik ervan werkgerelateerd is. VARIANT B (eventueel te combineren met variant A) Het is de werknemers toegestaan tijdens de arbeidstijd in beperkte mate conform de policy inzake privé-gebruik van telefoon, en internet (VERWIJS HIER NAAR RELEVANTE POLICY VAN [NAAM ONDERNEMING] actief te zijn op sociale media voor persoonlijke doeleinden. VARIANT C (eventueel te combineren met variant A) Het is de werknemers toegestaan om tijdens de middagpauze actief te zijn op sociale media voor persoonlijke doeleinden. 2. Werknemers zullen geen informatie, uitlatingen of standpunten delen op sociale media - die vertrouwelijk of schadelijk is voor [Naam onderneming] - die schadelijk is voor het imago van [Naam onderneming], andermans waardigheid aantast, discriminerend of beledigend is - die vertrouwelijk of schadelijk is voor klanten, leveranciers en partners van [Naam onderneming]. - waardoor ze deelnemen aan illegale activiteiten. 3. De werknemers respecteren de intellectuele eigendomsrechten van [Naam onderneming] en van derden. Zij zullen erover waken dat er geen foto s, filmpjes, logo s, afbeeldingen op sociale media worden geplaatst zonder daarvoor de expliciete toestemming verkregen te hebben van de gefilmde personen, de auteur en de eigenaar van de locatie. 4. De werknemers zullen geen namen vermelden van collega s, klanten, leveranciers of partners van [Naam onderneming] zonder dat zij hiervoor de toestemming hebben verkregen van betrokkenen. 5. De werknemers zullen de Code of Business Conduct en andere bedrijfsrichtlijnen van [Naam onderneming] respecteren bij het gebruik van sociale media. 6. Werknemers kunnen niet spreken namens [Naam onderneming] indien zij hiertoe niet gemachtigd zijn door hun leidinggevende. Werknemers die in eigen naam spreken op sociale media waarbij een link zou kunnen gelegd worden met [Naam onderneming] vermelden uitdrukkelijk dat zij in eigen naam spreken. 7

8 7. Alle werknemers die namens [Naam onderneming] spreken en die hiertoe gemachtigd zijn door hun leidinggevende, dienen hun relatie tot het bedrijf duidelijk te maken en dit door zich te identificeren als werknemer van [Naam onderneming] met vermelding van hun functie. Indien zij in die hoedanigheid deelnemen aan fora dienen zij zich steeds te beperken tot hun expertisedomein en duidelijk te vermelden dat zij werknemer zijn van [Naam onderneming]. Zij zullen tevens alle in de onderneming geldende regels omtrent externe communicatie respecteren. 8. Werknemers kunnen enkel een bedrijfsprofiel-groep of netwerk aanmaken indien zij hiervoor de expliciete toestemming verkregen hebben van hun leidinggevende. 9. De werknemers respecteren steeds de privacy van anderen, waaronder bv. het recht op afbeelding. Foto s kunnen niet op sociale media geplaatst worden zonder het expliciet akkoord van de betrokkene(n) en steeds met inachtname van de voorwaarden gesteld onder punt De werknemers zullen respect tonen voor de collega s en zullen geen informatie verspreiden via sociale media die de waardigheid en de persoonlijke levenssfeer van anderen kunnen schaden. 11. Werk en privé lopen online gemakkelijk door elkaar. De werknemers dienen er zich bewust van te zijn dat informatie die in beginsel enkel bedoeld was voor vrienden en familie kan worden doorgestuurd naar derden. 12. De werknemers zullen, in geval zij twijfelen of de publicatie van bepaalde informatie een inbreuk uitmaakt op deze gedragsregels, steeds contact opnemen met hun leidinggevende. 13. De werknemers zullen bij de eerste opmerking van de werkgever m.b.t. de inhoud van door hen geplaatste informatie, uitlatingen of standpunten op sociale media deze inhoud onmiddellijk verwijderen. IV. Controle en sancties De werkgever houdt zich het recht voor om het gebruik van sociale media door zijn werknemers te controleren met respect van de regels zoals bepaald in CAO 81 en conform de regels uitgewerkt door [Naam onderneming] (VERWIJS HIER NAAR EN INTERNETPOLICY / ARBEIDSREGLEMENT). De werkgever houdt zich het recht voor om de sancties opgenomen in de artikelen... tot... van het Arbeidsreglement toe te passen in geval van vaststelling van een onregelmatigheid. Tegen een werknemer die een inbreuk pleegt op de bepalingen van deze gedragsregels, kunnen naast arbeidsrechtelijke sancties ook strafsancties getroffen worden en kan schadevergoeding gevorderd worden. 8