L ICENTIEOVEREENKOMST VOOR EINDGEBRUIKERS Raadpleeg deze tekst via het deelvenster Info, dat u opent via het lint Help.

Transcriptie

1 Aan de slag

2 J URIDISCHE K E N N I S G E V I N G E N Copyright 2013 Nuance Communications, Inc. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze publicatie mag worden overgedragen, bewerkt, gekopieerd of opgeslagen in een archiveringssysteem of vertaald in een andere taal of computertaal in welke vorm of op welke wijze dan ook, hetzij mechanisch, elektronisch, magnetisch, optisch, chemisch, handmatig of op andere wijze, zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van Nuance Communications, Inc., 1 Wayside Road, Burlington, Massachusetts , V.S. De software die in deze handleiding wordt beschreven, wordt onder licentie verstrekt en mag uitsluitend gebruikt en gekopieerd worden in overeenstemming met de voorwaarden van betreffende licentie. B ELANGRIJKE KENNISGEVING Nuance Communications, Inc. verstrekt deze publicatie "as is", zonder enige garantie, uitdrukkelijk noch stilzwijgend, met inbegrip, maar niet beperkt tot de stilzwijgende garantie van verkoopbaarheid of geschiktheid voor een bepaald doel. Sommige staten of rechtsgebieden staan bij bepaalde transacties geen afwijzing van uitdrukkelijke of stilzwijgende garanties toe. Daarom is deze kennisgeving wellicht niet op u van toepassing. Nuance behoudt zich het recht voor om deze publicatie te herzien en van tijd tot tijd wijzigingen in de inhoud ervan aan te brengen zonder verplicht te zijn derden van deze herzieningen of wijzigingen op de hoogte te stellen. H ANDELSMERKEN Raadpleeg de lijst achter in deze handleiding. L ICENTIEOVEREENKOMST VOOR EINDGEBRUIKERS Raadpleeg deze tekst via het deelvenster Info, dat u opent via het lint Help. Nuance Communications, Inc. 1 Wayside Road, Burlington, Massachusetts , V.S. Nuance Communications International BVBA Guldensporenpark 32, Gebouw D, BE-9820 Merelbeke, België LID:PP140P/ PaperPort 14 Aan de slag, maart 2013

3 I N H O U D Welkom bij PaperPort 5 PaperPort installeren 6 PaperPort activeren 8 Registratie 8 PaperPort leren gebruiken 8 Deze handleiding 8 Technische ondersteuning 9 Minimale systeemvereisten 10 Nieuw in PaperPort Belangrijkste functies 12 Vertrouwd raken met PaperPort 15 Het PaperPort-bureaublad 15 Het PaperPort-lint 16 PaperPort-items 16 Het deelvenster Mappen 18 PaperPort-itemminiaturen 20 PaperPort-paginaminiaturen 22 Het tweedelige bureaublad 23 Bladwijzers 23 Het venster Beeldweergave 24 De instelbare werkbalk Snelle toegang 26 PDF Viewer Plus 26 Items ophalen 27 Scannen naar het PaperPort-bureaublad 28 De scanner instellen met PaperPort 29 Scanprofielen gebruiken 29 Afdrukken naar PaperPort 30 Webpagina's vastleggen 30 PaperPort-mappen toevoegen 31 Werken met DesktopDelivery 32 Foto's vanaf een camera importeren 33 Beelden retoucheren 33 SET-functies (Scanner Enhancement Technology) 34 Beelden handmatig verbeteren 39 Meerdere beelditems bewerken 39 PaperPort Aan de slag iii

4 Pagina's voorzien van annotaties 40 Annotatiefuncties 41 Items beveiligen 42 Items archiveren 43 Zoekcriteria aan items toevoegen 45 Items zoeken 46 Items zoeken op eigenschappen 46 Woorden in een item zoeken 47 Items toevoegen aan de All-in-One Search-index 48 Het deelvenster All-in-One Search gebruiken 49 PDF Searchable Image gebruiken 50 Indexeringstaken plannen 51 Bestanden delen 51 Verbinding maken met een cloud 53 Items naar een ander programma verzenden 53 PaperPort gebruiken in combinatie met OmniPage 54 De balk Verzenden naar aanpassen 55 Verzendopties aanpassen 56 Items converteren 57 Items converteren naar beeldbestanden 57 Documenten stapelen 57 Documenten combineren 58 Beelditems naar tekst converteren 58 Formulieren invullen 59 PDF-ondersteuning 60 PDF-documenten maken 62 PDF-bestanden maken met PDF Create 63 ScanDirect gebruiken 65 PaperPort verwijderen 66 Handelsmerken 67 iv Inhoud

5 Welkom bij PaperPort Welkom bij de Nuance PaperPort -handleiding Aan de slag. Deze handleiding wordt geleverd als PDF-bestand, geschikt voor gebruik in combinatie met een schermlezer. Als u de handleiding afdrukt, raden we u aan deze dubbelzijdig af te drukken met twee pagina's per vel. PaperPort biedt u de gemakkelijkste manier om papieren documenten om te zetten in georganiseerde digitale documenten die iedereen op kantoor snel kan terugvinden en gebruiken. In combinatie met scanners, multifunctionele printers en digitale kopieermachines op het netwerk zet PaperPort papieren documenten om in digitale documenten. Vervolgens helpt het programma u deze bestanden en alle andere digitale documenten te beheren via een handig, gebruiksvriendelijk opbergsysteem. Met behulp van grote, duidelijke miniaturen kunt u uw gescande documenten, waaronder Word-bestanden, spreadsheets, PDF-bestanden en zelfs digitale foto's gemakkelijk visueel ordenen, ophalen en gebruiken. De SET-functies (Scanner Enhancement Technology) van PaperPort zorgen ervoor dat de kwaliteit van de gescande documenten uitstekend is. Met de annotatiefuncties kunt u notities en markeringen aan de gescande beelden toevoegen. Bijgeleverde programma's PaperPort 14 wordt geleverd met PaperPort Image Printer, het programma ScanDirect (zie later), de wizard Scannerinstellingen, het programma ImageViewer (voor het bekijken en werken met paginabeelden in een ander venster dan PaperPort) en PDF Viewer Plus (voor het bekijken en werken met PDF-bestanden). Toegevoegde onderdelen zijn de Nuance Cloud Connector voor toegang tot andere cloud-sites en een MAX-bestand voor PDF Converter. In PaperPort Professional ontvangt u bij PDF Viewer Plus het programma Nuance PDF Create, waarmee u op geavanceerde wijze PDF's kunt maken van een groot assortiment bronbestanden. PaperPort Startgids 5

6 PaperPort installeren U kunt PaperPort vanaf een cd, een dvd of het web installeren. Het installatieprogramma biedt eenvoudige stapsgewijze instructies. Volg de richtlijnen op het scherm om de software te installeren. Voor het installeren en verwijderen van programma's heeft u beheerdersrechten nodig. De installatie van PaperPort omvat vijf onderdelen die in één procedure worden geïnstalleerd: Het programma PaperPort (inclusief ImageViewer, ScanDirect, de wizard voor conversie van MAX naar PDF, een Evernote-connector en de scannerwizard). PDF Viewer Plus (in PaperPort Professional inclusief PDF Create) PaperPort Image Printer. De Nuance Cloud Connector (optionele installatie). PDF Viewer Plus wordt niet geïnstalleerd als op de computer het toonaangevende PDF Converter Professional van Nuance (versie 6 of later) wordt gedetecteerd. Dit programma biedt alle functionaliteit van PDF Viewer Plus en nog veel meer. U kunt de nieuwste versie van PDF Viewer Plus niet combineren met Nuance PDF Converter Professional 5 of lager. U kunt zelf kiezen welk programma u wilt behouden. Als u een oude versie van PDF Converter Professional met PaperPort wilt gebruiken, moet het programma aan PDF-bestanden in uw Windows-systeem worden gekoppeld en moet PaperPort worden ingesteld om PDF-bestanden met dat gekoppelde programma te openen (zie pagina 60). U installeert PaperPort en de bijbehorende kernonderdelen als volgt: 1. Klik op Autorun. 2. Selecteer een taal voor de installatie. 3. Accepteer of wijzig de programmalocatie. Als PDF Viewer Plus/Create moet worden geïnstalleerd, worden de volgende vinkjes weergegeven: Nuance PDF als standaardviewer instellen voor Windows Verkenner en Internet Explorer PaperPort Startgids 6

7 Hiermee stelt u PDF Viewer Plus in als de standaardviewer voor alle PDF's op uw systeem. PDF-bestanden op het PaperPort-bureaublad worden standaard geopend in een PDF-programma van Nuance. Als u deze optie selecteert en u dubbelklikt op een PDF-bestand, waar ook in het systeem, wordt het bestand geopend in PDF Viewer Plus. Alle Nuance PDF-knop- en menu-invoegtoepassingen installeren Deze optie wordt alleen weergegeven in PaperPort Professional. Hiermee plaatst u het lint of de werkbalk Nuance PDF in Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Internet Explorer, Windows Verkenner en Corel WordPerfect. U kunt dan via PDF Create PDF-bestanden maken van het huidige document of de huidige bijlage of webpagina. Ga naar het Configuratiescherm en kies Software (of Programma's en onderdelen) om deze invoegtoepassingen later afzonderlijk in of uit te schakelen. De Nuance Cloud Connector installeren Dit optionele programma biedt handige bestandsoverdracht van en naar de meeste gangbare sites voor bestandsopslag op internet. Dit programma wordt standaard niet geïnstalleerd. Vervolgens wordt het installatieprogramma automatisch gestart. U kunt kiezen uit een volledige of een aangepaste installatie. Kies de aangepaste installatie alleen als u tijdens de installatie uw eigen mappen wilt toevoegen aan de meegeleverde PaperPort-mappen. U kunt ook later mappen toevoegen (zie pagina 31). PaperPort Startgids 7

8 PaperPort activeren De meeste versies van PaperPort 14 moeten worden geactiveerd. Voor het activeren en deactiveren van het programma heeft u een internetverbinding nodig. Wanneer de installatie is voltooid, wordt u verzocht het product te activeren. Geef aan hoe u het programma wilt activeren: automatisch of handmatig. We raden u aan Automatisch te kiezen. Als het serienummer correct is ingevoerd en overeenstemt met het opgeslagen nummer, hoeft u als gebruiker niets te doen en wordt er geen persoonlijke informatie verzonden. Als u het programma niet bij de installatie activeert, wordt u verzocht dit alsnog te doen wanneer u het programma start. U kunt PaperPort 14 slechts een beperkt aantal keren starten zonder het programma te activeren. Registratie Als u zich registreert, kunt u volledig gebruik maken van Nuance -productondersteuning en wordt u op de hoogte gesteld van productupdates. Na afloop van de installatie wordt u gevraagd of u zich online wilt registreren als gebruiker van PaperPort. Als u uw registratiegegevens wilt bijwerken, kunt u altijd naar de website van Nuance gaan op PaperPort leren gebruiken In deze handleiding maakt u kennis met PaperPort en ziet u hoe u met PaperPort uw informatie kunt beheren. Daarnaast kunt u gebruik maken van andere informatiebronnen, zoals een uitgebreid Help-systeem, Instructies, Releaseopmerkingen en de website van Nuance. U opent deze via het tabblad Help van het lint. Deze handleiding In deze handleiding gaan we ervan uit dat u bekend bent met de Microsoft Windows -omgeving. Zie uw Windows-documentatie voor vragen over dialoogvensters, menuopdrachten, schuifbalken, slepen en neerzetten, snelmenu's, enzovoort. PaperPort Startgids 8

9 Het Help-systeem gebruiken De Help van PaperPort bevat gedetailleerde informatie over functies, instellingen en procedures. U opent de Help via het tabblad Help van het lint van PaperPort. Via het tabblad Help van PaperPort heeft u bovendien toegang tot verdere technische ondersteuning, inclusief technische documentatie, software-updates, programma-informatie en compatibiliteitsgegevens. PDF Viewer Plus en PDF Converter Professional hebben hun eigen Helpsysteem met instructies voor het maken van PDF-bestanden. Release-opmerkingen De PaperPort Release-opmerkingen bieden belangrijke informatie over deze release van het programma. U vindt dit document op de installatie-cd, via het tabblad Help van het lint van PaperPort en als voorbeelddocument op het bureaublad van PaperPort. Technische ondersteuning Nuance biedt allerlei technische ondersteuningsmogelijkheden die zijn afgestemd op uw individuele behoeften. Sommige hiervan zijn gratis, voor andere moet u betalen. U kunt technisch ondersteund worden via de telefoon of per . U kunt ook zelf uw problemen oplossen via onze Knowledge Base, die 24 uur per dag toegankelijk is. Ga naar voor informatie over het ondersteuningsbeleid, plaatselijke ondersteuningscontacten en productupdates. Lees voordat u contact opneemt met Nuance eerst de gebruikersdocumentatie en bekijk de Release-opmerkingen. PaperPort Startgids 9

10 Minimale systeemvereisten Minimale hardwarevereisten: Intel Pentium -compatibele processor (of sneller). 1 GB RAM 700 MB ruimte op de vaste schijf voor de programmabestanden en de installatie. 30 MB voor de Nuance Cloud Connector. Scherm met resolutie van 1024 x 768 en 16-bits (Hoge kleuren) of beter. Ondersteunde besturingssystemen: Windows XP 32-bits met SP3 of hoger Windows Vista 32-bits en 64-bits met SP2 of hoger Windows 7 (32-bits en 64-bits). Ondersteunde webbrowsers: Internet Explorer 7, 8 en 9 Firefox 3, 4 en 5 Chrome: actueel (versies 4 tot en met 12 zijn getest). Voor installatie is een cd- of dvd-station of toegang tot internet vereist. Voor online activering, registratie, technische ondersteuning en live updates zijn een internetverbinding en toegang tot internet vereist. Het programma werkt beter en sneller als de processor, het geheugen en de beschikbare schijfruimte van de computer de minimale eisen overtreffen. Dit is met name het geval bij de verwerking van hele grote kleurenafbeeldingen en PDF-bestanden. PaperPort Startgids 10

11 Nieuw in PaperPort 14 PaperPort 14 bevat een aantal waardevolle nieuwe functies om u te helpen bij het beheer van uw documenten. Nuance Cloud Connector Met deze service worden uw computer en PaperPort verbonden met andere populaire sites voor bestandsopslag, zoals Microsoft SkyDrive, Google Documenten, Box, meerdere FTP-sites, en veel meer. Dankzij de rechtstreekse integratie met Microsoft Windows kunt u items direct naar cloud-services slepen. Het is ook mogelijk om de Nuance Cloud Connector te upgraden naar een meer uitgebreide versie met de naam Gladinet Cloud Desktop Pro. In deze uitgebreide versie zijn extra functies beschikbaar waarmee u cloudservices kunt gebruiken voor automatische back-up en synchronisatie van bestanden. Evernote-connector De balk Verzenden naar bevat een koppeling naar de Evernote-site voor bestandsopslag zodat u PaperPort-items naar deze cloud-service kunt overzetten. Bladwijzers voor webpagina's In PaperPort Professional kunt u behalve bladwijzers voor werkruimten ook bladwijzers voor uw favoriete webpagina's maken zodat u ze met één klik kunt openen. De bladwijzers van uw standaardbrowser worden ook in PaperPort weergegeven. Windows-snelmenu in PaperPort Kies tijdens de installatie of het Windows-snelmenu voor bestanden van een bepaald type beschikbaar is in het PaperPort-snelmenu van het item. PaperPort Startgids 11

12 Nieuwe SET-functies Door handmatige optimalisatie met een groot aantal algoritmen worden betere zwart-witbeelden gegenereerd voor optimale OCR-resultaten. Met de nieuwe functies voor het opschonen van randen kunt u automatisch perforaties verwijderen, pagina's bijsnijden en randen wissen. Toegang tot recent gescande en bekeken documenten Met de nieuwe opties op het lint Bureaublad of in een Windows 7-Jump List kunt u snel documenten openen die recent zijn bekeken of gemaakt. Belangrijkste functies Krachtige PDF-ondersteuning PDF-bestanden kunnen snel worden geopend en weergegeven in PDF Viewer Plus, een PDF-programma van Nuance dat volledig compatibel is met alle toonaangevende producten voor het maken van PDF's. Met PDF Viewer Plus verschijnen bestanden sneller op het scherm dan met de algemene ImageViewer en wordt er minder van het geheugen vereist. De viewer kiest voor elk element op de pagina de beste resolutie, met als resultaat een scherpere weergave en optimale afdrukresolutie. PDF Viewer Plus biedt annotatiemogelijkheden en dynamische of transparante stempels. Afbeeldingen in een PDF-document die zijn verwerkt door PDF Viewer Plus, kunnen worden verzonden naar ImageViewer, waar u ze kunt verbeteren met SET-functies. De gewijzigde afbeelding wordt vervolgens teruggeplaatst in de PDF. U kunt PDF-formulieren invullen en per verzenden, volledig nieuwe formulieren maken of statische formulieren in een handomdraai digitaal invulbaar maken via FormTyper in PDF Viewer Plus. Met behulp van Logical Form Recognition -technologie worden de formulierelementen gedetecteerd. Bovendien kunt u in FormTyper de eigenschappen van de elementen efficiënt beheren. PaperPort Startgids 12

13 U kunt doorzoekbare PDF-bestanden maken via scannerprofielen, via de optie Opslaan als in het snelmenu op het PaperPort-bureaublad of rechtstreeks in PDF Viewer Plus. Hiermee zorgt u ervoor dat de inhoud van uw gescande papieren documenten of beeldbestanden toegankelijk is voor zoekmachines als Windows Desktop Search of Google. Nauwkeurige OCR U kunt de taal instellen voor de OCR, zodat de nauwkeurigheid wordt vergroot voor alle ondersteunde talen. Digitale camera-invoer U kunt met een digitale camera een foto van een document maken en deze nauwkeurig converteren naar een tekstdocument. Dit gebeurt via speciale algoritmes voor het rechtzetten van 3D-beelden. Paginabeelden worden afgevlakt en vervormingen worden gecorrigeerd om de nauwkeurigheid van het tekstdocument te vergroten. Grotere betrouwbaarheid van PaperPort PDF-bestanden raken soms beschadigd, zodat ze niet meer kunnen worden geopend. Als er geen miniatuur kan worden gegenereerd, start PaperPort soms niet goed op. In de programmamap van PaperPort vindt u het hulpprogramma CheckPPFolders.exe. Voer dit programma uit om beschadigde bestanden te identificeren en te verwijderen, zodat PaperPort naar behoren werkt. De volgende geavanceerde functies zijn alleen beschikbaar in PaperPort Professional: Mappenbeheer U kunt automatisch meerdere mappen maken door vanuit een tekstbestand een lijst met mapnamen te importeren. Deze optie is beschikbaar als u met de rechtermuisknop op een map klikt. Zie het Help-onderwerp PaperPort-mappen voor de vereiste syntaxis. PaperPort Startgids 13

14 De PDF Create-assistent U kunt universele, op tekst gebaseerde PDF-documenten (tot en met PDF 1.7) maken door met de rechtermuisknop te klikken op een bestand op het Windowsof PaperPort-bureaublad, door de PDF Create-assistent te gebruiken of door direct vanuit een programma het document af te drukken met het printerstuurprogramma Scansoft PDF Create! U kunt bovendien met de PDF Createassistent PDF-pakketten samenstellen, in één keer grote aantallen PDFbestanden maken en veel meer. In het Help-onderwerp PDF-bestanden maken vindt u een overzicht van alle startpunten, invoerbestanden, opties en uitvoerbestanden die beschikbaar zijn. Ondersteuning voor SharePoint PaperPort Professional ondersteunt communicatie met de documentmanagementsystemen Microsoft SharePoint Services 2003, SharePoint Portal 2003, SharePoint Services 2007 en SharePoint Server U kunt bestanden eruit ophalen, op de gewenste manier verwerken en de uitvoerbestanden vervolgens weer in het DMS opslaan via de balk Verzenden naar. Met ScanDirect kunt u de scanresultaten rechtstreeks opslaan als PDF in SharePoint. Voor bepaalde scannerfabrikanten en andere leveranciers bestaan er Special Editions van PaperPort. De functies en mogelijkheden van deze edities zijn afhankelijk van de vereisten van de leverancier. PaperPort Startgids 14

15 Vertrouwd raken met PaperPort In dit gedeelte maakt u kennis met de verschillende onderdelen van PaperPort. Raadpleeg de PaperPort Help voor gedetailleerde informatie over al deze onderwerpen. Het PaperPort-bureaublad Wanneer u voor het eerst het programma start, verschijnt het PaperPortbureaublad met het deelvenster Mappen. U ziet de documenten in de gekozen map in miniatuurvorm en de functies voor het beheer ervan. PaperPort biedt alle functies die nodig zijn om documenten en afbeeldingen te ordenen, zoeken en gebruiken. Klik op het tabblad Bureaublad van het lint op de knop Opties en ga naar het tabblad Bureaublad om een kleurenschema te kiezen voor het bureaublad en de bijbehorende elementen. Lint met opdrachtknoppen Bureaublad met miniaturen Functievenster met mappen Toegang tot andere pagina's in dit item met meerdere pagina's Het functievenster kan het volgende bevatten: Mappen Scaninstellingen Miniaturen All-in-One Search Eigenschappen Beeldminiatuur Tekstminiatuur Balk Verzenden naar PaperPort Aan de slag 15

16 Het PaperPort-lint De vernieuwde interface van PaperPort 14 en ImageViewer bestaat uit tabbladen en linten. De belangrijkste elementen zijn: 1. PaperPort-knop 2. Werkbalk Snelle toegang (zie pagina 26) 3. Tabblad 4. Lint met het tabblad 5. Groep binnen het lint 6. Knop binnen de groep 7. Vervolgkeuzelijst van de knop PaperPort-items De documenten en foto's die u in PaperPort ophaalt, worden items genoemd. Er zijn twee soorten items: beelditems en tekstitems. Beelditems zijn gescande documenten, foto's, tekeningen en andere digitale items in een beeldindeling, zoals PDF Image, PDF Searchable, JPEG, TIFF of PaperPort Image-bestanden (deze MAX-bestanden zijn alleen-lezen). U kunt ze scannen, kopiëren of importeren naar het PaperPort-bureaublad. Tekstitems zijn documenten die bewerkbare tekst bevatten, zoals Word- (.doc), HTML- en Excel-bestanden, en in tekstverwerkingsprogramma's en andere tekstgeoriënteerde programma's worden gemaakt. Normale PDF-bestanden worden beschouwd als tekstitems. Vertrouwd raken met PaperPort 16

17 Als u dubbelklikt op een beelditem, wordt het standaard in Beeldweergave geopend. Hierin vindt u een groot aantal functies voor beeldverwerking, waaronder de SET-functies. Ga naar Opties > Bureaublad als u beelditems in een ander programma wilt openen. U kunt ImageViewer kiezen. Dit biedt dezelfde functionaliteit als Beeldweergave, maar in een apart venster, zodat u tijdens het bewerken van het gekozen item het PaperPort-bureaublad blijft zien. Dit is met name handig in een omgeving met twee schermen. U kunt ook het programma kiezen dat is gekoppeld aan het bestandstype. U kunt in PaperPort werken met alle typen PDF-bestanden: PDF Image, PDF Searchable en PDF Formatted Text & Graphics (PDF Normal). PDFbestanden worden standaard geopend in PDF Viewer Plus of, indien beschikbaar, in PDF Converter Professional. Ga naar Opties > Bureaublad om dit aan te passen. U kunt PDF Image- of PDF Searchablebestanden in ImageViewer openen en vervolgens met de SET-functies de kwaliteit van de PDF-items met alleen beeld verbeteren. In PaperPort kunt u ook niet-paperport-items op de computer bekijken. Kopieer of verplaats hiervoor het documentbestand of de foto eenvoudigweg naar een PaperPort-map. U kunt snel een item naar een ander programma verzenden zonder PaperPort te verlaten. U hoeft alleen het item naar het koppelingspictogram op de balk Verzenden naar te slepen. Deze balk bevindt zich onder aan het bureaublad. PaperPort ondersteunt een groot aantal programma's, waaronder tekstverwerkings-, spreadsheet-, fax-, internet-, -, beeld-, OCR- en online serviceprogramma's. Conversie van MAX naar PDF MAX-bestanden waren lange de eigen bestandsindeling voor PaperPortafbeeldingen. Deze functionaliteit is nu echter overgenomen door het universele PDF-bestandstype. In PaperPort 14 hebben MAX-bestanden nog steeds beperkte functionaliteit: u kunt ze per pagina bekijken, maar geen annotaties maken, stapelen of andere bewerkingen maken. U kunt geen metagegevens (zoals auteur, onderwerp en trefwoorden) toevoegen in PaperPort 14, alleen reeds bestaande tekst blijft behouden. Met andere woorden: MAX-bestanden zijn nu alleen-lezen. PaperPort Aan de slag 17

18 Nuance biedt daarom een wizard waarmee u MAX-bestanden naar PDF kunt converteren. Open de wizard voor conversie van MAX naar PDF in het submenu PaperPort van het menu Start in Windows. Hiermee kunt u PDF Image- of PDF Searchable-bestanden maken door OCR op tekst in het MAX-bestand uit te voeren. Met de conversiewizard kunt u ook annotaties naar het PDF-doelbestand overzetten. Voor de inhoud en annotaties van het MAX-bestand zijn afzonderlijke taalkeuzes beschikbaar. De conversiewizard kan automatisch alle MAX-bestanden binnen uw PaperPort-mappen zoeken. Met DesktopDelivery worden MAX-bestanden gedetecteerd en geïmporteerd in PaperPort Professional. U kunt ze ook naar andere programma's exporteren (bijvoorbeeld naar programma's of naar OmniPage voor OCR). Het deelvenster Mappen Het deelvenster Mappen geeft een hiërarchisch overzicht van uw PaperPort-mappen, vergelijkbaar met het overzicht dat u ziet in Windows Verkenner. Via de Mapfuncties heeft u snel toegang tot de bijbehorende opdrachten. In de map Mijn documenten wordt de PaperPort-map Mijn PaperPort-documenten geïnstalleerd. Op een systeem met meerdere gebruikers heeft iedere gebruiker zijn eigen map Mijn PaperPort-documenten. De map Mijn PaperPort-documenten bevat verscheidene submappen met namen die aangeven op welke manieren u uw items kunt ordenen in PaperPort (zoals Artikelen, Visitekaartjes, Foto's en Ontvangstbewijzen). De map Voorbeelden bevat voorbeelddocumenten en foto's om u op weg te helpen met PaperPort. Deze handleiding Aan de slag bevindt zich in de map Voorbeelden als alleen-lezen PDF-bestand. We raden u aan dit bestand te kopiëren en de alleen-lezeneigenschap van de kopie te verwijderen als u een tekstbestand (PDF Normal) als voorbeeld wilt gebruiken. Vertrouwd raken met PaperPort 18

19 Kies Mappen om het deelvenster Mappen met vooraf gedefinieerde mappen te bekijken. Selecteer een map, klik met de rechtermuisknop en kies Nieuwe map maken om een lege submap te maken met de gewenste naam en kleur. U kunt met Mappenbeheer bestaande mappen en submappen uit uw bestandssysteem toevoegen. Zo kunt u een andere mapweergave instellen, aangepast aan de taken die u met PaperPort wilt uitvoeren. Kies op het lint Extra de optie Mappenbeheer of klik met de rechtermuisknop in het deelvenster Mappen en kies Mappenbeheer. Klik op Toevoegen en blader naar een bestaande map of submap. Mappen worden op het hoogste niveau aan het PaperPort-bureaublad toegevoegd, inclusief alle submappen en inhoud. Als u bijvoorbeeld C:\MijnRapporten\Vierde kwartaal kiest, wordt dit in PaperPort weergegeven als 'Vierde kwartaal op C'. Als u later het volledige pad van een toegevoegde map wilt weergeven, klikt u met de rechtermuisknop op de map en selecteert u Eigenschappen. Klik met de rechtermuisknop op een map als u de mapkleur wilt wijzigen, mapnotities wilt toevoegen, nieuwe submappen wilt maken en (in PaperPort Professional) opties voor DesktopDelivery wilt instellen. U kunt in Mappenbeheer beheerde mappen op het hoogste niveau een andere naam geven, verwijderen of opnieuw ordenen. Dit heeft geen invloed op de naam, locatie of het bestaan van deze toegewezen mappen op uw computer. Wanneer u submappen die niet via Mappenbeheer zijn toegevoegd, een andere naam geeft of opnieuw ordent, krijgen ze wel een nieuwe naam en worden ze verplaatst op uw systeem. Mappen verwijderen U kunt elke submap in PaperPort verwijderen via het snelmenu of met de toets Delete. De map wordt dan uit PaperPort verwijderd en ook van de schijf van uw computer. Ook alle submappen van de geselecteerde map worden verwijderd. Er verschijnt een waarschuwingsbericht waarin u om bevestiging wordt gevraagd. Alleen mappen op het hoogste niveau kunnen PaperPort Aan de slag 19

20 niet in PaperPort worden verwijderd. De map 'Mijn PaperPortdocumenten' is een submap. Mappen verwijderen Alle mappen of submappen die via Mappenbeheer aan PaperPort zijn toegevoegd, worden mappen op het hoogste niveau. U kunt deze mappen later weer via Mappenbeheer verwijderen. Dit wil zeggen dat de map uit PaperPort wordt verwijderd, maar wel op de schijf van de computer behouden blijft. Als een map op het hoogste niveau wordt verwijderd, worden ook alle submappen ervan verwijderd. PaperPort-itemminiaturen Er zijn twee soorten miniaturen in PaperPort: item- en paginaminiaturen. Elke itemminiatuur is een kleine grafische voorstelling van een document of foto. Paginaminiaturen geven pagina's van beelditems en PDFbestanden weer. Ze staan in het deelvenster Paginaminiaturen van zowel het PaperPort-bureaublad als ImageViewer. U kunt PaperPort-items snel terugvinden door visueel te 'bladeren' door de itemminiaturen op het bureaublad van PaperPort. Met miniaturen kunt u zien wat een document bevat zonder het te openen. Bovendien kunt u door de pagina's van een document bladeren zonder het document te openen. PaperPort toont grote, duidelijke miniaturen van al uw documenten en foto's, zoals: gescande pagina's en foto's foto's van uw digitale camera beeldbestanden in indelingen als BMP, TIFF, JPEG, GIF en MAX (alleen-lezen) Microsoft Word-, PowerPoint -, Excel -, WordPerfect - documenten en andere documenten die zijn gemaakt in populaire programma's PDF-documenten PDF Image-items Vertrouwd raken met PaperPort 20

21 HTML-documenten Het pictogram bij elke itemminiatuur geeft aan met welk programma het item is gemaakt of waaraan het is gekoppeld. Klik op een miniatuur om de kenmerken van de afbeelding weer te geven. Hiermee wordt aangegeven dat het om een item van het type Alleenlezen gaat. Hiermee wordt aangegeven dat het beelditem annotaties bevat. Dit is pictograminformatie over auteur, trefwoorden, tips en functies. Hiermee wordt aangegeven dat het PDF-bestand doorzoekbare tekst bevat. Beelditems met meerdere pagina's (TIFF, DCX, PDF, MAX, enzovoort) zijn voorzien van, zodat u door de pagina's kunt bladeren, zelfs als het deelvenster Paginaminiaturen is gesloten. Voordat u met een item kunt werken, moet u eerst de miniatuur op het PaperPort-bureaublad selecteren. Rond het item verschijnt een rood kader om aan te geven dat het item is geselecteerd. U kunt meerdere bestanden tegelijk selecteren. Met de itemminiaturen kunt u: Items op een andere plaats op het PaperPort-bureaublad zetten door de miniaturen te verslepen. Items naar een map verplaatsen door de miniaturen naar de betreffende map te slepen. Items maar een andere geopende werkruimte verplaatsen door de miniaturen naar die ruimte te slepen. Op een miniatuur dubbelklikken om het item te bekijken. Op de Ctrl-toets drukken en dubbelklikken op een miniatuur om het item in het bronprogramma te openen. Met de rechtermuisknop klikken om het snelmenu van het item weer te geven. Een kopie van items naar een ander programma sturen door de miniaturen naar de balk Verzenden naar te slepen. PaperPort Aan de slag 21

22 Via de miniaturen op het PaperPort-bureaublad kunt u ook heel eenvoudig afzonderlijke PaperPort Image-items of PDF Image-items combineren en zo items met meerdere pagina's maken. Dit is met name handig als u een scanner gebruikt die een pagina alleen als een afzonderlijk item kan scannen. Als u geen miniaturen ziet, klikt u met de rechtermuisknop in de werkruimte of klikt u op de knop Andere weergave en kiest u Miniaturen. U kunt ook grote of kleine pictogrammen, een lijst of een lijst met details weergeven. PaperPort-paginaminiaturen Het deelvenster Paginaminiaturen op het PaperPort-bureaublad en in ImageViewer bevat miniaturen voor beelditems die uit meerdere pagina's bestaan. Selecteer een beelditem dat uit meerdere pagina's bestaat en klik op het lint Bureaublad op de knop Miniatuur. U kunt bewerkingen op paginaniveau razendsnel uitvoeren zonder de bestanden te openen. U kunt: De grootte van miniaturen aanpassen (alle typen beelditems en PDF-bestanden). Geselecteerde pagina's als afzonderlijk PDF-bestand naar een werkruimte kopiëren (vanuit alle niet-pdf-beelditems). Geselecteerde pagina's als afzonderlijk PDF-bestand naar een werkruimte verplaatsen (vanuit alle niet-pdf-beelditems behalve MAX-bestanden). Pagina's van en naar documenten in verschillende deelvensters kopiëren en verplaatsen (vanuit alle beelditems behalve MAXbestanden). De volgende bewerkingen zijn beschikbaar voor PDF-bestanden, op het PaperPort-bureaublad of in PDF Viewer Plus: Pagina's kopiëren, plakken, knippen, verwijderen en opnieuw ordenen. Nieuwe pagina's in het document invoegen. Nieuwe pagina's aan het eind toevoegen. Vertrouwd raken met PaperPort 22

23 U kunt alleen de paginaminiatuur van een beveiligd PDF-bestand bekijken als u het bijbehorende wachtwoord invoert. Het tweedelige bureaublad Als u PaperPort Professional voor de eerste keer start, ziet u het bureaublad opgesplitst in twee werkruimten boven elkaar. Deze indeling geeft u een prettig overzicht, zodat u documenten effectiever kunt ordenen en combineren, zelfs van de ene map naar de andere. Opdrachten worden altijd uitgevoerd in het bureaublad dat op dat moment actief is. Als het bureaublad niet is opgesplitst, selecteert u Bureaublad splitsen in de groep Beeld op het lint Bureaublad. Klik nogmaals hierop als u de splitsing wilt verwijderen. Als u met documenten werkt die uit meerdere pagina's bestaan, kunt u via het bijbehorende functievenster paginaminiaturen bekijken zonder dat u het document hoeft te openen. Via de bureaubladruimten kunt u ook uw mappen of de eigenschappen van het geselecteerde item bekijken. Bladwijzers U kunt werkruimten voorzien van een bladwijzer. Kies hiervoor de knop Bladwijzer toevoegen in de groep Werkruimte op het lint Bureaublad. U kunt bladwijzers in werkruimten ordenen via de opdracht Bladwijzers ordenen. Omdat alle bladwijzers in dezelfde lijst worden weergegeven, bent u altijd slechts één muisklik verwijderd van een werkruimte die u veel gebruikt. Met de andere knoppen in de groep kunt u snel teruggaan naar recent geopende of gescande items. Met de webbladwijzers in de groep Extra's, op het lint Extra, kunt u ook favoriete webpagina's voorzien van een bladwijzer. De bladwijzers uit uw in uw standaardbrowser zijn al toegevoegd. Selecteer een nieuwe webpagina en klik op de knop om een bladwijzer te maken. PaperPort Aan de slag 23

24 In deze afbeelding ziet u een gesplitst bureaublad: Functievenster met paginaminiaturen Actieve werkruimte Bureaubladsplitsing Niet-actieve werkruimte Functievenster met mappen Balk Verzenden naar Het venster Beeldweergave Als u een beelditem wilt bekijken in het venster Beeldweergave, dubbelklikt u op het bijbehorende miniatuur op het bureaublad of kiest u op het tabblad Bureaublad van het lint of in het snelmenu de optie Openen met Beeldweergave. Standaard verschijnen PDF-bestanden in PDF Viewer Plus en niet in Beeldweergave. Met het venster Beeldweergave kunt u items van dichtbij bekijken en deze retoucheren en annoteren. U kunt de weergave ook vergroten of verkleinen Vertrouwd raken met PaperPort 24

25 zodat de informatie eenvoudig leesbaar is. Met de SET-functies kunt u het huidige paginabeeld verbeteren. In het deelvenster Paginaminiaturen kunt u het document op paginaniveau bewerken. Knop Gebied selecteren Knop Terug naar bureaublad, standaard aanwezig op de werkbalk Snelle toegang (en het tabblad Beeld) SET-functies op het tabblad Pagina Huidige pagina groot weergegeven, klaar voor verbetering of annotaties Deelvenster Paginaminiaturen met één miniatuur voor elke pagina in het document. PaperPort Aan de slag 25

26 De instelbare werkbalk Snelle toegang De PaperPort-knoppen zijn op basis van hun functie op verschillende tabbladen geplaatst. U kunt knoppen die u veel gebruikt opnemen op de werkbalk Snelle toegang in PaperPort en ImageViewer. Klik met de rechtermuisknop in het lintgedeelte en kies Werkbalk Snelle toegang aanpassen. Kies het tabblad waarvan u knoppen wilt toevoegen Knopvolgorde wijzigen Overige beschikbare knoppen Knoppen toevoegen/ verwijderen Momenteel zichtbare knoppen PDF Viewer Plus Als u dubbelklikt op een PDF-bestand op het PaperPort-bureaublad, verschijnt het standaard in PDF Viewer Plus. U kunt niet-pdf-bestanden slepen naar het pictogram van PDF Viewer Plus op de balk Verzenden naar (zie pagina 53). Een kopie ervan wordt dan geconverteerd naar PDF en geopend in PDF Viewer. De eerste pagina verschijnt in het hoofdgebied. Links verschijnt een navigatiescherm met paginaminiaturen of formulierelementen en onder in het scherm desgewenst een commentaarvenster. Een Organizer-venster rechts biedt een lijst met stempels. De PDFannotatiefuncties worden beschreven op pagina 41. Als u in de PDFviewer een PDF-bestand met alleen beeld opent, wordt u meestal gevraagd of u het doorzoekbaar wilt maken. Als dat niet gebeurt, kiest u in het menu Extra de optie Doorzoekbare PDF maken. Vertrouwd raken met PaperPort 26

27 Actieve PDF-formulieren kunt u rechtstreeks in PDF Viewer Plus invullen. Statische formulieren, bijvoorbeeld formulieren die u naar PaperPort heeft gescand, kunt u met FormTyper omzetten in digitaal invulbare formulieren (zie pagina 59). Als u een PDF-bestand opent vanuit het PaperPort-bureaublad, wordt de bijgewerkte versie na afloop hierop teruggeplaatst, met alle wijzigingen en annotaties. Items ophalen Er zijn vele manieren om afbeeldingen en pagina's over te brengen naar PaperPort, zodat u de functies van PaperPort voor weergave, bewerking, annotatie, indexering, OCR en bestandsbeheer kunt gebruiken. U kunt bijvoorbeeld: Foto's, pagina's en andere afbeeldingen op een scanapparaat scannen. Mappen die al beelden en documenten bevatten toevoegen aan PaperPort. Bestanden vanuit andere programma's op uw computer importeren. Bestanden van opslag-websites via Nuance Cloud Connector downloaden. Documenten vanuit andere programma's naar het PaperPortbureaublad afdrukken. Beelden en documenten vanuit Windows Verkenner of vanuit andere programma's naar het PaperPort-bureaublad slepen of knippen en plakken. Foto's vanaf een digitale camera ophalen. Bestanden via DesktopDelivery overbrengen naar PaperPort Professional. Webpagina's naar PDF-bestanden afdrukken voor gebruik in PaperPort. PaperPort Aan de slag 27

28 Scannen naar het PaperPortbureaublad PaperPort ondersteunt TWAIN- en WIA-compatibele scanners. Klik op de knop Scaninstellingen om het deelvenster Scannen of foto ophalen te openen. Kies een scanprofiel. Elk profiel is optimaal afgestemd op een veelvoorkomende scantaak. Kies vervolgens de eigen interface van de scanner of gebruik het nieuwe deelvenster Scannerinstellingen van PaperPort. Als u de interface van het scannerstuurprogramma wilt gebruiken, schakelt u het selectievakje Scannerdialoogvenster weergeven in. Als u het selectievakje niet inschakelt, wordt het gescande item in de actieve werkruimte geplaatst. Schakel de Scanassistent in om items te voorzien van onderwerp, auteur en trefwoorden en om (in PaperPort Professional) het scanproces te volgen. Na afloop van de scan wordt het item weergegeven op het PaperPortbureaublad. Als uw scanner geen TWAIN- of WIA-apparaatstuurprogramma gebruikt, gebruikt u het bij uw scanner geleverde programma om items te scannen. Kopieer of verplaats vervolgens de gescande items naar PaperPort. Raadpleeg PaperPort Help voor nadere informatie over het scannen. Met PaperPort kunt u heel simpel pagina's als afzonderlijke items of als een item met meerdere pagina's scannen. Als u tweezijdige pagina's op uw ADF-scanner wilt scannen en sorteren, draait u de pagina's om als dit gevraagd wordt en klikt u op Andere kant scannen. PaperPort scant en sorteert de pagina's automatisch in de juiste volgorde. U kunt ook via de knoppen op uw scanner direct naar PaperPort scannen. Open het Configuratiescherm van Windows, kies Scanners en camera's, kies een gebeurtenis op het tabblad Gebeurtenissen en wijs PaperPort toe aan de gebeurtenis. Items ophalen 28

29 U kunt ook een snelle netwerkscanner gebruiken om items naar een netwerkmap te scannen. Voeg de map vervolgens toe aan PaperPort. Gebruik DesktopDelivery (beschikbaar in PaperPort Professional) om mappen te controleren op binnenkomende gescande beelden. De scanner instellen met PaperPort Voordat u met PaperPort gaat scannen, moet u uw scanner plus het bijbehorende scannerstuurprogramma installeren en testen. Scannerstuurprogramma's worden niet meegeleverd bij PaperPort. Scanners die goed zijn geïnstalleerd en op de juiste manier werken, zijn direct beschikbaar in PaperPort via de knop Selecteren. Het dialoogvenster Beschikbare scanners verschijnt. Hierin kunt u een scanner kiezen. Als u niet tevreden bent over de scanresultaten, kunt u via het menu Start de PaperPort-wizard Scannerinstelling starten. U vindt deze optie in de programmagroep PaperPort 14. Scanprofielen gebruiken PaperPort wordt geleverd met scanprofielen die optimaal zijn afgestemd op veelvoorkomende scantaken. Kies Zwart-witdocument, Grijstintendocument, Kleurendocument, Kleurenfoto, Doorzoekbaar PDFkleurendocument of PDF-MRC-kleurencompressie. De scanprofielvensters hebben de volgende tabbladen: Profiel: Hier ziet u het scanprofiel dat op dit moment wordt gebruikt. SET: Hiermee definieert u verbeteringen die u automatisch wilt uitvoeren. Uitvoer: Hiermee stelt u het bestandstype in en worden bestandsnamen automatisch van een achtervoegsel voorzien. PaperPort Aan de slag 29

30 Scannen: Hiermee past u scaninstellingen aan, zoals modus, resolutie, grootte, afdrukstand, filterkleur, helderheid en contrast. In PaperPort Professional kunt u profielen toevoegen en verwijderen. Deze versie van het programma bevat een extra scanprofiel: PDF-MRCkleurencompressie. MRC is een technologie waarmee u kleinere PDFbestanden kunt maken, vooral voor documenten met gekleurde achtergronden. Afdrukken naar PaperPort Als u items vanuit andere programma's wilt ophalen, drukt u ze af naar het PaperPort-bureaublad als PDF Image of PDF Searchable. De standaardinstelling is PDF Image. Ga naar Bureaublad > Opties > Item om dit te wijzigen. Zo kunt u snel spreadsheets, afbeeldingen, database- en tekstverwerkingsbestanden en andere bestanden als PDF-item naar het PaperPort-bureaublad importeren. U gebruikt hiervoor het menu Bestand (of een vergelijkbaar menu) van het bronprogramma. Kies Afdrukken naar PaperPort of kies Afdrukken en kies vervolgens de printer PaperPort Image. Via de knoppen van de invoegtoepassing PDF Create in Office-programma's kunt u met PaperPort Professional een normale PDF (Formatted Text & Graphics) maken van het huidige document of de huidige bijlage. Dit doet u door Afdrukken te kiezen en vervolgens ScanSoft PDF Create! als printernaam te selecteren. Kies in de webbrowser Afdrukken om een weergave van webpagina's te maken die geschikt is voor een afdruk. Met de printer PaperPort Image maakt u PDF Image- of PDF Searchablebestanden. Met de printer ScanSoft maakt u normale PDF's. In alle gevallen wordt PaperPort gestart als het programma niet actief is en wordt het PDF-bestand op het huidige bureaublad geplaatst. Webpagina's vastleggen U kunt webpagina's vastleggen vanaf internet en sla ze opslaan als PDFitems op het PaperPort-bureaublad. Items ophalen 30

31 Het programma Web Capture wordt samen met PaperPort geïnstalleerd, maar is er niet in geïntegreerd aangezien het alleen met het besturingssysteem Windows XP werkt. Ga naar de programmamap en dubbelklik op PPwebcap.exe. Hierdoor wordt een pictogram in het systeemvak weergegeven. Gebruik het pictogramsnelmenu voor toegang tot instellingen (bijvoorbeeld om PDF Image of PDF Searchable op te geven) en webpagina's vast te leggen (volledige pagina's of alleen het zichtbare gebied). Met de functie Afdrukken naar PaperPort maakt u doorzoekbare PDF-bestanden van webpagina's, die vervolgens kunnen worden toegevoegd aan de All-in-One Search-index voor het zoeken op tekstinhoud. Het is dus onder alle besturingssystemen mogelijk webpagina's vast te leggen. PaperPort-mappen toevoegen PaperPort biedt een gebruiksvriendelijk archiveringssysteem waarmee u items kunt ordenen en delen met anderen. In het deelvenster Mappen kunt u het volgende doen: Bestaande mappen op uw computer toevoegen aan het deelvenster Mappen. Nieuwe mappen maken, ook op toegewezen netwerkstations en externe apparatuur. Als u PaperPort de eerste keer start, bevat het deelvenster Mappen een aantal mappen die zijn bedoeld om u op weg te helpen met PaperPort. U kunt deze mappen desgewenst verplaatsen of verwijderen. Als u de aangepaste installatie kiest, kunt u op dat moment uw eigen mappen toevoegen. Ook later kunt u met Mappenbeheer mappen die reeds op uw computer staan, toevoegen aan het deelvenster Mappen. Dit geldt ook voor netwerkmappen en mappen op externe apparaten die zijn aangesloten op uw computer. Documenten in deze mappen zijn dan beschikbaar voor gebruik in PaperPort. PaperPort Aan de slag 31

32 Raadpleeg de PaperPort Help voor nadere informatie over het toevoegen en gebruiken van PaperPort-mappen. Gebruik Mapnotities om dezelfde bestandsinformatie op te geven voor alle PDFbestanden die in de geselecteerde map binnenkomen via de scanner of DesktopDelivery. Werken met DesktopDelivery Met DesktopDelivery (alleen in PaperPort Professional) controleert u automatisch of lokale mappen en netwerkmappen bestanden binnenkrijgen van het type dat u heeft opgegeven (PDF, TIFF, JPEG en MAX). Met de functie kunt u ook mappen controleren op bijlagen. DesktopDelivery importeert deze bestanden naar de opgegeven PaperPort DesktopDeliverymappen. Dit zijn PaperPort-mappen die zijn aangewezen om bestanden uit bewaakte mappen buiten PaperPort te ontvangen. Klik met de rechtermuisknop op een willekeurige PaperPort-map en selecteer in het snelmenu de opdracht DesktopDelivery. Bewaakte map (Postvak IN) Bewaakte map Items ophalen 32

33 U kunt automatisch eigenschappen toevoegen aan PDF-bestanden die in de geselecteerde DesktopDelivery-map binnenkomen. Raadpleeg de Instructies of Help van PaperPort voor nadere informatie. Foto's vanaf een camera importeren Als u digitale foto's wilt overbrengen naar het PaperPort-bureaublad, sluit u eerst uw camera aan. Zodra de camera wordt weergegeven als station, kunt u bestanden importeren. Als uw camera dit niet ondersteunt en het stuurprogramma van de camera correct is geïnstalleerd, verschijnt de TWAIN- of WIA-interface van de camera en kunt u de foto's alsnog importeren. Bewerk nooit foto's op de camera zelf. Niet alle bewerkingshandelingen geven namelijk direct het gewenste resultaat. Breng de bestanden in plaats daarvan eerst over naar PaperPort en verbeter ze vervolgens met de SET-functies. Beelden retoucheren Als u een beelditem weergeeft in het venster Beeldweergave of ImageViewer, biedt PaperPort meerdere functies om het beeld aan te passen of te verbeteren. U kunt bijvoorbeeld een gescande pagina rechtzetten, een onderbelichte foto lichter maken, de kleuren in een kleurenfoto aanpassen, vlekjes van een documentpagina verwijderen, schaduwen of vlekjes van paginaranden wissen of wazige foto's scherper maken. Bovendien kunt u een item draaien, spikkels of rode ogen verwijderen, lijnen verbeteren en een beeld bijsnijden. PaperPort Aan de slag 33

34 Sommige SET-functies zijn voornamelijk bedoeld voor de verbetering van foto's of beelditems. Met andere kunt u items met tekst optimaal geschikt maken voor optische tekenherkenning (OCR, Optical Character Recognition). Het tabblad Pagina van het lint in het venster Beeldweergave bevat de SET-functies waarmee u de huidige pagina kunt wijzigen. Een aantal hiervan is ook beschikbaar op het PaperPort-bureaublad voor gebruik met alle pagina's in het geselecteerde item. SET-functies (Scanner Enhancement Technology) De beschikbaarheid wordt als volgt aangegeven: P = Beeldweergave of ImageViewer (tabblad Pagina) voor het wijzigen van de huidige pagina. PI = Ook op het PaperPort-bureaublad (tabblad Item) voor het wijzigen van alle pagina's in de geselecteerde items. PM = Ook in het snelmenu van het PaperPort-bureaublad voor het wijzigen van alle pagina's in de geselecteerde items. PS = Ook beschikbaar in een scanprofiel voor het wijzigen van alle binnenkomende beelditems. Beelden retoucheren 34

35 Gebied selecteren (P) Draaien (PI) Een beeld rechtzetten Automatisch verduidelijken (PSI) Een beeld verbeteren (P) Met de functie Gebied selecteren kunt u het gedeelte van het beeld selecteren dat u wilt knippen, kopiëren of verwijderen met de opdrachten op het tabblad Pagina of in het snelmenu. Gebruik de functie om het gedeelte van het beeld te selecteren dat u wilt bijsnijden of waarop u de functie Rode ogen verwijderen, Binnen wissen of Buiten wissen wilt toepassen. Klik op de knop Draaien om de geselecteerde pagina of het geselecteerde item 90 graden naar links of rechts of 180 graden te draaien. Soms komt een document scheef uit de scanner. Als dit gebeurt, kunt u met de functies Rechtzetten (P) en Automatisch rechtzetten (PSI) het document rechtzetten. Als u tekstregels in een zwart-wit beeldbestand recht zet, leidt dit tot betere OCR-resultaten. De functie Automatisch verbeteren stelt helderheid, contrast, kleur en tint van een beeld of item bij. Het beeld wordt door PaperPort geanalyseerd en waar mogelijk automatisch gecorrigeerd. U kunt beelden handmatig aanpassen met behulp van de functie Verbeteren. Hiermee kunt u helderheid-, contrast-, kleur- en tintwaarden wijzigen en uit negen opties het beste beeld kiezen (zie pagina 37). Een beeld Selecteer de functie Verscherpen om de scherper maken scherpte van een wazig beeld bij te stellen, of (P) om een scherp beeld te vervagen voor een speciaal effect. PaperPort Aan de slag 35

36 Rode ogen verwijderen (P) Een deel van een beeld verwijderen Grootte wijzigen (PSI) Spikkels verwijderen (PM) Lijnen verbeteren (PM) Buiten wissen (PS) Met de functie Rode ogen verwijderen corrigeert u heel eenvoudig rode ogen in het geselecteerde deel van een foto. Rode ogen kunnen optreden wanneer u mensen of dieren bij weinig licht of met behulp van flitslicht fotografeert. Gebruik de functie Gebied selecteren om het deel dat u wilt behouden te definiëren en verwijder de rest vervolgens met de functie Bijsnijden (PS). Selecteer de functie Vlakgom (P) om het gedeelte waar u met de aanwijzer overheen gaat te wissen. Gebruik deze functie om de grootte van een beeld of item en/of de resolutie ervan te wijzigen of deze instellingen te definiëren voor een scanprofiel. (U kunt hiermee ook kleuren converteren of negatief weergeven.) Gescande beelden bevatten soms stippen of spikkels. De functie Spikkels verwijderen zoekt automatisch naar dit soort "ruis" en verwijdert het van de pagina. Dit leidt tot betere OCR-resultaten bij zwart-witbeelden. De functie Lijnen verbeteren (voor zwartwitbeelden) maakt lijnen donkerder en verbindt onderbroken lijnen in een tabel of formulier zodat ze donkerder en rechter lijken. Bij gebruik ervan verbeteren de OCRherkenningsresultaten. Met deze functie verwijdert u schaduwen en vlekjes van paginaranden. Dit zorgt voor betere OCR-resultaten. In het Scanprofiel heet deze functie Randen wissen. Er is ook de functie Binnen wissen (P). Beelden retoucheren 36

37 Kleuren negatief weergeven Kleur converteren Perforaties verwijderen Automatisch bijsnijden. Zwarte randen opschonen Optimaliseren Wit punt instellen (P) Zwart punt instellen (P) Huidige witte en zwarte punten toepassen Met deze functie zet u het beeld om naar negatieve kleurwaarden. (PMI) Hiermee zet u beelden in kleur om naar beelden in grijstinten, halftoon of zwart-wit. (PMI) Hiermee verwijdert u perforaties aan de zijkant van pagina's en vervangt ze door de achtergrondkleur. (PMIS) Met deze functie snijdt u beelden bij volgens de opgegeven pixelinstellingen. (PMIS) Hiermee verwijdert u scanschaduwen uit paginamarges. (PMIS) Met deze functie maakt u zwart-witbeelden schoon met behulp van een geselecteerd type optimalisatie. (PMI) Klik op deze functie en klik vervolgens op een lichte kleur in het beeld. Deze wordt ingesteld als het witte punt. Zie hierna. Klik op deze functie en klik vervolgens op een donkere kleur in het beeld. Deze wordt ingesteld als het zwarte punt. De kleuren die u als nieuwe witte en zwarte punt heeft gekozen, worden weergegeven op de statusbalk. Klik op deze functie om de nieuwe zwarte en witte punten toe te passen op het huidige beeld (P) of het huidige item (I). Als het resultaat niet naar wens is, maakt u de wijzigingen ongedaan en kiest u nieuwe punten. PaperPort Aan de slag 37

38 Wijzig de zwarte en witte punten om de beeldkwaliteit te verbeteren. Verwijder hiervoor de donkere en overbelichte gedeelten. Alle kleuren die lichter zijn dan een ingesteld wit punt, worden wit. Alle kleuren die donkerder zijn dan een nieuw zwart punt, worden zwart. U gebruikt deze functie bijvoorbeeld om een gearceerde grijze achtergrond te verwijderen uit een document dat u via OCR wilt omzetten in tekst. Selecteer een van de donkergrijze pixels in de achtergrond en stel dit in als wit punt. Hierdoor wordt de achtergrond wit. Als u bij een kleurenfoto de witte of zwarte punt wijzigt, vergroot u het contrast. Het kan echter ook de kleuren wijzigen. Ervoor: Standaard Nieuwe witte punt Nieuwe zwarte punt Standaard Erna: U kunt zoals beschreven een nieuwe zwarte of witte punt toepassen op afzonderlijke beelden. U kunt ze ook als automatische verbetering toepassen op alle nieuwe pagina's die u met een geselecteerd profiel scant. Kleurinstellingen converteren Kleur Grijstinten Halftoon Zwart-wit Beelden retoucheren 38

39 Beelden handmatig verbeteren Kies in Beeldweergave de knop Verbeteren op het tabblad Pagina van het lint. Er verschijnen negen varianten van het beeld. Pas de helderheid en het contrast, de kleur of de tint aan en dubbelklik vervolgens op het gewenste beeld. Dit wordt in het midden geplaatst en wordt het nieuwe origineel. Het eerste origineel blijft bewaard, zodat u altijd hiernaar kunt terugkeren. Verbetering afsluiten Huidige selectie Hiermee kunt u helderheid en contrast, kleur of tint aanpassen. Schuifregelaar Originele beeld (met hersteloptie) Meerdere beelditems bewerken De mogelijkheid om items als groep te verwerken wordt batchverwerking genoemd. PaperPort biedt batchverwerkingsfuncties zodat u met één handeling meerdere beelden kunt verbeteren, wijzigen of draaien. Selecteer een of meerdere beelditems op het bureaublad en kies vervolgens op het tabblad Item de gewenste opdracht. Raadpleeg de Help voor meer informatie. PaperPort Aan de slag 39

40 Pagina's voorzien van annotaties PaperPort bevat een aantal annotatiefuncties waarmee u in een gescand document informatie kunt opnemen die u bij dat document wilt houden. Gebruik het meegeleverde Nuance PDF-product voor meer annotatiefuncties voor PDF's. Alle andere beelditems moeten worden geannoteerd in Beeldweergave of ImageViewer. U kunt echter elk van deze bestanden naar het pictogram van het Nuance PDF-programma slepen op de balk Verzenden naar om ze te converteren naar PDF Image of PDF Searchable. Ze kunnen dan worden voorzien van annotaties of op andere wijze te worden bewerkt. Annotaties in PDF-bestanden kunnen worden bewerkt: u kunt ze op elk moment verplaatsen, wijzigen, verwijderen of de tekst ervan bewerken. Bij andere typen beelditems, zoals JPEG- en Windows-bitmapbestanden, worden annotaties een permanent deel van het beeld wanneer u het item opslaat. Bij itemsoorten die annotaties niet ondersteunen, zijn de annotatiefuncties niet beschikbaar. U kunt met de annotatiefuncties van PaperPort notities en tekst toevoegen, tekst markeren, lijnen en pijlen tekenen of een beeld op een beelditem stempelen. Via de PDF Image- of PDF Searchable-indeling kunt u een document met annotaties probleemloos verzenden naar mensen die niet beschikken over PaperPort. De geadresseerde hoeft alleen maar te dubbelklikken op de bijlage en hij of zij ziet het document met annotaties in de standaard PDF-viewer van het systeem. Pagina's voorzien van annotaties 40

41 Annotatiefuncties U kunt op het tabblad Annotatie van het lint een annotatiefunctie selecteren als het venster Beeldweergave een beelditem bevat. Met de opdrachten uit de groep Annotatie-instellingen kunt u eigenschappen wijzigen. De gewijzigde eigenschappen worden gebruikt voor nieuwe annotaties. Dit heeft geen invloed op bestaande annotaties. Als u een annotatiefunctie wilt uitschakelen, klikt u op een andere functie, bij voorkeur Annotatie selecteren. Ga naar de Help-informatie voor een gedetailleerde lijst van deze functies. Hieronder vindt u een overzicht van de annotatiefuncties voor PDFbestanden in PDF Viewer Plus. Gebruik de volgende opdrachten in PDF Viewer Plus: Handje Notitie Tekstvak Selecteer deze functie en klik in een annotatie om deze te verplaatsen, te knippen of te kopiëren of de grootte ervan op de pagina te wijzigen. Dubbelklik op een notitie of tekstvak om de tekst te bewerken. Klik met de rechtermuisknop op een geselecteerde annotatie om de status of eigenschappen ervan te wijzigen. Wilt u voor uzelf een herinnering maken? Selecteer de functie Notitie en voeg een notitie toe, vergelijkbaar met een klevend notitievelletje dat u op een document plakt. De grootte van de notitie kan worden aangepast aan de hoeveelheid informatie. U kunt de notitie minimaliseren tot pictogram. Klik er met de rechtermuisknop op om de eigenschappen te bekijken. Dubbelklik op een notitie om deze opnieuw te openen. Een tekstlabel toevoegen aan uw beelden is met de functie Tekst heel eenvoudig. Selecteer deze functie om tekst in te voeren waarvan u de eigenschappen kunt instellen via Bewerken > Voorkeuren > Commentaar. PaperPort Aan de slag 41

42 Markeren Potlood Lijn Stempel Gebruik de Markeerstift om geselecteerde tekst op de pagina of in een tekstvak te markeren, net alsof u een markeerstift gebruikt op papier. Met de functie Potlood kunt u lijnen vrij op de pagina tekenen. Selecteer de functie Lijn om rechte lijnen te tekenen. Als u met de rechtermuisknop klikt en Eigenschappen kiest, kunt u ook pijlen maken en de lijn opmaken. Met de functie Stempel kunt u de meegeleverde stempels of door u geselecteerde bitmapafbeeldingen op de pagina plakken, alsof u een rubberstempel gebruikt. Items beveiligen In PaperPort Professional kunt u het beveiligingsniveau van de PDF-bestanden (tot maximaal 1.7) aanpassen. Als u een nieuw PDF-bestand maakt van bestaande bestanden, bijvoorbeeld door een paginaminiatuur naar een werkruimte te kopiëren, zijn de beveiligingsinstellingen gelijk aan die van het oorspronkelijke bestand. PDF-bestanden die u maakt, worden gegenereerd op basis van de standaard PDFbeveiligingsinstellingen in PaperPort, zoals opgegeven via het lint Item. PaperPort kent twee soorten wachtwoorden. Het wachtwoord voor openen beperkt de toegang tot het document: u kunt het alleen openen als u op het juiste moment het wachtwoord geeft. Met het machtigingswachtwoord kunt u bepalen hoe het document mag worden gebruikt. Als er geen machtigingswachtwoord is opgegeven, kan het bestand zonder beperkingen worden gebruikt. Items beveiligen 42

43 Items archiveren Voor uw werk in PaperPort is het belangrijk dat u items in de juiste mappen archiveert. U kunt items naar een andere map slepen of van het PaperPort-bureaublad naar elke map slepen die u wenst. U kunt zoekcriteria opgeven om u te helpen items later terug te vinden. Het is ook mogelijk het bureaublad op te splitsen in aparte werkruimten, zodat u heel eenvoudig items kunt verplaatsen en kopiëren. De naam van elk item verschijnt onder de miniatuur in de miniatuurweergave. Bij een item met meerdere pagina's verschijnt de naam onder de afzonderlijke paginanamen. Met het dialoogvenster Mappenbeheer kunt u PaperPort-mappen toevoegen, verwijderen, verplaatsen en hernoemen. U kunt de kleur van een mappictogram wijzigen in een kleur die u helpt bij het rangschikken van uw items. U kunt ook in Windows Verkenner mappen die u bekijkt in de PaperPort-mappenstructuur toevoegen, verwijderen, verplaatsen en hernoemen. Deze wijzigingen worden automatisch weerspiegeld in PaperPort. In het deelvenster Mappen kunt u submappen met inhoud verslepen, kopiëren of verplaatsen naar andere submappen of PaperPort-mappen; submappen maken of verwijderen; en mapnotities toevoegen. U kunt instellingen voor DesktopDelivery en voor het delen of beveiligen van bestanden rechtstreeks via het snelmenu van de map aanpassen. Met de knop Vorige keert u heel eenvoudig terug naar alle mappen die u recent heeft bekeken, vergelijkbaar met de knop Vorige in Internet Explorer. U kunt zo ook snel terugbladeren in elke werkruimte afzonderlijk. U kunt notities toevoegen aan mappen als die relevant zijn voor de inhoud van de map. Typische voorbeelden hiervan zijn klantnamen, telefoonnummers, geboortedatums, project-id's en adressen. PaperPort Aan de slag 43

44 Als u scant of DesktopDelivery gebruikt, kunnen deze gegevens automatisch worden toegevoegd aan alle PDF-bestanden die in deze map binnenkomen. U kunt deze bestanden vervolgens eenvoudig terugvinden met PaperPort All-in-One Search of een andere zoekfunctie. Mapnotities worden alleen toegevoegd als u op het tabblad Uitvoer van het dialoogvenster Scaninstellingen de optie Automatisch trefwoorden uit Mapnotities toevoegen kiest. Deze optie vindt u ook in het dialoogvenster Mapeigenschappen van PaperPort Professional voor DesktopDelivery. In PaperPort Professional kunt u snel meerdere mappen plus eventuele inhoud importeren door ze op te nemen in een tekstbestand. Gebruik hiervoor alleen de volgende structuur: *** PaperPort *** Mapnaam1 Mapnaam2 Mapnaam2/submapnaam2a Mapnaam2/submapnaam2b Mapnaam3 enzovoort De naam van een map op het hoogste niveau moet op een afzonderlijke regel worden vermeld, met elk van de gewenste submappen op een afzonderlijke regel. Klik met de rechtermuisknop in het deelvenster Mappen en kies Mappenstructuur importeren om het tekstbestand te selecteren. Items beveiligen 44

45 Zoekcriteria aan items toevoegen U kunt itemeigenschappen toevoegen aan PaperPort Image-items en PDFbestanden en deze eigenschappen vervolgens gebruiken als zoekcriteria in PaperPort. U kunt ook trefwoorden toewijzen aan meerdere items tegelijkertijd, waarmee u een krachtige functie heeft voor het rangschikken en zoeken van gelijksoortige documenten en beelden. Selecteer hiervoor meerdere items op het PaperPort-bureaublad en kies vervolgens in het snelmenu de optie Eigenschappen. De woorden die u bij Onderwerp, Auteur en Trefwoorden invoert, worden toegepast op alle geselecteerde items. U kunt ook via Mapnotities dezelfde itemeigenschappen opgeven voor alle PDF-bestanden die in de geselecteerde map binnenkomen via de scanner of DesktopDelivery. Voer woorden in bij Onderwerp, Auteur en Trefwoorden. Deze worden alleen toegevoegd als u op het tabblad Uitvoer van het dialoogvenster Scaninstellingen de optie Automatisch PaperPort Aan de slag 45

46 trefwoorden uit Mapnotities toevoegen kiest. Deze optie vindt u ook in het dialoogvenster Mapeigenschappen voor DesktopDelivery van PaperPort Professional. Items zoeken PaperPort biedt meerdere functies voor het zoeken naar PaperPort-items. U kunt een item snel vinden door visueel te bladeren door de miniaturen op het PaperPort-bureaublad. Als u veel mappen en items heeft, biedt PaperPort krachtigere mogelijkheden met All-in-One Search. Het biedt veel opties om op te geven waar en hoe u naar een item wilt zoeken, inclusief geïndexeerde tekst. Deze gegevens worden de zoekcriteria genoemd. U kunt items zoeken op: itemeigenschappen (bestanden zoeken) tekstinhoud (zoeken via de index) Items zoeken op eigenschappen U kunt naar elk soort item op itemnaam zoeken. U kunt ook naar PDF en PaperPort Image (.max)-bestanden zoeken op itemeigenschappen zoals trefwoorden en onderwerpinformatie. Als u op itemeigenschappen zoekt, schakelt u het selectievakje All-in- One-index gebruiken uit en geeft u de volgende criteria op: Naam de naam van het item (niet noodzakelijkerwijs de naam van het bestand). Auteur zoals gedefinieerd onder Itemeigenschappen. Trefwoorden zoals gedefinieerd onder Itemeigenschappen. Commentaar zoals gedefinieerd onder Onderwerp bij Itemeigenschappen. Annotaties notities of tekstlabels die aan PDF-bestanden zijn toegevoegd. URL de koppelingsteksten van gedownloade webpagina's. Items zoeken 46

47 Auteur, trefwoorden, commentaar en URL zijn alleen beschikbaar voor PDF- en MAX-bestanden. Met PaperPort 14 kunt u geen metagegevens aan MAXbestanden toevoegen. Er zijn alleen metagegevens beschikbaar die in een eerdere versie zijn toegevoegd. Woorden in een item zoeken U kunt ook woorden in een item zoeken. Hiervoor voegt u het item toe aan de All-in-One Search-index en selecteert u All-in-One-index gebruiken. Als u zoekt met de index, kunt u zoeken op eigenschappen, inhoud of beide. Geef aan waar moet worden gezocht: Alle bestanden in de huidige map, maar niet in de submappen. De huidige map plus de submappen. Alle PaperPort-mappen en -submappen. Geef op hoe precies u wilt zoeken: Met Exacte overeenkomst vindt u woorden en veel voorkomende woordeinden. Als u zoekt op kijk, vindt u kijkt, kijken, enzovoort. Met Ongeveer vindt u het bovenstaande en meer. Als u zoekt op kijk, vindt u wellicht ook kick of keek. Na afloop van de zoekopdracht worden de resultaten weergegeven elk resultaat als een rij in een tabel. Selecteer een resultaat en klik op Tekst bekijken om de zoektermen in de context te bekijken. Klik op Tekst kopiëren om de tekst uit het bestand te extraheren en deze op het Klembord te plaatsen. Klik met de rechtermuisknop op een resultaat en kies Openen om het document in het bijbehorende programma te openen. Met Map met inhoud openen wordt de map geopend waarin het bestand staat en wordt het bestand geselecteerd. Als u de zoekresultaten wilt filteren met behulp van bestandsinformatie, schakelt u de gewenste selectievakjes onder Naam, auteur, trefwoorden in en geeft u ook hier zoektekst op. PaperPort Aan de slag 47

48 Items toevoegen aan de All-in-One Searchindex De All-in-One Search-index gebruikt de OCR-software van PaperPort om tekstinhoud van de items te extraheren en kopiëren. Hiervan wordt een database gemaakt, vergelijkbaar met de index van een boek. Itemeigenschappen, zoals naam en auteur, worden ook aan de index toegevoegd. Hoewel het maken van een index veel tijd kost, gaat het zoeken naar items in de index vaak veel sneller dan het zoeken per bestand. Met de PaperPort-opties die beschikbaar zijn via de PaperPort-knop kunt u opgeven of u automatisch een All-in-One Search wilt uitvoeren als u een nieuw item toevoegt of een bestaand item wijzigt. U kunt ook een periode instellen waarna de index wordt bijgewerkt. Desgewenst kunt u de All-in-One Search-index handmatig bijwerken voor alle items, voor één item of voor alle items in een of meer mappen. Het is een goede gewoonte om de All-in-One Search-index regelmatig bij te werken omdat het proces dan sneller kan worden voltooid. Gebruik Index Manager in PaperPort Professional om regelmatig indexeringstaken te maken en te plannen. Voor snelle toegang tot de periodieke indexeringsprocessen start u de Index Manager rechtstreeks vanuit het deelvenster All-in-One Search. Items zoeken 48

49 Het deelvenster All-in-One Search gebruiken Gebruik het deelvenster All-in-One Search om zoekcriteria in te voeren en opties te selecteren waarmee u PaperPort-items wilt zoeken. Het doorzoeken van een bestand gebeurt uitsluitend op basis van itemeigenschappen. De itemeigenschappen typt u bij Naam, auteur, trefwoorden. Bij het zoeken via de index wordt de Allin-One Search-index van PaperPort gebruikt om itemeigenschappen of tekst in een item te zoeken. De itemeigenschappen typt u bij Naam, auteur, trefwoorden en de tekst geeft u op in het vak Met geïndexeerde tekst. Als u via de index wilt zoeken zonder in bestanden te zoeken, voert u een tekenreeks in het tekstvak Met geïndexeerde tekst in en maakt u de selectie van de zes bestandsinformatieopties ongedaan. Als u bestanden wilt zoeken zonder de index te gebruiken, zorgt u ervoor dat All-in-One-index gebruiken niet is geselecteerd en voert u in het tekstvak Naam, auteur, trefwoorden een tekenreeks in. Selecteer vervolgens alle gewenste bestandsinformatieopties. Als u zowel in bestanden als via de index wilt zoeken op één tekenreeks, selecteert u All-in-One-index gebruiken, voert u de tekenreeks in het tekstvak Met geïndexeerde tekst in, zorgt u ervoor dat het tekstvak Naam, auteur, trefwoorden leeg is en selecteert u alle gewenste bestandsinformatieopties. Deze zoekopdracht resulteert in een lijst met alle items die overeenkomen met de zoektekst, ofwel in de inhoud van het bestand ofwel in de bestandsinformatie. PaperPort Aan de slag 49

50 Als u een gecombineerde bestands- en indexzoekopdracht wilt geven, selecteert u All-in-One-index gebruiken, voert u een tekenreeks in het tekstvak Met geïndexeerde tekst en een tekenreeks (dezelfde of een andere) in het tekstvak Naam, auteur, trefwoorden in en selecteert u alle gewenste bestandsinformatieopties. De zoekopdracht resulteert in een lijst met alle items die de opgegeven tekenreeks of tekenreeksen bevatten in zowel de bestandsinhoud als de bestandsinformatie. Met andere woorden: het aantal gevonden items zal gering zijn. PDF Searchable Image gebruiken Naast het gebruik van de eigen zoek- en indexeringsmogelijkheden van PaperPort kunt u ook PDF Searchable Image-bestanden maken waarmee u buiten PaperPort kunt indexeren en zoeken. PDF Searchable is een soort PDF-bestand dat een bitmapafbeelding bevat van een document of beeld met tekst die als verborgen tekst is opgeslagen. Het bestand ziet er precies hetzelfde uit als het oorspronkelijke document, maar kan worden doorzocht met andere programma's zoals Nuance PDF Converter Professional, Windows Desktop Search en Google. U kunt als volgt PDF Searchable Image-bestanden maken: Open een item en kies in het snelmenu de optie Opslaan als. Kies als bestandstype de optie PDF Searchable Image. Scan een item met behulp van het profiel Doorzoekbaar PDFkleurendocument. Importeer een PDF met alleen beeld in PDF Viewer Plus of PDF Converter Professional. In de meeste gevallen wordt u gevraagd of u een doorzoekbare kopie wilt maken. Als dat niet gebeurt, selecteert u in het menu Extra de optie Doorzoekbare PDF maken. Druk een beeld af naar het PaperPort-bureaublad. Dit wordt standaard een PDF Image-bestand. Ga naar Bureaublad > Opties > Item om Doorzoekbare PDF op te geven als uw voorkeur. Items zoeken 50

51 Indexeringstaken plannen Index Manager is een hulpprogramma van PaperPort Professional waarmee u indexeringstaken voor lokale mappen of netwerkmappen kunt maken, wijzigen en plannen. Geïndexeerde bestanden kunnen vervolgens worden doorzocht met All-in-One Search. Bij nieuwe taken kunt u opgeven in welke map moet worden gezocht (lokaal of op het netwerk), met of zonder submappen. U kunt de tijd instellen en de frequentie waarmee wordt gezocht (duur, patroon en bereik) en u kunt een taak activeren en deactiveren, onderbreken of overslaan. In het dialoogvenster met programma-instellingen kunt u opgeven hoe en wanneer Index Manager moet stoppen. Bestanden delen PaperPort bevat veel functies waarmee u bestanden, afbeeldingen en documenten gemakkelijk kunt delen met vrienden, collega's en zakenpartners. Deze functies zijn in het programma geïntegreerd en via het lint direct beschikbaar. Met PaperPort kunt u heel simpel: Items naar anderen en, door eenvoudigweg de items naar uw favoriete programma te slepen op de PaperPort-balk Verzenden naar. PaperPort Aan de slag 51

52 Items scannen of converteren naar PDF-indeling, een zeer populaire indeling voor het delen van bestanden en door velen beschouwd als de norm voor documentdistributie. Toegang verkrijgen tot gedeelde mappen op uw LAN- of WAN-netwerk, door de mappen aan uw deelvenster PaperPort-mappen toe te voegen. Direct instellingen voor Delen en beveiliging benaderen via het snelmenu van de map. Toegang verkrijgen tot een aantal cloud-services, zoals Microsoft SkyDrive, Google Documenten, Box, FTP-sites, en veel meer. Met PaperPort kunt u eenvoudig een gedeelde map, die kan dienen als een centrale verzamelplaats voor alle belangrijke kantoordocumenten, op een server, opslag-website of pc maken. Alle PaperPort-clients hebben toegang tot deze map en kunnen via de PaperPort-functies voor documentbeheer en papierverwerking documenten rechtstreeks opzoeken en gebruiken. Bovendien kunt u items converteren naar veelgebruikte bestandsindelingen, zodat deze door anderen in een groot aantal andere programma's kunnen worden gebruikt. Ga via de Nuance-website naar PaperPort voor een lijst van alle programma's die worden ondersteund. Items zoeken 52

53 Verbinding maken met een cloud PaperPort 14 ondersteunt "cloud computing": de toegang tot en het gebruik van sites voor bestandsopslag op internet voor programma's, documenten en gegevens. Nuance Cloud Connector Dit zelfstandige programma wordt bij alle PaperPort-versies geleverd en kan optioneel worden geïnstalleerd. Na installatie start u het programma vanuit de groep Nuance Cloud Connector in het menu Start van Windows. Het programma biedt toegang tot andere populaire sites voor bestandsopslag, zoals Microsoft SkyDrive, Google Documenten, Box, meerdere FTP-sites, en veel meer. U kunt een verbinding tot stand brengen tussen uw bestandssysteem en een cloud-site, en wachtwoorden en aanmeldingsgegevens beheren. Evernote Connector Deze nieuwe connector binnen PaperPort 14 wordt als pictogram in de balk Verzenden naar weergegeven. U kunt bestanden naar het pictogram slepen zodat er kopieën naar de Evernote-site voor bestandsopslag worden overgebracht. Met de verzendopties kunt u toegangsgegevens opgeven. Items naar een ander programma verzenden U kunt in PaperPort heel eenvoudig via slepen en neerzetten uw bestanden openen in uw favoriete programma. Kies het bestand dat u wilt openen en sleep deze naar het programmapictogram op de balk Verzenden naar onder in het PaperPort-bureaublad. PaperPort Aan de slag 53

54 Veelvoorkomende kantoortaken zoals en en faxen gaan nu sneller dan ooit. Gescande documenten kunnen nu probleemloos worden gebruikt in andere programma's. Via de balk Verzenden naar wordt het document automatisch naar een indeling geconverteerd die door het ontvangende programma wordt ondersteund. U kunt bijvoorbeeld het gescande beeld van een brief naar de Microsoft Word-koppeling op de balk Verzenden naar van PaperPort slepen, waarmee u aangeeft dat u de brief wilt openen als tekstbestand en niet als statisch beeldbestand. PaperPort voert het OCR-programma uit en stuurt bewerkbare tekst naar Word. PDF Viewer Plus FormTyper SharePoint OmniPage OP-workflows Microsoft Outlook PDF Converter PaperPort ondersteunt een groot aantal programma's, waaronder tekstverwerkings-, spreadsheet-, fax-, internet-, -, beeld-, OCRen online serviceprogramma's. De programmakoppeling op de balk Verzenden naar voert de benodigde conversies uit en biedt soms opties voor het verzenden van het item. PaperPort gebruiken in combinatie met OmniPage Als PaperPort is geïnstalleerd op een computer met OmniPage, beschikt u ook in PaperPort over de OCR-functies van OmniPage. U kiest OmniPage door in een tekstprogramma met de rechtermuisknop op de PaperPort-koppeling te klikken, Verzendopties te kiezen en vervolgens als OCR-programma OmniPage te selecteren, in plaats van PaperPort OCR. Items naar een ander programma verzenden 54

55 Met OmniPage kunt u: Papieren documenten rechtstreeks converteren naar bruikbare Microsoft Office-documenten. PDF-bestanden met behoud van opmaak omzetten in bewerkbare documenten. Automatisch beelden van multifunctionele printers en scanners in een netwerk verwerken. Documenten scannen en converteren naar XML, PDF, TIFF en andere indelingen. Documenten delen via , internet, Cloud-connector, XML en e-books. OmniPage-workflows gebruiken voor directe, effectieve controle over documentconversies. De balk Verzenden naar aanpassen U bepaalt zelf hoe de balk Verzenden naar eruit ziet. U kunt bijvoorbeeld programmapictogrammen toevoegen, verwijderen of verplaatsen. Raadpleeg de PaperPort Help voor nadere informatie. PaperPort Aan de slag 55

56 Verzendopties aanpassen U kunt via de verzendopties aangeven op welke manier u de programma's op de balk Verzenden naar wilt gebruiken. U kunt bijvoorbeeld de bestandsindeling selecteren waarin PaperPort een item opslaat. Als u de Professional-versie van OmniPage 16 of later heeft, kunt u via de koppeling OmniPageworkflows op de verzendwerkbalk een workflow kiezen. U kunt een item versturen per door het te verslepen naar het pictogram van het programma op de balk Verzenden naar. Gebruik de koppelingsopties om de bestandsindeling van de bijlagen en andere opties op te geven. Items naar een ander programma verzenden 56