Snel aan de slag handleiding. Versie 1.0, mei 2012

Transcriptie

1 Snel aan de slag handleiding Versie 1.0, mei 2012

2 Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, op welke wijze dan ook, zonder uitdrukkelijke voorafgaande toestemming van Davilex. Hoewel deze handleiding met de grootst mogelijke zorg is samengesteld, aanvaardt Davilex geen enkele aansprakelijkheid voor schade ontstaan door eventuele onvolkomenheden in deze handleiding. Deze handleiding kan zonder verdere berichtgeving gewijzigd worden. 2

3 Inhoudsopgave Inhoudsopgave 1 Installeren Inleiding Voorbereiding Stand-alone of multi-user? De installatiewizard starten De installatiewizard doorlopen Registreren Inleiding Geldigheidsduur licentie Registreren Software in gebruik nemen op clients Nieuwe administratie aanmaken Inleiding De wizard Nieuwe administratie starten Administratiestructuur kiezen Eigen gegevens invoeren Bank-/girorekeningen invoeren Administratiegegevens invoeren Stappenplan inrichten administratie Boekhouding inrichten Inleiding Boekhoudstructuur inrichten Clubboekhouding inrichten Relaties en/of leden invoeren Inleiding De onbekende debiteur/crediteur Relaties toevoegen Relaties importeren Leden toevoegen Leden importeren

4 Handleiding Davilex Account Basic Inhoudsopgave 6 Artikelen Inleiding Artikelgroepen en artikelcategorieën Artikelgroepen aanmaken Artikelen invoeren Artikelen importeren Beginbalans Inleiding Voorbereiding De wizard Beginbalans starten Balansregels invoeren Openstaande posten invoeren Beginvoorraad invoeren De wizard voltooien Instellingen Inleiding Instellingen aanpassen Tot slot Inleiding Gebruikersportaal Verkoopinformatie Support- en Onderhoudsovereenkomst Responstijdovereenkomst On-site consultancy Davilex Trainingen Davilex en de accountant

5 Installeren 1 Installeren 1.1 Inleiding In dit hoofdstuk leest u hoe u de administratieve software van Davilex installeert. U heeft de mogelijkheid om de software op één computer te installeren (stand-alone), maar u kunt er ook voor kiezen de software binnen een netwerk op meerdere computers te installeren (multi-user). U kunt dan op meerdere werkplekken en eventueel (afhankelijk van het aantal modules) met meerdere gebruikers tegelijk in de administratie werken. Aan deze multi-usermogelijkheid zijn geen extra kosten verbonden. Let op: Maakt u gebruik van een module uit de Basic-reeks of van Primo Boekhouding? Dan is multi-user gebruik niet mogelijk. 1.2 Voorbereiding Verzeker u ervan dat de computer waarop de administratieve software van Davilex wordt geïnstalleerd, voldoet aan de systeemeisen. Een actueel overzicht vindt u op Daarnaast is het van belang dat u ingelogd bent als gebruiker met administrator (systeembeheerder) rechten. Sluit tot slot alle programma s af voor u de installatie start. 1.3 Stand-alone of multi-user? Bepaal voordat u de software gaat installeren of u stand-alone of multi-user gaat werken. Een stand-alone installatie wil zeggen dat u de administratieve software van Davilex op één computer installeert. Installeert u de administratieve software van Davilex op meerdere computers die onderling via een netwerk zijn verbonden, dan spreken we van een multi-user installatie. Om in een multi-user omgeving op alle computers in dezelfde administratie te kunnen werken, is het noodzakelijk dat één computer als server fungeert. Een server is een computer, in het netwerk, die zijn configuratie beschikbaar stelt aan andere computers. De computers waaraan de server zijn configuratie beschikbaar stelt, worden de clients genoemd. Deze clients maken gebruik van de licentie en administratie(s) van de server. Tip: Kiest u ervoor om de administratieve software van Davilex te installeren in een multiuser omgeving? Bepaal dan eerst welke computer als server gaat fungeren. U installeert en registreert de software altijd eerst op de server, daarna installeert en activeert u de software op de clients. 5

6 Installeren 1.4 De installatiewizard starten Het installeren van de administratieve software van Davilex gaat heel eenvoudig met behulp van de installatiewizard. De installatiewizard wordt automatisch gestart wanneer u de cd-rom met de administratieve software van Davilex in de cd-romspeler plaatst. Wordt het startscherm van de installatiewizard niet getoond, dan start u het programma als volgt: 1. Klik op Starten (Windows 7), Start > Zoekopdracht starten (Windows Vista) of Start > Uitvoeren (Windows XP en 2000). 2. Vul in het veld Programma s en bestanden zoeken, Zoekopdracht starten of achter Openen de zoekterm X:\Setup.exe in waarbij u X vervangt door de letter van uw cd-romspeler 3. Druk op de Enter-toets. Het welkomstscherm van de installatiewizard wordt getoond. 1.5 De installatiewizard doorlopen De installatiewizard van de administratieve software van Davilex begeleidt u bij het installeren van het programma, Klik in het welkomstscherm van de wizard op Volgende om de wizard te vervolgen. In de derde stap van de wizard geeft u de bestandslocatie op waar de administratieve software van Davilex en SQL Server 2008 Express Edition geïnstalleerd moeten worden. 6

7 Installeren Tip: Microsoft SQL Server 2008 Express Edition is een toepassing waarmee het programma de administratiegegevens beheert. Tevens maakt SQL Server 2008 het mogelijk om de administratieve software van Davilex binnen een netwerk op meerdere computers te gebruiken. Wilt u de locatie wijzigen, dan klikt u op de knop Bladeren. Het venster Installatiemap wijzigen wordt geopend. Blader naar de gewenste locatie en klik op OK. Hetzelfde kunt u desgewenst doen voor de bestandslocatie van de SQL Server. Let op: Wijzig de locatie niet in een netwerklocatie. De administratieve software van Davilex moet geïnstalleerd worden op een lokale schijf! Is de gewenste locatie geselecteerd, dan klikt u op Volgende. Er zijn nu voldoende gegevens verzameld om de software te installeren. Klik op Installeren om de installatie te starten. Is de installatie voltooid, dan verschijnt het venster Installatiewizard voltooid. Klik op Voltooien om de installatiewizard af te sluiten. 7

8 Registreren 2 Registreren 2.1 Inleiding Voordat u aan de slag kunt met de administratieve software van Davilex, moet de software geregistreerd worden. Hoe u de software registreert, leest u in dit hoofdstuk. Daarnaast wordt uitgelegd hoe u, bij gebruik van de administratieve software van Davilex in een multi-user omgeving, de software op de client(s) in gebruik neemt Registratiecode Om de software te kunnen registreren, heeft u een registratiecode nodig. Heeft u geen registratiecode ontvangen? Neem dan contact op met de medewerkers van de afdeling Klantenservice ( , optie 3) Internetverbinding Voor het registreren van de software moet u de beschikking hebben over een computer met internetverbinding. Dit hoeft niet per definitie de computer te zijn waarop de software van Davilex geïnstalleerd wordt, al is dit wel de gemakkelijkste en snelste manier van registreren. Omdat het programma tijdens het registratieproces gebruikmaakt van de internetverbinding, is het van belang ervoor te zorgen dat uw firewall toestaat dat de software van Davilex contact maakt met het internet. 2.2 Geldigheidsduur licentie Uw licentie is telkens een jaar geldig. Tegen het einde van de licentieperiode wordt u gevraagd uw licentie te vernieuwen. Wanneer u uw licentie vernieuwt, wordt u gevraagd om uw gegevens te controleren en indien nodig te actualiseren op het Gebruikersportaal. Zo blijven uw gegevens up-to-date en kunnen wij u beter van dienst zijn. Aan het verlengen van uw licentie zijn uiteraard géén kosten verbonden. 2.3 Registreren Tijdens de installatie is op het bureaublad een snelkoppeling naar de administratieve software van Davilex aangemaakt. U kunt het programma snel starten door te dubbelklikken op deze snelkoppeling. Het programma kunt u ook starten via de menuoptie Starten > Alle programma s > Davilex > Administratieve software van Davilex. Belangrijk! Heeft u de administratieve software van Davilex in een multi-user omgeving geïnstalleerd, dan registreert u de software op de server, voordat u de administratieve software van Davilex op de clients installeert en start. Registreren gaat heel eenvoudig. Bij het opstarten van het programma wordt het formulier Welkom bij de administratieve software van Davilex geopend. Selecteer in dit formulier de optie De administratieve software van Davilex (opnieuw) registreren. 8

9 Registreren De Registratiewizard Davilex administratieve software wordt nu gestart. In deze wizard wordt u een aantal vragen gesteld. Zo wordt u bijvoorbeeld gevraagd of u het programma op één of op meerdere computers gaat gebruiken en of de computer waarop u de software registreert beschikt over een internetverbinding Registreren op computer met internetverbinding Heeft u een internetverbinding, dan wordt na het invoeren van de registratiecode automatisch contact gemaakt met het internet en wordt uw software automatisch geregistreerd. Vervolgens kunt u de wizard afsluiten door op Voltooien te klikken. Uw Davilex-software is nu gereed voor gebruik. Let op: Omdat het programma tijdens het registratieproces gebruikmaakt van de internetverbinding, is het van belang dat uw firewall toestaat dat het programma contact maakt met het internet Registreren op computer zonder internetverbinding Heeft de computer waarop u de administratieve software van Davilex registreert, geen toegang tot het internet, dan kunt u de software ook handmatig registreren. In dit geval selecteert u in de stap Internetverbinding de optie Nee. De wizard zal u verder begeleiden bij het aanmaken van het benodigde systeembestand en het verkrijgen van het licentiebestand. Meer informatie over dit onderwerp is te vinden in de online kennisboom op het Gebruikersportaal. 9

10 Registreren 2.4 Software in gebruik nemen op clients Om het programma in te richten voor multi-user gebruik moeten enkele stappen doorlopen worden. Deze stappen worden uitgebreid toegelicht in het document 'Multi-user instructies'. Dit document wordt geopend zodra u in het onderdeel Modulebeheer aangeeft dat u multi-user wilt gaan werken: 1. Start de administratieve software van Davilex op de computer die als server zal dienen. 2. Open Modulebeheer door op het tabblad Start in de groep Licentie- en Modulebeheer op Modulebeheer te klikken. 3. Markeer de optie Andere computers mogen gebruikmaken van de licentie en administraties op deze computer. 4. Klik op Opslaan en sluiten. Een venster met uitleg over het inrichten van het programma voor gebruik in een multi-user omgeving wordt nu getoond. Door op de knop Afdrukken te klikken, kunt u de instructies afdrukken. 10

11 Nieuwe administratie aanmaken 3 Nieuwe administratie aanmaken 3.1 Inleiding Heeft u de administratieve software van Davilex succesvol geregistreerd, dan opent het programma met de oefenadministratie. In deze administratie kunt u de verschillende functies uitproberen en bekend raken met het programma, zonder dat dit consequenties heeft voor uw eigen administratie. Let op: De oefenadministratie is uitsluitend bedoeld om te experimenteren met het programma. Gebruik deze administratie daarom niet om uw eigen administratie te voeren! In dit hoofdstuk leggen we uit hoe u met behulp van de wizard Nieuwe administratie stap voor stap een nieuwe administratie aanmaakt. In het volgende hoofdstukken gaan we dieper in op de inrichting van de administratie, zodat de administratie geheel aan uw wensen voldoet. Tip: Zorg er bij het aanmaken van een nieuwe administratie voor dat u de benodigde (bedrijfs)gegevens bij de hand heeft. Denk hierbij bijvoorbeeld aan uw bankrekeningnummer(s) en het nummer van de Kamer van Koophandel. 3.2 De wizard Nieuwe administratie starten Bij het aanmaken van een nieuwe administratie maakt u gebruik van de wizard Nieuwe administratie. Deze wizard start u door in de werkbalk Snelle toegang op het icoon Nieuwe administratie te klikken. Of klik op de Davilex-knop en kies voor Nieuw. In het openingsvenster van de wizard leest u een korte toelichting op de verschillende stappen die u doorloopt om een administratie aan te maken. Klik op Volgende om naar de eerste stap van de wizard te gaan. 3.3 Administratiestructuur kiezen In de eerste stap van de wizard kiest u één van de structuren waarop uw nieuwe administratie gebaseerd moet worden: Organisatiestructuur (indien een boekhoudmodule onderdeel is van uw licentie) Organisatiestructuur Brancheschema (indien een boekhoudmodule onderdeel is van uw licentie) Minimale structuur Bestaande administratie (alleen mogelijk indien u eerder een administratie heeft aangemaakt) 11

12 Nieuwe administratie aanmaken Let op: De keuze die u in deze eerste stap maakt, is bepalend voor de rest van de wizard. Na het verlaten van deze stap kunt u uw keuze alleen terugdraaien door op Annuleren te klikken. U moet de wizard in dit geval opnieuw doorlopen. Organisatiestructuur Wilt u de administratie baseren op een organisatiestructuur, dan markeert u het selectievakje voor de optie Organisatiestructuur. Vervolgens selecteert u de gewenste organisatiestructuur. Het standaardschema van deze organisatiestructuur wordt aangemaakt en aangevuld met de vaste gegevens in de administratie. Brancheschema Om het u nog gemakkelijker te maken, is in de administratieve software van Davilex voor een groot aantal branches al een grootboekschema gedefinieerd. Hierin zijn branchespecifieke grootboeken reeds aangemaakt. Heeft u bijvoorbeeld een bloemenzaak en u kiest uit de keuzelijst het brancheschema Bloemen (B.V.), dan worden onder meer de grootboekrekeningen Omzet Bloemen & planten Hoog BTW en Omzet planten artikelen Hoog BTW automatisch aangemaakt, wat u uiteraard een hoop tijd bespaart. 12

13 Nieuwe administratie aanmaken Tip: Nadat u een nieuwe administratie heeft aangemaakt, kunt u grootboekrekeningen inzien en wijzigen in de lijst Grootboekrekeningen. Deze lijst opent u door op het tabblad Inrichting in de groep Boekhoudstructuur op Grootboekrekeningen te klikken. Naast branchespecifieke grootboekrekeningen worden in de administratie ook de vaste gegevens opgenomen. Minimale structuur Wilt u de administratie niet baseren op een standaardschema, dan kunt u ervoor kiezen een administratie met een minimale structuur aan te maken. In dit geval worden enkel de vaste gegevens in de administratie opgenomen. Vaste gegevens Afhankelijk van de administratiestructuur die u kiest en de module(s) die onderdeel zijn van uw licentie, worden de volgende initiële gegevens opgenomen: BTW-tarieven Landen Valuta s Eenheden Wisselkoersen Titels Leveringsvoorwaarden Plaatsen Betalingsvoorwaarden Selecties Heeft u uw keuze gemaakt, dan klikt u op Volgende. De administratie wordt aangemaakt. 3.4 Eigen gegevens invoeren In de volgende stappen van de wizard vult u persoonlijke gegevens in, zoals de organisatienaam, het adres en uw BTW- en KvK-nummer. De velden met <Voer een waarde in> zijn verplicht. De gegevens worden in de administratie-instellingen opgenomen en kunt u later desgewenst wijzigen of aanvullen. Zijn de gegevens ingevuld, dan klikt u op Volgende om naar de stap Bank-/ girorekeningen invoeren te gaan. 3.5 Bank-/girorekeningen invoeren Om een bank- of girorekening toe te voegen, klikt u op de knop Toevoegen. In het venster dat geopend wordt, heeft u de mogelijkheid alle specificaties van de bank- of girorekening op te geven. De velden met <Voer een waarde in> zijn verplicht. In het formulier Bank-/ girorekening toevoegen kunt u ook aangeven óf en hoe u met deze bank- of girorekening telebankiert. Dit doet u door de selectievakjes voor de optie(s) Ophalen gegevens en Verzenden gegevens aan te vinken. Door op het pictogram achter het veld Importbestand/ Exportbestand te klikken, wordt de verkenner geopend. Blader naar de bestandslocatie van het import/ exportbestand en klik op Openen. Bij het importeren/ exporteren van bankafschriften/ betaalopdrachten zoekt Telebank automatisch op deze bestandslocatie. Let op: Het onderdeel Telebank is niet beschikbaar in Davilex Account Basic en Primo Boekhouding. 13

14 Nieuwe administratie aanmaken Heeft u de benodigde gegevens ingevuld, dan klikt u op Opslaan en sluiten. U keert terug naar het venster Bank-/ girorekening invoeren. Wilt u nog een bank- of girorekening invoeren, dan klikt u nogmaals op de knop Toevoegen. Heeft u alle bank- en/ of girorekeningen ingevoerd, dan klikt u op Volgende om door te gaan naar de laatste stap in de wizard. Tip: Maakt u gebruik van Davilex Account Basic, Davilex Account, Davilex Account Pro, Davilex Totaal, Davilex Club of Primo Boekhouding, lees dan ook onderstaande informatie! Davilex Account, Account Basic, Account Pro, Totaal Heeft u een boekhoudmodule geïnstalleerd, dan moet u de bankrekening nog koppelen aan een dagboek. Er verschijnt automatisch een melding die u hierop attendeert. Klik in deze melding op OK. Het venster Dagboek toevoegen wordt geopend. Vul de velden in en klik op Opslaan en sluiten. De bank- of girorekening is nu gekoppeld aan het dagboek en u keert terug naar het venster Bank-/ girorekening invoeren. Klik op Volgende om naar de laatste stap in de wizard te gaan. 14

15 Nieuwe administratie aanmaken Tip: U kunt hier ook grootboekrekeningen toevoegen door in het veld Grootboekrekening een nummer in te vullen dat nog niet aan een grootboekrekening is gekoppeld. Automatisch verschijnt een melding dat de grootboekrekening nog niet bestaat en wordt gevraagd of u deze toe wilt voegen. Davilex Club Maakt u een nieuwe administratie aan in Davilex Club, dan is in het venster Bank-/ girorekening invoeren ook het veld Post opgenomen. Selecteer uit de keuzelijst de post waaraan de bank- of girorekening gekoppeld moet worden. Klik op Volgende om naar de laatste stap in de wizard te gaan. Tip: U kunt hier ook posten toevoegen door in het veld Post een nummer in te vullen dat nog niet aan een post is gekoppeld. Automatisch verschijnt een melding dat de post nog niet bestaat en wordt gevraagd of u deze toe wilt voegen. 3.6 Administratiegegevens invoeren In de laatste stap van de wizard, Administratiegegevens invoeren, vult u nog een aantal algemene administratieve gegevens van uw organisatie in. De velden die getoond worden, zijn afhankelijk van de module(s) die onderdeel zijn van uw licentie. Wel of geen BTW-administratie? In de laatste stap van de wizard geeft u (indien van toepassing) aan of u een BTW-administratie voert. Let op: De keuze om een BTW-administratie te voeren, is definitief! Deze keuze kunt u later niet meer terugdraaien. Geeft u aan geen BTW-administratie te voeren, maar wilt/ moet u later wel een BTW-administratie voeren, dan heeft u de mogelijkheid om in de instellingen aan te geven dat er voortaan een BTW-administratie gevoerd wordt. Zijn de gegevens correct ingevuld? Dan klikt u op Voltooien. De nieuwe administratie wordt nu aangemaakt. 3.7 Stappenplan inrichten administratie Afsluitend wordt u een stappenplan aangeboden om de nieuwe administratie in te richten. De stappen zijn afhankelijk van de modules die onderdeel zijn van uw licentie. Wij adviseren u dit stappenplan af te drukken en het als leidraad te gebruiken bij het efficiënt inrichten van uw administratie. In het volgende hoofdstuk worden de stappen nader toegelicht. 15

16 Boekhouding inrichten 4 Boekhouding inrichten 4.1 Inleiding Heeft u een nieuwe administratie aangemaakt, dan is het zaak om voordat u daadwerkelijk aan de slag gaat met de administratieve software van Davilex, de administratie eerst aan uw wensen aan te passen en in te richten. In dit hoofdstuk wordt uitgelegd hoe u de boekhoudstructuur verder in kunt richten. In de volgende hoofdstukken vindt u informatie over onder meer het toevoegen van relaties en artikelen. Welke mogelijkheden u heeft voor het inrichten van uw administratie, is afhankelijk van (de combinatie van) de modules die u gebruikt. In de volgende hoofdstukken gaan wij ervan uit dat alle modules in gebruik zijn. Dit betekent wellicht dat er voor u irrelevante informatie in is opgenomen. De hoofdstukken die voor u niet van toepassing zijn, kunt u overslaan. 4.2 Boekhoudstructuur inrichten Bij het aanmaken van een nieuwe administratie richt het programma de boekhoudstructuur voor u in. Het is raadzaam om deze structuur te controleren en aan uw wensen aan te passen voordat u de overige gegevens invoert. Heeft u ervoor gekozen een administratie met een minimale structuur aan te maken? Dan is enkel de basisstructuur die nodig is voor een goede werking van het pakket aangemaakt. U kunt de structuur verder naar eigen inzicht inrichten. Tip voor Davilex Club-gebruikers: de termen die gebruikt worden in Davilex Club wijken af, lees daarom voor het inrichten van uw clubadministratie verder bij 4.3. Uit welke componenten de boekhoudstructuur bestaat, is afhankelijk van de boekhoudmodule die in gebruik is. Heeft u de meest uitgebreide versie, dan bestaat de boekhoudstructuur uit onderstaande componenten: Grootboekrekeningen Bank-/girorekeningen Verdichtingen Kasrekeningen Hoofdverdichtingen Kostenplaatsen Dagboeken Budgetten Wilt u een component van de boekhoudstructuur aanpassen, dan opent u de betreffende lijst door op het tabblad Inrichting in de groep Boekhoudstructuur op één van de componenten te klikken. De bijbehorende lijst wordt geopend. 16

17 Boekhouding inrichten Met behulp van de knoppen Toevoegen, Wijzigen, Verwijderen en Dupliceren kunt u de verschillende componenten naar uw wens aanpassen. Tip: Wilt u de lijst anders indelen? Klik dan op de knop Lijstopties om het formulier Lijstopties te openen. In dit formulier kunt u aangeven welke kolommen in de lijst zichtbaar moeten zijn, hoe de kolommen gesorteerd moeten worden en kunt u desgewenst selecties toevoegen. Meer over het maken van selecties leest u in de handleiding behorende bij de module die u heeft aangeschaft. 4.3 Clubboekhouding inrichten De boekhoudstructuur van Davilex Club bestaat uit de volgende componenten: Posten Hoofdposten Bank-/girorekeningen Kasrekeningen Toewijzingen Wilt u een component van de boekhoudstructuur inzien en/of aanpassen, dan opent u de betreffende lijst door op het tabblad Inrichting in de groep Boekhoudstructuur op de gewenste component te klikken. De bijbehorende lijst wordt geopend. Met behulp van de knoppen Toevoegen, Wijzigen, Verwijderen en Dupliceren kunt u de verschillende componenten naar uw wens aanpassen. Tip: Wilt u de lijst anders indelen? Klik dan op de knop Lijstopties om het formulier Lijstopties te openen. In dit formulier kunt u aangeven welke kolommen in de lijst zichtbaar moeten zijn, hoe de kolommen gesorteerd moeten worden en kunt u desgewenst selecties toevoegen. 17

18 Relaties en/of leden invoeren 5 Relaties en/of leden invoeren 5.1 Inleiding Relaties vormen een belangrijk onderdeel van uw administratie. Onder Relaties wordt iedereen verstaan met wie u beroepshalve contact heeft, zoals uw debiteuren en crediteuren. In dit hoofdstuk leest u hoe u relatiegegevens in kunt voeren en hoe u uw relaties overzichtelijk in kunt delen in relatiecategorieën. Heeft u Davilex Club, dan kunt u naast relaties ook leden invoeren. Onderstaand leest u hoe u relaties invoert. In 5.5 gaan we in op het toevoegen van leden aan de ledenlijst. Tip: Met Davilex Relatie, dan kunt u veel aanvullende relatie-gegevens vastleggen. Uitgebreide informatie hierover vindt u in de handleiding Davilex Relatie die u kunt downloaden vanaf het Gebruikersportaal. 5.2 De onbekende debiteur/crediteur In de lijst Relaties zijn reeds twee relaties opgenomen: de onbekende debiteur en de onbekende crediteur. Deze relaties kunt u gebruiken in alle situaties waarbij u een document wilt aanmaken voor een debiteur/crediteur die u niet in uw administratie op wilt nemen. 5.3 Relaties toevoegen Een relatie voegt u toe in de lijst Relaties. Deze lijst opent u door in de groep Relatielijsten op Alle relaties te klikken. De groep Relatielijsten is op verschillende tabbladen beschikbaar. Om een relatie toe te voegen, klikt u in de lijst Relaties op Toevoegen. Het formulier Relatie toevoegen wordt geopend. Dit formulier bestaat uit meerdere tabbladen waarop u de verschillende relatiegegevens invoert. Op het tabblad Algemeen geeft u eerst aan of de relatie van het type Persoon of Bedrijf is. De keuze die u maakt, bepaalt welke velden u in het formulier in kunt vullen. Heeft u bijvoorbeeld voor het relatietype Bedrijf gekozen, dan heeft u de mogelijkheid om contactpersonen in te voeren en kunt u bedrijfsgegevens als BTW- en KvK-nummer invoeren.. 18

19 Relaties en/of leden invoeren Ook geeft u de relatie hier een unieke zoekcode. Een zoekcode kan bestaan uit cijfers, letters of een combinatie hiervan. Zoekcodes kunt u onder meer gebruiken om snel te kunnen zoeken in invoervelden met een keuzelijst. Tip: Wilt u dat er automatisch zoekcodes worden gegenereerd bij het toevoegen van relaties? Dan geeft u dit in het Instellingen-formulier aan op het tabblad Algemeen van de Relatiebeheer-instellingen. Het formulier Instellingen opent u door in de werkbalk Snelle toegang op Instellingen te klikken. Klik vervolgens op het tabblad Administratie in de groep Instellingen administratie op Relatiebeheer. Op het tabblad Algemeen kunt u verder alle algemene gegevens zoals het hoofdadres en contactgegevens invoeren Relatiecategorieën U kunt een relatie koppelen aan relatiecategorieën. Dit geeft u aan op het tabblad Bedrijf of Persoon. Door een relatie te koppelen aan een relatiecategorie deelt u de relatie in één of meerdere groepen in. Relatiecategorieën kunt u onder andere gebruiken om relatielijsten te sorteren en om selecties te maken. Hiermee kunt u bijvoorbeeld in een handomdraai etiketten afdrukken voor een specifieke groep relaties. Welke relatiegegevens u verder in het formulier Relatie toevoegen in kunt voeren, is afhankelijk van de module(s) waarmee u werkt. Wilt u uitleg bij het invullen van de velden? Druk dan op F1 voor uitleg bij het actieve venster. 19

20 Relaties en/of leden invoeren Extra velden Wilt u bepaalde gegevens bijhouden die u niet op een van de tabbladen in kunt vullen? Dan kunt u deze gegevens vermelden op het tabblad Extra velden. Voordat u dit tabblad kunt gebruiken, moet u wel het extra veld definiëren. Dit doet u in het formulier Extra velden, dat u opent door op het tabblad Inrichting in de groep Extra velden op Extra velden te klikken. Maakt u gebruik van een module uit de Basic-reeks of Davilex Compact, dan kunt u geen extra velden toevoegen. 5.4 Relaties importeren Heeft u uw relatiegegevens opgeslagen in een extern bestand, dan kunt u deze gegevens importeren in de administratieve software van Davilex. Vereiste is wel dat het importbestand een komma-gescheiden ASCII-bestand is. Het kan dus nodig zijn dat u de gegevens eerst vanuit het bronbestand exporteert naar een *.CSV (MS-DOS)- of *.txt-bestand. Tip: Is Davilex Relatie onderdeel van uw licentie, dan kunnen ook andere bestandsformaten geïmporteerd worden. Een overzicht van deze bestandsformaten vindt u in het helpbestand. Voor het importeren van relaties gaat u naar het onderdeel Import en Export. Klik hiervoor op het tabblad Import en Export en klik vervolgens op Importeren. Een lijst met beschikbare importsjablonen wordt geopend. Selecteer de sjabloon Import van relaties/ leden en klik op Import. De wizard Importeren van relaties wordt gestart. 20

21 Relaties en/of leden invoeren Houd er rekening mee dat bij het importeren van gegevens uit een ander programma gegevens verloren kunnen gaan, bijvoorbeeld omdat bepaalde velden wel in het bronprogramma maar niet in de administratieve software van Davilex voorkomen.. Tip: Uitgebreide uitleg over het importeren van relaties is opgenomen in het Helpbestand. 5.5 Leden toevoegen Davilex Club bestaat uit twee hoofdonderdelen: Ledenbeheer en Clubboekhouding. In beide onderdelen kunt u relaties invoeren. Leden kunt u echter alleen invoeren in het onderdeel Ledenbeheer. Het is daarom van belang dat u een duidelijk onderscheid maakt tussen uw leden en uw relaties. Leden die u invoert in het onderdeel Ledenbeheer zijn altijd Debiteuren en Personen en worden automatisch als relatie van het type debiteur/persoon opgenomen in de relatielijst. Let op: Een relatie die is ingevoerd in de relatielijst kan later niet veranderen in een lid. Om een lid toe te voegen, opent u de ledenlijst door op het tabblad Ledenbeheer in de groep Ledenbeheer op Leden te klikken. Klikt u in deze lijst op Toevoegen, dan wordt het formulier Lid toevoegen geopend. 21

22 Relaties en/of leden invoeren Het formulier Lid toevoegen bestaat uit verschillende tabbladen waarop u de diverse gegevens van het lid kunt vastleggen. Een uitgebreide uitleg is in het helpbestand opgenomen. Om de Help te activeren, klikt u wanneer het formulier Lid toevoegen is geopend op de F1-toets Lidcategorieën Zoals u relaties kunt koppelen aan relatiecategorieën, zo kunt u leden koppelen aan lidcategorieën. Op deze manier kunt u uw leden overzichtelijk indelen en eenvoudig selecties maken. Zijn uw leden contributie verschuldigd? Ook dan maakt u gebruik van lidcategorieën, omdat contributiebedragen alleen opgegeven kunnen worden bij de lidcategorieën. Deze lidcategorieën koppelt u aan de leden, zodat bij ieder lid het juiste contributiebedrag wordt geregistreerd. Lidcategorieën voegt u toe door op het tabblad Ledenbeheer in de groep Lidcategorieën op Lidcategorieën te klikken. De lijst Lidcategorieën wordt geopend. Klik op Toevoegen om een nieuwe lidcategorie toe te voegen. Tip: Leden kunnen altijd lid zijn van meerdere lidcategorieën. Bij het doorrekenen van de contributie wordt hiermee rekening gehouden. 22

23 Relaties en/of leden invoeren 5.6 Leden importeren Ook lidgegevens kunt u importeren in Davilex Club. Net als voor het importeren van relaties geldt dat het importbestand een kommagescheiden ASCII-bestand moet zijn. Voor het importeren van lidgegevens volgt u dezelfde stappen als voor het importeren van relaties ( 5.4). 23

24 Artikelen 6 Artikelen 6.1 Inleiding Gaat u gebruikmaken van Davilex Factuur, Voorraad en/ of Order, dan vormen artikelen natuurlijk een belangrijk onderdeel van uw basisgegevens. De lijst van artikelen wordt onder meer gebruikt bij het invoeren van in- en verkoopfacturen, het aanmaken van verkooporders, het opstellen van magazijnbonnen en het verwerken van overige voorraadmutaties. Wat een artikel is, bepaalt u zelf. Het kunnen de producten zijn die u in- of verkoopt, maar ook diensten, grondstoffen of andere procesmaterialen kunt u natuurlijk als artikel invoeren. 6.2 Artikelgroepen en artikelcategorieën Artikelgroepen zijn bedoeld om de artikelen die u aanmaakt onder één noemer te brengen en gelijksoortig te behandelen. Daarnaast geeft u bij de artikelgroep aan of de voorraadwaarde in de boekhouding bijgehouden moet worden (wanneer u ook gebruikmaakt van Davilex Account) en kunt u bij de artikelgroep opgeven of er aantallen bijgehouden moeten worden (wanneer u Davilex Voorraad gebruik). Ieder artikel in uw administratie moet gekoppeld zijn aan een artikelgroep. Deze artikelgroepen vervullen een verbindende factor tussen de verschillende programmaonderdelen. De instellingen die u bij de artikelgroep opgeeft, zijn bepalend voor de (boekhoudkundige) verwerking van ingevoerde documenten. De artikelgroepen koppelen de onderdelen Facturatie en Voorraadbeheer aan het onderdeel Boekhouding. Bij het opslaan of het definitief afdrukken van documenten wordt de boekhouding automatisch bijgewerkt Artikelcategorieën Artikelcategorieën zijn bedoeld als indeling om selecties en sorteringen te kunnen maken, zodat u bijvoorbeeld zelf uw overzichten van artikelen kunt samenstellen. 24

25 Artikelen 6.3 Artikelgroepen aanmaken Omdat alle artikelen gekoppeld moeten worden aan een artikelgroep is het handig om voordat u artikelen invoert eerst artikelgroepen aan te maken. Dit doet u in de lijst Artikelgroepen. De lijst Artikelgroepen opent u door op het tabblad Inrichting in de groep Artikelen op Artikelgroepen te klikken. Wanneer u in deze lijst op Toevoegen klikt, wordt het formulier Artikelgroep toevoegen geopend. Afhankelijk van de geactiveerde modules bestaat dit formulier uit één of twee tabbladen waar u de eigenschappen van de artikelgroep opgeeft. Door te werken met artikelgroepen wordt de voorraad automatisch tegen de Vaste Verrekenprijs (VVP) bijgehouden. 6.4 Artikelen invoeren Heeft u artikelgroepen gedefinieerd, dan kunt u artikelen toevoegen aan de lijst Artikelen. Deze lijst opent u door in de groep Artikelen op Artikelen te klikken. De groep Artikelen is beschikbaar op de tabbladen Facturatie, Orderbeheer en Voorraadbeheer. In de geopende lijst klikt u vervolgens op Toevoegen. Het formulier Artikel toevoegen wordt geopend. 25

26 Artikelen Op de diverse tabbladen kunt u de specificaties van het artikel opgeven, zoals artikelomschrijving, leverancier, in- en verkoopprijs. Enkele specifieke velden worden onderstaand nader toegelicht: Vaste verrekenprijs In de administratieve software van Davilex wordt de voorraad tegen een vaste waarde per eenheid geregistreerd. Deze vaste verrekenprijs (VVP) voert u in bij het veld Kostprijs op het tabblad Inkoop Staffel Een staffel is een kortingsregeling die door u of door uw leverancier gebruikt kan worden om kortingen te geven bij aanschaf van grote partijen in één keer. De staffelprijs is de prijs die geldt per eenheid van het artikel bij een bepaalde partijgrootte. De staffelprijzen kunt u opgeven op de tabbladen Inkoop en Verkoop. 26

27 Artikelen Tip: Voor verschillende partijgroottes kunt u verschillende staffelprijzen gebruiken Samengesteld artikel (alleen als Davilex Voorraad onderdeel is van uw licentie) Bestaat het artikel dat u toevoegt uit verschillende artikelen die reeds in uw administratie zijn opgenomen, dan kunt u dit op het tabblad Samengesteld aangeven. Een samengesteld artikel wordt behandeld als ieder ander artikel, maar bij het aanmaken van een voorraadmutatie voor een samengesteld artikel heeft u nu ook de optie om de grondstoffen te muteren. Geeft u bij de voorraadmutatie als reden Geproduceerd op, dan wordt de voorraad van de grondstoffen verlaagd en de voorraad van het geproduceerde product verhoogd. 6.5 Artikelen importeren Net zoals u relaties kunt importeren, heeft u ook de mogelijkheid om artikelgegevens te importeren in de administratieve software van Davilex. Aan welke specifieke bestandsstructuur het importbestand moet voldoen, leest u in het helpbestand. 27

28 Beginbalans 7 Beginbalans 7.1 Inleiding Gaat u gebruikmaken van Davilex Account of Davilex Club, dan is de laatste stap van het inrichten van de administratie het vastleggen van de financiële situatie van uw organisatie. Dit doet u in de beginbalans. De beginbalans geeft een overzicht van alle bezittingen en schulden van de organisatie op het moment dat u de nieuwe administratie heeft aangemaakt. Een balans is een overzicht van de bezittingen (debetzijde), de schulden (creditzijde) en het eigen vermogen (creditzijde) van een onderneming op een bepaald moment. Bij het invoeren van de beginbalans moeten de debetzijde (=activa) en de creditzijde (=passiva) in balans zijn. 7.2 Voorbereiding De beginbalans voert u in met behulp van de wizard Beginbalans. Omdat u in deze wizard geen nieuwe grootboekrekeningen, debiteuren, crediteuren of artikelen in kunt voeren, is het van belang om goed te controleren of de juiste gegevens in uw administratie aanwezig zijn, voordat u de beginbalans in gaat voeren. Zorg er daarom voor dat: alle debiteuren en crediteuren zijn ingevoerd alle artikelen zijn ingevoerd (indien van toepassing) u beschikt over de saldi van alle grootboekrekeningen. u een lijst heeft van openstaande posten van uw debiteuren- en crediteuren. u een overzicht heeft van de beginvoorraad van de artikelen Een openstaande post is een geldbedrag dat nog niet betaald is aan een crediteur of door een debiteur. Wanneer u bijvoorbeeld artikelen op rekening verkoopt aan een debiteur maakt u hiervan een boeking aan. Zolang de debiteur niet betaald heeft, blijft dit bedrag open staan. Dit wordt een openstaande post genoemd. Let op: U kunt de wizard Beginbalans maar één keer doorlopen. Zorg er daarom voor dat u alle benodigde gegevens paraat heeft. 7.3 De wizard Beginbalans starten De beginbalans voert u in met behulp van de wizard Beginbalans. Deze wizard start u door op het tabblad Boekhouding in de groep Administratie op Beginbalans te klikken. Let op: Is de beginbalans eenmaal aangemaakt, dan kunt u alleen wijzigingen aanbrengen via balansmutaties (wanneer u gebruikmaakt van Davilex Club), openstaande posten, banken kastransacties of via memoriaal. De wizard begint met een checklist waarmee u na kunt gaan of de benodigde gegevens aanwezig zijn. Kunt u alle punten op de checklist afvinken, dan kunt u beginnen met het invoeren van de balansregels. 28

29 Beginbalans 7.4 Balansregels invoeren Allereerst voert u de balansregels in. Dit betekent dat u van alle grootboekrekeningen in uw administratie die een saldo ongelijk aan nul hebben, het debet- of creditsaldo invoert. Als u alle saldi heeft ingevoerd, dan heeft u een beginbalans. Door in het formulier Overzicht van de balans op Toevoegen te klikken, wordt het formulier Balansregel toevoegen geopend. U selecteert de grootboekrekening uit de lijst en voert het bedrag in. Als laatste geeft u aan of het bedrag debet- of credit is. Let op: Voordat u verder kunt naar de volgende stap moet het totaalbedrag debet overeenkomen met het totaalbedrag credit. Komen deze totaalbedragen niet overeen, dan kan het zijn dat nog niet alle balansregels zijn toegevoegd of dat een invoerfout is gemaakt. In het laatste geval kunt u een balansregel wijzigen door de betreffende regel te selecteren en op Wijzigen te klikken. 29

30 Beginbalans 7.5 Openstaande posten invoeren Bij het invoeren van de balansregels heeft u de grootboekrekeningen Debiteuren en Crediteuren toegevoegd. Het saldo op deze rekeningen is het totaalbedrag dat al uw debiteuren u nog schuldig zijn en u nog verschuldigd bent aan uw crediteuren. In deze stap van de wizard voert u de openstaande posten in, zodat u kunt zien waaruit het debiteuren- en crediteurensaldo bestaat. In de kop van de lijst vindt u het totaalbedrag van de openstaande posten. Dit telt mee bij iedere regel die u toevoegt, wijzigt of verwijdert. Als dit bedrag dezelfde waarde heeft als het totaalbedrag dat boven in het formulier staat, heeft u alle openstaande posten ingevoerd. 7.6 Beginvoorraad invoeren Maakt u ook gebruik van Davilex Voorraad, dan heeft u bij het invoeren van de balansregels ook één of meerdere grootboekrekeningen toegevoegd waarop de voorraadwaarde wordt geboekt. Wanneer u op Toevoegen klikt, wordt het formulier Beginvoorraad toevoegen geopend. In dit formulier specificeert u per artikel het aantal dat op de startdatum van de administratie op voorraad is. Ook hier geldt natuurlijk dat het totaalbedrag van de regels overeen moet komen met het totaalbedrag op de grootboekrekening. 7.7 De wizard voltooien In de laatste stap van de wizard kunt u door op de knop Rapportage te klikken, direct naar het onderdeel Rapportage om de ingevoerde gegevens controleren. Klikt u op Voltooien, dan wordt de wizard Beginbalans afgerond en de beginbalans definitief aangemaakt. 30

31 Instellingen 8 Instellingen 8.1 Inleiding Nu de administratie is ingericht, kunt u de instellingen van de administratie naar eigen wens aanpassen. Welke instellingen aangepast kunnen worden, is afhankelijk van de modules die onderdeel zijn van uw licentie. In de instellingen staan onder andere standaardwaarden opgeslagen die u bij het aanmaken van de administratie heeft opgegeven en standaardwaarden die als zodanig worden meegeleverd met het programma. Instellingen bepalen in belangrijke mate de werking van het programma. We raden u daarom aan de instellingen nauwkeurig te controleren! 8.2 Instellingen aanpassen Door in de werkbalk Snelle toegang te klikken op Instellingen opent u het formulier Instellingen. 31

32 Instellingen Met behulp van dit formulier kunt u uiteenlopende instellingen aanpassen. Klikt u bijvoorbeeld op het tabblad Systeem in de groep Instellingen systeem op Programma, dan worden de diverse instellingen getoond, die van toepassing zijn op de administratie. U kunt hier bijvoorbeeld aangeven of en zo ja met welke frequentie er automatisch een reservekopie van de administratie gemaakt moet worden en bestandslocaties opgeven of wijzigen. Wij adviseren u om alle instellingen te controleren en eventueel aan uw wensen aan te passen. Uitgebreide informatie over de programma- en administratie-instellingen vindt u in de modulehandleiding en in de Help. 32