Audit document 2011, Q2. Ballast Nedam

Transcriptie

1 Audit document 2011, Q2 Ballast Nedam

2 1.1. Verantwoordelijkheden CO 2 footprint rapportage Entiteit en persoon Raad an Bestuur Theo Bruijninckx Romeo Malizia Peter an Zwieten Verantwoordelijkheid Strategisch nieau: beleid oeren op CO 2 -meting, energie- en CO 2 -reductie. Resultaten beoordelen. Clusterdirecteuren Arthur de Backker Jack Corten Harbert an der Wildt Harmans Kuipers Jorrit Smeets Hans an der Meer Strategisch/Tactisch nieau: beleid oeren op energie- en CO 2 -reductie. Resultaten beoordelen. Entiteit en persoon ABL2 Diederik an Hoogstraten Sander Akerboom Marcel an der Holst ICT Stephanie Coolen LoSa Hans Rap Jan de Jong Paul an Riet Beheer Wim Sinjou Edwin Langenhoff Verantwoordelijkheid Gegeens erzamelen en systemen gereed maken. Inentarisatie controleren en auditen. Centraal systeem tankpassen: informatie aanleeren. Centraal systeem AKVC en gedeclareerde kilometers: informatie aanleeren. Energieerbruiken gebouwen binnen portefeuille: informatie aanleeren. Verdeelsleutels energieerbruiken gebouwen: informatie aanleeren.

3 1.2. Kwaliteit carbon footprint Centrale gegeens Informatiemodule: Carbon footprint (Excel), Handboek Verantwoordelijke: Jochem Mos, Sander Akerboom Gemidd. prestatie: - Toelichting Medewerking Bereikbaarheid / communicatie: Goed ++ Juiste gegeens aangeleerd: Het handboek, planning en taakerdeling waren helder. Bij erstrekking an de carbon footprint Excel is echter niet duidelijk gemeld dat cijfers cumulatief +/- ingeoerd konden worden en dus cumulatief geëxtrapoleerd zou worden oor de grafiek. Hierdoor hebben sommige controllers cijfers gesplitst. Gegeens inhoudelijk Betrouwbaar: Elektriciteitserbruiken en aardgas op projecten zijn wel, maar hun brandstoferbruiken zijn niet, meegerekend naar het percentage aandeel in betreffend project. Hierdoor rekenen combinaties erkeerd door in het eerst tabblad. Accuraat: De CO 2 footprint biedt goed inzicht in CO 2 en energie. ++ Begrijpelijke layout: Het was moeilijk te begrijpen waar welke gegeens - ingeoerd moesten worden oor de CO2 footprint. Oerige opmerkingen: Vakanties ielen samen met rapportagemoment. - - Controle door tweede persoon ontbrak. ICT tankpassen moesten een ertaald worden naar de inoercategorieën brandstoffen in de CO 2 footprint. Prestatie - Adies: A. Het administratief systeem dient gebruiksriendelijker te worden opgezet. Daarnaast kan het systeem robuuster, door te oorkomen dat formules zomaar gewijzigd kunnen worden of getallen erkeerd doorrekenen. Professionele software kan hierin oorzien. B. Het handboek kan erder erbeterd worden a.d.h.. eraringen uit de praktijk. C. Controle an cijfers en formules door een tweede persoon is erstandig, zeker in erband met een foutgeoelig systeem.

4 Informatiemodule: Verbruiken tankpassen Verantwoordelijke: ICT Gemidd. prestatie: ++ Toelichting Medewerking Bereikbaarheid / communicatie: Zeer goed. Gegeens worden zeer snel aangeleerd. ++ Juiste gegeens aangeleerd: Een enkele melding ontstond oer de + betrouwbaarheid an de brandstoferbruiken, in erband met typen brandstoffen. CNG wordt in duelfuel auto s soms erward met benzine of groengas (of andersom). Gegeens inhoudelijk Betrouwbaar: Informatie wordt zeer goed beheerd. Interne ++ bedrijen worden aangemoedigd aan te sluiten op het systeem an ICT, wat dataergaring ergemakkelijkt. Betrouwbaarheid hangt af an het bedrijfsonderdeel dat wijzigingen in de status an personeel tijdig doorgeeft. Accuraat: Informatie lijkt netjes erwerkt te zijn. ++ Begrijpelijke layout: De bedrijfsnamen komen niet helemaal oereen met ++ de adressenlijst. Gegeens worden wel op een begrijpelijke wijze weergegeen. Oerige opmerkingen: Geen Prestatie Adies: Bedrijfsnamen dienen oereen te komen met een centraal register, om ergissingen te oorkomen.

5 Informatiemodule: Gedecl. kilometers BN Infra Verantwoordelijke: LoSa Gemidd. prestatie: +/- Toelichting Medewerking Bereikbaarheid / communicatie: Zeer goed ++ Juiste gegeens aangeleerd: Gegeens AKVC en gedecl. BNBO waren juist. Gegeens an gedecl. Infra waren incorrect. - Gegeens inhoudelijk Betrouwbaar: Informatie wordt goed op kosten beheerst. De tijd waarop declaraties moeten zijn ingediend en het moment dat deze in het systeem staan kan echter uit pas lopen met elkaar. Accuraat: Informatie lijkt netjes erwerkt te zijn. ++ Begrijpelijke layout: De bedrijfsnamen komen niet oereen met de - - adressenlijst en ook niet met lijsten an andere LoSa medewerkers. Met name de nummering an gedecl. BNBO is foutgeoelig, omdat onduidelijk is welke bedrijen onder welke cijfers allen. Gedecl. Infra: onder de kolom CAO staat px met de periodenummer, maar dit nummer komt niet altijd oereen met de inhoud. Oerige opmerkingen: Geen Prestatie + Adies: A. Conform het streen an LoSa dienen gegeens periodiek gecommuniceerd te worden aan de bedrijfsonderdelen, bij oorkeur per periode en ia een centraal (sharepoint) systeem. B. Bedrijfsnamen dienen oereen te komen met een centraal register, om ergissingen te oorkomen. C. Een mismatch tussen declaratie en administratie kan op erschillende manieren opgelost worden, belangrijk is dat de oplossing consistent toegepast wordt.

6 Informatiemodule: Energie gebouwen Verantwoordelijke: Beheer Gemidd. prestatie: +/- Medewerking Bereikbaarheid / communicatie: Toelichting De regie oor centrale aanleering an gegeens was onoldoende. Verantwoordelijkheden waren niet helder. Het was moeilijk de juiste personen te bereiken. Juiste gegeens aangeleerd: Eerste gegeens anuit de operationele dienst Beheer bleken niet te kloppen. Verantwoordelijke contactpersonen hebben op het laatste moment snel de juiste gegeens in een helder oerzicht aangeleerd. Gegeens inhoudelijk Betrouwbaar: Informatie wordt goed op kosten beheerst, waardoor toebedeling an erbruiken goed is, behale oor het pand in Arnhem die fout in het oerzicht stond. Accuraat: In Nieuwegein zijn opsplitsingen an +/- energieerbruiken helder inzichtelijk, maar niet per pand apart. Het aandeel elektriciteit an sererruimten is een groe schatting. Begrijpelijke layout: Informatie is gefragmenteerd aangeleerd. - Oerige opmerkingen: Geen Prestatie /- Adies: A. Het is erstandig de erantwoordelijkheden helder te hebben, ten aanzien an centrale aanleering an informatie. Energiegegeens kunnen het best regelmatig, maar minimaal per kwartaal, met bedrijfsonderdelen gedeeld worden, bij oorkeur ia een centraal (sharepoint) systeem. B. De toebedeling an m2 en dus energieerbruiken dient goed bijgehouden te worden en aangepast, indien erhuizingen plaatsinden. C. Het is erstandig een beeld te krijgen an het energieerbruik an sererruimten en het restaurant, zowel oor energiemanagement als de CO 2 footprint.

7 Decentrale gegeens Bedrijfsonderdeel Gegeens ontangen Trendanalyse / erwonderpunten Betrouwbaar Accuraat ICT B.V. BN Bouw & Ontwikkeling Speciale Projecten BN Ontwikkelingsmaatschappij n..t. ABL 2 Dieselerbruiken tankpassen zijn hoog t.o ,2009 en BN Bouw & Ontwikkeling Gaserbruik lijkt te laag t.o.. Noord eerdere erbruiksjaren. Dit Hollestelle Vastgoed heeft te maken met erhuizing Ontwikkeling Zomers bouwbedrijf naar kleiner kantoor. Elektriciteitserbruik is ingeschat i..m. deze erhuizing. BN Bouw & Ontwikkeling Noord West Bouwbedrijf Onrust BN Bouw & Ontwikkeling West BN Bouw & Ontwikkeling Midden Oost BN Bouw & Ontwikkeling Zuid Laudy Bouw & Ontwikkeling AKVC is nieuw en gedecl. km Heddes Bouw & Ontwikkeling CAO en UTA zijn laag. Snel aangesloten op centrale systemen oor informatie. Projectgegeens zijn nog astgesteld met onderbouwde schatting. BN Beheer BN Infra Projecten BN Infra Business Energieerbruiken pand zijn Deelopment centraal gecorrigeerd. BN Gebiedsontwikkeling n..t. BN Concessies BN Infra Noord Oost BN Infra Noord West Dieselerbruiken onder oerige brandstoffen zijn hoog t.o ,2009 en 2010, BN Infra Midden Zuid Vanwege samenoeging an Midden en Zuid is het totale energieerbruik afgenomen. BN Infra Zuid West Benzineerbruiken an

8 Bedrijfsonderdeel Gegeens ontangen Trendanalyse / erwonderpunten Betrouwbaar Accuraat tankpassen zijn hoog t.o BN Parking BN Engineering Dibec BN Infra Specialiteiten BN Funderingstechnieken Benzineerbruiken an tankpassen zijn op het nieau BN Specialistisch Gronderzet an eerdere jaarerbruiken. Dieselerbruiken lijken erplaatst te zijn naar tankpassen. Verbruiken zijn hoger dan orig jaar. Gebr. an Leeuwen Diesel tankpassen zijn toegenomen. BN Milieutechniek Elektriciteits- en gaserbruiken lijken lager dan orig jaar. Spanstaal BN Asfalt BN IPM BN Wabau n..t. Spankern n..t. BN Materieel Infra en Bouw laten afname dieselerbruiken zien oer BN Grondstoffen Haarrijnse Plas (ligt stil) Zand- en Grindhandel Verkaik.o.f. Ballast an Oord Grondstoffen.o.f Het elektriciteitserbruik lijkt laag ten opzichte an eerdere jaren. Feniks Dieselerbruik is bijzonder hoog. BN Prefab Hoco Beton iqwoning Omnia Plaatloer Waco Lingen Beton Het aardgaserbruik is bijzonder laag ten opzichte an eerdere jaren. In lijn met inspanningen tot reductie an aardgaserbruiken. Haitsma Beton x x Rademakers Gieterij Bijzonder goede rapportage. TBS Soest BN Participatie x x

9 Bedrijfsonderdeel Gegeens ontangen Trendanalyse / erwonderpunten Betrouwbaar Accuraat Windinest n..t. Asfaltcentrale Riierenland (ACR) Asfalt Productie Amsterdam x x (APA) Asfalt Productie Westerbroek (APW) Asfalt Productie Rotterdam Rijnmond (APRR) Brabantse Asfalt Centrale x x (BAC) Freesmij B.V. Oerleg gehad oer erbruiken.?? Granietimport Benelux B.V. x x Traffic Serice Nederland B.V. x x Kanttekening: De meeste bedrijfsonderdelen hebben erkeerde informatie ingeoerd uit centrale bronnen. De oorzaak was de centrale aanleering an foutiee cijfers, namelijk an erkeerde energieerbruiken gebouwen en mobiliteit. De audit ziet mogelijkheden erbeteringen bij centrale diensten toe te passen oor tijdige en juiste aanleering an informatie. Aanpassingen zijn nu centraal gecorrigeerd. Afstemming met decentrale onderdelen na aanpassingen heeft niet meer plaatsgeonden. Adiezen: 1. Aanleering an centrale informatie en gereedschappen waarin emissies gemonitord kunnen worden, dienen te erbeteren. Veel ruimte bestaat oor IT oplossingen, waaronder gebruik an sharepoint oor het delen an informatie en een goed informatiesysteem oor energie en CO Energieerbruiken an projecten worden nog niet goed bijgehouden. Het proces kan efficiënter en beter in lijn met bestaande administraties. a. Dieselerbruiken zijn op totaalfactuur inzichtelijk. In erband met duurzame aanbestedingen is een opsplitsing naar projectnieau nodig. In sommige geallen is het erstandig dieselerbruiken an onderaannemers af te rekenen, zodat efficiënt gebruik beloond wordt. Dit leidt teens tot een betere informatieoorziening oor de CO 2 footprint. b. Elektriciteits- en gaserbruiken op projecten kunnen met de juiste energiemeters op afstand uitgelezen worden. Dit ergt afstemming met het energiebedrijf. Handmatig aflezen an meterstanden is arbeidsintensief.

10 2. Planning Onderwerp Inentarisatie projecten met CO 2 gerelateerd gunningsoordeel t.b.. de CO 2 prestatieladder. Bedrijfs- en projecten Excel oor CO 2 registratie opleeren aan Ballast Nedam controllers. Aanang erwerking carbon footprint decentrale onderdelen, aanulling decentrale informatie. Excel geconsolideerde carbon footprint Ballast Nedam herstellen, inclusief clusterrapportage. Centrale informatie carbon footprint: Lonen en Administratie (LoSa), ICT en Beheer. Energieerbruiken oerige gedeelde gebouwen: bilateraal contact oor gegeens en toewijzing. Verantwoordelijke Streefdatum Datum Controller 17 juni 17 juni ABL2 17 juni 20 juni Controller 20 juni 20 juni ABL2 1 juli 6 juli LoSa, ICT, Beheer 1 juli 1-6 juli Controller (selectie) 3 juli 6 juli Aanang an audit op ontangen data. ABL2 3 juli 5 juli Carbon footprint decentrale onderdelen retour aan ABL2. Carbon footprint half jaar 2011 (periode 6 i.p.. QRM) gereed. Carbon footprint controleren op conersiefactoren, logboek en formules. Controller 5 juli 6 juli ABL2 6 juli 6 juli ABL2 6 juli 6 juli Terugkoppeling audit aan bedrijfsonderdelen. ABL2 9 juli 12 juli Audit erslag bedrijfsonderdelen & projecten. ABL2 11 juli 17 juli Ontwikkelen CO2 certificaat ABL2 12 juli

11 3. Administratiee Organisatie Besluit Plan an Aanpak Initiatie carbon Raad an carbon footprint footprint Bestuur ABL2 Handboek Oerleg en uitwisseling informatie met controllers Ontangen data controleren m.b.. registratie carbon footprint t.b.. de audit een audit trail Updaten contactpersonen lijst bericht controllers Handboek Updaten conersiefactoren oor CO2 emissies Controleren rekenmodellen oor energiekosten Inentarisatie projecten CO2 gerelateerd gunningsoordeel controllers CO2 gerelateerde projecten Excel controllers ter registratie carbon footprint en projecten Centrale informatie erzamelen LoSa, ICT en Beheer Gegeens oldoen? Footprint controleren op conersiefactoren, logboek en formules Verwerken gecompleteerde footprints bedrijfsonderdelen Projecten inentarisatie CO2 gerelateerd oordeel Communicatie controllers carbon footprint informatie Excel ABL2 consolidatie carbon footprint Prepareren Excel oor erwerking CO2-gegeens Controle op compleetheid an carbon footprints Opstellen carbon footprint bedrijfsonderdeel Opstellen resterende carbon footprints projecten Carbon footprints retour aan controllers zenden Halfjaarlijkse CO2 rapportage completeren Terugkoppeling audit trail aan controllers Compleet audit erslag in rapportage Ontwikkelen CO2 certificaat Uitreiken certificaten aan controllers Externe publicatie carbon footprint Betrokkenheid an controller Carbon footprint organisatie ABL2

12 4. Stuurcyclus Ballast Nedam hanteert drie stuurcycli met betrekking tot zijn Carbon Footprint. In de hoogste cyclus worden strategische beslissingen genomen tot het reduceren an energie en CO 2. Op korte termijn leidt dat tot meten, beleid oeren, plannen en uitoeren an beleid. Op operationeel gebied beheert ABL2 het proces en biedt deze onze bedrijfsonderdelen ondersteuning. Op dit nieau beoordelen clusterdirecteuren en Raad an Bestuur behaalde resultaten an bedrijfsonderdelen. Centraal in dit schema staat de controle op cijfers en ondersteunende systemen. Het huidige document focust ooral op centraal aangeleerde gegeens en op erdere ontwikkeling an systemen tot het genereren en erwerken an energieerbruiken en CO 2 emissies. Beleid uitzetten oor erdere energie- en CO2-reducties Beoordelen CO2 footprint (Clusterdirecteuren en Raad an Bestuur) Verbeteringen dooroeren informatieoorziening CO2-reducties meten, erifiëren en astleggen Controleren en conergeren CO2 footprint informatie Knelpunten identificeren informatiesystemen Audit plannen Opzetten organisatie CO2-footprint Opzetten Plan an Aanpak reductiemogelijkheden CO2 Audit uitoeren Ondersteunen an bedrijfsonderdelen (ABL2) CO2-reducties realiseren in bedrijfsoering

13 5. Colofon Audit document 2011, Q2 auteurs Jochem Mos datum 16 juli 2011 ABL2 B.V. bezoekadres: Ringwade LM Nieuwegein postadres: Postbus BG Nieuwegein telefoon: +31(0) fax: +31(0) web: