Gids voor internationale projecten

Transcriptie

1 Gids voor internationale projecten Visum reispas en andere poespas

2 Voorwoord Je zou graag een buitenlandse jongere ontvangen in je organisatie. Of je wil een groepje jongeren laten deelnemen aan een boeiend project in het buitenland. Deze publicatie wil je hulp bieden bij al het visum- en paperassenwerk dat hier bij komt kijken. Het opzet is om zoveel mogelijk praktische tips en informatie aan te bieden, zodat je zelf succesvol aan de slag kan gaan. Deze tekst kwam tot stand dankzij de inbreng vanuit ervaren organisaties en de begeleiding van vele uitwisselingen en projecten. We willen degenen die hun ervaring ter beschikking hebben gesteld dan ook bedanken voor hun bijdrage aan de vele nuttige adviezen in deze publicatie. Hun ervaring en knowhow komt zo ten goede van al wie een internationaal jongerenproject wil opzetten. Deze publicatie is een herwerkte versie van de in 2005 verschenen editie. Neem zeker ook eens een kijkje op de paperassen gids voor jongeren met buitenlandse plannen. Visum reispas en andere poespas Visum reispas en andere poespas

3 9 1. Een buitenlandse jongere ONTVANGEN IDENTITEITSKAART TER PLAATSE Reizen tijdens het project Controle van documenten Inhoud PASPOORT Geldigheidsduur Groepspaspoort Minderjarigen UITNODIGING Voor wie stel je een uitnodiging op? Wat is een uitnodigingsbrief? Wat moet er zeker in je uitnodigingsbrief staan? TENLASTENEMING Waarom een tenlasteneming? Voor wie moet je een tenlasteneming doen? Wat houdt een tenlasteneming in? Wie kan er een tenlasteneming doen? Welke documenten heb je nodig? Hoe ga je te werk? Hoe geraak je van een tenlasteneming vanaf? VISUM AANVRAGEN algemene begrippen Schengenvisum Dienst Vreemdelingenzaken Welke soorten visa bestaan er allemaal? Visumprocedure - Kort verblijf van minder dan 3 maanden Visumprocedure - Lang verblijf ( > 3 maanden) opvolging van het visumdossier Inhoud EINDE VAN HET PROJECT Uitschrijven Langer blijven na het project OVERZICHT: wie wat wanneer Een Vlaamse jongere naar het buitenland zenden IDENTITEITSKAART Europese Unie Schengen PASPOORT Inleiding Het Belgische paspoort Reizen met minderjarigen UITNODIGING Wat is een uitnodigingsbrief? HET VISUM Over VEILIGHEID, vaccinaties, mutualiteit en RVA NA AANKOMST OVERZICHT: wie wat wanneer TOT SLOT BIJ AANKOMST Grenscontrole Inschrijven of aanmelden bij de gemeente VERKLARINGENLIJST 86 bijlagen Visum reispas en andere poespas Visum reispas en andere poespas

4 INLEIDING JE BENT JONG EN JE WIL WAT Je bent een Vlaamse jeugdorganisatie en je wil jongeren wat bieden. Over de grens of net andersom - ván over de grens. Je werkt een creatief internationaal project uit, je vindt er zelfs de centen voor én er staan een aantal kandidaten te trappelen om deel te nemen aan jouw activiteit. Uiteraard horen daar ook een paar buitenlandse jongeren bij. Je beweegt hemel en aarde om alle paperassen in orde te krijgen en - tientallen telefoons, faxen, s en tonnen geduld later het lukt! Alleen 3 weken te laat zodat je activiteit al voorbij is. Of de jongere krijgt een visum te pakken voor 1 week terwijl je project toch wel duidelijk 2 weken zou duren Het is al gebeurd dat een internationaal jongerenproject ironisch genoeg het internationale luik noodgedwongen moest missen. Over het algemeen stelt er zich geen probleem met jongeren die in Vlaanderen komen studeren, een schoolprogramma volgen, een stage of au pair ervaring komen opdoen. Dit soort uitwisselingen heeft een duidelijk vakje en bijpassend statuut gekregen, zodat het voor de verschillende Vlaamse of lokale diensten, tot in de kleinste plattelandsgemeente van Vlaanderen, duidelijk is welke documenten ze moeten bezorgen. Heel wat andere koek is het doorgaans als het om een inleefreis, internationaal kamp, vrijwilligerswerk in groep voor korte tijd of op je eentje voor een lange tijd, een seminarie, etc gaat. Dit betekent helaas vaak nogal wat onduidelijkheid over welke procedure best te volgen. Deze publicatie richt zich dan ook tot organisaties die een internationaal jongerenproject uit de grond willen stampen in die statuutloze schemerzone. Vooral zij die hier (nog) niet veel ervaring mee hebben, zullen een stukje wegwijs gemaakt worden doorheen de jungle van de reispapieren. Daarbij hebben we voorbeelden en tips verzameld van organisaties die door hun internationale ervaring menige goeie raad weten te geven. Op die manier zetten we niet alleen de juiste stappen op een rijtje, maar geven ook heel wat handig advies mee om je wat behendiger doorheen de grijze zone van de paperassen te loodsen. Deze publicatie bestaat uit 2 delen die elk chronologisch zijn uitgewerkt: 1. Een buitenlandse jongere ontvangen. De focus ligt vooral op dit luik omdat zich hierbij de meeste problemen voordoen. Ons land, en Europa in het algemeen, is nu eenmaal een pak voorzichtiger om andere nationaliteiten toe te laten, dan dat wij Belgen naar het buitenland kunnen reizen. 2. Een Vlaamse jongere naar het buitenland zenden. Hier hebben we het over het uitsturen van jongeren, omdat ook daar enige administratieve behendigheid van pas kan komen. Tot slot: hou er rekening mee dat een buitenlandse jongere laten deelnemen aan je project in Vlaanderen of net andersom, niet enkel een kwestie is van papieren en stempels. Vaak is het ook een kwestie van tijdig beginnen, geduld hebben, de juiste personen of diensten aanspreken, etc. Door de vele tips hopen we je hier alvast wat zorgen mee te besparen en vooral er mee voor te zorgen dat elke jongere kan deelnemen aan het project dat jij op poten zet, of het nu hier of in het buitenland is! Veel succes! Visum reispas en andere poespas Visum reispas en andere poespas

5 1. Een Buitenlandse jongere ontvangen Visum reispas en andere poespas Visum reispas en andere poespas

6 Landenlijst Landenlijst voor ontvangst van buitenlandse jongeren Kort verblijf (< 3 maanden) Identiteitskaart (Nationaliteit) De Schengenlanden : (België) Nederland Luxemburg Duitsland Frankrijk Denemarken Finland Griekenland Ijsland Italië Noorwegen Oostenrijk Portugal Spanje Zweden Estland Letland Litouwen Malta Hongarije Polen Tsjechië Slowakije Slovenië Zwitserland Andere : Roemenië Bulgarije Andorra Cyprus Ierland Liechtenstein Monaco San Marino Paspoort Europa: Kroatië Verenigd Koninkrijk Vaticaanstad Buiten Europa : Argentinië Australië Bolivia Brazilië Brunei Canada Chili Costa Rica Guatemala Honduras Israël Japan Maleisië Mexico Nicaragua Nieuw-Zeeland Panama Paraguay Singapore Uruguay Venezuela VS Zuid-Korea Paspoort met visum Alle andere landen Lang verblijf (> 3 maanden) Identiteitskaart en/of paspoort EU / EER landen: (België) Nederland Luxemburg Duitsland Frankrijk Italië Griekenland Spanje Portugal Oostenrijk Verenigd Koninkrijk Ierland Denemarken Finland Zweden Cyprus Estland Hongarije Letland Litouwen Malta Polen Slovenië Slowakije Tsjechië Roemenië Bulgarije Ijsland Noorwegen Liechtenstein Paspoort en visum Alle andere landen * deze lijst geeft een indicatie van welke procedure je kan verwachten, maar geeft geen uitsluitsel aangezien de procedures regelmatig veranderen! Check ook altijd bij de ambassade of de dienst Buitenlandse Zaken. 10 Visum reispas en andere poespas Visum reispas en andere poespas 11

7 1. Een buitenlandse jongere ONTVANGEN Identiteitskaart Paspoort Paspoort & visum p.14 Identiteitskaart Uitnodiging Paspoort Uitnodiging Tenlasteneming Paspoort Uitnodiging Tenlasteneming p.15 p.17 p.19 Een visumaanvraag bestaat uit verschillende stappen die je moet zetten en meerdere documenten die je nodig hebt. Dit kan je zien in de rechterkolom. Sommige documenten uit de visumaanvraag kunnen echter ook nuttig of zelfs nodig zijn in geval er geen visum vereist is. Daarom zal je ook bij die documenten een woordje uitleg vinden in welke mate ze nuttig kunnen zijn wanneer een jongere enkel een identiteitskaart of paspoort nodig heeft om naar België te reizen. De verschillende stappen en documenten zijn in chronologische volgorde, d.w.z de volgorde waarin je ze aanvraagt, weergegeven. Visum p.24 Kort lang p.27 p.31 Opvolging dossier p.34 Alle stappen op een rijtje: 1. Identiteitskaart 2. Paspoort 3. Uitnodiging 4. Tenlasteneming 5. Visum aanvragen Bij aankomst Bij aankomst Bij aankomst p.36 Ter plaatse Ter plaatse Ter plaatse p.40 Einde project Einde project Einde project p.42 Overzicht: Wie wat - wanneer p.45 België laat onderdanen van bepaalde landen toe met enkel een nationale identiteitskaart (kolom 1). Voor andere nationaliteiten is het paspoort (kolom 2) de meest aanvaarde manier om identiteit en nationaliteit te bevestigen. Toch is dit niet altijd genoeg om België binnen te reizen: vaak moet een buitenlander de toestemming hebben in de vorm van een visum (kolom 3) dat in het paspoort wordt aangebracht. 12 Visum reispas en andere poespas Visum reispas en andere poespas 13

8 1.1 Identiteitskaart EUROPESE UNIE Bepaalde nationaliteiten hebben genoeg aan hun (nationale) identiteitskaart om naar België te komen. Dit is onder meer het geval voor onderdanen van landen van de Europese Unie. Voor hen geldt namelijk het vrij verkeer van personen 1. Zij kunnen dus langere tijd in België verblijven op voorwaarde dat: zij in het bezit zijn van een identiteitskaart en/of paspoort om hun identiteit en nationaliteit te bewijzen zij kunnen bewijzen dat ze een ziekteverzekering hebben zij over toereikende bestaansmiddelen beschikken (bvb arbeidscontract, subsidiëring, enz.) SCHENGEN Niet alle lidstaten van de Europese Unie hebben de Schengenakkoorden ondertekend. De Schengenakkoorden werden in 1985 in de gelijknamige Luxemburgse stad ondertekend door de Benelux landen, Frankrijk en Duitsland. Het trad pas 10 jaar later in werking. De 5 landen verbonden zich ertoe de controles op personen aan de gemeenschappelijke binnengrenzen van de Schengenlanden af te schaffen. Daarnaast zouden maatregelen genomen worden om de veiligheid te garanderen door o.a. verscherpte controles aan de buitengrenzen van het Schengengebied, afspraken i.v.m. asiel- en visumbeleid en een betere samenwerking tussen politie en justitie over de grenzen heen. Ondertussen hebben ook Denemarken, Finland, Griekenland, IJsland, Italië, Noorwegen, Oostenrijk, Portugal, Spanje, Zweden, Estland, Letland, Litouwen, Malta, Hongarije, Polen, Tsjechië, Slowakije, Slovenië en Zwitserland de Schengenakkoorden ondertekend. Dit akkoord stelt de onderdanen van de EU-Lidstaten in staat binnen de Schengenruimte te reizen zonder aan politiecontroles onderworpen te zijn. Het Verenigd Koninkrijk en Ierland behoren niet tot de Schengenruimte, IJsland en Noorwegen maken er wel deel van uit via de Noordelijke Paspoortunie. Onderdanen van landen die wel tot de EU behoren maar niet het Schengenakkoord hebben ondertekend hebben geen visum nodig om het Schengengebied binnen te komen, maar wel hun identiteitskaart of paspoort.! 1.2 Paspoort In de Universele Verklaring van de Mens is het recht om te reizen vastgelegd. Het minste echter wat een staat verwacht van een bezoekende vreemdeling, is dat diens identiteit en nationaliteit ondubbelzinnig vaststaan. Het document dat internationaal op de meest aanvaarde manier je identiteit en nationaliteit bevestigt, is het paspoort. Een paspoort toont aan dat de houder ervan kan terugkeren naar het land dat het paspoort heeft uitgereikt én biedt het land dat wordt bezocht, enige zekerheid dat de vreemde bezoeker niet op haar grondgebied geblokkeerd raakt. Het bezit van een geldig nationaal paspoort is nog niet altijd genoeg om een land binnen te reizen. Vaak moet je ook een visum hebben. Het visum wordt door een ambassade 2 in je paspoort aangebracht. Lees meer over het visum onder 1.5. Het paspoort is dus in alle gevallen het eerste document dat moet aangevraagd worden. LET OP! Of de persoon die je uitnodigt een paspoort (en eventueel ook een visum) nodig heeft, hangt prioritair af van diens nationaliteit en níet van het land waar de jongere is geboren en/of opgegroeid. Als bvb een jongere al heel zijn leven in Duitsland woont, maar de Turkse nationaliteit heeft, moet deze de documenten hebben die Turken (en niet Duitsers) nodig hebben om in België te kunnen verblijven! Welke nationaliteiten hebben (minimum) een paspoort nodig? Voor een heel aantal landen is dus een paspoort of identiteitskaart voldoende. Het gaat om EU inwoners, maar ook om een hele reeks andere landen (o.a. Argentinië, Singapore, VS, ). Ook voor erkende vluchtelingen of vreemdelingen die reizen met verblijfsdocumenten die zijn uitgereikt door een ander Schengenland, is er geen visum nodig bovenop verblijfsdocumenten, identiteitskaart of paspoort. Opwww.diplomatie.be/nl/addresses/abroad/websites.asp vind je de websites van de Belgische ambassades en consulaten in het buitenland. Daar kan je een overzicht opvragen van de documenten, waaronder een paspoort, die buitenlanders nodig hebben om ons land binnen te reizen. Voor bepaalde landen is een paspoort zonder visum reeds voldoende. Belangrijk Vraag aan je lokale partner een inschatting hoe lang de aanvraag van een paspoort kan duren. In andere landen kan dit soms (erg) lang duren omdat er nog allerlei documenten moeten voorgelegd worden zoals bvb een geboorteakte etc. Neem deze tijd ook op in je timing, want geen paspoort betekent ook dat je geen visum kan gaan aanvragen! 1 Er zijn beperkingen op het vrij verkeer van werknemers via overgangsmaatregelen. 2 Je zal merken dat we consequent de term ambassade gebruiken. Om helemaal correct te zijn zouden we steeds iets als de ambassade, consulaire of andere diplomatieke post moeten schrijven. Dat bekt ten eerste niet echt vlot, daarnaast is er echter ook meestal wel een Belgische ambassade in het land van de jongere die je uitnodigt. Daarom opteren we voor deze term, ook al kan het zijn dat er in een bepaald land geen Belgische ambassade is en je je tot een consulaat of andere (Belgische) diplomatieke post moet wenden. 14 Visum reispas en andere poespas Visum reispas en andere poespas 15

9 1.2.2 Geldigheidsduur Wanneer je een persoon uitnodigt om naar België te komen, moet je rekening houden met de volgende geldigheidsduur van diens paspoort: Geen visum nodig : Dan geldt de geldigheidsduur van diens identiteitskaart/paspoort. Voor een visum kort verblijf type C (maximum 3 maanden): Het paspoort moet nog 3 maanden langer geldig zijn dan het einde van het geplande verblijf. Voor een visum lang verblijf type D (meer dan 3 maanden): Het paspoort moet nog 1 jaar langer geldig zijn dan het einde van het geplande verblijf Groepspaspoort Voor een verblijf van minder dan 3 maanden, kan een groep ook een collectief paspoort aanvragen. Hier zijn wel enkele voorwaarden aan verbonden: de groep bestaat uit minimum 5 en maximum 50 personen op het paspoort moet de identiteit van de groepsleden en hun verblijfplaats vermeld staan alle personen die op het groepspaspoort staan, moeten dezelfde nationaliteit hebben alle groepsleden moeten ook zelf nog een persoonlijk identiteitsbewijs (met foto) hebben er moet een groepsleider zijn die zelf een individueel paspoort heeft en die het collectief paspoort bewaart als de groep uit een visumplichtig land komt, moet er op het groepspaspoort een visum staan de groep moet samen aankomen, samen blijven tijdens het verblijf in België en ook terug samen vertrekken Het collectief paspoort kan ook vervangen worden door een namenlijst die gewaarmerkt is door de lokale overheid. Verder moet aan al dezelfde voorwaarden worden voldaan. De voordelen hiervan zijn dat de administratieve rompslomp minder groot is en slechts 1 persoon alle administratie moet regelen. Dit kan bvb handig zijn in landen waar grote afstanden moeten worden afgelegd naar de ambassade Minderjarigen Algemeen: reizen met minderjarigen: De grenscontrolediensten zullen extra aandacht besteden aan minderjarigen die alleen of in het gezelschap van andere personen dan hun ouders reizen. Dit alles om er zeker van te zijn dat het kind niet tegen de wil van de ouders reist. Hoe jonger het kind en hoe kleiner het aantal minderjarigen dat meereist, hoe duidelijker de begeleiders moeten kunnen uitleggen wat de reis inhoudt. Voor kinderen/jongeren vanaf 12 jaar die in groep reizen, wordt ervan uitgegaan dat alles in orde is. Er bestaan geen vaste procedures of formulieren om ouderlijke toestemming te geven voor hun minderjarige kind om te reizen. In het algemeen wordt er van uitgegaan dat een kind met een identiteitskaart of paspoort, de toestemming van de ouders heeft. Jongeren die jonger zijn dan 21 jaar met de nationaliteit van een land dat lid is van de Raad van Europa* én die reizen met een collectief paspoort (zie hoger), moeten niet in het bezit zijn van een individueel identiteitsbewijs, maar moeten hun identiteit wel kunnen bewijzen. Jongeren uit een land dat geen lid is van de Raad van Europa moeten dus wél een individueel identiteitsbewijs bij hebben. 1.3 UITNODIGING Als Vlaamse organisatie kan je je steentje bijdragen tot een vlot verloop van de visumaanvraag door de persoon die je uitnodigt een zo volledig mogelijke uitnodiging te bezorgen Voor wie stel je een uitnodiging op? a) EU onderdanen of niet visumplichtige personen EU onderdanen of niet visumplichtige personen moeten in principe het doel van hun komst naar België niet toelichten omdat ze ook geen visum nodig hebben. Toch kan het zijn dat men burgers van niet EU landen (maar ook EU burgers!) controleert bij de grensovergang. In dat geval is het nuttig dat de jongere een (originele) uitnodigingsbrief bij heeft van jouw organisatie die hem zal opvangen tijdens zijn verblijf. b) Visumplichtige personen De uitnodigingsbrief is erg belangrijk als je iemand wil uitnodigen die een visum nodig heeft, om aan te geven dat de jongere niet op eigen houtje naar België komt, maar binnen een bepaald programma en voor een afgebakende periode Wat is een uitnodigingsbrief? De uitnodiging is een brief die je schrijft in naam van je organisatie of groep en die je voegt bij alle andere documenten die je doorstuurt naar de persoon die je uitnodigt. In elk geval richt je je met deze brief tot de ambassade die de visumaanvraag zal behandelen. * Albanië, Andorra, Armenië, Azerbeidzjan, België, Bosnië-Herzegovina, Bulgarije, Cyprus, Denemarken, voormalige Joegoslavische Republiek Macedonië, Duitsland, Estland, Finland, Frankrijk, Georgië, Griekenland, Hongarije, Ierland, Ijsland, Italië, Kroatië, Letland, Liechtenstein, Litouwen, Luxemburg, Malta, Moldavië,Monaco, Montenegro, Nederland, Noorwegen, Oekraïne, Oostenrijk, Polen, Portugal, Roemenië, Russische Federatie, San Marino, Servië, Slovenië, Slowakije, Spanje, Tsjechië, Turkije, Verenigd Koninkrijk, Zweden & Zwitserland 16 Visum reispas en andere poespas Visum reispas en andere poespas 17

10 Belangrijk Stuur de originele (!) uitnodigingsbrief (samen met alle andere documenten) op per aangetekende post. Dit geeft je meer zekerheid dat je brief zal aankomen, maar vraag aan de bestemmeling om sowieso een seintje te geven als je documenten zijn aangekomen. Hou er rekening mee dat je geen aangetekende brief naar een Postbus kan sturen, maar steeds een straatadres nodig hebt. Als je de brief faxt of een kopie opstuurt, kan dat onverhoopt toch nog voor grote problemen zorgen! Deze brief gaat uiteindelijk dus naar de Belgische ambassade waar de persoon die je uitnodigt zijn visumaanvraag gaat doen. De brief kan dan ook in het Nederlands worden opgesteld. Een uitnodiging in het Engels kan echter aangewezen zijn, zodat ook de jongere de inhoud van de brief begrijpt en/of als er geen Belgische ambassade in dat land aanwezig is en de persoon zich dus tot een andere diplomatieke post moet wenden. Wanneer van toepassing voor jouw organisatie, vermeld dan ook de (internationale) koepel(s) waarvan jullie lid zijn. Wat de financiële kant betreft : Laat weten dat je organisatie de kosten van reis, verblijf, verzekering, maaltijden, enz. draagt of welke subsidies je krijgt voor het project. Geef een overzicht van de documenten die je in bijlage meestuurt (tenlasteneming en andere documenten). Geef de naam en telefoon- of faxnummer op van een contactpersoon in je organisatie voor de visumaanvraag en vraag beleefd om een vlotte medewerking voor het verkrijgen van een visum Tips Vermijd zoveel mogelijk het woord werk als het om een vrijwilligersproject gaat, noem het eerder een (intercultureel) uitwisselingsproject of programma. In bijlagen 1 en 2 vind je een voorbeeld model van een uitnodigingsbrief in het Nederlands en het Engels. Tips Zorg dat de persoon die je uitnodigt nog een extra (origineel) exemplaar van je uitnodigingsbrief heeft om ook aan de grenscontrole te kunnen voorleggen als hem of haar toch extra vragen worden gesteld bij zijn documenten. Maak voor de zekerheid dit document op in het Nederlands én het Engels, zodat er aan de grenscontroles geen taalproblemen ontstaan Wat moet er zeker in je uitnodigingsbrief staan? 1.4 TENLASTENEMING Waarom een tenlasteneming? België is tot nog toe het enige Europese land dat met een verbintenis tot tenlasteneming werkt. De bedoeling is vooral om zeker te zijn dat de Belgische staat geen verantwoordelijkheid of kosten of toch liefst zo weinig mogelijk - zal moeten dragen voor buitenlandse burgers die naar België komen en er voor een bepaalde periode zullen verblijven. - naam van de persoon die je uitnodigt - geslacht - geboortedatum - adres - burgerlijke staat - beroep of bezigheid - paspoortnummer - uitreikings- en vervaldatum van het paspoort - aankomstdatum en data van het volledige programma Beschrijf het project of de activiteit waarvoor de jongere naar Vlaanderen komt, geef hierbij voldoende informatie voeg er eventueel ook een kort overzicht van het programma aan toe en vermeld, indien toepasbaar, zeker de financiering van de activiteit door de overheid. Schrijf ook de naam, doelstelling en adres van je eigen organisatie Voor wie moet je een tenlasteneming doen? Voor al wie visumplichtig is. Een verbintenis tot tenlasteneming kan je enkel aangaan voor personen die niet de nationaliteit hebben van een EU land, Noorwegen, Ijsland of Liechtenstein. Voor personen die de nationaliteit hebben van een EU land of deze andere 3 landen, kan er voor een lang verblijf soms ook een tenlasteneming worden gedaan als ze zich inschrijven in de gemeente waar ze verblijven om te bewijzen dat ze over voldoende middelen van bestaan beschikken. Dit kan echter ook met allerlei andere soorten bewijzen zoals aansluiting bij een ziekenfonds, inkomen van de ouders als je nog ten laste bent van hen, etc. Over het algemeen is men veel soepeler voor EU onderdanen dan personen van zogenaamde derde landen Buiten de nationaliteiten waarvoor je verplicht een tenlasteneming moet aangaan, kan iedereen een verbintenis tot tenlasteneming laten aangaan als hij of zij zelf niet kan bewijzen over voldoende middelen van bestaan te beschikken. 18 Visum reispas en andere poespas Visum reispas en andere poespas 19

11 1.4.3 Wat houdt een tenlasteneming in? Dat je voor een bepaalde periode verantwoordelijk bent voor een persoon, vanaf het moment dat die aankomt. Je bent dan burgerrechterlijk verantwoordelijk voor deze persoon en dat impliceert dat je garant staat voor de kosten van verblijf, gezondheidszorg en repatriëring. Een woordje uitleg: medische kosten gaan enkel over courante gezondheidszorgen, dus geen dringende medische hulp (vb een dringende operatie) burgerrechterlijke aansprakelijkheid gaat niet verder dan wat er wettelijk wordt gesteld, dus als de persoon waarvoor jij garant staat bvb een ongeval veroorzaakt, moet jij daar niet voor opdraaien als zich in een bepaalde situatie kosten voordoen die door een OCMW (wettelijk moeten) worden gedragen, kan dit OCMW nadien de kosten wel verhalen op de tenlastenemer of op de persoon die je ten laste neemt als de persoon die jij ten laste hebt in een gesloten opvangcentrum terecht komt, kunnen de kosten voor de repatriëring door de staat wel op jou én op de persoon die je ten laste neemt, verhaald worden. De periode dat je verantwoordelijk bent, varieert van de duur van het visum van de persoon waarvoor je garant staat: bij een visum voor minder dan 3 maanden sta je 6 maanden garant bij een visum voor meer dan 3 maanden sta je 2 jaar garant Deze lange periode is wel degelijk iets om over na te denken als je weet dat de jongere na afloop van het project nog langer in ons land wil blijven. Jij blijft dan garant! Als hij het land verlaat, vervalt de tenlasteneming. hoe groter jouw aansprakelijkheidsverantwoordelijkheid. Wie meerderjarig is, wordt in principe geacht voor z n eigen daden in te staan. Belangrijk is vooral te weten wat jouw verzekering en die van de jongere precies dekt in geval van schade aan derden Wie kan er een tenlasteneming doen? Een natuurlijk persoon, dus geen organisatie, die de Belgische nationaliteit heeft en kan bewijzen over voldoende middelen van bestaan te beschikken. Er kunnen geen vaste bedragen in dit verband worden bepaald. De Dienst Vreemdelingenzaken zal immers geval per geval bekijken of de garant beschikt over voldoende middelen van bestaan. Daarbij wordt er ook rekening gehouden met de samenstelling van het gezin van de garant of ook van bijzondere omstandigheden (zoals bvb welke huisvesting er wordt voorzien). Als je in naam van een organisatie in het kader van een internationaal jongerenproject mensen wil uitnodigen, kan één natuurlijk persoon maximaal 15 personen ten laste nemen. Deze hoeven niet op hetzelfde moment of in groep ten laste te worden genomen. Voor wie dit in privé-naam doet, is dit beperkter! Belangrijk Neem als garant best iemand van je organisatie die voltijds werkt. Zo ben je iets zekerder dat deze persoon voldoende solvabel zal worden beschouwd als garant. INFO - Burgerlijke aansprakelijkheid/verantwoordelijkheid Burgerlijk Aansprakelijk/Verantwoordelijk zijn voor iemand, betekent dat je tot op zekere hoogte - verantwoordelijk bent voor de eventuele schade die die persoon aanricht aan materiële zaken van iemand anders of aan een andere persoon. Burgerlijk aansprakelijk gesteld worden, klinkt nogal akelig. Nochtans is het vaak gewoon een kwestie van de jongere waarvoor je garant staat goed te verzekeren via een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid (BA) of schade aan derden. Normaal gezien zorgt de organisatie die een jongere uitnodigt daarvoor. De verzekeringsmaatschappij draait dan op voor de kosten bij een schadegeval waarbij er schade is veroorzaakt aan of bij een derde persoon of iets materieel. Dit kan bvb gaan om een jongere die niet weet dat een frietpot niet op een brandend vuur mag staan en deze half laat smelten. Of tijdens een voetbalpartijtje schopt de jongere een bal tegen iemand, die naar de dokter moet om de wonde te laten naaien. Dit is vooral belangrijk als je een minderjarige ten laste hebt. Burgerrechterlijk is een minderjarige immers handelingsonbekwaam. In de praktijk wordt er echter ook altijd rekening gehouden met de leeftijd van de persoon waarvoor jij burgerlijk aansprakelijk kan worden gesteld. Hoe jonger die persoon, Welke documenten heb je nodig? Let op: dit zijn de documenten die standaard worden gevraagd. Er zijn afwijkingen mogelijk. Zo vraagt men bvb. soms drie gelegaliseerde loonfiches i.p.v. ééntje, of een bijkomend attest van samenstelling van het gezin, enz. Informeer je dus steeds nog bij de ambassade over wat zij precies nodig hebben. 1) tenlasteneming document. Het gaat om de befaamde bijlage 3bis In bijlage vind je een voorbeeld formulier van deze verbintenis tot tenlasteneming. 2) bewijs van nationaliteit Dit kan je gaan halen bij de gemeente waar je gedomicilieerd bent, bij de dienst bevolking. Voor het wettigen van dit document, moet je ook een klein bedrag betalen. 20 Visum reispas en andere poespas Visum reispas en andere poespas 21

12 3) bewijs van financiële draagkracht Een kopie van een recente loonfiche of rekeninguittreksels van de laatste 3 maanden waaruit blijkt dat je een regelmatig inkomen hebt of een kopie van je laatste belastingaangifte 4) identiteitsgegevens Een kopie van je identiteitskaart INFO - Legaliseren = legitimeren, wettigen. Dit betekent: de echtheid van een document bevestigen, of liever, de echtheid van de handtekening op een bepaald document. Dit wordt door een bevoegde ambtenaar gedaan. Een aantal documenten (bvb de tenlasteneming) kan je laten legaliseren op de gemeente. Andere documenten (bvb een beëdigde vertaling) moet je op de Dienst Legalisaties [Buitenlandse Zaken] laten legaliseren (legalisatie.bz@diplobel.fed.be). Legaliseren is dus niet hetzelfde als een voor eensluidend verklaarde kopie : dit stelt enkel dat de kopie identiek is met het origineel document, maar zegt niets over de echtheid van de handtekening(en) van de ondertekenaar(s) op het origineel. Een dergelijke kopie kan je aanvragen op de gemeente Hoe ga je te werk? STAP 1 - tenlasteneming documenten kan je verkrijgen bij de gemeente waar je gedomicilieerd bent. Deze vul je in en je laat ze legaliseren bij de dienst bevolking. STAP 2 - de gewettigde tenlasteneming stuur je op naar de persoon die je ten laste wil nemen; dat doe je bij voorkeur tezamen met andere documenten die nodig zijn voor de visumaanvraag (o.a. een uitnodiging) + de andere documenten die aantonen dat je een Belg bent die voldoende solvabel is om iemand ten laste te nemen STAP 3 - de persoon ten laste gaat met deze documenten naar de ambassade of een andere diplomatieke post om de visumaanvraag in te dienen STAP 4 - de ambassade evalueert (samen met de Dienst Vreemdelingenzaken) de documenten. Er zijn 3 mogelijke opties: de tenlasteneming wordt onontvankelijk verklaard. Meestal als een periode langer dan 6 maanden is verlopen tussen de uitreiking van de tenlasteneming en de visumaanvraag de tenlasteneming wordt ontvankelijk verklaard, maar wordt toch verworpen. Meestal doordat de basisvoorwaarden niet voldaan zijn of je garant niet voldoende solvabel is de tenlasteneming wordt ontvankelijk verklaard en aanvaard. In dit laatste geval worden de nodige documenten overgemaakt aan de persoon ten laste, meestal samen met het visum Merk op: er kunnen ook andere redenen zijn waarom een tenlasteneming of visum wordt geweigerd! Meestal gaat het dan om diplomatieke of economische redenen Hoe geraak je van een tenlasteneming vanaf? Er zijn meerdere mogelijkheden: als de persoon in kwestie aankomt op Schengen grondgebied zonder de nodige documenten als er meer dan 6 maanden liggen tussen de uitreiking van de tenlasteneming en de effectieve aankomst van de persoon ten laste Tips Hou deze termijn steeds goed in het oog en vermijd reeds een ticket te kopen als er nog geen definitieve goedkeuring is voor de visumaanvraag! als de persoon terug is vertrokken én je dit kan aantonen als de termijn van 2 jaar of 6 maanden is verstreken door de tenlasteneming over te dragen op iemand anders, mits akkoord van de Dienst Vreemdelingenzaken als de persoon ten laste alles wettelijk in orde heeft gemaakt om op een andere legale manier in het land te verblijven Belangrijk Voeg steeds ook een verklaring van je eigen organisatie en/of je koepelorganisatie toe aan de tenlasteneming om de context van de visumaanvraag te kaderen In bijlage 3 vind je een voorbeeld model van een verklaring vanuit je eventuele koepelorganisatie. Je kan deze echter ook aanpassen naar je eigen organisatie. Maak bij voorkeur ook alle documenten die je aan de uit te nodigen persoon geeft, over aan de ambassade en spreek idealiter met de jongere af wanneer die naar de ambassade gaat zodat je diezelfde dag nog zelf contact kan opnemen met de ambassade Maak een overeenkomst op met je organisatie als je 1 of meerdere personen ten laste neemt, waarin je overeenkomt dat je organisatie alle eventuele kosten die op jou als garant kunnen verhaald worden, door je organisatie gedragen zullen worden Vermeld op deze overeenkomst de reële datum waarop de jongere is aangekomen, want de periode van ten laste neming begint te lopen vanaf dat moment. In bijlage 5 vind je een voorbeeld model van een overeenkomst tussen je organisatie en de ten laste nemer. INFO - meer weten? Zie de website van Vreemdelingenrecht. Met de zoekfunctie vind je gauw alle informatie met betrekking tot ten laste nemingen. 22 Visum reispas en andere poespas Visum reispas en andere poespas 23

13 1.5 VISUM AANVRAGEN algemene begrippen Het visum is een cruciaal aspect om een jongere naar België te kunnen laten komen om deel te nemen aan jouw project. Een visumaanvraag is echter méér dan enkel een visumstempel in een paspoort laten zetten! Zoals je reeds eerder kon lezen, moet je ook heel wat voorbereidende stappen zetten, documenten voorzien en opvolging verzekeren. Wat je precies moet of kan doen als begeleider of ondersteunende organisatie, hangt erg af van de reglementering op Europees niveau (vb Schengen), de Belgische wetgeving (vb types visum die kunnen worden uitgereikt), de nationaliteit van de jongere die je uitnodigt (vb i.v.m. al dan niet vrij kunnen rondreizen in de Schengen landen), het onderzoek van de Dienst Vreemdelingenzaken, etc. Daarom gaan we even wat dieper in op deze aspecten, vooraleer meer concreet in te zoomen op het eigenlijke visum. Het internationaal recht laat de nationale staten de nodige vrijheid om de toegang en het verblijf van vreemdelingen te regelen. In principe heeft een persoon geen recht op toelating tot een bepaald land waarvan hij niet de nationaliteit bezit. Ieder land is vrij om zelf te bepalen of en onder welke voorwaarden vreemdelingen het grondgebied mogen betreden. Ook in België is hier specifieke wetgeving rond. De reglementering houdt wel rekening met internationale verbintenissen aangegaan in het kader van de Benelux, Schengen, de EU en de Verenigde Naties. Personen uit landen die visumplichtig zijn, moeten een visum aanvragen vooraleer ze naar België kunnen komen. Een visum is een sticker of stempel die in het paspoort wordt aangebracht door een ambassade of consulaat of aan de grens. Een visum geeft toelating om gedurende een bepaalde, beperkte periode in een land (of landen) te verblijven of er door te reizen. Bij het voeren van haar vreemdelingenbeleid, houdt ze zowel rekening met de Belgische wetgeving, als met een waaier van internationale reglementeringen. De DVZ kijkt erop toe dat een vreemdeling de regels i.v.m. immigratie en verblijf respecteert. Het is de taak van de DVZ om instructies te geven om een bepaald persoon een visum of een verblijfsvergunning te geven. In het tegenovergestelde geval worden er zo nodig verwijderingmaatregelen genomen die soms gedwongen worden uitgevoerd. De DVZ is hoofdzakelijk een tweedelijns administratie. Dit betekent dat visumaanvragen nooit rechtstreeks aan de DVZ worden gericht door een buitenlander die ons land wil bezoeken. Die stapt normalerwijs naar de ambassade van het land dat hij wil bezoeken, gevestigd in zijn land. De visumaanvraag wordt in een aantal gevallen (zie verder) vervolgens doorgestuurd naar Brussel, en meer bepaald naar het Ministerie van Buitenlandse Zaken, dat op haar beurt de aanvraag doorstuurt naar de DVZ (Binnenlandse Zaken) en meer bepaald de visumdienst van de DVZ. Buitenland België Ambassade Ministerie buitenlandse zaken Ministerie Binnenlandse Zaken DVZ Visumdienst Schengenvisum Voor meer info over de Schengenlanden en het Schengenakkoord, zie 1.1 In het kader van de Schengen samenwerking zullen de Schengenlanden in het algemeen een visum afleveren dat voor het hele Schengengebied geldig is. Dit visum geeft ook de mogelijkheid om in de meeste gevallen vrij rond te reizen in de Schengenzone, voor zolang het visum geldig is Dienst Vreemdelingenzaken Zie De Dienst Vreemdelingenzaken (DVZ) is de enige bevoegde, federale, instantie op het vlak van toegang, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen in België. De Dienst Vreemdelingenzaken maakt deel uit van het Ministerie van Binnenlandse Zaken. 24 Visum reispas en andere poespas Visum reispas en andere poespas 25

14 1.5.4 Welke soorten visa bestaan er allemaal? Visum kort verblijf (< 3 maanden) Schengenvisum type A: transitvisum voor luchthavens Dit is een uitzondering op de algemene regel dat je zonder visum in de internationale transitzone mag. Dit visum laat enkel toe via de internationale zone van de luchthaven één overstap te maken. Visum lang verblijf (> 3 maanden)! LET OP! Wie visumplichtig is en een Schengenvisum heeft gekregen, kan met dit visum rondreizen in de hele Schengenzone. Wie een Schengenvisum heeft en naar een niet-schengenland wil tijdens zijn verblijf : dan gelden de visumbepalingen van dat specifieke land. Dus Schengenvisum is daar niet geldig Visumprocedure - Kort verblijf van minder dan 3 maanden Schengenvisum type B Voor een doorreis door één of meerdere Schengen landen naar nog een ander (Schengen) land van je bestemming. De doorreis mag niet meer dan 5 dagen duren. Voorbeeld: een Senegalees heeft een ticket op Amsterdam, en kan met dit visum door Nederland reizen om zijn eindbestemming België te bereiken. Schengenvisum type C Een visum waarbij je het grondgebied van de Schengenstaten mag betreden voor een verblijf van maximaal 3 maanden. Het visum kan voor één of meerdere binnenkomsten worden uitgeschreven. Voorbeeld: een Libanese die deelneemt aan een veertiendaags bouwkamp in België en op haar eentje naar hier reist, kan van dit visum gebruik maken. Staat er vermeld op het visum dat er recht is op 1 binnenkomst, dan kan ze tijdens of na het kamp niet naar een niet- Schengenland reizen (bvb. UK) en vervolgens weer ons land binnen komen. In het geval van meerdere binnenkomsten kan dit wel. Collectief Schengenvisum type A, B of C Dit is een doorreisvisum voor maximum 30 dagen dat op een collectief paspoort wordt aangebracht en dat wordt afgegeven aan een groep die samen reist. Deze groep moet sinds langere tijd georganiseerd zijn, minimum uit 5 en maximum uit 50 personen bestaan, een groepsverantwoordelijke hebben die de houder is van het collectief paspoort. Ook moet deze groep het Schengen grondgebied in groep binnenkomen, er verblijven en het ook als groep verlaten. Voorbeeld: een groep jongeren uit Thailand neemt deel aan een internationaal jongerenkamp of een sportwedstrijd en reist met dit collectieve visum. Schengenvisum type D Visum voor een verblijf van meer dan 90 dagen. Dit visum is geldig om te verblijven in het Schengenland dat dit visum heeft afgegeven, maar is ook geldig voor doorreis doorheen andere Schengenstaten om het Schengenland van bestemming te bereiken. Voorbeeld: een Rus komt voor een jaaruitwisseling naar België. Dit visum geeft hem de mogelijkheid om via Duitsland, via een vlucht op Frankfurt, naar ons land te reizen met de trein. Schengenvisum type C+D Met dit visum kan de jongere zich, na aankomst in het Schengen land van bestemming, vrij bewegen in de Schengen landen. Je hebt een periode van 3 maanden die aangeduid staat op het visum waarbinnen je moet aankomen. Voor het einde van die periode moet je je definitief verblijfsbewijs in orde hebben gebracht. Voorbeeld: een Mexicaan die op jaaruitwisseling komt, zal een tijdje moeten wachten op z n definitieve verblijfsdocumenten, maar kan in tussentijd wel al andere Schengen landen gaan bezoeken. 1) Wanneer je géen visum nodig hebt voor een kort verblijf Voor een kort verblijf zijn inwoners uit een heel aantal landen niet onderworpen aan de visumplicht (zie landenlijst). Identiteitskaart of paspoort zijn voldoende. Het gaat hier niet enkel om inwoners van de EU landen (inclusief de nieuw toegetreden lidstaten), maar om een hele reeks landen (vb: Argentinië, Singapore, VS). Ook erkende vluchtelingen in een bepaald aantal Europese landen of vreemdelingen die reizen met verblijfsdocumenten die zijn uitgereikt door een Schengenland, zijn vrijgesteld. Op kan je een overzicht vinden van de visumvrijgestelde categorieën, via de rubriek Visum voor België: toegang tot en kort verblijf (max. 3 maanden) in België zonder visum, enkel met identiteitskaart of paspoort. 2) Wanneer je wél een visum nodig hebt voor een kort verblijf -> Welk visum krijg je? Alle andere nationaliteiten en houders van andere identiteits- en reisdocumenten kunnen enkel België binnen met een geldig paspoort en visum. Het gaat hier om een Schengenvisum type C dat toelating geeft voor een verblijf van maximum 90 dagen. Als de jongere een visum type C heeft gehad en hij wil er een nieuw aanvragen omdat hij langer wil blijven, moeten er 3 maanden tussen zitten tussen het einde van het eerste en het begin van het tweede visum. Dit wil dus zeggen dat je met dit visum maximaal 6 maanden per jaar in België kan verblijven. Dit visum kan geldig zijn voor één binnenkomst (een gewoon visum ) of twee of meerdere binnenkomsten (een meervoudig visum ). Dit laatste is echter meer een visum dat aan zakenmensen wordt toegekend. Belangrijk In de praktijk komt het voor dat iemand naar hier komt met een visum type C voor 3 maanden, enkele dagen de grens overgaat en bij het opnieuw binnenkomen van België opnieuw een visum voor 3 maanden krijgt. Dit hangt ervan af of je kan motiveren waarom je opnieuw België terug binnenwil aan de grensovergang. Reken hier echter niet té zeer op hoewel het ook officieel wel een mogelijkheid is om je toeristenvisum te verlengen. 26 Visum reispas en andere poespas Visum reispas en andere poespas 27

15 -> Waar aanvragen? Het visum moet aangevraagd worden bij de Belgische ambassade in het land van de jongere. Voor personen die gaan rondreizen of in meerdere landen zullen verblijven, telt de ambassade van het land waar zij het langst zullen verblijven. In het kader van de Schengen samenwerking kan een ambassade van een (Schengen) land een ander land dat ter plaatse geen ambassade heeft, permanent vertegenwoordigen voor het behandelen en uitreiken van visa. Zo is er in Marokko bvb één ambassade voor de drie Benelux landen. -> Welke documenten heb je nodig? Hieronder vind je de basisdocumenten die in het algemeen nodig zijn om een visumaanvraag te doen. Check echter altijd eerst bij de ambassade of de jongere echt alle documenten nodig heeft aangezien hier soms uitzonderingen of variaties op zijn. Je vermijdt hiermee dat je misschien kosten maakt (bvb voor een medisch onderzoek) die niet nodig zijn! paspoort dat minimum 6 maanden geldig is [zie ook bij het paspoort ] ingevulde visumaanvraagformulieren (vaak meerdere exemplaren) documenten die het doel van het verblijf staven, o.a. de uitnodigingsbrief [zie ook bij de uitnodiging ] bewijzen van financiering: - ofwel bewijzen die aantonen dat de persoon over voldoende middelen beschikt voor zijn verblijf, terugkeer en ev. kosten voor gezondheidszorgen - ofwel een verbintenis tot tenlasteneming door een persoon in België (tezamen met kopie identiteitskaart tenlastenemer, loonfiches of belastingbrief, bewijs van nationaliteit, etc) heen- en terugticket (moet je pas tonen op het moment dat het visum van de jongere wordt toegekend) hotelreservatie of adres waar men verblijft recente pasfoto s Tips Zorg steeds dat de jongere die je uitnodigt originele documenten krijgt en geen kopies of gefaxte exemplaren! Belangrijk Wacht in principe steeds op het definitieve antwoord van de visumaanvraag vooraleer een ticket te boeken. Wil je toch zeker zijn en alvast een ticket boeken, hou er dan rekening mee dat je zal moeten betalen om eventueel de datum van het ticket te veranderen.! -> Hoe verloopt verder de procedure? Stap 1: Als de ambassade of het consulaat overtuigd is van de goede trouw van de visumaanvrager en als alle nodige documenten in orde zijn, kan zij het visum uitreiken. Wanneer men echter de achtergrond van de uitnodigende organisatie of de reden van het bezoek aan België niet voldoende kan doorgronden, dan wordt de visumaanvraag doorgestuurd naar de Dienst Vreemdelingenzaken in Brussel. Dit betekent dat de visumaanvraag langer kan duren dan voorzien. Belangrijk Spreek af met de jongere die je uitnodigt op welke dag hij naar de ambassade gaat om zijn visumaanvraag in te dienen. Probeer op die dag ook zelf te bellen of faxen naar de ambassade om aan te kondigen dat deze jongere zal komen en vraag beleefd om een vlotte behandeling van het dossier. Stuur desnoods ook alle documenten nog eens door per fax. Tips Vraag ook zo snel mogelijk een aantal gegevens op bij de ambassade of bij de persoon die je uitnodigt om het dossier in België op te kunnen volgen: de plaats van de visumaanvraag dossiernummer van de visumaanvraag de volledige gegevens van de visumaanvrager (naam, voornaam, geboortedatum) de verzendingsdatum van de aanvraag door de ambassade Let op! Stap 2: Wordt het dossier voorgelegd aan Vreemdelingenzaken, dan krijgt het een dossiernummer toegekend. Met dit nummer kan je het verloop van het dossier opvolgen op de site van de Dienst Vreemdelingenzaken ( [zie ook kader DVZ ]. Stap 3: Het is uiteindelijk de ambassade die de aanvrager (en dus niet jouw organisatie) informeert over de genomen beslissing. Pas wanneer het visum wordt toegekend, moet de jongere z n heen- en terugticket kunnen tonen. Hoewel de meeste ambassades normaal gezien een Schengenvisum afleveren, kan het soms ook zijn dat er een Benelux visum wordt gegeven (België, Nederland, Luxemburg). In dat geval moet je goed checken of er tijdens de heenvlucht een transfer wordt gemaakt in een ander Europees land. In dat geval zou het kunnen dat de jongere ook nog een transitvisum nodig heeft. (zie kader soorten visa) 28 Visum reispas en andere poespas Visum reispas en andere poespas 29

16 -> Hoe lang is het visum geldig? De geldigheidsduur van het gewoon visum type C voor één binnenkomst wordt berekend vanaf de datum van vertrek volgens de formule: datum van vertrek + verblijfsduur + marge van 15 dagen. De geldigheidsduur van het meervoudig visum type C voor meerdere binnenkomsten wordt berekend vanaf de datum van vertrek volgens de formule: Datum van vertrek + ten hoogste 6 maanden afhankelijk van de voorgelegde documenten. -> Wat is de behandelingstermijn? a) Als de ambassade NIET twijfelt Als de ambassade zich bevoegd acht om zelf de visumaanvraag te beoordelen, bepaalt zij zelf hoe lang het onderzoek duurt. Bel daarom steeds even naar de ambassade om een reële inschatting te krijgen van de behandelingstermijn. Uit ervaring weten zij hoelang een visumaanvraag in de praktijk kan duren, en dat kan al wel eens verschillen van de opgegeven termijnen. b) Als de ambassade twijfelt Als de ambassade twijfelt en zichzelf niet bevoegd acht om zelf de visumaanvraag te beoordelen, zal zij het dossier doorsturen naar de Dienst Vreemdelingenzaken in België. De Dienst Vreemdelingenzaken geeft een indicatie op van de behandelingstermijn van een visumdossier op hun dienst. Daarvòor kan het dossier dus nog een tijdje onderzocht worden door de ambassade ter plaatse alvorens die het dossier doorstuurt. Bovendien duurt het daarna nog even voor het dossier terug is in het land van de aanvrager en je dus een antwoord krijgt. Voor visa kort verblijf rekent DVZ op 1 à 2 weken. Reken er zelf echter op dat dit (veel) langer kan duren, tot zelfs 3 maanden. De totale tijdsduur zou dus kunnen zijn: Visumprocedure - Lang verblijf ( > 3 maanden) 1) Wanneer je géen visum nodig hebt voor een lang verblijf Voor onderdanen van de EU, Ijsland, Liechtenstein, Monaco, Noorwegen of Zwitserland geldt het vrij verkeer van personen. Een identiteitskaart en/of paspoort volstaan om in België te verblijven, mits regularisatie van het verblijf op het gemeentebestuur na aankomst. Op kan je een overzicht vinden van visumvrijgestelde categorieën, via de rubriek Visum voor België: langdurig verblijf (minimum 3 maanden) in België. 2) Wanneer je wél een visum nodig hebt voor een lang verblijf -> Welk visum krijg je? Onderdanen van alle andere landen die langer dan 3 maanden in België willen blijven, zijn onderworpen aan de visumplicht. Ze moeten voor hun vertrek een visum aanvragen en moeten bij aankomst over het Schengenvisum type D beschikken. Dit is zoveel als een machtiging voor voorlopig verblijf (MVV). De Belgische reglementering heeft voor visumaanvragen van lange duur slechts voor een klein aantal situaties concrete procedures uitgewerkt, namelijk studies, werk, gezinshereniging, samenwonen of huwelijk. Dit sluit evenwel niet uit dat aanvragen met andere doeleinden niet kunnen. De kans om uiteindelijk een machtiging voor verblijf te krijgen, wordt wel kleiner. Voor deze specifieke situaties kan je op asp en op een overzicht vinden van de procedure en nodige documenten in. -> Waar aanvragen? stap aanvraag onderzoek op ambassade doorsturen onderzoek DVZ Terugsturen en antwoord Totaal Reken op duur 2 à 3 weken 1 à 2 weken 2 à 3 weken 5 à 7 weken 1,5 à 2 maanden, tot zelfs 3 maanden Dit is een worst case tijdsinschatting! Vaak zal je sneller een antwoord kunnen verwachten. Geregeld echter duurt het ook effectief zo lang als hier aangegeven. Ben je in staat om de worst case timing te respecteren, speel dan op zeker en start op tijd met de aanvraag! Het visum moet aangevraagd worden bij de ambassade van het land waar de jongere het langst zal verblijven. Dit geldt dus ook als hij gaat rondreizen. Als er van dat land geen ambassade is, kan hij het visum ook aanvragen bij de ambassade van een ander Schengen land dat zijn land van bestemming (permanent) vertegenwoordigt voor het behandelen en uitreiken van visa. -> Welke documenten heb je nodig? Hieronder vind je de basisdocumenten die in het algemeen nodig zijn om een visumaanvraag te doen. Check echter altijd eerst bij de ambassade of de jongere echt alle documenten nodig heeft aangezien hier soms uitzonderingen of variaties op zijn. Je vermijdt hiermee dat je misschien kosten maakt (bvb voor een medisch onderzoek) die niet echt nodig zijn. Paspoort dat minimum nog 1 jaar geldig is [zie ook bij het paspoort ] Ingevulde visumaanvraagformulieren (vaak meerdere exemplaren) 30 Visum reispas en andere poespas Visum reispas en andere poespas 31

17 Tips Als gastorganisatie kan je wel al op voorhand bellen om een visumaanvraagformulier gefaxt te krijgen, zodat je aan de jongere kan doorgeven welke gegevens hij zeker en vast moet opzoeken om het formulier ter plaatse in te vullen (als de ambassade bvb heel ver van diens woonplaats is. documenten die het doel van het verblijf staven, o.a. de uitnodigingsbrief [zie ook bij de uitnodiging ] bewijzen van financiering: - ofwel bewijzen die aantonen dat de persoon over voldoende middelen beschikt voor zijn verblijf, terugkeer en ev. kosten voor gezondheidszorgen - ofwel een verbintenis tot tenlasteneming door een persoon in België attest van goed gedrag en zeden (minder dan 6 maanden oud én geldig voor de laatste 5 jaar), als dit niet in het Nederlands, Engels, Frans of Duits beschikbaar is, kan het goed zijn dat de jongere dit moet laten vertalen en legaliseren in z n eigen land! medisch attest uitgereikt door een dokter die erkend is door de ambassade heen- en terugticket (moet je pas tonen op het moment dat het visum van de jongere wordt toegekend) hotelreservatie of adres waar men verblijft recente pasfoto s INFO - Beëdigde vertaling Sommige buitenlandse documenten moeten beëdigd vertaald worden in het Nederlands, Frans, Duits of Engels. Meestal gaat het om officiële documenten, zoals bvb een bewijs van goed gedrag en zeden. Voor andere documenten die je nodig hebt in het kader van een internationaal jongerenproject, is dit meestal niet nodig. De vertaling van deze documenten gebeurt in het land van herkomst van de documenten. Hou er rekening mee dat de jongere een beëdigde vertaling soms daarna ook nog moet laten legaliseren! [zie kader legaliseren] Tips Zorg steeds dat de jongere die je uitnodigt originele documenten van je krijgt en geen kopies of gefaxte exemplaren! Belangrijk Wacht in principe steeds op het definitieve antwoord van de visumaanvraag vooraleer een ticket te boeken. Wil je toch zeker zijn en alvast een ticket boeken, hou er dan rekening mee dat je zal moeten betalen om eventueel de datum van het ticket te veranderen. Sommige ambassades vragen nog bijkomende documenten en gegevens. Vaak moet de persoon die je uitnodigt een heel eind reizen naar de ambassade. Laat hem of haar daarom geen nodeloze reis ondernemen om dan vast te stellen dat een bepaald document nog ontbreekt! Ook als je je op voorhand goed hebt geïnformeerd, kan er op het moment zelf nog info worden bijgevraagd: kalm blijven is dan de boodschap! -> Hoe verloopt verder de procedure? Stap 1 : De ambassade moet sowieso de visumaanvraag doorsturen naar de Dienst Vreemdelingenzaken in Brussel. De aanvrager krijgt dan een eigen openbaar veiligheidsnummer (OV). Met dit nummer kan je het verloop van het dossier opvolgen op de site van de Dienst Vreemdelingenzaken ( [zie ook kader DVZ ]. Tips Volgende gegevens heb je ook zo snel mogelijk nodig om het dossier vanuit België op te kunnen volgen: volledige gegevens van de persoon (naam, voornaam, geboortedatum) doel van de visumaanvraag plaats van de visumaanvraag openbaar veiligheidsnummer datum van de verzending van de aanvraag door de ambassade of het consulaat Stap 2: Het is uiteindelijk de ambassade die de aanvrager (en dus niet jouw organisatie) informeert over de genomen beslissing. Let op! Hoewel de meeste ambassades normaal gezien een Schengen visum afleveren, kan het soms ook zijn dat er een Benelux visum wordt gegeven (België, Nederland, Luxemburg). In dat geval moet je goed checken of er tijdens de heenvlucht een transfer wordt gemaakt in een ander Europees land, want dan heb je ook nog eens een transitvisum nodig voor dat bepaalde land! (zie kader soorten visa) -> Wat is de behandelingstermijn? De Dienst Vreemdelingenzaken geeft een indicatie op van de behandelingstermijn van een visumdossier op hun dienst. Voor visa voor lang verblijf wordt het visumdossier automatisch doorgestuurd naar DVZ via diplomatieke post. Dit kan op zich al 2 à 3 weken duren. Voor de behandeling op hun visadienst rekent DVZ op 2 tot 8 weken. Reken er zelf echter op dat dit (veel) langer kan duren, tot zelfs 3 maanden én dat het dossier daarna ook nog terug moet naar het land van de aanvrager. Tips De aanvragen worden steeds behandeld op basis van het principe first come, first serve. De drukste periode in het jaar is de start van het academiejaar, mei-juni is een rustiger periode. Begin dus sowieso zo vroeg mogelijk met je visumaanvraag! Bel steeds even naar de ambassade om een reële inschatting te krijgen van de behandelingstermijn. Uit ervaring weten zij hoelang een visumaanvraag in praktijk soms kan duren, en dat kan wel eens verschillen van de opgegeven termijnen. 32 Visum reispas en andere poespas Visum reispas en andere poespas 33

18 stap Aanvraag Doorsturen onderzoek DVZ Terugsturen Antwoord duur 2 à 3 weken 2 à 8 weken 2 à 3 weken Dit is een worst case scenario. Vaak zal je sneller een antwoord kunnen verwachten. Geregeld echter duurt het ook effectief zo lang als hier aangegeven. Ben je in staat om de worst case timing te respecteren, speel dan op zeker en begin op tijd met de aanvraag! De persoon die inlichtingen vraagt, moet zijn gegevens en een telefoonnummer, adres of faxnummer opgeven om terug gecontacteerd te worden. Op via de rubriek Helpdesk kan je een document vinden dat je zowel per fax als per kan versturen als je inlichtingen wil over een visumaanvraag. Belangrijk Totaal Reken op 6 à 14 weken 1,5 à 3 maanden, tot zelfs 4 à 5 maanden Als je van plan bent regelmatig een jongere uit te nodigen voor een project, is het nuttig dat je organisatie reeds op voorhand bekend is bij de DVZ en/of bij de ambassade waar de visumaanvraag gebeurt. Dit kan door op voorhand informatie door te sturen en/of een afspraak te maken om je organisatie voor te stellen. Zodra je weet dat een visumdossier is doorgestuurd naar de Dienst Vreemdelingenzaken, kan je ook een brief sturen naar de DVZ om nog eens de bedoeling van je project duidelijk te maken en jouw organisatie voor te stellen. Hierbij kan je kopies van alle documenten die de jongere ter plaatse heeft ingediend, nog eens meesturen opvolging van het visumdossier Eenmaal de visumaanvraag is gebeurd, komt het er voornamelijk op neer om te wachten. Dit betekent echter niet dat je niets kan doen om het dossier in tussentijd op te volgen. Hoe kan je een visumdossier opvolgen? Een visumaanvraag bereikt vanuit de ambassade niet rechtstreeks de DVZ, maar wordt vanuit een ambassade naar het Ministerie van Buitenlandse Zaken gestuurd dat op haar beurt de aanvraag doorstuurt naar de Dienst Vreemdelingenzaken (Binnenlandse Zaken) en meer bepaald de visumdienst van de DVZ. Dit kan via een elektronische server gebeuren zodat dit vrij vlot verloopt, maar sommige ambassades kunnen dit nog niet elektronisch doen. Dit betekent dat alle documenten per diplomatieke post naar België worden gestuurd, waardoor het dossier 2 à 3 weken onderweg zal zijn vooraleer bij de DVZ aan te komen. Een dossier kan je opvolgen via de website van de Dienst Vreemdelingenzaken: Algemeen: rubriek Opvolging Visumdossier Helpdesk i.v.m visumaanvragen en machtiging tot voorlopig verblijf (MVV): E: helpsdesk.dvzoe@dofi.fgov.be Om het opzoekingwerk van de DVZ te vereenvoudigen, moet je het volgende steeds vermelden bij je vraag om informatie omtrent een bepaalde visumaanvraag : de volledige gegevens van de visumaanvrager (naam, voornaam, geboortedatum) het doel van de visumaanvraag de plaats van de visumaanvraag dossiernummer/openbaar veiligheidsnummer de verzendingsdatum van de aanvraag door de ambassade 34 Visum reispas en andere poespas Visum reispas en andere poespas 35

19 1.6 BIJ AANKOMST Grenscontrole Ook als de jongere geen visum nodig heeft, maar enkel een paspoort, kan het zijn dat men diens documenten extra gaat onderzoeken bij aankomst aan de grens of douane. Daarom is het sowieso nuttig dat de jongere een (liefst originele) uitnodigingsbrief op zak heeft waarin het doel van zijn verblijf in België wordt uitgelegd als ook jouw organisatie wordt toegelicht die voor hem zal instaan. Ook een kopie van de tenlasteneming die voor de jongere werd gedaan, kan altijd handig zijn om op zak te hebben bij aankomst in België. Belangrijk Zorg dat er steeds iemand van je organisatie klaar staat om de jongere op te halen, op de luchthaven bvb. In geval van problemen bij de grenscontrole kan die persoon er bij gehaald worden om extra toelichting te geven. Zo vermijd je ook eventuele taalproblemen en foute interpretaties Inschrijven of aanmelden bij de gemeente Bij aankomst mag je zeker niet vergeten een aantal administratieve zaken in orde te maken bij de gemeente waar de jongere zal verblijven. Dit geldt zowel voor een kort als een lang verblijf, hoewel het in het laatste geval wel extra belangrijk is hier de nodige aandacht aan te besteden. Met een visum kan je namelijk wel België binnengeraken, maar voor een wettelijk verblijf heb je nog wat meer nodig dan je paspoort met visum! Besteed hier dus de nodige aandacht aan, zowel bij Europese als bij niet-europese jongeren. 1) Kort verblijf De niet-europese jongere die niet in betaalde accommodatie (bvb niet in een hotel of jeugdherberg, maar in een gastfamilie) verblijft, moet zich binnen de 3 werkdagen na aankomst aanmelden bij het gemeentebestuur van de plaats waar hij verblijft. Het gemeentebestuur geeft dan een aankomstverklaring die recht geeft op hoogstens 3 maanden verblijf in België. Een aankomstverklaring is dus een tijdelijk verblijfsattest. Voor een jongere uit de Europese Unie zijn er een aantal zaken veranderd sinds 1 juni De jongere moet binnen tien werkdagen na zijn binnenkomst in België zijn aanwezigheid melden bij de gemeente waar hij verblijft (tenzij hij via zijn hotel of camping geregistreerd wordt). Hij of zij ontvangt dan een specifiek document, de Melding van Aanwezigheid (= bijlage 3ter). In de oude verblijfsprocedure werd een aankomstverklaring afgeleverd maar dit document is door de nieuwe procedure afgeschaft voor EU-burgers. In bijlage 7 vind je een voorbeeld van een aankomstverklaring. In bijlage 8 vind je een voorbeeld van een melding van aanwezigheid. 2) Lang verblijf Ook hier is er een belangrijk onderscheid tussen EU en niet-eu burgers. -> NIET EU-burger Met het Schengenvisum type D kan de jongere naar België reizen. Dit visum houdt ook een Machtiging tot voorlopig verblijf in. Binnen de 8 werkdagen na binnenkomst moet de jongere naar de gemeente om zich in te schrijven. De gemeente levert dan een aankomstverklaring Bijlage 3 af. Vervolgens gaat de gemeente over tot het controleren van de voorgelegde attesten en wordt de opgegeven woonplaats gecontroleerd door de politie. Als alle documenten in orde zijn, en indien de jongere reeds in het bezit is van een inschrijvingsattest, wordt een Bewijs van inschrijving in het Vreemdelingenregister (BIVR, witte kaart) afgeleverd. Deze is geldig voor de duur van het verblijf. Heeft hij nog geen inschrijvingsattest, dan krijgt hij een Attest van Immatriculatie (model A), dat 4 maanden geldig is. Indien binnen deze periode een bewijs van inschrijving wordt afgeleverd, wordt dit attest vervangen door een BIVR. Deze verblijfskaart (BIVR, witte kaart) is telkens 1 jaar geldig en kan in principe jaarlijks verlengd worden, op voorwaarde dat de jongere bewijst nog steeds aan de voorwaarden te voldoen. Op de achterkant van het BIVR staat vermeld verblijf beperkt tot. Een jongere met permanent verblijf in België ( witte kaart voor onbeperkte duur) die aanvraag tot vestiging heeft ingediend én wiens aanvraag is goedgekeurd, kan een identiteitskaart voor vreemdelingen krijgen. Ondertussen wordt de papieren versie ook vervangen door een elektronische. Zie ook en op voor meer informatie betreffende de voorwaarden tot het bekomen van een Schengenvisum type D. -> EU-burger Een Europese wet, de zogenaamde Burgerschapsrichtlijn van april 2004, bepaalt dat EU-burgers voortaan -juridisch gezien- geen vreemdeling meer zijn. Ze moeten worden beschouwd als EU-burgers en dat EU-burgerschap verleent hen het recht op vrij verkeer. Daarom zijn de verblijfsdocumenten voor de EU-burger afgeschaft. Hoewel EU-burgers dus een bevoorrecht verblijfsstatuut hebben, bezitten zij toch geen onvoorwaardelijk en onbeperkt verblijfsrecht in België. Hun verblijfsrecht op basis van het EUburgerschap blijft gebonden aan voorwaarden en beperkingen. Die voorwaarden verschillen naargelang de EU-burger voor een korte of lange periode in België wil verblijven. Is niet (meer) aan die voorwaarden voldaan, dan is er illegaal verblijf. Een EU-burger die naar België komt voor een verblijf van meer dan drie maand, moet niet alleen aantonen dat hij de nationaliteit van een EU-lidstaat bezit. Hij moet tijdens een eerste fase ook voldoen aan één van de volgende financieel-economische verblijfsvoorwaarden: de EU-burger moet werknemer of zelfstandige zijn de EU-burger moet een werkzoekende zijn die kan bewijzen dat hij een reële kans op tewerkstelling heeft de EU-burger moet beschikken over een ziektekostenverzekering én voldoende bestaansmiddelen zodat hij niet ten laste valt van het sociale bijstandsstelsel (= ocmwsteun) de EU-burger moet student zijn met een ziektekostenverzekering én voldoende bestaansmiddelen zodat hij niet ten laste valt van het sociale bijstandsstelsel (= ocmw) 36 Visum reispas en andere poespas Visum reispas en andere poespas 37

20 ! Het lang verblijf van de EU-burger wordt voortaan in twee fases opgedeeld. In een eerste fase van in principe drie jaar geldt een voorwaardelijk verblijfsrecht dat beëindigd kan worden, als niet meer aan de bovenvermelde financieel-economische voorwaarden wordt voldaan. Pas in een tweede fase -in principe na drie jaar verblijf in België- verkrijgt de EU-burger een permanent verblijfsrecht dat niet meer afhankelijk is van de bovenvermelde financieeleconomische voorwaarden (= duurzaam verbijf). Dit geldt zowel voor de oude als de nieuwe EU-burgers. De jongere die naar België komt voor een verblijf van langere duur, moet zich binnen drie maand na zijn binnenkomst in België melden bij de gemeente waar hij verblijft en zijn inschrijving in de gemeentelijke registers vragen. Als bewijs daarvan ontvangt hij onmiddellijk een specifiek document, een Aanvraag van een Verklaring van Inschrijving (= nieuwe bijlage 19). Er wordt geen paarse verblijfskaart meer afgeleverd, zoals vroeger het geval was. De EU-burger wordt ingeschreven in het wachtregister. Betrokkene blijft ingeschreven in het wachtregister zolang geen positieve woonstcontrole heeft plaatsgevonden. Na de positieve woonstcontrole wordt hij onmiddellijk ingeschreven in het vreemdelingenregister. Een positieve of negatieve beslissing omtrent de woonstcontrole heeft geen invloed op de verblijfsaanvraag. Zelfs na een negatieve woonstcontrole is het mogelijk dat een verklaring van inschrijving wordt afgeleverd met vermelding van het verklaarde adres. De bijlage 19 wordt afgeleverd zonder woonstcontrole maar de EU-burger moet wel zijn reispas of identiteitskaart voorleggen. Indien alle vereiste documenten onmiddellijk of binnen drie maand worden overgemaakt, kan de gemeente de aanvraag onmiddellijk ambtshalve (zonder tussenkomst van de Dienst Vreemdelingenzaken te Brussel) goedkeuren. De gemeente levert dan onmiddellijk een papieren Verklaring van Inschrijving (= nieuwe bijlage 8) af. Let op! De datum die op het visum staat, is de periode waarbinnen de jongere in België moet toegekomen zijn. Dit is doorgaans een periode van 3 maanden en zegt dus niets over de geldigheidsduur van het visum. Het type van het visum bepaalt namelijk hoe lang de jongere hier kan verblijven. Als het visum dus in principe geldig is voor 1 jaar en er staan geen beperkingen in tijd op vermeld, is het visum ook gewoon geldig voor 1 jaar. Belangrijk Er staat in principe geen sanctie op als de inschrijving niet strikt binnen de gestelde termijn gebeurt. Dit kan wat speling geven als de verblijfplaats nog niet definitief bekend is of als er eerst bvb een centraal onthaalkamp plaatsvindt vooraleer de jongere naar zijn verblijfplaats gaat. Toch kan je dit best zo snel mogelijk in orde maken, zeker als je de jongere die voor langere tijd hier verblijft ook naar bvb een decreet toe wil laten meetellen. De jongere kan dan namelijk meegerekend worden als Vlaamse deelnemer aan jouw activiteit. 3) Algemeen: hoe ga je te werk? Neem als regel dat je de jongere dit niet alleen in orde laat maken. Ten eerste zal de taal hem of haar al parten spelen, maar ook weten de gemeenten zelf niet altijd goed hoe en onder welk statuut ze de jongere moeten inschrijven. Dit kan voor vertraging en/of discussie zorgen waar je de jongere best bij begeleidt. Zorg dus steeds dat er een contactpersoon of bvb de gastfamilie bij de jongere is om hem te helpen. Bel eerst even zelf naar het gemeentebestuur van de plaats waar de jongere verblijft: vaak zijn de gemeenten zelf niet erg goed op de hoogte van wat ze moeten doen, dus informeer je over welke documenten je het beste meebrengt. Maak als organisatie ook nog een begeleidende brief (zie bijlagen) op waarin je je organisatie en het doel van de uitwisseling of het verblijf toelicht. Deze brief kan je baseren op de uitnodiging die je reeds eerder opstelde. Laat de jongere niet alleen naar het gemeentehuis gaan, maar zorg dat er iemand meegaat. 4) Een té kort visum Het komt voor dat je een jongere wil uitnodigen voor een internationaal project van 1 jaar, maar dat de jongere in kwestie slechts een visum voor 6 maanden krijgt. Het is dan vooral kwestie van hier bij de inschrijving in de gemeente werk van te maken: eens de jongere is ingeschreven in de gemeente zijn de verblijfsdocumenten en de geldigheid hiervan dé referentie om legaal in België te verblijven en voor welke periode. Dit kan je doen door bvb iemand van je organisatie zelf mee te sturen naar de gemeente die goed weet waarover het gaat, extra begeleidingsbrief meegeven om het doel van het verblijf van de jongere toe te lichten én de noodzaak van een verblijf voor 1 jaar extra te benadrukken, Moest dit toch niet lukken, moeten er halverwege (maar liefst zo snel mogelijk) stappen worden gezet om het verblijf toch 1 jaar te kunnen laten duren. Informeer hiervoor bij de ambassade van het land van de jongere en bij de gemeente. Belangrijk Zorg dat de jongere (van buiten de EU) vanaf dan steeds zijn verblijfsvergunning op zak heeft en bewaar een kopie op een veilige plaats! [zie ook ter plaatse ] Bij inschrijving in de gemeente krijgt de persoon een voorlopige verblijfsvergunning ( = Machtiging voor Voorlopig Verblijf). Deze vergunning is geldig voor de Schengen landen, je kan dus vrij reizen in de Schengen regio met deze verblijfsvergunning. 38 Visum reispas en andere poespas Visum reispas en andere poespas 39

21 1.7 TER PLAATSE Reizen tijdens het project 1) EU onderdaan of niet visumplichtige persoon Als EU onderdaan kan de jongere vrij rondreizen in de EU regio. Hou er echter ook rekening mee dat hij misschien wil reizen tijdens de duur van de uitwisseling naar een land waar wel een paspoort en visum voor nodig zijn. Maak de jongere er dus op voorhand attent op dat hij zijn paspoort best wel meeneemt voor de zekerheid. 2) Visumplichtige persoon Met een Schengenvisum kan de visumplichtige jongere vrij rondreizen in de Schengenregio gedurende de geldigheidsduur van zijn visum. Daarnaast zijn ook de bij aanmelding verkregen verblijfsdocumenten noodzakelijk. Let wel steeds goed op wat er op het visum vermeld staat qua landen. Dit bepaalt namelijk of de jongere enkel in België, de Benelux of heel Schengen mag rondreizen. Visumplichtige bezoekers die op reis willen naar een lid van de Europese Unie dat geen Schengenland is, moeten de nodige documenten aanvragen (soms ook een visum) om naar dat land te reizen. Dit geldt o.a voor bvb. Verenigd Koninkrijk. Voor de zekerheid kan je dus best altijd even informeren bij de ambassade van het land waar je naartoe wil om te zien of er toch geen visum voor jou nodig is ( addresses/belgium ). Belangrijk Daarom heeft de jongere best steeds volgende documenten op zak: voor kort verblijf: de aankomstverklaring of de melding van aanwezigheid of een kopie ervan voor lang verblijf, voor jongeren van buiten de EU: steeds je verblijfskaart op zak hebben en eventueel ook het telefoonnummer van je organisatie of een contactpersoon, zodat er bij een controle snel contact kan opgenomen worden Belangrijk Maak de jongere er attent op dat bij bepaalde activiteiten of acties er meer controle van documenten kan zijn. Demonstraties of acties op het randje van wat wettelijk toegelaten is, kunnen wel passen in het ideologisch kader van de jongere, maar kunnen er ook voor zorgen dat hij in de problemen komt of zelfs het land wordt uitgezet. Uiteraard kan je dit als organisatie niet steeds opvolgen, maar probeer idealiter toch een oogje te houden op dingen waarmee de jongere zich bezighoudt in zijn vrije tijd en in welke organisaties hij actief is. Tips Zorg dat de jongere een kopie van zijn verblijfsdocumenten op een veilige plaats bewaart of zorg dat je er zelf één bewaart Maak de jongere duidelijk dat het het beste is steeds beleefd te zijn en mee te werken bij een controle ook al vindt hij dat hij onheus wordt behandeld. Als het echt de spuigaten uitloopt, kunnen er achteraf nog verdere stappen ondernomen worden door de jongere en/of jouw organisatie. Op het moment zelf van je oren maken, heeft helaas meestal slechts een averechts effect. Heeft de jongere familie of vrienden in Europa, maar buiten de Schengen regio, vraag hen dan liever om eens naar België te komen in plaats van omgekeerd Controle van documenten Eens de jongere (tijdig) is aangekomen in België en alle nodige formaliteiten in orde heeft gebracht om hier wettig te verblijven tijdens zijn project, zijn diens verblijfsdocumenten een kostbaar goed. De jongere heeft dan ook best steeds z n documenten op zak voor het geval hem daarnaar gevraagd wordt. In België is het nu eenmaal zo dat de politie je elk moment kan vragen om je te identificeren met de nodige documenten. 40 Visum reispas en andere poespas Visum reispas en andere poespas 41

22 1.8 EINDE VAN HET PROJECT Uitschrijven Bij het einde van het project dat langer dan 3 maanden duurde, moet je ook zorgen dat de persoon die werd ingeschreven in het Vreemdelingenregister bij de gemeente waar hij of zij verbleef, ook terug uitgeschreven wordt ( ambtelijk uitgeschreven ). Dit kan je eenvoudigweg gaan melden, eventueel kan je als organisatie een begeleidende brief meegeven om te bevestigen dat de persoon in kwestie vertrokken is en/of moet uitgeschreven worden op het adres waar hij of zij woonde. In sommige gemeenten kan dit zelfs telefonisch gebeuren, buiten de gastfamilie om waar de jongere eventueel verbleef. Om zeker te zijn, kan je best steeds een begeleidende brief van je organisatie meegeven/opsturen en eventueel ook een kopie van de (geboekte) terugvlucht. Elementen die je in de uitschrijvingbrief kan vermelden: naam, geboortedatum en plaats van de jongere adres waar de jongere verbleef exacte datum van uitschrijving bevestiging dat de eindverantwoordelijkheid voor de jongere werd gedragen door jouw organisatie In bijlage 10 vind je een voorbeeld model van een begeleidende brief voor de uitschrijving van de jongere uit de gemeente. In geval er problemen zouden rijzen met de jongere waar je als tenlastenemer en/of organisatie mede verantwoordelijk voor wordt gesteld (bvb een jongere verdwijnt in de illegaliteit), kan het feit dat je hem of haar hebt uitgeschreven een extra element vormen om te bewijzen dat je het nodige of het mogelijke hebt gedaan om de jongere terug naar zijn land van herkomst te sturen Langer blijven na het project Het kan zijn dat de persoon die je heb uitgenodigd voor een internationaal project, daarna nog in ons land wil blijven. Wettelijk zijn er een aantal opties mogelijk om het langere verblijf op een legale manier te regelen. Als organisatie moet je zelf zien of je de persoon in kwestie hierin wil begeleiden of niet. Het is wel aangewezen om dit toch wat op te volgen, gezien de verantwoordelijkheden die je op jou of je organisatie hebt genomen, o.a. door de tenlasteneming. Stel als voorwaarde voor het wettelijk in orde maken van een langer verblijf, dat de tenlasteneming door iemand anders wordt overgenomen. 1) EU onderdaan of niet visumplichtige persoon Ook als onderdaan van een EU lidstaat, moet je een verlenging van het verblijf in België in orde maken op de gemeente waar de jongere verblijft. Over het algemeen is men echter soepeler naar Europeanen toe dan naar burgers van zogenaamde derde landen. Ook dan kan de jongere best zorgen dat hij bewijzen kan voorleggen i.v.m het doel van zijn (langer) verblijf, z n financiële middelen en verzekering. Als de jongere omwille van een bepaalde reden zoals studeren, werken, samenwonen, lang(er) in België wil verblijven, moet hij hier ook nog de nodige specifieke documenten voor voorleggen (zie verder). 2) Visumplichtige persoon Het basisadvies hierbij is dat de visumplichtige jongere in principe eerst terug naar z n land van herkomst of het land waar ie verblijft, moet teruggaan om van daaruit alle nodige formaliteiten in orde te maken. Voor veel jongeren lijkt / is dit echter verloren moeite én geld nu ze toch in België zijn. Daarom kan de jongere steeds eerst proberen om bij de gemeente waar hij verblijft een wettelijke verlenging van z n verblijf in België in een ander statuut! in orde te maken. Het is echter onzeker of de gemeente dit zal doen, afhankelijk of het bvb om een stad of dorp gaat, of er al veel mensen met diezelfde nationaliteit verblijven, etc. Slechts als hij kan aantonen dat het onmogelijk of bijzonder moeilijk is om terug te keren, kan hij, terwijl hij nog in België verblijft, een (nieuwe) machtiging tot verblijf aanvragen. Dit moet dan bij de gemeente waar de jongere op dat moment (nog legaal) verblijft. We herhalen dus dat de jongere steeds een poging kan wagen in de gemeente waar hij verblijft, maar geef als eerste advies mee om vanuit z n land van herkomst al het nodige in orde te maken. INFO - Een tenlasteneming overdragen op iemand anders: hoe doe je dat? Hiervoor moet een nieuwe garant een tenlasteneming document invullen en laten wettigen in zijn gemeente. De gemeente kan deze tenlasteneming echter niet goedkeuren, zij kan enkel een advies formuleren. De nieuwe tenlasteneming wordt doorgestuurd naar de DVZ, die haar goedkeuring moet geven. De oude tenlastenemer moet ook een brief meesturen waarin hij afstand doet van de tenlasteneming. De DVZ verwittigt na haar onderzoek de gemeente die de nieuwe garant dan op de hoogte brengt. Afhankelijk van welke gemeente, kan het zijn dat je je rechtstreeks tot de DVZ moet richten. Hou er rekening mee dat je deze dienst soms moeilijk kan bereiken. Volhouden is de boodschap! 42 Visum reispas en andere poespas Visum reispas en andere poespas 43

23 3) Mogelijkheden tot regularisatie 1.9 Overzicht: wat wie wanneer Er zijn een 6-tal mogelijkheden om een aanvraag tot regularisatie, d.w.z wettelijk verblijf, in te dienen: om te studeren om te werken op basis van duurzame sociale banden en humanitaire redenen om samen te wonen met partner in België om medische redenen asielprocedure De procedures voor elk van deze mogelijkheden kan je vinden op via de rubriek Documenten -> Procedures: rubriek papieren. Ook op en vind je meer info hierover. Zo snel mogelijk! =>zodra bekend is welke jongere zal deelnemen aan het project. Zo snel mogelijk! => zodra bekend is welke jongere zal deelnemen aan het project Zodra gegevens van de jongere bekend zijn + opsturen (2 à 3 weken) Tips Als de jongere hier echt werk van wil maken, geef dan als advies mee er tijdig aan te beginnen: soms zijn er documenten nodig vanuit het land van herkomst van de jongere (bvb geboorteakte, schoolattest, etc) die nog in België moeten geraken én bovendien kan het onderzoek door de DVZ heel wat tijd in beslag nemen. Blijf er van bewust dat er nog steeds een negatief antwoord kan komen ondanks alle moeite en dat de jongere terug moet naar zijn land om eventueel een nieuwe aanvraag op te starten. Deze procedures kunnen ook gevolgd worden als de jongere niet meer wettig in België verblijft. Dit is echter geen ideale situatie en kan best vermeden worden. Bovendien is de kans op goedkeuring van de aanvraag dan vaak ook veel kleiner. Niet Visumplichtig Wat? Door wie? Aan wie? Wanneer? Paspoort Jongere Ten laatste 6 weken voor aankomst 6 weken voor aankomst Ontvangende organisatie Zendende organisatie Gegevens van de jongere 5 weken voor aankomst Zendende organisatie en/of jon gere Uitnodiging Ontvangende organisatie Bij aankomst van de jongere Contactpersoon, gastfamilie of jongere Ontvangende organisatie Begeleidende brief aanmelding in de gemeente Bij vertrek van de jongere Gastfamilie, contactpersoon, Ontvangende organisatie Begeleidende brief uitschrijving in de gemeente + eventueel kopie terugvlucht * deze lijst geeft een indicatie van welke procedure je kan verwachten, maar geeft geen uitsluitsel aangezien de procedures regelmatig veranderen! Check ook steeds bij de ambassade van het land van bestemming. * toeristenkaart : Cuba (vooraf regelen met paspoort bij consulaire post) ; Dominicaanse Republiek (met ID aankopen op luchthaven) ; Turkije (met ID kopen op luchthaven, bij aankomst) 44 Visum reispas en andere poespas Visum reispas en andere poespas 45

24 Visumplichtig Wat? Door wie? Aan wie? Wanneer? Paspoort Jongere 4,5 maand voor aankomst Zo snel mogelijk! => zodra bekend is welke jongere zal deelnemen aan het project 4,5 maand voor aankomst Zo snel mogelijk! => zodra bekend is welke jongere zal deelnemen aan het project Ontvangende organisatie Gegevens van de jongere Zendende organisatie 4,5 maand voor aankomst Zodra gegevens van de jongere bekend zijn Zendende organisatie en/of jongere Uitnodiging Ontvangende organisatie Zodra gegevens van de jongere bekend zijn + opsturen (2 à 3 weken) 4,5 à 4 maanden voor aankomst Tenlastenemer Zendende organisatie en/of jongere Tenlasteneming Bewijzen financiële draagkracht Bewijs van nationaliteit Visumaanvraag Jongere Ambassade 4,5 à 4 maanden voor aankomst 1. korte termijn onderzoek ambassade ->?? Korte termijn onderzoek DVZ ->2 maanden 2. lange termijn onderzoek DVZ -> 3,5 maanden 1) 3 maanden voor aankomst 2) 4 maanden voor aankomst Ambassade of DVZ Onderzoek visumaanvraag 1)Verblijf < 3 maanden 2)Verblijf > 3 maanden DVZ Gedurende het visumonderzoek Opvolging visumaanvraag Ontvangende organisatie Tenlastenemer Bij aankomst van de jongere Ontvangende organisatie Optioneel: overeenkomst tenlasteneming met organisatie Bij aankomst van de jongere Contactpersoon, gastfamilie of jongere Ontvangende organisatie Begeleidende brief inschrijving in de gemeente Bij vertrek van de jongere Gastfamilie, contactpersoon, Ontvangende organisatie Begeleidende brief uitschrijving in de gemeente + eventueel kopie terugvlucht 2. Een Vlaamse jongere naar het buitenland zenden 46 Visum reispas en andere poespas Visum reispas en andere poespas 47

25 Landenlijst een Vlaamse jongere naar het buitenland ZENDEN Voorbeeld: je wil een jongere naar een vrijwilligersproject in Zuid-Korea sturen voor een periode van 2 maanden. Kijk dan in de tabel kort verblijf en zoek waar Zuid-Korea vermeld staat in de lijst. Je zal zien dat de jongere enkel een paspoort nodig heeft om er aan een project deel te nemen. Kort verblijf (< 3 maanden) Lang verblijf (> 3 maanden) Identiteitskaart Paspoort Paspoort met visum Identiteitskaart en/of paspoort Paspoort en visum De Schengenlanden : (België) Nederland Luxemburg Duitsland Frankrijk Denemarken Finland Griekenland Ijsland Italië Noorwegen Oostenrijk Portugal Spanje Zweden Estland Letland Litouwen Malta Hongarije Polen Tsjechië Slowakije Slovenië Zwitserland Andere : Roemenië Europa: Servië Montenegro Kosovo Vaticaanstad Buiten Europa : Argentinië Australië Belize Bolivia Botswana Brazilië Brunei Canada Chili Colombia Costa Rica Ecuador El Salvador Filipijnen Gambia Guatemala Honduras Israël Jamaïca Japan Lesotho Macau Alle andere landen EU / EER landen: (België) Nederland Luxemburg Duitsland Frankrijk Italië Griekenland Spanje Portugal Oostenrijk Groot-Brittannië Ierland Denemarken Finland Zweden Cyprus (*) Estland Hongarije Letland Litouwen Malta Polen Slovenië Slowakije Tsjechië Roemenië Bulgarije Alle andere landen 48 Visum reispas en andere poespas Visum reispas en andere poespas 49

26 2. Een Vlaamse jongere naar het buitenland ZENDEN Bepaalde landen laten Belgische onderdanen toe met enkel een nationale identiteitskaart (kolom 1). Voor andere landen is het paspoort (kolom 2) de meest aanvaarde manier om identiteit en nationaliteit te bevestigen. Toch is dat niet altijd genoeg om een land binnen te reizen: vaak moet je daarvoor de toestemming van dat land hebben in de vorm van een visum (kolom 3) dat in je paspoort wordt aangebracht. Een visumaanvraag bestaat uit verschillende stappen die je moet zetten en meerdere documenten die je nodig hebt. Dit kan je zien in de rechterkolom. Sommige documenten uit de visumaanvraag kunnen echter ook nuttig of zelfs nodig zijn in geval er geen visum vereist is. Daarom zal je ook bij die documenten een woordje uitleg vinden in welke mate ze nuttig kunnen zijn wanneer een jongere enkel een identiteitskaart of paspoort nodig heeft om naar zijn land van bestemming te reizen. De verschillende stappen en documenten zijn in de volgorde waarin je ze aanvraagt, weergegeven. Alle stappen op een rijtje: Identiteitskaart Paspoort Uitnodiging Het visum p.51 Identiteitskaart Paspoort Paspoort & visum Identiteitskaart 2.1 IDENTITEITSKAART Europese Unie Paspoort Paspoort p.53 Belgen kunnen zich vrij bewegen binnen de Europese Unie. Ze hebben daarvoor enkel een identiteitskaart nodig. Uitnodiging Uitnodiging Uitnodiging Visum p.56 p.57 Gaat de jongere naar een Europees land dat geen lid is van de EU, check dan op www. diplomatie.be/nl/travel/traveldocs.asp welke documenten hij precies nodig heeft voor het land van bestemming. Op vind je de adressen en contactgegevens van alle buitenlandse vertegenwoordigingen in België waar je je nog verder kan informeren. Bij aankomst Bij aankomst Bij aankomst Overzicht: Wie wat - wanneer p.62 p Schengen Niet alle lidstaten van de Europese Unie hebben de Schengenakkoorden ondertekend. De Schengenakkoorden werden in 1985 in de gelijknamige Luxemburgse stad ondertekend door de Benelux landen, Frankrijk en Duitsland. Het trad pas 10 jaar later in werking. De 5 landen verbonden zich ertoe de controles op personen aan de gemeenschappelijke binnengrenzen van de Schengenlanden af te schaffen. Daarnaast zouden maatregelen genomen worden om de veiligheid te garanderen door o.a. verscherpte controles aan de buitengrenzen van het Schengengebied, afspraken i.v.m. asiel- en visumbeleid en een betere samenwerking tussen politie en justitie over de grenzen heen. Ondertussen hebben ook Denemarken, Finland, Griekenland, IJsland, Italië, Noorwegen, Oostenrijk, Portugal, Spanje, Zweden, Estland, Letland, Litouwen, Malta, Hongarije, Polen, Tsjechië, Slowakije, Slovenië en Zwitserland de Schengenakkoorden ondertekend. Dit akkoord stelt de onderdanen van de EU-Lidstaten in staat binnen de Schengenruimte te reizen zonder aan politiecontroles onderworpen te zijn. Het Verenigd Koninkrijk en Ierland behoren niet tot de Schengenruimte, IJsland en Noorwegen maken er wel deel van uit via 50 Visum reispas en andere poespas Visum reispas en andere poespas 51

27 de Noordelijke Paspoortunie. Onderdanen van landen die wel tot de EU behoren maar niet het Schengenakkoord hebben ondertekend hebben geen visum nodig om het Schengengebied binnen te komen. Ook in het buitenland kunnen de Schengen Akkoorden interessant zijn. Als er namelijk geen Belgische ambassade is in het land waar de jongere verblijft, kan hij naar een andere Schengen ambassade gaan die België (permanent) vertegenwoordigt in dat land. Deze vertegenwoordiger kan net dezelfde dingen doen voor Belgen als de Belgische ambassade. 2.2 PASPOORT (Reispas) Inleiding In de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens is het recht om te reizen vastgelegd. Het minste echter wat een staat verwacht van een bezoekende vreemdeling, is dat diens identiteit en nationaliteit ondubbelzinnig vaststaan. Het document dat internationaal op de meest aanvaarde manier je identiteit en nationaliteit bevestigt, is het paspoort. Een paspoort toont aan dat de houder ervan kan terugkeren naar het land dat het paspoort heeft uitgereikt én biedt het land dat wordt bezocht, enige zekerheid dat de vreemde bezoeker niet op haar grondgebied geblokkeerd raakt. Het bezit van een geldig nationaal paspoort is nog niet altijd genoeg om een land binnen te reizen. Vaak moet je ook een visum hebben. Het visum wordt door een ambassade in je paspoort aangebracht. Lees in 2.4 meer over het visum. Het paspoort is dus in alle gevallen het eerste document dat moet aangevraagd worden. Bepaalde landen, zoals de lidstaten van de Europese Unie, laten Belgische onderdanen op hun grondgebied toe met enkel een nationale identiteitskaart. Contacteer hiervoor de Ambassade of het Consulaat van het land dat je gaat bezoeken via belgium/reps.asp. Hier vind je een overzicht van de buitenlandse ambassades en consulaten in België. Let op! Het paspoort is niet hetzelfde als de identiteitskaart die elke Belg heeft! Het gaat om een boekje met een rode kaft. Meer weten? onder Op reis en Belgisch Paspoort Het Belgische paspoort Hoe lang is het paspoort geldig? Een Belgisch paspoort is geldig voor 5 jaar, zowel voor meerderjarigen als voor minderjarigen. Tips het paspoort moet meestal ook een aantal maanden tot een jaar langer geldig zijn dat het verblijf van de jongere in een bepaald land. Check goed op voorhand hoe lang het paspoort geldig moet zijn! voor een verblijf in de Verenigde Staten moet je alert zijn dat de jongere een nieuw (digitaal) paspoort heeft, anders heeft hij ook een visum nodig! Belangrijk Wie vaak op het nippertje een reisbestemming kiest, zorgt best dat ie steeds in het bezit is van een paspoort dat nog minstens 6 maanden geldig is. Dit is de minimum geldigheidsduur die sommige landen opleggen. Hoeveel kost het en hoe lang duurt het? De prijs van het paspoort verschilt naargelang de bestemming én toeslag die door de gemeente wordt aangerekend. Ook de snelheid waarmee je je paspoort in orde wil krijgen, kan de prijs doen variëren. PASPOORT 32 pagina s Normale procedure Consulaire taks Aanmaakkosten Totaal Paspoort 5 jaar 30 euro 41 euro 71 euro Paspoort 5 jaar (minderjarigen<18j) Gratis 41 euro 41 euro PASPOORT 32 pagina s - Spoedprocedure Consulaire taks Aanmaakkosten Totaal Paspoort 5 jaar 30 euro 210 euro 240 euro Paspoort 5 jaar (minderjarigen<18j) Gratis 210 euro 210 euro Spoedprocedure: tegen een meerprijs wordt het paspoort zelfs de werkdag na de aanvraag aan de gemeente geleverd indien de aanvraag door de gemeente doorgefaxt wordt aan het productiecentrum vóór 15 uur. Gewone procedure : binnen minimum 5 werkdagen na je aanvraag 52 Visum reispas en andere poespas Visum reispas en andere poespas 53

28 Tips Moet de jongere een nieuw paspoort aanvragen, zorg dan dat hij hier goed op tijd aan begint (= meteen)! Het paspoort is immers de voorwaarde om aan de visumaanvraag te kunnen beginnen, wat op zich ook al enige tijd in beslag kan nemen. Wie moet het paspoort afhalen? De jongere moet in principe zelf zijn paspoort gaan afhalen, maar als dat echt onmogelijk is, kan hij dat iemand anders laten doen mits die persoon een schriftelijke toestemming mee krijgt. Waar vraag je een paspoort aan? Een paspoort vraag je aan bij je gemeente of provincie, in het buitenland bij de ambassade. Wat moet je voorleggen om een paspoort te verkrijgen? Meerderjarigen recente foto s (3,5 x 4,5cm) je identiteitskaart of geboorteakte als bewijs van identiteit je vorige paspoort of als je het kwijt bent een attest van verlies of diefstal Minderjarigen recente foto s (3,5 x 4,5cm) je identiteitskaart of geboorteakte als bewijs van identiteit je vorige paspoort of als je het kwijt bent een attest van verlies of diefstal trouwboekje van de ouders of een eensluidend afschrift van de geboorteakte aanvraag of schriftelijke machtiging van vader en/of moeder of de voogd Reizen met minderjarigen Kinderen moeten dezelfde documenten hebben als volwassenen. De grenscontrolediensten zullen extra aandacht besteden aan minderjarigen die alleen of in het gezelschap van andere personen dan hun ouders reizen. Dit alles om er zeker van te zijn dat het kind niet tegen de wil van de ouders reist. Hoe jonger het kind en hoe kleiner het aantal minderjarigen dat meereist, hoe duidelijker de begeleiders moeten kunnen uitleggen wat de reis inhoudt. Voor oudere kinderen / jongeren die in groep reizen, wordt ervan uitgegaan dat alles in orde is. Er bestaan geen vaste procedures of formulieren om ouderlijke toestemming te geven voor hun minderjarige kind om te reizen. In het algemeen wordt er echter van uitgegaan dat een kind met een identiteitskaart of paspoort, de toestemming van de ouders heeft. Het is echter aanbevolen om toch een paspoort voor kinderen aan te vragen als zij zonder hun ouders reizen. Kinderen onder de 12 jaar hebben nog geen identiteitskaart en kunnen ook niet meer ingeschreven worden in het (nieuwe Belgische) paspoort van hun ouders. Voor bestemmingen waar Belgen een paspoort of visum nodig hebben, moeten kinderen onder de 12 dus ook hun eigen paspoort en visum hebben. Voor bestemmingen waar Belgen enkel een identiteitskaart nodig hebben, moeten de ouders een bewijs van identiteit met pasfoto aanvragen aan de gemeente. Dit bewijs van identiteit en eventueel het gezelschap van de ouders is meestal voldoende voor de EU landen. Sommige landen aanvaarden dit echter niet en eisen dat het kind een eigen reispas (= internationaal paspoort) heeft. Informeer je dus goed op voorhand! Wat als je je paspoort verliest? Ga meteen naar het politiebureau van de plaats waar je je paspoort hebt verloren of waar het werd gestolen (of waar je het hebt geconstateerd) of in je woonplaats. Ben je in het buitenland, dan ga je naar de plaatselijke politie. Vraag een kopie van het proces-verbaal en ga hiermee, samen met 2 recente pasfoto s, naar de Belgische ambassade voor een nooddocument. 54 Visum reispas en andere poespas Visum reispas en andere poespas 55

29 2.3 UITNODIGING Als Vlaamse organisatie kan je je steentje bijdragen tot een vlot verloop van de visumaanvraag of een vlotte aankomst, door er mee voor te zorgen dat de jongere die je naar het buitenland stuurt, een zo volledig mogelijke uitnodiging krijgt. Deze brief kan het best in het Engels worden opgesteld, anders riskeer je dat je nog een (beëdigde) vertaling moet laten maken wanneer in de lokale taal opgemaakt. In bijlage 2 vind je een voorbeeld model van een uitnodigingsbrief in het Engels. Belangrijk Wat is een uitnodigingsbrief? De uitnodiging is een brief die men schrijft in naam van de organisatie of groep die de jongere uitnodigt en die men rechtstreeks naar de jongere stuurt. Deze brief wordt gevoegd bij alle documenten waarmee de jongere zijn visumaanvraag gaat doen. In elk geval richt men zich met deze brief tot de ambassade of andere diplomatieke post die de visumaanvraag zal behandelen. Over het algemeen is een uitnodigingsbrief slechts nodig voor een handjevol landen zoals bvb Rusland, Libië, Wit-Rusland, Toch kan het nuttig zijn een uitnodigingsbrief aan de jongere te bezorgen, zeker wanneer er in het land van bestemming geen duidelijk statuut is voor het project waaraan de jongere daar zal deelnemen (bvb. vrijwilligerswerk) én als het om een langere periode gaat. Als de organisatie of de groep in het buitenland waarmee je een project gaat doen, niet vertrouwd is met het schrijven van een uitnodigingsbrief, kan je hen alvast volgende punten meegeven die best in de uitnodiging staan: je naam geslacht geboortedatum adres burgerlijke staat beroep of bezigheid paspoortnummer uitreikings- en vervaldatum van het paspoort aankomstdatum en data van het volledige programma Vermijd zoveel mogelijk het woord werk als het om een vrijwilligersproject gaat, noem het eerder een (intercultureel) uitwisselingsproject of programma. 2.4 HET VISUM Het visum is een cruciaal aspect om een jongere naar het buitenland te kunnen laten gaan om deel te nemen aan een internationaal project. Een visumaanvraag is echter méér dan enkel een visumstempel in een paspoort laten zetten! Zoals je reeds eerder kon lezen, moet je ook heel wat voorbereidende stappen zetten, documenten voorzien en opvolging verzekeren. Wat je precies moet of kan doen als begeleider of ondersteunende organisatie, hangt erg af van de reglementering op Europees niveau (vb Schengen), de nationale wetgeving van het land van bestemming (vb types visum die kunnen worden uitgereikt), etc. Het internationaal recht laat de nationale staten de nodige vrijheid om de toegang en het verblijf van vreemdelingen te regelen. In principe heeft een persoon geen recht op toelating tot een bepaald land waarvan hij niet de nationaliteit bezit. Ieder land is vrij om zelf te bepalen of en onder welke voorwaarden vreemdelingen het grondgebied mogen betreden. Een visum is een sticker of stempel die in het paspoort wordt aangebracht door een ambassade of consulaat of aan de grens. Een visum geeft toelating om gedurende een bepaalde, beperkte periode in een land (of landen) te verblijven of er door te reizen. Waar aanvragen? een beschrijving van het project of de activiteit waarvoor je naar ginder gaat met voldoende informatie voeg er eventueel ook een kort overzicht van het programma aan toe en een vermelding, indien toepasbaar, van de financiering van de activiteit door de overheid vermelding van de naam, doelstelling en adres van de eigen organisatie die je uitnodigt wanneer van toepassing, ook de (internationale) koepel(s) waarvan de organisatie lid is financiële kant: vermelding van de kosten van reis, verblijf, verzekering, maaltijden, etc die door de organisatie ter plaatse worden gedragen of welke subsidies men krijgt voor het project de naam en tel. of faxnummer van een contactpersoon in de organisatie die je uitnodigt vraag beleefd om een vlotte medewerking voor het verkrijgen van een visum Gaat de jongere naar een niet-europees land, check dan op traveldocs.asp welke documenten hij precies nodig heeft voor het land van bestemming. Op vind je de adressen en contactgegevens van alle buitenlandse vertegenwoordigingen in België waar je je nog verder kan informeren (o.a. ook over de kost van het visum). Soms kan men ook in het land van bestemming (bvb. op de luchthaven) een visum aanvragen bij de immigratiedienst. Dit heet een Visum on arrival en wordt ter plekke in je paspoort gezet. Bvb. een single-entry toeristenvisum voor Nepal kan bekomen worden in de luchthaven van Kathmandu en de meeste landgrensovergangen. 56 Visum reispas en andere poespas Visum reispas en andere poespas 57

30 ! Belangrijk Als de jongere naar een visumplichtig land gaat voor een langere periode dan 3 maanden, is het vaak tijd- en kostenbesparend om toch geen visum aan te vragen maar met het paspoort als toerist te vertrekken. Vaak is het mogelijk om ter plaatse een verlenging aan te vragen via de lokale autoriteiten of even de grens over te steken. Informeer je hierover altijd eerst bij je partnerorganisatie of een lokale contactpersoon! Het visum moet aangevraagd worden bij de ambassade die bevoegd is voor het land van bestemming van de jongere. Voor personen die gaan rondreizen, geldt de ambassade van het land waar zij het langst verblijven. In het kader van de Schengenakkoorden, kan men, als er van het land van bestemming van de jongere geen ambassade is in België, naar de missie in een buurland van België gaan om een visum aan te vragen. Informeer je hierover wel steeds goed op voorhand! Bij de ambassade moet de jongere zich persoonlijk aanmelden met alle nodige documenten, tenzij hij iemand anders in zijn plaats stuurt met z n identiteitsgegevens en alle nodige documenten. Doe dit echter enkel als alle documenten al op voorhand zijn ingevuld en ondertekend. Om het paspoort met visum terug af te halen, kan je meestal wel vragen om het (aangetekend) op te sturen zodat je geen twee keer naar de ambassade moet. Welk soort visum aanvragen? Informeer op voorhand goed bij de organisatie die de jongere uitnodigt, welk soort visum hij precies moet aanvragen (toeristenvisum, studentenvisum, etc). Zij kennen de visumgevoeligheden van hun land het beste en kunnen hem het meest efficiënt wegwijs maken doorheen de hele aanvraagprocedure. Zo zijn er bvb landen waar je zéker een toeristenvisum voor moet aanvragen waarna, eens ter plaatse, een statuutwijziging wordt aangevraagd. Voor andere landen mag je dan weer zeker géén toeristenvisum aanvragen, maar een visum met een specifieke titel Let op! Check ook of de jongere ergens een tussenlanding / overstap maakt en of daar al dan niet een transitvisum voor nodig is! Meestal kan je reisagent hier ook al een antwoord op geven, anders consulteer je best even de betrokken ambassade. Welke documenten heb je nodig voor een visumaanvraag? Hieronder vind je de basisdocumenten die in het algemeen nodig zijn om een visumaanvraag te doen. Check echter altijd eerst bij de ambassade of de jongere echt alle documenten nodig heeft aangezien hier soms uitzonderingen of variaties op zijn. Je vermijdt hiermee dat je misschien kosten maakt (bvb voor een medisch onderzoek) die niet nodig zijn! de uitnodigingsbrief een geldig paspoort [zie ook bij het paspoort ] documenten die het doel van het verblijf staven, vb: een uitnodiging [zie ook bij de uitnodiging ] hotelreservatie of adres waar de jongere verblijft de juiste ingevulde visumaanvraagformulieren in het juiste aantal exemplaren het nodige aantal recente pasfoto s Tips Sommige ambassades vragen nog bijkomende documenten, informeer je dus goed op voorhand! Bepaalde documenten (vb bewijs van goed gedrag en zeden) moeten vertaald worden in de taal van het land waar je naar toe gaat voor zover het document niet beschikbaar is in die bepaalde taal. Check dus goed of je een al dan niet - gelegaliseerde vertaling nodig hebt door een beëdigd vertaler. INFO - Beëdigde vertaling Sommige officiële - documenten die enkel in het Nederlands beschikbaar zijn, moeten vertaald worden in de taal van het land van bestemming of in een daar erkende taal. Meestal gaat het om officiële documenten, zoals bvb een bewijs van goed gedrag en zeden. Voor de meeste documenten die je nodig hebt in het kader van een internationaal jongerenproject, is dit echter meestal niet nodig. Een beëdigd vertaler in België is verbonden aan de rechtbank van eerste aanleg. Een beëdigd vertaler kan je vinden via de website van de Belgische Kamer van Vertalers, Tolken en Filologen op via rubriek Gids. De vertaling moet dus gebeuren in het land van herkomst van de documenten. Hou er rekening mee dat je soms een beëdigde vertaling daarna ook nog moet laten legaliseren! 58 Visum reispas en andere poespas Visum reispas en andere poespas 59

31 INFO - Legaliseren = legitimeren, wettigen. Dit betekent: de echtheid van een document bevestigen, of liever, de handtekening op een bepaald document. Dit wordt door een bevoegde ambtenaar gedaan. Een aantal documenten (bvb tenlasteneming) kan je laten legaliseren op de gemeente. Andere documenten (bvb een beëdigde vertaling) moet je op de Dienst Legalisaties [Buitenlandse Zaken] laten legaliseren (legalisatie.bz@diplobel.fed.be). Legaliseren is dus niet hetzelfde als een voor eensluidend verklaarde kopie : dit stelt enkel dat de kopie identiek is met het origineel document, maar zegt niets over de echtheid van de handtekening(en) van de ondertekenaar(s) op het origineel. Een dergelijke kopie kan je aanvragen op de gemeente. Het kan zijn dat je een gelegaliseerd document daarna ook nog eens moet laten legaliseren op de ambassade in België van het land van bestemming. Informeer hiervoor bij de betrokken ambasade. Tips Zorg steeds dat de jongere originele documenten krijgt en geen kopies of gefaxte exemplaren! Behandelingstermijn Een gouden tip is steeds op tijd met de visumaanvraag te beginnen, want de procedure kan variëren van enkele dagen, weken tot zelfs maanden! Vraag eventueel een inschatting van je lokale partnerorganisatie en/of de ambassade. Belangrijk Vaak kunnen EU burgers bij aankomst ter plaatse aan de grens een visum kopen. Als het enigszins mogelijk is, is het echter wel aangeraden om je visum reeds vòòr je vertrek in orde te maken Vraag om reeds op voorhand visumaanvraagformulieren door te sturen of te faxen zodat de jongere deze al op voorhand kan invullen Vaak moet ter plaatse ook nog betaald worden voor het in orde maken van de verblijfsvergunning of wettelijk verblijf voor de ganse duur van het project van de jongere. Informeer je op voorhand hierover! 2.5 Over veiligheid, vaccinaties, mutualiteit en RVA. Hoe veilig is mijn bestemming? Voor sommige bestemmingen is het aan te raden om het reisadvies van Buitenlandse Zaken voor dat specifiek land eens te checken op Volg de links op reis en reisadvies per land. Deze site geeft een up to date overzicht van de veiligheidssituatie in dat land, en geeft ook informatie over een aantal interessante zaken zoals gezondheid & hygiëne, transport, communicatie, enz. Wat veiligheid betreft, werkt de site met 6 veiligheidsniveaus, die het volgende betekenen : 1 Geen specifieke opmerkingen, tenzij de gebruikelijke waakzaamheid 2 Sommige gebieden kunnen gevaarlijk zijn of hogere waakzaamheid is geboden 3 Niet-essentiële reizen naar bepaalde gebieden worden afgeraden 4 Niet-essentiële reizen worden afgeraden 5 Alle reizen worden afgeraden 6 Landgenoten worden verzocht het land te verlaten Naast deze site kan de ambassade van het land en/of je lokale ontvangstorganisatie ook informatie verstrekken over eventuele veiligheidsrisico s. Heb ik vaccinaties nodig? De belangrijkste bron van informatie hiervoor is je huisarts. In de meeste gevallen zal die wel kunnen zeggen welke bescherming je nodig hebt voor jouw bestemming. Is dit niet zo, dan kan je steeds eens navragen bij het Instituut voor Tropisch Geneeskunde ( Let op : doe ver op voorhand navraag, want voor sommige ziekten is er een vaccinatiereeks nodig gespreid over verschillende maanden. Als voorbeeld : de Hepatitis A vaccinatie. Na één injectie met het hepatitis A vaccin is men voor nagenoeg 100 % gedurende minstens 1 jaar beschermd. Een tweede inenting na 6 à 12 maanden geeft een bescherming van minstens 25 jaar, bijna zeker levenslang. Ideaal geeft men de vaccinatie 14 dagen voor vertrek, maar het is nooit te laat om te vaccineren. Indien men het vaccin nog toedient vlak voor het vertrek, is er nog steeds een hoge graad van werkzaamheid. Men hoeft nooit de serie opnieuw te beginnen, zelfs al verliepen er meerdere jaren tussen deze 2 injecties. Indien vaccinatie tegen hepatitis B ook aangewezen is, wordt een combinatievaccin toegediend (te bespreken met de arts!). Vaccinatie tegen HEPATITIS B wordt aanbevolen voor personen die dikwijls op reis zijn in Azië, Latijns Amerika en Afrika evenals personen die er langer dan 3-6 maanden doorbrengen. Schema : 3 injecties met het hepatitis B vaccin of het gecombineerde A&B vaccin, op dag , of 4 injecties op dag Visum reispas en andere poespas Visum reispas en andere poespas 61

32 Mutualiteit, RVA,? Het is aan te raden om je mutualiteit op de hoogte te brengen van je verblijf in het buitenland. Ze kunnen je informatie geven over hoe het zit met reisbijstand en terugbetalingen van ziektekosten in het buitenland (bvb. raadpleging bij dokter, geneesmiddelen ). Ben je geen student meer, maar ingeschreven als werkzoekende, ga dan ook eens bij de RVA langs. Dit kan belangrijk zijn voor het behoud van je statuut, eens je terug in België bent. Zeker als je uitkeringsgerechtigd bent, verwittig je best ook je uitkeringsinstelling. Volgens de vzw wetgeving hebben jongeren die als vrijwilliger werken, meldingsplicht bij de RVA. Documenten In het buitenland kan de jongere zich heel wat moeilijkheden op de hals halen door het kwijtraken van zijn paspoort of andere officiële reis- en verblijfsdocumenten door ze te verliezen of doordat ze gestolen worden. Laat deze documenten dan ook nooit alleen achter in een auto, een hotelkamer, op het strand, aan het zwembad, etc. Wie z n documenten toch kwijtspeelt, moet dit onmiddellijk aangeven bij het dichtstbijzijnde politiebureau voor een proces verbaal én daarna naar de ambassade. Op de ambassade kan men zorgen voor een vervangend reisdocument. Vraag steeds nog een extra kopie van het proces-verbaal bij aangifte van verlies of diefstal van reisdocumenten bij de lokale politie. Tips 2.6 NA AANKOMST Vergeet niet dat gestolen of verloren identiteitspapieren worden geregistreerd als ongeldig en nooit meer mogen gebruikt worden, ook niet als ze worden teruggevonden. Grenscontrole Vraag op voorhand, afhankelijk van welk soort visum de jongere moest aanvragen, wat hij of zij al dan niet kan / mag zeggen bij de grenscontrole wanneer er vragen zouden worden gesteld. Het is ook steeds handig om een origineel exemplaar van de uitnodigingsbrief bij te hebben in geval men de jongere grondig controleert bij aankomst aan de douane. Belangrijk Wie een kopietje heeft van z n reisdocumenten of de nummers heeft genoteerd of wie zijn rijksregisternummer kent, kan sneller worden geholpen als je alles bent kwijtgespeeld. Laat ook een kopie van je documenten in je thuisland achter (bvb. bij je ouders). In geval van nood kunnen die kopies gefaxt worden. Inschrijven of aanmelden Bij aankomst hangt het er van af welk soort visum de jongere heeft of er nog verdere administratieve formaliteiten moeten worden vervuld om zijn verblijf ter plaatse te regelen. Vooral bij een langdurig verblijf kan dit betekenen dat de jongere regelmatig de grens over moet om zijn (toeristen)visum te verlengen. In andere gevallen moet er een verblijfsvergunning worden aangevraagd of zelfs een arbeidsvergunning. Informeer dus goed bij de lokale partnerorganisatie om te weten wat de jongere precies moet doen, wat hij wel of niet mag zeggen aan de grenscontrole bij aankomst, etc. Vraag ook duidelijkheid over de kosten die er nog moeten gemaakt worden door de jongere om zijn verblijf in orde te maken en welke bijkomende documenten er nog nodig zullen zijn. Binnen de EU volstaat een identiteitskaart ook voor een verblijf langer dan 3 maanden. De jongere zal zich echter wel moeten laten registreren om zijn verblijf te regulariseren. Dit kan bij de politie of de gemeente, afhankelijk van land tot land. Daarbij moeten bewijzen getoond worden van verblijfplaats, vrijwilligerswerk, etc. 62 Visum reispas en andere poespas Visum reispas en andere poespas 63

33 2.7 Overzicht: wie wat wanneer Niet visumplichtig Wat? Door wie? Aan wie? Wanneer? Paspoort Jongere 6 weken voor vertrek (opm: indien zonder uitnodiging: 7 dagen) Gegevens van de jongere Uitnodiging Zendende organisatie of jongere zelf Ontvangende organisatie Ontvangende organisatie Niet-visumplichtige jongere 6 weken voor vertrek 5 weken voor vertrek 3 TOT SLOT We hopen dat je met deze publicatie al een heel eind op weg geraakt om jongeren aan jouw internationaal project in Vlaanderen of in het buitenland te laten deelnemen. Niet alle informatie staat hierin. Veel hangt af van jouw specifieke situatie (welk soort project, in welk land, hoe lang het duurt, van welke nationaliteit de deelnemende jongeren zijn, ). Raak je ondanks de vele tips toch nog ergens vast, aarzel dan niet om ons te contacteren voor verdere informatie of suggesties. Ook als je zelf nog proefondervindelijke tips en adviezen hebt die nog niet werden opgenomen in deze publicatie, speel ze ons dan maar door! visumplichtig Wat? Door wie? Aan wie? Wanneer? Paspoort Jongere 3 maanden voor vertrek Gegevens van de jongere Uitnodiging Zendende organisatie of jongere zelf Ontvangende organisatie Ontvangende organisatie Visumplichtige jongere 3 maanden voor vertrek 2,5 maanden voor vertrek Visumaanvraag Jongere ambassade 2 à 1,5 maand voor vertrek 64 Visum reispas en andere poespas Visum reispas en andere poespas 65

34 4 VERKLARINGENLIJST Aankomstverklaring Een aankomstverklaring is een tijdelijk verblijfsattest, dat verplicht is voor elke vreemdeling van buiten de EU die België binnenkomt met een visum van maximum 3 maanden. De vreemdeling, moet zich aanmelden bij het gemeentebestuur waar hij verblijft en krijgt er een aankomstverklaring dat hij zijn verblijf te kennen geeft. Zie ook bijlagen. Schengenlanden België, Denemarken, Duitsland, Finland, Frankrijk, Griekenland, Italië, Ijsland, Luxemburg, Nederland, Noorwegen, Oostenrijk, Portugal, Spanje en Zweden. Vanaf 21 december 2007 : Estland, Letland, Litouwen, Malta, Hongarije, Polen, Tsjechië, Slowakije en Slovenië. Vanaf 12 december 2008 : Zwitserland Melding van aanwezigheid bijlage 3ter Document voor een kort verblijf (> 3maanden) in België van een burger van de EU. Om dit document te bekomen, moet de persoon in kwestie zich aanmelden bij de gemeente. Zie ook 1.8.2, zie ook bijlagen voor een voorbeeld. BIVR Bewijs voor Inschrijving in het Vreemdelingenregister. Het bewijs dat je ingeschreven bent in het vreemdelingenregister van een gemeente. Dit Bewijs is een volwaardig verblijfsdocument dat een tijdelijk (BIVR van bepaalde duur) of een onbeperkt (BIVR van bepaalde duur jaarlijks hernieuwbaar) verblijfsrecht garandeert. Zie ook bijlagen. Bewijs van goed gedrag en zeden Een document dat je tegen betaling kan opvragen en dat jouw burgerlijk en strafrechtelijk verleden weergeeft. Eventuele veroordelingen die je al hebt opgelopen, worden er in vermeld. Bijlage 3 bis (tenlasteneming) Een verbintenis tot tenlasteneming door een fysiek persoon met de Belgische nationaliteit of door een persoon die voor een onbepaalde duur in België mag verblijven. Tenlasteneming betekent het opnemen van verantwoordelijkheid voor gezondheidszorg en kosten voor het verblijf en de repatriëring van een persoon die in België wil verblijven. Deze tenlasteneming is 2 jaar geldig. Zie ook bijlage 4 Uitnodiging De uitnodiging is een brief die je schrijft in naam van je organisatie of groep en die je voegt bij de tenlasteneming en alle andere documenten die je doorstuurt naar de persoon die je uitnodigt. In elk geval richt je je met deze brief tot de ambassade of andere diplomatieke post die de visumaanvraag zal behandelen. Zie ook bijlagen. Visum type C Dit visum geeft toelating voor een verblijf van maximum 90 dagen (3 maanden). Als je een visum type C hebt gehad en je wil er een nieuw aanvragen, moeten er 3 maanden tussen zitten. Dit wil dus zeggen dat je in principe met dit visum maximaal 6 maanden per jaar in België kan verblijven. In de praktijk kan je aansluitend een nieuw visum krijgen als je hiervoor een goede argumentatie hebt die wordt aanvaard bij de grensovergang. Visum type D Dit visum geeft toelating voor een verblijf van meer dan 90 dagen (3 maanden). Dit is zoveel als een machtiging voor voorlopig verblijf (MVV). De Belgische reglementering heeft voor visumaanvragen van lange duur slechts voor een klein aantal situaties concrete procedures uitgewerkt, namelijk studies, werk, gezinshereniging, samenwonen of huwelijk. Dit sluit evenwel niet uit dat aanvragen met andere doeleinden niet kunnen. De kans om uiteindelijk een machtiging voor verblijf te krijgen, wordt wel kleiner. DVZ Dienst Vreemdelingenzaken. De Dienst Vreemdelingenzaken valt onder het Ministerie van Binnenlandse Zaken. Deze dienst is bevoegd voor alles wat te maken heeft met de toegang tot het grondgebied van België, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen. MVV Machtiging voor Voorlopig Verblijf. Zie ook visum type D. 66 Visum reispas en andere poespas Visum reispas en andere poespas 67

35 Bijlagen 68 Visum reispas en andere poespas Visum reispas en andere poespas 69

36 Bijlagen Bijlage 1: Uitnodigingsbrief (nl) Bijlage 2: Uitnodigingsbrief (eng) Bijlage 3: Tenlasteneming (bijlage 3bis) Bijlage 4: To whom it may concern Bijlage 5: Overeenkomst tenlasteneming met de organisatie Bijlage 6: Aankomstverklaring Bijlage 7: Melding van aanwezigheid (bijlage 3ter) Bijlage 8: Brief inschrijving in de gemeente Bijlage 9: Verklaring van inschrijving EU burgers (bijlage 8) Bijlage 10: Bewijs van Inschrijving in het Vreemdelingenregister Bijlage 11: Uitschrijving uit de gemeente Bijlage 12: Nuttige contactgegevens en websites 70 Visum reispas en andere poespas Visum reispas en andere poespas 71

37 h o o f d i n g o r g a n i s a t i e Plaats en datum h o o f d i n g o r g a n i s a t i e plaats en datum aan de diensten verantwoordelijk voor het uitreiken van een SCHENGEN-VISUM door de Belgische of andere Schengen ambassade ambassade IN land van herkomst van de persoon die je uitnodigt uitnodiging In het kader van een korte omschrijving van het soort project, nodigt naam organisatie: Naam Adres Geboortedatum Geslacht Burgerlijke stand Beroep Paspoortnummer Uitreikdatum Vervaldatum naam van de persoon die je uitnodigt adres geboortedatum geslacht burgerlijke stand beroep of bezigheid nummer van het paspoort datum waarop paspoort is uitgereikt datum waarop paspoort vervalt uit om deel te nemen aan korte omschrijving van het project. Het programma start op startdatum en eindigt op einddatum. toelichting bij doel en werking van je organisatie Hierbij geven we u een kort overzicht van het voorziene programma: kort overzicht van het programma Gedurende de uitwisseling zal naam organisatie alle kosten voor deze persoon op zich nemen: onderdak, voeding, verzekering en eventuele medische kosten. Voor verzekering en medische kosten is er een speciale overeenkomst afgesloten met naam verzekeringsmaatschappij. Dit is optioneel naargelang er een visum nodig is of niet! In bijlage vindt u volgende documenten: - een tenlasteneming door naam tenlastenemer - een kopie van de identiteitskaart van naam tenlastenemer - een loonfiche van naam tenlastenemer - een verzekeringsattest van naam verzekeringsmaatschappij Hierbij vragen wij u vriendelijk de visa-procedures t.a.v. naam van de persoon die je uitnodigt te vereenvoudigen om te kunnen deelnemen aan ons programma in België. Voor meer informatie of in geval van problemen staan wij steeds te uwer beschikking tel.nummer+ naam van een contactpersoon. Hoogachtend namens naam organisatie, TO THE SERVICES RESPONSIBLE FOR ISSUEING SCHENGEN-VISA AT THE de Belgische of een andere Schengen ambassade EMBASSY IN land van herkomst van de persoon die je uitnodigt INVITATION Within the framework of korte toelichting bij het soort project, naam organisatie, eventueel toelichting van de internationale organisaties waarvan jouw organisatie lid is, has the pleasure of inviting : Surname Address Date of birth Sex Marital Status Profession Passport number Date of issue Date of expiry naam van de persoon die je uitnodigt adres geboortedatum geslacht burgerlijke stand beroep of bezigheid nummer van het paspoort uitreikdatum van het paspoort vervaldatum van het paspoort To participate in our korte toelichting bij het project. For this programme, we co-operate with indien van toepassing: vermeld eventuele partners waarmee je het project organiseert.. The programme will take place from startdatum until einddatum in Belgium. Please have a view on the programme: kort overzicht van het programma naam organisatie is an organisation recognised by door welke overheid erkend en als wat voor organisatie ben je erkend. During the whole length of the exchange, naam organisatie will cover the expenses related to the travel, lodging, food and health insurance for the invited participant. Dit is optioneel naargelang er een visum nodig is of niet! In attachment, please find the following documents: - a formal obligation taken by naam tenlastenemer - a copy of the identity card of naam tenlastenemer - a salary statement of naam tenlastenemer - an insurance statement naam verzekeringsmaatschappij We hereby want to call upon you to facilitate all procedures for this person in obtaining a visa for Belgium for participation in our program. Of course we are at your disposition for all further information. naam contactpersoon organisatie, functie van de contactpersoon stempel van de organisatie Yours Respectfully, naam medewerker functie van de medewerker stempel van de organisatie

38 Koninkrijk België Stad Antwerpen Verbintenis tot tenlasteneming Verplichttungserklärung Formal Obligation Onderschreven overeenkomstig artikel 3bis van de wet van 15 december 1980 betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen, ingevoegd door de wet van 15 juli 1996, en van artikel 17/2 van het koninklijk besluit van 8 oktober 1981 betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen, ingevoegd door het koninklijk besluit van 11 december Ik ondergetekende - Ich, der/die Unterzeichnende - I, the undersigned naam / Name / name voorna(a)m(en) / Vorname(n) / first name geboren te / Geburtsort / place of birth op, Geburtstag, date of birth nationaliteit / Staatsangehörigkeit / nationality identiteitsdocument (1) of verblijfstitel (1) / Identitätsdokument (1) - Aufenthaltstitel (1) / identity (1) or residence document (1) volledig adres / wohnhaft in / full adress beroep / beruf / profession verbind mij ten opzichte van de Belgische Staat, van elk bevoegd OCMW en van de hieronder vermelde persoon om diens kosten van gezondheidszorgen, verblijf en repatriëringskosten ten laste te nemen. naam / Name / name voorna(a)m(en) / Vorname(n) / first name geboren te / Geburtsort / place of birth op, Geburtstag, date of birth nationaliteit / Staatsangehörigkeit / nationality paspoort n / Reisepas-Nr. / passport No adres / wohnhaft in / adress vergezeld van zijn/haar echtgeno(o)t(e) (2) / und folgende seine / ihre begleitende Personen, nur Ehegatten (2) / accompanied by spouse (2) vergezeld van zijn/haar minderjarig(e) kind(eren) ten laste (2) / und Kinder (2) / accompanied by children (2) Vanaf de dag dat de vreemdeling het grondgebied van de Staten die partij zijn bij een internationale overeenkomst betreffende de overschrijding van de buitengrenzen, die België bindt, binnengekomen is, voorzien van de documenten vereist bij artikel 2 van de wet, is de garant samen met de vreemdeling gedurende een periode van twee jaar hoofdelijk aansprakelijk voor het betalen van de in artikel 3bis, eerste lid, van de wet vermelde kosten. De garant is vrijgesteld van deze aansprakelijkheid indien hij het bewijs levert dat de vreemdeling het grondgebied van de Staten die partij zijn bij de Uitvoeringsovereenkomst van Schengen, ondertekend op 19 juni 1990, verlaten heeft. De garant kan enkel afstand doen van de verbintenis tot tenlasteneming indien de Minister of zijn gemachtigde een nieuwe verbintenis aanvaardt, die door een ander persoon ondertekend werd. (1) type / Art / type nummer / Nummer / number (2) naam / Name / name voornaam / Vorname / first name geboortedatum / Geburtstag / date of birth geslacht / Geschlecht / sex BIJLAGE 3BIS hoofding koepelorganisatie plaats en datum TO WHOM IT MAY CONCERN As the omschrijving functie van de ondertekenaar of the naam koepelorganisatie, I the undersigned hereby confirm that: naam van de jongere, adres van de jongere, born in geboorteplaats on geboortedatum, with passport number nummer paspoort will participate in the project korte omschrijving van het project, in the framework of the indien van toepassing: ruimer programma waarin het project kadert (bvb Programma Jeugd,...). toelichting bij werking en algemeen programma van de koepelorganisatie, met vermelding van de internationale structuur waar jouw organisatie ook een element van is. The stay in Belgium will be hosted by naam en adres van de organisatie die voor verblijf en kosten zorgt and will last from begin- en einddatum van het project. We hereby would like to invite the national authorities to take these aspects into account when deciding on visa. Yours respectfully, naam ondertekenaar functie van de ondertekenaar stempel van de koepelorganisatie BZ/BVV/ /8

39 OVEREENKOMST naam organisatie, met maatschappelijke zetel te adres maatschappelijke zetel, hierbij vertegenwoordigd door de Raad van Bestuur zoals voorzien in de statuten, artikel uit de statuten waarin verantwoordelijkheid van de Raad van Bestuur ivm vertegenwoordiging staat aangegeven - indien van toepassing. Vermeld eventueel in voetnoot ook het bepaalde artikel SPECiMEn verklaart het volgende: In het kader van de activiteiten van naam organisatie, ondertekenen de medewerkers van naam organisatie voor de vreemdelingen die in een uitwisselingsproject van naam organisatie een bepaalde periode in België verblijven, een tenlasteneming zoals vereist door de wet betreffende de toegang tot het grondgebied van vreemdelingen (bijlage 3bis). Dit betekent dat de medewerker die de tenlasteneming ondertekent, aansprakelijk kan gesteld worden voor alle kosten inzake medische verzorging, verblijf in een instelling, en kosten van repatriëring (niet limitatief). De wet vereist dat degene die de tenlasteneming onderschrijft een natuurlijk persoon is, zodat naam organisatie zelf de tenlasteneming niet op zich kan nemen. naam organisatie verklaart bij deze dat zij alle kosten die eventueel teruggevorderd worden van de medewerker naam tenlastenemer in het kader van de tenlasteneming, ondertekend door de medewerker ten voordele van naam van de persoon die ten laste wordt genomen, geboren op geboortedatum van de persoon die ten laste wordt genomen zal terugbetalen aan de medewerker, eventueel vermeerderd met de interesten vanaf datum betaling door de medewerker. De verantwoordelijkheid verbonden aan de tenlasteneming gaat in op datum effectieve aankomst van de persoon die ten laste wordt genomen. SPECiMEn Opgemaakt te plaats op datum opmaak. Voor de Raad van Bestuur naam bestuurder medewerker de medewerker naam handtekening handtekening stempel van de organisatie Visum reispas en andere poespas 77

40 Koninkrijk België Provincie: Arrondissement: Gemeente: Ref.: MELDING VAN AANWEZIGHEID BIJLAGE 3TER (bijgewerkt 14/05/2008) hoofding organisatie BEGELEIDENDE BRIEF BIJ INSCHRIJVING IN DE GEMEENTE Gelieve: naam jongere geboren te: geboorteplaats jongere op: geboortedatum jongere in te schrijven op adres verblijfplaats + eventueel naam gastfamilie en hem/haar aldus een Belgische Verblijfsvergunning te verschaffen voor de periode van : startdatum tot: einddatum Afgeleverd aan burgers van de Unie en hun familieleden overeenkomstig artikel 41bis van de wet van 15 december 1980 en artikel 48 van het koninklijk besluit van 8 oktober De...onderdaan,...(naam en voornamen) geboren te..., op (in)... die verklaart in België te zijn aangekomen op... en te verblijven in deze gemeente aan het adres... heeft zich heden bij het gemeentebestuur aangeboden om zijn aanwezigheid op het grondgebied te melden. Dit document is geenszins een identiteitsbewijs noch een nationaliteitsbewijs. Gedaan te..., op... Handtekening van de burger van de Unie of familielid, gemachtigde, Handtekening van de burgemeester of zijn STEMPEL Bovengenoemde verblijft in België in het kader van een korte omschrijving van het project georganiseerd door naam organisatie eventueel vermelden van welke internationale organisaties je lid bent. Ons uitwisselingsprogramma heeft tot doel doelstelling van het project en regeling m.b.t. verblijf en kosten omschrijven. Met dit document bevestigen wij dat wij de eindverantwoordelijkheid dragen betreffende de uitwisselaar, vermits hij op uitnodiging van een initiële tenlasteneming (bijlage 3bis) door onze organisatie naar België is gekomen. Deze neemt een einde zoals voorzien bij het beëindigen van het uitwisselingsjaar, uiterlijk na periode van het project + het type visum én nadat wij onze verplichtingen ten aanzien van het beëindigen van het verblijf zijn nagekomen. De uitwisselaar beschikt over een retour-vliegtuigticket ticket specifiëren: heen- en terugvlucht data of bij open ticket de geldigheidsduur. Al onze uitwisselaars zijn verzekerd voor ongevallen en ziekte door naam verzekeringsmaatschappij. naam organisatie is erkend als hoe de organisatie is erkend binnen de Vlaamse gemeenschap door de afdeling naam afdeling die de organisatie erkent. Mogen wij u vragen de betrokkene in te schrijven bij u in de gemeente op het bovengenoemde adres. Voor bijkomende inlichtingen, gelieve ons te contacteren op bovenvermeld adres. Dank u voor uw medewerking, Met beleefde groeten, naam medewerker functie medewerker stempel van de organisatie 78 Visum reispas en andere poespas Visum reispas en andere poespas 79

41 Koninkrijk België Provincie: Arrondissement: Gemeente: Ref.: BIJLAGE 8 (papieren versie) (bijgewerkt 14/05/2008) VERKLARING VAN INSCHRIJVING Afgeleverd aan burgers van de Unie overeenkomstig artikel 42 van de wet van 15 december 1980 en artikel 51, 1 / 3 (1) van het koninklijk besluit van 8 oktober Aan de... onderdaan,... (naam en voornamen) geboren te..., op (in)..., verblijvende te / die verklaart te verblijven te..., werd ingevolge van zijn aanvraag van... het recht op verblijf erkend. Hij / zij is ingeschreven in het wachtregister in afwachting van de uitvoering van de woonstcontrole / vreemdelingenregister (1). Dit document is geenszins een identiteitsbewijs noch een nationaliteitsbewijs. Gedaan te.., op. Handtekening van de burger van de Unie, gemachtigde, Handtekening van de burgemeester of zijn STEMPEL (1) De onnodige vermelding doorhalen. 80 Visum reispas en andere poespas Visum reispas en andere poespas 81

42 hoofding organisatie Nuttige contactgegevens en websites Een buitenlandse jongere ONTVANGEN BEGELEIDENDE BRIEF BIJ UITSCHRIJVING VAN EEN BUITENLANDSE vrijwilliger / jongere /... Genaamde naam en voornaam van de jongere, geboren op geboortedatum te geboorteplaats staat bij u in de gemeente ingeschreven indien van toepassing: bij de familie... op het volgende adres: adres verblijfplaats waar de jongere ingeschreven stond. Deze persoon verbleef gedurende duur van het project bij de gastfamilie in het kader van een korte toelichting bij het soort project. Ons uitwisselingsprogramma heeft tot doel doelstelling van het project + specificaties m.b.t. verblijf en kosten = herneming van de inschrijvingsbrief. Met dit document bevestigen wij dat wij de eindverantwoordelijkheid gedragen hebben betreffende de uitwisselaar, vermits hij op uitnodiging van en initiële tenlasteneming door onze organisatie naar België is gekomen. Deze neemt een einde zoals voorzien bij het beëindigen van het uitwisselingsjaar, op de dag dat de uitwisselaar naar zijn thuisland terugkeert. Met deze brief verzoeken wij U dan ook om deze persoon uit te schrijven uit uw gemeente vanaf datum vertrek van de jongere. Met beleefde groeten, Paspoort Een overzicht per land welke reisdocumenten Belgen nodig hebben om naar het buitenland te gaan én buitenlanders nodig hebben om naar België te komen. De coördinaten van Belgische ambassades & consulaten in het buitenland waar je een overzicht kan opvragen van de documenten die buitenlanders nodig hebben om naar België te komen. Tenlasteneming Legalisatie.bz@diplobel.fed.be T: 02/ F: 02/ Informatie over de legalisatie van (officiële) documenten bij de Dienst Legalisatie van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken. -> reglementering -> Belgische reglementering -> omzendbrief Omzendbrief van 9 september 1998 i.v.m de verbintenis tot tenlasteneming. Visum aanvragen -> visum voor België -> toegang tot en kort verblijf (max.3 maanden) in België zonder visum, enkel met identiteitskaart of paspoort Een overzicht van de visumvrijgestelde categorieën voor een kort verblijf op de website van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken. -> visum voor België -> langdurig verblijf in België Een overzicht van de visumvrijgestelde categorieën voor een lang verblijf op de website van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken. naam medewerker functie van de medewerker stempel van de organisatie Helpdesk.dvzoe@dofi.fgov.be T: 02/ F: 02/ Opvolging van een visumdossier via de Helpdesk van de Dienst Vreemdelingenzaken. Website van de Dienst Vreemdelingenzaken waar je o.a. visumbrochures, omzendbrieven, formulieren, etc kan vinden. Visumbrochures met procedures en nodige documenten verblijf in België omwille van 82 Visum reispas en andere poespas Visum reispas en andere poespas 83

43 studies, gezinshereniging, wonen en werk op de website van de Dienst Vreemdelingenzaken. Na aankomst De coördinaten van buitenlandse ambassades & vertegenwoordigingen in België waar je kan checken welke documenten de jongere nodig heeft om vanuit België rond te reizen. Einde van het project Website opgestart door het Centrum voor Gelijkheid van Kansen & Racismebestrijding rond nieuwkomers met o.m. nuttige adressen en formulieren, wetteksten en procedures, etc. -> Documenten -> procedures [papieren] Procedures om wettelijk (langer) te kunnen verblijven i.f.v. studeren, werken, humanitaire redenen, samenwonen, medische redenen, asielprocedure. Een Vlaamse jongere naar het buitenland ZENDEN Identiteitskaart Overzicht per land welke reisdocumenten Belgen nodig hebben om naar het buitenland te gaan op de website van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken. De adressen en contactgegevens van alle buitenlandse vertegenwoordigingen in België waar je nog verdere informatie over reisdocumenten kan bekomen. Paspoort De coördinaten van buitenlandse ambassades & vertegenwoordigingen in België waar je kan checken welke documenten de jongere nodig heeft om vanuit België rond te reizen. Het visum Overzicht per land welke reisdocumenten Belgen nodig hebben om naar het buitenland te gaan op de website van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken. T: 02/ F: 02/ Informatie over de legalisatie van (officiële) documenten bij de Dienst Legalisatie van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken. -> Gids Op de website van de Belgische Kamer van Vertalers, Tolken en Filologen kan je informatie vinden over beëdigde vertalers die verbonden zijn aan de Rechtbanken van Eerste Aanleg. Aanvullend T: 02/ Algemene informatie over de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken. T: 02/ Algemene informatie over de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken. Website van het European Youth Information and Counselling Agency met hierop o.m de Infomobil waar je landeninformatie kan vinden (studeren, werken, transport, dagelijks leven, etc). T: 050/ (infolijn) F: 050/ Wegwijzer Reisinfo is een onafhankelijk reisinformatiecentrum met een uitgebreid documentatiecentrum waar je reisverslagen, gidsen, land- en streekkaarten, thematische dossiers, etc kan vinden. Op hun website kan je o.a. reisverslagen vinden, gebundelde reizigersinformatie, reislinks, etc. -> België -> studeren in België Nuttige links i.v.m studeren in België. Website van Vlamingen in de Wereld waar je o.a informatie kan vinden over studeren in het buitenland, buitenlandse studenten in Vlaanderen, internationale jongerenprojecten, internationale uitwisselingen, vrijwilligers, landenfiches, etc De adressen en contactgegevens van alle buitenlandse vertegenwoordigingen in België waar je nog verdere informatie over reisdocumenten kan bekomen. 84 Visum reispas en andere poespas Visum reispas en andere poespas 85

44 Colofon Teksten Myriam Vanvinckenroye, Sofie Cloostermans, Kurt Uyttersprot Met dank aan Wegwijzer Reisinfo, VIA vzw, AFS interculturele programma s, Jeugddienst Don Bosco, Linde Deheeger, David Wemel, Els Meersschaert, Inez Adriaensen, Karlien Leroux, Sophie Van Daele Verantwoordelijke uitgever Koen Lambert Vormgeving en opmaak Jakob Verstichel Oplage 400 exemplaren JINT wil haar steentje bijdragen aan een beter leefmilieu. Daarom werd deze brochure gedrukt op milieuvriendelijk papier, met inkt op plantaardige basis. Copyright 2010 De overname van (onderdelen van) dit materiaal is toegelaten voor educatieve, niet-commerciële doeleinden, op voorwaarde van vermelding van de bron. Visum reispas en andere poespas is een uitgave van JINT vzw, coördinatieorgaan voor internationale jongerenwerking. JINT wordt gerund door het jeugdwerk en de Vlaamse overheid en wil participatie van Vlaamse jongeren en jeugdorganisaties aan internationale activiteiten bevorderen. JINT wordt financieel gesteund door de Vlaamse overheid en de Europese Commissie. 86 Visum reispas en andere poespas