Aan de Raad. Gemeente Secretaris - Commissie voor bezwaarschriften / HP Besluitvormend

Transcriptie

1 Aan de Raad Agendapunt: 9 Onderwerp: instellen intergemeentelijke adviescommissie voor bezwaarschriften DDFK Kollum, 18 november 2014 Kenmerk: Status: Gemeente Secretaris - Commissie voor bezwaarschriften / HP Besluitvormend Samenvatting In verband met de op handen zijnde ambtelijke fusie DDFK is het gewenst dat in de vier gemeenten het afhandelen van bezwaarschriften op uniforme wijze ter hand wordt genomen. In eerste instantie is deze keuze gemaakt voor de afhandeling van bezwaarschriften op sociaal terrein, omdat deze in de vier gemeenten verschillend werd gedaan (in Dantumadiel en Dongeradeel is daarvoor geen bezwarencommissie) Door het concreet worden van de ambtelijke fusie is besloten om ook de behandeling van bezwaarschriften op de andere terreinen daarop aan te laten sluiten. Er is gekozen voor een intergemeentelijke adviescommissie voor bezwaarschriften met drie kamers (algemene kamer, sociale kamer en ambtenarenkamer). De commissie wordt na instelling de bezwarencommissie voor de bestuursorganen van de vier DDFK- gemeenten. Daartoe is tevens een verordening opgemaakt die in de vier gemeenteraden gelijkluidend dient te worden vastgesteld. Als het openbaar lichaam DDFK in werking getreden is kan die daarbij aansluiten wat betreft de beslissingen op bezwaren van haar personeel. Inleiding In augustus 2014 hebben de vier colleges van de gemeenten Dantumadiel, Dongeradeel, Ferwerderadiel en Kollumerland c.a. (DDFK) besloten tot instelling, met ingang van 1 januari 2015, van een intergemeentelijke adviescommissie ter behandeling van bezwaarschriften op het gebied van het sociaal domein. De reden daarvoor was gelegen in het feit dat de gemeenten Dongeradeel, Kollumerland en op termijn Ferwerderadiel hun diensten op het gebied van Werk en Inkomen en (deels) Zorg door de gemeente Dantumadiel laten uitvoeren. De bezwaarschriften worden nu op verschillende wijze behandeld. Zo worden de bezwaarschriften in de gemeenten Dantumadiel en Dongeradeel door het bestuursorgaan zelf behandeld. In de gemeenten Ferwerderadiel en Kollumerland c.a. worden de bezwaarschriften in een adviescommissie voor bezwaarschriften behandeld. Mede met het oog op de nieuwe decentralisatietaken (3D s), die per 1 januari 2015 door de gemeenten moeten worden uitgevoerd en ter bevordering van een onafhankelijke en efficiënte werkwijze is er toen voor gekozen om een intergemeentelijke adviescommissie voor behandeling van bezwaarschriften in te stellen. Ter voorbereiding daarop is een notitie (met bijlagen) opgesteld, welke bij de stukken ter inzage ligt. Hierin is ook een kostenverdeelmodel neergelegd, waar de colleges toendertijd mee hebben ingestemd. 1

2 Spoedig daarna is, mede gezien de 3D-taakstelling welke zonder samenwerking niet goed denkbaar is, door de colleges van de DDFK-gemeenten besloten om over te gaan tot een algehele ambtelijke fusie, in de vorm van het aangaan van een gemeenschappelijke regeling met een openbaar lichaam. Uit een oogpunt van efficiency is op grond hiervan door de colleges ingestoken op een uitbreiding van de taak van een intergemeentelijke adviescommissie voor de bezwaarschriften. Dit heeft er nu toe geleid dat het onderhavige voorstel voor uw raad voorligt; instelling van een intergemeentelijke adviescommissie voor de behandeling van alle bezwaarschriften (tegen alle mogelijke, voor bezwaar vatbare, besluiten van de gemeentelijke bestuursorganen) en vaststelling van een voor de vier DDKF-gemeenten gelijkluidende verordening. Overwegingen Uitgangspunt voor de intergemeentelijke bezwarencommissie is een onderverdeling in drie kamers; een sociale kamer, een ambtenarenkamer (voor behandeling van bezwaarschriften van medewerkers inzake rechtspositionele besluiten) en een algemene kamer (voor behandeling van alle overige bezwaarschriften). De sociale- en de algemene kamer zullen elk zes leden (incl. een voorzitter) kennen en de ambtenarenkamer drie leden, welke tripartiet (vanuit werkgeverszijde, werknemerszijde en een onafhankelijke voorzitter) zal worden samengesteld. Het bestuur van het openbaar lichaam DDFK kan besluiten om, met betrekking tot het beslissen op bezwaren van haar personeel (na 1 april 2015), de intergemeentelijke bezwarencommissie (in het bijzonder de ambtenarenkamer) als haar adviescommissie in te stellen. Dit is vooral van belang voor de in het kader van de ambtelijke fusie te voeren inpassingsprocedure. Voor de overige procedureel-inhoudelijke aspecten van de intergemeentelijke bezwarencommissie wordt verwezen naar de ontwerpverordening en de daarbij behorende toelichting. Opgemerkt kan nog worden dat in de verordening aandacht is gegeven aan een regelmatige roulatie van leden van de kamers op zittingen (op zitting zijn in beginsel drie leden, waaronder de voorzitter, aanwezig) en aan zgn. premediation (inspanning om het door een bezwaarschrift optredend geschil buiten de procedure in der minne op te lossen). Instelling van een intergemeentelijke bezwarencommissie houdt in dat de bestaande commissie voor de bezwaarschriften moet worden opgeheven, en de daarop betrekking hebbende verordening dient te worden ingetrokken. Een intergemeentelijke bezwarencommissie zal ambtelijk moeten worden ondersteund. Er dienen secretarissen van de kamers te worden aangewezen en ten behoeve van de behandeling van de bezwaarschriften dienen de bestuursorganen ambtelijk te worden vertegenwoordigd (via het opstellen van een verweerschrift en aanwezigheid op de hoorzittingen). Deze ambtelijke ondersteuning zal op korte termijn van het openbaar lichaam van de ambtelijke fusie moeten worden betrokken. Ten aanzien hiervan ligt het voor de hand dat de kosten (de ambtelijke uren) via de daartoe op te stellen dienstverleningsovereenkomsten tussen de vier DDFK-gemeenten en het openbaar lichaam worden omgeslagen. Tot die tijd ligt een kostenverdeling voor ambtelijke ondersteuning, voor zover niet eerder afgesproken en reeds begroot (zie de notitie ter voorbereiding op een intergemeentelijke bezwarencommissie voor het sociaal domein), naar rato van het aantal in een gemeente ingediende bezwaarschriften in de rede. In de praktijk zal de ambtelijke ondersteuning in die periode, en ook in fase 1 van de overgang van het personeel naar het openbaar lichaam, door de oorspronkelijke (gemeentelijke) secretarissen en afdelingsmedewerkers ter hand worden genomen. Met betrekking tot de totale kosten van uit te betalen presentiegelden voor de leden van de kamers van de commissie, die door de colleges zullen worden bepaald op 200 voor de voorzitter en 175 voor een lid, beide per bijgewoonde vergadering/hoorzitting, is 2

3 afgesproken dat deze, per kamer, naar rato van het aantal in een gemeente ingediende bezwaarschriften zullen worden verdeeld over de vier DDFK-gemeenten. Door middel van een efficiënt vergaderschema kan met behulp van een intergemeentelijke bezwarencommissie in totaliteit, en zodoende per gemeente, op deze kosten worden bespaard. Op dit moment is moeilijk aan te geven wat de totale kosten per gemeente per saldo zullen zijn door de introductie van de intergemeentelijke bezwarencommissie. Dit hangt vooral af van het aantal bezwaarschriften die moeten worden behandeld door de kamers, waarbij ook moet worden afgewacht wat daarvoor de consequenties zijn van de nieuwe besluiten die de decentralisatietaakstelling op het sociaal domein met zich mee gaat brengen. Financiële gevolgen Financiële consequenties zijn afhankelijk van het aantal te behandelen bezwaarschriften. Met name met betrekking tot nieuwe besluiten in het kader van de decentralisatietaakstelling (3D s) is dit nu nog moeilijk te voorspellen. Voorstel Wij stellen u voor: 1. In te stemmen met de instelling van een intergemeentelijke onafhankelijke adviescommissie voor de bezwaarschriften. 2. De verordening adviescommissie bezwaarschriften Dantumadiel, Dongeradeel, Ferwerderadiel en Kollumerland c.a. vast te stellen, en door intrekking van de daarvoor geldende verordening de gemeentelijke commissie voor de bezwaarschriften op te heffen. 3. Te bepalen dat de kosten die uit de werkzaamheden van de intergemeentelijke adviescommissie voortvloeien, voor zover niet reeds afgesproken en begroot, worden verdeeld naar rato van in de afzonderlijke gemeenten ingediende bezwaarschriften, op termijn nader vast te leggen in de tussen de gemeenten en het openbaar lichaam DDFK te sluiten dienstverleningsovereenkomst. Bijlage : Verord_adviescie_bezwaarschriften_DDFK2015.pdf Ter inzage liggende stukken: B en W voorstel 7 augustus 2014 Toelichting verordening adviescommissie voor bezwaarschriften 2015 Burgemeester en wethouders van de gemeente Kollumerland c.a. R.L.H. Schoonderbeek, gemeentesecretaris B. Bilker, burgemeester 3

4 Nr / a De raad van de gemeente Kollumerland en Nieuwkruisland; gelet op artikel 7:13 van de Algemene wet bestuursrecht; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 11 november 2014 besluit: I. In te stemmen met instelling van een intergemeentelijke onafhankelijke adviescommissie voor de bezwaarschriften; II. Te bepalen dat de kosten die uit de werkzaamheden van de intergemeentelijke adviescommissie voortvloeien, voor zover niet reeds afgesproken en begroot, worden verdeeld naar rato van in de afzonderlijke gemeenten ingediende bezwaarschriften, op termijn nader vast te leggen in de tussen de gemeenten en het openbaar lichaam DDFK te sluiten dienstverleningsovereenkomsten; Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 11 december 2014 I. L. Rozemeijer, griffier B. Bilker, voorzitter

5 Nr / b De raad van de gemeente Kollumerland en Nieuwkruisland; gelet op artikel 84 van de gemeentewet en artikel 7:13 van de Algemene wet bestuursrecht; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 11 november 2014 besluit: - door intrekking van de daarvoor geldende verordening de gemeentelijke commissie voor de bezwaarschriften op te heffen - de volgende Verordening voor de adviescommissie bezwaarschriften Dantumadiel, Dongeradeel, Ferwerderadiel en Kollumerland c.a. vast te stellen: Hoofdstuk 1 Begripsbepalingen Artikel 1 Begripsbepalingen In deze verordening wordt verstaan onder: a. Awb: de Algemene wet bestuursrecht; b. verwerend orgaan: bestuursorgaan dat het bestreden besluit heeft genomen; c. commissie: intergemeentelijke adviescommissie voor bezwaarschriften als bedoeld in artikel 7:13 Awb; d. gemeenten: de gemeente Dantumadiel, Dongeradeel, Ferwerderadiel en Kollumerland c.a. Hoofdstuk 2 Behandeling van de bezwaarschriften Paragraaf 1 de commissie Artikel 2 Inleidende bepaling 1. Er is een intergemeentelijke commissie ter voorbereiding van de beslissing op bezwaarschriften tegen besluiten van de raad, het college en de burgemeester van de gemeenten. 2. De commissie is niet bevoegd ten aanzien van bezwaarschriften die zijn ingediend tegen besluiten van het college van de gemeente Kollumerland c.a. op het werkterrein van de schuldhulpverlening. 3. De commissie is niet bevoegd ten aanzien van bezwaarschriften die zijn ingediend tegen besluiten op grond van een wettelijk voorschrift inzake belastingen of de Wet waardering onroerende zaken. Artikel 3 Samenstelling van de commissie 1. De commissie is onderverdeeld in drie kamers: a. Een sociale kamer, met name belast met de voorbereiding van de beslissing op bezwaarschriften die zijn ingediend tegen besluiten op grond van sociale zekerheidswetgeving (w.o. WWB/Participatiewet, WMO, Jeugdwet); b. Een ambtenarenkamer, belast met de voorbereiding van de beslissing op bezwaarschriften die zijn ingediend tegen besluiten op grond van gemeentelijke rechtspositie- en andere regelingen die van toepassing zijn op ambtenaren. c. Een algemene kamer, belast met de voorbereiding van de beslissing op bezwaarschriften die zijn ingediend tegen alle andere besluiten, niet vallende onder de sociale of ambtenarenkamer. 5

6 2. Elke kamer heeft een voorzitter en maximaal vijf leden, waarbij de voorzitter bij alle zittingen aanwezig is en twee leden volgens een nader door de colleges vast te stellen roulatiesysteem zitting hebben en waar nodig elkaar kunnen vervangen. De voorzitter van de algemene kamer is tevens voorzitter van de commissie. 3. De voorzitter en de leden worden door de colleges van de deelnemende gemeenten benoemd, geschorst en ontslagen. 4. De colleges wijzen één van de leden aan als plaatsvervangend voorzitter. 5. De voorzitter en de leden kunnen geen deel uitmaken van en niet werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van één van de deelnemende gemeenten of aan de gemeenten gerelateerde organisaties. 6. Bij verhindering van de voorzitter en diens plaatsvervanger regelt de commissie zijn vervanging. 7. De voorzitter en de leden ontvangen een vergoeding die door de colleges worden vastgesteld. Artikel 4 Secretarissen 1. De secretarissen van de kamers zijn door de gemeentesecretarissen van de gemeenten aangewezen ambtenaren. 2. De gemeentesecretarissen wijzen tevens één of meer plaatsvervangers van de secretarissen aan. 3. De secretarissen van de kamers zijn bevoegd deel te nemen aan de beraadslaging als bedoeld in artikel 17, eerste lid en hebben daarbij een adviserende stem. Artikel 5 Zittingsduur 1. De voorzitter en de leden van de kamer worden benoemd voor een periode van vier jaar en kunnen maximaal één keer worden herbenoemd. 2. De in lid 1 vermelde zittingstermijn laat onverlet de mogelijkheid tot eventuele tussentijdse schorsing en ontslag, zoals deze mogelijk zijn ingevolge artikel 3, lid 3 van deze verordening. 3. De voorzitter en de leden van de kamer kunnen maximaal één keer worden herbenoemd. 4. De voorzitter en de leden van de kamer kunnen op ieder moment ontslag nemen. 5. De aftredende voorzitter en aftredende leden van de kamer blijven hun functie vervullen tot in de opvolging is voorzien. Paragraaf 2 Procedure Artikel 6 Ingediend bezwaarschrift 1. Op het ingediende bezwaarschrift wordt de datum van ontvangst aangetekend. 2. Het bezwaarschrift met de daarbij overlegde stukken wordt zo spoedig mogelijk in handen van de kamer gesteld. 3. Bij het bericht van ontvangst als bedoeld in artikel 6:14 van de Awb wordt vermeld dat een onafhankelijke kamer over de te nemen beslissing op het bezwaarschrift zal adviseren. Artikel 7 Bemiddeling De kamer onderzoekt of de zaak in der minne kan worden geschikt alvorens de zaak in behandeling wordt genomen. De secretaris verricht daartoe de nodige handelingen. Artikel 8 Uitoefening bevoegdheden De bevoegdheden ingevolge de hierna genoemde artikelen van de Awb worden voor de toepassing van deze verordening uitgeoefend door de voorzitter van de kamer: 2:1, tweede lid; 6:6, wat betreft het aan de indiener stellen van een termijn; 6:17, voor zover het de verzending van stukken betreft tijdens de behandeling door de kamer; - 7:4, tweede lid; - 7:6, vierde lid. 6

7 Artikel 9 Vooronderzoek 1. De voorzitter van de kamer is bevoegd rechtstreeks alle gewenste inlichtingen in te winnen of te laten inwinnen. 2. De voorzitter kan uit eigen beweging of op verlangen van de kamer bij deskundigen advies of inlichtingen inwinnen en hen zo nodig uitnodigen daartoe op de hoorzitting te verschijnen. Indien daaraan kosten zijn verbonden is vooraf machtiging van het college van de betreffende gemeente vereist. Artikel 10 Hoorzitting 1. De voorzitter van de kamer bepaalt in overleg met de secretaris plaats en tijdstip van de zitting waarin de belanghebbenden en het verwerend orgaan in de gelegenheid worden gesteld zich door de kamer te laten horen. Bij de bepaling van plaats en tijdstip wordt rekening gehouden met de reguliere tijden, organisatorische en technische aspecten. 2. De voorzitter beslist over de toepassing van artikel 7:3 van de Awb. 3. Indien de voorzitter op grond van het derde lid besluit af te zien van het horen, doet hij daarvan mededeling aan de belanghebbenden en het verwerend orgaan. 4. Tijdens een hoorzitting worden maximaal 5 bezwaarschriften behandeld. 5. Een hoorzitting vindt niet plaats in geval geen bezwaarschriften zijn ingediend. Artikel 11 Uitnodiging zitting 1. De voorzitter deelt de belanghebbende(n) en het verwerend orgaan tenminste twee weken voor de zitting schriftelijk mee, dat zij in de gelegenheid worden gesteld te worden gehoord. 2. Binnen drie dagen na de verzending van de uitnodiging kan de belanghebbende of het verwerend orgaan onder opgaaf van redenen de voorzitter verzoeken het tijdstip van de zitting te wijzigen. 3. De beslissing van de voorzitter op dit verzoek als bedoeld in het tweede lid wordt zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk een week voor het tijdstip van de zitting aan de belanghebbende(n) en het verwerend orgaan meegedeeld. 4. De voorzitter is bevoegd in bijzondere omstandigheden af te wijken of in afwijking toe te staan van de termijnen als genoemd in het eerste tot en met het derde lid. Artikel 12 Quorum 1. De bezetting van de kamer tijdens een vergadering is een voorzitter en 2 leden; 2. De bezetting van de kamer tijdens een hoorzitting is een voorzitter en 2 leden; 3. Voor het houden van een hoorzitting is vereist dat de meerderheid van het aantal leden, als genoemd in lid 2, waaronder in ieder geval de voorzitter dan wel zijn plaatsvervanger, aanwezig is. Artikel 13 Niet-deelneming aan de behandeling De voorzitter en de leden van de kamer nemen niet deel aan de behandeling van een bezwaarschrift, indien daarbij hun onpartijdigheid in het geding kan zijn. Artikel 14 Openbaarheid zitting 1. a. De zitting van de Algemene Kamer is openbaar. b. De deuren kunnen worden gesloten indien de voorzitter van de kamer of één van de aanwezige leden het nodig oordeelt of indien een belanghebbende daartoe een verzoek doet. c. Indien de kamer vervolgens beslist dat gewichtige redenen aanwezig zijn die zich tegen de openbaarheid van de zitting verzetten, vindt de zitting plaats achter gesloten deuren. 2 De zitting van de Sociale Kamer en de Ambtenarenkamer is niet openbaar. 7

8 Artikel 15 Schriftelijke verslaglegging 1. Het verslag als bedoeld in artikel 7:7 van de Awb vermeldt de namen van de aanwezigen, met daarbij een vermelding van hun hoedanigheid. 2. Het verslag bevat een zakelijke weergave van hetgeen over en weer is gezegd en wat verder ter zitting is voorgevallen. 3. Indien de zitting van de Algemene Kamer geheel of gedeeltelijk achter gesloten deuren plaatsvond, of indien belanghebbenden, respectievelijk hun gemachtigden niet in elkaars tegenwoordigheid zijn gehoord, maakt het verslag hiervan melding. 4. Het verslag verwijst naar de op de zitting overlegde bescheiden die aan het verslag kunnen worden gehecht. 5. Het verslag wordt ondertekend door de voorzitter en de secretaris van de kamer. Artikel 16 Nader onderzoek 1. Indien na afloop van de zitting maar voordat het advies wordt opgesteld, nader onderzoek wenselijk blijkt te zijn, kan de voorzitter uit eigen beweging of op verlangen van de andere kamerleden dit onderzoek houden. 2. De uit het nader onderzoek verkregen informatie wordt in afschrift aan de leden van de kamer, het verwerend orgaan en de belanghebbende(n) toegezonden. 3. De leden van de kamer, het verwerend orgaan en de belanghebbende(n) kunnen binnen een week na verzending van de nadere informatie aan de voorzitter van de kamer een verzoek richten tot het beleggen van een nieuwe hoorzitting. De voorzitter beslist op zo n verzoek. 4. Op een nieuwe hoorzitting, als bedoeld in het derde lid, zijn de bepalingen in deze verordening die betrekking hebben op de hoorzitting zoveel mogelijk van overeenkomstige toepassing. Artikel 17 Raadkamer en advies 1. a. De kamer beraadslaagt en beslist achter gesloten deuren over het door haar uit te brengen advies. b. De kamer beslist bij meerderheid van stemmen over het uit te brengen advies. c. Van een minderheidsstandpunt wordt bij het advies melding gemaakt, indien die minderheid dat verlangt. 2 Het advies is gemotiveerd en omvat een voorstel voor de te nemen beslissing op het bezwaarschrift. 3 Het advies wordt door de voorzitter en de secretaris van de kamer ondertekend. Artikel 18 Uitbrengen advies en verdaging 1. Het advies wordt, onder medezending van het verslag als bedoeld in artikel 15 en eventueel door de kamer ontvangen nadere informatie, met inachtneming van het bepaalde in artikel 7:10 Awb, uitgebracht aan het bestuursorgaan dat op het bezwaarschrift dient te beslissen. 2. Indien naar het oordeel van de voorzitter van de kamer de termijn van 12 weken, genoemd in artikel 7:10, eerste lid, van de Awb, ontoereikend is voor achtereenvolgens het uitbrengen van een advies en het nemen van een beslissing, verzoekt hij het verwerend orgaan tijdig de beslissing te verdagen. 3. Van een besluit tot verdaging ontvangen de kamer en de belanghebbenden een afschrift. Artikel 19 Mandaat 1. De voorzitter kan de aan hem bij deze verordening toegekende taken en bevoegdheden, als bedoeld in de artikelen 8, 9, 10, 11, 16 en 18 tweede lid, opdragen aan de secretaris van de kamer. 2. De opdracht van taken en bevoegdheden ingevolge het vorige lid ontslaat de voorzitter niet van zijn verantwoordelijkheid terzake. 8

9 Hoofdstuk 3 Slotbepalingen Artikel 20 Jaarverslag 1. De commissie brengt overeenkomstig de cyclus van planning en control ieder jaar schriftelijk verslag uit omtrent de ingediende bezwaarschriften, de door de kamers uitgebrachte adviezen alsmede haar algemene bevindingen met betrekking tot het voorgaande kalenderjaar. 2. In het verslag kunnen tevens aanbevelingen worden gedaan met betrekking tot de in het eerste lid genoemde onderwerpen. Artikel 21 Intrekken oude regeling De verordeningen van de deelnemende gemeenten: Dantumadiel: in werking getreden op 30 juni 2005; Dongeradeel: in werking getreden op 13 mei 2010; Ferwerderadiel: in werking getreden op 1 januari 2011; Kollumerland c.a. : in werking getreden op 8 maart 2006; worden ingetrokken per datum van inwerkingtreding van deze verordening. Artikel 22 Overgangsrecht Bezwaarschriften die tot aan de inwerkingtreding van de verordening worden ontvangen, worden behandeld volgens de verordening als bedoeld in artikel 21. Artikel 23 Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking op 1 januari Artikel 24 Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald als Verordening adviescommissie bezwaarschriften gemeenten Dantumadiel, Dongeradeel, Ferwerderadiel en Kollumerland c.a Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 11 december 2014 I. L. Rozemeijer, griffier B. Bilker, voorzitter 9