categoric/ agendanr. Vaststellen nieuw Re lement commissie bezwaarschriften emeente Emmen 2016

Transcriptie

1 Raadsvoorstel Jaar Raad categoric/ agendanr RA A 8 B.enW. (b ~~ Gemeente ~'1" ~ Emmen ~ Vaststellen nieuw Re lement commissie bezwaarschriften emeente Emmen 2016 Portefeuillehouder: B.R. Arends Afdeling: Personeel, Juridische Zaken en Communicatie Team: Juridische en Personele zaken M. van Silfhout - Wtenweerde, telefoonnummer Aan de gemeenteraad Voorgesteld besluit 1 Het Reglement commissie bezwaarschriften 2015, vastgesteld in de raadsvergadering van 24 september 2015 in te trekken; 2 Het Reglement commissie bezwaarschriften gemeente Emmen 2016, voor zover het bezwaarschriften betreft tegen besluiten genomen door de raad, vast te stellen. Samenvatting Er is een nieuwe wijze van verslaglegging van de hoorzittingen (digitale geluidsopname in plaats van een schriftelijk verslag). Met dit voorstel wordt de nieuwe werkwijze officieel vastgelegd in het Reglement. Voorts worden er een aantal tekstuele aanpassingen in het Reglement gewijzigd. Bijlage(n): Reglement commissie bezwaarschriften gemeente Emmen 2016 Stukken ter inzage: Collegebesluit d.d. 11 oktober 2016 en de daarbij behorende stukken.

2 blad 2-7 jaar Raad categorie/agendanr, B.enW RA A 8 16/786 1 Aanleiding voor het voorstel Het Reglement commissie bezwaarschriften gemeente Emmen (hierna: het Reglement) geeft een uitwerking van de behandeling van bezwaarschriften door een adviescommissie als bedoeld in artikel 7:13 van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Het huidige Reglement is vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders op 30 juni 2015 en door de gemeenteraad op 24 september Dit Reglement is de basis voor de commissie van advies voor de bezwaarschriften om de raad, het college en de burgemeester te adviseren over ingediende bezwaarschriften tegen besluiten van één van deze drie bestuursorganen. Het secretariaat van de commissie werkt op dit moment al met een nieuwe wijze van verslaglegging van de hoorzittingen (digitale geluidsopname in plaats van een schriftelijk verslag). Met dit voorstel wordt de nieuwe werkwijze officieel vastgelegd in het Reglement. Tevens worden met dit voorstel een aantal tekstuele wijzigingen aangebracht met als doel de leesbaarheid van het Reglement te vergroten. 2 Argumentatie/beoogd effect Digitale geluidsopname Het huidige artikel ig van het Reglement (Verslaglegging) bepaalt dat van elke hoorzitting een schriftelijk verslag wordt opgesteld. Ingevolge artikel 7:7 van de Awb dient van het horen een verslag gemaakt te worden. Uit de wetsgeschiedenis blijkt dat een schriftelijk verslag wordt bedoeld. Dit kan op verschillende wijzen worden vormgegeven. Zo kan ook uit de beslissing op bezwaar blijken wat op de hoorzitting is verhandeld. Het besluit is in strijd met artikel 7:7 van de Awb genomen, als er geen schriftelijk verslag is gemaakt en uit de beslissing op bezwaar niet blijkt wat op de hoorzitting verhandeld is. Uit de rechtspraak blijkt echter dat er géén strijd is met artikel 7:7 van de Awb als een belanghebbende de beschikking krijgt over de audioweergave van de hoorzitting en als er na het instellen van het (hoger)beroep alsnog een verslag van de hoorzitting wordt gemaakt. De belanghebbende wordt op deze manier niet benadeeld en de gerechtelijke instantie zal in het geval van een (hogere) beroepsprocedure met toepassing van artikel ö.zz van de Awb aan de schending van artikel 7:7 van de Awb voorbijgaan. Daarom wordt voorgesteld om vast te leggen dat er van elke hoorzitting een digitale geluidsopname wordt gemaakt die op verzoek aan de belanghebbende(n) ter beschikking kan worden gesteld. Daarnaast wordt voorgesteld om vast te leggen dat de secretaris op basis van de geluidsopname een schriftelijk verslag maakt, indien dat nodig is voor de besluitvorming door het bestuursorgaan of op verzoek van een belanghebbende of een gerechtelijke instantie in het geval van een (hoger) beroepsprocedure. Het secretariaat van de commissie maakt op dit moment al digitale geluidsopnamen ten behoeve van de verslaglegging van de hoorzittingen en dit heeft niet tot problemen geleid. Tijdens de hoorzitting en in het advies van de commissie wordt vorenstaande werkwijze aan de belanghebbende kenbaar gemaakt. Daarnaast zijn er andere bestuursorganen die ook allangere tijd op deze wijze werken. Het opstellen van een schriftelijk verslag van een hoorzitting kost in de praktijk erg veel tijd voor het secretariaat, maar heeft veelal weinig toegevoegde waarde. Door deze nieuwe werkwijze kan het secretariaat effectiever werken. Artikel i.s, eerste lid, van het Reglement (Uitbrengen van advies en verdaging) wordt overeenkomstig artikel tg van het Reglement gewijzigd. Dit houdt in dat alleen als artikel ig, tweede lid, van het Reglement van toepassing is, er een schriftelijk verslag met het advies wordt meegestuurd.

3 blad g-z Tekstuele aanpassingen In het huidige Reglement van 2015 zitten per abuis verschrijvingen die in het nieuwe Reglement worden gewijzigd. De inhoud van deze artikelen blijft gelijk. Voor de duidelijkheid wordt de titel van het Reglement ook gewijzigd en worden er een aantal tekstuele wijzigingen aangebracht om de leesbaarheid van het Reglement te vergroten. 3 Relatie met bestaand beleid/eerder genomen besluiten Het betreft hier een wijziging van het Reglement zoals is vastgesteld in de collegevergadering van 30 juni Ter vergroting van de leesbaarheid is er voor gekozen het huidige Reglement in te trekken en het nieuwe Reglement in zijn geheel vast te laten stellen, door het college, de burgemeester en de raad. 4 Afstemming met externe partijen/communicatie De voorgestelde werkwijze is besproken met de voorzitters en leden van de commissie van advies voor de bezwaarschriften. De voorzitters en leden hebben ingestemd met de nieuwe werkwijze en op dit moment wordt er al gewerkt met het maken van geluidsopnamen van de hoorzittingen. Het Reglement wordt digitaal bekend gemaakt op en via het huis-aanhuisblad Emmen.nu. Hierdoor kan het Regelement worden geraadpleegd op en 5 Financiële eonsequenties/voorgestelde dekking Niet van toepassing. Een concept-besluit is bijgevoegd. Emmen, 11 oktober Burgemeester en wethouders van Emmen, de gemeentesecretaris, B.R.Arends

4 blad a-z jaar Raad categorie/agendanr, B.enW RAl A 8 16/786 Raadsbesluit De raad van de gemeente Emmen; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 11 oktober 2016, B&W nummer: 16/786; besluit: vast te stellen het Reglement commissie bezwaarschriften gemeente Emmen 2016 Artikelt Begripsbepalingen In het reglement wordt verstaan onder: a. verwerend orgaan: bestuursorgaan dat het bestreden besluit heeft genomen; b. commissie: vaste commissie van advies voor de bezwaarschriften, zoals bedoeld in artikel zng, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Artikel 2 Inleidende bepaling commissie 1. Er is een commissie ter voorbereiding van de beslissing op bezwaren tegen besluiten van de raad, het college en de burgemeester. 2. De commissie is niet bevoegd ten aanzien van bezwaarschriften die zijn ingediend tegen besluiten op grond van; a. de Participatiewet; b. de Wet inkomensvoorziening voor oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte gewezen zelfstandigen; c. de Wet maatschappelijke ondersteuning; d. de regeling Gehandicaptenparkeerkaart; e. de Wet gemeentelijke schuldhulpverlening; f. de Jeugdwet; g. de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen; h. de Invorderingswet 1990; 1. de Wet Waardering Onroerende Zaken; j. de Verordening Leerlingenvervoer; k. de op voorgaande wetten gebaseerde verordeningen. Artikel 3 Samenstelling van de commissie 1. De commissie kent twee kamers, die belast worden met de behandeling van bezwaarschriften. 2. Elke kamer bestaat uit tenminste drie leden: a. een voorzitter overeenkomstig artikel zng van de Awb; b. ten minste twee andere leden. 3. De voorzitter (s) en de leden worden door het college benoemd, geschorst en ontslagen. 4. De voorzitter (s) en de leden van de commissie kunnen geen deel uitmaken van of werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan van de gemeente. 5. Op de werkwijze van de kamers is het bepaalde in dit reglement zo veel mogelijk van overeenkomstige toepassing.

5 blad g-z Artikel 4 Secretaris 1. Het college wijst een of meer ambtenaren aan als secretaris van de commissie. 2. Het college wijst tevens een of meer plaatsvervangers van de secretaris aan. Artikel 5 Zittingsduur 1. De voorzitter en de leden van de commissie worden benoemd voor een termijn van vier jaren. Zij treden in ieder geval af na 3 raadsperiodes zitting in de commissie te hebben gehad. 2. De voorzitter en de leden van de commissie kunnen op elk moment ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan het college. 3. De aftredende of ontslag nemende voorzitter ofleden van de commissie blijven hun functie vervullen totdat in de opvolging is voorzien. Artikel 6 Ingediend bezwaarschrift 3. Op het ingediende bezwaarschrift wordt de datum van ontvangst aangetekend. 4. Het bezwaarschrift met de daarbij overgelegde stukken wordt binnen zeven werkdagen in handen van de commissie gesteld. 5. In het bericht van ontvangst als bedoeld in artikel öna, eerste lid, van de Awb wordt vermeld dat een commissie over het bezwaar zal adviseren. Artikel ç Bemiddeling De commissie onderzoekt of de zaak op informele wijze kan worden opgelost alvorens de zaak in behandeling wordt genomen. De secretaris verricht daartoe de nodige handelingen. Artikel 8 Uitoefening bevoegdheden De bevoegdheden ingevolge de hierna genoemde artikelen van de Awb worden voor de toepassing van dit regelement uitgeoefend door de voorzitter van de commissie: a. artikel 2:1, tweede lid; b. artikei6:6, wat betreft het de indiener stellen van een termijn; c. artikel ë.rr, voor zover het de verzending van stukken betreft tijdens de behandeling door de commissie; d. artikel 7:4, tweede lid; e. artikel 7:6, vierde lid. Artikel ç Vooronderzoek 1. De voorzitter van de commissie is bevoegd rechtstreeks alle gewenste inlichtingen in te winnen of te laten inwinnen. 2. De voorzitter kan uit eigen beweging of op verlangen van de commissie bij deskundigen advies of inlichtingen inwinnen en hen zo nodig uitnodigen daartoe op de hoorzitting te verschijnen. Indien daaraan kosten zijn verbonden, is vooraf machtiging van het college vereist. Artikel ro Hoorzitting 1. De voorzitter van de commissie bepaalt plaats en tijdstip van de hoorzitting waarin de belanghebbende(n) en het verwerend orgaan in de gelegenheid worden gesteld zich door de commissie te laten horen. 2. De voorzitter beslist over de toepassing van artikel z.g van de Awb. 3. Indien de voorzitter op grond van het tweede lid besluit af te zien van het horen, doet hij daarvan mededeling aan de belanghebbende(n) en het verwerend orgaan.

6 blad ö-y Artikel rr Uitnodiging hoorzitting 1. De voorzitter nodigt de belanghebbende(n) en het verwerend orgaan ten minste twee weken voor de hoorzitting schriftelijk uit. 2. Binnen drie dagen na de uitnodiging kunnen de belanghebbende(n) ofhet verwerend orgaan onder opgaaf van redenen de voorzitter verzoeken het tijdstip van de hoorzitting te wijzigen. 3. De beslissing van de voorzitter op dit verzoek wordt uiterlijk één week voor het tijdstip van de hoorzitting aan de belanghebbende(n) en het verwerend orgaan meegedeeld. 4. De voorzitter is bevoegd in bijzondere omstandigheden af te wijken of afwijking toe te staan van de termijnen die genoemd zijn in het eerste tot en met het derde lid. Artikel ra Quorum Voor het houden van een hoorzitting is vereist dat de meerderheid van het aantalleden, onder wie in elk geval de voorzitter of zijn plaatsvervanger, aanwezig is. Artikel rg Niet-deelneming aan de behandeling De voorzitter en de leden van de commissie nemen niet deel aan de behandeling van een bezwaarschrift indien daarbij hun onpartijdigheid in het geding kan zijn. Zij laten zich zo nodig vervangen. Artikel ra Openbaarheid hoorzitting 1. De hoorzitting van de commissie is openbaar. 2. De deuren kunnen worden gesloten indien de voorzitter van de commissie of een van de aanwezige leden het nodig oordeelt of indien een belanghebbende daartoe een verzoek doet. 3. Indien de commissie vervolgens beslist dat gewichtige redenen aanwezig zijn die zich tegen openbaarheid van de hoorzitting verzetten, vindt de hoorzitting plaats achter gesloten deuren. Artikel ag Verslaglegging 1. Het verslag van de hoorzitting als bedoeld in artikel 7:7 van de Awb bestaat in de regel uit een digitale geluidsopname, die op verzoek aan de belanghebbende(n) ter beschikking kan worden gesteld. 2. De secretaris maakt op basis van de geluidsopname een schriftelijk verslag van het besprokene, wanneer het bestuursorgaan dat nodig acht voor zijn besluitvorming of wanneer een belanghebbende daar om verzoekt dan wel dat een gerechtelijke instantie daar om verzoekt in geval van een (hoger) beroepsprocedure. 3. Het verslag als bedoeld in artikel çrz van de Awb vermeldt de namen van de aanwezigen en hun hoedanigheid. 4. Het schriftelijke verslag houdt een korte zakelijke vermelding in van wat over en weer is gezegd en wat verder ter hoorzitting is voorgevallen. 5. Indien de hoorzitting geheel of gedeeltelijk achter gesloten deuren plaatsvond, of indien belanghebbenden respectievelijk hun gemachtigden niet in elkaars tegenwoordigheid zijn gehoord, maakt het verslag hiervan melding. 6. Het verslag verwijst naar de op de hoorzitting overgelegde bescheiden, die aan het schriftelijke verslag kunnen worden gehecht. 7. Het schriftelijke verslag wordt ondertekend door de voorzitter en de secretaris van de commissie. Artikel rë Nader onderzoek 1. Indien na afloop van de hoorzitting maar voordat het advies wordt opgesteld, nader onderzoek wenselijk blijkt te zijn, kan de voorzitter uit eigen beweging of op verlangen van de andere commissieleden dit onderzoek houden. 2. De uit het nader onderzoek verkregen informatie wordt in afschrift aan de leden van de

7 blad 7-7 commissie, het verwerend orgaan en de belanghebbende(n) toegezonden. 3. De leden van de commissie, het verwerend orgaan en de belanghebbende(n) kunnen binnen een week na verzending van de nadere informatie aan de voorzitter van de commissie een verzoek richten tot het beleggen van een nieuwe hoorzitting. De voorzitter beslist op zo'n verzoek. 4. Op een nieuwe hoorzitting zijn de bepalingen in dit reglement die betrekking hebben op de hoorzitting, zo veel mogelijk van overeenkomstige toepassing. Artikel re Raadkamer en advies 1. De commissie beraadslaagt en beslist achter gesloten deuren over het door haar uit te brengen advies. 2. De commissie beslist bij meerderheid van stemmen over het uit te brengen advies. 3. Indien bij een stemming de stemmen staken, beslist de stem van de voorzitter. 4. Van een minderheidsstandpunt wordt bij het advies melding gemaakt indien die minderheid dat verlangt. 5. Het advies is gemotiveerd en omvat een voorstel voor de te nemen beslissing op het bezwaarschrift. 6. Het advies wordt door de voorzitter en de secretaris van de commissie ondertekend. Artikel18 Uitbrengen advies en verdaging 1. Het advies wordt, onder medezending van het verslag in geval toepassing is gegeven aan het bepaalde in artikel ig, tweede lid, en eventueel door de commissie ontvangen nadere informatie, tijdig uitgebracht aan het bestuursorgaan dat op het bezwaarschrift dient te beslissen. 2. Indien naar het oordeel van de voorzitter van de commissie de termijn van 12 weken, genoemd in artikel zno, eerste lid, van de Awb, ontoereikend is voor achtereenvolgens het uitbrengen van een advies en het nemen van een beslissing op bezwaar, verzoekt hij het verwerend orgaan tijdig de beslissing op bezwaar te verdagen. 3. Van een besluit tot verdaging ontvangen de commissie en de belanghebbende(n) een afschrift. Artikel rç Jaarverslag De commissie brengt jaarlijks verslag uit aan de bestuursorganen van de gemeente van haar werkzaamheden in het voorafgaande kalenderjaar. Artikel 20 Intrekking oude regeling Het Reglement commissie bezwaarschriften 2015 wordt ingetrokken. Artikel 21 Inwerkingtreding Dit reglement treedt in werking met ingang van t januari Artikel 22 Citeertitel Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement commissie bezwaarschriften gemeente Emmen Vastgesteld in de openbare vergadering van 22 december de griffier, G.J. Horstman

8