Handleiding voor het organiseren van een judotoernooi in het district Zuid-Nederland van Judo Bond Nederland.

Transcriptie

1 Handleiding voor het organiseren van een judotoernooi in het district Zuid-Nederland van Judo Bond Nederland. Deze handleiding is bedoeld voor bij JBN aangesloten scholen en verenigingen die een judotoernooi willen organiseren. Voor zowel technische als organisatorische vragen en/of opmerkingen over de inhoud van deze handleiding kan contact worden opgenomen met de toernooicoördinator van het district Zuid-Nederland: John Oomen tel Voorbereiding van het toernooi: Aanwijzing contactpersoon voor het toernooi De organisatie moet één persoon aanwijzen als contactpersoon. Deze persoon wordt door de JBN gezien als degene die, namens de organisatie, verantwoordelijk is voor de planning en uitvoering van het toernooi. Aanvraag voor het toernooi Judotoernooien, trainingen, clinics, stages, technische dagen e.d., die door leden van de JBN worden georganiseerd en waaraan ook wordt deelgenomen door leden of leerlingen van een andere vereniging c.q. school, worden bondsactiviteiten genoemd (artikel 62 van het Huishoudelijk Reglement van Judo Bond Nederland). Voor het organiseren van zulke bondsactiviteiten gelden de volgende aanvraag- regels: Als er maximaal twee wedstrijdruimten (matten) worden gebruikt of als er, verdeeld over de gehele wedstrijddag, maximaal 100 deelnemers zijn, dan moet de secretaris van het districtsbestuur schriftelijk of via , uiterlijk 2 weken voor de betreffende datum, op de hoogte worden gebracht van het evenement. Het districtsbestuur kan dan eventueel een waarnemer sturen. Hieraan zijn voor de club geen kosten verbonden. Er hoeft geen toestemming gekregen te worden. Als men meer dan 2 matten wil gaan gebruiken, of meer dan 100 deelnemers verwacht, dan moet de JBN eerst toestemming geven om op de gewenste dag het toernooi te laten plaatsvinden. Ruim voordat het toernooi zal gaan plaatsvinden (liefst 1 jaar van te voren) moet via de evenementenkalender van de JBN een verzoek worden ingediend. De toernooicoördinator geeft toestemming. Hierbij wordt o.a. rekening gehouden met de data waarop nationale en districtsevenementen plaatsvinden. Daarnaast wordt er binnen het district toestemming verleend voor maximaal één toernooi per dag. Gelijktijdig met het aanvragen van een toernooi moet een bedrag van 70 overgemaakt worden op rekeningnummer /NL34RABO ten name van JUDO BOND NEDERLAND onder vermelding van "aanvraag toer-

2 nooi". Met dit bedrag worden de administratiekosten en de kosten van de rapporteur vergoed. De organiserende sportschool/vereniging hoeft de rapporteur geen vergoeding te betalen. Op het moment dat, via , toestemming wordt gegeven, mag ook het toegekende toestemmingsnummer gebruikt worden. Het is verplicht om dit toestemmingsnummer te gebruiken in de uitnodigingen die door de sportscholen/verenigingen worden verstuurd. Tegelijkertijd wordt ook een aanvraagformulier voor de huur van districtsmatten meegestuurd. Aantal deelnemers aan het toernooi Het is aan te bevelen om vóór het toernooi een maximum aantal inschrijvingen vast te stellen waardoor de duur van het toernooi niet langer dan zeven uur duurt (inclusief 45 minuten pauze). Bij 4 wedstrijdmatten betekent dat ongeveer een maximum aantal van 400 deelnemers. Leeftijdscategorieën en gewichtsklassen Uitgangspunt zijn de leeftijdscategorieën en gewichtsklassen die door de JBN gehanteerd worden. Op de site van het district zijn deze te vinden. Poulesysteem Er moet gebruik worden gemaakt van de poulesystemen die door de JBN als standaard worden beschouwd. Neem voor de betreffende formulieren contact op met de toernooicoördinator. Registratie van danpunten Jaarlijks wordt door het districtsbestuur de mogelijkheid geboden om tijdens drie judotoernooien danpunten te registreren. Hiervoor moet tijdens het toernooi een dan competitie plaatsvinden. Voor dit seizoen hebben hiervoor toestemming gekregen: Judovereniging Dai-Ippo in St. Oedenrode, Judovereniging De Kroeven in Wouw en Budovereniging De hechte Band in Mierlo. Functionarissen van de Districtsgradencommissie Judo nemen tijdens het toernooi de administratieve handelingen voor hun rekening Versturen van uitnodigingen Uitnodigen en inschrijven van deelnemers Adresgegevens van bij de JBN aangesloten clubs zijn te vinden op de site van het district Voor het uitnodigen van buitenlandse clubs dient de toernooiorganisatie zelf zorg te dragen. Bij de uitnodiging moeten de deelnemende sportscholen/verenigingen worden verzocht om het bondspaspoortnummer op te geven. Ook van de ingeschreven judoka's van de organiserende sportschool/vereniging moeten de JBN paspoortnummers vastgelegd worden. Het is niet toegestaan om judoka s in te schrijven die geen lid van Judo Bond Nederland zijn. Uitnodigen van scheidsrechters Na het verkrijgen van toestemming tot het organiseren van de wedstrijden (het toernooi) dienen scheidsrechters te worden aangevraagd bij de Districtsscheidsrechters Commissie Judo (DSCJ).

3 De uitnodiging van het toernooi kunt u opsturen naar de scheidsrechter coördinator Dhr. W. van Seters. wvanseters@home.nl Er dienen minimaal twee scheidsrechters per mat ingepland te worden. Als toestemming is gegeven voor de registratie van danpunten moeten voor de matten, waarop de wedstrijden voor deze registratie plaatsvinden, vier scheidsrechters per mat ingepland worden. Uitnodiging overige functionarissen De organisatie moet zelf zorgdragen voor de selectie en uitnodiging van alle overige functionarissen. Eventueel kan het district de organisatie ondersteuning geven bij het opleiden van wedstrijdschrijvers en tijdwaarnemers. Faciliteiten Aan de volgende voorwaarden moet worden voldaan: er moet een aparte lunchruimte zijn voor scheidsrechters het is verplicht dames/meisjes door dames, en heren/jongens door heren, in een aparte ruimte te wegen. er moet een EHBO-kamer beschikbaar zijn en er moet één EHBO er met EHBOmateriaal per twee matten in de zaal aanwezig zijn. er wedstrijdmat moet een ter zake kundige tijdwaarnemer en wedstrijdschrijver aanwezig zijn. wedstrijdmatten Voor de minimale afmetingen van wedstrijdmatten geldt het volgende: Voor de leeftijdscategorie tot 12 jaar: wedstrijd gedeelte 5x5m² rood, met 2m valrand tussen en om de mat. Voor de leeftijdscategorie vanaf 12 jaar: wedstrijd gedeelte 6x6m² rood, met 2m valrand tussen en om de mat. Huur districtsmatten; Het JBN district verhuurt districtsmatten. Met het mattenverhuur aanvraagformulier kan aan de toernooi coördinator verzocht worden om de districtsmatten te huren. Hiermee worden tevens de rechten en plichten contractueel vastgelegd. De toernooi coördinator laat weten of op de gewenste dag de wedstrijdmatten beschikbaar zijn. Voor de huur en transportkosten wordt een vast bedrag in rekening gebracht van 550,- per dag en voor twee dagen 825,- Dit dient te worden voldaan op rekening /NL34RABO ten name van JUDO BOND NEDERLAND onder vermelding van "huur mattencontainer" en de datum waarop de matten gehuurd worden. Indien er extra kosten ontstaan, bijvoorbeeld als de vervoerder de wachttijd in rekening brengt, als de geretourneerde matten niet zijn geteld, als zonder overleg de matten teruggebracht worden, als matten zijn beschadigd of sterk zijn vervuild, dan worden deze kosten aan de huurder in rekening gebracht. Nadat het bedrag van 550,- en voor twee dagen 825,- één maand voor aanvang

4 van het toernooi is overgemaakt stuurt de toernooi coördinator de sleutel van de mattencontainer naar de organisatie. Daarnaast stuurt hij via een instructie formulier waarin wordt uitgelegd hoe de matten in de container geplaatst moeten worden. De matten worden in een container geleverd op een door de organisatie aangegeven plaats. De organisatie moet er voor zorgen dat bij het afleveren van de container iemand aanwezig is die de transporteur kan aangeven waar de container precies moet staan. Op de toernooidag zelf Controle Voor iedere bondsactiviteit geldt dat alle deelnemers lid dienen te zijn van Judo Bond Nederland. De organisatie is daarom verplicht het lidmaatschap van de JBN te controleren aan de hand van het JBN paspoort en de Nationale Sportpas Weging De minimum leeftijd voor een persoon, die de judoka s controleert en weegt, is 16 jaar. Voor vrouwelijke deelnemers dient de weging in een aparte ruimte door dames, voor mannelijke deelnemers dient de weging in een aparte ruimte door heren plaats te vinden. Tijdens de weging van judoka s jonger dan 12 jaar kan de organisatie bepalen de coach van de deelnemers aanwezig mag zijn, met dien verstande dat geen mannelijke coach bij de weging van vrouwelijke judoka s en geen vrouwelijke coach bij mannelijke judoka s worden toegelaten. Bij de weging wordt het zuivere lichaamsgewicht gemeten. Bij judoka s onder de 12 jaar worden jongens in judogi broek en meisjes in judogi broek met shirt gewogen. Vanaf 12 jaar dient het zuivere gewicht te worden gemeten. Hierbij dient de judoka in sportondergoed op de weegschaal plaats te nemen. Een deelnemer mag zich in één weegronde tweemaal melden. Indien bij de tweede weging in één weegronde niet aan de opgegeven gewichtsklasse voldaan wordt, is deelname aan de wedstrijden niet mogelijk, tenzij de organisatie bepaalt dat alsnog mag worden deelgenomen in de gewichtsklasse die wel overeenkomt met het gewicht van de betreffende deelnemer. let op: een beugel BH mag tijdens judowedstrijden niet gedragen worden. Bij de weging kan dit gecontroleerd worden. Als tijdens de wedstrijd geconstateerd wordt dat een judoka een beugel BH draagt, betekent dit onmiddellijke beëindiging van de wedstrijd (Hansoku Make). JBN rapporteur Om de kwaliteit van toernooien te waarborgen heeft Judo Bond Nederland de plicht om toe te zien op de kwaliteit van de toernooien die door haar leden worden georganiseerd. Om die reden stelt het districtsbestuur een rapporteur aan die vastlegt hoe

5 een toernooi is verlopen. De functies van rapporteur en coördinator van de scheidsrechters kunnen tijdens een toernooi in één persoon vertegenwoordigd zijn. De rapporteur of coördinator van de scheidsrechters mag als de veiligheid van deelnemers, scheidsrechters, functionarissen en/of publiek in gevaar is het toernooi onderbreken. Wanneer de veiligheid weer gegarandeerd word kan het toernooi voortgezet worden. De toernooiorganisatie blijft ten alle tijde eindverantwoordelijk voor het toernooi. Tijdens het toernooi bespreekt de rapporteur zijn bevindingen met de vertegenwoordiger van de organisatie. Na afloop van het toernooi krijgt de districtsbestuurder belast met de portefeuille Wedstrijdzaken de rapportage. Zo nodig bespreekt deze portefeuillehouder de belangrijkste conclusies en aanbevelingen met de toernooiorganisatie. Vergoeding functionarissen De minimale dagvergoeding voor scheidsrechters bedraagt 10,- De standaard reisvergoeding is 0,21 per km. Afspraak is afspraak Indien een bezoekende club zich niet aan de gemaakte afspraken houdt, dan kan deze achteraf door de toernooiorganisatie, of eventueel door het districtsbestuur, ter verantwoording worden geroepen. Na afloop van het toernooi Communicatie Het district stelt iedere toernooiorganisatie in de gelegenheid om een verslag van het toernooi te publiceren op de districtssite. Stuur een verslag, eventueel aangevuld met foto s en uitslagen, via naar de webmaster van het district. Rapportage Op basis van het verslag van de rapporteur, eventueel aangevuld met ervaringen van andere aanwezigen, wordt vastgesteld of er aandachtspunten en aanbevelingen zijn. Zo ja, dan wordt hiervan verslag gedaan richting de organisatie. Matten. Indien districtsmatten zijn gehuurd dan moeten deze weer worden opgeslagen in de container. O.a. het aantal opgeslagen matten moet worden vermeld op het betreffende formulier. Bij onduidelijkheid over regels of voor meer details over regels wordt verwezen naar het JBN bondsvademecum dat vermeld staat op de JBN website.