Privacy en Cookie Policy

Transcriptie

1 Robeco Direct N.V. april 2013 Privacy en Cookie Policy 1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens? Robeco Nederland B.V. en Robeco Direct N.V. te Rotterdam, hierna: Robeco zijn verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacy en cookie policy. Wij vinden het belangrijk ervoor te zorgen dat onze dienstverlening transparant, persoonlijk en betrouwbaar is. Robeco gaat dan ook zorgvuldig met uw gegevens om en zorgt ervoor dat elke verwerking van uw gegevens voldoet aan de toepasselijke wet- en regelgeving. Deze privacy- en cookie policy omschrijft onder meer verwerkingsdoeleinden, de gegevens- categorieën, de bewaartermijnen, het gebruik van cookies door Robeco en de wijze waarop u uw rechten ten aanzien van uw persoonsgegevens kunt uitoefenen. Deze privacy- en cookie policy kan van tijd tot tijd wijzigen indien nieuwe ontwikkelingen aanleiding geven daartoe. Robeco adviseert u daarom om de privacy- en cookie policy geregeld te raadplegen op deze pagina, zodat u op de hoogte bent van wijzigingen. De datum van de laatste wijziging wordt in de privacy- en cookie policy aangegeven. Deze privacy- en cookie policy is voor het laatst gewijzigd op 1 april Wanneer is deze privacy- en cookie policy van toepassing? Deze privacy- en cookie policy heeft betrekking op de gegevensverwerking door Robeco van haar klanten en gebruikers van de websites van Robeco, zoals ("Robeco Websites") en van de mobiele applicatie Mijn Robeco ("Mijn Robeco"). Conform de Wet bescherming persoonsgegevens heeft Robeco de verwerkingen van persoonsgegevens gemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens in Den Haag. In de meldingen staat welke gegevens Robeco verwerkt, voor welke doeleinden en aan welke personen of instanties de gegevens (kunnen) worden verstrekt. Gedragscode Verwerking Persoonsgegevens Op de verwerking van persoonsgegevens door Robeco Direct N.V. is de Gedragscode Verwerking Persoonsgegevens Financiële Instellingen van toepassing die is opgesteld door de Nederlandse Vereniging van Banken en het Verbond van Verzekeraars. Hierin zijn eveneens doeleinden en categorieën van persoonsgegevens vermeld. 3. Welke gegevens verwerken wij? Robeco gebruikt persoonsgegevens en technische gegevens van haar particuliere klanten en de gebruikers van de Robeco Websites en My Robeco-app voor verschillende doeleinden. 3.1 Particuliere klanten Wanneer u particuliere klant bent of wordt van Robeco, dan verwerken wij een aantal persoonsgegevens van u voor de volgende doeleinden: om u als (potentiële) klant te kunnen beoordelen en accepteren en u een overeenkomst te kunnen aanbieden. Voordat Robeco een klant mag accepteren, moet aan een aantal verplichtingen worden voldaan. Zo dient Robeco conform de wettelijke verplichtingen uw identiteit vast te 1

2 stellen.. Indien u in aanmerking komt als klant van Robeco, dan gebruikt Robeco de persoonsgegevens ook voor het aangaan en uitvoeren van de overeenkomst met u. Robeco verwerkt uw aanhef, naam, adres- en woonplaatsgegevens, land waar u woont, land waarvan u ingezetene bent, nationaliteit, geboortedatum, Burgerservicenummer, e- mailadres, telefoonnummers, en TIN-nummer of geboorteplaats en geboorteland. Ook verwerkt Robeco deze persoonsgegevens van een minderjarig kind of van tweede rekeninghouder waarvoor u een aanvraag doet. Indien u geen klant wordt, dan bewaart Robeco uw gegevens gedurende één jaar na deze kennisgeving aan u. Indien u wel klant wordt, dan bewaart Robeco uw persoonsgegevens voor dit doel voor de duur van de relatie met u. Wanneer de relatie wordt beëindigd, dan bewaart Robeco uw persoonsgegevens tot vijf jaar na het einde van de relatie om de toegang tot uw Robecorekening via internet te leveren (Mijn Robeco). Indien u klant bent van Robeco, dan krijgt u toegang tot uw Robecorekening via internet (Mijn Robeco). Robeco draagt zorg voor de mogelijkheid van veilig inloggen op Mijn Robeco. In Mijn Robeco kunt u uw beleggingen en spaarsaldo inzien en beheren. Voor het leveren van Mijn Robeco verwerken wij uw adres, wachtwoord en Robecorekeningnummer. Robeco bewaart de gegevens voor Mijn Robeco voor dit doel voor de duur van de relatie met u om de overeengekomen financiële diensten en producten mogelijk te maken. Robeco levert de overeengekomen producten en diensten aan u, zoals het afwikkelen van transacties en het betalingsverkeer van en naar uw Robecorekening. Om de overeengekomen producten en diensten te leveren verwerkt Robeco gegevens zoals uw naam, rekeningnummer, informatie over uw relevante kennis en ervaring, betalings- en beleggingsgegevens, gegevens over (effecten)krediet, gegevens over afgenomen producten en diensten en correspondentie. Robeco bewaart deze gegevens tot vijf jaar na het einde van de relatie met u om analyses ten behoeve van statistische en wetenschappelijke doeleinden uit te voeren om onze dienstverlening te verbeteren. 2

3 Robeco wil voortdurend haar dienstverlening verbeteren. Zij voert daarom analyses uit naar trends in transacties en de beleggingen van haar klanten ten behoeve van statistische en wetenschappelijke doeleinden. De uitkomsten van deze analyses zijn samengevoegd en niet herleidbaar tot individuen. Robeco verwerkt voor dit doel de transacties en beleggingen die hebben plaatsgevonden. Robeco anonimiseert de persoonsgegevens die zij voor dit doel wil verwerken, voordat zij analyses uitvoert. Robeco bewaart de geanonimiseerde gegevens voor dit doel onbeperkt om u te informeren over de uitvoering van uw opdrachten aan Robeco. Robeco informeert u over de uitvoering van uw opdrachten met betrekking tot Robeco s diensten of producten. Robeco verwerkt voor dit doel gegevens zoals uw naam, adresgegevens, telefoonnummer en/of adres en de gegevens met betrekking tot de transacties en beleggingen die hebben plaatsgevonden. Robeco bewaart deze gegevens zo lang als u klant bij ons bent tot vijf jaar na het einde van de relatie Als u een klant bent van Robeco, dan informeert Robeco u over onze andere producten en diensten van Robeco die mogelijk interessant zijn voor u. Als u geen klant bent van Robeco, dan informeren wij u indien u hiervoor toestemming heeft gegeven. Robeco informeert u, indien u hier toestemming voor hebt gegeven, graag over haar eigen diensten en producten. Robeco verwerkt voor dit doel gegevens zoals uw naam, adresgegevens, telefoonnummer en/of adres en de producten en diensten die u heeft afgenomen. Robeco bewaart deze gegevens tot 6 maanden na de beëindiging van de relatie met u, tenzij u zich voor deze datum uitschrijft om de veiligheid en integriteit van de financiële sector te waarborgen. Robeco is een financiële instelling en draagt daarom mede bij aan de veiligheid en integriteit van de financiële sector. Hieronder vallen onder andere het bestrijden, voorkomen en opsporen van strafbare of onrechtmatig gedragingen (of pogingen daartoe) gericht tegen de financiële sector, Robeco en haar groepsmaatschappijen, haar klanten en medewerkers, alsmede het gebruik van en de deelname aan waarschuwingssystemen. 3

4 Voor dit doel kan Robeco uw naam, uw contactgegevens en gegevens ten aanzien van vermeende onrechtmatige of strafbare gedragingen, zoals fraude verwerken. Robeco bewaart de gegevens tot 5 jaar na einde van de relatie met u. 3.2 Gebruik van de Robeco Websites en de Mijn Robeco-app Wanneer u gebruik maakt van een Robeco Website of de Mijn Robeco-app, dan verzamelt en verwerkt Robeco gegevens voor de volgende doeleinden: om de functionaliteiten van de Robeco Websites of Mijn Robeco-app te bieden en te beheren, onder meer door het gebruik van cookies. Voor meer informatie over cookies zie paragraaf 4 hieronder. Wanneer u een Robeco Website bezoekt, dan verwerken wij een aantal technische gegevens die te maken hebben met het gebruik van de Robeco Websites, zodat Robeco u de functionaliteiten van de Robeco Websites kan leveren. Met behulp van deze gegevens beheert Robeco de Robeco Websites, onder andere om het gebruiksgemak te verbeteren en technische storingen op te lossen. Op deze manier zorgt Robeco ervoor dat u de Robeco Websites gemakkelijk kunt gebruiken. Voor dit doel gebruikt Robeco cookies. Bekijk paragraaf 4 indien u meer informatie wilt ontvangen over cookies. Robeco verwerkt voor dit doel technische gegevens, zoals uw IP-adres, het type verbinding, de browser waar u gebruik van maakt, het besturingssysteem van uw computer en de pagina's die u via de Robeco Websites hebt bezocht. Robeco bewaart de technische gegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel om uw vragen te kunnen beantwoorden of opmerkingen te kunnen verwerken, wanneer u via het contactformulier vragen stelt aan ons of opmerkingen bij ons achterlaat. Wanneer u vragen stelt of opmerkingen achterlaat via het contactformulier, dan verwerkt Robeco onderstaande persoonsgegevens om uw vraag of opmerking zo adequaat mogelijk af te handelen. Ook gebruikt Robeco deze gegevens om haar dienstverlening te evalueren en te verbeteren. Robeco wil u graag correct benaderen en verzoekt u daarom in het contactformulier om uw geslacht, voorletters en achternaam, adresgegevens en adres in te vullen. Naar keuze kunt u ook uw land, telefoonnummer of rekeningnummer opgeven. Robeco bewaart deze persoonsgegevens maximaal 5 jaar. 3.3 Opname telefoongesprekken 4

5 Indien u belt naar Robeco, dan kan Robeco deze gesprekken opnemen. Robeco neemt telefoongesprekken op ter verificatie van en onderzoek naar (verleende) opdrachten en meer in het algemeen de geleverde diensten, zoals transacties. Ook kan Robeco gesprekken opnemen om te gebruiken voor het opleiden en evalueren van haar medewerkers. Verder neemt Robeco telefoongesprekken op indien zij dit vanuit fraudepreventie noodzakelijk acht. Robeco verwerkt de door u verstrekte persoonsgegevens tijdens het gesprek zoals uw naam, adres, geboortedatum en uw vraag of klacht. Opgenomen gesprekken voor verificatie en onderzoeksdoeleinden worden bewaard voor de duur van 5 jaar na het gesprek, tenzij er een onderzoek of juridische claim is ingesteld. Na definitieve beëindiging van een onderzoek of juridische claim, worden de gesprekken verwijderd. De opgenomen gesprekken worden niet langer bewaard dan 5 jaar na het gesprek, indien deze voor coachingsdoeleinden worden gebruikt. Opgenomen telefoongesprekken voor het doel van fraudepreventie worden niet langer bewaard dan 5 jaar na het gesprek. 4. Gebruik van cookies 4.1 Algemeen De websites van Robeco maken gebruik van cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden die op uw computer worden geplaatst bij een bezoek aan onze Robeco Websites. Cookies kunnen gegevens verzamelen die verbonden zijn aan het gebruik van onze websites, zoals welke webpagina's u hebt bezocht en de duur van een gebruikerssessie. Wanneer u gebruik maakt van de Robeco Websites, stuurt het cookie informatie terug aan ons of aan een derde namens wie wij de cookie hebben geplaatst. Indien u helemaal geen cookies wenst te ontvangen, kunt u de instellingen van uw internetbrowser aanpassen om het plaatsen van cookies volledig te blokkeren. U kunt dan mogelijk niet optimaal gebruik maken van alle onderdelen van de Robeco Websites. 4.2 Soorten Cookies Robeco maakt gebruik van (1) noodzakelijke en (2) niet-noodzakelijke cookies Noodzakelijke cookies zijn cookies die Robeco altijd plaatst omdat ze noodzakelijk zijn voor het leveren van de functionaliteiten van de Robeco Websites of haar diensten. Hierdoor bent u bijvoorbeeld in staat ingelogd te blijven op Mijn Robeco Niet-noodzakelijke cookies zijn cookies die Robeco plaatst en niet strikt noodzakelijk zijn voor het leveren van de functionaliteiten van de Robeco Websites. Met behulp van niet-noodzakelijke cookies verzamelen wij informatie over uw websitegebruik en onthouden wij uw keuzes. Denk bijvoorbeeld aan taalvoorkeuren, welke webpagina's u hebt bezocht en de duur van een gebruikerssessie. Met behulp van deze cookies willen wij uw gebruikservaring op de Robeco Websites verbeteren en u relevante advertenties kunnen aanbieden. Indien u geen toestemming geeft voor het plaatsen van cookies, dan worden deze cookies geblokkeerd, met uitzondering van de analytische cookies. Deze bevatten alleen anonieme data en worden niet met derden gedeeld. 5

6 Deze cookies zijn weer onder te verdelen in: (a) sessie cookies; met behulp van een sessie cookie kan worden bijgehouden welke webpagina's u bezoekt en welke opties u gebruikt. Een sessie cookie wordt slechts bewaard voor de duur van uw internetbezoek, dus gedurende één internetsessie. Wanneer u uw internetbrowser afsluit, wordt de sessie beëindigd en wordt het cookie verwijderd; en (b) permanente cookies: met behulp van een permanente cookie kunnen de Robeco Websites u onder andere bij een volgend bezoek herkennen en uw favorieten op de koerspagina onthouden. Een permanente cookie wordt langer dan een sessie bewaard. 5. Social media Wanneer u vragen hebt over uw persoonlijke situatie of de juiste informatie niet kunt vinden op de Robeco Websites, dan kunt op verschillende manieren contact met ons opnemen. Indien u wenst, dan kunt u via de Robeco Websites een chatvenster openen, waarop u met een Robeco-medewerker direct contact hebt via een chat. Hiervoor hoeft u zich niet aan te melden. 6. Toegang tot gegevens Robeco schakelt bij de uitvoering van haar dienstverlening en bedrijfsactiviteiten derden in. Voor zover deze derden daarbij toegang hebben tot uw gegevens, heeft Robeco de benodigde technische en organisatorische maatregelen getroffen om zeker te stellen dat uw gegevens afdoende worden beveiligd en uitsluitend voor bovenstaande doelen worden verwerkt. Uitsluitend indien Robeco hiertoe wettelijk is verplicht, worden persoonsgegevens verstrekt aan toezichthouders, fiscale autoriteiten en opsporingsinstanties. Uw persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven aan ontvangers in landen buiten de Europese Economische Ruimte. Robeco treft in zulke gevallen adequate maatregelen om te waarborgen dat uw gegevens zo goed mogelijk worden beschermd. In geen geval verstrekt Robeco uw gegevens aan derden voor commerciële doeleinden. 7. Uw rechten Wanneer u toegang heeft gevraagd tot Mijn Robeco, dan kunt u daar uw gegevens wijzigen. U kunt op elk moment inzage vragen in de gegevens die Robeco over u verwerkt en deze laten corrigeren of verwijderen door een verzoek op te sturen naar: Robeco Postbus CC Rotterdam NL Robeco kan hiervoor een (geringe) kostenvergoeding vragen. Meer contactgegevens vindt u onder 8. Privacy Waarborg Robeco heeft sinds 2011 ook het Privacy Waarborg. Dit keurmerk is een initiatief van de DDMA (Dutch Dialogue Marketing Association), de branchvereniging voor bedrijven die reclame versturen, waarbij relevantie van reclame en respect voor privacy centraal staan. Wat houdt dit Privacy Waarborg in? Aan dit keurmerk op websites kunnen consumenten in één oogopslag zien of bedrijven persoonsgegevens niet misbruiken voor reclamedoeleinden. Alleen bij de DDMA aangesloten organisaties kunnen dit keurmerk krijgen. Deze organisaties hebben zichzelf 6

7 extra strenge regels opgelegd die verder gaan dan de wettelijke verplichtingen voor het gebruik van persoonsgegevens voor reclame- en marketingdoeleinden, zoals zorgvuldige omgang met cookies. Gratis toegang tot online klachtenloket Consumenten die klachten hebben over bedrijven die misbruik maken van adressen en vage privacystatements hebben of niet werkende afmeldlinks in reclam s, kunnen gratis een klacht indienen bij het klachtenloket op De DDMA Privacy Autoriteit behandelt deze klachten. Jaarlijks controleert de Privacy Autoriteit aangesloten organisaties op de toepassing van privacyregels in hun marketingcommunicatie en beoordeelt ze welke organisaties het Privacy Waarborg mogen voeren. 7